Digitalização e Microfilmagem de Documentos e a...

Digitalização e Microfilmagem de

Documentos e a Preservação

Documental na era Digital

Julio Salgado Produtos e Desenvolvimento de Negócios

2 8/16/2015 2

Onde existir “Papel”

Existe Oportunidade!!

3

Mercado de Digitalização de Documentos

GOVERNO

Tribunais

Secretarias públicas

Forças Armadas

Bancos

Seguro Social

Prefeituras

Estatais

CORPORATIVO

Bancos e Seguradoras

Bureau de Serviços

Varejo

Hospitais

Integradores

Universidades Escolas

VERTICAIS

Advogados

Cartórios

Contabilidade

Clínicas e Laboratórios

Pequenasa empresas

Despachantes e Imobiliárias

50% 40% 10%

4

Etapas e Necesidades dos clientes

ADOÇÃO Pequenas Empresas Mercados Verticais

Profissionais Liberais

EXPANSÃO

Empresas Médias Governo

OTIMIZAÇÃO

Empresas Grandes

OCR

WORKFLOW/GED

10%

30% 60%

5

Multifuncional vs Scanner Profissonal

Scanner Multifuncional

Simplex

Processamento básico da imagem

Interface complexa

Tamano da imagem 300-500 Kb (bitonal)

Digitaliza 50 folhas em 10 Minutos (300dpi)

Apenas para documentos em bom estado

Scanner Profissional

Dúplex

Processamento Perfect Page

Interface simples

Tamano da imagem 15-80 KB (bitonal)

Digitaliza 50 folhas em 60 Segundos (300dpi)

Permite documentos em bom e mau estado

6

Por que Digitalizar os Documentos?

7

Por que Digitalizar os Documentos?

8

Ainda muito papel……

•Anexos digitalizados

•Documentos em papel

•Formulários em papel

•Fomulários Web

•Tel/Fax

•Doc. escrito a mão

•Mensagens de texto

•Mensagens facebook

•Chat internet

•Mensagens twitter

Quais meios seus clientes usam para se comunicar com você ?

9

Espaço

DVD

1m3 = 160.000 folhas A4

50.000 folhas A4

250.000 folhas A4

10.000.000 folhas A4 por cada Tbyte

10

Acesso a Informação

Acesso Simultâneo Acceso Único

11

Eficiência

Resposta Imediata Resposta em 12, 24, 48, 72 hs

12

Segurança

Segurança Física Segurança Digital

13

Controle e Gerenciamento

Controle Físico Controle por Sistemas TI

14

Transporte e Compartilhamento

Compartilhamento Físico Compartilhamento Electrônico

16

Tendências

• Mercado em crescimento acelerado 15% no mundo

• Crescimento do Mercado brasileiro superior a 20%

• Captura Descentralizada

• Plataformas WEB > Facilidade em distribuir a informação

• Mobilidade nas informações

• Aplicações em Nuvem

• Simplicidade e Eficiencia

17

Evolução do Mercado e Tendências

Captura

2000

Processamento Entrega da Info

2015

Manage Content Workflow Information Expiration

2016

1 2 3

18

Tenha foco

19

O futuro

já está acontecendo…

20

2016

Cloud Service Mobility BPO

Foco

21

Cloud Computing

22

Tendências - Cloud Computing

0

22,5

45

67,5

90

Segurança Escalabilidade

Diminuição de Custos Geographic

Reach

20 23

67 80

25 28

78 85

2013 2014

*HSA 2014

23

Mobilidade

24

Tendências – Mobile Use

0

60

120

180

Compras Social

Viagens Music

174

121 103

89 74

49 33 30

2014

*Flurry Analytics 2014

76% Year-Over-Years

Pro

du

tivi

dad

e

25

BPO

26

Serviços de Gerenciamento da Informação

1. Mais de 16.000 pontos de digitalização (locados)

2. Aluguel de Software e Hardware

3. Soluções simples e eficientes - Kodak Alaris

1. Info Input Web Capture Software

2. KAMS - Device Management

27

Scanners Software Serviço Técnico

O portfólio mais completo do mercado.

Soluções Kodak alaris

29

ScanMate i1150/i1180

Portfolio de Scanners

i5200/i5600 i5200V/i5600V

i2400/ i2600/ i2800

ScanMate i940

i5850

I4200 plus I4600 plus

i2900

I3200 i3250 I3400 i3450

Info Insight Platform

Capture Pro Software

Asset Management Software

Scan Station 700

Info Activate Solution

Service & Support

MICROFILMADORAS ELETRÔNICAS HARDWARE

SOFTWARE

30

20 25

30

40

50

70

60

70

50 50

90 90

100

120

140

170

210

i940 i1150 i2400 i1180 i2600 i2800 i2900 SS700 i3200 i3250 i3400 i3450 i4200 i4600 i5200 i5600 i5850

Velocidade

20 PPM

210 PPM

i1150

31

Scanners A4 Digitalização Distribuida

32

Scanners i940/i940M - Características

• Scanner Portátil

• Duplex A4

• 20 folhas por minuto

• ADF de 20 folhas

• Volume diário para 1.000 folhas

• Alimentação pela fonte ou USB

33

Scanner i940/i940M - Aplicações

34

ScanMate i1150 e i1180

• Velocidade 25 ppm

• Volume diario 3.000 folhas

• Leitura de Código de Barras via Driver/SW

• TWAIN / ISIS / WIA / SANE / MAC OS

• Velocidade 40 ppm

• Volume diario 5.000 folhas

• Leitura de Código de Barras via Driver/SW

• Processamento de imagens via Hardware

35

ScanMate i1180

• Duplex A4 - Velocidade 40 ppm

• Volume diário 5.000 folhas

• Suporta cartões rígidos

• Leitura de Código de Barras

• Processamento por Hardware

• Painel gráfico colorido

• Acessórios Mesas Ofício e A3

36

Scanner i2400/i2600/i2800 - Características

Duplex A4

30 folhas por minuto

ADF de 50 folhas

Volume diário 4.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício & A3

Kodak i2400 Kodak i2600 Kodak i2800

Duplex A4

50 folhas por minuto

ADF de 75 folhas

Volume diário 6.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício & A3

Duplex A4

70 folhas por minuto

ADF de 100 folhas

Volume diário 8.000 folhas

Acessórios Mesas Ofício & A3

37

Scanner i2900 - Caracteristicas técnicas

• Duplex A4

• 60 folhas por minuto

• ADF de 250 folhas

• Volume diário 10.000 folhas

• Mesa Digitalizadora A4 integrada

38

Scanner de Rede

39

Scan Station 710/SS730EX - Características

• Duplex A4

• Painel Touch Screen de 9.7”

• Velocidade até 70 ppm

• 200-300 dpi mesma velocidade

• ADF de 75 folhas

• Volume diário 6.000 folhas

• Acessório Mesas Ofício e A3

• SS710 EX - Permite o embarque de soluções terceirizadas

• SS730 EX – Porta RJ11 para envio e recebimento de fax

40

Scanners A3 Digitalização de Produção (centralizada)

41

Scanner i3200/i3250

• Duplex A3

• Velocidade até 50 ppm

• 200-300 dpi mesma velocidade

• ADF de 250 folhas

• Mesa A4 integrada (i3250)

• Volume diario 15.000 folhas

• Drivers ISIS, TWAIN e WIA

• Suporte Windows, Mac & Linux

42

Scanner i3400/i3450

• Duplex A3

• Velocidade até 90 ppm

• 200-300 dpi mesma velocidade

• ADF de 250 folhas

• Mesa A4 integrada (i3450)

• Volume diario 20.000 folhas

• Drivers ISIS, TWAIN e WIA

• Suporte Windows, Mac & Linux

43

Scanners Série i4000

• Duplex A3

• i4200

– Até 100 folhas por minuto

– 30.000 folhas por dia

• i4600

– Até 120 folhas por minuto

– 50.000 folhas por dia

• ADF para 500 folhas

44

Duplex A3

170 folhas por minuto

200-300 dpi mesma velocidade

ADF de 750 folhas

Volume diário Ilimitado

Scanner Serie i5000

Kodak i5200 Kodak i5600 Kodak i5850

Duplex A3

210 folhas por minuto

200-300 dpi mesma velocidade

ADF de 750 folhas

Volume diário Ilimitado

Duplex A3

140 folhas por minuto

200-300 dpi mesma velocidade

ADF de 750 folhas

Volume diário Ilimitado

45

Acessórios mesas digitalizdoras

Nova Mesa Digitalizadora A3

Mesa Digitalizadora Ofício

Serie 4000 i2000 I1150/i1180 Serie 3000

Serie 4000 Serie 3000 i2900 i2000 I1150/i1180

46

Soluções Kodak – Softwares e Ferramentas

Capture Pro / LE Smart Touch KAMS Perfect Page InfoInput

Info Input Solution

Baseado em WEB - Browser

WEB BASED

• Sem Instalação local

• Seguro

• Gerenciamento Centralizado

• Facil Implantação

CENTRALIZED MANAGEMENT

•Configuração de Lotes

•Gerenciamento dos Perfis

•Gerenciamento dos Destinos

•Gerenciamento do Fluxo de

trabalhos

•Administração via Servidor

CLOUD SERVICES / SAAS

SERVER INSTALLATION

Interface Simplificada

Recursos avançados de captura e Indexação

Microfilmagem

56

• Como preservar os documentos digitais ?

– Por um periodo grande de tempo(mais de 10 anos)

– Com baixo custo de armazenamento

– Com segurança & integridade

– Sem necessidade de muitas atualizações

– Legalmente

• Resposta

• Sistema Híbrido

• Fazer BACK-UP em um meio análógico

Pergunta Principal

57

Microfilme

• Mídia analógica

• Durabilidade: 500 anos (filme prata)

• Melhor meio arquivístico

• Microfilmagem sem indexação por

documento

• Lei do Microfilme

Preservação da informação digital

58

Microfilmadora Eletrônica: Processo

Digitalização, indexação e controle de qualidade

dos documentos

Microfilmadora

Eletrônica i9600

60

Microfilmadora Eletrônica – i9600 Decreto 1.799 de 1996

Art. 3º Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.

Parecer do Ministério da Justiça de Novembro de 2006

63

Status no Brasil

• Mais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente

• Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Justiça

• Tipos de Documentos – Contratos comerciais – Jornais – Cheques – Extrato Bancario – Correios – Depto Pessoal – Documentos notariais – Correio eletrônico – Multas – Processos Judiciais – Plantas – Registros médicos – Histórico Escolar – RH

• Back up de informação / Preservação

64

Típico processo de microfilmagem eletrônica

Captura descentralizada em diversos

locais

Microfilmagem centralizada num

unico ponto

Redução de Custos com

movimentação de documentos

Imagem movimentada via link

Microfilmagem

Centralizada

66

Microfilmar …….

•Expectativa de vida do documento longa……

•Integridade do documento

•Flexibilidade( analógico para digital e vice versa)

•Redução de espaço Físico – 98%

•Beneficios na pesquisa , acesso e armazenamento

•Estratégia de preservação digital

•Aspecto Legal

Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nível de

investimento para preservar documentação.

67

68

Obrigado Thank You

Julio Salgado Produtos e Desenv. Negócios

julio.salgado@kodakalaris.com

11 99940-4001

High Digital Tel: (21)2532-3070