Análise Tipológica dos Documentos de Arquivo e Microfilmagem

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Análise Tipológica dos Documentos de Arquivo

Introdução

Antes de considerar a tipologia de um documento, devemos conhecer umpouco de outra ciência chamada Diplomática. A Diplomática é a ciência queestuda a estrutura formal dos documentos. A partir dos elementos internos eexternos que um documento apresenta bem como as funções que deramorigem ao mesmo (se lembrem de que todo documento de arquivo é produzidocom objetivos administrativos, como resultado de uma atividade específica).

Segundo Luciana Duranti, esses elementos são a forma como odocumento apresenta sua informação. Por forma entende-se o complexo deregras de representação usado para transmitir uma mensagem, ou o conjuntode características de um documento que pode ser separado de temasparticulares ou pessoais, agentes ou lugares que o influenciam. Trocando pormiúdos, a forma é um conjunto de determinações que o documento deveseguir para garantir o máximo de eficiência e imparcialidade no cumprimentode sua finalidade.

A forma de um documento pode ser física ou intelectual. A forma físicaconsidera os elementos externos (ou extrínsecos, como pode aparecer) aodocumento, enquanto a forma intelectual considera os elementos internos (ouintrínsecos). Os elementos externos são os que constituem o caráter materialdo documento. Podem ser identificados sem a necessidade de sua leitura eestão presentes somente no original. Estes são o suporte, a escrita, alinguagem, os sinais especiais, os selos e anotações. Os elementos internossão os componentes da organização de sua informação. Deve ocorrer a leiturado documento para sua identificação. Esta é a estrutura que cada documentodeve seguir (distância do parágrafo, margem, fonte, necessidade ou não debrasão, de rodapé, cabeçalho, etc.).

Esses elementos, ou a forma do documento, determinam se o mesmo éautêntico (capaz de provar que “é o que afirma ser”) e fidedigno (capaz deprovar sobre os fatos que atesta que esses fatos são verdadeiros e realmenteocorreram).

Espécie / Tipologia

Para a análise da tipologia dos documentos devem ser consideradosalguns aspectos, como a entidade produtora (instituição), atividade e funçãoligadas ao ato legitimado no documento, a legislação sobre documentos esobre o assunto tratado nele, a tramitação do documento e as espécies.

Os documentos são classificados de acordo com seu aspecto formal(aparência que assume de acordo com as informações) e sua função (oobjetivo para o qual o documento foi produzido).

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ARQUIVOLOGIA:ANÁLISE TIPOLÓGICA DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO E MICROFILMAGEM

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaçõesde forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação daspartes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é uma espécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamosa função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel deimóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa ideiapode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato eforma.

O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: suportepapel => livro, caderno, folheto, cartaz, etc.

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

(ANA/2009 – Esaf) Na Arquivística, a análise tipológica parte do princípio da proveniência e verifica se

a) a expressão diplomática corresponde realmente ao ato jurídico-administrativo para o qual ela está servindo de meio.

b) a tramitação corresponde ou correspondeu à expressão diplomática. c) o ato implícito na espécie teve os trâmites obrigatórios.d) o levantamento das relações internas do conjunto documental ao qual

a unidade estudada não deve ser feito. e) o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto

homogêneo de documentos.

Resolução

A análise tipológica verifica os elementos do documento. Ela deve partir,ter sua base, orientar-se no princípio da Proveniência, determinando que oprodutor do documento seja competente para produzi-lo. E para “provar” essa competência, deve empregar estudar os seus elementos e relacioná-los com oprodutor, com os fatos e com o contexto do ambiente onde foram produzidos.Portanto, a alternativa correta é a de letra “E”, pois os atos devem estar fielmente reproduzidos nos documentos.

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(TRT-11/2012 – FCC) Diapositivo, datilografia, contrato, pasta e ata de reunião são exemplos, respectivamente, de

a) espécie, gênero, tipo, suporte e forma.b) técnica de registro, formato, forma, tipo e espécie. c) invólucro, formato, forma, espécie e técnica de registro. d) gênero, forma, formato, tipo e suporte.e) formato, técnica de registro, espécie, invólucro e tipo.

Resolução

Uma questão que pode ser resolvida por eliminação, uma vez queconhecemos os conceitos de suporte, documento, espécie, tipo, forma eformato. O diapositivo é um formato, pois se trata da configuração física dosuporte “película” (o diapositivo é um tipo de slide); a datilografia é umatécnica de registro, ou seja, o modo como a informação é gravada nodocumento; o contrato, já vimos, é uma espécie, pois tem uma organizaçãoformal que o define como tal; a pasta é um invólucro, uma embalagem paraproteger o documento de riscos externos; e a ata de reunião é um tipo, pois setrata de uma espécie documental acrescida de uma função. A alternativacorreta é a de letra “E”. Mas percebam que mesmo não conhecendo alguns conceitos é possível acertar uma questão desse tipo.

Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística

A Gestão de Documentos, que já estudamos na aula anterior, é oconjunto de atividades que tem o objetivo de controlar a produção e o fluxo dedocumentos, desde sua criação ou recepção até que sofra sua destinação, quepode ser eliminação ou guarda permanente.

Partindo desse conceito é possível que se aplique as inovaçõestecnológicas a essas atividades para aumentar a sua eficiência, resultando emum Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD.

Para falarmos do SIGAD, vocês precisam conhecer outros conceitos:

Sistema de Informação: Conjunto organizado de políticas,procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais queproduzem, processam, armazenam e proveem acesso à informaçãoproveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho dasatividades de um órgão ou entidade.

Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto de procedimentos eoperações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a suaeliminação ou seu recolhimento para a guarda permanente.

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Sistema de Gestão Arquivística de Documentos: Conjunto deprocedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e aeficácia da gestão arquivística de documentos.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED): Conjunto detecnologias utilizadas para organização da informação nãoestruturada de umórgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades:captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição. Entende-se porinformação nãoestruturada aquela que não está armazenada em banco dedados, tal como mensagem de correio eletrônico, arquivo de texto, imagem ousom, planilhas, etc.

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxosde trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão dedocumentos, repositórios, entre outras.

A literatura sobre GED geralmente distingue as seguintesfuncionalidades: captura (ou entrada), armazenamento, apresentação (ousaída) e gerenciamento e cita as tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow) etc. como possibilidades, não como componentes obrigatórios.

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos(SIGAD): É um conjunto de procedimentos e operações técnicas,característico do sistema de gestão arquivística de documentos, processadopor computador. Pode compreender um software particular, um determinadonúmero de softwares integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda,ou uma combinação desses. Em resumo, o SIGAD é a Gestão de Documentoscomo a conhecemos realizadas por sistemas informatizados.

Um SIGAD inclui operações como: captura de documentos, aplicação doplano de classificação, controle de versões, controle sobre os prazos de guardae destinação, armazenamento seguro e procedimentos que garantam o acessoe a preservação a médio e longo prazo de documentos arquivísticos digitais e não digitais confiáveis e autênticos.

No caso dos documentos digitais, um SIGAD deve abranger todos ostipos de documentos arquivísticos digitais do órgão ou entidade, ou seja,textos, imagens fixas e em movimento, gravações sonoras, mensagens decorreio eletrônico, páginas web, bases de dados, dentre outras possibilidadesde um vasto repertório de diversidade crescente.

Fonte: E-arq Brasil

Dica de prova: As bancas utilizam muito os conceitos de GED e SIGAD,inclusive com a troca deles, para tentar confundir os candidatos. Portanto fiquem atentos!!!

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(apenas para exemplo) (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A diferença entre o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) e o SIGAD é que o GED parte de uma concepção orgânica e o SIGAD trata os documentos de maneira compartimentada.

Resolução

O item está incorreto. A questão inverteu os dois conceitos. Pelas funcionalidades destacadas acima, percebemos que o GED trata do conjunto documental item a item, documento por documento, realizando a captura,digitalização, armazenamento, etc., de cada um; enquanto que as funcionalidades do SIGAD são mais completas, indo desde aplicar a temporalidade até a gerar ferramentas de autenticidade dos documentos.

A partir dos conceitos apresentados, concluímos que:

Um sistema de informação compreende todas as fontes de informaçãoque atuam em uma instituição, incluindo o programa de Gestão deDocumentos, a biblioteca, o serviço de comunicação, o centro dedocumentação, etc.

Como vimos em exemplo anterior, um GED trata os documentos deforma compartimentada, isolada, enquanto o SIGAD parte de uma concepçãoorgânica, ou seja, os documentos possuem uma inter-relação que reflete asatividades da instituição que os produziu. Ainda, não há a obrigação de o GEDincorporar o ciclo de vida dos documentos (produção, tramitação, uso,avaliação, arquivamento e destinação).

O SIGAD é um sistema de Gestão de Documentos, então para sua eficazaplicação é necessário que exista na instituição um política arquivísticaimplantada e em vigor, uma vez que ela vai orientar seu funcionamento.

Tanto o SIGAD quanto o GED podem ser implantados em sistemashíbridos, isto é, que tratam de documentos tanto convencionais (em suportepapel) quanto digitais (eletrônicos, ou informáticos). Na verdade o SIGAD,como já dito, deve ser capaz de gerir todo tipo de documento que é produzidopor uma instituição.

Outras considerações:

GDE X GED: é muito comum que o candidato cometa o erro deconfundir esses dois conceitos pela semelhança da sigla. Então peço muitaatenção: O GED refere-se à automação do sistema, enquanto a GDE refere-seà parte da gestão voltada exclusivamente para documentos digitais.

Documento Digital X Documento Digitalizado: também é comumque o candidato acredite que todo documento inserido no computador é umdocumento digital. Contudo, para a doutrina, documento digital é aquele que

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“nasce” em suporte eletrônico e em código binário. O documento que “nasce” em suporte papel e depois é inserido no computador é o documentodigitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é: um documento digitalestá no suporte eletrônico; um documento digitalizado apenas tem a suaimagem no computador, uma cópia, mas o documento em si continua sendoaquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os efeitos.

Metadados: os metadados descrevem o processo de registro dainformação e identificam o documento, servindo para assegurar aautenticidade, compreensão e uso do documento.

(ANA/2009 – Esaf) São características do documento eletrônico:

I. produzido sobre um suporte com o auxílio de símbolos que devem serdecodificados para que o ser humano possa ler.

II. conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado. III. alto grau de integridade do conteúdo. IV. os metadados apóiam-se em um contexto administrativo, mas

precisam também de metadados que descrevem a função da informaçãoregistrada.

V. é uma entidade material.

Os itens corretos são

a) I e II b) I e IIIc) I e IV d) II e III e) II e V

Resolução

Como nos interessam os metadados, vamos analisar item a item.

O item I está correto, pois todo documento eletrônico possui informaçõesregistradas em símbolos, sendo incompreensíveis ao ser humanos sem umequipamento específico para traduzi-lo.

O item II está incorreto, pois o documento eletrônico sendo do tipovirtual, a informação é “separável” do seu suporte.

O item III está incorreto, pois os documentos eletrônicos sãoextremamente vulneráveis e facilmente modificados em sua estrutura, o quecompromete o seu grau de confiabilidade.

O item IV está correto, pois os metadados se baseiam no contextoadministrativo para descrever os documentos eletrônicos, e esses mesmosmetadados precisam de dados sobre a função da instituição para adquirem

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sentido lógico. Por mais que se tenha por base as atividades administrativas, também é preciso conhecer a função da informação.

O item V está incorreto, pois já vimos que os documentos eletrônicos sãoentidades virtuais, e não materiais.

Portanto a alternativa correta é a de letra “C”.

Dica de prova: TODAS as questões e itens sobre SIGAD podem serfacilmente respondidas se o candidato tiver conhecimento do e-ARQ Brasil,documento disponível no sítio do CONARQ que serve para orientar sobre aaquisição e o desenvolvimento de um SIGAD. Podem (e é muito recomendado)acessar esse documento no seguinte endereço:http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/earqbrasilv1.pdf.

(CVM/2010 – Esaf) Conforme consta no documento e-ARQ Brasil, a incorporação de um documento ao SIGAD chama-se:

a) registro b) captura c) indexaçãod) arquivamento e) classificação

Resolução

Uma mostra de como é importante o conhecimento deste documento porparte dos candidatos quando o assunto é SIGAD ou GED. Mas nada que sejadifícil. O SIGAD “captura” o documento no momento em que ele entra na instituição, seja por produção ou recebimento. Antes de tudo, o documentodeve ser incorporado, capturado pelo sistema, para que as demais atividadessejam feitas. Portanto, a alternativa correta é a de letra “B”.

Microfilmagem

Para estudar sobre a microfilmagem devemos adiantar um pouco oassunto de nossa próxima aula, pois essa técnica é regulamentada por Lei.

Lei 5.433/68 e Decreto 1.799/96

A técnica da microfilmagem é tratada pela Lei n° 5.433, de 08 de maiode 1968, e regulamentada pelo Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996.Essa prática surgiu como solução para a falta de espaços nos arquivos,consequência do alto volume na produção de documentos. Assim, o principalobjetivo da microfilmagem é a economia ou redução do espaço a ser ocupadopelo arquivo (cerca de 98%!). Atualmente é utilizada em grande escala por

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bancos (que microfilmam cheques) e cartórios. Outras entidades a utilizam empequena escala.

Contudo a microfilmagem apresenta outras vantagens, como a facilidadena conservação dos documentos, a preservação dos originais e a manutençãodo sigilo da informação. As desvantagens são o alto custo do processo e adificuldade de comparar uma imagem microfilmada à outra.

Considerando os outros motivos para realizar a microfilmagem, estapode receber nomes específicos:

Microfilmagem de segurança: realizada com o objetivo de garantir aautenticidade da informação. Geralmente é utilizada para evitar adulteraçõesfraudulentas no conteúdo de documentos, ou para manter a informação emcaso de danos irreparáveis ao mesmo.

Microfilmagem de substituição: realizada com o objetivo de manter ainformação após a eliminação documento. Utiliza-se em documentos de valortemporário que contenham informações relevantes. Assim os documentospodem ser eliminados e a informação mantida.

Microfilmagem de complemento: realizada com o objetivo de manterno arquivo da instituição documentos que pertencem a outras instituições.Geralmente são documentos muito importantes para uma instituição epertencem a outras nações. Como exemplo há documentos que mostram ahistória da extração de diamantes em Minas Gerais, mas que pertencem aPortugal. O mais comum é que esses documentos pertençam a países quetinham colônias em outros continentes.

Microfilmagem de preservação: realizada com o objetivo de evitar omanuseio dos documentos originais. Geralmente é utilizada em documentosmuito antigos, frágeis ou parcialmente danificados, para que sejampreservados por mais tempo. Os documentos originais são armazenados sobcondições favoráveis, e os usuários têm acesso somente aos microfilmes.

(TRT-8/2010 – FCC) A microfilmagem de segurança tem por objetivo

a) economizar espaço físico ocupado por documentos. b) reproduzir instrumentos de pesquisa. c) garantir a transferência de documentos de órgãos da segurança

pública.d) evitar o manuseio de documentos de valor permanente. e) impedir falsificação e adulterações de documentos.

Resolução

A microfilmagem utilizada como instrumento de segurança tem porobjetivo impedir alterações fraudulentas ou indevidas no documento, ou como

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garantia da manutenção da informação em caso de destruição indevida ouacidental do mesmo. Portanto a alternativa correta é a de letra “E”.

Dica Super Ultra Importantíssima de prova: Vou chamar a atenção paradois pontos muito importantes, pontos estes que o examinador usa paraconfundir o candidato quando se trata desse assunto:

Primeiro: o documento microfilmado tem o mesmo valor legal dos documentos originais, produzindo os mesmos efeitos em juízo ou fora dele.

Segundo: os documentos digitalizados poderão ser eliminados a critérioda autoridade competente, salvo os de valor histórico que, como vimos, devemser preservados indefinidamente. De fato, o documento que foi microfilmado,apenas por este motivo não pode ser destruído. O que vai determinar adestruição do documento original é apenas a Tabela de Temporalidade eDestinação, que vimos nas aulas anteriores. O fato de estar microfilmado ounão pouco importa para esse fim.

Outra consideração, os documentos microfilmados, mesmo queautorizada a sua eliminação, devem estar arquivados, isto é, não podem estar em trâmite.

Vamos a algumas questões:

(TRT-19/2011 – FCC) Sobre a microfilmagem de documentos oficiais, considere:

I. A eliminação de documentos oficiais ou públicos, após a microfilmagem, só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de atuação do mesmo e respeitado o disposto no art. 9o da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

II. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgãodetentor.

III. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, terão de ser autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.

Está correto o que consta em

a) I, apenas.b) I e II, apenas.c) I e III, apenas.

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d) II e III, apenas. e) I, II e III.

Resolução

Percebam que a questão é bem técnica. Requer apenas o conhecimentodas determinações legais para ser respondida. Segundo o que estudamos, osdocumentos microfilmados não podem ser eliminados apenas por este fato,mas sim deve estar previsto na Tabela de Temporalidade, conforme determinaa Lei de Arquivos (exceto os permanentes, que devem ser preservadosindefinidamente). Ainda, os traslados, certidões ou cópias em papel deimagens do microfile somente terão valor se forem devidamente autenticadaspor autoridade competente. Então concluímos que todos os itens estãocorretos, e a alternativa certa é a de letra “E”.

Aproveito para, mais uma vez, chamar a atenção do candidato para asduas considerações em que os examinadores mais apostam para eliminar oscandidatos desavisados: os documentos microfilmados têm o mesmo valorlegal que os originais; e o fato de um documento estar microfilmado não éfator para decidir sobre sua eliminação.

A Lei Federal nº 5.433/68 trata da prática da microfilmagem, instituídacom objetivos de segurança e economia de recursos em meados da década de 50. Esta Lei é bem pequena, razão pela qual daremos mais atenção ao Decretonº 1.799/96, que a regulamenta. Vamos a eles então:

A Lei possui apenas seis artigos, do que vou destacar os tópicos maisimportantes:

Por esta lei, é autorizada a prática da microfilmagem de documentosoficiais em todo o território nacional.

Os microfilmes e cópias fotográficas obtidas a partir dos filmes produzirãoos mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.Muito importante que o candidato tenha isso em mente, pois as bancas sempretentam confundir com esse assunto!

Os documentos microfilmados podem ser eliminados ou transferidos paraoutro local, desde que haja lavratura de termo, por autoridade competente,em livro próprio. No caso da eliminação, só podem ser eliminados documentosmicrofilmados que não estejam mais em trâmite (tenham sido arquivados) e que não possuam valor permanente.

A regra é que só podem ser microfilmados documentos que tenham sidoarquivados (não estão mais em trâmite). Contudo, por autorização deautoridade competente e por excepcional medida de segurança, podem sermicrofilmados documentos ainda em trâmite.

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Vamos passar agora pelo Decreto. Ele trata mais de questões da práticada microfilmagem, que é objeto de estudo do nosso concurso. O mesmo defineas etapas do processo de microfilmagem, que são:

Preparo: aqui é feito o tratamento do documento para a microfilmagem.Deve ser higienizado, desamassado, retirado todos os grampos e objetosmetálicos, e procedimentos similares.

Microfilmagem: aqui os documentos serão colocados no equipamento quefará a leitura da imagem. O equipamento e a tecnologia a serem escolhidosdependerão de vários fatores.

Processamento: aqui começa o processo de visibilidade ao documentomicrofilmado. O equipamento utilizado vai trabalhar para gerar uma imagemdo documento.

Duplicação: aqui os microfilmes originais serão copiados, e as cópiasserão guardadas em local diverso por motivo de segurança.

O Decreto define o microfilme como sendo o resultado do processo dereprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficosou eletrônicos, em diferentes graus de redução. Muito importante tambémlevar este conceito para a prova!

A microfilmagem será feita sempre em filme original, com o mínimo de180 linhas por milímetro de definição, e com garantia de qualidade da imagem,de segurança e de reprodução do material. É obrigatória a extração de filmecópia, por motivo de segurança, que deverá ser guardado em local diferentedo original. E não é permitida a utilização de filmes que sejam atualizáveis,tanto para a confecção do microfilme original quanto do filme cópia.

Como já dito, a microfilmagem pode ser feita em qualquer grau deredução, desde que garantida a legibilidade do documento e a qualidade dareprodução. Em caso de o documento ser maior que o equipamento utilizadopara a microfilmagem (faltar pedaço de documento que não coube nabandeja), poderá ser feita em etapas, desde que haja repetição de uma parteda imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possaidentificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentesmicrofilmadas.

As séries de documentos microfilmados deverão constar de imagens deabertura e de fechamento com os seguintes elementos:

Abertura:

- identificação do detentor dos documentos; - número do microfilme, se for o caso;

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- local e data da microfilmagem; - registro no Ministério da Justiça; - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem

microfilmados; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem

microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior; - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau

de redução; - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do

detentor dos documentos a serem microfilmados; - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável

pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

(CVM/2010 – Esaf) Conforme estabelece o Decreto n. 1.799, de 30 de janeiro de 1996, assinale, entre os elementos a seguir, aquele que não consta na imagem de abertura de uma série de documentos microfilmados.

a) Identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados. b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministério da Justiça. d) Identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do

grau de redução.e) Menção, quando for o caso, de que a série de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior.

Resolução

A vocês que não fazem concurso com frequência, que estão fazendo seusprimeiros concursos, ou que nunca prestaram provas da Esaf, saibam que estaé uma banca muito conhecida por exigir dos candidatos o exato termo da Lei.Isso significa que muitas de suas questões envolvem o texto da norma compequenas alterações, o que exige que os candidatos “decorem”. Neste caso,todos os itens apresentam afirmativas corretas da norma mencionada, o quecausa dúvida. Ocorre que a alternativa “E” apresenta uma exigência na imagem de fechamento, e não na de abertura. Aliás, não faz sentidomencionar no início da série que ela terá continuação. O que faz sentido émencionar se esta série é continuação de outra, como exige o Decreto.Portanto a alternativa correta é a de letra “E”.

Fechamento:

- identificação do detentor dos documentos microfilmados; - informações complementares relativas à identificação dos documentos

microfilmados; - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições

legais; - menção, quando for o caso, de que a série de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior;

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- nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsávelpela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.

A microfilmagem poderá ser realizada por empresas e cartóriosregularmente registradas no Ministério da Justiça e sujeitas a fiscalização destequanto aos cumprimentos legais sobre a sua prática. Estas empresas ecartórios deverão fornecer um documento de garantia, declarando que:

� O processo foi realizado de acordo com as normas legais;� Responsabilizam-se pelo padrão de qualidade exigido; � O usuário passa a ser o responsável pelo manuseio e conservação

do microfilme.

Os microfilmes produzidos no exterior somente terão valor legal quandoautenticados por autoridade estrangeira competente, tiverem firmareconhecida por autoridade consular brasileira, e vierem acompanhados detradução oficial.

Os microfilmes deverão observar os prazos de guarda e destinação deseus documentos originais quando necessários à prestação de contas ousujeitos à fiscalização

A empresa ou cartório que incorrer em infração às normas do Decretoestão sujeitas às penalidades de advertência e suspensão do registro. Em caso de reincidência, o registro será cassado definitivamente. As penalidadesmencionadas não causam prejuízo a outras sanções penais e civis cabíveis.

(TRT-11/2012 – FCC) Para a microfilmagem de arquivos oficiais, a legislação brasileira

a) determina o uso de um único grau de redução (10%), a fim de garantir a legibilidade e a qualidade da reprodução.

b) autoriza cortes no filme original para inserção de imagens que, por problema técnico ou falha operacional, não apresentarem legibilidade.

c) veda a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original quanto para a extração de cópias.

d) permite a eliminação dos documentos de valor permanente, uma vezverificada a qualidade da reprodução obtida.

e) recomenda o armazenamento do filme original e do filme cópia no mesmo ambiente, a fim de submetê-los às mesmas condições de temperatura.

Resolução

Alguns absurdos podem ser percebidos nesta questão, o que torna muitofácil sua resolução. A legislação permite qualquer grau de redução, desde quea imagem fique legível; não autoriza qualquer corte ou alteração na ordem dasimagens, devendo ser feito um filme auxiliar e paralelo em caso de inclusão deimagens; proíbe, sob qualquer circunstância, a utilização de filmes

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atualizáveis, sob pena de não reconhecer a legalidade do microfilme; nãopermite a eliminação de documentos permanentes; e determina que o filmeoriginal seja mantido em local diverso do filme cópia. Portanto, a alternativacorreta e a de letra “C”.

(BNDES/2010 – Cesgranrio) No decreto que regulamenta a microfilmagem, está explicito, no art. 6º, que "na microfilmagem poderá serutilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução". No entanto, quando se tratar de original cujo tamanho forsuperior à dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem

a) não poderá ser feita. b) poderá ser feita com grau de redução maior. c) poderá ser feita por etapas.d) será considerada incorreta. e) será realizada em outra empresa.

Resolução

Segundo aprendemos na aula, podem haver documentos de dimensõesmuito maiores do que a bandeja da máquina que realiza o processo demicrofilmagem. Nesse caso a legislação permite que o processo seja realizadopor etapas, desde haja uma parte da imagem anterior na seguinte, de modoque se possa identificar a continuidade por sobreposição. Portanto, aalternativa correta é a de letra “C”.

(BNDES/2010 – Cesgranrio) Na microfilmagem de documentos cada série será sempre precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos, exceto:

a) Código de classificação dos documentos. b) Local e data da microfilmagem. c) Registro no Ministério da Justiça. d) Identificação do detentor dos documentos a serem microfilmados. e) Identificação do equipamento utilizado.

Resolução

De acordo com o que consta no Decreto, não é necessário, ou ao menosnão é obrigatório, que haja qualquer informação sobre o código declassificação de documentos. Isso por que o código é personalíssimo de cadainstituição, e serve apenas para sua organização interna. Portanto, aalternativa correta é a de letra “A”.

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Resolução n° 10

A Resolução nº 10 do CONARQ pode ser tratada como um complementoda Lei nº 5.433/68, pois determina a aplicação dos símbolos da ISO9878/1990 no processo de microfilmagem de documentos.

Estes símbolos, ou sinaléticas, como pode aparecer na prova, e seussignificados devem ser decorados pelo candidato. As bancas costumammostrar um deles e inverter seus significados, portanto peço atenção ao tratardesse assunto.

Notem que os símbolos que tratam do início, fim e continuação do rolode microfilmes devem ser adotados sempre; e os demais devem ser adotadosconforme a necessidade da situação.

(DPU/2010 – Cespe/UnB)

No processo de microfilmagem, o símbolo apresentado acima indica

a) continuidade em outro rolo de microfilme.b) nova sequência do rolo de microfilme. c) fim do rolo de microfilme.d) início de um novo rolo de microfilme. e) abertura do rolo de microfilme.

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Resolução

A maior das dificuldades neste assunto é confundir as sinaléticas.Algumas são muito parecidas, e as bancas se aproveitam disso para derrubaros candidatos. O segredo é prestar atenção aos detalhes, como curvas,posições, formatos, etc. Segundo o que estudamos, a sinalética da questãosignifica fim do rolo. Reparem que ela possui uma “seta” saindo do círculo menor, ou interno, dando a ideia de um rolo que não pode mais sedesenvolver. Ainda, reparem que ela não possui preenchimento de cor,indicando que não existe material a ser utilizado em seu conteúdo. Portanto, aalternativa correta é a de letra “C”.

(DPU/2010 – Cespe/UnB)

No processo de microfilmagem, são adotados determinados símbolos obrigatórios para indicar a situação do documento original. O símbolo destacado na figura acima indica que o documento original

a) contém imagens. b) está deteriorado. c) é ilegível.d) está incompleto: faltam páginas. e) apresenta sequência incorreta das páginas.

Resolução

Esta é outra figura que pode causar alguma dúvida devido à suasemelhança com outras. A sinalética de livro com mancha “rachurada” ao centro indica que o documento original está ilegível, e que a sua reproduçãoem microfilme terá a mesma característica. Muita atenção, pois esta sinaléticapode ser confundida com as de “numeração incorreta”, “texto deteriorado”, “páginas em falta” ou “imagem repetida”. A alternativa correta é a de letra“C”.

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Exercícios

01 - (CVM/2010 – Esaf) Acerca da microfilmagem, assinale a opçãocorreta.

a) É autorizada apenas para documentos públicos.b) Os documentos de valor histórico microfilmados não deverão ser

eliminados. c) Os traslados e as cópias fotográficas não produzem efeitos em juízos

ou fora dele. d) Os filmes negativos resultantes de microfilmagem serão armazenados

no Arquivo Nacional. e) O Arquivo Nacional autorizará a microfilmagem de documentos.

02 - (ANA/2009 – Esaf) Quanto ao microfilme, assinale a assertivacorreta.

a) Tem excelente acesso, distribuição e transmissão dos registros. b) Permite um acesso múltiplo simultâneo. c) Cópias sucessivas não provocam degradação do suporte.d) Não permite a cópia em papel de suas imagens. e) Tem normas para criação, processamento, duplicação,

armazenamento e leitura.

03 - (ANEEL/2006 – Esaf) Conforme a Resolução n. 10 do ConselhoNacional de Arquivos, identifique a sinalética utilizada após a seqüência dedocumentos microfilmados que deve constar de todos os rolos, para que nãorestem dúvidas quanto ao fim do filme:

a)

b)c)

d)e)

04 - (ANA/2009 – Esaf) O emprego da tipologia documental no que-fazerarquivístico é recente, mas tem mostrado vantagens nos seguintes segmentosdo processamento documental, exceto na (no)

a) avaliação. b) transferência/recolhimento. c) classificação.d) serviço aos usuários.e) descrição.

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05 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) Assinale a opção correta acerca dapreservação de informação em formato digital.

a) A preservação de informação digital exige compromissos entre váriossegmentos da sociedade, pois envolve, além dos aspectos tecnológicos e degerenciamento da informação, questões administrativas, legais, políticas eeconômicas.

b) A tecnologia digital vem apresentando forte impacto sobre a gestãodos documentos digitais no presente e a garantia de acesso no futuro, pois é omeio mais eficiente, durável e estável de armazenamento de informações, emcomparação com os meios convencionais.

c) Uma das vantagens da preservação digital de informações é aeconomia, uma vez que demanda menor espaço físico e menos recursoshumanos, investimentos em mobiliário, acondicionamento e controleambiental.

d) Os rápidos avanços relacionados à tecnologia da informação levaram àconstante melhoria estrutural dos sistemas eletrônicos de informação e àcrescente longevidade das mídias, que garantem, hoje, a capacidade de taissistemas para assegurar a preservação de longo prazo e o acesso contínuo àsinformações.

e) As dificuldades técnicas enfrentadas para a preservação de longoprazo de informações digitais, nesse começo de século, foram todas superadascom a adoção de estratégias para a recuperação das informações, como aemulação, a migração ou a preservação da plataforma de hardware e softwareem que foram criados os registros.

06 - (Fiocruz/2010 – FGV) Segundo o grupo que elaborou o Modelo deRequisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística deDocumentos, conhecido como e-ARQ Brasil, os requisitos mínimos quecaracterizam um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documento(SIGAD) são:

a) captura, armazenamento, indexação e recuperação de todos os tiposde documentos arquivísticos; captura, armazenamento, indexação erecuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico comouma unidade complexa; gestão de documentos a partir do plano declassificação para manter a relação orgânica entre os documentos;implementação de metadados associados aos documentos para descrever oscontextos desses documentos.

b) captura, armazenamento, utilização e recuperação de todos os tiposde documentos arquivísticos; captura, armazenamento, indexação erecuperação de todos os componentes digitais do documento arquivístico comouma unidade complexa; gestão de documentos a partir do plano declassificação para manter a relação orgânica entre os documentos;implementação de dados associados aos documentos para descrever oscontextos desses documentos.

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c) captura, armazenamento, indexação e avaliação de todos os tipos dedocumentos arquivísticos; captura, armazenamento, indexação e recuperaçãode todos os componentes digitais do documento arquivístico como umaunidade complexa; gestão de documentos a partir do plano de classificaçãopara manter a relação orgânica entre os documentos; implementação de dadosassociados aos documentos para descrever os contextos desses documentos.

d) captura, armazenamento, ordenação e tramitação de todos os tiposde documentos arquivísticos; captura, armazenamento, indexação erecuperação de todos os componentes digitais do documentos arquivísticocomo uma unidade complexa; gestão de documentos a partir do plano declassificação para manter a relação orgânica entre os documentos;implementação de metadados associados aos documentos para descrever oscontextos desses documentos.

e) captura, armazenamento, produção e indexação de todos os tipos dedocumentos arquivísticos; captura, armazenamento, indexação e recuperaçãode todos os componentes digitais do documentos arquivístico como umaunidade complexa; gestão de documentos a partir do plano de classificaçãopara manter a relação orgânica entre os documentos; implementação demetadados associados aos documentos para descrever os contextos dessesdocumentos.

07 - (MPU/2007 – FCC) As sinaléticas servem para

a) medir o grau de acidez do microfilme, controlando sua longevidade. b) alertar sobre a iminência de deterioração física dos filmes de sais de

prata. c) identificar cada fotograma inserido em jaquetas.d) indicar a remoção temporária de um rolo de microfilme.e) fornecer informações básicas sobre o documento microfilmado.

08 - (TRT-19/2011 – FCC) Um Sistema Informatizado de GestãoArquivística de Documentos (SIGAD) deve ter como requisito, entre outros, ode

a) impedir que os usuários autorizados acrescentem novas rubricas aoplano de classificação de documentos.

b) disponibilizar apenas um mecanismo de atribuição de identificadores a classes do plano de classificação.

c) rejeitar documentos cujo conteúdo inclua imagem fixa, imagem emmovimento ou som.

d) fornecer interface que possibilite a pesquisa combinada de metadados e de conteúdo do documento, por meio de operadores booleanos.

e) permitir acesso público ao controle do sistema operacional e aogerenciador do banco de dados.

09 - (TRF-2/2012 – FCC) Filme, gravação, edital, livro e relatório deprestação de contas constituem exemplos, respectivamente, de

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a) formato, tipo, forma, invólucro e gênero. b) gênero, espécie, formato, forma e espécie. c) suporte, técnica de registro, espécie, formato e tipo. d) espécie, formato, técnica de registro, tipo e suporte.e) tipo, suporte, gênero, forma e formato.

10 - (TRT-8/2010 – FCC) A microfilmagem de segurança tem porobjetivo

a) economizar espaço físico ocupado por documentos. b) reproduzir instrumentos de pesquisa. c) garantir a transferência de documentos de órgãos da segurança

pública.d) evitar o manuseio de documentos de valor permanente. e) impedir falsificação e adulterações de documentos.

11 - (PGDF/2011 – Iades) Assinale a alternativa que contenha apenastipologias documentais.

a) Protocolo de intenções, pronunciamento, ordem de serviço.b) Ata de reunião, dossiê funcional, diário de classe. c) Correspondência interna, curriculum vitae, decreto-lei. d) Contrato, precatório, prestação de contas.e) Conta corrente, fluxograma, parecer.

12 - (TRT-8/2010 – FCC) Observe a figura abaixo.

No processo de microfilmagem de documentos, a sinalética acima indica

a) original ilegível.b) texto deteriorado. c) fim do rolo. d) continuação em outro rolo. e) início do rolo.

13 - (TRE-PI/2009 – FCC) Os dois polos constituintes do documento, doponto de vista tipológico, são

a) gênero e formato. b) técnica de registro e suporte.c) estrutura e substância. d) autoria e datação. e) aparência e essência.

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14 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) Considerando que a tipologia documentalé a união entre a espécie do documento e a sua função, assinale a opção emque todos os itens citados correspondem a espécies documentais.

a) atestado, alvará de funcionamento e exposição de motivos b) auto, exposição de motivos e precatório c) ata de reunião, relatório de atividades e certidão d) ato, consulta e relatório de atividades e) certidão de nascimento precatório e convocação

15 - (BACEN/2010 – Cesgranrio) Nos arquivos de grandes bancos écomum encontrar documentos em formato eletrônico e documentos emformato convencional (papel). Enquanto a autenticidade da documentaçãoconvencional é assegurada a partir da manutenção das características decriação da referida documentação, os documentos eletrônicos mantêm suaautenticidade por meio de processos contínuos de

a) custódia e regulação.b) armazenagem e disseminação. c) acesso e transmissão. d) preservação e utilização. e) cópia e migração.

16 - (TJ-PI/2009 – FCC) Utilizado nas sinaléticas que acompanham oprocesso de microfilmagem de documentos de arquivo, o símbolo abaixosignifica que

a) o original é colorido. b) o original está ilegível.c) roedores deixaram marcas de sua passagem no papel. d) faltam quatro páginas ao exemplar.e) o texto está perfurado por cupins ou outros xilófagos.

17 - (TRT-3/2009 – FCC) Considere o símbolo abaixo.

O símbolo, utilizado nas sinaléticas do processo de microfilmagem,significa

a) início do rolo. b) fim do rolo. c) rolo de 16 mm. d) continua em outro rolo.

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e) rolo de 35 mm.

18 - (TRT-1/2011 – FCC) No processo de microfilmagem,

significa

a) repetição de imagem. b) documento restaurado.c) página retirada. d) papel rasgado. e) rolo inicial.

19 - (TJ-PI/2009 – FCC) A tipologia documental tem por objeto

a) os caracteres utilizados nos manuscritos de cada época.b) a técnica de registro aplicada aos diferentes textos. c) os prazos de vigência das informações registradas. d) assinaturas e outros sinais de validação.e) a lógica orgânica dos conjuntos documentais.

20 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) Acerca da gestão da informação e dagestão de documentos, assinale a opção correta.

a) A política arquivística brasileira não reconhece a gestão dedocumentos como parte dos esforços necessários para a organização dosarquivos.

b) A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dosdocumentos de arquivo.

c) A gestão de documentos, desde a sua formulação, é uma funçãoarquivística exercida por arquivistas.

d) A gestão da informação é um desdobramento do princípio daproveniência ou de respeito aos fundos.

e) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informaçãoem um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoquesinformacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo.

21 - (TJ-AL/2012 – Cespe/UnB) O conjunto de procedimentos eoperações técnicas, característico do sistema de gestão arquivística dedocumentos que é processado por computador denomina-se

a) gestão de documentos digitais. b) sistema de informação.c) gestão arquivística de documentos. d) gerenciamento eletrônico de documentos. e) sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

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22 - (TJ-AL/2012 – Cespe/UnB) Em um sistema informatizado de gestãoarquivística de documentos, é um requisito acessório da tabela detemporalidade

a) ser capaz de manter o histórico das alterações realizadas na tabela detemporalidade e destinação de documentos.

b) prever que a definição dos prazos de guarda seja expressa por umnúmero inteiro de anos.

c) limitar a definição e a manutenção da tabela de temporalidade e destinação de documentos a usuários autorizados.

d) prover funcionalidades para definição e manutenção de tabela detemporalidade.

e) associar, automaticamente, ao dossiê/processo o prazo e a destinaçãoprevistos na classe em que o documento foi inserido.

23 - (TJ-AL/2012 – Cespe/UnB) Assinale a opção em que é apresentadorequisito obrigatório de um sistema informatizado de gestão arquivística dedocumentos.

a) Criação de referências cruzadas para unidades de arquivamento afins. b) Inclusão de mecanismos de impressão e reconhecimento de código de

barras.c) Pesquisa e navegação na estrutura do plano de classificação por meio

de uma interface gráfica.d) Compatibilidade com o plano de classificação. e) Alteração conjunta de um determinado metadado em um grupo de

unidades de arquivamento.

24 - (TRF-2/2012 – FCC) A fim de rastrear intervenções e garantir aintegridade de um sistema informatizado de gestão de documentos, é precisolançar mão

a) das trilhas de auditoria.b) das cópias de segurança. c) da ergonomia cognitiva. d) da emulação. e) do Mean Time Between Failures (MTBF).

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Gabarito Comentado

QQuestão RResposta CComentário 01 Letra “B” Os documentos históricos são permanentes e não devem ser eliminados jamais.

02 Letra “E” A prática da microfilmagem é regulamentada por Lei.

03 Letra “B” A sinalética “bitola vazia” indica o fim da série de documentos microfilmados.

04 Letra “B” As atividades de transferência/recolhimento são aplicadas a TODOS os documentos.

05 Letra “A” A preservação de documentos digitais deve contar com a participação de todos.

06 Letra “A” Nesta alternativa são apresentados os requisitos conforme consta no e-ARQ Brasil 1.1

07 Letra “E” As sinalética servem para orientar os usuários do microfilme sobre as suas condições.

08 Letra “D” Um SIGAD dever favorecer a pesquisa através de qualquer critério de busca.

09 Letra “C” A alternativa apresenta corretamente os conceitos associados aos exemplos da questão.

10 Letra “E” Essa microfilmagem tem o objetivo de garantir a integridade do documento.

11 Letra “B” Todos esses documentos são espécies acrescidas de uma função específica.

12 Letra “D” Esta sinalética indica que a sequência microfilmada continua em outro rolo.

13 Letra “C” A Tipologia considera o conteúdo do documento e sua organização interna e externa.

14 Letra “B” “Exposição de motivos” é o nome de um documento, não caracterizando uma função.

15 Letra “E” Esses documentos devem ser constantemente migrados devido à evolução tecnológica.

16 Letra “A” Mais uma vez temos o emprego da “aquarela”, sinalética que indica “original colorido”.

17 Letra “D” Esta sinalética informa que a serei microfilmada continua em outro rolo de microfilmes.

18 Letra “A” Esta sinalética indica que a imagem microfilmada se repete na série original.

19 Letra “E” A Tipologia considera a organização dos elementos do documento.

20 Letra “E” A Gestão de Documentos funciona como um mapa para a informação precisa.

21 Letra “E” Neste caso é a Gestão de Documentos apresenta elementos de informática.

22 Letra “C” O sistema deve ser capaz de manter histórico de todas as alterações feitas.

23 Letra “D” O SIGAD TEM QUE incluir e ser compatível com o plano de classificação da instituição.

24 Letra “A” As trilhas de auditoria servem para identificar todas as alterações feitas em sistemas.

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Análise Tipológica dos Documentos de Arquivo e Microfilmagem