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1VERSÃO 4 - 2017

Fluxo de monografias e trabalhos de conclusão de curso

tutorial

SECRETARIAS, orientadores, avaliadores, responsáveis pelas disciplinas e alunos

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Índice

▸ Introdução

▸ Metodologia

▸ Sobre o Fluxo ↳ configuração da disciplina ↳ proposta e apresentação ↳ avaliação e registro de nota

E frequência ↳ publicação

▸ Acesso ao Sistema

▸ Permissões e Atuações

▸ Configuração Geral

↳ clique no tópico desejado para ser redirecionado à página correspondente

▸ Gerenciar TCC

▸ Perfil dA DISCIPLINA ↳ CONFIGURAÇÕES ↳ ALUNOS↳ ADICIONAR ORIENTADOR↳ ADICIONAR ALUNO AO GRUPO↳ ADICIONAR AVALIADOR↳ HISTÓRICO DO PROCESSO↳ EDITAR TRABALHO↳ DADOS DO ALUNO

↳ orientadores ↳ avaliadores

▸ ACESSO DO ALUNO

▸ PROPOSTA

▸ Solicitação de APRESENTAÇÃO ↳ comissão examinadora

▸ GERAR DOCUMENTOS

▸ AVALIAÇÃO

▸ REGISTRO DE NOTA E FREQUÊNCIA

▸ Publicação

▸ Conclusão

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introdução

O Fluxo de Monografias e Trabalhos de Conclusão de Curso de Graduação e Pós-Graduação Lato Sensu tem como objetivo melhorar a qualidade e a visibilidade dos dados utilizados no Relatório de Atividades Docentes (RAD).

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metodologia

O Fluxo foi redesenhado a partir dos ritos e reflexões pertencentes à metodologia BPM pela Diretoria Acadêmica em parceria com a Pró-Reitoria de Desenvolvimento Universitário e consultoria da ELOgroup.

FLUXO DE DISSERTAÇÕES E TESES – TUTORIAL – SECRETARIAS, orientações e coordenações gerais

SOBRE O FLUXO

O Fluxo foi idealizado de forma flexível, por meio das seguintes etapas:

▸ Configuração da disciplina ▸ Proposta e apresentação ▸ Avaliação e registro de nota e frequência ▸ Publicação

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Sobre o fluxo

Configuração da disciplina

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A secretaria ou o responsável pela disciplina podem configurar como ela funcionará, incluindo as especificidades de cada turma, para um determinado período letivo, para que as submissões dos trabalhos e as avaliações atendam aos requisitos de cada Unidade.

Sobre o fluxo

O aluno pode encaminhar sua sugestão de trabalho para conclusão do curso à Unidade, que avaliará e validará a solicitação e verificará a infraestrutura necessária.

Proposta e APRESENTAÇÃO

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Sobre o fluxo

Após a apresentação, os responsáveis (orientador(a) e avaliadores) deverão registrar a nota/conceito referente ao trabalho do aluno, que será ponderado pelo responsável pela disciplina, a quem caberá registrar a nota e frequência final.

Avaliação e registro de nota e FREQUÊNCIA

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Sobre o fluxo

Em caso de optar nas configurações da disciplina pela publicação do material produzido pelos alunos matriculadas nela, a Diretoria de Tratamento da Informação – Sistema de Bibliotecas da Unicamp receberá, via Fluxo, o trabalho para ser publicado em acervo digital.

PUBLICAÇÃO

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Acesso ao sistemaO novo Fluxo de Monografias e TCC está hospedado no Sistema de Gestão Acadêmica (SIGA) e possui permissões e atuações distintas para cada perfil de acesso.

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Acesso ao sistema ▶ Dac > funcionários > siga

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Acesso ao sistema

▶ Dac > funcionários > siga > IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO

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Acesso ao sistema

▶ Dac > FUNCIONÁRIOS > siga > IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO > vida acadêmica/histórico escolar > TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO

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↳ Acesso gerenciais (secretarias, orientações, avaliadores e responsáveis)

Acesso ao sistema

▶ Dac > ESTUDANTES > siga > IDENTIFICAÇÃO DO USUÁRIO > TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO > VISUALIZAR DADOS DOS TRABALHOS E CONCLUSÃO DE CURSO

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↳ Acesso do aluno

Permissões e atuaçõesCada perfil de acesso possui atuações específicas em variadas etapas do Fluxo, garantindo a continuidade do processo. São elas:

Aluno>> Submeter proposta;>> Solicitar apresentação;

Secretaria>> Configurar disciplinas;>> Administrar grupos, orientações e avaliações;>> Validar submissão de proposta;>> Validar solicitação de apresentação, na ausência de uma Orientação cadastrada;>> Registrar conceitos e frequências parciais,na ausência do acesso da orientação ou dos avaliadores.

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Orientação>> Validar proposta;>> Validar solicitação de apresentação;>> Avaliar grupos/alunos.

AVALIadores>> Avaliar grupos/alunos;>> Registrar nota e frequência parcial.

Responsável pela disciplina>> Configurar disciplinas;>> Registrar nota e frequência final.

CONFIGURAÇÃO GERAL

O item de configuração do sistema está vinculado apenas ao perfil da secretaria. Esta aplicação permite que dados sejam ajustados para que o sistema funcione adequadamente.

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CONFIGURAÇÃO GERAL

▸ E-mails que receberão notificações - Cadastre o e-mail dos servidores da área administrativa diretamente envolvidos com o Fluxo para que as notificações do sistema sejam encaminhadas aos responsáveis.

▸ E-mails que receberão respostas das mensagens enviadas via sistema - O sistema está apto a encaminhar mensagens automaticamente, como uma carta-convite após a validação de uma solicitação de apresentação. Caso o membro que recebeu esta carta responda a mensagem recebida, ela será enviada ao e-mail cadastrado neste item.

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CONFIGURAÇÃO GERALgerenciar tccPara acessar os dados das disciplinas e os alunos matriculados, é possível buscar pelo código e o ano de oferecimento da disciplina, assim como selecionar uma das já constantes na tela, que estão vinculadas a coordenadoria selecionada.

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CONFIGURAÇÃO GERALPerfil da disciplina

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Por meio do perfil da disciplina é possível consultar os alunos matriculados e visualizar seus dados, vincular orientações e avaliadores, assim como configurar dados de apresentação e avaliação que deverão ser seguidos para o encerramento ao final do semestre. Cada perfil de acesso (secretaria, orientação, avaliador e responsável pela disciplina) visualizará dados pertinentes ao seu próprio tipo de atuação.

Perfil da disciplina

configurações

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As configurações da disciplina podem ser alteradas apenas por meio do perfil de acesso da secretaria, que registrará os dados abaixo para o cumprimento e encerramento correto da disciplina.

Perfil da disciplina

configurações

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▸ Tipo de Avaliação – Configure se para a determinada disciplina será necessário a submissão apenas de um trabalho escrito, ou se será necessária uma apresentação, ou ainda ambas as opções;

▸ Cadastrar Comissão Examinadora – Determine se o aluno e sua orientação poderão propor a comissão examinadora ao solicitar uma apresentação, ou se ficará a cargo de um avaliador, ou ainda de todos;

▸ Lançamento de Notas Parciais - Determine se os conceitos, que serão posteriormente ponderados pelo responsável pela disciplina, poderão ser registrados apenas pela orientação, apenas pela comissão examinadora, ou por todos;

▸ Nome da Orientação - No caso do Aprimoramento, o papel da “orientação” deve ser substituído por “supervisão”, tendo em vista que será realizado por um funcionário da carreira PAEPE;

▸ Nome de Referência para o Trabalho Final - ▸ Trabalho Será Enviado para a BCCL - Configure se os trabalhos produzidos para esta disciplina serão

disponibilizados em acervo digital ou não.

Perfil da disciplina

alunos

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Este item está vinculado aos perfis de acesso da secretaria e da orientação, contudo com permissões distintas. Ambos visualizam todos os alunos matriculados, todavia, apenas a secretaria possui permissão para atuar em qualquer um, enquanto os orientadores podem atuar somente na vida acadêmica de seus orientandos.

Perfil da disciplina

alunos

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Cada ícone da coluna de Ações representa um tipo de consulta ou registro. Ao depositar o mouse sobre eles é possível visualizar a funcionalidade de cada um:

Adicionar Orientador(a)/Coorientador(a) - Vincule um docente/colaborador a um aluno para que ele exerça o papel de orientação;

Adicionar Aluno ao Grupo - Conecte os alunos uns aos outros, caso eles componham um grupo que apresentará um único trabalho de conclusão;

Histórico do Processo – Confira o caminho percorrido pelo trabalho e usuários que atuaram;

Arquivos do Aluno – Visualize as propostas submetidas ou as apresentações solicitadas;

Adicionar Avaliador – Vincule um docente/colaborador para avaliar o aluno e submeter um conceito sobre o trabalho apresentado;

Editar Trabalho – Altere dados encaminhados pelo aluno para apresentação;

Dados do Aluno – Visualize os dados pessoais, acadêmicos e referentes ao processo.

Perfil da disciplina - ALUNOS

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Para vincular uma orientação ou coorientação a um aluno, acesse o ícone da ação e busque pelo docente ou colaborador pertinente e registre os dados necessários.

Adicionar orientador

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A orientação vinculada é automaticamente posta também como avaliador(a), tendo em vista que ele(a) irá, obrigatoriamente, avaliar o aluno ao final do processo.

Perfil da disciplina - ALUNOS

Adicionar orientador

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Perfil da disciplina - ALUNOS

ADICIONAR orientador

Para excluir (em caso de erro de inserção) ou encerrar uma orientação (por desistência do aluno ou do docente), utilize os ícones em vermelho ao lado do nome do orientador.

Perfil da disciplina - alunos

Adicionar aluno ao grupo

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Para criar um grupo de trabalho, vincule um aluno aos demais pertencentes por meio do ícone de adição. A partir de então, todos os arquivos submetidos por um dos membros corresponderá a todos.

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Adicionar aluno ao grupoPerfil da disciplina - alunos

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Vincule ao aluno ou ao grupo um ou mais avaliadores que concederão notas parciais, conforme análise do trabalho escrito ou apresentado.

Adicionar avaliadorPerfil da disciplina - alunos

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Todo o andamento do processo pode ser acompanhado pelo Histórico, desde o registro de um avaliador até a submissão de uma proposta ou trabalho, constando no topo da lista a última atualização.

Histórico do processoPerfil da disciplina - alunos

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O trabalho submetido pelo aluno pode ter seus dados editados pelos acessos gerenciais. Toda atualização em seu formulário gerará uma informação ao aluno, para avisá-lo.

EDITAR TRABALHOPerfil da disciplina - alunos

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DADOS DO ALUNOPerfil da disciplina - alunos

Visualize os dados pessoais, acadêmicos e aqueles registrados conforme andamento do processo.

Perfil da disciplina

Orientadores

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Ao clicar no botão “Adicionar Orientador” e buscar pelos docentes/colaboradores disponíveis, após selecionar um, é necessário vinculá-lo a um aluno ou a um grupo. Esta é uma alternativa ao método de inserção por meio do item Alunos do menu lateral.

Perfil da disciplina

avaliadores

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Este item do menu lateral está vinculado apenas ao perfil de acesso da secretaria, que poderá registrar/alterar os avaliadores dentro da vida acadêmica de um aluno ou grupo.

Perfil da disciplina

avaliadores

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Por meio dos ícones apresentados abaixo, a secretaria pode gerar os certificados de participação para os avaliadores vinculados, assim como conceder o conceito e a frequência avaliados por eles, por meio de seu próprio acesso.

CONFIGURAÇÃO GERALAcesso do aluno

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O aluno visualiza, a todo momento, seus dados pessoais, acadêmicos e os referentes ao andamento do processo. Os alertas do canto superior direito permitem que ele submeta uma proposta ou solicite a apresentação de seu trabalho a qualquer momento.

CONFIGURAÇÃO GERALproposta

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A proposta é a ideia de trabalho que virá a ser apresentado para a conclusão do curso e pode ser avaliada pela Unidade antes da solicitação de apresentação de fato.

CONFIGURAÇÃO GERALproposta

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Após a submissão, a secretaria e a orientação são notificadas via e-mail de que há uma proposta a ser avaliada, que deve ser acessada conforme imagens a seguir. Em caso de validação da orientação, a secretaria não precisa realizar o mesmo procedimento.

CONFIGURAÇÃO GERALproposta

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CONFIGURAÇÃO GERALproposta

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Em caso de rejeição da proposta, o aluno é notificado de que algo necessita ser revisto e visualizará em seu acesso um alerta no canto superior direito, que o levará a justificativa da Unidade e à possibilidade de reenviar seu arquivo. Após submeter novamente, então, a Unidade é mais uma vez notificada e acessa a proposta da mesma maneira que a anterior. Sendo por fim aceita, o aluno é então positivamente notificado.

CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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Quando sua proposta já foi encaminhada e validada pela Unidade, o aluno passa a visualizar unicamente o alerta que permite solicitar a apresentação de seu trabalho final. OBS: O envio de uma proposta não é requisito para que ele possa por fim solicitar a apresentação.

CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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Por meio do alerta então o aluno tem acesso ao formulário de preenchimento da solicitação de sua apresentação.

CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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SOLICITAÇÃO DE APRESENTAÇÃO

Comissão examinadoraPara compor a comissão é necessário que o aluno busque pelos docentes ou colaboradores desejados e, caso não encontre um colaborador externo, pode solicitar a inclusão de um novo membro, enviando os dados necessários para que a Unidade possa providenciar o cadastro no SIGA, em “Manter Colaborador Externo”.

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SOLICITAÇÃO DE APRESENTAÇÃO

Comissão examinadoraA secretaria é notificada de que há a solicitação de inclusão de um novo membro e, para visualizar os dados enviados, deve acessar o ícone apresentado abaixo. Abre-se uma janela para comunicar o aluno se o cadastro foi efetivado ou se há algum dado faltante.

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SOLICITAÇÃO DE APRESENTAÇÃO

Comissão examinadoraAo ter um retorno da Unidade em relação ao cadastro solicitado, o aluno é notificado e pode então acessar novamente seu formulário de apresentação e continuar a preenchê-lo. O aluno possui a opção de salvar para continuar a editar posteriormente o seu formulário ou, estando pronto, pode enviá-lo à Unidade.

CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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Ao encaminhar a solicitação de apresentação à Unidade, a secretaria e a orientação são notificadas. O aluno possuindo uma orientação cadastrada, então, a secretaria não precisa realizar o mesmo procedimento de validação. Caso a secretaria atue e a orientação cadastrada não, fica registrado no sistema a informação de que a apresentação solicitada foi aceita sem o parecer da orientação. Ambas visualizam as mesmas telas, apresentadas a seguir.

CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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Os dados da solicitação são editáveis e, havendo alguma alteração, o aluno é notificado.

CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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CONFIGURAÇÃO GERALSolicitação de apresentação

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Se necessário, é possível solicitar correções ao aluno. Ele será notificado e poderá visualizar a justificativa da Unidade em seu perfil, como no processo de submissão da proposta. A partir disso, poderá acessar novamente seu formulário e realizar as alterações necessárias. Quando pronto, poderá enviar novamente para validação da Unidade, nos mesmos modos.

CONFIGURAÇÃO GERALGerar documentos

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Estando a solicitação do aluno por fim aprovada, é possível, via perfil de acesso da secretaria, gerar os documentos necessários, como a Ata e a Declaração de Autoria e Apresentação, que permanecerão armazenadas em “Arquivos”.

CONFIGURAÇÃO GERALGerar documentos

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CONFIGURAÇÃO GERALavaliação

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Após a apresentação o orientador e os avaliadores podem incluir o conceito e a frequência parcial, que será posteriormente ponderada pelo responsável pela disciplina para gerar a nota final.

CONFIGURAÇÃO GERALRegistro de nota e frequência

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Após o encerramento do período letivo, a nota final poderá ser registrada via Fluxo, que alimentará automaticamente o sistema de Notas e Frequências e irá compor, então, o histórico escolar do aluno.

CONFIGURAÇÃO GERALpublicação

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Os trabalhos aprovados daqueles alunos matriculados em disciplinas que autorizam a publicação em acervo digital em suas configurações vão diretamente para o acesso da Diretoria de Tratamento da Informação (DTRI), que providenciará a disponibilização do material.

CONFIGURAÇÃO GERALconclusão

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Compreende-se o encerramento do Fluxo com o registro da nota e frequência final pelo responsável pela disciplina, e pela publicação do trabalho em acervo digital para aquelas disciplinas que autorizarem isto. Tanto os perfis gerenciais quanto o aluno continuam a ter acesso ao dados registrados e aos documentos gerados em suas últimas versões, por meio das mesmas telas.