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LEGALE - PÓS GRADUAÇÃO DIREITO
ACIDENTÁRIO
Gestão Empresarial 4
Professor: Rogério Martir
Doutorando em Ciências Jurídicas e Sociais, Advogado militante e especializado em Direito Empresarial e Direito do Trabalho, Professor Universitário, Pós Graduação e de Cursos Preparatórios Para Carreiras Jurídicas, Sócio da Martir Advogados Associados - Consultoria Jurídica Empresarial e para o Terceiro Setor, Consultor da Revista Filantropia e Autor de Diversas Obras Jurídicas pela Editora Saraiva. 1
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Arquivamento Digital
• PJE – Processo Judicial Eletrônico.
• O papel foi eliminado dos fóruns trabalhistas, que atualmente conta apenas com documentos digitais.
• O mesmo procedimento deve ser seguido pelos escritórios de advocacia.
• A necessária modernização.
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Arquivamento Digital
• O Poder Judiciário Trabalhista se encontra nas nuvens, podendo ser acessado de qualquer lugar do mundo, desde que exista internet.
• Essa concepção hoje é a mais segura, prática e eficiente modalidade de arquivamento digital.
• Existem algumas empresas que prestam estes serviços, disponibilizando este produto no mercado a um custo atrativo, principalmente se levarmos em consideração o custo de manter um servidor físico no escritório.
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Arquivamento Digital
• No tocante a organização dos arquivos impera a simplicidade que já conhecemos em nossos computadores, só que com uma nova roupagem.
• Simplicidade esta que chega a tornar desnecessário até mesmo um programa de gestão de processos nos moldes que conhecemos.
• Assim, passamos a exemplificar de forma bem objetiva como seria uma arquivamento processual digital, assim como demais dado e informações:
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Arquivamento Digital
1 – Primeiro cria-se uma pasta mãe dentro da àrea
de compartilhamento das nuvens ou ainda diretamente no
ambiente on-line :
ARQUIVO
2 – Dentro desta pasta uma nova pasta para cada cliente.
3 – Dentro da pasta cliente informações e os processos.
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Arquivamento Digital
ARQUIVO
A
C
B
D
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Arquivamento Digital
Dados Cliente
Relatório
001 – João da
Silva
002 – José Souza
A
Representação
Processual
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Arquivamento Digital
001 - João da
Silva
Arquivo PJE
Atualizado
Documentos
Digitalizados
W - Contestação
Estratégia
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Arquivamento Digital
EstratégiaPossibilidade de Êxito
Objetivo Processual
Tratativas com a
Parte Contrária
Distribuição do Ônus
Probatório
Cálculos / Acordo
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Estrutura Física do Escritório / Arquitetura /
Lay-out
• Sempre que possível é importante pensar no inegável efeito de um escritório fisicamente planejado para com os cliente e até mesmo para a equipe de trabalho.
• Importante que exista uma recepção confortável e que transmita imponência, tranquilidade e segurança ao cliente.
• Um sala de reuniões formatada para esta finalidade é o que há de melhor dentro do contexto do lay-out ideal para o escritório.
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Estrutura Física do Escritório / Arquitetura / Lay-out
• Parece uma coisa sem significado real, mas o banheiro / lavabo que será utilizado pelo cliente deve ser impecável, pois transmite sensações de confiança e organização por parte do escritório.
• Quanto as áreas de trabalho estas devem ser confortáveis, bem iluminadas e com a mínima estrutura para os profissionais exercerem suas atividades.
• Importante ainda que exista uma copa para o bom e necessário cafezinho, tanto para a equipe quanto para o cliente. Um bom café ajuda a fechar o negócio.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• Assim que possível é importantíssimo constituir uma Sociedade de Advogados e, consequentemente, uma Pessoa Jurídica.
• Os grandes clientes exigem a emissão de Nota Fiscal e outras garantias formais que apenas uma Pessoa Jurídica pode oferecer.
• Não existe nada de “prejudicial” na abertura de uma Pessoa Jurídica, só a favor, o custo com contador e questões burocráticas se compensa com a profissionalização do negócio.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• A tributação completa na emissão das notas fiscais fica no patamar de 13,33%, enquanto que dependendo dos valores emitidos de recibos pela pessoa física pode levá-la a ter que recolher 27,5% de Imposto de Renda.
• No Simples Nacional fica em menos de 7%
• A informalidade tributária, principalmente quanto ao Imposto de Renda Pessoa Física está com os dias contados diante da facilidade em cruzar informações por parte da Receita, por isso é importante se preparar.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• O contrato social de uma sociedade de advogados dever ser registrado perante a OAB e no site da instituição (www.oabsp.org.br) entrando em “Comissões” e depois “Sociedade de Advogados” poderão ser encontradas todas as informações necessários, não sendo necessário neste primeiro momento o auxílio do contador.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• O segundo passo após o registro da sociedade é a solicitação de um CNPJ (Receita Federal) e inscrição perante os demais órgãos o que poderá ser realizado por um contador que também passará a representar contabilmente a sociedade (obrigação legal).
• O escritório / consultoria que vive na informalidade está fadado ao insucesso, aos pequenos clientes e aos pequenos honorários.
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Constituição de uma Pessoa Jurídica
• Além da profissionalização do escritório e maior facilidade na hora de compor os sócios e sua participação, a constituição da Pessoa Jurídica trará distinção entre os sócios e a sociedade que passará a ter vida própria inclusive gozando de diverso incentivos do mercado (linhas de crédito / cartão corporativo / descontos em seguros, planos de saúde, compra de veículos e outros)
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• É de extrema importância existir um controle dos valores que entram e saem do caixa do escritório e ter a real visão do quanto se gastou e qual foi o lucro dentro do mês.
• No âmbito negocial é inadmissível não ter estas precisas informações em mãos, pois torna-se impossível a análise dos caminhos que devem ser seguidos e falhas que devem ser sanadas.
• No mínimo o escritório deve ter um caixa diário, seja ele como for (eletrônico / manuscrito) com os campos de entrada e saída, sendo lançado neste tudo que entra e tudo que sai por menor que seja o valor.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• Sem a real visão do fluxo de caixa é impossível saber qual a despesa do escritório e as vezes os estacionamentos, almoços e cafezinhos no decorrer do mês podem estar comprometendo sensivelmente o lucro do escritório.
• O ideal, a título de planejamento financeiro, para um escritório de pequeno a médio porte é trabalhar com a margem de 40% de despesas e 60% de lucro, isso por se tratar do seguimento de serviços.
• Exemplificando: um escritório com dois sócios uma secretária e um estagiário com uma renda bruta de R$ 20.000,00 (avulso e carteira), seria R$ 8.000,00 de despesas e R$ 12.000,00 de lucro, sendo R$ 6.000,00 para cada sócio.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• Trabalhando o planejamento nesta proporção é possível crescer com segurança e considerável estabilidade.
• Importante ainda que cada sócio contribua com um fundo de caixa, reserva para eventuais necessidades urgentes, ou ainda investimentos no escritório.
• Também dentro deste planejamento financeiro fica fácil vislumbrar a entrada de novos sócios que iram trazer divisas e participar dos lucros (60%) já em um bolo mais robusto.
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Fluxo de Caixa e Planejamento
• Conforme a renda bruta for crescendo é possível flexibilizar estar porcentagens, sendo natural o crescimento das despesas e diminuição da porcentagem dos lucros (Ex: renda bruta R$ 100.000,00 / 60% despesas R$ 60.000,00 / 40% Lucro R$ 40.000,00 / 4 sócios R$ 10.000,00)
• Importante possuir uma conta bancária exclusiva para depósito dos honorários e emissão das cobranças dos mesmos. Hoje é possível via site do banco a emissão on-line destas cobranças.
• É necessário também desenvolver um sistema de prestação de contas para com o cliente em face dos reembolsos de despesas e eventuais custas processuais que passem pelo caixa.
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Concluindo o Raciocínio sobre a Organização e
Administração do Escritório
• É necessário organizar e administrar o escritório, pois não há como se tornar grande com pensamentos pequenos e atos menores ainda.
• O sucesso vem com o profissionalismo e com o investimento, tanto o intelectual quanto o financeiro.
• E quando não se tem o fator financeiro a criatividade deve imperar.
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