Maria Emilia Aracema AC 2 - Aracema Consultoria e Capacitação Farmacêutica Bioquímica...

Maria Emilia AracemaAC2 - Aracema Consultoria e Capacitação

Farmacêutica Bioquímica

aracema@terra.com.br

Belém - 9 de fevereiro de 2015

“Não se gerencia o que não se mede;

Não se define o que não se entende;Não há sucesso no que não se

gerencia!”

“Não se gerencia o que não se mede;

Não se define o que não se entende;Não há sucesso no que não se

gerencia!”

INDICADORESINDICADORES

Implantar um Sistema de Medição

Relembrar conceitos.

O QUE ENTENDEMOS O QUE ENTENDEMOS POR SISTEMA?POR SISTEMA?

Etapas para a implantação de um Sistema de Medição de Desempenho Organizacional - SMDO

SISTEMASISTEMA

Forma de organização;

Redutor de erros;

Um todo formado por partes que funcionam de forma padronizada;

Pode ser criado em resposta a necessidade específica;

Ferramenta principal: a informação

INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

O que definimos/consideramos por/como INFORMAÇÃO?

Diferenciar: Dado e Informação.

INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

Resultado de um processamento;

Manipulação e organização de dados;

Contribui para o conhecimento de um sistema.

INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

Ligada conceitualmente a:

Comunicação; Padronização;

Controle; Dados;

Percepção e representação do conhecimento.

EVITAR A BUROCRACIA DESNECESSÁRIAEVITAR A BUROCRACIA DESNECESSÁRIA

FACILITAR E NÃO ENGESSARFACILITAR E NÃO ENGESSAR

INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

Importante!!!! Acertividade!!!Importante!!!! Acertividade!!!

A informação deve ser clara e não deixar margem de dúvidas para quem a recebe!

INFORMAÇÃOINFORMAÇÃO

Uma professora de piano e órgão, solteirona convicta, muito admirada por ser a única pianista na cidadezinha, recebe uma chamada telefônica do padre, avisando-a da sua visita para a felicitar pelo seu 85º aniversário.

Quando o padre chega à casa da velhinha, dá-se conta que, sobre o órgão, há uma jarra de vidro cheia de água com uma camisinha flutuando lá dentro.

O padre não consegue acreditar no que vê e tenta disfarçar o seu assombro diante da professora.

Após alguns momentos de conversa, falando sobre a vida da anciã, e de já ter tomado dois cafezinhos, o padre continua atônito olhando aquela camisinha flutuando na jarra de vidro. Não aguentando mais, decide matar a sua curiosidade.

- Perdoe-me, filha, mas poderia explicar-me o que é aquilo?

(Apontando a jarra com a camisinha…)

“Ah, claro que sim,padre, uma coisa maravilhosa. O ano passado estava eu caminhando pela cidade e, de repente, vi um envelopinho no chão que dizia em letras muito pequenas: “Coloque-o sobre o órgão, mantenha-o úmido e prevenirá qualquer enfermidade”. E desde então, nem gripe me tem dado!!”

O que é um INDICADOR?O que é um INDICADOR?

Mas, afinal.......

DefiniçãoDefinição

Nome = Valor a ser analisado

TotalX N / descrição

“N” número = base 10

OBS: Sempre descrever o resultado: %, /mês, /horas aula, etc ...

DefiniçãoDefinição

Indicador é uma variável, construída à partir de dados que se descreve dentro de um contexto apropriado – uma determinada realidade, podendo ser utilizado como ferramenta para avaliar mudanças nos processos que definem essa situação.

DefiniçãoDefinição

Indicadores se constituem uma ferramenta que dá solidez ao gerenciamento.

Para que servem?Para que servem?

Instrumento de planejamento

◦Traçar ( e rever) metas

Para que servem?Para que servem?

Instrumento de gestão

◦Avaliar;

◦Acompanhamento de processo;

◦Tomada de decisões ( à partir de cenários)

Para que servem? Onde utilizar?Para que servem? Onde utilizar?

Instrumento de gestão

◦Um indicador é uma INFORMAÇÃO que permite: indicar, apontar, anunciar as tendências de estado de alguma coisa.

Onde utilizar os indicadores?

32Onde utilizar?Onde utilizar?

Organização

Processo

Trabalho/Executor

33

OrganizaçãoOrganização

Grego = “ORGANON”

Instrumento, utensílio, órgão ou aquilo com que se trabalha.

-Forma como um sistema se dispõe para atingir resultados específicos;

- Entidade social formada por 2 ou mais pessoas que trabalham de forma coordenada em um determinado ambiente, visando um objetivo coletivo.

resultados

produtos serviços

matéria-prima

insumos

PROCESSOPROCESSO

ENTRADAS SAÍDAS

itens de controle e verificação

Trabalho/ExecutorTrabalho/Executor

36

3 níveis 3 níveis (utilizam (utilizam fontes de dados fontes de dados diferenciadas) diferenciadas)

Quadro Estratégico Comum

Manual da Organização

Manual da Qualidade

Procedimentos

Fonte de dadosFonte de dados

CONHECER A ORGANIZAÇÃOCONHECER A ORGANIZAÇÃO

Conhecimento do passado;

Momento atual;

Direcionamento do futuro

VISÃO ESTRATÉGICAVISÃO ESTRATÉGICA

Missão;

Visão;

Valores;

◦Fatores Críticos de Sucesso;

◦Macro e Micro processos.

MISSÃO VISÃOMISSÃO VISÃO

Quem nós somos?◦Crenças, convicções

Qual o nosso propósito?

O que desejo ser?

Aonde quero chegar?

FATORES CRÍTICOS DE SUCESSOFATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

O que devemos focar?

◦Macro Processos Relacionados diretamente com o cliente/usuário e

fornecedores; Compõe-se de micro processos.

◦Micro processos;

◦Melhoria da qualidade dos serviços.

VALORES INSTITUCIONAISVALORES INSTITUCIONAIS

Elementos motivadores que direcionam as ações.

Ex: excelência, inovação, respeito pelo indivíduo, participação, parceria, transparência... ...

... Qualificação!

Agência Nacionalde Vigilância Sanitária www.anvisa.gov.br

QUALIFICAÇÃO

FORMAÇÃOFORMAÇÃO TREINAMENTOTREINAMENTO

EXPERIÊNCIAEXPERIÊNCIA HABILIDADESHABILIDADES

Vamos ver como funciona?Vamos ver como funciona?

MISSÃO – LACEN/PAMISSÃO – LACEN/PA

“Prestar atendimento laboratorial, científico e tecnológico como referência estadual, à Vigilância em Saúde, garantindo qualidade nos serviços oferecidos à sociedade.”

VISÃO (de futuro) – LACEN/PAVISÃO (de futuro) – LACEN/PA

“Ser referência regional em Laboratório de Saúde Pública, com reconhecimento nacional.”

Política da Qualidade e BiossegurançaPolítica da Qualidade e Biossegurança

LACEN-PA assegura a qualidade dos ensaios e a credibilidade e confidencialidade dos seus resultados, visando atender e satisfazer os seus usuários, mediante a correta aplicação dos métodos analíticos preconizados, do cumprimento dos requisitos da legislação e das normas nacionais, das políticas e da documentação do Sistema de Gestão da Qualidade e Biossegurança e do compromisso com a melhoria contínua das práticas laboratoriais e de biossegurança.”

VALORESVALORES

Compromisso com o trabalho seguro: trabalhar com segurança e responsabilidade objetivando a prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho.

Satisfação dos clientes: busca atender as expectativas dos clientes internos e externos.

VALORESVALORES

Aprimoramento contínuo: colaboradores e unidade buscando a excelência profissional.

Compromisso com o SUS: respeitar e cooperar para o pleno funcionamento do sistema, considerando seus princípios: universalidade, integralidade, equidade, descentralização, regionalização, hierarquização e da participação popular.

VALORESVALORES

Responsabilidade social: cumprir os deveres e obrigações dos indivíduos e empresa para com a sociedade em geral.

Ética: Conhecer os limites. Conhecer onde termina o seu direito e inicia o do outro. Conjunto de valores que devem orientar a vida do profissional e a do cidadão.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Capacitar 100% dos colaboradores em suas respectivas áreas de atuação;

Contemplar 100 % dos equipamentos em um plano de gestão que inclua manutenção preventiva e corretiva, aferição, qualificação, calibração e certificação quando necessário;

OBJETIVOS ESTRATÉGICOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Acreditar o laboratório de acordo com os requisitos da norma ABNT NBR ISO/IEC 17025, aplicável a laboratórios de calibração e de ensaio em pelo menos 2 setores (HIV na Biologia Médica e Medicamentos em Produtos);

ETAPAS DE ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO IMPLANTAÇÃO

ETAPASETAPAS

Definir a unidade de implantação;

Conceituação, definir a MISSÃO, VISÃO e OBJETIVOS ESTRATÉGICOS;

Elencar os Fatores Críticos de Sucesso FCS;

Formatar indicadores preliminares;

Apresentar à Alta Direção para aprovação;

Definir os Indicadores a serem implantados;

ETAPASETAPAS

Após a escolha dos Indicadores a serem implantados é necessário definir responsabilidades:

◦Coleta, formatação, análise e divulgação.

Quem fará? Onde fará (fontes de dados), quem analisa? Com que periodicidde? Como e para quem será divulgado? ...

Tipos de indicadoresTipos de indicadores

Existe apenas um tipo de indicador?

TIPOS DE INDICADORESTIPOS DE INDICADORES

INDICADORES ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS

Informam o “quanto” a organização se encontra na direção da consecução de seus objetivos estratégicos.

Refletem o êxito alcançado na implantação da Missão, Visão, Valores, Fatores críticos de sucesso

INDICADORES ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS

Perguntas a serem respondidas:

1.Missão: 1. Por que a Instituição existe?2. Para quem?3. O que faz?4. Como faz?

2.Visão:1. O que a Instituição pretende no futuro? (ambição,

objetivo)

INDICADORES ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS

Perguntas a serem respondidas:

3.Fatores Críticos de Sucesso:1. Quais são as atividades (ações)

absolutamente necessárias para alcançar o proposto na Missão/Visão?

2. Quais são as áreas a serem priorizadas?

Macroprocessos

INDICADORES DE PRODUTIVIDADEINDICADORES DE PRODUTIVIDADE

Medem:

◦Grau de utilização de recursos utilizados para a geração de produtos e serviços;

◦Permitem uma avaliação do esforço empregado para gerar produtos e serviços.

INDICADORES DE PRODUTIVIDADEINDICADORES DE PRODUTIVIDADE

Indicador relacionado à EFICIÊNCIA:

◦A comparação do resultado obtido na medição de um INDICADOR DE PRODUTIVIDADE contra o valor de referência definido pela Instituição para um determinado processo é chamado de EFICIÊNCIA.

-Foco no processo;- Fazer certo a coisa;

- Otimização de recursos.

INDICADORES DE QUALIDADEINDICADORES DE QUALIDADE

Focam as medidas de satisfação dos clientes/usuários e as características do produto/serviço;

Medem/refletem:◦Como o serviço é percebido pelo cliente/usuário;◦A capacidade de um processo em atender as

exigências dos clientes/usuários;

Fornecedores.

INDICADORES DE QUALIDADEINDICADORES DE QUALIDADE

Indicador relacionado à EFICÁCIA:

◦A comparação do resultado obtido na medição de um INDICADOR DE QUALIDADE contra o valor de referência definido pela Instituição para um determinado processo é chamado de EFICÁCIA.

-Foco no produto;- Fazer a coisa certo;

- Otimização de recursos.

EQUILÍBRIO ORGANIZACIONALEQUILÍBRIO ORGANIZACIONAL

INDICADORES DE IMPACTOINDICADORES DE IMPACTO

Indicador relacionado à EFETIVIDADE:

Uma Instituição, para ser EETIVA, precisa antes ser EFICIENTE e EFICAZ.

-Foco nas “consequências”;- Fazer a coisa certo da

maneira certa;- Apresenta resultados globais;- Revisão e análise de metas.

INDICADORES DE CAPACIDADEINDICADORES DE CAPACIDADE

Medem:

◦a capacidade de resposta de um processo por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

Por que criar um sistema de medição organizacional com base em indicadores?

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

Auxiliar na medição e controle do desempenho organizacional;

Apontar a direção para melhorias;

Identificar e comunicar o que é importante na Organização;

Motivar, influenciar o comportamento dos funcionários/servidores

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

Como fazer?

Quais os cuidados a serem tomados?

Escolher com atenção.

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

Derivar da Visão Estratégica;

Reduzir o número de dados a serem analisados;

Atender os atributos do indicador.

ATRIBUTOS DO INDICADORATRIBUTOS DO INDICADOR

Mensurável◦Poder de ser medido, quantificado;

Viabilidade◦Disponibilidade de fontes, custo, esforço;

Sensível◦Capacidade de refletir mudanças – controle do

processo;Compreensível

◦Entendido pelo grupo

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

Fundamental...

◦Que os indicadores sejam diretamente direcionados para a tomada de decisões, servindo de base para a revisão de metas já estabelecidas.

CRIANDO SISTEMA DE INDICADORESCRIANDO SISTEMA DE INDICADORES

Fundamental...

◦Não agreguem mais trabalho no dia a dia, nem tempo excessivo para serem coletados e obtidos;

◦ Permitir a análise de forma prática e objetiva;

◦Que haja participação dos envolvidos em sua elaboração.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOSOBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Estabelecer/Construir indicadores Estratégicos, de Qualidade, de Produtividade, de Efetividade e/ou Capacidade em 100% das Seções do Laboratório;

PONTOS A DEFINIRPONTOS A DEFINIR

SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO

Padrão de referência/meta a ser alcançada;

◦ Históricos: desempenho anteriores;

◦ Conhecido/Aceito: base científica;

◦ Proposto/Colocado: resposta à um programa;

◦ Concorrência/Comparativo: entre instituições

Geraldo Lopes de Souza JuniorGeraldo Lopes de Souza JuniorMestre em EstatísticaMestre em Estatística

Geraldo Lopes de Souza JuniorGeraldo Lopes de Souza JuniorMestre em EstatísticaMestre em Estatística

Geraldo Lopes de Souza JuniorGeraldo Lopes de Souza JuniorMestre em EstatísticaMestre em Estatística

SISTEMA DE INDICADORESSISTEMA DE INDICADORES

SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO

Necessita ...

◦Definição de “O que medir”;◦Identificação da fonte de dados (coleta);◦Padrão de referência/meta a ser alcançada;◦Sistema de informação;◦Gerenciamento do processo como um todo

(definições de atribuições);◦Criar “sistema de alerta”

SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO

Fatôres Críticos de Sucesso;

◦ Quais são as atividades cujo atendimento é ABSOLUTAMENTE necessário para o êxito na implantação da MISSÃO e VISÃO?

◦ Quais são as áreas que devem ser priorizadas?

SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO

Necessita ...

◦Definição de “O que medir”;◦Identificação da fonte de dados (coleta);◦Padrão de referência/meta a ser alcançada;◦Sistema de informação;◦Gerenciamento do processo como um todo

(definições de atribuições);◦Criar “sistema de alerta”

SISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃOSISTEMA DE INDICADORES/MEDIÇÃO

Necessita ...

◦Criar “sistema de alerta”

São mecanismos,maneiras de dar visibilidade ao resultado atingido em comparação à meta estipulada.

ALERTASALERTAS

0 A 60 % - Crítico

61 A79 % - Alerta

80 A 100 % - Desejável

SISTEMA DE INDICADORESSISTEMA DE INDICADORES

Limitações...

◦Um indicador não diz o que fazer para melhorar, ele apenas oferece relações numéricas que refletem um cenário específico.

◦Parece impossível?

LEMBRE-SE:O IMPOSSÍVEL É

FREQUENTEMENTE O QUE NÃO TENTAMOS…