NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA -...

NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

ELVIS MIRANDA

REVISÃO DE VÉSPERA

CONCEITOS BÁSICOS DE ARQUIVOLOGIA

(FEPESE/CELESC/2016) Em arquivologia, qual termo éutilizado como referência para designar onde ainformação é registrada?

(A) Gráfico

(B) Suporte

(C) Mecânico

(D) Sintomático

(E) Dados e informações

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É toda informação registrada,independentemente do suporte utilizado.

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DOCUMENTO

EXEMPLOS DE SUPORTES:

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(FEPESE/CELESC/2016) Em arquivologia, qual termo éutilizado como referência para designar onde ainformação é registrada?

(A) Gráfico

(B) Suporte

(C) Mecânico

(D) Sintomático

(E) Dados e informações

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(FEPESE/UFFS/2012) Os documentos de arquivopodem ser:

(A) Registrados em qualquer suporte.

(B) Registrados somente em suporte textual.

(C) Registrados somente em suporte iconográfico.

(D) Registrados somente em suporte audiovisual.

(E) Não são registrados em suporte, pois o termo“suporte” é um acessório do arquivo.

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(FEPESE/UFFS/2012) Os documentos de arquivopodem ser:

(A) Registrados em qualquer suporte.

(B) Registrados somente em suporte textual.

(C) Registrados somente em suporte iconográfico.

(D) Registrados somente em suporte audiovisual.

(E) Não são registrados em suporte, pois o termo“suporte” é um acessório do arquivo.

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CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado aosdocumentos que têm suas informações em forma deimagem estática?

(A) Poligráfico

(B) Histograma

(C) Cartográfico

(D) Iconográfico

(E) Pseudográfico

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Escritos/TextuaisIconográficosFilmográficos/AudiovisuaisCartográficosMicrográficosSonorosInformáticos

Classificação quanto ao gênero:

(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado aosdocumentos que têm suas informações em forma deimagem estática?

(A) Poligráfico

(B) Histograma

(C) Cartográfico

(D) Iconográfico

(E) Pseudográfico

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(FEPESE/MPE-SC/2014) São tipologias documentais:

(A) ofícios.

(B) e-mails.

(C) telegramas.

(D) memorandos.

(E) decretos legislativos.

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ESPÉCIES:

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- Alvará- Certidão- Declaração

- Boletim- Diploma- Contrato

- Ata

- Alvará de construção- Certidão de casamento- Declaração de imposto

de renda- Boletim escolar- Diploma de graduação- Contrato de prestação

de serviços- Ata de reunião

TIPOLOGIAS:

(FEPESE/MPE-SC/2014) São tipologias documentais:

(A) ofícios.

(B) e-mails.

(C) telegramas.

(D) memorandos.

(E) decretos legislativos.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

(FEPESE/CASAN/2011) Aos documentos aplicam-se critérios deavaliação para identificar seus valores primários esecundários. O valor primário pode ser:

(A) Ativo, neutro e passivo.(B) Conceitual, real e virtual.(C) Palpável, palatável e olfativo.(D) Interessante, mediano e superado.(E) Administrativo, legal ou jurídico e fiscal.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

(FEPESE/CASAN/2011) Aos documentos aplicam-se critérios deavaliação para identificar seus valores primários esecundários. O valor primário pode ser:

(A) Ativo, neutro e passivo.(B) Conceitual, real e virtual.(C) Palpável, palatável e olfativo.(D) Interessante, mediano e superado.(E) Administrativo, legal ou jurídico e fiscal.

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(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado ao arquivo que possui“em seu conjunto, documentos que são consultados de modofrequente”?

(A) Fixo(B) Volátil(C) Corrente(D) Constante(E) Intermediário

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Constituída por documentos mais novos; Documentos sujeitos a consultas frequentes; Documentos em tramitação (em curso ou

em andamento); Deve se localizar junto aos setores ou em locais

próximos e de fácil acesso.

1ª IDADE: FASE CORRENTE

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Documentos menos utilizados; Otimiza o espaço dos setores; Atende às solicitações das diversas áreas da instituição; Não há necessidade de ser instalado junto à instituição

(questão de economia); Os documentos aguardam a sua destinação final

(eliminação ou guarda permanente).

2ª IDADE: FASE INTERMEDIÁRIA:

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Documentos de valor histórico; Seus documentos já possuíram valor administrativo

anteriormente; Não elimina seus documentos; Deve disponibilizar seus documentos para consulta

tanto pelo público interno quanto ao público externo ea consulta não depende de autorização da áreaacumuladora.

3ª IDADE: FASE PERMANENTE

(FEPESE/CELESC/2016) Qual nome é dado ao arquivo que possui“em seu conjunto, documentos que são consultados de modofrequente”?

(A) Fixo(B) Volátil(C) Corrente(D) Constante(E) Intermediário

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(FEPESE/PREF. LAGES/2016) “Conjunto de documentos, em tramitação ounão, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pelaentidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

O texto acima define:(A) Arquivo corrente.(B) Censo de arquivos.(C) Arquivo permanente.(D) Documento impresso.(E) Documentação intermediária.

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(FEPESE/PREF. LAGES/2016) “Conjunto de documentos, em tramitação ounão, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pelaentidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

O texto acima define:(A) Arquivo corrente.(B) Censo de arquivos.(C) Arquivo permanente.(D) Documento impresso.(E) Documentação intermediária.

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(FEPESE/AL-SC/2010) O conjunto de documentos estritamente vinculados aosobjetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos nocumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãosprodutores em razão de sua vigência e da frequência com que são por elesconsultados é chamado de:

(A) Arquivo de primeira idade.(B) Arquivo de segunda idade.(C) Arquivo intermediário(D) Arquivo permanente.(E) Arquivo de custódia.

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(FEPESE/AL-SC/2010) O conjunto de documentos estritamente vinculados aosobjetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos nocumprimento de atividades fim e meio e que se conservam junto aos órgãosprodutores em razão de sua vigência e da frequência com que são por elesconsultados é chamado de:

(A) Arquivo de primeira idade.(B) Arquivo de segunda idade.(C) Arquivo intermediário(D) Arquivo permanente.(E) Arquivo de custódia.

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(FEPESE/MPE-SC/2014) A avaliação de documentosdefine quais documentos serão preservados parafins administrativos ou de pesquisa e em quemomento poderão ser eliminados ou destinados aosarquivos intermediário e permanente, segundo ovalor e o potencial de uso que apresentam para aadministração que os gerou e para a sociedade.

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AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

É a análise dos documentos da instituição, a fim dedefinir seus prazos de guarda e destinação final apartir de seus valores; É realizada por uma Comissão Permanente deAvaliação de documentos e resulta na Tabela deTemporalidade da instituição.

TABELA DE TEMPORALIDADE

(FEPESE/MPE-SC/2014) A avaliação de documentosdefine quais documentos serão preservados parafins administrativos ou de pesquisa e em quemomento poderão ser eliminados ou destinados aosarquivos intermediário e permanente, segundo ovalor e o potencial de uso que apresentam para aadministração que os gerou e para a sociedade.

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(FEPESE/MPE-SC/2014) A avaliação de documentosarquivísticos públicos ocorrerá mediante aplicaçãoda Tabela de Temporalidade de documentos, queapresenta os conjuntos documentais da instituição,os prazos de guarda nas fases corrente eintermediária e a destinação final.

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(FEPESE/MPE-SC/2014) A fim de acelerar o tratamentodos documentos não utilizados, as próprias unidadesadministrativas eliminam esse tipo de documentos,pois basta conhecimento do valor primário, nãohavendo, portanto, a necessidade de aplicação denormas que só burocratizam o processo.

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(FEPESE/MPE-SC/2014) No âmbito das instituições arquivísticas públicas, a transferência e o recolhimento dedocumentos são considerados, respectivamente, como:

(A) entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas; passagem de documentosde um arquivo corrente para o arquivo intermediário.

(B) passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário; a entrada de documentos paraguarda permanente em instituições arquivísticas públicas.

(C) passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente, visando preservar os documentoshistóricos; passagem dos documentos diretamente do arquivo corrente para o permanente.

(D) organização dos documentos de arquivo intermediário visando a mudança de suporte da informação; inserção dosdocumentos em sistemas arquivísticos digitais para preservação dos documentos permanentes.

(E) transferência de documentos arquivísticos públicos para outra esfera de atuação; recolhimento de documentospermanentes ao arquivo nacional.

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CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Valor primário ou administrativo

Valor secundárioou histórico

Eliminação ouDescarte

Transferência Recolhimento

(FEPESE/MPE-SC/2014) No âmbito das instituições arquivísticas públicas, a transferência e o recolhimento dedocumentos são considerados, respectivamente, como:

(A) entrada de documentos para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas; passagem de documentosde um arquivo corrente para o arquivo intermediário.

(B) passagem de documentos de um arquivo corrente para o arquivo intermediário; a entrada de documentos paraguarda permanente.

(C) passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente, visando preservar os documentoshistóricos; passagem dos documentos diretamente do arquivo corrente para o permanente.

(D) organização dos documentos de arquivo intermediário visando a mudança de suporte da informação; inserção dosdocumentos em sistemas arquivísticos digitais para preservação dos documentos permanentes.

(E) transferência de documentos arquivísticos públicos para outra esfera de atuação; recolhimento de documentospermanentes ao arquivo nacional.

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PROTOCOLO

(FEPESE/CELESC/2013) Os setores encarregados dorecebimento, registro, distribuição e movimentaçãode documentos em curso são denominados:

(A) Acervo.

(B) Protocolo.

(C) Almoxarifado.

(D) Administração de Arquivo.

(E) Unidade de arquivamento.

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(FEPESE/CELESC/2013) Os setores encarregados dorecebimento, registro, distribuição e movimentaçãode documentos em curso são denominados:

(A) Acervo.

(B) Protocolo.

(C) Almoxarifado.

(D) Administração de Arquivo.

(E) Unidade de arquivamento.

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(FEPESE/CELESC/2016) O procedimento de análise deum documento que busca identificar o assunto nelecontido e sua classificação é uma atividade peculiarde qual departamento?

(A) Protocolo

(B) Marketing

(C) Financeiro

(D) Recursos humanos

(E) Pesquisa e desenvolvimento

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(FEPESE/CELESC/2016) O procedimento de análise deum documento que busca identificar o assunto nelecontido e sua classificação é uma atividade peculiarde qual departamento?

(A) Protocolo

(B) Marketing

(C) Financeiro

(D) Recursos humanos

(E) Pesquisa e desenvolvimento

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(FEPESE/CAU-SC/2013) Em protocolo, assinale aalternativa que expressa corretamente o ato deenviar um documento ao destinatário que seencontra em outra instituição.

(A) Recepção

(B) Expedição

(C) Distribuição

(D) Classificação

(E) Separação

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(FEPESE/CAU-SC/2013) Em protocolo, assinale aalternativa que expressa corretamente o ato deenviar um documento ao destinatário que seencontra em outra instituição.

(A) Recepção

(B) Expedição

(C) Distribuição

(D) Classificação

(E) Separação

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(FEPESE/CASAN/2011) Que nome se dá ao órgão, setor oudepartamento numa organização que é responsável pelorecebimento, registro, movimentação, controle,expedição e classificação de documentos de carátercorrente?

(A) Garagem(B) Protocolo(C) Manutenção(D) Almoxarifado(E) Serviços gerais

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ATIVIDADES DE PROTOCOLO

Recebimento Registro Autuação Classificação Expedição / Distribuição Controle / Movimentação

(FEPESE/CASAN/2011) Que nome se dá ao órgão, setor oudepartamento numa organização que é responsável pelorecebimento, registro, movimentação, controle,expedição e classificação de documentos de carátercorrente?

(A) Garagem(B) Protocolo(C) Manutenção(D) Almoxarifado(E) Serviços gerais

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PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

(FEPESE/CAU-SC/2013) Quanto à preservação e conservação de documentos, identifique com ( D ) os itens que expressam agentes danosos aos documentos e com ( N ) os itens que não são danosos aos documentos.

( ) Luminosidade( ) Poluição atmosférica( ) Insetos( ) Micro-organismos( ) HumanosAssinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.(A) D – D – D – D – D (B) D – D – D – N – N (C) D – N – D – D – N (D) N – D – N – D – N (E) N – N – N – N – N

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(FEPESE/CAU-SC/2013) Quanto à preservação e conservação de documentos, identifique com ( D ) os itens que expressam agentes danosos aos documentos e com ( N ) os itens que não são danosos aos documentos.

( ) Luminosidade( ) Poluição atmosférica( ) Insetos( ) Micro-organismos( ) HumanosAssinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.(A) D – D – D – D – D(B) D – D – D – N – N (C) D – N – D – D – N (D) N – D – N – D – N (E) N – N – N – N – N

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ARQUIVAMENTO E ORDENAÇÃO DE DOCUMENTOS

(FEPESE/CASAN/2011) Assinale a alternativa que conceitua o MétodoGeográfico de arquivamento:

(A) É um sistema de recuperação onde a chave de recuperação é aprocedência ou local.

(B) É um sistema no qual sua pesquisa é realizada no local onde émantido.

(C) Consiste em um localizador virtual de documentos.(D) É um sistema onde o seu local de guarda segue a orientação

semelhante ao sistema de CEP (código de endereçamento postal)utilizado pelos Correios.

(E) É o sistema no qual o conceito primário é a guarda ondedeterminado documento foi gerado.

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MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO:

Alfabético (por NOME); Geográfico (por LOCAL ou PROCEDÊNCIA); Numérico (por NÚMERO); Ideográfico (por TEMA ou ASSUNTO).

(FEPESE/CASAN/2011) Assinale a alternativa que conceitua o MétodoGeográfico de arquivamento:

(A) É um sistema de recuperação onde a chave de recuperação é aprocedência ou local.

(B) É um sistema no qual sua pesquisa é realizada no local onde émantido.

(C) Consiste em um localizador virtual de documentos.(D) É um sistema onde o seu local de guarda segue a orientação

semelhante ao sistema de CEP (código de endereçamento postal)utilizado pelos Correios.

(E) É o sistema no qual o conceito primário é a guarda ondedeterminado documento foi gerado.

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(FEPESE/CELESC/2013) No métodonumérico simples, os documentos sãoarquivados por ordem cronológica.

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(FEPESE/CELESC/2013) O método dearquivamento é determinado pelanatureza dos documentos a seremarquivados e pela estrutura da entidade.

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ESCOLHA DO MÉTODO A SER ADOTADO:

A natureza dos documentos a seremarquivados; A estrutura e o funcionamento dainstituição.

O responsável deve conhecer e considerar 2aspectos:

(FEPESE/CELESC/2013) O método dearquivamento é determinado pelanatureza dos documentos a seremarquivados e pela estrutura da entidade.

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