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Plataforma de Gestão Documental,
Workflow e Gestão de Arquivo
Luanda, 2017
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Índice
Índice ............................................................................................................................................. 2
1. Gestão Integrada de Documentos e Processos ................................................................... 3
2. Solução Plataforma de Gestão Documental ........................................................................ 4
3. Vantagens de Implementação .............................................................................................. 5
4. Principais Funcionalidades .................................................................................................. 5
5. Gestão de Arquivo ............................................................................................................... 11
6. Características Técnicas do Sistema ................................................................................. 12
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1. Gestão Integrada de Documentos e Processos
A gestão de documentos é um processo essencial ao bom desempenho de uma Instituição e um
reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos
do exterior como internos, torna fácil a perda de documentos, a falta de organização, aumenta a
dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos
fluxos de informação.
A gestão documental e workflow é um processo que permite às Instituições a gestão de toda a
informação não estruturada (documentos), factor decisivo para o seu negócio e que implementa
os seguintes conceitos:
• Desmaterialização através da digitalização dos documentos em formato papel, produzindo
documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados segundo um determinado
critério;
• Normalização de todos os tipos de documentos da Instituição, métodos de classificação e
de entidades;
• Uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos;
• Indexação através da catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é
equivalente ao processo de arquivo físico, mas potenciando os benefícios dos sistemas de
informação, podendo garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico;
• Workflow – definição dos vários estados pelos quais um documento passa, incluindo
publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo possibilitando o controlo dos
fluxos de circulação de documentos;
• Pesquisa através de implementação de um motor de busca capaz de realizar pesquisas no
conteúdo de qualquer documento ou nos seus atributos, permitindo localizar e
disponibilizar imediatamente o mesmo, quando necessário e em qualquer parte;
• Redução de Custo através do aumento de produtividade na procura, reencaminhamento e
gestão de documentos, redução do custo de cópias e redução das necessidades de espaço
de arquivo.
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2. Solução Plataforma de Gestão Documental
A Plataforma de Gestão Documental é uma solução integrada de gestão documental e de workflow
que integra as funcionalidades de gestão do ciclo de vida do documento e organização por
processos dos documentos permitindo a desmaterialização de processos da actividade da
organização e de processos de decisão.
Desenvolvido em tecnologia Microsoft para ambientes web, a Plataforma de Gestão Documental
possui um interface amigável e de simples utilização, possibilitando o fácil acesso a partir de
qualquer equipamento que possua um browser de Internet.
A Plataforma de Gestão Documental integra numa aplicação informática o plano de classificação,
processos, gestão de acessos e documentos.
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O seu objectivo é a gestão da documentação e dos processos de forma rápida, fácil e eficiente,
permitindo simultaneamente um maior controlo e manuseamento de toda a informação existente
na organização.
A Plataforma de Gestão Documental obedece às normas do modelo que especifica os requisitos
para um sistema de gestão de documentos electrónicos).
Este sistema constitui uma oportunidade para rever a gestão de documentos, pastas e processos,
na perspectiva de um sistema tecnologicamente avançado, integrado e flexível.
3. Vantagens de Implementação
A solução Plataforma de Gestão Documental apresenta as seguintes vantagens de implementação:
• Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados;
• Automatização e uniformização dos processos de trabalho;
• Gestão do arquivo da Instituição de uma forma centralizada;
• Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos;
• Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos;
• Controlo dos fluxos de informação (documentos e processos);
• Ganhos de eficiência administrativa e processual com consequente redução de custos
operacionais;
• Redução da necessidade de espaço físico para arquivo e do custo com fotocópias;
• Possibilidade de medir a eficiência de recursos.
4. Principais Funcionalidades
Multi-Site
Para grupos organizacionais que pretendam com outras organizações, o software permite a
interligação entre várias organizações de forma a responder a esta necessidade.
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Acesso, Autenticação e Segurança
O acesso ao sistema é efectuado via web browser independentemente da localização física do
utilizador. A autenticação é efectuada mediante login e password ou por integração com a “active
directory” da rede utilizando o conceito de “single sign on”.
O acesso aos documentos é controlado através de um conceito de autorização detalhado que
consiste na definição de grupos, papéis e perfis. Este conceito assegura que pessoas,
departamentos, auditores, fornecedores, etc., apenas tenham acesso aos documentos
correspondentes ao seu nível de autorização.
Acesso directo através do disco ao ficheiro do documento não é permitido. As funcionalidades de
“log” permitem analisar quem acedeu ou modificou um documento e por quem é que foi
distribuído.
O conceito de documento confidencial permite que um determinado documento apenas possa ser
visualizado pelo seu emissor e destinatário.
A Plataforma de Gestão Documental permite a utilização de assinaturas digitais, sejam elas simples
ou através de certificados digitais garantido a integridade dos documentos e a autenticidade dos
utilizadores.
Entidades e Tarefas
A base de dados de entidades deve ser gerida na Plataforma de Gestão Documental. Cada entidade
é composta pelo “tipo” que irá determinar que campos irão compor a ficha de entidade, as várias
moradas que cada entidade tenha e os contactos dentro dessa entidade.
As tarefas baseiam-se no conceito existente no Outlook e podem ser tipificadas e associadas a
documentos ou processos.
Tanto os contactos como as tarefas podem ser sincronizados com o Outlook de cada utilizador e
seguidamente com qualquer dispositivo móvel.
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Digitalização de Documentos
A Plataforma de Gestão Documental permite efectuar digitalizações de documentos
individualmente ou em lote através da utilização de códigos de barra que funcionam como
separadores de documentos.
Durante a digitalização é possível extrair informação do documento através da utilização de OCR
e/ou códigos de barras e depois utilizar essa informação para indexar os conteúdos e integrá-los
num ERP.
Os documentos digitalizados podem ser convertidos para PDF/A, permitindo que todo o seu
conteúdo seja pesquisável por palavra-chave.
A digitalização de documentos para pastas de rede é outra opção. A Plataforma de Gestão
Documental tem a capacidade de ir buscar esses documentos, efectuar uma pré classificação e
guardá-los sobre a sua base de dados.
Durante o processo de digitalização e caso os scanners o permitam é também possível de imprimir
no documento físico o número de entrada e respectiva data de registo.
Criação de Documentos e Gestão de Versões
A Plataforma de Gestão Documental disponibiliza uma série de funcionalidades de criação, edição
e gestão do ciclo de vida dos documentos.
No caso dos documentos internos ou de saída, os templates são geralmente disponibilizados e
geridas na Plataforma de Gestão Documental garantindo assim a normalização dos tipos de
documentos. Assim para um utilizador produzir um documento deverá seleccionar a opção registar
uma saída, seleccionar o tipo de documento e respectivo template e proceder à sua classificação.
Mesmo após a classificação de um documento é possível editar o seu registo e complementá-lo
com informação adicional. Esta informação pode traduzir-se em associar documentos a outros,
associar o documento a um ou mais processos, adicionar outros documentos e/ou emails, etc..
Qualquer documento guardado na Plataforma de Gestão Documental pode ser editado a qualquer
momento, desde que guardado no seu formato original. No caso dos documentos Word sempre
que é efectuado um checkout ao documento é criada uma nova versão que fica disponível para
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consulta após ser efectuado o checkin. Todas as versões são guardadas e disponibilizadas para
consultas futuras.
Registo de Ficheiros (Microsoft Office, PDF, CAD, etc.)
A Plataforma de Gestão Documental oferece uma série de métodos para registar documentos e/ou
ficheiros sobre a base de dados.
Além do método de digitalização já mencionado é possível enviar para a Plataforma de Gestão
Documental através de um plugin Windows qualquer tipo de ficheiro, esteja ele numa pasta local
ou num servidor de ficheiros. O plugin Office permite enviar um documento Word, Excel ou
Outlook.
Todos os ficheiros que são registados sobre a Plataforma de Gestão Documental mantêm o seu
formato original.
Formulários
A Plataforma de Gestão Documental integra um gestor de formulário que permite ao administrador
da aplicação criar tipologias de formulários e definir para cada tipo de formulário os campos que o
compõem. Os campos podem ser do tipo texto, numérico, data, escolha múltipla ou do tipo “combo
box”.
É possível definir por campo o número de caracteres, se é multilinha, valores de escolha pré
definidos, o valor inicial e a sua ordem.
Estes formulários funcionam como um documento normal, tendo um número de registo associado
e podendo integrar uma circulação adhoc ou um workflow.
Registo de E-mail
Os emails podem também ser facilmente registados. Dentro do Outlook existe um plugin
disponível que permite efectuar o registo de um ou mais e-mails na Plataforma de Gestão
Documental. Os e-mails são guardados no seu formato original incluindo os ficheiros em anexo.
O tipo de documento, destinatário, remetente, assunto e data são utilizados para indexação
automática do email.
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A Plataforma de Gestão Documental está também preparado para atribuir um número de saída
automático para o envio de um e-mail de forma a que este possa constar no assunto do e-mail,
permitindo assim ao destinatário em caso de resposta poder usar o número como referência.
Classificação de Documentos / Processos
Após o envio de um ficheiro ou e-mail para a Plataforma de Gestão Documental ou de uma
digitalização de um documento, poderá classificar o mesmo segundo os critérios definidos como
por exemplo o tipo de documento, remetente, destinatário, assunto, processo a que pertence,
data, etc..
Os documentos ou processos podem também ser classificados segundo um plano de classificação
baseados numa estrutura hierárquica, de inspiração funcional com o objectivo de normalizar os
códigos de classificação.
Após a classificação, o documento é numerado automaticamente pelo sistema e guardado sobre a
base de dados, podendo ser arquivado e passando a estar disponível para consulta por uma série
de atributos pré-definidos.
O processo de classificação poderá também dar origem um workflow de um documento ou
processo.
Workflow e Distribuição de Documentos e Processos
A Plataforma de Gestão Documental ajuda a automatizar processos de negócios baseados em
documentos e processos. Garante que um determinado documento/processo chega sempre à
pessoa correcta através da definição de acções, transições e dos respectivos intervenientes.
Os processos são desenhados directamente na área de administração da Plataforma de Gestão
Documental ou em Microsoft Visio e depois importados para a Plataforma de Gestão Documental.
As acções possíveis vão desde a circulação para um ou mais intervenientes com obrigatoriedade ou
não de resposta, a criação de um determinado tipo de tarefa, a obrigatoriedade de associar um
documento a um determinado tipo de processo ou a interacção com outros sistemas,
nomeadamente ERP.
Os workflows são controlados através da aceitação ou rejeição de um utilizador, determinando
assim qual o próximo passo do workflow e para quem é que deve ser enviado.
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Para cada workflow é sempre gerado um email de alerta que permite ao utilizador remotamente
e através de um link aceder directamente ao ecrã correspondente.
Para controlar os aspectos relacionados com datas limite de aprovação, será implementado um
agente que será responsável pelo despoletar dos alarmes, definidos na parametrização do
workflow.
Sempre que um determinado processo de negócio não esteja definido existe a possibilidade de
circular documentos ou processos adhoc, ou seja, o utilizador é que decide para quem vai enviar o
documento/processo.
Um processo é composto por documentos de vários tipos e formatos tais como cartas, faxes,
emails ou ficheiros, as entidades envolvidas, que outros processos lhe estão associados, etc.. Esta
funcionalidade permite assim de uma forma fácil e rápida, distribuir de uma vez só, diversos
documentos.
Os tipos de circulações são parametrizáveis no sistema podendo ser, por exemplo, para informar,
para pedido de parecer, para despacho, para assinatura, etc. O módulo de alertas da Plataforma de
Gestão Documental permite definir regras específicas associadas a meta dados de documentos,
processos ou workflows.
Relatórios e Indicadores de Gestão
A Plataforma de Gestão Documental traz de base um conjunto de relatórios, que permitem aos
administradores da aplicação retirar um conjunto de indicadores do sistema. Estes indicadores
dizem respeito a documentos, processos, circulações, workflows, tarefas, períodos de retenção
física dos documentos e digitalizações.
Os dados a retirar podem ser parametrizados com base num conjunto de atributos já
disponibilizados pela Plataforma de Gestão Documental e agrupados segundo um critério a definir.
Plataforma de Gestão Documental Web Services
O software Plataforma de Gestão Documental disponibiliza um conjunto de interfaces baseados em
web services e que permite integrar com os mais variados sistemas. Assim será possível que
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qualquer aplicação de terceiros possa instanciar esses web services e ler ou gravar informação na
base de dados da Plataforma de Gestão Documental.
Plataforma de Gestão Documental Mobile
A plataforma permite consultar os seus documentos ou processos pendentes ou efectuar pesquisas
sobre os mesmos a partir de qualquer equipamento móvel.
A versão Mobile da Plataforma de Gestão Documental está desenvolvida em cima da framework
Jquery Mobile garantindo a compatibilidade com todos os equipamentos ou plataformas e
browsers.
5. Gestão de Arquivo
O sistema de gestão de arquivo deverá conter um armazém de custódia de arquivo com seguintes
objectivos específicos:
• Gestão integrada do ciclo de vida dos documentos no arquivo;
• Gestão logística do arquivo;
• Gestão do processo de destruição massiva de documentos;
• Gestão de pedidos de consulta de documentos físicos;
• Controlo de acessos a documentos físicos em arquivo.
Estas funcionalidades são vitais para o bom funcionamento do arquivo.
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6. Características Técnicas do Sistema
Plataforma de Gestão Documental
A arquitectura de referência é composta por 3 camadas (camada de apresentação, camada de
negócio e camada de dados) e respectivos módulos.
• Sistema de gestão de bases de dados relacionais com integração total dos dados no
Microsoft SQL Server;
• Suporte de imagens de vários formatos: TIFF, BMP, JPEG, etc.;
• Suporte de qualquer tipo de documentos: Word, Excel, PDF, DWG, HTML, etc.;
• Compatibilidade com drivers TWAIN;
• Capacidade de integração com aplicações de terceiros através de web services.
Servidor
• Microsoft Windows 2003 ou 2008;
• Internet Information Services 6.0 ou 7.0;
• Microsoft SQL Server 2005, 2008 ou 2012;
• Framework .net 4.0;
• Protocolo de comunicação TCP/IP;
• Processador XEON (Dual CPU Recomendado); Memória RAM 4 GB; Disco Rígido: Discos 125
GB em raid 0 ou raid 5;
• Unidade de backup próprio ou de rede.
Cliente
• Windows XP, Vista ou 7;
• Internet Explorer 7.0, 8.0 e 9.0;
• Microsoft Office 2003, 2007 ou 2010;
• Pentium IV com 512 MB de RAM (1 GB recomendado e 2 GB de RAM para as estações de
digitalização).
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