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PROCEDIMENTO DO ALMOXARIFADO E
AQUISIÇÃO DE SUPRIMENTOS E INSUMOS
REVISÃO 4
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1. OBJETIVO:
Estabelecer a sistemática de trabalho adotada para os Setores de Almoxarifado e Compras, na cotação, aquisição, estocagem e entrega de itens de manutenção, suprimentos internos e insumos diversos.
2. ABRANGÊNCIA:
Os critérios deste procedimento aplicam-se aos Departamentos: Compras de Suprimentos e Insumos e Almoxarifado da TRUFER.
3. IMPACTOS AMBIENTAIS:
• No Setor de Almoxarifado ocorre trânsito de veículos de carga e estocagem de óleo lubrificante; no caso de ocorrer um vazamento de óleo, aplicar as ações de contingência indicadas no documento “Procedimento para Gerenciamento de Impactos Ambientais”;
• No Setor de Compras deve ser aplicada a sistemática de “coleta seletiva” conforme critérios indicados no documento “Procedimento para Gerenciamento de Impactos Ambientais”.
4. CONTROLE DE REGISTROS:
IDENTIFICAÇÃO DO REGISTRO
LOCAL DE ARMAZENAMENTO
FORMA DE RECUPERAÇÃO
TEMPO DE RETENÇÃO
TIPO DE ACESSO
Pedido de Suprimento Sistema Informatizado Diversos 2 anos Livre Pedido de Compra Sistema Informatizado Diversos 2 anos Livre Nota Fiscal de Entrada Financeiro Numérico 5 anos Livre
5. REGISTRO DAS REVISÕES:
REVISÃO ALTERAÇÃO IMPLEMENTADA
0 Revisão inicial do documento
1 Corrigida a segunda página do fluxograma (3a. e 4
a. atividade).
2
Revisão geral periódica do documento, em atendimento ao requisito 4.2.3 do Manual do
Sistema Integrado de Gestão da TRUFER; incluído novo item para a identificação dos
impactos ambientais envolvidos.
3 Revisão geral do procedimento.
4 Revisão geral do documento para atendimento a versão 2015 da norma com inclusão dos
itens 8 a 11.
6. APROVAÇÃO:
Elaborado por:
Luciano Theophilo Filho
Aprovado por:
Márcio Trujillo Rodrigues
Atualizado por: Hugo Barros
Data de Elaboração:
20 / 12 / 2010
Data de Atualização:
08 / 11 / 2017
Data de Aprovação:
08 / 11 / 2017
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7. FLUXOGRAMA:
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8. DOCUMENTOS DE APOIO: 8.1 CADASTRO DE ITENS
8.2 SOLICITAÇÃO DE COMPRAS:
8.3 PEDIDO DE COMPRA:
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8.4 NOTAS FISCAIS DE ENTRADA
8.5 BAIXAS DE PEDIDOS
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9. MAPEAMENTO DO PROCESSO:
10. MONITORAMENTO:
10.1 O monitoramento das atividades do Almoxarifado e de Compras é realizado diariamente pelo seu Gestor, através do acompanhamento de todas as atividades. Para tanto, utiliza-se das informações cadastradas nos sistemas informatizados, e-mails e também de alguns relatórios.
10.2 Adicionalmente é realizada anualmente uma “Pesquisa de Satisfação de Clientes” para avaliar o grau de atendimento às necessidades e expectativas dos Clientes ativos da Trufer.
10.3 Por meio dos “Registros de Ocorrências” e “Reclamações de Clientes” é feito o acompanhamento de possíveis problemas causados pelas atividades, permitindo avaliar o grau de atendimento das necessidades dos Clientes.
10.4 No caso de serem identificados problemas ou dúvidas, o Gestor é responsável por providenciar junto aos profissionais sua correção, orientando-os quanto a melhor forma de realização das tarefas.
10.5 Caso seja identificada alguma oportunidade de melhoria durante as atividades de monitoramento, o Gestor avaliará sua implantação, e se for identificado algum problema, o mesmo será levado ao conhecimento do ao Representante da Direção, que registra o problema no formulário “Registro de Ocorrência” para tratamento.
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11. GESTÃO DE RISCOS:
NORMA ATIVIDADE PROBLEMA PARTES
INTERESSADAS AÇÃO PREVENTIVA MITIGAÇÃO REGISTROS
ISO 9001
Cadastramento de itens de Almoxarifado
no Sistema
Cadastramento errado no Sistema
Colaboradores Conferência pelo Aux.
Almoxarifado Correção do Sistema
Sistema Informatizado
Compra de materiais e serviços
Compra fora da especificação ou em
quantidade diferente da solicitada
Colaboradores Sócios
1. Conferência pelo Solicitante 2. Conferência pelo Comprador 3. Aprovação pela Diretoria
Troca ou negociação comercial com o
fornecedor
Sistema Informatizado
Recebimento dos materiais e serviços
1. Aprovação de itens não adequados 2. Reprovação de Itens Adequados 3. Quantidade diferente da solicitada
Colaboradores Sócios
Utilização do "Pedido de Compra" e da "Nota Fiscal"
como referência
Troca ou negociação comercial com o
fornecedor
Sistema Informatizado
Armazenamento dos materiais no Almoxarifado
Armazenamento em local diferente dos já existentes
Colaboradores Indicação do endereço de
armazenamento no Sistema Informatizado
Mudança dos itens armazenados erroneamente
Sistema Informatizado
ISO 14001
Armazenamento dos materiais no Almoxarifado
Armazenamento de material sem FISPQ
Colaboradores Comunidade
1. Recebimento de cópia física encaminhada pelo fornecedor para Compras 2. Recebimento de cópia eletrônica encaminhada por E-Mail pelo fornecedor para Compras
Limpeza da área com uso de serragem
Ocorrência Interna
Armazenamento em local inadequado
(não protegido)
Comunidade Regulamentador
1. Piso impermeabilizado 2. Compra fracionada
Limpeza da área com uso de serragem
Ocorrência Interna
Armazenamento de óleo lubrificante
Comunidade Regulamentador
1. Piso impermeabilizado 2. Bacia de contenção
Limpeza da área com uso de serragem
Ocorrência Interna
Armazenamento de óleo diesel
Comunidade Regulamentador
1. Piso impermeabilizado 2. Bacia de contenção
Limpeza da área com uso de serragem
Ocorrência Interna
Coleta Seletiva Separação equivocada
de materiais Fornecedores Comunidade
Treinamento e Conscientização
Separar corretamente os materiais
NA
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