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Serviços Financeiros Volkswagen Manual Operacional

Sistema Integrado

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 2

Índice INTRODUÇÃO 7

OBJETIVO 9

CONFIGURAÇÃO 10

TELAS DE ACESSO 11

ATENDIMENTO AO CLIENTE – ATC W EB 14

FINANCIAMNETO – CDC 16

BOLETO 20

Caixa 20

2º Via 23

REBATE 25

FINANCIAMENTO PREMIUM 27

SEGURO 29

HISTÓRICO 32

CONSÓRCIO 38

LANCE 44

AUMENTO DO BEM BÁSICO DO PLANO 46

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 3

POSIÇÃO DO CONSORCIADO 48

SIMULADOR 50

ACAP – AUTORIZAÇÃO DE FATURAMENTO ELETRÔNICA 52

DESCONTO DE ATRASO 55

SOLICITAÇÃO DE SENHA 59

FINAME 60

COB – ATENDIMENTO DE COBRANÇA 62

CARTEIRAS 64

Manutenção 74

Alteração 81

CARTÓRIO/ PROTESTO 87

CONSULTA ESPECÍFICA 88

DESPESAS 89

Conferência 89

Consultas 92

FILA DE COBRANÇA 93

Administrativo/ Jurídico 93

Pesquisa – cobrança administrativa 98

IMPRESSÃO DE BOLETO 99

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MONITORAMENTO 100

Gerencial 100

Parâmetro Gerencial 104

Recuperador administrativo/ Jurídico 107

NOTIFICAÇÃO/ REFIN 108

Consulta 108

PARÂMENTROS DO ACORDO 109

Prazo para repasse 109

Quadro de descontos 113

Recomendações 114

PRÉ-JURÍDICO 116

RETOMADO 117

Consulta 117

Estatística Retomado 117

Em trânsito 119

Vistoria 120

Despachante 121

Leiloeiro 122

Movimentação de Pátio 123

VISTORIA 124

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CDT – CONTROLE DE TAREFAS 127

FILA 130

FILA DO SETOR 134

INFORMATIVO 136

PARÂMETROS 138

Campos 138

Departamentos/ Usuários 140

Documentos 143

Históricos 146

Justificativa 148

Tarefa/ Estapas 149

PRORROGAÇÃO 151

REMANEJAMENTO 152

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Público alvo - Empregados Volkswagen Serviços

Responsável – Organização de Procesos – I.T.

Data da emissão – 05/2005

Data de validade – 05/2006

Última alteração – 05/2005

Código - SYS001

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 7

Introdução

Pensando na praticidade para nosso usuários, fizemos a integração de três

sistemas numa única página, assim teremos mais agilidade nas informações e no

atendimento ao cliente, tanto interno quanto externo.

ATC - Sistema de Atendimento a Clientes O ATC é um sistema de atendimento a clientes que foi desenvolvido em

ambiente WEB a fim de substituir o antigo CAT. Com uma tecnologia mais

moderna, conseguimos facilidades para nossos usuários, uma tela mais limpa e

com caminhos bem claros e objetivos das informações, assim tornando o

atendimento mais eficaz, agil e prático. Uma das novidades é o envio de boletos e

extratos de c/c aos clientes via e-mail. Com isso o atendimento se torna mais

rápido e o cliente muito mais satisfeito.

COB - Sistema de Cobrança O COB é um sistema de cobrança da Volkswagen Serviços Financeiros que tem

seu acesso feito via internet e intranet, criado para distribuir e acompanhar os

contratos que encontram-se inadimplentes de CDC, Consórcio (cota

contemplada), FINAME e Leasing para os escritórios de cobrança seja ela

administrativa ou judicial.

Este novo sistema permite que os recuperadores tenham mais informações sobre

o perfil e performance de pagamento dos clientes e tomem as ações necessárias

com rapidez e eficiência.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 8

CDT - Sistema de Controle de Tarefas O CDT é um sistema de controle de tarefas integrado com os s istemas de

Cobrança e ATC, onde algumas pessoas precisam interagir para a realização de

uma tarefa. Totalmente parametrizado, o s istema informa o setor e qual (is)

pessoas são responsáveis pela realização daquela tarefa. Com esta nova

ferramenta reduziremos o manuseio e armazenamento de papéis que transitam

pela Matriz, Filiais e Escritórios de Cobrança, assim teremos agilidade na troca de

informações e armazenamento de todo o fluxo garantindo a melhor informação

histórica do cliente. Com toda esta facilidade as tarefas serão atendidas no prazo

e com mais qualidade, o risco de se perder um processo importante será mínimo e

o cliente mais uma vez estará satisfeito com nossos serviços. Estas tarefas podem

ser abertas desde que necessárias direto na tela de histórico do sistema ATC,

após registro do histórico, acompanhadas nesta mesma tela e cada usuário terá

sua própria caixa personalizada.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 9

Objetivo Nosso objetivo com este novo acesso é diminuir o acessos a vários sistemas

simultaneamente, evitando a lentidão e desempenho dos sistemas.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 10

Configuração

Para acessar o s istema via Intranet é aconselhável verificar se versão da “Internet

Explorer” é igual ou superior a 6.0, caso seja inferior será necessário atualizar. (O

acesso será permitido mesmo que a versão seja infeiror)

Como identif icar?

Entre em “Help” na barra de ferramentas da Internet Explorer, depois acesse

“About Internet Explorer”

O sistema abrirá uma tela onde será possível confirmar a versão

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 11

Como atualizar?

Abra um chamado na Gedas 70-3000 para que seja feita a atualização.

Observação:

Os escritórios de cobrança deverão estar com a mesma versão da Internet

Explorer usada pela Matriz e filiais para um bom desempenho do sistema.

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Telas de Acesso

Este módulo será acessado via intranet pelo endereço

http://10.135.139.38/vwsf_sys somente para matriz e filiais.

Digite usuário e senha e clique em “Login”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 13

Na tela seguinte já termos o acesso aos sistemas, conforme o perfil de cada

usuário:

� ATC

� COB

� CDT

Observação: Detalharemos cada uma das opções acima a seguir.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 14

Atendimento ao Cliente – ATC WEB

Para quem tem acesso ao sistema de Atendimento ao cliente, basta clicar no

ícone “ATC”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 15

A seguir teremos a tela principal de acesso, as consultas poderão ser feitas pelo

número do contrato, CPF/ CNPJ, Grupo/ Cota/ DC, nome do cliente ou chassi.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 16

Financiamento - CDC

Preencha o número do contrato, clique em consultar ou tecle “enter”

Confirme o nome do cliente e clique em cima do número do contrato.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 17

O sistema abrirá uma tela com algumas informações básicas sobre o contrato,

para ter acesso a mais detalhes como por exemplo, valor da parcela, valor

financiado ou se o contrato possui acordo. Clique no botão que encontra-se na

frente de cada opção

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 18

Ao clicar neste botão as informações aparecerão na parte inferior da tela ou em

alguns casos abrirá um pop-up. No exemplo fizemos uma consulta para saber os

detalhes do contrato, para isso clicamos no ícone ao lado do número do contrato.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 19

As informações referente a quantidade e valor das parcelas encontram-se na

opção “Total de Prest.”. O sistema listará todas as prestações do contrato,

parcelas pagas, vencida e a vencer.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 20

Detalhes da parcela poderão ser obtidas clicando no número de cada parcela

Obs.: Este módulo não permite fazer acordos, conforme política atual do

Departamento de Cobrança.

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Boleto

Caixa

O ícone “Slip caixa” aparecerá quando a parcela estiver vencida a

mais de 11 dias. No exemplo abaixo a parcela venceu dia 16/10/2004, ou seja,

esta com 31 dias de vencida.

Para emitir o boleto clique em cima do número da parcela vencida.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 22

Em seguida aparecerá uma tela com as informações da parcela, clique na

impressora para imprimir o boleto ou enviar por e-mail ao cliente

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 23

2º via

Aparecerá o ícone 2º via quando a parcela ainda não estiver vencida

ou esteja vencida até 10 dias.

Para emitir o boleto clique em cima do número da parcela.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 24

Em seguida aparecerá uma tela com as informações da parcela, clique na

impressora para imprimir o boleto ou enviar por e-mail ao cliente.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 25

Rebate

Clique no botão , abaixo teremos todas as prestações a vencer. Caso

o cliente queira fazer o rebate de todas as parcelas digite a data apenas na

primeira parcela, clique em “Todas” e automaticamente o s istema copiará as

demais datas para as outras prestações. Não esqueça que todos os rebates

estarão incluindo a cobrança da tarifa e somente a supervisora terá acesso para

dispensá-la. Em caso de datas diferentes, preencha campo a campo.

TARIFA

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 26

A seguir clique em “calcular” e teremos o valor para quitação naquela data.

Informe o valor a ser pago ao cliente, para imprimir o boleto clique em “confirmar”.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 27

Financiamento Premium

O sistema apresentará uma informação para os contratos que possuirem

Financiamento Premuin logo que tentarmos acessar a tela de rebate

As informações se alternam conforme direito do cliente, ou seja, se o cliente não

tiver direito ao desconto o sistema apresentará outra informação.

Ao acessar as parcelas, teremos como identificar o Financiamento Premiun no

rodapé da tela também, em seguida teremos a quantidade de parcelas que serão

bonificadas

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 28

Clique em “Calcular” e aguarde

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 29

Seguro

Será possível identificar se o contrato possui seguro e qual o tipo. Na tela inicial o

campo “Seguro” estará preenchido

Para obter maiores detalhes sobre o seguro, clique no botão localizado a frente do

campo “Seguro” e aguarde as informações na parte inferior da tela. Neste exemplo

o cliente possui o SPF, além do valor temos também identificado a seguradora.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 30

Para abertura de s inistro, clique em cima do campo “Proteção Financeira”

Em seguida abrirá uma tela para que seja feita a abertura do sinistro, s iga o

procedimento utilizado hoje para finalização do processo.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 31

O cancelamento do seguro só poderá ser feito pelas pessoas que possuem perfil.

Observação:

Para os contratos que possuem seguro de casco, teremos também a informação

da seguradora contratada pelo cliente.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 32

Histórico

Será possível registrar históricos dos contratos neste módulo também, basta clicar

na opção “Histórico de Contratos”.

A seguir teremos a tela dos registros já existentes e as opção para novas

inclusões. A relação dos históricos são as mesmas existentes hoje. Selecione o

“histórico” e aguarde a tela carregar para fazer seus comentários, clique em

“Inserir”.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 33

Na frente de cada histórico registrado teremos disponível um botão onde será

possível visualizar se existe algum “workflow” aberto. A consulta poderá ser feita

desde que este botão esteja habilitado, ou seja, podemos saber se já existe um

processo em andamento. Clique em cima do botão e aguarde maiores detalhes.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 34

Dependendo do histórico, será possível abrir uma tarefa. Ao selecionar por

exemplo “Liberação” o s istema abrirá onde era alguns campos para

preenchimento como “Nome do Cliente”, CPF/ CNPJ”, “Nº do Chassi”, “Placa”,

“Produto”, se necessário selecione a justificativa, ao final clique em “Confirma”

para que esta tarefa seja encaminhada ao setor responsável.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 35

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 36

O sistema registrará o histórico, onde qualquer atendente poderá ver num próximo

atendimento.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 37

Observação

O histórico aparecerá e será obrigatório conforme perfil.

Para fazer uma nova consulta, clique em “nova pesquisa”

e o s istema voltará para tela inicial, pronta para uma nova consulta.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 38

Consórcio

Para consultar uma proposta de consórcio, digite o número do contrato e clique

em consultar

Clique em cima do contrato para visualizar informações sobre o proposta.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 39

Se a proposta já estiver com o grupo formado aparecerá o Grupo/ Cota,

acessando direto a tela com todas as informações

Obs.: Todos os históricos registrados através do CPC poderão ser visualizados

neste módulo e migrarão quando o grupo for formado.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 40

Teremos então as informações sobre o cliente e os detalhes da parcela.

Para imprimir o boleto para o cliente, clique na impressora no final da tela

“Detalhes da parcela”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 41

Selecione o tipo de pagamento, as opções serão “Parcela do mês”, “Parcelas em

atraso”, “Total devido no mês” ou “Total para a Liberação”

Após a seleção o valor aparecerá no campo “Total a pagar”, clique em imprimir

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 42

O boleto aparecerá na tela para visualização, imprima, ou se necessário envie por

e-mail ao cliente clicando no envelope na barra de ferramentas

Teremos a opção onde será possível transportar as informações para outro

arquivo

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 43

Selecione a extensão “Adobe Acrobat” e digite em “File name” “C:\” e o nome da

pasta onde este arquivo será salvo, clique em “ok”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 44

Lance

Quando o cliente estiver contemplado por lance será possível emitir o boleto para

pagamento. Clique na impressora na tela principal.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 45

Em seguida teremos atela para selecionar o tipo de pagamento, selecione a

opção “Lance”

Aparecerá o valor do lance a ser pago, confirme com o cliente, imprima o boleto

ou envie por e-mail.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 46

Aumento do Bem Básico do Plano

Entre em “Plano” na tela principal

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 47

Para consultar os reajustes clique no link que aparece no campo “Cód. Bem”

Em seguida teremos a tela com o valor do reajuste do plano solicitado, percentual,

data da efetivação etc.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 48

Posição do Consorciado

A “Posição do consorciado” também poderá ser enviada ao cliente via e-mail,

como anexo.

Selecione o tipo de extrato, em seguida clique na impressora

O sistema abrirá a tela para visualização, imprima ou salve para enviar por e-mail

ao cliente, como comentado anteriormente.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 49

Informações referente ao “Objeto Básico do Plano” e “Posição do Grupo” poderão

ser localizadas junto a tela de “Grupo”

Clicando no botão “Obj. Básico” teremos as informações sobre os veículos do

grupo

No botão “Posição”, teremos as informações do grupo

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 50

Simulador

O simulador estará disponível na mesma tela “Contem./ Fatur.” clique no ícone

para acessar a tela de contemplação

Vale lembrar que será possível fazer a s imulação na cota do cliente desde que ele

não esteja contemplado ou que ainda não tenha feito opção de crédito. Clique em

“Simulador”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 51

Selecione a opção “Lance” a data da assembléia que o cliente estará ofertando o

lance, o tipo de amorização e o valor a ser ofertado clique em “confirmar”

Em seguida os s istema apresentará o valor das prestações futuras, se necessário

imprima a s imulação com as prestações futuras

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 52

ACAP – Autorização de Faturamento Eletrônica

Na tela principal aparecerá um ícone “Autorização de Faturamento”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 53

Ao clicar no ícone teremos o formulário para ser enviado ao cliente com as

instruções necessários para faturamneto do veículo e pagamento do crédito

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Organização de Processos – I.T. Maio/2005 55

Desconto de Atraso

Abaixo segue os novos campo incluídos no CAT WEB para identificação do

desconto do atraso.

Tela Inicial

Quadro “valores” e “Detalhes da Parcela”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 56

Campo Grupo

No campo “Grupo” teremos como identificar se a cota possui ou não desconto de

atraso.

Na opção “Status Desconto Atraso” teremos o preenchimento com a s igla “S” para

as cotas que possem e “N” para as que não possuem este tipo de acordo.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 57

Contemplação/ Faturamento

Nesta opção teremos como identificar o valor e o percentual do acordo.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 58

Extrato de c/c do consorciado

Só será possível identificar se o cliente tem um acordo após efetivação no

sistema. Teremos um motivo específico para este acordo.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 59

Solicitação de Senha

Para solicitar a 2º via da senha do Atendimento Eletrônico, clique em “Senha”

A seguir teremos a apresentação da tela para confirmação da solicitação, clique

em “Confirmar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 60

FINAME

Teremos acesso a toda carteira dos clientes de FINAME, mesmo os que não

estão em cobrança no mês.

Assim, como tinhamos disponível no CAT (Plataforma Baixa), neste novo acesso

também teremos disponível a consulta do código de barras e impressão do boleto

para os clientes com cobrança no mês.

O processo para acesso será o mesmo dos demais produtos

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 61

O sistema informará o código de barras, se necessário estará disponível para

impressão ou até mesmo o envio do boleto via e-mail. O ícone “acordo” estará

habilitado sempre que o mesmo possuir.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 62

COB – Atendimento de Cobrança

Aos usuários que possuem perfil ao s istema de Cobrança, clique no ícone “COB”

na tela inícial

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 63

Em seguida teremos o menu de opções ao lado direito da tela

Observação

O menu estará habilitado conforme perfil de cada usuário

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 64

Carteiras

Para fazer a distribuição da carteira clique em “Carteiras”, “Distribuição” e em

seguida escolha “Administrativo/ Jurídico”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 65

Na primeira tela selecione os campos necessários para consulta.

Após fazer os filtros, clique em “Novo” para que o sistema informe o percentual já

distribuído de cada carteira e qual o monitor responsável.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 66

No campo “Distribuição de Carteiras” o sistema apresentará os advogados,

os monitores e o percentual da carteira distribuído para cada um deles.

Lembrando que só poderemos incluir uma nova carteira se o percentual de 100%

for alterado, ou seja, caso a região já esteja com o total permitido não será

possível novas inclusões.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 67

Para fazer a alteração do percentual, monitor ou advogado clique em “alterar”

Em seguida teremos uma nova tela para realizar as alterações. No campo

“Distribuição de Carteira” teremos os advogados que estão cadastrados para

aquela região, o monitor e o percentual distribuído. Neste caso temos um total de

100%, não sendo mais possível a distribuíção.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 68

Para alterar o monitor, selecione o escritório no campo “Advogado”e aguarde

carregar a tela

A tela a seguir mostrará o escritório escolhido, o percentual da carteira. Para

alterar selecione o campo “Monitor”, e em seguida clique em “Atualizar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 69

O sistema apresentará uma mensagem para que seja confirmada a alteração. Se

a alteração estiver correta clique em “OK”, caso contrário clique em “Cancel”

Para fazer alguma consulta específica, selecione no campo “Carteira” a opção

desejada. Em seguida clique em “Consulta”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 70

O sistema mostrará a consulta desejada

Para ter acesso as informações em forma de gráfico, selecione os campo e em

seguida clique no ícone “Gráfico”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 71

Em seguida será possível selecionar outras informações do gráfico como por

exemplo “Carteira/ Escritório”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 72

“Carteira Filial”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 73

“Monitor Filial”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 74

Manutenção

Na parte de manutenção poderemos criar umo nome para carteira, transferir um

grupo de CEP de uma carteira para outra, excluir etc

Selecione os campos filial, tipo de cobrança, produto, tipo de pessoa, carteira e

estado.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 75

Em seguida o sistema abrirá a tela “Formação de Carteira por Cep’s” . Nesta parte

o s istema informará todos os cep’s que pertecem ao Estado selecionado, no

exemplo selecionamos SP.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 76

Para incluir alguns Cep’s para a carteira seleciona, marque um a um e ao final

clique em “gravar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 77

Automaticamente o cep’s selecionados passarão para o campo “Cep’s da

Carteira”.

Lembrando que a qualquer momento poderemos selecionar um ou alguns cep’s

do gupo e excluir. Este retornará para a lista de CEPs do estado ficando

novamente disponível para distribuição

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 78

Para criar um novo nome para carteira selecione filial, produto, tipo de cobrança e

tipo de pessoa em seguida clique em novo

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 79

No campo “Descrição da carteira” escreva um novo nome, seja ele bairro, região

etc e clique em “Gravar”

Se a criação ocorreu com sucesso, o s istema apresentará uma tela de

confirmação. Clique em “ok”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 80

Automaticamente o sistema colocará este novo nome na fila para uma possível

distribuição

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 81

Alteração

Para alterar apenas o nome da carteira, selecione todos os campos inclusive o

campo “carteira” e em seguida clique no ícone “alterar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 82

A tela a seguir mostrará todos os nomes cadastrados, clique na linha do nome

desejado e aguarde

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 83

O sistema abrirá um campo com o nome atual e um outro para que seja feita a

alteração

Para alterar, escreva um novo nome no campo “Alterar para” e em seguida clique

em “gravar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 84

Nova mensagem será apresentada desde que a atualização tenha sido feita com

sucesso, clique em “ok”

Para simplesmente excluir um nome de carteira, selecione a linha desejada

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 85

Na próxima tela clique em “Excluir”

A mensagem informará que a exclusão foi realizada com sucesso, clique em “ok”

e o nome não aparecerá mais na carteira

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 86

Nova lista, com a exclusão solicitada

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 87

Cartório/ Protesto

Selecione “Produto” e “Tipo de Consulta”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 88

Consulta Específica

Administrativo/ Jurídico

Varias opções disponíveis para consultar um contrato

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 89

Despesas

Conferência

Selecione a data base a ser consultada, o status, favorecido, o tipo de cobrança e

se necessário o tipo de despesa e clique em “atualizar”.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 90

Em seguida o s istema listará todos os contratos pendentes de conferência,

selecione o contrato que esta sendo conferido e em seguida clique em “confirmar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 91

Se necessário uma nova consulta deste contrato, selecione o status “conferido”

em clique em “atualizar”, o contrato aparecerá na lis ta dos conferidos.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 92

Consultas

Aqui podemos consultar as despesas cadastradas pelos escritórios

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 93

Fila de Cobrança

Administrativo/ Jurídico

Quando selecionado a opção “Fila de Cobrança”, teremos as informações de

todos os contrato que estão sobre responsabilidade do monitor.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 94

Para ter detalhes selecione o contrato desejado e aguarde

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 95

Em seguida teremos informações sobre o contrato como telefone, endereço,

performance de pagamento e uma posição analítica

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 96

O histórico do contrato também aparecerá, mas com funções diferente

dependendo do perfil. Quando houver histórico registrado migrado do ATC

aparecerá para quem estiver consultando. Sempre que necessário registre o

histórico, escolha a opção e preencha com as informações ncessárias, em

seguida clique em “gravar” para registrar.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 97

Para voltar a tela de contratos, clique em “nova pesquisa”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 98

Pesquisa – Cobrança Administrativa

Esta pesquisa poderá ser feita por contrato, CPF, nome ou evento

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 99

Impressão de Boleto

Após a efetivação do acordo, o monitor ou escritório poderá imprimir o boleto para

o cliente. Selecione o vencimento a ser consultado, o produto. Clique em

“prosseguir”

Selecione o contrato específico, ou clique em “todos”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 100

Monitoramento

Gerencial

Esta parte do sistema será apenas informativa, selecione o mês a ser consultado,

região, produto, tipo de pessoa, tipo de cobrança, segmento e estado.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 101

Após selecionar os campos clique no ícone “Gráfico”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 102

O gráfico que esta ao lado direito da tela apresentará as informações mais

detalhadas

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 103

O gráfico que esta ao lado esquerdo mostrará um comparativo com referência ao

mês anterior, tanto em quantidade, quanto em valores.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 104

Parâmetro Gerencial

Nesta tela teremos a possibilidade de montar os parâmetros para as informações

do gráfico da opção anterior (Monitoramento/ Gerencial)

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 105

Selecione todos os campos e em seguida clique em “consultar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 106

A seguir o s istema apresentará uma tela com para preenchimento dos intervalos

do “Trafic Light”. Este preenchimento determinará a faixa de atraso dos contratos

Teremos então as cores e o percentual que vai determinar cada faixa de atraso.

No exemplo acima temos um seleção para acordos entre 61 a 90 dias.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 107

Recuperador Adminsitrativo/ Jurídico

Aqui será possível controlar as filas de cobrança de cada monitor. Teremos

disponíveis as contas por recuperador, as trabalhadas no dia, em atraso, as que

estão na fila, os eventos cadastrados etc.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 108

Notificação/ Refin

Consulta

Para consultar as notificações ou refinanciamentos selecione uma filial, um

produto e o período a ser consultado, se a consulta será sobre “Notificação” ou

“Refin” em seguida clique em “Confirma”

O sistema abrirá a quantidade de notificações, retornos e solicitações feitas

durante o período escolhido.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 109

Parâmetros do Acordo

Prazo para Repasse

Nesta parte do s istema teremos como parametrizar o sistema por advogado com a

data de repasse e quebra de acordo.

Escolha a filial e o tipo de cobrança e em seguida clique em “confirma”. Teremos

então os dados do escritório.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 110

Os dias de repasse para o primeiro escritório é de quatro dias e para quebra do

acordo, cindo dias. Para alterar os parâmetros do escritório, clique na linha

correspondente que deseja consultar.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 111

Teremos então o campo para seleção de um novo prazo, tanto de repasse, quanto

de estorno. Para alterar selecione os campo e em seguida clique em “gravar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 112

Fica determinado então um novo prazo de repasse e quebra de acordo.

Lembrando que ficará gravado o dia, hora e usuário que realizou esta alteração.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 113

Quadro de Descontos

No quadro de descontos podemos parametrizar os descontos, hoje a

parametrização esta de acordo com a política vigente.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 114

Recomendações

Esta tela temos a lista de recomendação, sejam elas positivas ou negativas. Ela

será utilizada quando um escritório mandar uma proposta de acordo e necessitar

de uma recomendação, a mesma coisa ocorrerá quando chegar até o monitor da

conta para devolver a solicitação.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 115

Será possível incluir novas recomendações na lis ta, basta preencher o campo

descrição, e selecionar o tipo, ou seja, se esta recoemndação será positiva ou

negativa. Em seguida clique em atualizar.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 116

Pré-Jurídico

Esta função permite identificar os contratos que estão pendentes de envio e de

recebimento

No campo “data” preencha a data base a ser consultada, ou seja “de/ até”.

Selecione se a consulta será “Envio pendente” ou “Recebimento pendente” e o

produto, em seguida clique em “procurar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 117

Retomado

Consulta

Selecione o produto e preencha um contrato específico, em seguia clique em

“procurar”

Estatística Retomado

Nesta opção temos como obter a estastística dos veículos retomados

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 118

Em cada opção teremos um ícone de detalhamento, no ítem “Pátio” temos a

informação do escritório que esta cuidando do contrato.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 119

Em Transito

Nesta opção temos a estatística dos veículos que estão aguardando serem

transportados para o pátio do leiloeiro.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 120

Vistoria

Na opção “vistoria” temos como identificar quantas estão pendentes e as

realizadas.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 121

Despachante

Estatísticas dos documentos que o escritório ou a VW estão aguardando do

despachante.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 122

Leiloeiro

Na opção leiloeiro consguimos identificar o percentual e o status de cada contrato.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 123

Movimentação de Pátio

Consulta específica de um contrato, preencha o campo “Contrato” e clique em

“procurar”

Em seguida o s istema apresentará a tela de acordo com o status do contrato, ou

seja, se o contrato esta em transito ou com o leiloeiro definido.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 124

Vistoria

Selecione qual filial será consultada e o produto, clique em “procurar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 125

Em seguida teremos a lis ta de todos os contratos que estão vistoriados ou que

estão aguardando vistoria, para ter acesso aos detalhes da vistoria, clique no

contrato

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 126

Nesta tela, temos a informação dos acessórios que o veículo possui e seu estado

de conservação

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 127

CDT – Controle de Tarefas

Aos usuários que possuem perfil ao Controle de Tarefas, clique no ícone “CDT” na

tela inícial.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 128

Sempre que o usuário acessar o sistema poderá visualizar sua caixa postal de

tarefas

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 129

Em seguida teremos o menu de opções ao lado direito da tela

Observação

O menu estará habilitado conforme perfil de cada usuário

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 130

Fila

Nesta opção o s istema apresentará a lista de tarefas do usuário e seus status,

para ter detalhes da tarefa, clique sobre o contrato a ser consultado.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 131

Em seguida o s istema mostrará o status real da tarefa, neste exemplo o lance

ofertado no leilão foi aprovado.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 132

Neste outro exemplo temos informações do veículo que será leiloado, sendo

possível registrar um comentário.

Selecione no campo “Justificativa” em seguida clique em “Rejeita” ou “Aprova”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 133

A tarefa retornará para fila com o status de “lido”. Para consultar como ficou o

histórico deste contrato, clique no contrato que encontra-se com este status.

Teremos no campo “Justificativas de Aprovação” o registro feito anteriormente.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 134

Fila do Setor

Esta opção será controlada pelo responsável da área, ou seja, quando o

solicitante abrir uma tarefa ela não irá para uma pessoa específica, mas para esta

fila onde será distribuída posteriormente. Clique na linha do contrato escolhido e

aguarde.

Em seguida teremos os detalhes da tarefa e os usuários que poderemos distribuir

a tardefa. Selecione e clique em “Atualizar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 135

A tarefa entrará para fila do usuário escolhido

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 136

Informativo

O informativo servirá para o responsável do setor mandar informações tanto para

o setor dele quanto para os escritórios.

Preencha o campo “cadastrar” com a informação e em seguida clique em “Incluir”.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 137

Esta informação ficará gravada na tela principal para que todos leiam ao acessar o

sistema.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 138

Parâmetros

Campos

Aqui definiremos os campos que deverão ser preenchidos desde que exigidos na

etapa solicitada. No quadro “Tarefas” selecione a tarefa desejada.

No segundo quadro “Etapas” definiremos qual será sua etapa, se “solicitação”,

“consulta” ou “Resultado”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 139

Os campos a seguir serão de preenchimento obrigatório quando solicitada a

tarefa. Para incluir outros campos, clique em “Incluir”

Em seguida abrirá uma tela para preenchimento de uma nova descrição,

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 140

Departamentos/ Usuários

Esta opção permite a inclusão e alteração de áreas usuárias, basta preencher o

campo “Descrição do Departamento” em seguida clique em “Incluir” ou “Atualizar”

Para fazer manutenção de um usuário, clique no ícone no final da linha do

departamento escolhido

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 141

Para incluir selecione um usuário no quadro ao lado esquerdo e em seguida clique

em “Incluir”

O usuário já foi cadastrado.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 142

Para excluir selecione o usuário no quadro direito e clique em “exluir”

Usuário excluído

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 143

Documentos

Aqui poderemos consultar os documentos cadastrados quando aberta alguma

tarefa. Selecione a tarefa, a etapa e automaticamente o sistema mostrará os

documentos cadastrados. Caso seja necessário, clique em incluir para que seja

cadastrado mais documentos.

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 144

Preencha o campo “Documento”, se será obrigatório ou não, se poderá ser uma

cópia e em seguida clique em “Incluir”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 145

O botão “Alterar” servirá para alterar as informações já cadastradas. Selecione a

descrição do documentos, em seguida teremos o campo “Detalhes do

documentos”, altere os campos necessários e clique em “Gravar” ou se aquele

documento não for mais necessário clique em “Cancelar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 146

Históricos

Nesta opção vincularemos a tarefa ao histórico, selecione a tarefa e o histórico

que será vinculado, em seguida clique em “Incluir”

Teremos então a tarefa associada ao histórico

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 147

Observação:

Clique duas vezes para desassociar o histórico

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 148

Justificativa

Descrição pelo qual a tarefa foi aberta. Selecione “Descrição da tarefa” e “Etapas”

no campo ”Justificativas Cadastradas” aparecerão as que já foram cadastradas.

Para incluir uma nova justificativa, clique em “Incluir”.

Preencha o campo “Descrição Justificativa” , escolha o status e clique em “Incluir”

novamente

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 149

Tarefas/ Etapas

No campo “descrição da tarefa” preencha com o novo nome da tarefa a ser criada,

informe se será uma sub-tarefa ou não e clique em “Incluir”

Tarefa incluída, para detalhes clique no ícone no final da linha da tarefa.

Para criar detalhes desta tarefa clique em “incluir”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 150

Em seguida teremos um campo para preencher a descrição da tarefa, ela poderá

ser uma “solicitação”, uma “análise” ou uma “conlusão”. Selecione o setor que

ficará responsável pela etapa. No campo “seleção automática” definiremos se

será distribuída automática para o usuário ou ou manual. Defina o prazo da tarefa,

a ordem será selecionada automaticamente pelo sistema conforme definição do

campo “descrição” e ao final, selecione o “status etapa” se ficará ativo ou inativo.

Clique em “incluir”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 151

Prorrogação

Esta opção servirá para prorrogar a data da tarefa, apenas o responsável do setor

terá acesso a esta alteração. Selecione o número da tarefa e clique em

“Consultar”

No campo “Prorrogar data” preencha com a nova data da tarefa e clique em

“Atualizar”

Organização de Processos – I.T. Maio/2005 152

Remanejamento

Aqui poderemos remanejar as tarefas de um usuário para outro na mesma

proporção. Selecione o “usuário A” e o “Usuário B” em seguida selecione a

porcentagem de tarefas e clique em “Atualizar”.

Ao selecionar novamente os usuários temos como visualizar a nova quantidade de

tarefas