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UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
ADMINISTRAÇÃO SUPERIOR
REITORIA:
PROF.ª DR.ª LIANE MARIA CALARGE
VICE-REITORIA:
PROF. DR. MARCIO EDUARDO DE BARROS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS
PROF. DR. CAIO LUIS CHIARIELLO
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
VANDER SOARES MATOSO
PRÓ-REITORIA DE AÇÕES COMUNITÁRIA E ASSUNTOS ESTUDANTIS
PROF. DR. PABLO CHRISTIANO BARBOZA LOLLO
PRÓ-REITORIA DE AVALIAÇÃO INSTITUCIONAL E DE
PLANEJAMENTO:
PROF.ª DR.ª JAQUELINE SEVERINO DA COSTA
PRÓ-REITORIA DE ENSINO E GRADUAÇÃO:
PROF.ª DR.ª PAULA PINHEIRO PADOVESE PEIXOTO
PRÓ-REITORIA DE ENSINO DE PÓS-GRADUAÇÃO E PESQUISA:
PROF.ª DR.ª KELY DE PICOLI SOUZA
PRÓ-REITORIA DE EXTENSÃO E CULTURA
PROFª. DRª. JULIANA ROSA CARRIJO MAUAD MANUAL
GRUPO DE IMPLANTAÇÃO SIG
PRAD – PRÓ REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
VAGNO NUNES DE OLIVEIRA
ASSESSOR PRÓ REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
FRANZ MACIEL MENDES
INTERLOCUTOR - DIVISÃO DE PROTOCOLO GERAL
COIN – COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO
SUSANA GUIMARAES DE PAULA
ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
GILBERTO PEDERIVA
ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
JOSÉ ROBERTO DE SOUZA
ANALISTA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
TAIRO FORBAT ARAÚJO
ADMINISTRADOR DE BANCO DE DADOS
AURELIO VARGAS RAMOS JÚNIOR
TECNICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ADMINISTRADOR
ANDRÉ MARTINS DO NASCIMENTO
TECNICO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ADMINISTRADOR
Sumário SIPAC/ Protocolo 5
Portal SIPAC 7
ADICIONAR DOCUMENTO 8
Ocorrências 10
MOVIMENTAÇÃO 11
ALTERAR ENCAMINHAMENTO 11
CANCELAR ENCAMINHAMENTO 13
REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO 14
REGISTRAR RECEBIMENTO DE PROCESSOS 19
ARQUIVO 21
ARQUIVAR PROCESSO 21
DESARQUIVAR PROCESSO 23
DESPACHOS ELETRÔNICOS 24
SIPAC/ Protocolo
Manual de Utilização - Unidades Protocolizadoras
ACESSO AO SISTEMA
1) Acesse o Portal UFGDNet pelo endereço: ufgdnet.ufgd.edu.br
Ap
ós clicar no
link SIPAC
você será
direcionado
ao Portal
Público do
SIPAC
2) Para acessar clique em ENTRAR NO SISTEMA e use seu login do ufgdnet.
Portal SIPAC
Após realizar o login o sistema apresentará a tela principal do usuário. Nesta
tela temos as abas de aviso, autorização e processos, através da aba processo o servidor
pode visualizar os processos clicando no ícone , receber através do ícone e enviar
através do ícone .
No canto direito da tela encontra-se um menu de opções do usuário aonde é
possível trocar mensagem dentro do SIPAC através da caixa postal, trocar foto, editar
perfil e alterar a senha.
Logo abaixo o sistema apresenta um menu de processos no qual é possível
visualizar a quantidade de processos a receber (em vermelho) e a quantidade processo já
recebidos que estejam na unidade (em verde), através do clique é possível entrar para
visualizar esses processos, temos ainda um item em amarelo que apresenta os números
de documentos que o usuário tem aguardando sua assinatura.
O servidor também terá acesso ao modulo protocolo através do menu Módulos
que se encontra no canto superior direto da tela.
Abas
Processo a
receber
Processo a
enviar
Processo a
receber
Processo
na
unidade
Após entrar no menu módulos escolha a opção Protocolo.
As operações referentes ao módulo Protocolo estão divididas no menu
abaixo.
Selecione a opção desejada:
ADICIONAR DOCUMENTO
Esta funcionalidade permite ao usuário anexar novos documentos a um
processo existente em sua unidade.
Para iniciar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Cadastro → Adicionar Documentos.
A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de
Processos e a Lista de Processos encontrados:
Clique no ícone ao lado de um determinado processo para anexar um documento a
ele. Ao clicar o sistema exibirá a seguinte página:
Na página acima, o sistema apresenta os dados gerais do processo selecionado
e um formulário para inserção de novos documentos ao processo.
• Informe o Tipo do Documento que será inserido, selecionando dentre as opções
disponibilizadas pelo sistema (as opções de documentos aparecem após digitar o
3º caractere);
• Natureza do documento, informe se o documento é ostensivo ou sigiloso.
• Pode adicionar ainda um assunto e observações sobre o documento.
• Forma de documento, aqui deve ser informado se o documento vai ser anexado
ou ser digitado.
o Caso a escolha seja escrever Documento o sistema irá carregar uma caixa de
texto para digitação do mesmo.
o Caso a escolha for por anexar um documento o sistema apresentará a tela a
seguir na qual deve ser informado a data do documento, identificador, ano,
quantidades de folhas, unidade de origem e tipo de conferencia.
Após anexar o documento ou escrever clique em Adicionar Documento para
prosseguir com a operação. A página será recarregada e passará a exibir o documento na
lista de Documentos Inseridos no Processo, da seguinte forma:
Caso seja necessário adicionar mais documentos é só repedir os passos
anteriores, ao termino clique no botão finalizar.
Ocorrências
Uma ocorrência de processo é uma informação adicional que é incluída durante
uma movimentação de um processo. Esta informação se refere a uma observação que o
usuário apresenta sobre eventos ocorridos enquanto o processo permanece em sua
unidade que não se refere a despachos. Uma ocorrência ser "pública" significa que ela
poderá ser visualizada por qualquer usuário do sistema, inclusive por aqueles que não
estão vinculados à unidade do usuário que cadastrou a ocorrência. Além disso, poderão
ser visualizadas através do portal público do sistema, ou seja, por qualquer pessoa que
também não seja usuário do sistema.
O sistema permite cadastrar e alterar ocorrências do processo através do
Modulo Protocolo Cadastro->Cadastrar Ocorrência ou Cadastro->Alterar Ocorrência.
Quando selecionado a opção qualquer uma das opções o sistema trará os processos que
estão na unidade, nesta tela também terá algumas opções de filtros para facilitar a busca
por um processo especifico. Caso a lista não traga nenhum processo no cadastro é
porque não existe nenhum processo e na opção alterar não traga nenhum processo é
porque não existem processos na unidade com ocorrência.
Nesta tela é possível visualizar o processo de forma detalhada através do ícone
e também adicionar uma nova ocorrência através do ícone .
Ao clicar em adicionar ocorrência o sistema apresentará a tela de cadastro de ocorrência onde deve ser informada a data da ocorrência, prazo de termino, o texto da ocorrência, qual a situação se encontra, se ela é pública e se quer ser notificar
por e-mail sobre a alteração desta ocorrência.
MOVIMENTAÇÃO
ALTERAR ENCAMINHAMENTO Esta funcionalidade permite que o usuário faça alterações em um
encaminhamento de processo previamente cadastrado no sistema da Instituição.
Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Movimentação → Alterar Encaminhamento.
Clique no ícone ao lado de um dos processos listados para alterar seu
encaminhamento a uma determinada unidade da Instituição. A tela a seguir será, então,
apresentada, com os Dados Gerais do Processo e os campos para inserção das
Informações para Alteração de Encaminhamento:
O sistema o direcionará para a página a seguir:
Informe a Nova Unidade de Destino do processo. Será necessário inserir o
nome do órgão para o qual o processo será enviado. Cabe destacar que após digitar
as primeiras letras do nome do Órgão Externo, o sistema exibirá as opções
relacionadas para escolha. Clique sobre a opção desejada para selecioná-la.
Após ter informado a Nova Unidade de Destino do processo, clique em
Alterar para finalizar a operação.
CANCELAR ENCAMINHAMENTO
Esta funcionalidade permite cancelar o encaminhamento dos processos
enviados pela unidade, que ainda não foram recebidos em suas unidades de destino.
Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Movimentação → Cancelar Encaminhamento.
A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a
lista de Processos Enviados e Ainda não Recebidos:
Clique no ícone para cancelar o encaminhamento do processo, logo após
parecerá uma janela perguntando a confirmação do cancelamento.
Clique em Cancelar, caso desista da operação ou em OK para confirmá-la.
Optando por confirmar, a seguinte mensagem será disponibilizada, no topo da página:
REGISTRAR ENVIO (SAÍDA) DE PROCESSO
Esta funcionalidade permite realizar o registro eletrônico do envio de processos entre
unidades.
Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Movimentação → Registrar Envio (Saída).
A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta e Lista
de Processos:
Na tela contendo a Lista de Processos, selecione os processos que deseja
enviar clicando na caixa de seleção exibida ao lado esquerdo dos dados de cada
processo, em seguida clique em Continuar>>. A seguinte tela será exibida pelo
sistema:
Se desejar cadastrar um despacho eletrônico para o processo que será enviado, clique no
ícone que aparece a opção de anexar ou escrever um despacho.
Caso usuário cadastrador seja o Servidor Responsável pelo despacho, o mesmo
será autenticado automaticamente, caso contrário, o despacho deverá ser autenticado
pelo Servidor Responsável por meio de SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos
→ Despachos Eletrônicos → autenticar.
ATENÇÃO: É obrigatória a impressão do despacho e anexação ao processo
físico. Para imprimir o despacho, clique em .
Retornando à página contendo os Processos Selecionados para Envio, insira os
dados referentes ao envio do processo. Inicialmente informe a Unidade de Destino
digitando o código ou o nome da unidade desejada ou, ainda, selecionando a opção no
esquema de hierarquia das unidades e se desejar acrescente Observações sobre o envio.
Após continuar deve-se escolher a unidade de destino, o tempo de permanência, se o
documento é público e caso deseje pode escrever alguma observação sobreo
processo.
Após informar os dados necessários, clique em Enviar para prosseguir. A
seguinte página contendo a mensagem de sucesso do envio e as informações sobre o
processo enviado será exibida:
A partir desta página, será possível imprimir as guias de movimentação do
processo.
Caso deseje registrar o envio de outro processo, clique em
e repita toda a Operação descrita neste manual.
Se desejar visualizar a guia da movimentação atual no modo econômico,
clique em Imprimir Guia de Movimentação Atual – econômico. A guia de
movimentação será disponibilizada no formato a seguir:
Para imprimir a guia, clique em .
Retornando a página anterior, caso queira visualizar a guia da
movimentação atual no modo normal, clique em Imprimir Guia de Movimentação
Atual – normal. A guia de movimentação será disponibilizada no formato a seguir:
Para imprimir a guia, clique em .
REGISTRAR RECEBIMENTO DE PROCESSOS
Esta funcionalidade permite registrar o recebimento por sua unidade de
processos cadastrados e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento
dos processos entre as unidades. Processo é o documento ou o conjunto de documentos
que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por
despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de
despesas.
Para iniciar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Movimentação → Registrar Recebimento.
O sistema exibirá uma janela contendo o campo de Consulta de Processos e
a lista de Processos Pendentes de Recebimento.
Na lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em ou no
número do processo para visualizar seus todos seus detalhes.
Na tela Processos Pendentes de Recebimento, além de visualizar também pode
receber o mesmo, selecionando os processos que deseja receber e clicando em
Continuar. Os processos com a Natureza de Acesso do tipo Restrição de Acesso só
serão listados para serem recebidos, para o (os) usuário (os) indicado como
responsável pela unidade que realizou o envio.
De volta à tela com os Processos Selecionados para Recebimento, para dar
continuidade à operação, clique em Confirmar Recebimento. A mensagem de
sucesso a seguir será fornecida:
ARQUIVO
ARQUIVAR PROCESSO
Esta funcionalidade permite realizar o arquivamento dos processos
cadastrados no sistema da Instituição. Um processo é denominado arquivado quando
não há a possibilidade de sofrer modificações, ficando disponível apenas para
visualização.
Para realizar a operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Arquivar Processo.
A seguinte tela será exibida pelo sistema com os campos de Consulta de
Processos e a Lista de Processos encontrados:
Para arquivar um determinado processo, selecione-o clicando na caixa de
seleção localizada ao lado do seu número. Em seguida, clique em Incluir Processos.
Uma mensagem de sucesso da inserção do processo será apresentada e a lista de
Processos Informados para Arquivamento:
Após inserir, na lista de Processos Informados para Arquivamento, todos os
processos desejados, clique em Confirmar Arquivamento para prosseguir com a
operação. O sistema o direcionará para a página abaixo:
Caso deseje, informe a “Localização Física” e “Observação”, depois
clique em Confirmar para finalizar o arquivamento do(s) processo(s).
DESARQUIVAR PROCESSO
Esta funcionalidade permite que o usuário realize o desarquivamento dos
processos previamente arquivados no sistema. Um processo é denominado arquivado
quando não há a possibilidade de sofrer modificações. Ao desarquivar um processo,
o usuário permitirá que ele possa vir a ser modificado novamente.
Para acessar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Arquivo/Cancelamento/Diligência → Desarquivar Processo.
A seguinte tela será exibida, com os campos de Consulta de Processos e a
lista de Processos na Unidade:
Para realizar o desarquivamento de um ou mais processos arquivados no
sistema da Instituição, selecione os processos desejados na caixa de seleção exibida do
lado esquerdo de seu número e clique em Desarquivar. O sistema o direcionará para a
página a seguir:
Caso deseje é possível inserir uma Observação referente ao desarquivamento
dos processos selecionados. Para prosseguir com o desarquivamento, clique em
Confirmar.
DESPACHOS ELETRÔNICOS AUTENTICAR
Esta funcionalidade permite a autenticação dos despachos eletrônicos
realizados em processos ou documentos. Para realizar a autenticação em um despacho, é
necessário que o usuário tenha sido designado como responsável pelo despacho por um
outro usuário.
Para fazer uso desta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo →
Processos → Despachos Eletrônicos → Autenticar.
Serão listados os Despachos Pendentes de Autenticação em Processos, conforme a
seguir:
Clique no ícone selecionado na imagem para abrir a tela de Confirmar
Autenticação do Despacho
Nesta tela, é necessário inserir a Senha de login do sistema para prosseguir com
a operação. Posteriormente, clique em Confirmar e o despacho será autenticado,
passando a ser exibido no seguinte formato:
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