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Sistemas de Informação ERP
Prefeitura Municipal de Blumenau
Agosto/2005
João Paulo Kleinübing
“há a necessidade de um desenho estratégico para integrar as informações que circulam pela prefeitura... para que seja possível modernizar a gestão administrativa municipal e ofertar mais serviços ao cidadão”.
Principais objetivos de TIC
1. oferecer ferramentas para uma administração ágil, moderna e flexível, que baseie a tomada de decisões sobre informações concretas e atualizadas, disponíveis em tempo real;
2. estender a oferta de serviços aos cidadãos blumenauenses, tornando-os executores de seus processos junto à PMB.
Planejamento Estratégico – mar 2005
Intenção estratégica: Modernizar a administração pública municipal
Projeto estruturador: Modernizar a administração pública, garantindo aos cidadãos blumenauenses a transparência, a eficiência e o acesso facilitado aos serviços públicos.
Diagnóstico
Primeiro foco: “Governar o governo” ou seja atividades-meio Sintomas:
Conhecimento da tarefa e não do processo Dados desestruturados Muitos dados e pouca informação Decisões não se baseiam em informação Baixo nível de informatização e comunicação entre as áreas Sistemas defasados tecnologicamente e desconectados Departamentos/Secretarias funcionando como “ilhas” Lentidão no processo de tomada de decisão em função do processo
arcaico de levantamento de informações.
Abrangência Proposta
Adm direta Adm indireta:
SETERB PROEB FMD FCB FAEMA Pró-Família
Pró-Família
SETERB
FAEMA
FMD
FCB
PROEB
SECTUR
SESDES
IntendênciasSEMEDSEOSUR
SEMASCRI
SEPLAN
SEMAC
SEDEC
PROGEM
SEDEAD
SEFAZ
SECOMSEMUS
ERP
SNC
Compras
Patrimônio
Contabilidade
Financeiro
Frotas
Materiais
Educação
TributárioSIATU
SAÚDEGemusSisreg
Obras
SARH(rubi)
Orçamento
PraçaCidadão
Outros SistemasEspecializados
Cartografia
Patrimônio
Controle físico-financeiro dos Bens móveis e imóveis e seus respectivos tributos e seguros. Banco de informações dos bens móveis e imóveis Integrado com compras, materiais, finanças, contabilidade e tributos No recebimento de qualquer bem, Informa a área de patrimônio o
seu recebimento Atualização de Valores dos bens (depreciação e mudança de moeda) Controle da manutenção dos bens móveis e imóveis Integração com Sistema tributário
Frotas
Gestão da disponibilidade de Veículos e Motoristas e
controle de gastos com manutenção e abastecimento. Agendamento de uso de veículos.
Agendamento de Manutenção preventiva/corretiva e
abastecimento.
Apontamento das discrepâncias de consumo.
Gestão das habilitações dos motoristas / condutores e das multas.
Integração com RH
ComprasSuprir a necessidade de materiais e serviços do
município de forma ágil e controlada. Tratar a “Central Única de Compras”
Agilidade e controle das requisições e licitações.
Acesso às requisições de compra, em todas as fases do processo
Reserva do valor total da requisição no orçamento global do CC
requisitante.
Atendimento de todos os órgãos da Adm Direta e Indireta.
Controle de quantitativos por requisição Facilidade na construção de Edital de Licitação Integração com PROGEM na aprovação do Edital Integração com Finanças e Orçamento – Empenho Gerenciamento de Contratos e Ata de Registro de Preços
Adm. Orçamentária e Financeira
Possibilitar o planejamento, a execução e controle orçamentário de acordo com as diretrizes de governo .
Gestão de fluxo de caixa. Controle Orçamentário por centro de custos. Controle de suplementações orçamentárias. Agilidade no processo de empenho. Gestão de Recursos Estaduais e Federais. Integrado com o sistema tributário. Agilidade no envio de dados para o TCE Tratamento do PPA, LDO e LOA.
Adm de MateriaisGarantir o menor custo de entrega, sem perda do nível de
serviço. Administração física e contábil dos materiais
Alocação dos custos de materiais aos projetos e c.custos
Controle de entrega parcelada.
Entrega Descentralizada.
Integrado com compras e finanças.
Possibilita troca e transferência de materiais.
O que esperávamos do sistema …
Um Sistema só para toda a Adm. Municipal
7 funções SNC conectados RH + Tributário
Independência na gestão das áreas da adm. direta e
indireta.
Rastreabilidade das operações
Evitar duplicação de investimentos
Aumento do Controle da Gestão Municipal
Minimizar erros e esforços de operação
Facilitar a extração de indicadores.
Interface WEB para algumas funcionalidades.
Banco de Dados único, confiável e seguro.
“Informação” mais que “Tecnologia”
Implantação Gradual
O que esperávamos do sistema …
Macro Plano de Trabalho - Fases
Mapeamento dos processos existentes – 1 mês Melhoria dos processos – 2 semanas Especificação dos requisitos de um sistema integrado -
Termo de Referência – 2 semanas Solicitação de propostas e críticas do termo de
referência junto aos fornecedores – 2 semanas Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema
disponível no mercado. – 3 meses Implantação do sistema vencedor – 6 a 8 meses
Objetivo: Sistema obtendo 1ºs frutos em Julho 2006
3 servidores
Reuniões com áreas para levantar processos
existentes
Construção Diagrama de processos Inserção de melhorias no processo de acordo da área cliente
O Mapeamento e Melhoria
Especificação dos requisitos de um sistema integrado - Termo de Referência
Definição do escopo
Redação do Termo de Referência
Definição da pontuação
Simulação dos possíveis cenários – Produto x Valor
Solicitação de propostas junto aos fornecedores
Envio do Termo de Referência para 7 prováveis fornecedores - Aderência 3 Retornaram preços e críticas ao TR
garantir a concorrência ter noção de prováveis custos
Licitação – Escolha do melhor sistema disponível no mercado.
8666/93 – Concorrência – Técnica e Preço. Avaliação Técnica: divisão dos itens em classes
Itens Gerais Itens Funcionais Obrigatórios Itens Funcionais Pontuáveis Total 370 itens
2 dias para cada fornecedor Todo processo de avaliação técnica filmado
Apresentação Técnica
Licitação deste sistema – Escolha do melhor sistema disponível no mercado.
Comissão de avaliação conhecedora do material a ser avaliado Avaliações Individuais com a presença de concorrentes sendo a manifestação somente por escrito após todas as apresentações Após licitação: Fechamento do resultado do município fora do paço municipal avaliando as fitas em caso de dúvidas Justificando caso a caso na aprovação ou rejeição do item
Paralelamente....
Infra-estrutura: Uma área VITAL que trabalhou em silêncio...
Pouco Recurso Financeiro disponível
Projeto ainda em processo de aprovação
áreas com computadores defasados
sem comunicação entre os diversos entes
comunicação existente sem qualidade necessária
cultura de uso de recursos de TI disponíveis sem Políticas de
uso estabelecidas
Implantação do sistema vencedor
Equipe de Analistas de Negócio coordenando funções
Planejamento de Implantação com o fornecedor
Estratégia de implantação
comunicação ao colegiado de Secretários, Diretores e
Gerentes
definição de multiplicadores de cada área
reuniões formais de acompanhamento e reporte time
de apoio
Braços, Cabeça e Coração à obra...
Como Estamos Hoje ...
Todos os 23 entes da adm direta e indireta utilizando o
sistema
Processo de aculturamento dos novos procedimentos em
curso
Ajustes na base de produtos e fornecedores, patrimônio
Implantação do e-Governo
Refinamento dos processos de almoxarifado
Avanços da qualidade da informação repassada o TCE
Contabilidade de algumas áreas fechando em 3 dias após
o encerramento do mês.
Fatores de Sucesso ...
Equipe motivada em mudar as coisas...
Voto de confiança das áreas afetadas
Forte comunicação da Mudança em curso
Corpo a corpo na resolução de eventuais defeitos
Software adequado
FORTE PARCERIA COM O CONTROLE INTERNO DO
MUNICÍPIO
O que deu errado ...
Baixo entendimento do todo gerou algumas zonas de
conflito na implantação
Momentos de “delargação” de algumas lideranças
atrasaram o processo
Equipe de alguns entes não estavam no mesmo pique que
a equipe de implantação
(47) 3326-6991
antoniofedato@blumenau.sc.gov.br
CONTATOS
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