TIMOR4 caixa ferramentas

Bia Simonassi

Avaliação e Monitoramento de Projetos no Timor 2014

CAIXA DE FERRAMENTAS

Esta cartilha faz parte do material didático do curso AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE PROJETOS, promovido pela Escola de Administração Fazendária (ESAF), pela Agência Brasileira de Cooperação (ABC) e pela Embaixada Brasileira em Díli, capital do Timor Leste, em janeiro de 2014.

AULA 4 de 10

Ferramentas de Gerenciamento, inclusive de Projetos Canvas de projetos Mapas mentais aplicados a projetos Gráfico de Gantt, WBS ou EAP Softwares de Gestão de Projetos: panorâmica O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.

“CÉREBRO: UM APARELHO COM O QUAL PENSAMOS

QUE PENSAMOS.” Ambrose Bierce

A principal ferramenta do Gerente de Projetos é sua competência.

Competência é um conjunto de habilidades, que forma um perfil específico.

Ferramenta é um acessório (tecnologia) que auxilia o Homem a fazer algo.

O Homem inventa ferramentas para tudo e depois as confunde com suas próprias habilidades.

A segunda ferramenta fundamental para gerenciar projetos é o famoso Gráfico de Gantt.

Planejado Realizado

Período do Projeto

TEMPO

METAS

Meta 1

Meta 2

Meta 3

Meta 4

Meta 5

Henry Gantt (1861 – 1919) foi engenheiro e consultor industrial nascido em Maryland (EUA).

Foi assistente de Taylor e, como ele, era obcecado pelo aumento da eficiência e da produtividade.

Desenvolveu o Gráfico de Gantt que hoje é ferramenta básica de gerenciamento.

Mas foi um conceito radical, inovador e revolucionário, na época em que foi proposto.

O Gráfico de Gantt é uma ferramenta de visualização do progresso do projeto.

O Gráfico de Gantt é uma vitrine, um mapa panorâmico da situação atual do projeto.

Inicialmente foi utilizado em grandes construções como a Represa Hoover, no Arizona (EUA).

O gráfico sofreu evoluções com o tempo e tornou-se essencial para o gerenciamento de projetos.

O gráfico de Gantt é baseado na unidade básica de medida dos projetos: o tempo.

O gráfico de Gantt basicamente mostra uma foto da situação atual do projeto.

E destaca o que está em dia, o que está atrasado e o que está adiantado!

O gráfico de Gantt é uma espécie de calendário dinâmico.

No gráfico, o tempo é organizado em uma sequência linear de atividades...

...onde a data de hoje é sempre a referência.

O diagrama mostra o que foi planejado e compara com o que foi efetivamente realizado.

PLANEJADO REALIZADO

Com Gantt é possível (pre)ver atrasos e tomar providências (ações preventivas e corretivas).

Todo sistema de gestão de projetos é baseado no Gráfico de Gantt.

O Gantt pode ser feito no Excel ou no MSProject: ambos mostram uma panorâmica do projeto.

Todo software de projetos usa o Gantt como ponto de partida e agrega indicadores a ele.

A principal vantagem de fazer um software de projetos sob medida é que...

...ele atende quase que perfeitamente a todas as necessidades dos usuários.

A desvantagem de fazer o próprio SW de projetos é que ele pode acabar virando um Frankenstein.

Comprar um SW pronto pode trazer a ilusão do uso imediato, mas a necessidade do treinamento...

...e a resistência a tudo que é novo e externo pode acabar atravancando a implementação.

Com o tempo, um software comprado pronto perde a aderência às necessidades internas.

E, em geral, tem limites claros e rígidos para customizações e adaptações.

Então, o ideal é construir o SW de projetos de acordo com a maturidade crescente da empresa.

O mais importante, porém, é saber que não se depende de software algum para fazer projetos.

Projetos são feitos por cabeças pensantes. Softwares são apenas ferramentas facilitadoras.

Canvas de projeto é uma ferramenta de planejamento e elaboração de projetos.

Adaptado de Business Model Canvas

Trata-de de um mapa composto de 13 partes ou campos correlatos.

As 13 partes estão agrupadas em 3 dimensões: fundamental, estratégica e executiva.

Dimensão Fundamental Dimensão Estratégica Dimensão Executiva

A dimensão FUNDAMENTAL é composta pelas informações iniciais do projeto:

Nome do projeto, período, gerente, escopo, não escopo, objetivo, produtos e clientes.

NOME

PERÍODO

GERENTE

ESCOPO

NÃO ESCOPO

OBJETIVO

PRODUTOS

CLIENTES

A dimensão ESTRATÉGICA é composta pelas informações que dão sustentação ao projeto:

Justificativa e stakeholders do projeto.

JUSTIFICATIVA

STAKEHOLDERS

A dimensão EXECUTIVA é composta pelas informações que vão compor o plano de ação:

Metas, equipe e orçamento do projeto.

METAS

EQUIPE

ORÇAMENTO

O preenchimento do canvas não obedece a uma ordem fixa mas há um caminho crítico.

1 2 3

4

5

6

7

O ponto de partida é o escopo/objetivo do projeto e o ponto de chegada é o orçamento.

ESCOPO

NÃO ESCOPO

OBJETIVO

ORÇAMENTO

A principal vantagem de usar o canvas é que ele resume todas as informações em um único mapa.

Com uma visão panorâmica das informações, fica mais fácil preencher a sinopse do projeto.

Com o canvas é possível verificar a relação entre escopo, objetivo, produtos, clientes e metas.

Canvas e mapa mental são ferramentas complementares:

Enquanto o mapa mental serve para “enxergar” o projeto quando ele ainda não está claro,...

...o canvas serve para elaborar a sinopse, a partir do escopo e do objetivo do projeto.

Mapa mental é a representação gráfica de uma ideia.

Mapas mentais são muito úteis na fase de planejamento dos projetos.

Principalmente, quando ainda não está claro “o que será feito”, a partir da ideia inicial.

Ou a qualquer momento, para se ter uma panorâmica memor(iz)ável do projeto.

Com mapas mentais, pode-se limitar o foco de ação e definir mais facilmente escopo e não escopo.

Com mapas mentais, pode-se planejar o conteúdo do projeto para definir metas, posteriormente.

O princípio do mapa mental é a associação de ideias que é um fenômeno natural do cérebro humano.

De acordo com este fenômeno, estimular a mente sobre um tema, com cores, palavras e imagens...

...pode gerar ideias novas, diferentes e inesperadas relacionadas (in)diretamente com o tema.

A conexão das ideias é pessoal, não é um ato racional e vai depender de muitas coisas:

...da bagagem cultural da pessoa, das suas experiências, da sua formação e educação,...

...do grau de conhecimento ou intimidade com o assunto, da qualidade da memória de cada um..

Para fazer um mapa mental, pode-se usar papel em branco e canetinhas coloridas ou um software.

De qualquer forma, uma vez que você tenha um cérebro, você pode escolher outra ferramenta...

...de acordo com suas preferências e habilidades pessoais.

A principal regra para fazer um mapa mental é não julgar as ideias que surgem. Deixe-as fluir...

Deixe as ideias relativas ao tema central virem para o papel do jeito que elas surgem na sua mente.

Mais tarde, haverá tempo suficiente para julgamento, racionalismo e ordenamento.

O mapa mental não é um raciocínio linear ao qual estamos acostumados.

Ele funciona com base na associação de ideias que é um fenômeno não linear da mente humana.

Você pode criar mapas mentais sobre qualquer coisa, sozinho ou em grupo.

Você está pronto para criar um mapa mental, desde o início, agora mesmo?

Comece escrevendo ou desenhando a ideia principal no centro da página em branco.

Se não for no centro da página, você corre o risco de fazer algo linear e não um mapa mental.

A partir da ideia central, desenhe braços coloridos onde vc vai colocar as ideias relativas à central.

Cada ideia relativa à ideia central vai em um dos braços coloridos, até esgotarem todas as ideias.

Se os braços não forem coloridos, o mapa vai sair também, mas vai ficar limitado e incompleto...

...porque as cores ajudam seu cérebro a ampliar a capacidade de associar as ideias.

Pergunte à ideia central o que ela faz você lembrar e anote em um dos braços coloridos. Não Julgue!

Repita este processo até você sentir que esgotou a primeira rodada.

Você pode repetir essas rodadas até sentir que esgotou a inspiração.

Quando os braços coloridos estiverem completos, pode-se repetir o mesmo processo nos sub-braços.

Somente então, você pode editar, organizar e ordenar as ideias que surgiram.

Quanto mais imagens, em vez de palavras, melhor para o entendimento e a memorização do mapa.

A EAP (ou WBS) é a representação gráfica de um projeto.

Ao contrário do mapa mental, a EAP é um estrutura linear que funciona bem para detalhar...

...o objetivo do projeto em metas e as metas em tarefas menores até que o trabalho fique claro.

Método cartesiano: dividir o todo em partes menores, e assim por diante,...

...até que as partes fiquem de um tamanho perfeitamente executável e controlável.

Então, para fazer a EAP, toma-se o objetivo do projeto que ocupa o primeiro nível da EAP.

Desmembra-se o objetivo em metas que, somadas, dão como resultado o próprio objetivo.

Em seguida, desmembram-se as metas em tarefas menores, facilmente executáveis.

Este sistema cartesiano de desmembramento pode ser feito até o sexto nível, sem susto.

Mas, em geral, basta desmembrar o objetivo em metas e as metas em tarefas (3 níveis).

O importante é lembrar que a soma de todos os elementos do nível de baixo deve ser igual...

...ao elemento do nível exatamente acima, de forma que a soma das partes seja igual ao todo.

ATIVIDADES DE

FIXAÇÃO

ATIVIDADES DE

FIXAÇÃO

MAPA MENTAL

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Pegue uma folha em branco e canetinhas coloridas. 2. A partir da ideia central, escreva ou desenhe ideias

correlatas ao seu redor. 3. Não julgue suas ideias, apenas deixe-as fluir. 4. Pergunte à ideia central o que ela lembra e escreva em um

dos braços. 5. Desenhe mais braços, se precisar. 6. Repita a operação até esgotar sua inspiração. 7. Apresente seu mapa e compare a percepção de outros

colegas sobre o mesmo tema.

CROCODILO

01

TIMOR

02

PROJETO

03

PLANEJAMENTO

04

DESENVOLVIMENTO

05

EAP ou WBS MODO DE USAR (exercício individual): 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta. 2. Crie mais “caixinhas”, se for o caso, até esgotar a inspiração. 3. Apresente sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas.

CORPO HUMANO

1 2 3

1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2

1.1.2

1.2.1 2.1.1 2.3.1

2.2.2 2.2.2

1.1.1 2.2.1 2.2.1

06

PLANETA TERRA

1 2 3

1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2

1.1.2

1.2.1 2.1.1 2.3.1

2.2.2 2.2.2

1.1.1 2.2.1 2.2.1

EAP ou WBS 07

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta. 2. Crie mais “caixinhas”, se for o caso, até esgotar a inspiração. 3. Apresente sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas.

TIMOR

1 2 3

1.1 1.2 2.1 2.2 2.3 3.1 3.2

1.1.2

1.2.1 2.1.1 2.3.1

2.2.2 2.2.2

1.1.1 2.2.1 2.2.1

EAP ou WBS 08

MODO DE USAR (exercício individual): 1. Utilize o diagrama abaixo para completar a EAP, a partir da ideia proposta. 2. Crie mais “caixinhas”, se for o caso, até esgotar a inspiração. 3. Apresente sua EAP no varal e compare os resultados com seus colegas.

CANVAS 09

MODO DE USAR: 1. Forme os mesmos grupos de 4 pessoas das aulas anteriores. 2. Resgate o portfólio de projetos apresentado pelo grupo durante a segunda

aula (cartilha “Xeque-Mate”). 3. Selecione um dos projetos do portfólio e preencha o cabeçalho (nome do

projeto, gerente e período) do formulário Canvas de Projeto. Entregue o formulário para a professora. O trabalho será concluído nas próximas aulas.

Fim