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Catarina Marques & Sónia Martins
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Carta comercial Catarina Marques nº 3
Sónia Martins nº13 Trabalho realizado por:
Agrupamento de Escolas de Mem Martins
O que é ?
Uma carta comercial é um documento escrito, trocado por empresas entre si ou com seus clientes e vice-versa, visando iniciar, manter ou encerrar transações.
Como elaborar uma carta comercial com eficácia!
As empresas recebem diariamente dezenas de cartas que são correspondência em particular.
Atingir o alvo definido não é uma tarefa fácil como se pode pensar à primeira vista.
Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta.
Passo 2 - Estruturar a carta
Passo 3 - Escrever a carta
Passo 4 - Escolher o papel apropriado
Passo 5 - Preencher o envelope
Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope
Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta
Para elaborar uma carta é preciso seguir os seguintes passos.
Passo 1 - Escolher a linguagem correcta de uma carta.
Simples Original
Devemos evitar cair no erro do excesso de confiança. A
carta é um meio de transmitir uma mensagem que substitui
a presença física dos interlocutores. Se na presença física se utiliza um tom mais pessoal, na carta deve fazer-
se o mesmo.
A originalidade é essencial para seduzir o interlocutor. A
linguagem utilizada deve ter a capacidade de surpreender o
destinatário. É importante criar uma empatia imediata com o
recetor.
Erros e correcções da carta comercial.
É essencial a carta não conter
Erros ortográficos ou gralhas.
O uso de palavras com força que transmitam a ideia de acção.
Falta de pontuação.
“expressões“ que deverá conter uma
carta
Damos seguimento à sua carta...
Espero a sua resposta... Agradeço... Juntamos... Espero... Acuso a recepção... Saudamo-los atentamente...
O que não se deve fazer na carta comercial !
Devemos evitar a utilização de expressões qualificativas tais como: atenta, amável, grato, cordiais e sinceros. E também devemos evitar o uso frequente do gerúndio, um erro frequente na linguagem comercial; assim é incorreto escrever:
Dando curso à sua carta...Esperando a sua resposta...Dando-lhe os mais expressivos agradecimentos...Juntando à presente...Ficando à espera...Acusando a recepção...Saudando-os atentamente...
Para que uma carta ganhe eficácia deverá ter o cuidado de não cair nos seguintes erros! Excesso de familiaridade. A verbosidade e a adulação. Vocabulário vulgar ou limitado. Excesso de confiança. Mencionar a sua exclusiva conveniência.
Excesso de familiaridade.
Tentar escapar à rigidez e excesso de formalidade não caia no erro oposto. Mesmo que conheça o destinatário,
lembre-se que a correspondência poderá ter que ser lida por terceiros.
A verbosidade e a adulação
A primeira esconde o verdadeiro conteúdo da
carta, enquanto a segunda provoca uma rejeição
instantânea do leitor. Seja sincero e direto mesmo quando a mensagem é
desagradável.
Excesso de familiaridade e a verbosidade e a adulação!
Vocabulário vulgar ou limitado e excesso de confiança !
Vocabulário vulgar ou limitado Excesso de confiança
É preciso aprender a distinguir entre linguagem popular e vulgar. Uma expressão popular poderá enriquecer a mensagem, mas uma carta repleta de frases comuns poderá ter um efeito negativo. Em caso de dúvida é preferível abster-se de utilizá-la.
Nunca antecipe a atitude do leitor. Frases como
"agradecemos antecipadamente",
"sabemos que podemos contar convosco", "estou seguro de que..." impõem
um critério ou uma decisão ao leitor.
Mencionar a sua exclusiva conveniência!
Mencionar a sua exclusiva conveniência
Evite mencionar o que lhe convém a si, dando sempre ênfase ao que pode interessar ao leitor.
Passo 2 - Estruturar a carta
Cabeçalho
Data Saudação
Para estruturar uma carta é preciso seguir os seguintes elementos
DespedidaDados do
destinatário
Assunto
Corpo da carta
Os elementos deverá conter
Cabeçalho
Logótipo (optativo) Nome completo da
empresa Breve identificação da
atividade(consultoria, fornecimento de serviços de telecomunicações. . . )
Morada Contactos (telefone, fax).
Data
escreve-se exatamente por baixo do cabeçalho
Dados do destinatário
Nome Título ou cargo Morada
Continuação …
Assunto Despedida
Saudação
Neste ponto deve incluir-se uma breve alusão ao assunto da carta.
Escreve-se sempre á esquerda
Do nome completo da pessoa que escreve,
Do seu título ou cargo, A assinatura: sempre
feita à mão, imediatamente a seguir à despedida.
Fiquem atentos á explicação….
Passo 3- Escrever a carta
Passo 4 - Escolher o papel apropriado
Fiquem atentos á explicação …
O tamanho da folha deve ter em conta a dimensão do sobrescrito. A carta dobrada, no máximo em três, deverá caber comodamente no sobrescrito.A cor do papel também é importante. Os tons pastel são os mais adequados.O grafismo do cabeçalho é primordial, devendo apostar na simplicidade.
Passo 5- Preencher o envelope
Dados do remetente
Logotipo Morada
contacto (telefone, fax)
Dados do destinatário
nome e função do destinatário nome da empresa
Morada
Passo 6 - Dobrar e inserir a carta no envelope
Devemos utilizar o tamanho de envelope comum para cartas comerciais (11x22cm);Verificar sempre se a morada da carta coincide com a morada do envelope; Se a carta está devidamente assinada;Dobrar o terço inferior da folha para cima, tendo o cuidado de verificar se o vinco não fica torto;Finalmente, basta inserir a carta no envelope.
Ponto 7 - Avaliar a eficácia económica de uma carta
Calcular o montante investido no mailing, durante um determinado
período.Verificar se houve ou não um
aumento das vendas nesse período.Comparar o aumento das receitas
com os custos efetuados com o mailing.
Se as receitas compensarem os custos, então a mensagem da carta foi eficaz e o método poderá ser aplicado
em futuros mailings.
Fim
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