Festival 2014 - A importância da prestação de contas para a Captação de Recursos

A importância da prestação de contas para a Captação de

Recursos

Profª Msc Sandra Helena Pedroso

maio/2014

Doutoranda em Ciências Políticas pelo IUPERJ. Mestre em Sistema de Gestão de Projetos com foco em Responsabilidade Social pela UFF e bacharel em Ciências Contábeis pela USU. Diretora do Ateliê de Cultura e da ABCR. Nos últimos 30 anos exerceu diversas funções na área cultural e cinematográfica. Atualmente atua como professora de Gestão Financeira na pós-graduação, no MBA de Produção Cultural e da graduação da UCAM. Atuou como Coordenadora da Ancine e da Lei do ICMS e como Membro do Comitê Setorial da Lei de Incentivo àCultura Lei do ISS/RJ.

Résumé

Projeto

Gestão

Contabilidade

Licitação

Prestação de contas

Documentos fiscais

Referências

Projeto? O que é?

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Definição

• “É a materialização de uma idéia ou sonho com início e fim determinado.”

• É um conjunto de atividades ou medidas planejadas para serem executadas dentro de uma área de atuação pré-definida, com recursos específicos, em um prazo de tempo limitado e com a finalidade de alcançar determinados resultados e objetivos.

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Administração

Desafio do projeto: guardar estreita vinculação entre o proposto e o executado.

• Eficácia – resultado;

• Eficiência – gestão, cumprir os objetivos;

• Efetividade – atender as expectativas.

Desafio

Eficácia – fazer as coisas certas;

Eficiência – fazer certo as coisas;

Efetividade – gerar impacto positivo.

Desafio

Contabilidade

• É a ciência que estuda a evolução do patrimônio das entidades fornecendo informações aos stakeholders.

• Objetivo fiscalizar e registrar as mudanças ocorridas no patrimônio a fim de quantificar o superávit ou déficit da entidade, para que a administração seja capaz de tomar decisões financeiras e verificar o andamento das atividades da entidade.

Contabilidade

Gestão

Governança Corporativa

• compliance (seguir as regras estabelecidas);

• accountability (obrigação de prestar contas);

• disclosure (transparência de informações);

• fairness (equidade para os acionistas).

A prestação de contas faz parte da transparência e do accountability de uma gestão.

Nakagawa define o termo "accountability" como sendo “a obrigação de se prestar contas dos resultados obtidos, em função das responsabilidades que decorrem de uma delegação de poderes”.

Prestação de contas, é um relatório de avaliação de um projeto ou ação,

ou seja, é um demonstrativo financeiro que demonstra e compara

o previsto e o realizado.

Definição

Demonstrativo organizado pelo recebedor do recurso, acompanhado de documentos comprobatórios das operações de receita

e despesa, os quais deverão ser aprovados por quem autorizou os

recursos.

(a) funcional – relativas a relatórios financeiros, uso de recursos, eficiência, lisura;

(b) estratégicas, relacionadas com seu impacto e sua performance, a médio prazo. É a accountability de desempenho.

Leilah Landim (2006/2007) apud(a) Koslisnski (2007)(b) Edwards, M. & Hulme, D. 1996. Beyond the Magic Bullet: NGO performance and accountability in the post-cold war world. Hartford, Conn.: Kumarian Press.

Tipos

• Física = Realizado

• Financeira = Recursos

• Física e Financeira = Realizado e Recursos

Base Legal

Artigo 70 da Constituição Federal

A fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da União e das entidades da administração direta e

indireta, quanto à legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação das subvenções e renúncia de receitas, será exercida pelo

Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema decontrole interno de cada Poder.

Parágrafo único. Prestará contas qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou

administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza

pecuniária.

• Lei nº 4.320/1964

• Lei nº 8.666/1993

• Acórdão do TCU

• Súmulas do TCU

• Orientações do órgão ordenador da despesa

Legislação

CONVÊNIOS E AFINS

PORTARIA INTERMINISTERIAL Nº 507

Prazo de entrega: 60 dias

Guarda dos documentos: 10 anos após aprovação

Fluxo da Prestação de contas

Despesas feitas antes da obtenção dos recursos – não são válidas para alguns patrocinadores ou órgãos públicos;

Observe o prazo final do contrato de patrocínio;

Observe o prazo final de execução e captação;

Documentos fiscais: de acordo com cada tipo de pagamento.

ITENS QUE PODEM SER PAGOS COM OS RECURSOS RECEBIDOS

• Todas as despesas previstas no orçamento;

• Despesas realizadas por terceiros (desde que tenha vínculo com o projeto) podem ser ressarcido mediante recibo junto com a documento fiscal;

• Tíquete de estacionamento: não vale o documento de saída e sim um cupom fiscal ou a Nota fiscal;

• Recibo de táxi sem rasura, com destino e dados do carro;

• Passagens aéreas devem estar acompanhadas do cartão de embarque.

ITENS QUE NÃO PODEM SER PAGOS PELO PATROCÍNIO

• Multa de carro, colégio de filhos, cursos e correlatos não podem ser pagos;

• Multa, juros, IOF, tarifa de devolução de cheques e tarifa cheque superior e inferior devem ser pagos com recursos próprios;

• Despesas não previstas e não autorizadas.

• Pagamento aos índios?

• Pagamento aos analfabetos e menores?

• Pagamento dos sócios - também exerça função?

• Equipamentos e materiais da proponente ou responsável?

• Idoneidade do fornecedor

• Captação de recursos - pela proponente

• Captação de recursos - terceiros

• Taxa de administração = gerenciamento

• Agenciamento e elaboração?

• A discriminação do serviço tem que ser clara e compatível com o orçamento;

• Tem que constar na descrição o nome do projeto;

• Tem que constar o nome da empresa, CNPJ e endereço completo idêntico ao que está no contrato.

Documentos Fiscais

IDEAL TER UM CARIMBO OU INFORMAÇÃO “RECEBEMOS” ou “PAGO”.

Tipos de Documentos fiscais

• Serviço

• Mercadoria

• Cupom Fiscal

• Avulsa

• Outras moedas

• RPA

Sempre observe em uma Nota Fiscal os seguintes itens:

• A data de emissão tem que ser anterior a data do cheque e nunca posterior a data de compensação do cheque no banco;

• Verifique a data limite da emissão e/ou prazo de validade da Nota Fiscal;

• Verifique se está apta ao serviço;

• Ausência de rasuras;

• Nome do projeto e contrato ou identificação do patrocínio.

Documentos Fiscais

Nota de Serviço

Verifique se a localidade do prestador de serviço não está obrigada a emitir

a Nota Fiscal eletrônica.

Nota de Serviço

Verifique se o serviço prestado consta do CNPJ (CNAE) ou do contrato social.

Obs.: ISS DEVERÁ ESTAR INCLUSO NO SERVIÇO, NÃO ACRESCIDO

Documentos Fiscais

CORRETO INCORRETO

SERVIÇO R$ 1.000,00 SERVIÇO R$ 1.000,00

ISS R$ 50,00 ISS R$ 50,00

TOTAL R$ 1.000,00 TOTAL R$ 1.050,00

Notas de Gasolina

Notas de Alimentação

Cupom Fiscal

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Cupom Fiscal

Nota Fiscal Avulsa

Nota em outra moeda

• Utilize o câmbio oficial para a conversão ou a da compra de moeda estrangeira;

• As despesas podem ser pagas com cartão da empresa ou do sócio, desde que a Nota/Invoiceesteja no nome da proponente;

• A despesa tem que estar prevista no orçamento;

• Verifique a legislação específica do projeto.

www.captacao.org

Documentos não aceitos

• Nota;• Nota de Venda;• Nota de Balcão;• Orçamento;• Pedido;• Nota de Compra/Serviços;• Nota de garantia;• Ticket de máquina registradora;• Outros sem valor fiscal; • Depósito não acompanhado de um documento

fiscal válido.

Advertência

As Notas Fiscais devem vir acompanhadas de:

• Certidão do INSS;• Certidão do FGTS;• Certidão da Receita Federal

Todos os pagamentos devem ser feitos preferencialmente por DOC ou TED.

Peculiaridades

• Conta bancária: outros recursos não podem ser misturados;

•Primordial o extrato inicial estar zerado e o final também;

• Verifique as inconsistências dos saldos entre um extrato e outro;

• Crie uma planilha eletrônica de verificação do extrato bancário, para sanar as dúvidas;

•Confira sempre o extrato bancário.

Peculiaridades

• O saldo do projeto tem que ser ressarcido ao órgão ou patrocinador, verifique a forma correta;

• Encerramento da conta bancária;

• A contabilidade tem que espelhar a prestação de contas enviada;

Cheques diferentes – mesma nota fiscal

Pagamentos diversos – cheque caixa

Caixa – pequenos valores

Evitar cheques caixa altos valores

Cheque – nota fiscal

Filtragem dos documentos

Controlar os recebimentos e despesas

Procedimentos Internos

Recomendações

• Guardar os documentos de forma organizada por ordem de data ou

emissão de cheque ou ordem bancária;

• Colar em uma folha as pequenas notas fiscais e os cupons fiscais;

• Guardar com cuidado e em ordem os extratos bancários;

• Os rendimentos financeiros devem ser utilizados no projeto,

mediante autorização ou nos itens já previstos no orçamento;

• O relatório de execução financeira deverá ser feito no modelo

fornecido pela patrocinador ou da lei de incentivo ou convênio;

• Digitalizar todos os documentos em formato PDF.

APLICAÇÃO FINANCEIRA

§ 1º - Quando o destinatário da transferência for Estado, Distrito Federal ou Município, entidade a eles vinculada ou entidade particular, os recursos transferidos, enquanto não empregados nasua finalidade, serão obrigatoriamente aplicados:

I - em caderneta de poupança de instituição financeira oficial, se a previsão de seu uso for igual ou superior a um mês; e

II - em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou operação de mercado aberto lastreada em título da dívida pública federal, quando sua utilização estiver prevista para prazos menores.

Contabilidade

• Escrituração dos documentos fiscais

• Programas contábeis – prestação de

contas

• Conhecer o projeto

• Legislação

• Montagem da prestação de contas

Prazo de Avaliação

Relatórios

Qual a relação com a captação?

• Projeto

• Gestão

• Relationship

• Stakeholders

• Transparência

• Governança

• Patrocinador

• Planejamento estratégico

• Marketing

• Avaliaçãowww.captacao.org

O sucesso nasce do querer, da determinação e persistência em se chegar a um objetivo. Mesmo não atingindo o alvo, quem busca e vence obstáculos, no mínimo fará coisas admiráveis.

José de Alencar

LEI FEDERAL nº 8.313/91 LEI FEDERAL nº 8.666/93

Programa de Voluntariado da Classe Contábil - CFCAllen, Johnny – Organização e gestão de eventos

Castiglioni, José Antonio – Assistente AdministrativoCavalieri, Adriane – Gerenciamento de Projetos

Costa, Ivan Freitas da - Marketing Cultural: o patrocínio de atividades culturais como ferramenta de construção de marca – São Paulo – Atlas – 2004

Martin, Vanessa – Manual Prático de EventosBarbosa, Regina Célia – Como Elaborar Projetos Culturais

Olivieri, Cristiane Garcia – Cultura Neoliberal: leis de incentivo como política pública de cultura – Sâo Paulo – SP: Escrituras Editora, 2004.

Reis, Ana Carla Fonseca – Marketing Cultural e financiamento da cultura – São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.

Thiry-Cherques, Hermano – Projetos Culturais

• www.gife.org.br• www.ethos.org.br• www.cultura.gov.br• www.mte.gov.br• www.captacao.org• www.gestaocultural.org.br• www.convenios.gov.br• www.sebrae.com.br • www.fiscosoft.com.br

Referências

www.captacao.org www.festivalabcr.org.br

sandrapedroso.educacao@gmail.comsandrapedroso@ateliedecultura.com.br

+55 (21) 98216-5201