Guia del PM para manejar el Cambio Organizacional

GUIA DEL PM PARA MANEJAR EL CAMBIO

ORGANIZACIONAL EN SUS PROYECTOS

Jorge Victoria, PMP, CSM

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Contenido

Antecedentes

¿Qué es el Manejo del Cambio?

El Manejo del Cambio a nivel Organizacional

El Manejo del Cambio a nivel Portafolio

El Manejo del Cambio a nivel Programa y Proyecto

Consejos Prácticos

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Jorge Victoria, PMP, CSM

• 25+ años de experiencia como Director de

Oficina de Proyectos, Project Portfolio

Manager, Project Manager Master y

Consultor.

• Conferencista en diversos foros del PMI y

Universidades del país, así como profesor

de diferentes Diplomados en el ITAM y la

Universidad Iberoamericana.

• Miembro del equipo de traducción del

PMBoK© v4 al español.

• Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP

desde 1999, Certified Scrum Master, ITIL

fundamentals y Six Sigma Green Belt.

• Director en Alpha Consultoría, empresa líder

en servicios de administración de proyectos.

Antecedentes

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El Director de Proyectos y el Cambio

• PROYECTO = CAMBIO

• Manejar el impacto del cambio es

un componente clave para la

obtención de los beneficios del

proyecto.

• Los directores de proyecto deben

tener las habilidades para manejar

el cambio y navegar en el.

6

La Paradoja

• Puesto que un proyecto

implica un cambio, el

Director de Proyectos debe

ser su principal promotor…

• … sin embargo una vez

firmado el plan, el cambio se

vuelve su principal enemigo.

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El Director de Proyectos como Agente de Cambio

¿ESTAS PREPARAD@PARA SER UN AGENTE

DE CAMBIO?

Tu debes

ser el

cambio que

deseas ver

en el

mundo…

8

Manejo del Cambio y el PMI

• Las practicas de Gestión del

Cambio Organizacional han

estado embebidas dentro de sus

estándares durante muchos años,

pero de manera dispersa.

• El PMI ha generado documentos

complementarios a los estándares

fundamentales.

http://www.pmi.org/learning/change-management.aspx

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Contenido de la Guía

¿Qué es el Manejo del Cambio?

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¿Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

• Es un enfoque integral, cíclico y estructurado para la transición de

individuos, grupos y organizaciones de un estado actual a un estado

futuro con el propósito de obtener beneficios de negocios.

Estado

Actual

Estado

Futuro

TransiciónBeneficio del Negocio

• Ayuda a las Organizaciones a:

• Adaptarse a enfoques de pensamiento innovadores

• Asegurar una visión compartida

• Construir una rápida alineación al cambio

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¿Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

(MoC) = INTEGRACIÓN Y ALINEACIÓN

PERSONAS ESTRUCTURAS

PROCESOS CULTURA

ESTRATEGIA

Principales Causas de Fracaso en los Proyectos

de Cambio

FUENTE: Pulse of the Profession In-Depth Report, 2014

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Barreras del Cambio

FUENTE: Corporate Change Center, Northwestern University

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Categorías de Modelos de Manejo del Cambio

• El Cambio como una Transición Psicológica

– Enfocado en el individuo

• El Cambio como un Proceso

– Modelo de 8 pasos de Kotter

– Enfoque “Top-Down”en la Organización

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Categorías de Modelos de Manejo del Cambio

• Modelos de Cambio a la Medida

– Metodología Personalizada

• El Cambio como un Sistema

– Enfoque sistémico. 3 categorías del Cambio

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Formular el Cambio

Identificar y aclarar la necesidad del cambio

Evaluar la disposición para el cambio

Delinear el alcance del cambio

Planear el Cambio

Definir el enfoque del cambio

Planear la gestión de Interesados

Planear la transición e integración

Implementar el Cambio

Preparar a la organización para el

cambio

Movilización de los Interesados

Entrega de resultados del

proyecto

Manejar la Transición del Cambio

Transición a la operación del

negocio

Medir la tasa de adopción y los

resultados/beneficios

Ajustar el plan para alinear discrepancias

Sostener el Cambio

Comunicación continua, consulta y

representación de los interesados

Realizar actividades que tengan sentido

Medir la realización de beneficios

Ciclo de vida del Cambio

Formular el Cambio

Identificar y aclarar la necesidad del cambio

Evaluar la disposición para el cambio

Delinear el alcance del cambio

Planear el Cambio

Definir el enfoque del cambio

Planear la gestión de Interesados

Planear la transición e integración

Implementar el Cambio

Preparar a la organización para el

cambio

Movilización de los Interesados

Entrega de resultados del

proyecto

Manejar la Transición del Cambio

Transición a la operación del

negocio

Medir la tasa de adopción y los

resultados/beneficios

Ajustar el plan para alinear discrepancias

Sostener el Cambio

Comunicación continua, consulta y

representación de los interesados

Realizar actividades que tengan sentido

Medir la realización de beneficios

PR

OY

EC

TO

S

PR

OG

RA

MA

S

PO

RT

AF

OL

IO

OR

GA

NIZ

AIÓ

N

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Ciclo de vida del Cambio

Manejo del Cambio a nivel

Organizacional (OPM)

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Gestión de Proyectos a nivel Organizacional

(OPM)

• Marco de ejecución de la estrategia que utiliza la gestión de portafolios,

programas y proyectos para la ejecución y el despliegue de la

estrategia organizacional.

• Modelo de gobierno que permite

alinear la gestión de portafolios,

programas y proyectos con

los objetivos estratégicos de

la Organización

• Incluye a la PMO cuando existe

Change Management

OPM

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Ciclo de vida del cambio a diferentes niveles

Formulación del Cambio Medición de beneficios

Fin del

Programa

Iniciadores beneficiarios

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Evaluación de la disposición para el cambio de la

Organización (Change Readiness)• Evaluación en dos áreas:

Sistemas y estructuras organizacionales que necesitan ser

mejorados o que soportarán el cambio

Gente y cultura que es capaz de soportar o puede resistir el

cambio

• Elementos a considerar:

Cultura y experiencia histórica de la Organización para tratar con

el cambio

Políticas, procesos, roles y normas de toma de decisiones

relacionadas con el cambio

Capacidad de Liderazgo en la organización para apoyar y

patrocinar el cambio

Recursos aplicados al manejo del cambio y grado de

especialización y experiencia

Y otros…

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

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Manejo del Cambio a nivel Portafolio

• La gestión del Portafolio de Proyectos es un proceso continuo de

optimización y supervisión de una cierta cantidad de iniciativas

organizacionales concurrentes.

• Facilita la evaluación dinámica de estas iniciativas y el ajuste o

realineación del portafolio donde es necesario, incluyendo su

integración en el negocio para conocer sus beneficios

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Impacto del Cambio Estratégico en el Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa y

Proyecto

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Manejo del Cambio en los 5 grupos de procesos

Consejos Prácticos

Logra Patrocinadores comprometidos con el

proyecto

FUENTE: Pulse of the Profession In-Depth Report, 2014

Comunicar

y

dirigir

Aclarar la dirección y

objetivos del

proyecto

1

30

Considera todo el Ciclo del Cambio

• Considerar que no solo habrá un

cambio durante la implementación.

• También lo habrá antes y después.

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31

Toma en cuenta la Percepción del Cambio

• Los ejecutivos y los empleados ven el

cambio de manera diferente :

• (1) Los Directivos suelen ver el

cambio como una oportunidad para

el negocio y ellos mismos.

• (2) Los empleados normalmente ven

el cambio como algo perjudicial,

intrusivo y que puede suponer

pérdidas para ellos.

3

32

Prepara a la organización para la

transformación

• El comportamiento de la gente está

fuertemente influenciada por el

contexto del cambio

• La cultura,

• Las recompensas,

• Los reconocimiento,

• Los incentivos

• Las normas,

• El entorno político.

• Esto significa que la gestión del

contexto es crucial en las iniciativas

de cambio.

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Entiende la Cultura y el Entorno político en el

que ocurrirá el cambio

• Identificar la resistencia o el apoyo al cambio que los involucrados

influyentes tienen.

• Cerrar activamente las brechas que existan.

• Asegurar una visión clara de los cambios entre los stakeholders y de su

rol en el logro de los objetivos del proyecto

• Mucho apoyo del Patrocinador del Proyecto

CUANDO EXISTA UNA DISCREPANCIA ENTRE LA CULTURA ACTUAL Y

LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, NORMALMENTE PREVALECERÁ LA

CULTURA.

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Genera Colaboración, Empoderamiento y

Compromiso de los stakeholders.

• Abordarlos de manera sistemática e

iterativa.

• Realizar cambios “CON” mas que

“HACIA” la gente.

• Proveer bastantes espacios para el

diálogo

• Crear un ambiente de confianza

6

Crea un Proceso de Comunicación Robusta

con la Organización

FUENTE: Pulse of the Profession In-Depth Report, 2014

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36

Desarrolla una Estrategia enfocada tanto a la

Mente como al Corazón de los empleados

• “MENTE” = LO RACIONAL

• “CORAZÓN” = LO MOTIVACIONAL.

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Crea un Cambio Sostenido

• Ejecutar el Cambio es solo la mitad

de la historia.

• La otra mitad tiene que ver con

sostener el cambio de forma

permanente, a fin de entregar los

beneficios considerados y luego

mantenerlos en el futuro.

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¿PREGUNTAS?

Agradecemos su atención.

Jorge Victoria, PMP, CSM

jvictoria@alpha-consultoria.com

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