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GUIA DEL PM PARA MANEJAR EL CAMBIO
ORGANIZACIONAL EN SUS PROYECTOS
Jorge Victoria, PMP, CSM
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Contenido
Antecedentes
¿Qué es el Manejo del Cambio?
El Manejo del Cambio a nivel Organizacional
El Manejo del Cambio a nivel Portafolio
El Manejo del Cambio a nivel Programa y Proyecto
Consejos Prácticos
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Jorge Victoria, PMP, CSM
• 25+ años de experiencia como Director de
Oficina de Proyectos, Project Portfolio
Manager, Project Manager Master y
Consultor.
• Conferencista en diversos foros del PMI y
Universidades del país, así como profesor
de diferentes Diplomados en el ITAM y la
Universidad Iberoamericana.
• Miembro del equipo de traducción del
PMBoK© v4 al español.
• Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP
desde 1999, Certified Scrum Master, ITIL
fundamentals y Six Sigma Green Belt.
• Director en Alpha Consultoría, empresa líder
en servicios de administración de proyectos.
Antecedentes
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El Director de Proyectos y el Cambio
• PROYECTO = CAMBIO
• Manejar el impacto del cambio es
un componente clave para la
obtención de los beneficios del
proyecto.
• Los directores de proyecto deben
tener las habilidades para manejar
el cambio y navegar en el.
6
La Paradoja
• Puesto que un proyecto
implica un cambio, el
Director de Proyectos debe
ser su principal promotor…
• … sin embargo una vez
firmado el plan, el cambio se
vuelve su principal enemigo.
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El Director de Proyectos como Agente de Cambio
¿ESTAS PREPARAD@PARA SER UN AGENTE
DE CAMBIO?
Tu debes
ser el
cambio que
deseas ver
en el
mundo…
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Manejo del Cambio y el PMI
• Las practicas de Gestión del
Cambio Organizacional han
estado embebidas dentro de sus
estándares durante muchos años,
pero de manera dispersa.
• El PMI ha generado documentos
complementarios a los estándares
fundamentales.
http://www.pmi.org/learning/change-management.aspx
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Contenido de la Guía
¿Qué es el Manejo del Cambio?
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¿Que es el Manejo del Cambio (MoC)?
• Es un enfoque integral, cíclico y estructurado para la transición de
individuos, grupos y organizaciones de un estado actual a un estado
futuro con el propósito de obtener beneficios de negocios.
Estado
Actual
Estado
Futuro
TransiciónBeneficio del Negocio
• Ayuda a las Organizaciones a:
• Adaptarse a enfoques de pensamiento innovadores
• Asegurar una visión compartida
• Construir una rápida alineación al cambio
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¿Que es el Manejo del Cambio (MoC)?
(MoC) = INTEGRACIÓN Y ALINEACIÓN
PERSONAS ESTRUCTURAS
PROCESOS CULTURA
ESTRATEGIA
Principales Causas de Fracaso en los Proyectos
de Cambio
FUENTE: Pulse of the Profession In-Depth Report, 2014
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Barreras del Cambio
FUENTE: Corporate Change Center, Northwestern University
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Categorías de Modelos de Manejo del Cambio
• El Cambio como una Transición Psicológica
– Enfocado en el individuo
• El Cambio como un Proceso
– Modelo de 8 pasos de Kotter
– Enfoque “Top-Down”en la Organización
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Categorías de Modelos de Manejo del Cambio
• Modelos de Cambio a la Medida
– Metodología Personalizada
• El Cambio como un Sistema
– Enfoque sistémico. 3 categorías del Cambio
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Formular el Cambio
Identificar y aclarar la necesidad del cambio
Evaluar la disposición para el cambio
Delinear el alcance del cambio
Planear el Cambio
Definir el enfoque del cambio
Planear la gestión de Interesados
Planear la transición e integración
Implementar el Cambio
Preparar a la organización para el
cambio
Movilización de los Interesados
Entrega de resultados del
proyecto
Manejar la Transición del Cambio
Transición a la operación del
negocio
Medir la tasa de adopción y los
resultados/beneficios
Ajustar el plan para alinear discrepancias
Sostener el Cambio
Comunicación continua, consulta y
representación de los interesados
Realizar actividades que tengan sentido
Medir la realización de beneficios
Ciclo de vida del Cambio
Formular el Cambio
Identificar y aclarar la necesidad del cambio
Evaluar la disposición para el cambio
Delinear el alcance del cambio
Planear el Cambio
Definir el enfoque del cambio
Planear la gestión de Interesados
Planear la transición e integración
Implementar el Cambio
Preparar a la organización para el
cambio
Movilización de los Interesados
Entrega de resultados del
proyecto
Manejar la Transición del Cambio
Transición a la operación del
negocio
Medir la tasa de adopción y los
resultados/beneficios
Ajustar el plan para alinear discrepancias
Sostener el Cambio
Comunicación continua, consulta y
representación de los interesados
Realizar actividades que tengan sentido
Medir la realización de beneficios
PR
OY
EC
TO
S
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OG
RA
MA
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PO
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AF
OL
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GA
NIZ
AIÓ
N
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Ciclo de vida del Cambio
Manejo del Cambio a nivel
Organizacional (OPM)
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Gestión de Proyectos a nivel Organizacional
(OPM)
• Marco de ejecución de la estrategia que utiliza la gestión de portafolios,
programas y proyectos para la ejecución y el despliegue de la
estrategia organizacional.
• Modelo de gobierno que permite
alinear la gestión de portafolios,
programas y proyectos con
los objetivos estratégicos de
la Organización
• Incluye a la PMO cuando existe
Change Management
OPM
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Ciclo de vida del cambio a diferentes niveles
Formulación del Cambio Medición de beneficios
Fin del
Programa
Iniciadores beneficiarios
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Evaluación de la disposición para el cambio de la
Organización (Change Readiness)• Evaluación en dos áreas:
Sistemas y estructuras organizacionales que necesitan ser
mejorados o que soportarán el cambio
Gente y cultura que es capaz de soportar o puede resistir el
cambio
• Elementos a considerar:
Cultura y experiencia histórica de la Organización para tratar con
el cambio
Políticas, procesos, roles y normas de toma de decisiones
relacionadas con el cambio
Capacidad de Liderazgo en la organización para apoyar y
patrocinar el cambio
Recursos aplicados al manejo del cambio y grado de
especialización y experiencia
Y otros…
Manejo del Cambio a nivel Portafolio
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Manejo del Cambio a nivel Portafolio
• La gestión del Portafolio de Proyectos es un proceso continuo de
optimización y supervisión de una cierta cantidad de iniciativas
organizacionales concurrentes.
• Facilita la evaluación dinámica de estas iniciativas y el ajuste o
realineación del portafolio donde es necesario, incluyendo su
integración en el negocio para conocer sus beneficios
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Impacto del Cambio Estratégico en el Portafolio
Manejo del Cambio a nivel Programa y
Proyecto
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Manejo del Cambio en los 5 grupos de procesos
Consejos Prácticos
Logra Patrocinadores comprometidos con el
proyecto
FUENTE: Pulse of the Profession In-Depth Report, 2014
Comunicar
y
dirigir
Aclarar la dirección y
objetivos del
proyecto
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Considera todo el Ciclo del Cambio
• Considerar que no solo habrá un
cambio durante la implementación.
• También lo habrá antes y después.
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Toma en cuenta la Percepción del Cambio
• Los ejecutivos y los empleados ven el
cambio de manera diferente :
• (1) Los Directivos suelen ver el
cambio como una oportunidad para
el negocio y ellos mismos.
• (2) Los empleados normalmente ven
el cambio como algo perjudicial,
intrusivo y que puede suponer
pérdidas para ellos.
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Prepara a la organización para la
transformación
• El comportamiento de la gente está
fuertemente influenciada por el
contexto del cambio
• La cultura,
• Las recompensas,
• Los reconocimiento,
• Los incentivos
• Las normas,
• El entorno político.
• Esto significa que la gestión del
contexto es crucial en las iniciativas
de cambio.
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Entiende la Cultura y el Entorno político en el
que ocurrirá el cambio
• Identificar la resistencia o el apoyo al cambio que los involucrados
influyentes tienen.
• Cerrar activamente las brechas que existan.
• Asegurar una visión clara de los cambios entre los stakeholders y de su
rol en el logro de los objetivos del proyecto
• Mucho apoyo del Patrocinador del Proyecto
CUANDO EXISTA UNA DISCREPANCIA ENTRE LA CULTURA ACTUAL Y
LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO, NORMALMENTE PREVALECERÁ LA
CULTURA.
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Genera Colaboración, Empoderamiento y
Compromiso de los stakeholders.
• Abordarlos de manera sistemática e
iterativa.
• Realizar cambios “CON” mas que
“HACIA” la gente.
• Proveer bastantes espacios para el
diálogo
• Crear un ambiente de confianza
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Crea un Proceso de Comunicación Robusta
con la Organización
FUENTE: Pulse of the Profession In-Depth Report, 2014
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Desarrolla una Estrategia enfocada tanto a la
Mente como al Corazón de los empleados
• “MENTE” = LO RACIONAL
• “CORAZÓN” = LO MOTIVACIONAL.
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Crea un Cambio Sostenido
• Ejecutar el Cambio es solo la mitad
de la historia.
• La otra mitad tiene que ver con
sostener el cambio de forma
permanente, a fin de entregar los
beneficios considerados y luego
mantenerlos en el futuro.
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¿PREGUNTAS?
Agradecemos su atención.
Jorge Victoria, PMP, CSM
https://www.linkedin.com/in/jorgevictoriaclemente
