ASSESSORIA EXECUTIVA

DE MULTINACIONAIS Rhaíza Bastos

O papel fundamental da assessoria executiva é minimizar o trabalho de

executivos de uma organização, principalmente os rotineiros, e eventualmente

os especializados. A busca por excelência está presente não só em

multinacionais, mas também em empresas de pequeno e médio porte. Tanto

um assessor executivo de uma pequena empresa quanto aquele de uma

multinacional são dotados de grande carga de responsabilidade. O que implica

dizer que as funções delegadas a um assessor de uma multinacional se

assemelham às funções de um assessor de uma empresa de menor porte.

Contudo, um assessor executivo de uma empresa multinacional tende a ser

mais pressionado, pois a empresa a qual ele assessora apresenta-se muito

vulnerável às variações do mercado mundial e, portanto, as decisões devem

ser extremamente cautelosas.

O assessor executivo necessita ter o mesmo grau de conhecimento, tanto de

mundo quanto da empresa na qual se trabalha, que seu chefe – o executivo.

Para que uma assessoria seja de fato atuante, deve-se saber tudo acerca das

atividades empresariais. Nota-se que o trabalho dos executivos mescla-se ao

dos assessores, uma vez que ambos executam atividades em resposta a

demandas cotidianas, mas também necessitam realizar planejamentos que

exigem análise, organizar métodos específicos e apresentar habilidades

gerenciais.

A competência técnica voltada para o controle das atividades torna o assessor

portador de mecanismos para gerir uma equipe e respaldar o executivo nas

decisões empresariais. Essa competência é possibilitada por meio da realização

do planejamento administrativo (que envolve o controle das ações próprias e

as do dirigente), da organização e do domínio da informática.

Os profissionais de secretariado são um elo entre os superiores e os

subordinados e, portanto, devem desenvolver muito bem a habilidade de

comunicação dentro da empresa. No processo comunicativo,

o feedback possibilita o prosseguimento do fluxo de mensagens, uma vez que

torna possível a análise dos resultados obtidos em relação aos planos iniciais.

As funções atribuídas a um secretário executivo atuando como assessor em

uma multinacional são muitas e serão, a seguir, explanadas.

Planejamento estratégico: Estabelecimento de metas e de

cronograma para cumprimento das tarefas.

Recepção: A recepção da alta administração é, de fato, realizada pelo

secretário executivo, este que é a ponte entre a chefia a as demais áreas

da empresa.

Organização e controle da agenda: A agenda é uma importante

ferramenta de trabalho para o assessor executivo, pois através dela ele

controla os compromissos dele próprio e de seu chefe.

Redação de textos empresariais/cartas comerciais: Elaborar atas,

cartas de convocação, cartas comerciais, etc. A redação desses pode ser

também em idioma estrangeiro. O assessor pode ainda traduzir textos

de um idioma para outro, quando for necessário para o andamento de

trabalhos.

Organização de arquivos: Visa a rápida recuperação (localização) de

documentos .

Agendamento de reuniões: Agendar reuniões bem como

providenciar recursos audiovisuais, local e suprimentos para que se

realizem.

Organização de eventos: É imprescindível verificar com antecedência

toda a infraestrutura disponível para a realização do evento e checar os

serviços e pessoas contratadas para que se evitem imprevistos.

Organização de viagens: Encarregado de prestar suporte total no que

diz respeito a itinerários, reservas e até esclarecimentos sobre a cultura

do lugar de destino do chefe.

Administração e aquisição dos materiais necessários ao trabalho

também são funções atribuídas a quem está a cargo da assessoria

executiva de uma empresa.

Obtenção de informações para o executivo: pesquisas em livros,

revistas e na internet sobre assuntos relevantes ao trabalho.

Supervisionar e treinar auxiliares.

Todas essas funções exigem uma visão e compreensão bem acuradas do

ambiente organizacional. E com todas essas frentes de trabalho é natural que

em certos ambientes algumas sejam mais enfatizadas do que outras, mas todas

devem ser desempenhadas com excelência.

Referência: MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES, Sonia. Manual da

secretária. 10 ed. São Paulo, Atlas, 2006. pp. 277-329.

Observação: Não se trata de uma coautoria. Este trabalho foi desenvolvido

única e exclusivamente por Rhaíza Bastos e apresentado em um seminário da

disciplina Teoria Geral do Secretariado, no curso de Secretariado Executivo

Trilíngue, da Universidade Federal de Viçosa, no primeiro semestre de 2008.