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Estudo de caso sobre aplicação do Supravizio BPM para controle de locação de equipamentos.
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Software para gerenciamento de processos de negócio
Estudo de caso:Processo para locação de equipamentos
Sobre o cliente
• Empresa de engenharia que atua na construção de data centers e projetos de cabeamento de rede
• Possui clientes em diversas cidades do país
• Principais clientes: Petrobras, Usiminas, Vale, Fiat, Votorantim e Iveco.
Cenário inicial
• Supervisores de obras precisavam solicitar máquinas e equipamentos
• A máquina ou equipamento poderia ser locada• Não existia controle para devolução de equipamentos
após uso resultando em locação desnecessária. Existia o histórico de um container que permaneceu locado por 1 ano após fim do projeto.
• Todas as solicitações eram feitas por email e o solicitante não possuía visibilidade do andamento do processo
• Existiam diversas falhas de comunicação
Solução proposta
• Todas as solicitações seriam feitas por um sistema com interface web disponibilizado na intranet da empresa e também na internet (para acesso nas obras)
• Somente pessoas com o cargo supervisor poderiam realizar solicitações de equipamentos
• O sistema deveria controlar a data de devolução do equipamento e acionar a área de suprimentos para providenciar a devolução para o caso de ativo alugado
A solicitação
Para solicitar um equipamento o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponível na intranet e também na internet
No site existe um formulário com todos os campos para solicitação, incluindo o equipamento necessário e a data prevista de devolução.
A solicitação
Para solicitar um equipamento o supervisor de obra ou um dos gerentes utiliza um site disponível na intranet e também na internet
No site existe um formulário com todos os campos para solicitação, incluindo o equipamento necessário e a data prevista de devolução.
A autorização
Assim que o supervisor conclui a solicitação é enviado um email para o gerente imediato solicitando aprovação.
Ao clicar no email é exibida uma página de aprovação. Neste momento o gestor do solicitante visualiza os dados e decide se aprova ou reprova.
Locação por Suprimentos
Após aprovação a solicitação segue para a área de logística que verifica a necessidade de locação.
Se for necessário alugar o equipamento então a solicitação é encaminhada para suprimentos realizar a compra.
Locação por Suprimentos
Após aprovação a solicitação segue para a área de logística que verifica a necessidade de locação.
Se for necessário alugar o equipamento então a solicitação é encaminhada para suprimentos realizar a compra.
Controle de devolução
Após entrega do equipamento a solicitação permanece aberta aguardando a data prevista de devolução.
3 dias antes da data da devolução é enviado um email para o gerente administrativo e a solicitação retorna para a fila de suprimentos realizar a devolução do ativo.
Se suprimentos não for ágil o suficiente para realizar a devolução na data prevista então o gerente administrativo recebe um email 1 dia antes do prazo.
Resultados
• Garantia de devolução do equipamento na data prevista evitando desperdício com locação desnecessária.
• Os supervisores passaram a ter visibilidade do processo sendo possível identificar a etapa corrente e seu respectivo responsável.
• Padronização da comunicação.• Controle da demanda mediante aprovação do
responsável pela obra.• Controle de prazos para atendimento da
solicitação.
