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O Modelo Tradicional de Eventos e

o Modelo de Eventos OnLine

Uma Visão Complementar de Negócios

ste documento descreve situações típicas encontradas no mercado e que sistematicamente podem ser diferentes de evento para evento dependendo de uma série de variáveis – desde seu promotor e

patrocinador até o local, tudo isso apoiado sobre a qualidade de seus palestrantes, público-alvo, segmentação, freqüência, tempo de duração, logística e seus objetivos de caráter prático e/ou institucional.

ETrata-se de uma matriz que, para seu posicionamento (preços e tipos das cotas, preços e tipos das inscrições, publicidade e merchandising, período de realização), exige de seus realizadores todo o tato e conhecimento do mercado-alvo.

De forma sucinta aqui encontra-se o exercício de um evento com alguns níveis de cotas e traz, como novidade, o modelo de conteúdo digital integrado ao evento, de forma a agregar valor às cotas de patrocínio. Isso gera potencial receita adicional aos organizadores/promotores e, para seus clientes, uma rica experiência pré e pós evento presencial.

O conteúdo deste documento deve ser interpretado apenas como referência e inspiração para a criação de outros que podem – ou não – adotar elementos aqui descritos. O modelo digital permite um vasto número de combinações e o organizador/realizador deve estar atento para propor uma oferta bem clara ao interessado de forma a não deixar dúvidas quanto a sua potencialidade.

O ponto de maior sensibilidade e sucesso na percepção dos patrocinadores e clientes é o mix da oferta. E este é o bom desafio desse processo digital.

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A Definição

Comunicação OnLineÉ a produção e transmissão de vídeo e áudio na Internet associado a recursos para a interavidade do usuário, além da hospedagem (OnDemand) e gerenciamento dos conteúdos publicados.

Aplicações

Institucional & Mercado

Marketing & Publicidade

Aprendizagem

Coletivas de Imprensa Eventos Corporativos Portais de Vídeo Ensino

Congressos Eventos Culturais Treinamentos

Convenções Lançamento de Produtos Vídeo Aula

Palestras Lançamento de Serviços WebTV Corporativa

Pronunciamentos Marketing Promocional

Relação com Investidores Programas de Relacionamento

Reuniões Publicidade

Seminários (Webinários) Video Magazine

Video Mail

Video Release

Principais Facilidades dos Serviços (One Stop Shop)

Transmissão e Publicação Ao Vivo | OnDemand | Live Like 6 idiomas (inclui LIBRAS) 5 Bandas (1 de áudio + 4 de vídeo) 4 formatos de visualização Indexação de PowerPoint Console de perguntas OnLine/OffLine Videoteca

Produção Vídeo Links Web

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A Estratégia

e há algo que impacta cada vez mais a nossa vida é a Tecnologia da Informação (TI); praticamente todas as atividades humanas tem elementos diretos e/ou indiretos ligados à TI e sua contínua

evolução. SNos eventos presenciais isto ocorre na mesma proporção. Desde os HotSites, as inscrições e pagamentos OnLine, programação, hotelaria e reservas, passando pela Secretaria do evento, controle de acesso ao evento e/ou aos estandes, Free WiFi HotSpots, pesquisas real time, enfim tudo a volta e para a realização do evento.

Isso sem falar na busca alegorias tecnológicas, gadgets e estratégias para atrair visitantes para a exposição das marcas – patrocinadoras, apoiadoras e realizadoras - do evento. É um movimento natural de mercado e de seus agentes.

Neste contexto, eventos digitais OnLine via Internet e em aparelhos móveis vem ganhando cada vez mais espaço. Palestras e eventos inteiros podem ser transmitidos, arquivados digitalmente, vistos a qualquer instante. Entrevistas, interações entre participantes presenciais e não presenciais, comunidades, mensagens SMS e o dia-a-dia cada vez mais concorrido corroboram com um cenário onde as escolhas vão ser cada vez mais direcionadas.

Pessoas já escolhem melhor o que querem, tem uma carga maior de informações para decidir, investem tempo onde querem efetivamente ir e relacionar-se com outras pessoas, com outros profissionais. E, no Brasil, isso é cada vez mais latente principalmente quando olhamos para os números de navegação na web, velocidade de adoção de banda larga, quantidade de notebooks e PCs em intenso crescimento.

Eventos OnLine passam a ser complementares às ações presenciais, às ações pré e pós evento. Passam a fazer parte do mix e agregar receitas.

E é sobre todo esse cenário que se posicionam arquiteturas que mesclam situações de continuidade de um evento, situações que capturem digitalmente (conhecido como forma viral) o indivíduo para um encontro presencial ao mesmo tempo estas respeitem seu tempo deste, sua limitação para deslocamentos, entregando conteúdos que a ele possam ser relevantes – independentemente de seu tempo e espaço.

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Modelo Típico (Tradicional)Cota Diamond

”x” vagas para cada encontro - Total: “y” vagas para todos os módulos.Aplicação da logomarca com “x” cm² nos folders impressos

o“x” mil peças; Remessa para mailing lists qualificados; Distribuição promocional no aeroporto XYZ; Distribuição promocional em pontos de fluxo de público-alvo

qualificado Distribuição promocional em revistas e jornais

Aplicação da logomarca com “x”cm² em anúncios no jornal XYZ mínimo de “x” inserções.

Aplicação da logomarca “x” cm² no folder eletrônico (e-mail) “x” mil remessas para mailing qualificado

Inserção de banner rotativo no “Portal X”, com link para página do patrocinador. O incentivo à consulta ao portal será maciça e regular, pela veiculação do endereço em todas as peças de divulgação e promoção, além de relatórios dos eventos, clipping, newsletters, artigos etc.Aplicação da logomarca com “x” cm² na placa externa do local do evento.

Direito à inserção de material promocional (folder, jornal, panfletos, folhetos) na pasta do evento, em todos os eventos.

Exposição de “x” banners no foyer do Local do evento, com formato máximo de “x” x “x” metros·

Espaço para montagem de stand de até “x” m2 no foyer. Direito à distribuição de brindes da empresa no ambiente externo do evento (foyer do Local do evento), em dois eventos.Aplicação da logomarca com “x” cm² nas pastas do evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² no material didático/apostilas

“x” mil peças em cada evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² nos blocos de anotação

“x” mil peças em cada evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² no painel do palcoDireito à exibição de vídeo de no máximo “x” segundos, antes do início de cada evento

Primeira empresa a ser citada como patrocinador, com destaque, pelo mestre de cerimônias na abertura e encerramento de cada evento

Aplicação de anúncio de rodapé com “x” cm² (formato de banner) no “Jornal XYZ”, jornal oficial do evento que é distribuído aos participantes no final de cada evento.

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Cota Gold

”x” vagas para cada encontro - Total: “y” vagas para todos os módulos.

Aplicação da logomarca com “x” cm² nos folders impressos “x” peças; Remessa para mailing lists qualificados; Distribuição promocional no aeroporto XYZ; Distribuição promocional em pontos de fluxo de público-alvo

qualificado.Aplicação da logomarca com “x” cm² em anúncios no jornal XYZ

mínimo de “x” inserções.Aplicação da logomarca com “x” cm² no folder eletrônico (e-mail)

“x” remessas para mailing qualificado.Inserção de banner rotativo no “Portal XYZ”, com link para página do patrocinador. O incentivo à consulta ao portal será maciça e regular, pela veiculação do endereço em todas as peças de divulgação e promoção, além de relatórios dos eventos, clipping, newsletters, artigos etc.Aplicação da logomarca com “x” cm² na placa externa do Local do

eventoExposição de “x” banner no foyer do Local do evento, com formato máximo de “x” metros.Espaço para montagem de stand de até “x” m2 no foyer.Direito à distribuição de brindes da empresa no ambiente externo do evento (foyer do Local do evento), em um evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² nas pastas do evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² no material didático/apostilas

“x” peças em cada evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² nos blocos de anotação

“x” peças em cada evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² no painel do palco.Direito à exibição de vídeo de no máximo “x” segundos, antes do início de cada evento.Citação como patrocinador pelo mestre de cerimônias na abertura e encerramento de cada evento.Aplicação de anúncio de rodapé com “x” cm² (formato de banner) no “Jornal XYZ”, jornal oficial do Evento que é distribuído aos participantes no final de cada evento.

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Cota Silver

”x” vagas para cada encontro - Total: “y” vagas para todos os módulos.Aplicação da logomarca com “x” cm² nos folders impressos

”x”peças; Remessa para mailing lists qualificados; Distribuição promocional no aeroporto XYZ; Distribuição promocional em pontos de fluxo de público-alvo

qualificado.Aplicação da logomarca com “x” cm² em anúncios no jornal XYZ

   o mínimo de “x” inserções.Aplicação da logomarca com “x” cm² no folder eletrônico (e-mail)

“x” remessas para mailing qualificado.Inserção de banner rotativo no “Portal XYZ”, com link para página do patrocinador.

O incentivo à consulta ao portal será maciça e regular, pela veiculação do endereço em todas as peças de divulgação e promoção, além de relatórios dos eventos, clipping, newsletters, artigos etc.

Aplicação da logomarca com “x” cm² na placa externa do Local do evento

Exposição de “x” banner no foyer do Local do evento, com formato máximo de “x” metrosAplicação da logomarca com “x” cm² nas pastas do eventoAplicação da logomarca com “x” cm² no material didático/apostilas

   o “x” peças em cada evento.Aplicação da logomarca com “x” cm² nos blocos de anotação

   o “x” peças em cada eventoAplicação da logomarca, no painel do palco com “x” cm²Citação como patrocinador pelo mestre de cerimônias na abertura e encerramento de cada evento

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Modelo Digital Propostas

que é proposto com a adoção de eventos OnLine nos modelos é incrementar a receita aos seus organizadores e torná-lo mais atrativo aos seus patrocinadores, além de facilitar o acesso a

usuários remotos que não virão a um encontro presencial. ONão se trata de troca entre o digital e o presencial e sim de complemento, desde que seja o processo totalmente entendido. Vários modelos podem ser desenvolvidos, como por exemplo:

1) No valor da inscrição pode haver um adicional OPCIONAL e distribui-se – no dia ou via correio - a quem pagou, um CD com o conteúdo – com a(s) logomarca(s)

2) No valor da inscrição presencial pode ser incluído o evento On-Demand com patrocínio – com a logomarca

3) Pode-se criar, para o evento ao vivo OnLine, um pacote "slim" que inclui determinado número de palestras, que também poderão ser acessadas on-demand a preços diferenciados – com a logomarca

4) Pode-se comercializar cota(s) de patrocínio para o evento ao vivo, na forma de banners e/ou vinhetas e/ou inserção comercial de “x” tempo - com vídeo e logomarca

5) Assim como no evento ao vivo, pode-se comercializar cota(s) de patrocínio para o evento on-demand mudando, se for o caso, banners, vinhetas, inserções, etc., ou mesmo complementando a oferta “presencial”

6) Diferentemente dos itens 5 e 6 pode-se comercializar cota(s) de patrocínio para a publicação em CD (na capa externa, no silk screen e/ou na “main page” e/ou nos banners e/ou nas vinhetas e/ou inserção comercial de “x” tempo)

7) Mix destes itens

Nota:

Os projetos podem prever a fidelização entre a edição de um e outro evento, ou seja, de forma mensal, bimestral ou trimestralmente (ou qualquer outro período que desejar) – o organizador pode disponibilizar

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palestras virtuais àqueles que estiveram (presencialmente ou não) no evento.

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Posicionamento e Formatos de Preço | Eventos OnLine

1) Ao Vivo ou LiveLike (como se fosse ao vivo) 60% a 80% do valor do presencial

2) Ao Vivo + On Demand 70% a 90% do valor do presencial

3) On Demand Evento Full - O mesmo preço do Ao Vivo + On Demand – desde

que seja publicado em até D+3 Evento Full - 40% do valor do evento presencial – desde que seja

publicado D+45/D+60 do evento Preço “individual” por palestra em até D+1

4) CD (OffLine) Se for o evento todo, 50% do valor do evento presencial – desde

que seja publicado D+45/D+60 do evento Se for parcial pode ser segmentado, com preço em torno de 20%

do valor do evento

PS.: Todos os exemplos acima podem variar de patrocínio

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Anexos

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ANEXO I - Plano de Mídia e Exposição (exemplo)

Pré-evento Diamond Comentarios

Logo da Empresa em anúncios da Revista XYZ X Inserção de logos em anúncios da revista em pagina simples

Logo na pagina do evento com link para site do patrocinador

X  

Logo na ficha de inscrição via Internet com link para site do patrocinador

X  

Banner Full nos sites dos promotores  

Inserção de Logo em E-mail segmentado de Divulgação: “organizador” X

Previstas “x” chamadas para Mala Direta com cerca de “x” mil associados/sócios/clientes

Inserção de logo em E-mail segmentado de Divulgação: “Revista XYZ” X

Previstas “x” chamadas para Mala Direta com cerca de “x” mil assinantes da Revista XYZ

Durante o Evento – Presencial

Menção do Patrocinador na mesa de atividades X Menção na abertura e encerramento do patrocinador

Presença do Presidente    Na mesa principal do evento

Mini Stand na área de Coffee-Break XLocal para fixar banner do patrocinador, mesas para acomodar um representante

Inserção de Material gráfico no credenciamento X Opcional a entrega nas mesas durante ao almoço no evento

Logo no cartão de identificação dos inscritos    

Inserção de Banner no auditorio do evento X

Confecção por conta do cliente dimensões de “x” x “y” metro (até “x” unidades), opcional na entrada do auditório

Inserção de Logo no banner corporativo do evento

X  

Inserção de vídeo Institucional de até 1 minuto nos intervalos das atividades X  

Durante o Evento, Ao Vivo, via Internet

Menção do Patrocinador na mesa de atividades X Menção na abertura e encerramento do patrocinador

Inserção de logo no “player” do evento, com hyperlink

Banner rotativo

Inserção de logotipo com link nas mensagens de cadastramento

Inserção de logotipo com hyperlink para o Site no endereço onde serão transmitidas as atividades

 Banner rotativo entre os patrocínios

Inserção de logotipo nas chamadas para os inscritos para o evento via Internet  

Previstas até “x” chamadas antes e durante o evento aos inscritos

Inserção de vídeo institucional de até 15 minutos nos intervalos dos coffee-breaks e almoço

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Inserção de vídeo institucional de até 1 minuto nos intervalos das atividades

ANEXO I - Plano de Mídia e Exposição (cont)

Pós-evento, On Demand, via Internet Diamond

Banner no Site onde serão publicados os conteúdos do evento

X  

Página web com a mesma identidade visual do website do patrocinador com apontamento, à partir do seu site, para o conteúdo do evento

XPublicação durante 90 dias. Para períodos maiores, sob consulta

Publicação do conteúdo em CD-R   Opcional (sob consulta)OutrosInscrições - convites aos patrocinadores 5  Convites para o Cocktail 100  Chaves VIP de acesso para assistir o evento pela Internet ao vivo/on demand

50  

Acesso ao mailing de participantes presenciais X Nome, empresa , cargo e telefone

Acesso ao mailing de inscritos dos participantes do evento via Internet (Ao Vivo e On Demand)

X  Qualificação completa e detalhada

Notas:

1. Para todos itens que exigem impressão gráfica, o prazo de adesão é de até DD/MM

2. Para os itens que exigem a publicação digital, o prazo de adesão é de DD/MM3. Toda a produção digital e para o “player” dos eventos assim como as

publicações “Ao Vivo” e “On Demand” serão de responsabilidade da (empresa).

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ANEXO II - Modelo de Abordagem para Venda

(N formatos existem para a abordagem. Aqui segue um deles.)

Título Completo do Evento

Resumo do Evento

Público Estimado no Local do Evento 300 pessoas

Público Estimado na Internet, Ao Vivo 300 pessoas

Público Estimado na Internet, On Demand 1.200 pessoas

D a t a d o E v e n t o DD d e MMM de AAAA

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Briefing do Evento

Parceria Organizador/Promotor

Esta parceria proporcionará ampla cobertura de mídia ao evento, fazendo com que o conteúdo das discussões esteja acessível a toda a comunidade. Além disso o mesmo contará com forte divulgação o que influenciará positivamente na exposição de marca dos patrocinadores.

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Características do Evento Presencial

Local:

Data:

Horário:

Coquetel: Incluso

Almoço: Incluso

Evento: Âmbito Nacional e Internacional

Inscrições:

R$ 0,00 sócios

R$ 0,00 não sócios

R$ 0,00 Estudantes

Participantes: do Brasil e Estrangeiros (com tradução simultânea português/inglês)

Publico Alvo: Publico altamente qualificado de grupos empresariais :Presidentes, Executivos e Diretores de diferentes segmentos além de personalidades políticas.

Características do Evento Digital, via Internet – Ao Vivo

Ao Vivo:

Horário:

Abrangência: Âmbito Nacional e Internacional

Inscrições: Cadastro pré-aprovado

Player Internet*: Bilíngüe (português/inglês), com tradução simultânea

Publico Alvo: Publico altamente qualificado de grupos empresariais :Presidentes, Executivos e Diretores de diferentes segmentos além de personalidades políticas.

*viewer na Internet com vídeo e apresentação

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Características do Evento Digital, via Internet – On Demand

On Demand: Disponível à partir do dia DD de MMMMMMMMM de AAAA

Horário: 24 horas por dia, disponível durante 60 dias no site www.www.com

Abrangência: Âmbito Internacional

Inscrições: Cadastro pré-aprovado

Player Internet**: Bilíngüe (português/inglês), com tradução simultânea

Publico Alvo: Publico altamente qualificado de grupos empresariais :Presidentes, Executivos e Diretores de diferentes segmentos além de personalidades políticas.

*viewver na Internet com vídeo e apresentação individualizada e blocada, publicado durante 90 dias após o evento

Agenda do Evento

Atividades

Descrição detalhada da grade do evento, enquadrando dia/hora/palestrante/tema/etc.

Nota Importante : Agenda sujeita a alterações e confirmações

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Porque Patrocinar este Evento ?

Alguns dos motivos para sua empresa participar deste importante evento :

Participação diferenciada do evento

Conteúdo temático importante para o empresariado

Contato com publico altamente qualificado

Associação de Marca

Identidade com Tema envolvido

Possibilidade de mídia espontânea

Registro

Fortalecimento da Imagem Institucional

Além disto você pode contar com toda equipe que fará todos os esforços para o sucesso seu e deste importante evento.

Plano de Mídia e Exposição

O Patrocinador terá um plano de mídia diferenciado (vide anexo detalhado) para a participação deste importante evento. Entendemos que precisamos gerar resultados com o projeto e a satisfação em participar.

Investimentos para o Evento

As cotas de patrocínio estão sendo oferecidas às empresas com objetivo de contribuir com este importante evento de interesse empresarial.

Valor R$ 00.000,00 (xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx)

Informações e Contatos

Informações sobre o evento e agenda atualizada podem ser obtidas pela Internet : www.www.com

Contato Comercial : (telefone comercial, celular, nome completo e email)

ANEXAR PLANO DE MÍDIA >>>

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