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GUGP - GRUPO DE USUÁRIOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
OS DESAFIOS DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS DE IMPLANTAÇÃO DE ERP
Pauta
• Contextualização do Cenário
• Desafios e Fatores Críticos de Sucesso:→ Projeto x Planejamento Estratégio→ Comprometimento da Alta Gestão→ Metodologia de Implantação→ Gestão de Mudanças e Plano de Comunicação→ Formação das Equipes do Projeto→ Gerenciar x Liderar→ Gestão compartilhada do projeto
Contextualização
Projetos de Implantação de ERP:
Integrar PESSOAS + PROCESSOS + FERRAMENTAS
Pessoas Capacitadas
Ferramentas
Adequadas
Processos definidos e monitorado
s
Organização Integrada
Contextualização
As organizações acreditam que, pelo simples fato de selecionarem o melhor sistema disponível no mercado,
bem como uma consultoria experiente que lhe dê suporte metodológico para a implantação desse sistema de ERP,
possuem as condições suficientes para garantir o sucesso do projeto.
Somente isto é suficiente?
Contextualização
E outros fatores como:
• O projeto está alinhado com a estratégia da organização?• A alta gestão está comprometida?• A organização está preparada para a mudança?• A metodologia está difundida e sendo bem empregada?• E o Plano de Comunicação?• E a Formação de Equipes?
Contextualização
Fatores como esses, poderão contribuir para a obtenção de melhores ou piores resultados
quando nos referimos a um projeto de implantação de um sistema de ERP.
Desafios
Gerenciamento do Projeto
Metodologia de Implantação
Gestão Stakeholders
ComunicaçãoFormação de Equipes
Gerenciar e Liderar
Cultura Organizacional
Gestão da MudançaGestão Compartilhada
Pessoas
Comprometimento da Alta estão
Projetos x Estratégia
Projetos devem refletir a estratégia da organização e gerar valor para o negócio!
O projeto precisa estar alinhado com o planejamento estratégico, caso contrário terá grandes chances de
fracassar.
Cultura Organizacional
Projetos podem falhar ou ser bem sucedidos de acordo coma a Cultura de uma organização.
Tanto a Cultura da empresa como a Cultura de um projeto dentro de uma empresa, são mutuamente
interdependentes influenciando um ao outro.
A Cultura da organização, afeta o planejamento estratégico, sua implementação e consequentemente,
a gestão de projetos dentro da organização.
Cultura Organizacional
Organizações mais reativas a processos de transformação organizacional, tendem a dificultar e
criar barreiras ao processo de implantação de sistemas de ERP, influenciando diretamente no seu
sucesso ou fracasso.
Cultura Organizacional
Transformar e modernizar uma organização com a implantação de um sistema ERP, mesmo utilizando as melhores práticas de gerenciamento, não garante o sucesso dessa implantação se a própria organização
não encontrar o modo mais adequado de como mudar e o que mudar.
Gestão da Mudança
Projetos de Implantação de ERP geram mudanças nos processos, nas ferramentas, nas estruturas e nas PESSOAS!
“Não é o mais forte da espécime que sobrevive, nem o mais inteligente, mas aquele que responde melhor às mudanças.” (Charles Darwin)
10% - ACEITAM DE IMEDIATO
20% - ACEITAM COM UM POUCO DE CONVENCIMENTO
40% - ACEITAM COM ALGUM CONVENCIMENTO
30% - SÓ ACEITAM DEPOIS QUE A MUDANÇA FOI BEM SUCEDIDA
Gestão da Mudança
Se a mudança for gerenciada ela será implementada com mais sucesso.
Reduzir resistência, aumentar comprometimento.
Comitê de Mudanças deve dar apoio e suporte à gerencia do projeto.
A facilidade com que a empresa encara a mudança vai facilitar o processo de implantação do sistema de ERP.
Comprometimento da Alta Gestão
Comprometer-se é:- Envolver toda a organização Gestão da Mudança!- Patrocinar e participar ativamente do projeto- Ouvir e agir sempre que acionado
Desafio do Gerente do Projeto: Manter o envolvimento da Alta Gestão durante todo o projeto!
Como fazer isso?
Gestão de Stakeholders
Stakeholders com alta influência e a favor do projeto, atuam como aceleradores, enquanto que os com alta influência e interesses contrários
ao do projeto atuam como bloqueadores.
Gestão de Stakeholders
INTERESSE
PODER
Alto
BaixoBaixo Alto
Mantenha Satisfeito
• Cuidado com excesso de informação• A escolha da forma de comunicação é crucial
Monitore
• Comunicação genérica de pontos importantes• Avalie mudanças de poder ou interesse
Contato Próximo
• Contato pessoal• Tente formar relacionamento
Mantenha Informado
• Precisam saber o que está acontecendo• Garanta que recebam e emitam a informação necessária ao Projeto
Matriz de Poder x Interesse
Gestão da Comunicação
Deve ser definida uma estratégia e um Plano de Comunicação para o Projeto para garantir que a informação chegue a todos os envolvidos.
Premissas:- Credibilidade e transparência- Discurso alinhado com atitudes
Metodologia
Porque usar uma Metodologia?
• Instrumento de Orientação• Estabelecer Padrão de Procedimentos• Aumentar a qualidade• Controle e Acompanhamento do Projeto• Aumentar as chances de SUCESSO do projeto
Metodologia
A metodologia, por parte da implementadora, deve ser flexível ao perfil do cliente e ao tipo de projeto!
Projetos são únicos!
Metodologia
Pontos de Atenção:
A metodologia é bem conhecida e aplicada pela equipe da implementadora, mas ....
...precisa ser apresentada e compreendida pela equipe do cliente.
A metodologia deve ser utilizada por TODOS os envolvidos no projeto!
Metodologia
Pontos de Atenção:
• Aderência aos processos (GAPs)• Customizações zero• Workflow para solicitações de mudança• Escopo x Prazo x Custo x Qualidade
Formação de Equipes
Um projeto falha normalmente não pela falta do emprego de técnicas e metodologias mas sim, pela falta de qualificação da equipe de projeto.
• Perfil da equipe para o projeto
• Sinergia entre equipes cliente e implementadora
• Team building (relacionamento)
Quem é o usuário chave?• O conhecedor do processo;• Pessoa de referência;
Missão do usuário chave:• Apoiar a gestão;• Compartilhar as informações do processo de forma clara;• Dar o suporte ao demais colegas;• Multiplicador;
Formação de Equipes
Gerenciar x Liderar
Gerenciar ou Liderar?É preciso Gerenciar coisas e Liderar pessoas!
O GP precisa ser um líder!
• Ser o exemplo• Facilitador• Habilidade de se relacionar• Ouvir e agir
Gestão Compartilhada
GP Cliente
Gerenciamento do Projeto
GP Implementadora
Caminho para o sucesso
Caminho para o sucesso
• A organização é formada por PESSOAS
• O projeto é executado por PESSOAS
• Os processos são executados por PESSOAS
• O SUCESSO ou o FRACASSO depende SOMENTE DAS PESSOAS
Caminho para o sucesso
O sucesso dos projetos depende de PESSOAS! Depende de VOCÊ!
