Portais Corporativos e Gestao de Conteudo

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�� Aborda a relação entre a Gestão do Conhecimento, Portais Corporativos e os Sistemas de Gestão de Conteúdo, e apresenta as características necessárias para uma Gestão de Conteúdo adequada, desde suas funcionalidades, design, regras, controle e arquitetura. São discutidas necessidades como metadados, tecnologia de informação, e usabilidade.

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Um componente importante de qualquer solução de portal corporativo deveria ser a descentralização e delegação de poder para que os funcionários possam facilmente incluir informação e conhecimento no sistema e ter estes “inputs” eficientemente e rapidamente distribuídos para grupos específicos, toda a empresa e até mesmo clientes. Dessa maneira, as implementações Sistema de Gestão de Conteúdo (SGC), associadas com implementações portais corporativos representam uma oportunidade formidável e um desafio para as organizações e consultorias envolvidas na implementação de portais corporativos.

De acordo com o Yankee Group, as vendas de software de gerenciamento de conteúdo estão previstas para crescer de 900 milhões de dólares em 2000 para 3 bilhões de dólares em 2004. A previsão da Strategy Partner coloca o número de 3 bilhões de dólares em 2004 como um cenário pessimista e prevê 13 bilhões de dólares em um cenário otimista. À luz dessas previsões, não é nenhuma surpresa que estejamos vendo atualmente um grande número de fornecedores nesse mercado. Esses fornecedores variam de pequenos provedores de soluções ASP até soluções de nível empresarial.

É evidente que os SGCs estão se tornando uma necessidade prática em operações web onde milhares de páginas compartilham de elementos comuns (ex: marca da empresa). É muito difícil manter a integridade de páginas de site e seus vários links, de maneira geral, sem o uso de SGCs avançados. Em um ambiente de publicação web, uma simples página ou conjunto de páginas pode ser formada a partir de centenas de fontes de dados, links, gifs e imagens, que são armazenados em arquivos distintos. Os SGCs, inicialmente desenvolvidos para grandes operações de publicação de conteúdos – caso dos portais e empresas jornalísticas - são claramente ferramentas de compartilhamento do conhecimento e deveriam ser tratadas como tais. Os SGCs mais avançados permitem a integração fácil e dinâmica de dados muito estruturados (dos sistemas de back-end) e de dados não-estruturados (informados pelos indivíduos de dentro e de fora da empresa). Os SGCs podem também ser integrados profundamente com aplicações eletrônicas de workflow e outras ferramentas de colaboração e gerenciamento de projeto. Um processo padrão de SGC geralmente envolve os seguintes passos: 1) Criação de Documentos; 2) Revisão de Documentos; 3) Inclusão de

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Metadata e Controle de Qualidade; 4) Publicação; 5) Revisão Periódica; e 6)

Arquivamento ou Eliminação dos Documentos. Eles são descritos na figura, abaixo:

Figura: Processo Padrão de Gestão de Conteúdo

Fonte: “Portais Corporativos: a Revolução na Gestão do Conhecimento”, de José Cláudio Terra e Cindy Gordon, Negócio Editora

As implantações de SGC podem desempenhar um papel crítico na implementação dos portais corporativos. Os SGCs fornecem a infra-estrutura técnica e os processos centrais que garantem que o conteúdo correto, atualizado e pontual estará disponível para aqueles que precisarem. Embora engenhosa, em um nível conceitual, as plataformas SGC podem ser bastante diferentes em termos de suas várias características técnicas. Algumas das características encontradas nas soluções SGC mais avançadas estão incluídas, mas não limitadas, na seguinte lista: Funcionalidades de Criação e Design

• Existem poucas limitações de layout e projeto;

• O conteúdo é separado do formato;

• Inclusão de ferramentas gráficas e intuitivas para se construir um workflow;

• Permite-se que os usuários não apenas publiquem informação / conteúdo, mas também customizem facilmente a interface de suas publicações;

• Facilidade para os usuários não-técnicos continuarem a trabalhar com seus aplicativos de escritório (desktop);

• Os templates são modificados facilmente; • Metadata é incluida automaticamente; • Permite-se a criação de documentos

baseados em XML por usuários que desconheçam XML;

• Facilidade para o usuário organizar, classificar e fazer referências cruzadas do conteúdo que está sendo publicado;

• Permissão para o usuário associar facilmente termos de busca (palavras-chave) com o conteúdo criado;

• Suporte à publicação de conteúdo em muitos tipos de arquivos (ex.: áudio, vídeo, imagem, apresentação, código HTML, componentes Java, arquivos ZIP para download, etc.);

• Permissão para os criadores de conteúdo incluírem níveis de prioridade no documento que será publicado ou distribuído para grupos selecionados;

• Habilidade para customizar dinamicamente a navegação, o conteúdo e aplicativos que serão mostrados a diferentes grupos de usuários;

• Usuários podem utilizar as ferramentas para criação de conteúdo que lhes sejam

Criação deDocumentos

Revisão deDocumentos

Indexação &C. De Qual. Publicação

Arquivamento

Eliminação

tempoRevisãoCriação de

DocumentosRevisão deDocumentos

Indexação &C. De Qual. Publicação

Arquivamento

Eliminação

tempoRevisão

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mais adequadas. Isto quer dizer que pessoas sem um perfil técnico podem continuar a utilizar aplicativos de escritório (word, excel, etc) e pessoas com um perfil técnico mais avançado podem continuar a trabalhar com “power tools” para design sofisticado.

Definição de Regras

• Permite-se mudanças fáceis de regras para autoria, edição, aprovação, publicação e remoção de conteúdo;

• Os usuários comuns podem também definir ou mudar facilmente as regras e fluxo do processo de publicação das páginas;

• Os empregados e/ou o webmaster podem gerenciar facilmente papéis e direitos de acesso;

• Permite-se a publicação pública e com controle de privacidade (isto é, os usuários controlam quem têm acesso às suas páginas publicadas).

Administração e Controle de Versões

• Muitas opções para controle de versão;

• Permite-se visualizar o “histórico de mudanças” de algum item específico que tenha sido publicado;

• Geração automática de atributos (metadata) associados com cada documento publicado (data da criação, criador, tamanho do documento, indicador de item novo, indicador de item atualizado, etc.);

• Permite-se que papéis sejam facilmente designados: quem pode ler, editar, arquivar e eliminar um documento ou página;

• Permite-se a adição de comentários para documentos revisados;

• Permite-se voltar atrás na publicação de itens caso necessário;

• São fornecidos relatórios e ferramentas para monitorar facilmente o sistema;

• Inclui alertas via e-mail para os administradores;

• Arquivos totalmente passíveis de auditoria são fornecidos.

Além dessas características operacionais essenciais, uma série de outras considerações que devem ser feitas antes de optar por uma solução específica de SGC. Muitas dessas questões são altamente técnicas. Na lista abaixo, selecionamos umas poucas questões que os gerentes de TI devem levantar. Arquitetura

• Ele inclui servidores separados para desenvolvimento, teste e produção?

• Ele inclui um repositório global e robusto? O sistema permite a criação de repositórios regionalizados / agrupados?

• Qual o nível de granularidade que o conteúdo pode ser armazenado no repositório? Esses níveis são facilmente configurados pelo usuário? As partes de um conteúdo são facilmente remontadas e disponibilizadas novamente?

• O sistema produz soluções em termos de redundância no caso de perda total ou parcial dos repositórios?

• O sistema simplifica a reclassificação e recombinação de conteúdo para novos usuários e para a entrega através de múltiplos canais ?

• Quais são as habilidades de integração do sistema? Em termos de ferramentas de desenvolvimento e aplicações?

• É baseado em XML? Suporta LDAP? Quais outros padrões são suportados?

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• O sistema se integra com as plataformas líderes de PdCC, bancos de dados (Oracle, Sybase, SQL Server, Informix, etc.), aplicações legadas, servidores web, servidores de aplicação, servidores comerciais, etc. ? São fornecidos adaptadores pré-desenvolvidos para essas integrações?

• Ele suporta a integração de fornecedores e parceiros em um Processo de Gerenciamento de Conteúdo necessário para disponibilizar transações de comércio eletrônico em tempo real?

• O sistema inclui caching? • O sistema inclui procedimentos

simples para back-up? Os aspectos essencialmente técnicos relacionados aos SGC, embora bastante importantes e não triviais, dizem respeito apenas a uma pequena parte das questões relacionadas a uma efetiva implementação de sistemas de gerenciamento de conteúdo no contexto de portais corporativos. Muito mais importante são os temas estratégicos e organizacionais que necessariamente devem ser transformados durante processos de implementação de SGCs. Uma efetiva gestão de conteúdo pode transformar como uma empresa publica, compartilha e utiliza informação, conhecimento e poder. Por isso, novas políticas de compartilhamento de informação interna e externa (com clientes) e descrições de cargo (definindo responsabilidades, inclusive da alta gerência) devem, em muitos casos, acompanhar a implementação das soluções de SGC. Estes pontos, entretanto, trataremos em uma outra ocasião.

* * * José Cláudio C. Terra é presidente da TerraForum Consultores. Atua como consultor e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos, em Portugal, na França e no Brasil. Também é professor de vários programas de pós-graduação e MBA e autor de vários livros sobre o tema. Seu email é [email protected] ��

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Tendências emergentes em mecanismos de buscas

Determinantes da Necessidade de Portais Corporativos

Gestão do Conhecimento e Sistemas de Informações Públicos

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consultoria e treinamento em Gestão do

Conhecimento (GC) e Tecnologia da

Informação. Os clientes da empresa são, em

sua maioria, grandes e médias organizações

dos setores público, privado e terceiro setor. A

empresa atua em todo o Brasil e também no

exterior, tendo escritórios em São Paulo,

Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo

Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior

referência em Gestão do Conhecimento no

país. Além disso, conta com uma equipe

especializada e internacional de consultores.

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