1. ORGANIZAES, SISTEMAS E MTODOS Formulrios Sabrina
Machado
2. Conceitos Formulrio uma ferramenta administrativa composta
por: Palavras e nmeros: dados fixos: impressos no prprio formulrio
dados variveis: preenchidos posteriormente Espaos ou campos;
Linhas; Coluna; Formato.
3. Conceitos Documento padronizado, estruturado segundo sua
finalidade especfica, possuindo caractersticas e campos
apropriados, destinado a receber, preservar e transmitir informaes,
cujos lanamentos so necessrios para definir a natureza ou cobrir um
fluxo qualquer de trabalho, desde seu incio at sua concluso. (CURY,
Antonio. Organizao e Metdos: Uma viso holstica. So Paulo: Atlas,
2006)
4. Conceitos Documento que transporta dados e informaes de uma
pessoa, ou unidade, para outra. a materializao do dado. (ARAUJO,
Luis Csar G. Organizao, Sistemas e Mtodos. So Paulo: Atlas, 2001)
Documento que possui campos delineados para coleta e registro de
dados e informaes necessrios sistemas administrativos. (OLIVEIRA,
Djalma P. R. Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas,
2002)
5. Importncia dos Formulrios Exigncias legais e governamentais;
Ex.: Formulrio de Petio para cumprimento de exigncia ANVISA
6. Importncia dos Formulrios Importncia dos dados e informaes:
armazenamento do histrico da organizao; recuperao eficiente e
eficaz de dados e informaes.
7. Importncia dos Formulrios Padronizar as comunicaes;
Facilitar as funes de administrao: planejamento organizao
controle
8. Objetivo dos Formulrios Documentar e centralizar as
informaes em um processo; Agilizar o fluxo das informaes; Reduzir
custos operacionais; Padronizar informaes e procedimentos;
Formalizar operaes de carter Legal.
9. Tipos de Formulrios Os Formulrios so produzidos de acordo
com os padres nacionais da ABNT (Associao Brasileira de Normas
Tcnicas ou de acordo com os padres internacionais da ISO
(International Organization for Standardization).
10. Impressos: so produzidos em papel e obedecem aos padres
internacionais estabelecidos para a utilizao em equipamentos de
impresso computadorizados; Fichas: so feitas em papel de maior
gramatura (carto ou cartolina), obedecem os mesmos padres
mencionados e so, geralmente, destinadas ao registro de dados
sintticos. Tipos de Formulrios
11. Eletrnicos: tendncia atual, guardam os padres dos
formulrios impressos mas em ambiente eletrnico: Mais econmicos
possibilitam o acesso a informao de forma eletrnica; Facilitam o
rpido acesso ao compartilhamento em tempo real; Reduzem os erros de
preenchimento. Tipos de Formulrios
12. Eletrnicos: tendncia atual, guardam os padres dos
formulrios anteriormente apresentados em ambiente eletrnico:
consomem menos papis facilitam o rpido acesso e compartilhamento em
tempo real; reduzem os erros de preenchimento. Tipos de
Formulrios
13. Elaborando Formulrios Layout Prover espaos suficientes;
Manter distncias convenientes para o preenchimento (seja manual ou
automatizado); Manter uma sequencia racional/lgica de
preenchimento;
14. Elaborando Formulrios Layout Dispor de ttulos legveis e
claros, referente ao contedo a ser preenchido; Realar os elementos
principais: obrigatrios, opcionais, etc.; Manter uma aparncia clara
e limpa, se atentando fonte, tamanho da fonte, cor da fonte,
etc.
15. Elaborando Formulrios Layout
16. Elaborando Formulrios Controle Lgico Criar uma sequncia
lgica: do geral para o especfico; Elaborar a partir das questes
essenciais, propiciando equilbrio ao contedo do que dever ser
preenchido: nem mais, nem menos; Evitar repetio de
preenchimento;
17. Elaborando Formulrios Controle Lgico Elaborar o formulrio
de forma que possa ser identificado posteriormente: quem preencheu,
quando, qual o setor responsvel, etc.; Permitir que o formulrio
possa ser usado por todos os funcionrios da organizao, quando
aquela determinada tarefa for desenvolvida.
18. Elaborando Formulrios Etapas: Levantamento das necessidades
do setor, dos funcionrios e das atividades/tarefas; Pensar em um
nome para identificao; Analisar e definir os objetivos do
formulrio; Observar se h a necessidade de uma sequncia de
formulrios; Analisar o nvel dos funcionrios que iro utiliz-lo;
19. Elaborando Formulrios Etapas: Analisar o controle e a
avaliao: quem controla e quem avalia; Elaborar layout e contedo de
forma lgica: - formato, tipo do papel, vias, carbonagem,
arquivamento, etc.; Analisar o custo/benefcio do formulrio;
Realizar um teste piloto com o formulrio, visando detectar possveis
falhas no preenchimento e controle e refazer o teste at a eliminao
de todos os erros;
20. Elaborando Formulrios Etapas: Analisar o resultado final e
aperfeioar quantas vezes forem necessrias; Revisar os tpicos:
incluir o que for necessrio e excluir o que for desnecessrio; Uso
de termos coerentes com a organizao, evitando siglas e abreviaes;
Uso de ttulos que mostrem claramente o que se pede; Manter um padro
de numerao/paginao para todos os formulrios da organizao.
21. Profisso: Analista de Formulrios Um bom analista de
formulrios deve possuir diversos conhecimentos que auxiliam a
empresa a no ter prejuzos com a criao de seus formulrios.
importante citar que ele tenha as seguintes atribuies: Planejamento
eficaz do formulrio; Controle centralizado e atualizado dos
formulrios da empresa e anlises dos mesmos; Servir como fonte de
informao da empresa; Analisar para que haja uma boa relao
custo-benefcio
22. Profisso: Analista de Formulrios Determinar a quantidade
inicial mxima e mnima de cada formulrio; Assegurar que no existam
formulrios desnecessrios; Atualizar ou elaborar novas rotinas de
formulrios que aprimorem os sistemas administrativos da
empresa.
23. Questionrio levantamento e anlise Identificao; Necessidade
do formulrio; Preenchimento; Controle e avaliao; Consumo; Formato,
tipo de papel e carbonagem; Arquivamento Custo, benefcio e possveis
problemas.
24. Metodologia Elaborando um formulrio: Levantar e analisar as
necessidades: - consultar o usurio; - bom formulrio = layout bem
desenhado; - qualidade da anlise; - resultado da anlise (apoiado
por fluxogramas); - listagem dos requisitos necessrios para o novo
formulrio.
25. Metodologia Elaborando um formulrio: Identificar o estilo
de administrao da empresa: - uniformizao dos documentos da empresa:
harmoniza a imagem do documento; - no uniformizao: diferenciao
rpida dos documentos.
26. Metodologia Elaborando um formulrio: Identificar informaes
importantes: - Dados fixos: - j impressos, sendo indicativos ou
implcitos; - Dados variveis: - informaes inseridas pelo usurio; -
dimensionar adequadamente; - espaos reservados em linhas ou
colunas.
27. Metodologia Elaborando um formulrio: Trabalhos de grfica;
Treinamento e controle.
28. Estudo de Caso Formulrio para obteno do Carto Cidado,
emitido pela Caixa Econmica Federal
29. Material e Custo: Papel Report A4 75gm c/ 500: R$10,50
Impresso P&B p/ 2.400 formulrios: R$0,05 Estimativa de
formulrios distribudos em So Paulo: 150 pessoas ao dia, totalizando
3.000 pessoas ao ms. Custo para impresso de R$3.000 formulrios:
R$213,00 a.m. Estudo de Caso
30. Identificando pontos desnecessrios que confundem, tomam
tempo do usurio e resultam em demora em alcanar o que se espera ou
at em desistncia; Desvantagem do uso mltiplo do formulrio; Comparao
com o atendimento via telefone, que s pede 3 documentos; Importncia
do formulrio online.
31. Bibliografia ARAUJO, Luis Csar G. Organizao, Sistemas e
Mtodos. So Paulo: Atlas, 2001 CURY, Antonio. Organizao e Metdos:
Uma viso holstica. So Paulo: Atlas, 2006 OLIVEIRA, Djalma P. R.
Sistemas, Organizao & Mtodos. So Paulo: Atlas, 2002