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FUNDAÇÃO ROTÁRIA

NOSSA META

INSTRUIR, CAPACITAR,ESTIMULAR : PARTICIPAR/OPERAR

SEMINÁRIO 08/06/2015 EGD CLEBER

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Distrito 4540 - 08/06/14 Seminário Gerenciamento de Subsídios

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Propósito• Entender como gerenciar um

Subsídio da Fundação Rotária• Saber quais são as • Expectativas de gestão responsável• Preparar os clubes para implementar o • Memorando de Entendimento• Qualificar os clubes • para que recebam subsídios

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Gerenciamento de Subsídios Ele garante que os projetos:

1. Sejam administrados com devido

controle financeiro

2. Sigam padrões técnicos

3. Atendam às necessidades dos beneficiários

4. Cumpram seus objetivos

5. Usem os fundos apropriadamente

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Projetos Bem-Sucedidos• Atendem às necessidades da

comunidade• Incluem comunicação constante entre os

parceiros• Possuem um plano de implementação• São sustentáveis• Mantêm gestão responsável de fundos

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Gestão ResponsávelÉ a administração responsável e apropriada supervisão dos fundos do subsídio, e inclui: Supervisão por rotarianosRevisão de registros financeirosMonitoramento dos fundosRelato de irregularidadesEntrega de relatórios dentro dos prazos

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Requisitos de Qualificação

• Comparecer ao Seminário Distrital sobre Gerenciamento de Subsídios

• Assinar e concordar em cumprir o Memorando de Entendimento (MDE)

• D 4540 - CRITÉRIOS

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Termos de Qualificação

• Válido pelo período de um ano • O clube é responsável pelos

fundos • Informar sobre qualquer conflito de

interesses• Cooperar com as auditorias• Usar os fundos corretamente• Implementar o MDE

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Sessão 1

Criação de projeto

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Objetivos• Identificar melhores práticas

para criação de projeto

• Desenvolver um plano para implementação de projeto

• • Estipular metas mensuráveis

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Projetos Bem-Sucedidos• Necessidades reais da comunidade

• Comunicação constante entre os parceiros

• Plano de implementação

• Projetos sustentáveis

• Gestão responsável dos fundos

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Avaliação das Necessidades• Escolha um projeto baseado nas

necessidades da comunidade

• Avalie recursos do clube e de seus possíveis parceiros

• Envolva a comunidade

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Parcerias como e onde

• Convenção do RI• Feiras de projetos• LinkedIn• Matchinggrants.org/global• Encontros internacionais• Rotary Showcase / Facebook

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Planejamento• Formar uma comissão composta por

três rotarianos • Designar responsabilidades

• Plano de implementação• Orçamento • Plano de contingência

• Sistema para arquivamento de documentos

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Orçamento

• Ser realista• Abrir processo de

licitação• Procurar preços

razoáveis• Revelar qualquer

conflito de interesses

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Metas

• Mensuráveis

• Sustentáveis

• Qualitativas (descritivas)• Quantitativas (numéricas)

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Metas• Reunir dados de base das

necessidades• Estabelecer metas• Definir como medirá os resultados

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Solicitação de subsídios e

Implementação de projetos

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Objetivos• Escrever bons pedidos de subsídio

• Entender o financiamento de subsídios• • Discutir a importância da avaliação

Subsídios da Fundação Rotária

• Subsídios Distritais

• Subsídios Globais

• Subsídios Pré-definidos

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Solicitação de Subsídios Globais • Processo on-line em duas fases• Apoiar uma das áreas de enfoque • Ser sustentável• Envolver Rotary Clubs de dois distritos • Orçamento mínimo de US$30.000• Confirmar que o clube está qualificado

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Áreas de EnfoquePaz e prevenção/resolução de conflitos

Prevenção e tratamento de doenças

Recursos hídricos e saneamento

Saúde materno-infantil

Educação básica e alfabetização

Desenvolvimento econômico e comunitário

Subsídios Globais – Fase Preliminar

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Pedido

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Financiamento de Subsídios Globais

• Fundo Mundial equipara 100% das doações de FDUC

• Contribuições em dinheiro de rotarianos equiparadas em 50% com Fundo Mundial

• Contribuições em dinheiro de não rotarianos

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Diretrizes de financiamento1. Contribuições coletadas por rotarianos

2. Fundos não podem ser coletados de beneficiários para tentar receber o subsídio

• 3. Os fundos não podem vir de outros

subsídios

4. Contribuições creditadas em nome do doador

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Implementação• Comunicação

• Plano de gerenciamento financeiro

• Registros

• Plano original

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Avaliação• Ajuda na elaboração dos relatórios

• Melhora futuros projetos

• Usa as metas como base

• É um processo contínuo

• Identifica os sucessos

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Plano de gerenciamento financeiro

• Conta bancária para os fundos do subsídio

• Plano para desembolso das verbas

• Uso de cheques ou cartão de crédito

• Contabilidade detalhada• Critérios locais -distritais

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Arquivamento de documentos• Possibilite fácil acesso

• Mantenha por um período mínimo de cinco anos

• Faça cópias

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Objetivos• Identificar melhores práticas de

gerenciamento de fundos e arquivamento de documentos

• Identificar quais documentos precisam ser guardados

• Entender os requisitos referentes ao envio de relatórios

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Recursos• Folha-tarefa sobre arquivamento de

documento• Folha-tarefa sobre plano de

gerenciamento financeiro• Transferência de direito de

gerenciamento de conta bancária

• Mais no site do RI

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Sessão 3

Supervisão e envio de relatórios

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Relatórios de Subsídio Distrital

• requisitos do distrito sobre envio de relatórios

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Relatórios de Subsídio Global: Frequência

• Relatórios intermediários Dentro de 12 meses após o recebimento do

primeiro pagamento A cada 12 meses a partir de então

• Relatório final dentro de dois meses após conclusão do projeto

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Relatórios de Subsídios Globais: Conteúdo• Como foi a participação dos parceiros• Tipo de atividade• Avaliação das metas do projeto • Como as metas da(s) área(s) de

enfoque foram alcançadas• Como os fundos foram usados• Número de beneficiários e quais foram

os benefícios

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Conflito de interesses

1. Quando um rotariano pode obter benefício financeiro ou pessoal através de um subsídio

2. O benefício pode ser direto (o rotariano se beneficia) ou indireto (alguém ligado ao rotariano se beneficia)

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Sessão 4

Qualificação

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Objetivos• Entender os requisitos da qualificação

• Administrar a qualificação dos clubes

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Requisitos da qualificação• Comparecer a este seminário• Enviar o MDE assinado

• requisitos próprios do distrito

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Como manter o status de qualificado• Cumprir o Memorando de Entendimento

• Indicar um ou mais associados para administrar o processo de qualificação do clube

• Implementar medidas financeiras para evitar malversação dos fundos