MATERIAL CONSOLIDADO

Objetivos da Gestão de Estoque

 Objetivos Financeiros

Neste caso a meta é manter investimentos em estoque dentro do limite dos FUNDOS DISPONÍVEIS, de modo a não comprometer o caixa e não desequilibrar seriamente o capital de giro, reduzindo conseqüentemente a liquidez. 

Objetivos de Proteção a Propriedade

a) Salvaguardar o material contra roubo, desperdício possíveis de prever, danos seguráveis, ou uso sem autorização.

b) Assegurar que dentro de tolerância razoáveis o valor desses materiais estejam corretamente registrados nos livros e mapas contábeis.  

Objetivos Operacionais 

a) obter maior equilíbrio possível entre, de um lado, a produção e os custos de manutenção do estoque e, do outro, o serviço prestado ao cliente.

b) minimizar as perdas resultantes da deterioração, obsolescências, ou declínio do valor dos produtos em estoque.

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Beneficio dos Objetivos 

1. RELACIONAMENTO, MANUTENÇÃO E LOCALIZAÇÃO

a) Melhoria da Relação com os Clientes (entrega rápida da mercadoria) b) Manutenção de um maior equilíbrio das quantidades de itens em estoque; c) Melhor localização geográfica de estoque em depósitos regionais. 

2 - AUMENTO DA EFICIÊNCIA DO PESSOAL CHAVE: a) Controle eficiente de estoque pode poupar tempo aos executivos, que não terão de apressar entregas de matéria-prima, corrigir repetidas interrupções na produção, resolver sérios problemas de dilatação com clientes. b)Eficiência dos vendedores externos também e aumentada por uma redução de tempo que eles gastariam em acompanhar a execução de pedidos ou de dar uma explicação ao cliente. 

3 - REDUÇÃO NOS CUSTOS DE FABRICAÇÃO: a) Aumento da utilização de mão-de-obra, supervisão, através de eliminação das paradas, causadas por falta de matéria-prima. b) Minimização das paradas das máquinas pela falta de peças sobressalentes essências. c) Produção de lotes econômicos em lugar de lotes pequenos, constantes programação. 

4 - REDUÇÕES DOS CUSTOS DE MATERIAL COMPRADO

a) Redução de compras de emergência:b) Redução dos custos de obtenção em virtude de menor freqüência de compras. 

5 - REDUÇÕES DOS CUSTOS E PERDAS DE ESTOQUE É alcançada:

a) Mantendo um estoque conveniente de cada produto e, portanto reduzindo a quantidade total de artigos acabados, necessários para proporcionar uma distribuição competitiva;

b) Mantendo equilíbrio mais econômico entre os custos de armazenamento e os custos de obtenção;

c) Impedindo acumulação de produtos em processamento devido à falta imprevista de matéria prima ou peças compradas.

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6 - REDUÇÃO DOS CUSTOS DE ESCRITÓRIOS: É conseguida através da redução:

a) Nos custos das atividades de acompanhamento das compras expedição;

b) Nos custos de verificação física dos estoques;

c) No tempo gasto pelo pessoal do escritório em administrar complexas rotinas de modificação e localização das ordens, reprogramação ou similares, essenciais para fazer verificação das ordens em processamento e para expedir ordens urgente para clientes importantes. 

7 - FORTALECIMENTO DA POSIÇÃO FINANCEIRA:

a) Preservação de uma liquidez maior do capital de giro.

b) Redução das necessidades totais de capital para depósitos regionais e outros espaços de armazenamento, para fabrica e equipamentos, para suportar picos (aumentos, culminância) na demanda e na produção.

Como Atingir os Objetivos  Estes objetivos da gestão do Estoque podem ser praticamente atingidos através do exercício das seguintes funções principais: 

01 - Fazer o cálculo do estoque mínimo;02 - Fazer o cálculo do lote de suprimento;03 - Fazer o cálculo do estoque máximo;04 - Emitir ficha de controle de estoque completa;05 - Manter atualizadas a ficha de estoque;06 - Replanejar os dados quando surjam razões para sua modificação;07 - Emitir solicitação de compra para os materiais cuja compra tenha ele sido delegado pelo

PCP, ao qual a função pertence;08 - Fornecer aos demais órgãos da Empresa, os dados que lhes são solicitados, medindo

autorização do PCP, ao qual deve ser normalmente subordinado;09 - Receber o material que entra juntamente com a nota de entrega (N.F.), conforme sistema

adotado pela Empresa;10 - Identificar o material com o código interno da Empresa;11 - Guardar o material;12 - Conservar o material nas condições mais seguras;13 - Entregar o material mediante requisição;14 - Guardar a documentação de entrada e saída;15 - Organizar o material e manter sua organização.

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Origem dos Estoques / Armazenagem

São muitas as versões a respeito da origem da Armazenagem.

A necessidade de criar estoques, e conseqüentemente o controle dos mesmos, está de fato perdido nos tempos. Entretanto, não há dúvidas de que surgiu junto com a necessidade que o homem teve para se alimentar. Assim sendo, concluímos que os estoques surgiram em conjunto com a humanidade.

Os estoques representam custos acumulados de Matéria-prima, material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro.

Os estoques têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado).

Os estoques são formados para:

a) Separar os segmentos individuais nas linhas de matéria-prima, manufatura e distribuição, para que cada um possa funcionar eficientemente em relação ao fluxo da linha de produção.

b) Criar condições sob as quais cada segmento possa fornecer o máximo de serviço compatível com seu nível de operação.

c) Permitir a cada um dos segmentos atingir seu ritmo eficientemente, através das compras ou produção da quantidade que resultará no menor custo total. O estoque serve apenas de reservatório entre uma fase e outra da produção. Antigamente, a manutenção de altos estoques era considerada demonstração de “poder econômico” ou “requinte”. Atualmente, o estoque é considerado uma necessidade para garantir a alta taxa de rentabilidade do capital.

Definição: Armazenagem é o intermediário entre o fornecedor e a produção/manutenção, e entre a produção e o consumidor.

ALMOXARIFADO   X   EMPRESA

Há muito tempo atrás, e até nos dias de hoje, ainda existem empresas que consideram os Almoxarifados fundo de fábrica. Neste “fundo de fábrica” eram guardadas todas as sucatas, tudo que era velho e fora de uso, e não havia uma característica específica de armazenamento de materiais.

Felizmente, os grandes empresários deram maior importância aos Almoxarifados e então pôde se mostrar o quanto ele é importante dentro de uma empresa. Podemos considerá-lo um órgão de “Prestação de Serviço” pois toda a fábrica depende dele.

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ORGÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO

Como é do nosso conhecimento, qualquer entidade que tem a finalidade de servir alguém, deve tomar medidas especiais, uma vez que a prestação de serviço exige “Qualificação Específica”.

Era muito comum nos Almoxarifados antigos, empregar uma pessoa que fosse honesto e soubesse ler o ABC. Só isto bastava, para que ele tivesse em suas mãos, todo o material, que deveria ser guardado e ir atendendo as requisições de acordo com as necessidades.  Hoje, os tempos mudaram, e não mais é possível, ter pessoas apenas para “receber” e “guardar”.

Sabemos que o trabalho do “Almoxarifado” ou tudo que se diz respeito ao “Almoxarifado”, requer muito cuidado e atenções especiais. Para isso já existem cursos e treinamento específico.

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: DEFINIÇÕES

A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas dentro de uma empresa, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades, com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos aos órgãos requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.

Em outras palavras: “A Administração de Materiais visa à garantia de existência contínua de um estoque, organizado de modo a nunca faltar nenhum dos itens que o compõem, sem tornar excessivo o investimento total”.

A Administração de Materiais moderna é conceituada e estudada como um Sistema Integrado em que diversos subsistemas próprios interagem para constituir um todo organizado. Destina-se a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.

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A oportunidade, no momento certo para o suprimento de materiais, influi no tamanho dos estoques. Assim, suprir antes do momento oportuno acarretará, em regra, estoques altos, acima das necessidades imediatas da organização. Por outro lado, a providência do suprimento após esse momento poderá levar a falta do material necessário ao atendimento de determinada necessidade da administração. Do mesmo modo, o tamanho do Lote de Compra acarreta as mesmas conseqüências: quantidades além do necessário representam inversões em estoques ociosos, assim como, quantidades aquém do necessário podem levar à insuficiência de estoque, o que é prejudicial à eficiência operacional da organização.

Estes dois eventos, tempo oportuno e quantidade necessária, acarretam, se mal planejados, além de custos financeiros indesejáveis, lucros cessantes, fatores esses decorrentes de quaisquer das situações assinaladas. Da mesma forma, a obtenção de material sem os atributos da qualidade requerida para o uso a que se destina acarreta custos financeiros maiores, retenções ociosas de capital e oportunidades de lucro não realizadas. Isto porque materiais, nestas condições podem implicar em paradas de máquinas, defeitos na fabricação ou no serviço, inutilização de material, compras adicionais, etc.

Os subsistemas da Administração de Materiais, integrados de forma sistêmica, fornecem, portanto, os meios necessários à consecução das quatro condições básicas alinhadas acima, para uma boa Administração de material.

Decompondo esta atividade através da separação e identificação dos seus elementos componentes, encontramos as seguintes subfunções típicas da Administração de Materiais, além de outras mais específicas de organizações mais complexas:

a.1 - Subsistemas Típicos:

a.1.1- Controle de Estoque - subsistema responsável pela gestão econômica dos estoques, através do planejamento e da programação de material, compreendendo a análise, a previsão, o controle e o ressuprimento de material. O estoque é necessário para que o processo de produção-venda da empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria-prima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor de controle de estoque acompanha e controla o nível de estoque e o investimento financeiro envolvido.

a.1.2- Classificação de Material - subsistema responsável pela identificação (especificação), classificação, codificação, cadastramento e catalogação de material.

a.1.3- Aquisição / Compra de Material - subsistema responsável pela gestão, negociação e contratação de compras de material através do processo de licitação. O setor de Compras preocupa-se sobremaneira com o estoque de matéria-prima. É da responsabilidade de

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Compras assegurar que as matérias-primas exigida pela Produção estejam à disposição nas quantidades certas, nos períodos desejados. Compras não é somente responsável pela quantidade e pelo prazo, mas precisa também realizar a compra em preço mais favorável possível, já que o custo da matéria-prima é um componente fundamental no custo do produto.

a.1.4- Armazenagem / Almoxarifado - subsistema responsável pela gestão física dos estoques, compreendendo as atividades de guarda, preservação, embalagem, recepção e expedição de material, segundo determinadas normas e métodos de armazenamento. O Almoxarifado é o responsável pela guarda física dos materiais em estoque, com exceção dos produtos em processo. É o local onde ficam armazenados os produtos, para atender a produção e os materiais entregues pelos fornecedores

a.1.5- Movimentação de Material - subsistema encarregado do controle e normalização das transações de recebimento, fornecimento, devoluções, transferências de materiais e quaisquer outros tipos de movimentações de entrada e de saída de material.

a.1.6 - Inspeção de Recebimento - subsistema responsável pela verificação física e documental do recebimento de material, podendo ainda encarregar-se da verificação dos atributos qualitativos pelas normas de controle de qualidade.

a.1.7 - Cadastro - subsistema encarregado do cadastramento de fornecedores, pesquisa de mercado e compras.

a.2 - Subsistemas Específicos:

a.2.1 - Inspeção de Suprimentos - subsistema de apoio responsável pela verificação da aplicação das normas e dos procedimentos estabelecidos para o funcionamento da Administração de Materiais em toda a organização, analisando os desvios da política de suprimento traçada pela administração e proporcionando soluções.

a.2.2 - Padronização e Normalização - subsistema de apoio ao qual cabe a obtenção de menor número de variedades existentes de determinado tipo de material, por meio de unificação e especificação dos mesmos, propondo medidas de redução de estoques.

a.2.3 - Transporte de Material - subsistema de apoio que se responsabiliza pela política e pela execução do transporte, movimentação e distribuição de material. A colocação do produto acabado nos clientes e as entregas das matérias-primas na fábrica é de responsabilidade do setor de Transportes e Distribuição. É nesse setor que se executa a Administração da frota de veículos da empresa, e/ou onde também são contratadas as transportadoras que prestam serviços de entrega e coleta.

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A integração destas subfunções funciona como um sistema de engrenagens que aciona a Administração de Material e permite a interface com outros sistemas da organização. Assim, quando um item de material é recebido do fornecedor, houve, antes, todo um conjunto de ações inter-relacionadas para esse fim: o subsistema de Controle de Estoque aciona o subsistema de Compras que recorre ao subsistema de Cadastro.

Quando do recebimento, do material pelo almoxarifado, o subsistema de Inspeção é acionado, de modo que os itens aceitos pela inspeção física e documental são encaminhados ao subsistema de Armazenagem para guarda nas unidades de estocagem próprias e demais providências, ao mesmo tempo que o subsistema de Controle de Estoque é informado para proceder aos registros físicos e contábeis da movimentação de entrada.

O subsistema de Cadastro também é informado, para encerrar o dossiê de compras e processar as anotações cadastrais pertinentes ao fornecimento. Os materiais recusados pelo subsistema de Inspeção são devolvidos ao fornecedor. A devolução é providenciada pelo subsistema de Aquisição que aciona o fornecedor para essa providência após ser informado, pela Inspeção, que o material não foi aceito. Igualmente, o subsistema de Cadastro é informado do evento para providenciar o encerramento do processo de compra e processar, no cadastro de fornecedores, os registros pertinentes.

Quando o material é requisitado dos estoques, este evento é comunicado ao subsistema de Controle de Estoque pelo subsistema de Armazenagem. Este procede à baixa física e contábil, podendo, gerar com isso, uma ação de ressuprimento. Neste caso, é emitida pelo subsistema de Controle de Estoques uma ordem ao subsistema de Compras, para que o material seja comprado de um dos fornecedores cadastrados e habilitados junto à organização pelo subsistema de Cadastro.

Após a concretização da compra, o subsistema de Cadastro também fica responsável para providenciar, junto aos fornecedores, o cumprimento do prazo de entrega contratual, iniciando o ciclo, novamente, por ocasião do recebimento de material.

Todos esses subsistemas não aparecem configurados na Administração de Materiais de qualquer organização. As partes componentes desta função dependem do tamanho, do tipo e da complexidade da organização, da natureza e de sua atividade-fim, e do número de itens do inventário.

RESPONSABILIDADE E ATRIBUIÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS a) suprir, através de Compras, a empresa, de todos os materiais necessários ao seu funcionamento;

b) avaliar outras empresas como possíveis fornecedores;

c) supervisionar os almoxarifados da empresa;

d) controlar os estoques;

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e) aplicar um sistema de reaprovisionamento adequado, fixando Estoques Mínimos, Lotes Econômicos e outros índices necessários ao gerenciamento dos estoques, segundo critérios aprovados pela direção da empresa;

f) manter contato com as Gerências de Produção, Controle de Qualidade, Engenharia de Produto, Financeira etc.

g) estabelecer sistema de estocagem adequado;

h) coordenar os inventários rotativos.

5. OBJETIVOS PRINCIPAIS DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS E REC. PATRIMONIAIS

A Administração de Materiais tem por finalidade principal assegurar o contínuo abastecimento de artigos necessários para comercialização direta ou capaz de atender aos serviços executados pela empresa.

As empresas objetivam diminuir os custos operacionais para que elas e seus produtos possam ser competitivos no mercado.

Mais especificamente, os materiais precisam ser de qualidade produtiva para assegurar a aceitação do produto final. Precisam estar na empresa prontos para o consumo na data desejada e com um preço de aquisição acessível, a fim de que o produto possa ser competitivo e assim, dar à empresa um retorno satisfatório do capital investido.

Segue os principais objetivos da área de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais:

a) Preço Baixo - este é o objetivo mais óbvio e, certamente um dos mais importantes. Reduzir o preço de compra implica em aumentar os lucros, se mantida a mesma qualidade;

b) Alto Giro de Estoques - implica em melhor utilização do capital, aumentando o retorno sobre os investimentos e reduzindo o valor do capital de giro;

c) Baixo Custo de Aquisição e Posse - dependem fundamentalmente da eficácia das áreas de Controle de Estoques, Armazenamento e Compras;

d) Continuidade de Fornecimento - é resultado de uma análise criteriosa quando da escolha dos fornecedores. Os custos de produção, expedição e transportes são afetados diretamente por este item;

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e) Consistência de Qualidade - a área de materiais é responsável apenas pela qualidade de materiais e serviços provenientes de fornecedores externos. Em algumas empresas a qualidade dos produtos e/ou serviços constituem-se no único objetivo da Gerência de Materiais;

f) Despesas com Pessoal - obtenção de melhores resultados com a mesma despesa ou, mesmo resultado com menor despesa - em ambos os casos o objetivo é obter maior lucro final. “As vezes compensa investir mais em pessoal porque pode-se alcançar com isto outros objetivos, propiciando maior benefício com relação aos custos “;

g) Relações Favoráveis com Fornecedores - a posição de uma empresa no mundo dos negócios é, em alto grau determinada pela maneira como negocia com seus fornecedores;

h) Aperfeiçoamento de Pessoal - toda unidade deve estar interessada em aumentar a aptidão de seu pessoal;

i) Bons Registros - são considerados como o objetivo primário, pois contribuem para o papel da Administração de Material, na sobrevivência e nos lucros da empresa, de forma indireta.

6. TERMINOLOGIAS UTILIZADAS NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS a) Artigo ou Item - designa qualquer material, matéria-prima ou produto acabado que faça parte do estoque;

b) Unidade - identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apresentação física (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro, .... );

c) Pontos de Estocagem - locais aonde os itens em estoque são armazenados e sujeitos ao controle da administração;

d) Estoque - conjunto de mercadorias, materiais ou artigos existentes fisicamente no almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais da organização;

e) Estoque Ativo ou Normal - é o estoque que sofre flutuações quanto a quantidade, volume, peso e custo em conseqüência de entradas e saídas;

f) Estoque Morto ou Inativo - não sofre flutuações, é estático;

g) Estoque Empenhado ou Reservado - quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica;

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h) Estoque de Recuperação - quantidades de itens constituídas por sobras de retiradas de estoque, salvados ( retirados de uso através de desmontagens) etc., sem condições de uso, mas passíveis de aproveitamento após recuperação, podendo vir a integrar o Estoque Normal ou Estoque de Materiais Recuperados, após a obtenção de sua condições normais;

i) Estoque de Excedentes, Obsoletos ou Inservíveis - constitui as quantidades de itens em estoque, novos ou recuperados, obsoletos ou inúteis que devem ser eliminados. Constitui um Estoque Morto;

j) Estoque Disponível - é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para uso;

k) Estoque Teórico - é o resultado da soma do disponível com a quantidade pedida, aguardando o fornecimento;

l) Estoque Mínimo: é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência ( falta ) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega;

m) Estoque Médio, Operacional: é considerado como sendo a metade da quantidade necessária para um determinado período mais o Estoque de Segurança;

n) Estoque Máximo: é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança;

o) Ponto de Pedido, Limite de Chamada ou Ponto de Ressuprimento: é a quantidade de item de estoque que ao ser atingida requer a análise para ressuprimento do item;

p) Ponto de Chamada de Emergência: é a quantidade que quando atingida requer medidas especiais para que não ocorra ruptura no estoque. Normalmente é igual a metade do Estoque Mínimo;

q) Ruptura de Estoque: ocorre quando o estoque de determinado item zera ( E = 0 ). A continuação das solicitações e o não atendimento a caracteriza;

r) Freqüência - é o número de vezes que um item é solicitado ou comprado em um determinado período;

s) Quantidade a Pedir - é a quantidade de um item que deverá ser fornecida ou comprada;

t) Tempo de Tramitação Interna: é o tempo que um documento leva, desde o momento em que é emitido até o momento em que a compra é formalizada;

u) Prazo de Entrega: tempo decorrido da data de formalização do contrato bilateral de compra até a data de recebimento da mercadoria;

v) Tempo de Reposição, Ressuprimento: tempo decorrido desde a emissão do documento de compra ( requisição ) até o recebimento da mercadoria;

w) Requisição ou Pedido de Compra - documento interno que desencadeia o processo de compra;

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x) Coleta ou Cotação de Preços: documento emitido pela unidade de Compras, solicitando ao fornecedor Proposta de Fornecimento. Esta Coleta deverá conter todas as especificações que identifiquem individualmente cada item;

y) Proposta de Fornecimento - documento no qual o fornecedor explicita as condições nas quais se propõe a atender (preço, prazo de entrega, condições de pagamento etc);

z) Mapa Comparativo de Preços - documento que serve para confrontar condições de fornecimento e decidir sobre a mais viável;

aa) Contato, Ordem ou Autorização de Fornecimento: documento formal, firmado entre comprador e fornecedor, que juridicamente deve garantir a ambos (fornecimento x pagamento);

bb) Custo Fixo:- é o custo que independe das quantidades estocadas ou compradas ( mão-de-obra, despesas administrativas, de manutenção etc. );

cc) Custo Variável - existe em função das variações de quantidade e de despesas operacionais;

dd) Custo de Manutenção de Estoque, Posse ou Armazenagem: são os custos decorrentes da existência do item ou artigo no estoque. Varia em função do número de vezes ou da quantidade comprada;

ee) Custo de Obtenção de Estoque, do Pedido ou Aquisição: é constituído pela somatória de todas as despesas efetivamente realizadas no processamento de uma compra. Varia em função do número de pedidos emitidos ou das quantidades compradas.

ff) Custo Total: é o resultado da soma do Custo Fixo com o Custo de Posse e o Custo de Aquisição;

gg) Custo Ideal: é aquele obtido no ponto de encontro ou interseção das curvas dos Custos de Posse e de Aquisição. Representa o menor valor do Custo Total.

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 4.6 – Recebimento de Materiais

Veremos agora, como se deve funcionar o setor de recebimento dentro do Almoxarifado. É um setor de muita importância e que requer elementos qualificados com muito preparo, uma vez que no recebimento o material com a 1ª filtragem em sua entrada na empresa. Primeiramente o setor de recebimento deverá ter um sistema de arquivo bem organizado com as cópias dos pedidos feito pelo Departamento de Compras. Ao receber o material, o recebedor confronta a nota fiscal com o pedido. Uma vez conferido antes de dada quitação assinando a respectiva nota fiscal, devemos proceder a uma conferência rigorosa conforme as indicações abaixo:

a) Antes de abrirmos os volumes, devemos verificar se as indicações contidas nas notas de entrega: endereço, números, marca, etc., constante dos volumes, conferem devidamente;

b) Conferência quanto à quantidade, quebras e faltas;c) Conferência quanto ao peso, certo ou errado;d) Conferência do peso cobrado no frete com o peso do nosso material inspecionado pelo

Controle de Qualidade de Recebimento - C.Q.R.  Caso o material seja controlado pelo C.Q.R. o Almoxarifado coloca a disposição mantendo o material em separado para aprovação do mesmo, e uma vez liberado encaminhar ao estoque. No caso em que o material não sofra inspeção do C.Q.R. encaminhar diretamente ao estoque. 

Material de Trânsito Direto (MTD) Trata-se de material comprado para suprir pequenas necessidades da fábrica, normalmente são materiais que não justificam o seu estoque no Almoxarifado. Este tipo de material tem uma presença muito marcante no Almoxarifado, uma vez que normalmente ele tem um fluxo muito grande de entrada. Com isso o setor de recebimento de materiais deverá dedicar um bom controle na entrega. 

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Devoluções de Materiais É muito comum numa empresa a devolução de materiais. Com isso o recebedor tem que estar bem preparado para providenciar uma devolução. Normalmente o material é rejeitado pelo C.Q.R. ou pelo usuário, e é muito importante que o departamento de compras fique informado sobre a rejeição do material, fazendo assim. O contato com o fornecedor e acertando todos os detalhes da devolução. Uma vez autorizado pelo departamento de compras, o Almoxarifado providenciará o formulário de devolução para a emissão da nota fiscal e logo em seguida o despacho. Caso o material tenha que ser devolvido no ato do recebimento, o recebedor escreverá no verso da nota fiscal em todas as vias, o motivo da devolução, datar e assinar. Procedendo assim não será necessário a emissão de uma nota fiscal.  

 4.7 – Controle e Documentos

Abordaremos aqui os diversos tipos de controle existente no Almoxarifado. Dependendo do porte da empresa e da política adotada, alguns controles não são mais feitos pelos Almoxarifados.

Citamos alguns casos de controle pelo Almoxarifado. Pois existem empresas que adotam este sistema. Um perfeito controle realizado pelo Almoxarifado, é uma das causas de sua eficiência e importância. Geralmente ao estabelecermos sistemas de controle em Almoxarifados, visamos a obter as seguintes informações:

a) Quantidade do material em estoque na data considerada;b) Última aquisição e preço;c) Nome e endereço do fornecedor;d) Preço médio;e) Observações sobre o comportamento do material no estoque e na produção, de acordo

com as devoluções, e outras observações porventura encaminhadas ao Almoxarifado, como órgão controlador que é;

f) Setores, seções, divisões, oficinas que utilizam o material ou matéria-prima, data dos fornecimentos, quantidades, custos do material requisitado;

g) Cálculo sobre as possibilidades do estoque em relação ao consumo;h) Dados estatísticos de consumo, por oficina ou global;i) Máximos e mínimos a serem observados com relação aos estoques disponíveis;j) Tipos de acondicionamento ou embalagem, unidade (caixas com dúzias, centos,

milheiros, grosas, quilos, toneladas) e observações gerais sobre o aspecto dos materiais, apresentação, etc.

 

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Todos estes dados podem ser controlados com sistemas computadorizados, fichas ou livros devidamente adaptados.

Como já vimos são muitos os tipos de controle que precisamos ter no Almoxarifado, falaremos sobre alguns que é de vital importância. 

Ficha de Prateleira A ficha de prateleira ou ficha de movimento, destina-se a controlar o material no próprio local em que está estocado. O seu uso evita a necessidade de estar contando sua real existência física em quantidade. Ela permanece junto ao material e é movimentada cada vez que o material é retirado ou de forma inversa, quando registramos novas entradas. Estas fichas limitam-se a registrar os movimentos de entradas e saídas, bem como mostrar o saldo automaticamente.

 Ficha Kardex Kardex é um sistema de arquivo que oferece ao operador uma facilidade no manuseio das fichas. Estas fichas contêm todos os dados necessários do material e de acordo com o sistema adotado, além de lançamento de entrada e saída podemos ter informações quanto ao fornecedor, preço, etc. Nota de Recebimento É muito comum nas grandes empresas o uso da nota de recebimento. Este documento transcreve a N.F., facilitando assim o fluxo da mesma dentro da empresa. Além disso suas vias são destinadas aos usuários dando uma informação precisa de chegada do material. Requisição de Material É o documento pelo qual os usuários requisitam os materiais no Almoxarifado. Toda RM tem que ser bem objetiva, oferecendo ao usuário, Almoxarifado e a contabilidade de todos os dados necessários para um perfeito controle dos materiais e dos gastos. Folha de Transferência  É um documento de transferência de produtos semi-acabados para o Almoxarifado. Requisição de Compras É o formulário que o Almoxarifado emite para reposição dos materiais por ele controlado.  Todos estes documentos tem que receber uma atenção especial quanto a sua emissão e distribuição. Sabemos que o funcionário que manuseia estes documentos deverá receber uma orientação especial, pois é de máxima importância para um bom funcionamento do Almoxarifado, uma vez que este trabalho seja feito dentro da maior precisão possível.

Processado estes controles, é muito importante o sistema de arquivo, pois constantemente temos que recorrer a documentos, tanto para acertos internos como para atender a auditoria.

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Documentos

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4.8 – Administração de Estoques

Estoques

Os estoques representam custos acumulados de Matéria-prima, material não vendido ou não usado que será mantido para o futuro.  Os estoques têm ligação com os vários departamentos da empresa, tais como compras, fabricação (produto em processo), almoxarifado (insumos) e controle da produção e vendas (produto acabado). Os estoques são formados para: a) Separar os segmentos individuais nas linhas de matéria-prima, manufatura e distribuição, para que cada um possa funcionar eficientemente em relação ao fluxo da linha de produção. b) Criar condições sob as quais cada segmento possa fornecer o máximo de serviço compatível com seu nível de operação. c) Permitir a cada um dos segmentos atingir seu ritmo eficientemente, através das compras ou produção da quantidade que resultará no menor custo total. O estoque serve apenas de reservatório entre uma fase e outra da produção. Antigamente, a manutenção de altos estoques era considerada demonstração de “poder econômico” ou “requinte” . Atualmente, o estoque é considerado uma necessidade para garantir a alta taxa de rentabilidade do capital.

Classificação dos Estoques  

Em sua grande maioria, os estoques destinam-se à produção. Deve-se fazer um estudo dos vários tipos de estoques, a fim de se classificá-los e de se determinar a finalidade de cada um.

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Tipos de Produtos em Estoque    a) Matéria-prima - É o material básico necessário para a fabricação de um determinado produto. Seu consumo é proporcional ao volume da produção. b) Produtos em Processo - São aqueles que estão nas diferentes etapas (fases) de elaboração do produto final, a transformação da matéria-prima em produtos semi-acabados. (nas máquinas). c) Produtos Semi-acabados - São aqueles saídos da produção que, para serem considerados acabados, passarão ainda por diversas fases do processamento. (nos estoques intermediários). d) Produtos Acabados - Artigos produzidos ou comprados destinados à venda, distribuição ou consumo final.

Sistemas de Controle de Estoques / Formas de Reposição de Estoques  a) Sistema de Duas Gavetas - Consiste na separação física em duas partes. Uma parte será utilizada totalmente até a data da encomenda de um novo lote e a outra será utilizada entre a data da e a data do recebimento do novo lote. A grande vantagem deste sistema está na substancial redução do processo burocrático de reposição de material (bujão de gás). A denominação “DUAS GAVETAS” decorre da idéia de guardar um mesmo lote em duas gavetas distintas. b) Sistema de Estoque Mínimo - É usado principalmente quando a separação entre as duas partes do estoque não é feita fisicamente, mas apenas registrada na ficha de controle de estoque, com o ponto de separação entre as partes. Enquanto o estoque mínimo estiver sendo utilizado, o Departamento de Compras terá prazo suficiente para adquirir e repor o material no estoque. c) Sistema de Renovação Periódica - Consiste em fazer pedidos para reposição dos estoques em intervalos de tempo pré-estabelecidos para cada item. Estes intervalos, para minimizar o custo de estoque, devem variar de item para item. A quantidade a ser comprada em cada encomenda é tal que, somada com a quantidade existente em estoque, seja suficiente para atender a demanda até o recebimento da encomenda seguinte. Logicamente, este sistema obriga a manutenção de um estoque reserva. Deve-se adotar períodos iguais para um grande número de itens em estoque, pois, procedendo a compra simultânea de diversos itens, pode-se obter condições vantajosas na transação (compra e transporte). d) Sistema de Estocagem para um Fim Específico - Apresenta duas subdivisões: 

d 1) Estocagem para atender a um programa de produção pré-determinado: É utilizada nas indústrias de tipo contínuo ou semi-contínuo que estabelece, com antecedência de vários meses, os níveis de produção. A programação (para vários períodos, semanas emeses) elaborada pelo P.C.P. deverá ser coerente para todos os segmentos, desde o recebimento do material até o embarque do produto acabado. Vantagens:

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* Estoques menores, sem riscos de se esgotarem, objetivamente controlados por se conhecer a demanda futura.    * Melhores condições de compra de materiais, pois pode-se aceitar contratos de grandes volumes para entregas parceladas. A atividade de compra fica reduzida, sem a necessidade de emiti pedidos de fornecimento para cada lote de material.

 d 2) Estocagem para atender especificamente a uma ordem de produção ou a uma requisição: É o método empregado nas produções do tipo intermitente, onde a indústria fabrica sob encomenda, sendo justificável no caso de materiais especiais ou necessários esporadicamente. Os pedidos de material neste sistema são baseadas principalmente na lista material (“ROW MATERIAL”) e na programação geral (AP = “ANNUAL PLANNING”). Existem casos em que o pedido para compra precisa ser feito mesmo antes do projeto do produto estar detalhado, ou seja, antes da listagem do material estar pronta, pois os itens necessários podem ter um ciclo de fabricação excessivamente longo. Ex.: grandes motores, turbinas e navios.

 Nível de Operação

A representação da movimentação (entrada e saída) de uma peça dentro de um sistema de estoque pode ser feita por meio de um gráfico, onde a abscissa é o tempo decorrido (T) para o consumo, normalmente em meses, e a ordenada é a quantidade (Q) em unidades desta peça em estoque, no intervalo de tempo (t). Este gráfico é chamado de “DENTE DE SERRA”.VER GRÁFICO....

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Este ciclo será sempre repetitivo e constante se:

1. Não existir alteração de consumo durante o tempo (T)2. Não existir falha administrativa que provoque um erro na solicitação da compra para reposição do estoque3. Não houver atraso na entrega por parte do fornecedor4. Não houver rejeição de lote por parte do Controle de Qualidade Alguma falha no sistema poderá provocar uma ruptura no gráfico.(Ver gráfico “DENTE DE SERRA COM RUPTURA”)  Se analisarmos o gráfico “Dente de Serra com Ruptura”, verificaremos a necessidade de determinar uma quantidade que fique de reserva, para suportar os atrasos de entrega ou alteração no consumo, evitando a possibilidade do estoque ir a zero. Este ponto será o nível de segurança. 

Nível de Segurança (Estoque Mínimo)

É a quantidade mínima de material que deve existir em reserva, destinada a cobrir eventuais atrasos na renovação do estoque, garantindo o funcionamento ininterrupto dos órgãos a serem supridos. A principal vantagem do nível de segurança é prover estoque suficiente para atender às demandas inesperadas. A atividade de abastecimento requer um acréscimo no nível ótimo de estoque (quantidade do estoque reserva), para manter suas atividades sem interrupção. Como se exemplo, observamos que o nível de segurança está delimitado pelas quantidades de 0 a 20. É fácil verificar que este estoque de 20 peças será um estoque “morto”, existindo simplesmente para enfrentar as eventualidades já citadas anteriormente. Não se deve esquecer que ele representa um capital empatado e inoperante.

Regras de Reposição : Para o Sistema de Estoque Mínimo

Primeiramente analisa-se o Consumo Médio Mensal (CMM) deste determinado item e o seu Tempo de Reposição (TR) pelo fornecedor, ou seja, o tempo que leva deste a data do pedido pela empresa ao fornecedor a sua data na entrega.

Com base nessas duas informações, já podemos traçar os parâmetros de reposição que constam na Ficha de Controle de Estoque (FCE), que são:

EMI – Estoque Mínimo (ou nível de segurança);PR – Ponto de Ressuprimento (momento de fazer a compra);QR – Quantidade a Repor;EMA: Estoque Máximo

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As fórmulas para os cálculos são:

EMI = CMM x TR

PR = EMI + (CMM x TR)

QR = EMI + (CMM x TR)

EMA = EMI + QR

Obs. O cálculo do TR deve ser sempre considerado em mês, ou seja:

Para 05 dias, TR = 1/6;Para 10 dias, TR = 1/3;Para 15 dias, TR = 1/2;Para 30 dias, TR = 1;Para 60 dias, TR = 2;Para 90 dias, TR = 3; etc.

Exemplo:

Determinado material possui um consumo de 20 unidades em 10 dias (logo em um mês será 60 unidade – 3x 10 dias), e o tempo de reposição é de 30 dias. Assim temos:

CMM = 60TR = 1 (1 mês = 30 dias)

Estoque Mínimo:EMI = CMM x TREMI = 60 x 1EMI = 60

Quantidade a Repor ou Ponto de Ressuprimento:QR ou PR = EMI + CMM x TR QR ou PR = 60 + 60 x 1QR ou PR = 60 + 60QR ou PR = 120

Estoque Máximo:EMA = EMI + QR EMA = 60 x 120EMA = 180

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