MICROSOFT EXCEL

CAPÍTULO I

O QUE É PLANILHA ELETRÔNICA?

É um programa de computador constituído de uma coleção de fileiras e colunas que são expostas na tela em uma janela. O cruzamento de cada fileira com a coluna é chamado de célula que pode conter um número, um caractere de texto ou uma fórmula que executa um cálculo usando uma ou mais células.

Em uma planilha é fácil copiar, mover células ou modificar qualquer fórmula criada. A planilha pode ser formatada (ter sua aparência modificada em diversos aspectos). É possível modificar as letras, cores, aparência dos números, acrescentar bordas, etc.

A maior vantagem de uma planilha eletrônica é a possibilidade de construir fórmulas, relacionando diversos valores digitados em células diferentes, e ao modificá-los, as fórmulas serão recalculadas automaticamente. Com isso torna-se fácil fazer análises e simulações rapidamente.

Reconhecidas como o tipo de programa que mais contribuiu para o sucesso dos microcomputadores no mercado de informática, as planilhas eletrônicas já têm tradição e pioneirismo em tecnologia de software para escritório.

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Ao trabalhar com uma planilha, o usuário passa a olhar problemas pensando em como reduzi-los a uma forma tabular, de modo que eles possam ser transcritos para uma planilha. Esse processo é muito útil para organizar idéias, disciplinando os passos na busca da melhor solução.

O Office Excel é um software integrado de planilha e gráficos. Ele tem três ambientes de trabalho: planilhas, gráficos e macros - todos incluídos em um único pacote de fácil utilização. Essa combinação faz do Excel uma ferramenta poderosa que permite executar uma variedade de tarefas para a área comercial, científica e de engenharia.

A planilha é o substituto eletrônico das ferramentas tradicionais de planejamento: o lápis e a borracha, a folha do contador e a calculadora. Além disso, a planilha do Excel pode ser usada como gerenciador de banco de dados.

O Excel oferece os melhores gráficos comerciais disponíveis em um programa integrado. Os comandos de personalização permitem que você crie gráficos em duas ou três dimensões.

Para acessar o Office Excel, clique no botão Iniciar do Windows e escolha a opção Programas, Microsoft Office, em seguida, Microsoft Office Excel.

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A TELA DO EXCEL

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BOTÃO DE CONTROLE DA JANELA DO OFFICE EXCEL

Quando acionado, exibe na tela um menu com uma lista de opções. Com ele você consegue dimensionar, mover e fechar a janela do Office Excel, bem como alternar outros aplicativos do Windows.

BARRA DE TITULO

Exibe o nome do programa (Office Excel) e quando aberto, o nome do arquivo.

MENU DE COMANDOS

É utilizado para aplicar ações na planilha.

BOTÕES DE CONTROLE DA JANELA DO OFFICE EXCEL

Acionando esses botões, você pode minimizar, maximizar, restaurar e fechar a janela do programa Office Excel.

BOTÕES DE CONTROLE DA PASTA DE TRABALHO

Com esses botões você pode minimizar, maximizar, fechar e restaurar a janela da pasta de trabalho do 0fice Excel 2003.

BARRA DE FÓRMULA

É utilizada para fazer a edição da célula.

CABEÇALHO DAS COLUNAS

Indica a referência das colunas da planilha.

BARRA DE ROLAGEM VERTICAL

Utilizada para fazer o deslocamento vertical da janela da planilha.

PAINEL DE TAREFAS

Possui atalhos para a execução de várias tarefas no Excel. Para ocultá-la, dique no botão Fechar da janela. Para que ele não apareça mais ao iniciar o Excel, desmarque a caixa Mostrar na Visualização. Para exibi-lo novamente, utilize o comando Exibir, Painel de Tarefas.

BARRA DE STATUS

Exibe a descrição de comandos selecionados, modos de trabalho e teclas que estão ativadas, por exemplo, a tecla NUM LOCK.

BARRA DE ROLAGEM HORIZONTAL

Utilizada para fazer o deslocamento horizontal da janela da planilha.

GUIAS DA PLANILHA

Exibem o nome e permitem acessar uma outra planilha da pasta de trabalho.

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GUIA DA PLANILHA ATIVA

A planilha ativa possui uma cor (branca) diferente das outras guias de planilha.

BOTÕES DE MOVIMENTAÇÃO DAS GUIAS DAS PLANILHAS

Movimentam as guias das planilhas da pasta de trabalho.

PONTEIRO DO MOUSE

Indica a posição do mouse na tela.

CABEÇALHO DAS LINHAS

Indica a referência das linhas da planilha.

CURSOR

É uma moldura que envolve a célula. Antes de digitar algo na planilha, é necessário posicionar o cursor na célula desejada.

INDICADO DA CÉLULA ATIVA

Indica em que célula o cursor está posicionado.

BARRA DE FERRAMENTAS

Contém vários botões que acessados pelo mouse executam diversas ações.

SAÍDA DO EXCEL

Para sair do Office Excel, utilize uma das seguintes opções:• Acione o comando Arquivo, Sair.• Pressione as teclas ALT + F4.• De um duplo-clique sobre o botão de controle.• Clique no botão Fechar da janela de programa.

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CAPÍTULO II

PASTA DE TRABALHO

O arquivo em que você trabalha e armazena seus dados chama-se pasta de trabalho a qual pode conter várias planilhas. Ao iniciar uma sessão no Excel, a pasta de trabalho padrão contém três planilhas com os nomes Plan 1, Plan 2 e Plan 3. Os nomes das planilhas aparecem em guias na parte inferior da janela da pasta de trabalho. A guia da planilha ativa aparece com a cor de fundo branca.

Inicialmente, vamos trabalhar apenas com uma planilha da pasta de trabalho.

MOVIMENTAÇÃO NA PLANILHA

CLICAR COM O MOUSE

Para poder digitar algo na planilha, primeiramente é necessário posicionar o cursor em alguma célula. Clique na célula e o ponteiro do mouse aparece com o formato de cruz.

BARRAS DE ROLAGEM

É possível fazer o rolamento na janela para localizar uma célula a fim de posicionar o cursor. Utilize as barras de rolagem horizontal e vertical para fazer o rolamento na planilha.

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Rolamento horizontal na planilha.

NOTA : Após fazer o rolamento da planilha, é preciso clicar na célula para poder ativá-la.

CAIXA NOME

Você também pode ir rapidamente para uma célula utilizando a caixa Nome. Clique na caixa e digite a referência de célula na qual deseja posicionar o cursor.

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Digitação da referência de célula na caixa Nome.

COMANDO EDITAR, IR PARA

Uma outra maneira de movimentar o cursor para uma determinada célula da planilha é utilizar o comando Editar, Ir Para. Ative o comando no menu ou pressione a tecla F5. Na caixa Referência, digite a referência da célula em que deseja posicionar o cursor.

Utilização do comando Editar, Ir Para.

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TECLADO

Também pode utilizar o teclado para movimentação na planilha. Na tabela seguinte, observe as principais teclas para se movimentar na planilha.

DIGITAÇÃO NA PLANILHA

MOVER A SELECÇÃO

Depois de ter posicionado o cursor na célula desejada, você pode digitar os dados. Ao terminar de digitar, terá de efetivar os dados na célula. Para isso deve clicar em uma outra célula, ou pressionar uma das seguintes teclas:

Quando se pressiona a tecla ENTER, o cursor é posicionado automaticamente na célula seguinte. Este é um recurso interessante, pois acelera a digitação da planilha. Você pode escolher a direção em que deseja deslocar o cursor, ou ainda desativar essa característica. Utilize o comando Ferramentas,Opções e clique na guia Editar.

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O TECLADO

O teclado do computador é muito parecido com o de uma máquina de escrever. Antes de digitar o seu primeiro texto, é necessário que você conheça a aplicação de algumas teclas.

ACENTUAÇÃO

Para acentuar, você deve digitar a tecla de acento e depois a letra a ser acentuada. Quando digitar a tecla correspondente ao acento, não sairá nada na tela; só depois que for digitada a letra é que ela aparece acentuada. Alguns teclados possuem todas as teclas de acento. Em outros, você terá de associar algumas teclas para fazer determinados acentos. Utilize as teclas seguintes, caso o seu teclado não as possua, para fazer a acentuação:

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EDIÇÃO DO CONTEÚDO DA CÉLULA

É possível editar o conteúdo de uma célula para acrescentar dados ou corrigir parte das informações digitadas.

A edição do conteúdo pode ser feita na barra de fórmula ou diretamente na célula. Primeiramente, posicione o cursor na célula em que deseja editar o conteúdo. Para editar na barra de fórmula, clique sobre ela (o ponteiro do mouse assume o formato de uma letra I) . Para editar diretamente na célula, pressione a tecla F2 ou dê um duplo-clique sobre ela.

Edição do conteúdo da célula na barra de fórmula.

Ao entrar no modo de edição, aparece o ponto de inserção piscando, um traço vertical que serve de orientação para editar o texto. Em seguida, são indicadas teclas que você deve utilizar para editar o conteúdo da célula.

Ao terminar a edição do conteúdo da célula, você deve praticar uma das seguintes ações para sair do modo de edição:

• Pressionar a tecla ENTER.

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• Pressionar a tecla ou .

• Clicar em outra célula.

• Clicar no botão da barra de fórmula.

Se você quiser sair do modo de edição sem considerar as alterações realizadas, pressione a tecla

ESC ou clique no botão da barra de fórmula.

APAGAR O CONTEÚDO DA CÉLULA

Para apagar todo o conteúdo da célula, clique sobre ela e pressione a tecla DEL OU execute o comando Editar, Limpar, Conteúdo.

AUTOCORREÇÃO

O Excel corrige o texto automaticamente durante a digitação, utilizando o recurso de autocorreção. Dessa maneira, os seus erros podem ser corrigidos sem a sua intervenção. Experimente digitar a palavra "admissão". Você vai perceber que o Office Excel faz a correção logo em seguida.

O Excel possui uma lista de palavras erradas, cadastradas juntamente com a devida correção. Essa lista pode ser alterada por você. Ao digitar o texto que está cadastrado, a palavra será substituída automaticamente pela carreta.

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Se desejar, você pode desativar essa característica utilizando o comando Ferramentas,Opções de AutoCorreção. Para que o Excel não corrija os seus erros automaticamente, desative a caixa Substituir texto ao digitar.

Esse recurso também ajuda a ganhar tempo na digitação de certas expressões. Por exemplo, se você digita freqüentemente o nome da sua empresa (COMPANHIA AGRÍCOLA DO BRASIL), pode ganhar tempo digitando apenas a palavra CIA. Basta configurar a substituição no comando. Ative o comando do menu Ferramentas, AutoCorreção.

• Corrigir duas iniciais maiúsculas: se você digitar duas letras maiúsculas consecutivas em uma palavra, altera a segunda letra maiúscula para uma letra minúscula.

• Colocar primeira letra da frase em maiúscula: coloca a primeira letra da frase em maiúscula.

• Colocar nomes dos dias em maiúsculas: toda vez que um dia da semana for digitado em minúsculas, o Office Excel converte em maiúsculas.

• Corrigir uso acidental da tecla CAPS LOCK: coloca a primeira letra da frase em maiúscula e as outras em minúsculas.

• Substituir texto ao digitar: corrige o texto automaticamente à medida que você digita.

• Substituir: digite nessa caixa o nome da variável de autocorreção e a palavra que você deseja que o Office Excel 2003 substitua automaticamente.

• Por: digite nessa caixa a palavra que aparecerá no texto após a substituição.

• Adicionar: adiciona à lista as palavras que devem ser substituídas automaticamente à medida que forem digitadas.

• Excluir: exclui a palavra selecionada da lista.

Inicialmente, o Office Excel já traz algumas palavras cadastradas, mas você pode aumentar essa lista:

1. Digite a palavra na caixa Substituir.2. Digite a palavra que irá substituir a anterior na caixa Por.3. Informe se o texto será com ou sem formatação.4. Clique no botão Adicionar.

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SELECÇÃO DA PLANILHA

Para apagar o conteúdo de uma célula, normalmente, você posiciona o cursor e pressiona a tecla DELETE. E se desejar apagar o conteúdo de várias células ao mesmo tempo? O procedimento é selecionar a planilha e depois pressionar a tecla DELETE.

Selecionar é o mesmo que informar o local em que você deseja aplicar o comando. Você deve selecionar sempre que desejar aplicar um comando para mais de uma célula, por exemplo, apagar ou modificar a fonte dos caracteres. Visualmente, as células selecionadas ficam escurecidas.

Existem várias maneiras de selecionar a planilha. Em seguida, vamos descrever os principais procedimentos para selecionar uma planilha. Analise qual é o mais adequado ao comando que você vai aplicar.

SELEÇÃO DE UM GRUPO DE CÉLULAS

Para selecionar um grupo de células, você deve arrastar (movimentar o mouse com o botão pressionado) o ponteiro do mouse sobre elas.

NOTA: A seleção será desfeita se você clicar em uma outra célula.

DICA: Você pode selecionar um grupo de células se usar as teclas SHIFT + Setas

( , , ou ).

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SELEÇÃO DE COLUNAS

Para selecionar uma ou mais colunas, posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho das colunas (a parte superior da planilha em que estão as letras) e pressione o botão. Veja a figura seguinte:

Seleção de uma coluna.

DICA: Você também pode selecionar uma coluna se pressionar as teclas CTRL+BARRA DE ESPAÇOS.

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SELECÇÃO OE LINHAS

Para selecionar uma ou mais linhas, coloque o ponteiro do mouse no cabeçalho das linhas (a parte esquerda da planilha em que estão os números) e pressione o botão. Observe a figura seguinte:

Seleção de linhas.

DICA: Você também pode selecionar uma linha se pressionar as teclas SHIFT+BARRA DE ESPAÇOS.

NOTA: Para selecionar mais de uma linha ou coluna, araste o mouse após posicioná-la no cabeçalho.

SELEÇÃO DE UM GRUPO DE VALORES DIGITADOS

É possível selecionar rapidamente um grupo de células com conteúdo, pressionando as teclas CTRL+ SHIFT+8 (teclado alfanumérico).

Inicialmente, posicione o cursor em uma célula que tenha conteúdo digitado.

Em seguida, pressione as teclas CTRL+ SH I F T+ 8 (teclado alfanumérico).

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SELEÇÃO DE CÉLULAS DESCONTÍNUAS

Para selecionar células descontínuas, arraste o botão do mouse com a tecla CTRL, pressionada.

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SELEÇÃO DA PLANILHA INTEIRA

Coloque o ponteiro do mouse no quadrado do cruzamento do cabeçalho de colunas com o de linhas para selecionar a planilha inteira. A figura seguinte mostra a seleção:

Pressione o botão do mouse e toda a planilha será selecionada.

DICA: Você também pode destacar uma linha se pressionar as teclas CTRL+T.

ALTERAÇÃO DA LARGURA DA PLANILHA

A largura da coluna deve ser alterada toda vez que o seu conteúdo for maior que a largura da célula. Quando o conteúdo ultrapassa a largura da célula, ele acaba ocupando visualmente a célula do lado direito. Este procedimento é normal quando digitamos um título em uma planilha, mas em tabelas, como a da figura seguinte, ocorre um problema. Os conteúdos das células A4 e A5 são maiores que a largura da coluna; é por isso que a exibição está truncada.

As células A4 e A5 têm os conteúdos maiores que a largura da célula.

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DIRETAMENTE NA PLANILHA

A maneira mais rápida de alterar a largura de uma coluna é diretamente na planilha. Posicione o ponteiro do mouse no cabeçalho das colunas, na linha que divide as duas colunas. Você vai perceber que o ponteiro transforma-se em uma seta escura de duas pontas. Nesse instante, pressione o botão do mouse e arraste-o para o lado direito para poder aumentar a largura da coluna, soltando-o em seguida.

Alteração da largura da coluna.

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VÁRIAS COLUNAS

Alteração da largura de várias colunas ao mesmo tempo

Para alterar a largura de várias colunas ao mesmo tempo, você pode utilizar o mesmo procedimento, mas, primeiramente, terá de selecionar as colunas das quais deseja alterar a largura. Selecione as colunas com o ponteiro posicionado no cabeçalho destas.

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UTILIZAÇÃO DO AUTO-AJUSTE

Um recurso muito importante para alterar a largura de colunas é o Auto-Ajuste da Seleção. Com ele é possível alterar as larguras automaticamente, ou seja, o próprio Office Excel se encarrega de achar a largura ideal. Com isso fica muito mais fácil ajustar as larguras de planilhas grandes, com muitas linhas.

1. Selecione a planilha em que deseja alterar as larguras das colunas. 2. Ative o comando Formatar, Coluna, Auto-Ajuste da Seleção.

Você também pode ajustar a largura com um duplo-clique na linha que divide a coluna no cabeçalho. Veja a figura seguinte:

DEFINIÇÃO DA LARGURA EXATA

Também pode alterar a largura da coluna, se definir uma medida exata.

1. Selecione as colunas.2. Ative o comando Formatar, Coluna, Largura.3. Em largura da coluna, digite o valor desejado. A unidade de medida utilizada é o ponto

(unidade de medida derivada da polegada).

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DEFINIÇÃO DA LARGURA-PADRÃO

É possível ajustar todas as colunas para uma largura-padrão. Para isso ative o comando Formatar, Coluna, Largura padrão e digite o valor desejado em pontos.

DESFAZER E REPETIR COMANDOS

Há possibilidade de desfazer ou repetir o último comando executado. Com esse recurso você ganha tempo, repetindo ou desfazendo comandos que foram executados por engano ou de forma errada.

DESFAZER OS ÚLTIMOS COMAMDOS

Para desfazer as últimas ações, execute o comando Editar, Desfazer, ou clique no botão

REPETIR O ÚLTIMO COMANDO

Para repetir a última ação, utilize logo em seguida o comando Editar, Repetir.

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