001 Login, versão e pacotes

Login : Todo usuário NG pode e deve ter seu login de acesso. Todo acesso no sistema gera um arquivo no qual controla tudo que o usuário praticou no sistema. Versão: Define a versão do sistema NG. Normalmente o sistema muda de versão 1 a 2 vezes por ano. Quando existe uma versão nova a Mastermaq através de sua central em Belo Horizonte envia um comunicado para todos os usuários da linha NG. O usuário deve entrar no site da Mastermaq e baixar a atualização da Versão. Para receber essa informação da Mastermaq faz necessário sempre esta atualizado os dados cadastrais, principalmente e e-mail. Atualização de Pacotes: É sempre importante estar com os pacotes atualizados no sistema. É por eles que o sistema estará atualizando todas as mudanças na legislação, tabelas como Inss, Salário Família, I.R, etc, correções e sugestões de novas rotinas, além de acertos na estrutura do sistema. Por isso é indispensável que a maquina que está executando o sistema esteja desatualizada. O processo de atualização do pacote se resume em Download e Instalação e é executada toda vez que um usuário entra no sistema. Quando aparecer uma “janela BRANCA” logo acima dos itens administração/gerencial (que se encontra na parte inferior da esquerda, é sinal que existe atualizações a fazer. Clique na janela branca e siga os passos. Antes de optar por SIM o usuário ainda tem condições de ver o que o pacote esta mudando, atualizando no sistema. O sistema vai baixar os arquivos do pacote e quando terminar vai aparecer uma mensagem de que o sistema NG terá de ser fechado e aberto novamente para que os pacotes sejam instalados na maquina. Basicamente é isso. E como funciona a atualização nas demais maquinas? Veja o exemplo abaixo:

Primeiramente, nós sempre recomendamos aos usuários sempre evitar usar o SERVIDOR como uma maquina no dia a dia. No servidor estão todas as informações do sistema. Mas nem sempre isso é possível. Para quem usa o SERVIDOR no dia a dia, se faz necessário a atualização dos pacotes também. Suponhamos que o usuário ESTAÇÃO 1 ligou seu computador primeiro que as demais estações. Se tiver algum pacote disponível o usuário vai seguir todos os processos conforme foi explicado acima (baixar e instalar os pacotes) e vai atualizar a maquina. Depois cada vez que uma estação é ligada ao logar no sistema vai aparecer uma mensagem de que “Existem pacotes disponíveis”, cabe ao usuário da estação somente Instalar os pacotes, pois os mesmos já foram baixados anteriormente por uma das estações, ou seja, a estação 1. OBSERVAÇÃO: Não existe ordem de ligar maquina para proceder no atualizar de pacotes. Qualquer maquina pode atualizar o sistema. Relembrando o SERVIDOR não precisa esta atualizada exceto quando também é usado no dia a dia. Sugestão: Às vezes quando se faz necessário o suporte Mastermaq acessar o Servidor para solucionar um problema, dependendo da situação o servidor terá de ser atualizado. Portanto, sempre que tiverem disponibilidade é sempre bom entrar no servidor no sistema NG para atualizá-lo, também, isso só traz agilidade tanto para o suporte quanto para o cliente. Para finalizar sobre PACOTES, deixo a seguinte mensagem: SEMPRE ATUALIZE SUAS MAQUINAS. Assim como o Contador, o funcionário tem suas rotinas com seus clientes, façam da atualização dos PACOTES uma rotina na vida de vocês. Isso com certeza vai minimizar seus problemas.

002 Cadastro de Usuários e perfil do usuário Cadastro de Usuários: Todo usuário NG pode e deve ter seu login de acesso. Todo acesso no sistema gera um arquivo no qual controla tudo que o usuário praticou no sistema. Vou agora mostrar como se cadastra usuários dentro do sistema: 1º Passo – Na janela inferior da esquerda do NG, clique em Administração 2º Passo – Clique em Geral e depois Usuário

3º Passo – Clique na “Cartinha branca” para INCLUIR um novo usuário. Preencha todos os campos e salve clicando no DISQUETE.

Observações 1ª. A caixa TROCAR SENHA PROXIMO LOGON quer dizer que a pessoa quem está criando um novo usuário poderá determinar uma senha para o primeiro acesso do usuário, porém logo no primeiro acesso o sistema vai pedir que o usuário digite a NOVA SENHA. 2ª. A aba Perfil tem a opção de Administrador e Outros. Uma vez que o usuário esta definido como administrador, isso impossibilita que o responsável do escritório crie o perfil para o usuário, portanto se o responsável tem intenção de cadastrar um perfil para um usuário, o perfil deverá ser OUTROS. Perfil do usuário: Uma vez que já tenho meus usuários cadastrados, eu posso também determinar o que o usuário poderá ter acesso no sistema, em quais empresas o usuário poderá ter acesso, enfim, é uma possibilidade interessante dentro do sistema, mas requer muita atenção de quem esta configurando. Nesse manual mostrarei as abas e suas respectivas funções. A configuração de perfil deverá ser feita pelo responsável do escritório e é de sua total responsabilidade. O Suporte não configura perfil para clientes.

Clique em PERMISSÃO PERFIL Permissão de perfil é determinada por 3 janelas. Perfil (superior da esquerda), Usuários do Perfil (inferior da esquerda) e Permissão (janela da direita). 1º. Passo – Selecione o perfil OUTROS na janela Perfil. 2º. Passo – Selecione o nome do usuário na janela USUÁRIOS DO PERFIL 3º. Passo – Configure as permissões de cada sistema selecionando na barra de rolagem. (NÃO ESQUEÇA DE SALVAR CADA SISTEMA CONFIGURADO).

Para sair da aba ADMINISTRAÇÃO (TELA VERDE) e voltar para o sistema basta clicar em GERENCIAL na parte inferior da esquerda da tela principal do sistema NG.

003 Configurações de janelas Configurar as janelas no sistema pode ser uma ferramenta de muita importância para o usuário. Todas as rotinas no NG independente do sistema virá em janelas. É muito importante o usuário configurar suas janelas pois o sistema poderá não estar visivelmente agradável em certas janelas. Um fator que determina a desconfiguração de uma janela é o TAMANHO DO MONITOR. Todas as janelas tem um tamanho padrão determinado pela Mastermaq. E acontece que um usuário tem um monitor de 14”, outro tem um de 19” e isso faz com que as janelas não fiquem visíveis como deveria. Por isso sugerimos que cada usuário configure suas janelas de acordo com seus monitores. Isso não é uma rotina necessária, mas que faz, faz a diferença no sistema. Alem de configurar suas janelas de acordo com o tamanho do monitor, outro aspecto importante é que o usuário pode configurar sua janela de acordo com a necessidade. Às vezes o usuário não agrada da maneira que uma janela é definida. Dae, cabe ao usuário configurar da maneira que ele quiser. Vamos pra pratica. No exemplo abaixo eu usei a janela de CONTAS CONTABEIS (Plano de contas do sistema NG Contábil), mas qualquer janela a idéia será a mesma.

Janela de CONTAS CONTABEIS. Configurada de acordo com o meu monitor. Consigo ver todas as barras de rolagens bem visíveis. Com isso não vou ficar perdendo tempo no meu dia a dia.

A aba Contas Contábeis (laranja) vamos chamar do TITULO da janela Contas Contábeis. E dentro dela eu tenho 3 janelas (azuis destacadas por MARCA TEXTO) que poderemos chamar de Janelas vinculadas a janela TITULO.

Na janela acima, eu quis mostrar que eu posso fazer o que quiser com as minhas janelas. O que eu fiz acima foi somente BAGUNÇAR elas para mostrar que posso movê-las. A janela acima continua a mesma, ou seja, CONTAS CONTABEIS porem eu arrastei as 3 janelas (azuis) vinculadas à janela principal CONTAS CONTABEIS (laranja). Agora vou mostrar como arrastar uma janela.

Coloque o mouse na aba AZUL e segure o botão esquerdo movendo a aba para onde quiser. Isso é mover a Janela.

Dimensione sua janela do tamanho que quiser usando o mouse nas linhas das extremidades da janela. É um pouquinho “chato” conseguir acertar o mouse nas linhas, mas com um pouco de paciência vocês conseguirão.

Posso mover o tamanho das colunas movendo as linhas para visualizar o conteúdo da coluna por completo assim como posso diminuir uma coluna que tenha um conteúdo estreito. Isso pode ser muito útil para quem quer IMPRIMIR um relatório da própria janela. Observem que logo acima na janela tem um ícone de uma Impressora, clicando ali o que estiver nessa específica janela, ou seja, a janela PLANO DE CONTAS ESPECÍFICO (AZUL) irá para impressão.

Posso também ocultar uma coluna, clicando exatamente no titulo da coluna + botão direito do mouse para que o titulo fique destacado em PRETO como o modelo acima. Feito isso é só escolher uma das opções que aparecerá. Muitos usuários usam da janela para um simples conferencia, para uma simples impressão. Se a minha janela (AZUL) disponibiliza de um ícone de impressão e eu quero imprimir o conteúdo da minha janela eu tenho que entender que o que esta na janela irá para a impressão. Portanto se tem coluna que esta maior ou menor do que deveria, ACERTE ELA, se tem coluna que no momento não é interessante para a minha impressão OCULTE ELA, enfim. Isso fará do seu relatório mais próximo do que você realmente precisa. Agora que você já sabe tudo sobre janelas, já sabe que as janelas são compostas por partes e uma TITULO (laranja) e outras vinculadas (azuis). Já sabe mover, redimensionar, ocultar elas, agora vamos aprender como salvar as minhas configurações para quando voltar na mesma janela ela fique da maneira que eu deixei. As janelas que estão abaixo estão meio que embaçadas, mas é o suficiente para entendermos como salvar minhas configurações. Como eu tenho 3 janelas ligadas a uma janela titulo terei de salvar uma a uma e selar todas na janela titulo, vamos pra pratica.

Depois que fiz todas as minhas mudanças nessa janela, cliquei com o botão direito do mouse encima do titulo AZUL e optei por SALVAR PERFIL DE LISTA COMO... (posso colocar o nome que quiser)

Uma das janelas que compõem minha janela TITULO apareceu essa mensagem OCULTAR ESTE QUADRO quando fui tentar salvar. Quando acontecer isso, não precise salvar essa janela, pois ela já esta salva em uma das outras.

Já esta apareceu também as opções cabe a eu somente salvar perfil de tela como.... O mesmo nome que dei anteriormente.... Repare que essa janela é a Titulo, ou seja, depois que eu salvo uma a uma eu tenho que SELAR (vamos dizer assim) na janela Titulo... Janelas é isso ae! Sempre que quero selecionar, excluir um perfil de janela DEVO CLICAR ENCIMA DA ABA LARANJA com o botão direito do mouse para optar. (Não esqueça disso.) Posso criar quantos perfis de janela forem necessários desde que não tenham o mesmo nome. E posso selecioná-los sempre que necessário. Antes de terminar sobre janelas vou explicar um pouco sobre alguns dos ícones que compõem as janelas.

1 – Incluir 2 – Cancelar o Salvar 3 – Salvar 4 – Deletar 5 – Imprimir 6 – Aumentar tamanho da Fonte 7 – Lupa para busca de um registro (Sempre que clicar vai aparecer uma barra branca onde vou fazer minha busca. Na própria aba terá um dizer: Buscando em? você terá de determinar que tipo de busca ira fazer. O que determina o que quero buscar são as colunas contidas na janela. 8 – Atualizar a janela (É sempre bom atualizar sua janela quando faz alguma alteração em outra janela deixando ambas abertas. Isso faz com que o que você fez em outra rotina, tenha efeito na janela que ficou aberta) exemplo pratico: Se estou fazendo um lançamento contábil em Lançamentos Simples e volto à aba Contas Contábeis para incluir uma conta, se eu deixei a aba Lançamentos Contábil aberto eu terei de ATUALIZAR ela para que a minha nova conta contábil incluída em outra janela surja efeito. 004 Backup Primeira coisa é entender um pouco sobre o backup do sistema NG. Alguns poucos usuários da linha NG desde sua criação interpretaram que o fato de copiar a pasta MMQNG do servidor e restaurá-la seria suficiente. Nada disso! O sistema tem sua rotina própria para fazer backup e você precisa usá-la para proteger seu Banco de dados em caso de alguma pane ou algo assim. 1º. Passo. No servidor (com todos os usuários fora do sistema) digite na barra do Windows Explorer: C:\MMQNG\EXE\NGTOOLS (ou a unidade onde esta a pasta MMQNG)

1º. Passo – Clique em Banco de Dados (superior da tela) 2º. Passo – Copia de Segurança (Backup) (Vertical da esquerda) 3º. Passo – Quando pedir senha digite sua senha e usuário de Logan do próprio NG. Feito isso....

Certifique que a opção BACK UP esta marcada Direcione o backup para o caminho correto (uma pasta criada) Clique em Iniciar.

Agora é só esperar a barrinha acima completar. Logo terá uma mensagem de Concluído com sucesso. Ta pronto seu backup. Agora vamos falar sobre os arquivos do Backup. Verifique na pasta que você salvou os arquivos. Lá terá alguns arquivos que compõem o nosso ultimo backup. O backup NG é composto por vários arquivos com extensão. BAK conforme tela abaixo.

Todos esses arquivos compõem o meu backup do dia (no exemplo acima dia 18/06/2010) Todos esses arquivos deverão protegidos para em caso de necessidade ser restaurados. Se você comparar seu diretório com o exemplo acima vai notar que falta um arquivo com nome de NG_Upgrade.bak . Normalmente esse arquivo é o ultimo do meu backup gerado e é o maior em termos de Tamanho também. NÃO É NECESSÁRIO FAZER COPIA DESSE ARQUIVO, pois se trata dos pacotes atualizados do Banco de dados. Sugiro que você delete antes de salvar o seu backup do dia. Desde que tenha muito cuidado. Sempre sugerimos que compacte os arquivos do dia e salve num local seguro. Você pode notar que o backup do sistema NG mesmo compactado é muito grande, portanto fique a vontade em manter certo numero de Backups guardados... BACKUP É DE RESPONSABILIDADE DO USUÁRIO. NÃO DEIXE DE FAZER SEUS BACKUPS REGULARMENTE. SEMPRE QUE TIVER ALGUMA SITUAÇÃO DE FORMATAÇÃO DE MAQUINA OU QUALQUER PROBLEMA QUE ENVOLVA O BANCO DE DADOS, SUGERIMOS QUE CONSULTE O SUPORTE PARA PODERMOS ORIENTÁ-LOS NA MELHOR E MAIS CORRETO CAMINHO.

005 NG Contábil Antes de começar, vamos entender um pouco sobre os MENUS do Sistema. O exemplo abaixo foi tirado do NG Contábil, mas é o mesmo raciocínio para todas as plataformas NG.

Iremos em breve cadastrar nossa primeira empresa dentro do Sistema. Porém antes de cadastrá-la vamos entender como o sistema funciona. Eu não costumo nunca no NG, dizer que vou cadastrar uma empresa e sim uma PESSOA, pois é assim que o sistema trabalha, por cadastro de PESSOAS. Existem 3 tipos de pessoas que posso cadastrar dentro do sistema, são elas: Pessoa Jurídica Determinada por CNPJ Pessoa Física Determinada por CPF Pessoa Equiparada Determinada por CEI Não existe outra maneira no sistema de cadastrar uma pessoa que não seja por CNPJ, CPF e CEI. Uma coisa importante e necessária de entender é que ao contrário do sistema Mastermaq da linha DOS (para quem usava dele) o cadastro era feito por CODIGOS, ou seja, sua empresa cadastrada no sistema tinha, por exemplo, o código 025/00 – Empresa x ltda e esse código deveria ser o mesmo em todos os sistemas (Contábil, Folha, Fiscal, Presumido, Ativo, etc.). O raciocínio no NG é o mesmo só que com uma diferença. O que determina nosso cadastro no NG é somente CNPJ, CPF e CEI. Todo cadastro de PESSOA no sistema NG terá um código também. Só que esse código é ALEATÓRIO, sugerido pelo próprio sistema e eu posso alterá-lo quando for necessário, pois o que determina minha empresa é somente CNPJ, CPF e CEI. Como o banco de dados é um banco de dados ÚNICO isso faz com que uma vez que eu tenha uma PESSOA cadastrada nele, seja onde for eu JAMAIS vou conseguir cadastrar novamente a mesma PESSOA, pois o sistema não aceita duplicidade. Isso faz com que você tenha a possibilidade de MIGRAR a PESSOA de um sistema para o outro quando necessário.

Entenda isso usuário do NG. O sistema cadastra por PESSOA, CNPJ, CPF e CEI. Cadastro de Empresa 1º. Passo – Clique em Inicialização / Empresa (ou Cadastro / Empresa)

Agora vamos incluir uma Empresa, como eu sei que o sistema cadastra por PESSOAS, eu tenho que CERTIFICAR que tipo de PESSOA eu quero incluir, não posso cadastrar uma pessoa JURIDICA se ela é EQUIPARADA, ou mesmo vice e versa. Só existe uma maneira de certificar isso. Eu já sei que a “Folhinha branca” é para fazer inclusão, mas do lado dela tem uma SETA PRETA. E é isso que vamos aprender agora.

Nota Importante – você não pode esquecer que toda vez que for cadastrar uma PESSOA dentro do sistema terá de Certificar que tipo de pessoa ela é. Nunca esqueça. A “Folhinha branca” significa INCLUSÃO, mas toda vez que ao lado dela tem uma SETA PRETA é sinal que existem mais de um tipo de PESSOA que podem ser cadastrada na mesma janela. No nosso exemplo acima tem duas opções. Pessoa Jurídica e Pessoa Equiparada. Porque não apareceu Pessoa Física? Simplesmente porque eu estou prestes a cadastrar uma EMPRESA e não existe EMPRESA pessoa física. Muitos usuários passam despercebidos nisso, já tivemos muitas ligações de pessoas que cadastraram Pessoa Jurídica dentro de TOMADORES no NG FOLHA e que deveria ser PESSOA EQUIPARADA. Simplesmente pelo fato de clicar diretamente na “Folha Branca”, portanto, prestem muita atenção nisso. O raciocínio de cadastro de EMPRESAS vocês não terão mais ao longo desse manual. Ainda teremos alguns exemplos de Pessoa Física em alguns sistemas, Portanto para os demais sistemas, em si tratando de cadastro de EMPRESAS, por favor, leiam e releiam os itens acima. Continuando com nosso cadastro da EMPRESA...

Preencha todos os campos. Quanto melhor o cadastro for feito, melhor seu sistema funcionará. Dicas sobre o uso do TECLADO no sistema NG. Mudar de Abas ENTER / TAB / MOUSE Marcar quadrinhos ESPAÇO / MOUSE Barras de rolagem CTRL / MOUSE Uso de Caracteres SEM RESTRIÇÃO

Deixe a aba Identificação para depois que salvar a empresa e estiver dentro dela. Depois de cadastrar o Contador ( PF ) Vincule o mesmo a essa aba.

Marque a opção que a empresa tiver com respeito a DIPJ

Uma das abas com mais importância no sistema, pode ser adicionado um ou Mais endereços nas linhas ( Não esquecer de marcar no final do cadastro a Caixa PRINCIPAL.

Preencha quantos contatos telefônicos forem necessários – Não esqueça De marcar a opção Contato Principal.

Muita atenção no preenchimento dessa aba. É nessa aba que eu vou definir a TRIBUTAÇÃO da minha empresa. Tendo em vista que todo ano eu terei de informar a TRIBUTAÇÃO para que os sistema trabalhe Encima disso. Uma atenção a ser tomada nessa aba é a coluna INICIO VIGÊNCIA. Se a minha empresa Teve início das atividade em 02/01/2009 meu INICIO VIGÊNCIA tambem deverá estar com essa data. Em casos de empresas que teve inicio de atividades a alguns anos atraz mas o usuário somente começara Usar do sistema em 2010 por exemplo, NÃO É NECESSÁRIO CADASTRAR TODAS AS TRIBUTAÇÕES ANTERIORES ... Eu sempre sugiro o usuário cadastrar um ano ATRAZ no inicio do uso do sistema, mas isso é de usuário para usuário. Outra observação a ser tomada, toda vez que eu digitar a data de INICIO VIGÊNCIA aperte ENTER para SELAR A DATA.

A aba INTEGRAÇÃO tem duas finalidades. Quando se tem integração do sistema DOS Mastermaq para o sistema NG, se faz necessário o preenchimento dela. Código Empresa Externa é o NUMERO DA EMPRESA no SISTEMA DOS e Código Filial Externa, o numero da Filial, tambem no sistema DOS. Se eu tenho uma empresa no DOS com o numero 025/00 eu terei de preencher nessas duas abas esse dois números. Onde 025 é MATRIZ e 00 é Filial. Normalmente usada para Clientes da Mastermaq que adquirem somente o sistema contábil NG e continua usando os demais na linha DOS. Essa aba INTEGRA o sistema DOS com o NG. Outra situação é quando o usuário precisa importar CLIENTE E FORNECEDOR e também a MOVIMENTAÇÃO DO FISCAL do sistema DOS para o NG. Obs : Normalmente quando o usuário tem um banco de dados convertido, essas abas já ficam preenchidas. Dúvidas consulte o suporte.

Defina o CNAE da empresa, não esquecendo da data INICIO VIGÊNCIA e marcar qual a atividade PRINCIPAL. Você pode adicionar quantos códigos forem necessários.

Por fim, salve a empresa. Normalmente quando o usuário esquece algum campo em branco o sistema indica o campo por uma marca VERMELHA. Mas nem sempre o sistema avisa. Acontece as vezes de aparecer uma mensagem de ERRO. Isso acontece porque alguma coisa ficou errada no CADASTRO. Na maioria das vezes os novos usuários erram nas abas ENDEREÇO e TRIBUTAÇÃO. Se empresa for salva com sucesso o icone do DISQUETE vai ocultar e sua empresa aparecerá na listagem das empresas ( Janela Superior ). Agora vamos entrar dentro da nossa nova empresa . Mudar de Empresa para outra Empresa O usuário tem que ter muita atenção na empresa que esta trabalhando para não ser pego. Só existe 2 caminhos para eu poder selecionar uma empresa ou mesmo mudar de uma empresa para outra. Antes de explicar vou mostrar onde eu SEI EM QUE EMPRESA ESTOU TRABALHANDO .

Existem duas maneiras de mudar de empresa.

Clicando duas vezes no nome da empresa

Ou indo em SISTEMAS / TROCAR EMPRESA

Agora que eu já estou dentro da minha empresa recém cadastrada, vou começar a fazer as particularidades dela. Eu preciso ter um Plano de Contas, históricos padrões para poder começar a trabalhar. Antes de qualquer coisa, eu vou dar uma verificada nos parâmetros gerais para começar a configurar a minha empresa da maneira que eu quero. Parametros gerais é uma ferramenta onde eu posso definir alguns itens do sistema que estou trabalhando de uma forma única. Mas esse é o momento de defini-lo. Eu não posso migrar um plano de contas, copiar um histórico sem antes definiar meu PARAMETRO GERAL. Vá em PROCESSO ( Menu Preto ) em PARAMETROS GERAIS

Verifique com muita atenção os parâmetros. Os itens que estão definidos como ESPECÍFICOS, é porque Eles são ESPECÍFICOS para a empresa corrente. O que esta definido como GERAL, quer dizer que outra empresa dentro do sistema que tambem esteja definido como GERAL alimentará essa informação para a minha corrente sem necessidade de cadastro.

Resumindo, o que é GERAL é assim: Se eu altero, crio algo na minha empresa corrente vai alterar nas demais definidas como GERAL e vice e versa. Se fez alguma mudança nessa janela, não esqueça de SALVAR. Importação de algo de uma empresa para outra empresa O sistema NG assim como no DOS permite que você possa IMPORTAR algo de uma empresa para outra. Nos iremos agora IMPORTAR de uma empresa para a corrente ( recém cadastrada ) o PLANO DE CONTAS e os HISTÓRICOS PADRÕES. Vamos a prática. Clique em FERRAMENTAS ( Menu PRETO ). Selecione a opção IMPORTAR PLANO DE CONTAS.

1º. Passo – Selecione a empresa ORIGEM 2º. Passo – Observe na janela da ESQUERDA que o plano de contas dela aparecerá 3º. Passo – Use uma das opções de SETAS para jogar as contas para a DIREITA

4º. Passo – Enfim, clique em IMPORTAR Dica : Esse é o momento pelo qual estou definindo o meu plano de contas. Eu posso fazer minhas mudanças tanto da direita para esquerda como vice e versa porem se eu clicar em IMPORTAR qualquer mudança então só terá como fazer DELETANDO, ALTERANDO conta por conta em CONTAS CONTÁBEIS.

Observação : Tudo que o sistema NG disponibiliza em IMPORTAÇÃO de EMPRESA para EMPRESA estará em FERRAMENTAS ( Menu Preto ) em qualquer sistema. O raciocínio é o mesmo independentemente da plataforma, portanto, dominem esses recursos. Nós não veremos nada que diz respeito a IMPORTAÇÃO nesse Manual. Plano de Contas ( Inclusão, alteração e exclusão) Clique em INICIALIZAÇÃO (ou cadastro ) / CONTAS CONTÁBEIS 1 – INCLUSÃO A melhor maneira de incluir uma conta no plano é filtrando na JANELA SUPERIOR DA ESQUERDA o grupo pelo qual quero fazer minha inclusão. O exemplo que faremos agora é de uma conta ANALÍTICA no grupo BANCOS CONTA MOVIMENTO.

1º. Passo – Marque o grupo pelo qual você quer incluir a conta. 2º. Passo – Verifique no que foi filtrado é realmente o grupo que quero incluir minha conta 3º. Passo – Por fim, clique em INCLUIR. Observação : Sempre verifique se a sequência no CÓDIGO REDUZIDO e CONTA estão corretos. Conforme tela abaixo:

Se não estiver correto, bem provável que sua seleção do grupo da conta ficou errada. Estando tudo ok, preencha a Descrição e finalizando SALVE a conta. 2 – ALTERAÇÃO

Simplesmente selecione a conta a ser alterada. Pode ser em ambas janelas superiores ( Usando do recurso

da LUPA na janela superior da direita, pode tornar mais fácil sua busca. Uma vez selecionada a conta na janela inferior faça suas mudanças

Feito as mudanças clique em SALVAR. 3 – EXCLUSÃO

Mesmo raciocínio. Selecione corretamente a conta e na janela inferior clique na LIXEIRA DICA: O sistema não exclui conta que exista SALDOS.

Como o sistema trabalha INTEGRADO, deixaremos para falar de CLIENTES/FORNECEDORES no NGFiscal. Mesmo no NGContábil o sistema disponibiliza a aba para acesso a esse cadastro. E qualquer inclusão, alteração ou exclusão, é como se estivesse fazendo dentro do FISCAL.

Histórico Padrão ( Inclusão, alteração e exclusão) Clique em INICIALIZAÇÃO ( ou cadastro ) / HISTÓRICO PADRÃO

1 – INCLUSÃO – Na janela inferior clique em INCLUIR 2 – ALTERAÇÃO – Selecione na janela superior o Histórico e na inferior faça as mudanças e SALVE 3 – EXCLUSÃO – Selecione o Histórico e clique na LIXEIRA. OBSERVAÇÃO : O símbolo # nos históricos são VARIAVEIS que o sistema usa nas integrações. Todas as variáveis que possuem o símbolo #variável# ( conforme alguns exemplos acima ) são variáveis que funcionam com a INTEGRAÇÃO. Ou seja as informações que virão das integrações usarão dessas variáveis. Como cadastrar um histórico usando uma variável?

Quando for incluir um histórico na barra de digitação clique na SETA.

Tudo ok NÃO ESQUEÇA DE SALVAR. DICA : Você Pode diretamente usar o símbolo # como uma variável aberta Exemplo : Pagto de energia elétrica ref: ## Nesse caso todo lançamento contábil com esse histórico o sistema vai me pedir a competência, ai é só digitar.

Centro de Custo / Centro de resultados e Unidades administrativas Para quem trabalha com contabilidade gerencial, os itens CENTRO DE CUSTO, CENTRO DE RESULTADO e UNIDADES ADMINISTRATIVAS são as 3 maneiras do usuário APROPRIAR os lançamentos em diferentes relatórios. Por exemplo : Eu tenho os seguintes Centro de Custos:

Como APROPRIAR um lançamento contábil

Em lançamento contábil completo selecione a conta a ser apropriada. No exemplo acima foi uma simples baixa de ENERGIA ELÉTRICA no valor de R$ 100,00 onde eu apropriei R$ 20,00 no Centro de Custo ADMINISTRATIVO, R$ 75,00 no PRODUÇÃO e R$ 5,00 no VENDAS. Isso possibilita que eu tenha RELATÓRIOS GERENCIAIS específicos por C.Custo. O raciocínio é o mesmo para C.Resultado e Unidade Administrativa.

Lançamento Padrão Simples Lançamento padrão é uma forma de padronizar meus lançamentos e usufruir do benefício de apertar CTRL + ( Numero do lançamento padrão ) para fazer um lançamento Contábil. Para esse recurso funcionar sua empresa tem que esta habilitada para isso

Na janela inferior clique em INCLUIR , cadastre o lançamento padrão e salve. Note que o CÓDIGO do lançamento é o número 00006. Então para eu fazer um lançamento contábil usando do lançamento padrão eu somente vou clicar em CTRL + 6. ( Dentro de lançamento contábil simples é claro ). PARA CRIAR UM LANÇAMENTO PADRÃO COMPLETO (MULTIPLOS DÉBITOS OU MULTIPLOS CRÉDITOS) O RACIOCÍNIO É O MESMO. PORÉM USA-SE RATEIOS DE CADA LANÇAMENTO E A ROTINA SÓ FUNCIONA EM LANÇAMENTO CONTÁBIL COMPLETO E PASTA DE LANÇAMENTOS.

Saldo Inicial Contábil Saldo inicial contábil é a aba destinada a implantação dos saldos iniciais de cada conta. Normalmente usada uma única vez para a empresa que começa dentro do sistema NG a movimentar lançamentos contábeis vindo de outros sistemas.

1 – Digite o saldo da conta 2 – Coloque a origem da conta 3 – Salve a janela

Observer sempre nos saldos iniciais que o sistema controla o balanceamento dos grupos.

Grupo de Empresas

Grupo de empresa é o cadastro das atividades que a empresa exerce. Caso queira adicionar um grupo que se difere dos 3 que o sistema disponibiliza é só clicar em Adicionar e Salvar. Essa aba é para CADASTRO de um GRUPO DE EMPRESAS porem se faz necessário vincular ao cadastro da EMPRESA uma delas.

Sócios Quando vou cadastrar um sócio, logo vem o raciocínio de que o Sistema cadastra por PESSOAS. Sócio é uma pessoa física e eu não posso esquecer que a pessoa a ser cadastrada estará disponível para todo o sistema. Lembrando também que quando cadastro uma PF, eu preciso do CPF e esse CPF cadastrado jamais será cadastrado mais de uma vez no sistema.

Clique em Incluir SEMPRE CERTIFICANDO O TIPO DE PESSOA PELA SETA PRETA

Preencha todas as abas

É necessário o cadastro do Sócio dentro da empresa no sistema NGContábil para fins de Assinatura nos relatórios.

Contadores Em INICIALIZAÇÃO ( ou cadastro ) / CONTADORES , segue o mesmo raciocínio do cadastro de SÓCIO citado acima. É só cadastrar preenchendo todos os campos necessários , porem no cadastro da EMPRESA faz necessário a vinculação para que o mesmo saia nos RELATORIOS. Revisão :

Já cadastrei minha empresa e configurei o parâmetro contábil dela Já entrei dentro da minha empresa no NG Contabil Já fiz a definição do Plano de Contas Já fiz a definição dos Históricos Padrões Já lancei meus saldos iniciais ( mesmo podendo fazer lançamentos antes ) Já cadastrei meu sócio Já cadastrei o contador e vinculei ele ao cadastro da empresa ... E notei que tudo que fiz até o momento esta em CADASTRO ou

INICIALIZAÇÃO ... Agora vou começar a pensar nos lançamentos, agora vamos trabalhar na aba DIA A DIA ( AZUL )

Dia a Dia

Lançamento Contábil Completo

Conciliação Bancária

Pasta de Lançamentos Contábeis Pasta de lançamentos contábeis é uma forma mais simplificada e com o recurso do usuário personalisar a maneira no qual quer fazer o lançamento. O que difere essa aba da (Simples ou Completo) é o fato de personalizar e que não DISPONIBILIZA VISUALIZAR OS LANÇAMENTOS FEITOS. Muitos usuários preferem usar dessa aba por ela ser mais ágil, portanto, dominem essa aba, ela pode ser bem útil no seu dia a dia.

Primeira coisa, antes de clicarmos em INCLUIR vamos entender o menu OPÇÕES

Uma vez que configurei minhas opções posso APLICAR e clicar em INCLUIR para fazer meu lançamento.

Lotes Para quem usa de classificar lançamentos contábeis usando Lotes, existem duas maneiras: Na aba DIA a DIA ( ou cadastro) / LOTES é onde eu CADASTRO OS LOTES. Lotes é basicamente eu nomear um lote, colocar quantos lançamentos terá e o valor total do Lote.

Porém eu vou ser direto no assunto, acredito que a melhor maneira é o próprio ato de incluir um lançamento CRIANDO o Lote, vamos a pratica.

Clique na seta preta e ATIVAR LOTE

Independênte da opção clique em SELECIONAR Depois que o lote foi selecionado clique em INCLUIR , faça o primeiro lançamento contábil e SALVE

Depois do primeiro lançamento contábil feito, antes de começar o 2º. Lançamento repare que na parte inferior da tela vai aparecer os detalhes referente ao meu lote. Com isso eu consigo controlar os valores remanescentes no meu lançamento. Depois que todos os lançamentos forem digitados vai aparecer uma mensagem na parte inferior da DIREITA “ que o lançamento do lote atingiu o valor total” ou alguma coisa assim .... OBSERVAÇÃO : Para desativar um lote clique novamente na seta preta ao lado do INCLUIR e DESATIVE O LOTE.

Encerramento

1 – Certifique o tipo de encerramento que deseja fazer. São eles as duas opções: ENCERRAMENTO PARCIAL ( que possibilita selecionar o mês a ser encerrado ) e ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO ( que abrange todo o Exercício). 2 – Suprimir valores Zerados – É uma maneira de visualizar a realidade da empresa em termos de RECEITA x DESPESAS e consequentemente saber o RESULTADO. 3 – Coloque nas DUAS PRIMEIRAS ABAS as respectivas contas de acordo com o seu plano de contas. ( A terceira opção não é necessária preencher. 4 – Por fim, ENCERRAR EXERCÍCIO. Uma vez que o exercício é encerrado o período encerrado fica BLOQUEADO para inclusões e alterações de lançamentos. Mas não impede de fazer consultas. Para CANCELAR O ENCERRAMENTO é só clicar no item ao lado.

DRE Padrão

1 – Certifique as datas inclusive a data da emissão 2 – Certifique se as opções estão de acordo 3 – Renumere a DRE de acordo com a necessidade 4 – Por fim, PROCESSAR.

Aí está nossa DRE prontinha e visível. Já que estamos com um relatório em vídeo, vou explicar algumas das opções disponíveis quando se trata de um relatório em vídeo. Todos os sistemas da linha NG disponibilizarão relatórios em vídeo como esse e de uma forma ÚNICA iremos aprender um pouco agora sobre esses recursos. Não iremos ver nada relacionado a RELATÓRIOS no restante desse manual, portanto, dominem essas funções.

Encerramento do Exercício para empresas LUCRO REAL Para encerramento de LUCRO REAL, por favor entre em contato com o SUPORTE .

SPED Contábil

Vá em arquivos magnéticos / sped – código aglutinação

Clique em Cadastrar baseado plano de contas. SIM e SIM para as próximas 2 perguntas. Todas as contas do PC já estarão aglutinadas. Agora vá no Plano de Contas

Clique em ECD ( Escrituração Contábil Digital ) Verifique se por acaso alguma conta ANALITICA que tenha movimentação esteja sem a conta ECD vinculada. Normalmente não fica nenhuma porem é bom conferir. Feito isso , vamos gerar o arquivo.

Vá em Arquivos magnéticos / Sped – Contábil

Vai aparecer a mensagem na parte inferior da direita sobre onde o arquivo magnético foi gerado. ( \MMQNG\Meus arquivos magnéticos) Entre no programa validador do SPED fornecido pela receita federal , importe o arquivo sintegra e faça a validação. Se aparecer inconsistências consulte o suporte para obter ajuda. 006 Migrar empresa de Sistema para Sistema Uma das rotinas mais importantes do sistema NG é a migração de empresas de um sistema para outro. No exemplo que tivemos no NG contábil anteriormente, nós cadastramos uma Pessoa Jurídica ( Empresa ) e fizemos todos os processos necessários para trabalhar no NG Contábil. Essa empresa está cadastrada somente no NGContabil. Agora eu preciso migra-la. Muita atenção nessa rotina, pois ela influência diretamente na INTEGRAÇÃO dos sistemas. Se fizermos errado, nossa integração NÃO VAI FUNCIONAR. Abaixo veremos passo a passo de como fazer.

1º Passo – Como a minha empresa já esta cadastrada no CONTABIL, eu vou verificar qual o número dessa empresa no sistema para não haver risco de migrar incorretamente. Quando o usuário está começando com o sistema NG do ZERO, ou seja, não teve banco de dados convertidos, o risco de erro nessas rotinas são menores. Mas quando existiu uma conversão normalmente o banco de dados convertido traz TODAS AS PESSOAS que estavam no banco de dados de origem. Isso pode ser um problema pois PODE HAVER a mesma pessoa repetidamente. Por isso temos que ter atenção nesse processo. Outra situação que acontece com freqüência é: Empresa X é cadastrada como Empresa no Contabil, que é fornecedor ou cliente da empresa Y de outra empresa cadastrada no sistema. Como o banco de dados do NG é um banco de dados ÚNICO, quando for migrar, dependendo da maneira que o usuário fez a busca pode aparecer mais de uma na listagem, por isso devemos ter atenção na numeração, vamos para a prática.