1 Gestão da Informação e Conhecimento Curso: Pós-Graduação em Administração Pública Disciplina: Gestão da Informação Professora: Ms. Marilée Patta

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Gestão da Informação

e Conhecimento

Curso: Pós-Graduação em Administração Pública

Disciplina: Gestão da InformaçãoProfessora: Ms. Marilée Patta

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Dado

Informação

Conhecimento

Sabedoria

Pirâmide filosófica de aquisição de conhecimento

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Dado: Tudo o que existe(iu) e acontece(u) no mundo. (Platão) Elementos brutos, sem significado, desvinculados da realidade.“Observações sobre o estado do mundo” (Davenport, 1998)

...

Dado, Informação e Conhecimento

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Dado: São símbolos e imagens que não reduzem nossas incertezas.Constituem a matéria prima da informação.Dados sem qualidade levam a informações e decisões da mesma natureza.


5

Informação: composta de dados; o agrupamento, o processamento, a normalização e a estruturação “gera a informação”

“Dados com significado, relevância e propósito.” (Drucker apud Davenport, 1998)

...


6

Informação: “Conjunto de dados contextualizados que visam fornecer uma solução para determinada situação de decisão.” (MacDonough apud Lussato, 1991)“Matéria-prima para o conhecimento.” (Malhorta,1993)


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Conhecimento: Inferência que o indivíduo tem condições de fazer nos dados e informações que estão ao nosso dispor. Só há inferência e desenvolvimento do conhecimento se houver educação, treinamento e cultura


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Conhecimento: “Conhecer é o processo de compreender e internalizar as informações recebidas, possivelmente combinando-as de forma a gerar mais conhecimento. “ (Merton apud Gonçalvez, 1995)


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Considerada fruto de um processo em permanente construção no qual esferas sociais e individuais de mediações se intercruzam, buscando informar para construir e reconstruir o conhecimento, bem como realizar o seu compartilhamento.

A informação

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Invenção

Inovação

A informação

Desenvolvimento

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É mediada com o objetivo de alterar o estado cognitivo dos indivíduos

Recurso estratégico de indivíduos e de organizações

Possui atributos como custo, preço, e valor...

Informação

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Pode gerar conhecimento Pode gerar entropia e caos Dinâmica, em constante

desenvolvimento Deve ser gerenciada, assim

como os recursos humanos, materiais e financeiros

Necessidade explícita da gestão da informação

Informação

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Conteúdo

“É tudo que podemos gerenciar em termos de dados e informações. O conteúdo pode ser de vários tipos, ter as mais variadas representações, ser estruturado ou não. Pode não ser conhecimento e muitas vezes, nem ter a possibilidade de gerá-lo”.

“... conteúdo não é conhecimento, mas pode vir a ser”. (Tadeu Cruz)

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Conteúdo Dados e informações

estruturados ou não, existentes em textos (atas, relatórios, manuais, livros, apostilas), desenhos, e-mails, manuais, home-pages, planilhas eletrônicas, vídeos, músicas, sons, imagens.

Algo que possibilita a gestão da informação e, assim, a geração do conhecimento.

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Conteúdo

Conteúdo sem conhecimento ou sem possibilidade de vir a ser é apenas uma coleção de elementos que não tem relacionamentos entre si, não tendo serventia, a não ser a de “entupir” os canais de busca, atrapalhando e retardando o aprendizado.

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Atividade racional

Deve relacionar-se a alguma teoria da aprendizagem ou a “necessidade social”

Precede de uma análise prévia da vida cotidiana e dos avanços técnicos e científicos.

A seleção de conteúdos

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Não faz nenhum sentido selecionar conteúdos sem ter, por referência, seus destinatários, o estado do conhecimento técnico e científico e a realidade cotidiana da sociedade em que este será inserido.

A seleção de conteúdos

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Significa o planejamento, a construção, o tratamento e a organização, a direção, a entrega e a comunicação, o treinamento e o controle associados à informação de qualquer natureza.


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Fundamental para que, profissionais que lidam com a informação, se tornem mais ativos, mais críticos, e, de forma elaborada e sistematizada, possam atingir e aumentar tanto o próprio conhecimento quanto o do seus pares.


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em função da necessidade informacional da sociedade (conhecimentos e aplicações) - organização

com o olhar nos fatores humanos

e nos fatores que envolvem a tecnologia da informação

A Informação deve ser gestada

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Evidencia-se a existência de uma área profissional denominada “Gerenciamento dos recursos da informação”, ou simplesmente, “Gestão da Informação”.


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Relação interdisciplinar e transdisciplinar com a ciência da informação, administração e a informática.

É a integração de áreas do conhecimento.

A Gestão da Informação

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Resulta em um conjunto de habilidades e conhecimentos teórico-práticos que possibilitam a estruturação de sistemas de informação, assim como o oferecimento de serviços, produtos e atividades de informação.

A Gestão da Informação

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Possibilita acesso sistemático, estruturado e rápido a todo conteúdo existente em qualquer organização.

Gestão da Informação e do conhecimento

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Estratégia para a implantação da Gestão da

informação Não pense em Software por

enquanto, é preciso antes criar as bases que vão ajudar a sua empresa a transformar-se numa organização de aprendizagem e assim, passar do estágio de organização-ilha para organização-continente.

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Conhecimento

“O entendimento obtido por meio da inferência realizada no contato com dados e informações que traduzam a essência de qualquer elemento”.

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Conhecimento

Ato ou efeito de conhecer, Idéia, noção, informação, notícia, ciência

Prática de vida, experiência Discernimento, critério,

apreciação Consciência de si mesmo,

acordo...

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Conhecimento

Erudição, instrução, saber Consciência da própria

existênciaCognoscere!!

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Senso comum e conhecimento científico

Conhecimento do que : vulgar, senso comum

Conhecimento do porque: científico

O mesmo objeto pode ser visto de duas formas: o que acontece e por que acontece!

...

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Senso comum e conhecimento científico

Falta a busca dos porquês nos indivíduos e nas organizações atuais.

A busca dos porquês aumenta o nível informacional e também aumenta o nível de conhecimento.

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Áreas do conhecimento Disciplinas Aplicações do dia-a-dia Documentos Mensagens Bibliotecas ...

Onde se encontra o conhecimento?

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Instituições de ensino Pesquisas Empresas Informações..... Na cabeça das pessoas ............

Em diferentes culturas.....

Onde se encontra o conhecimento?

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Como se encontra o conhecimento?

Centralizado X Distribuído? Estruturado? Semi-estruturado? Desestruturado?

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Conhecimento Tácito

Conhecimento

Explícito

Conhecimento Tácito

Conhecimento Explícito

Processos de Conversão do Conhecimento ( Nonaka & Takeuchi,1997 )

SocializaçãoExternalização

Internalização Combinação

Conhecimentos Tácito e Explícito

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Conhecimento Tácito e Explícito

Abordam:

conhecimento estratégico conhecimento operacional conhecimento emocional

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Conhecimento estratégico avalia os

setores:econômico públicosocial tecnológicoentidades reguladorasgovernofornecedores clientesConcorrentes ...

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Conhecimento estratégico auxilia:

tomar decisões de longo prazo criar cenários desenvolver estratégias de atuação definir políticas criar produtos definir modus operandi

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Conhecimento estratégico pode responder perguntas:

1) Sobre os concorrentes Quem são nossos reais concorrentes? Quem são nossos potenciais

concorrentes? Quais as informações que eles

disponibilizam na internet? De quanto em quanto tempo estas

informações são atualizadas?...

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1) Sobre os concorrentes

O que está por de trás de cada informação coletada?

Quais são as projeções dos nossos concorrentes (pessimistas, realistas)?

O que os nossos concorrentes estão fazendo?

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2) Sobre o mercado Onde estão nossos clientes? Como os nossos clientes estão

executando os seus planos de negócio? O mercado está crescendo ou

diminuindo? Para todos os produtos? Para quais produtos?

O que dizem os analistas?...

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2) Sobre o mercado

Quais são as tendências da economia no Brasil e no mundo (tradicional, eletrônica)?

Como construiremos os cenários escolhidos para os próximos anos (pessimista, realista, otimista)?

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3) Sobre os clientes

Quem são os nossos clientes?Onde eles estão?Quem compra o que da nossa

empresa?Quais as faixas de renda?...

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3) Sobre os clientesQuais as classes sociais?Do que eles mais gostam e

menos gostam em relação à empresa?

Os clientes estão sendo bem atendidos?

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Conhecimento Estratégico

Com esses exemplos mostra-se que o conhecimento estratégico pode ser extraído de conteúdos bem coletados e gerenciados.

Com ele, pode-se construir um modelo da realidade na qual a empresa está inserida.

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Cuidados na construção da base de conteúdo:

ter real acesso às fontes de informação;

ter acesso às informações geradas por analistas do segmento no qual a empresa atua e os segmentos correlatos;

saber selecionar as fontes de informação;...

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analisar periodicamente, a qualidade das fontes de informação;

determinar o grau de conhecimentos que as fontes de informação contém;

...

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criar uma estratégia de monitoração de fontes de informação que sejam de interesse da empresa;

criar, com base no conhecimento que está sendo coletado, medidas de desempenho que possibilitem aferir o grau de utilização de tais informações;

...

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Cuidados na construção da base

de conteúdo:criar filtros que possibilitem

separar o joio do trigo;criar mecanismos que

garantam a efetiva utilização das informações.

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Conhecimento Operacional

Capacidade de realizar o dia-a-dia.

Com ele é possível coletar, organizar, documentar e gerenciar processos de negócios, pois tudo, absolutamente tudo que se faz em qualquer empresa, está inserido num processo de negócio.

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Grupos do Conhecimento Operacional:

1)Clientes : necessidades, expectativas, contatos, compradores, formadores de opinião

2)Produto: produto que uma determinada empresa oferece, produtos que os fornecedores oferecem, novidades, faixas de preços

...

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3) Processos: como são operados na empresa

(formal ou informalmente) como opera a cadeia de suprimentos

(supply chain management) fornecedores confiáveis,

fornecedores não confiáveis métricas para avaliação de

desempenho

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4) Financeiro: fontes de capital, práticas contábeis

5)Pessoal: Planos formais, políticas, programas, benefícios, recursos (especialistas e generalistas)

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Conhecimento Operacional: elementos dos processos de

negóciosmissão objetivosresultados descrição geralfunções abrangidas atividades que

fazem parteregras do negócio tratamento e exceções fluxograma eventogramafuncionograma métricas

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Conhecimento Operacional: elementos dos processos de

negócios As Atividades: descrição de cada atividade; entradas e saídas lógicas e

físicas de cada atividade; tarefas de cada atividade; matriz de dados (formulários da

atividade); custos atuais de cada atividade.

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Conhecimento emocional:

É todo conhecimento que pode contribuir para dar um ar mais informal às relações funcionais em qualquer tipo de organização.

São convites, notícias sociais, planos de vantagens, comunicados não oficiais e notícias culturais.

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Conhecimento emocional:

Cuidados na divulgação: fatores sócio-econômicos,

culturais, religiosos e políticos influenciam no público que recebe as informações pertinentes ao conhecimento emocional.

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Toda sociedade possuidora de endereço e de fisionomia, composta por um conjunto de conhecimentos, define o que são conhecimentos válidos. Eles se mostram e se materializam nos grupos sociais que, em momentos históricos, ou simplesmente rotineiros, assumem posições de decisão.

Como validar o conhecimento?

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As informações e o conhecimento, gerados e acumulados, ultrapassam a finitude, não havendo outra via senão eleger algumas informações e alguns conhecimentos e recusar outros.

Como tratar o volume de informação e

conhecimento?

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Gerar selecionaradquirir tratar organizar armazenar processarrecuperar difundir

Como tratar o volume de informação e

conhecimento?

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Conhecimento

Só tem valor quando dele a humanidade se utiliza para afirmar a sua condição de ser racional. Tanto faz, quando gerado manualmente ou através das mais complexas tecnologias.

Todo conhecimento é importante!!!Qualquer que seja o conhecimento, ele

só tem significado quando dele nos utilizamos no relacionamento com outros seres.

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ConhecimentoAquisição do conhecimento é

dinâmica, pois ele tem serventia por muito pouco tempo.

Absorvidos e entendidos, dados e informações, continuamente, aumentam nosso nível de conhecimento.

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Educação Continuada

CursosRepassar conhecimentosAplicar conhecimentos - praticar

Pode ser obtida com um processo de gerência de conteúdo, aliada às suas ferramentas.

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Educação Continuada

Precisamos aprender a aprender num ciclo vicioso!!!

Saber o que aprender!De onde aprender!Para que aprender! O poder da informação está em

saber usá-la e não em escondê-la!!!

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Knowledge Management - CM

“Conjunto formado por metodologias e tecnologias que tem por finalidade criar condições para identificar, integrar, capturar, recuperar e compartilhar conhecimento existente em qualquer tipo de organização”

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“Tem por objetivo ajudar as empresas a conhecerem-se a si mesmas e reconhecerem o que elas sabem, para fazer uso efetivo desse conhecimento”

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É o gerenciamento de informações focando captura, ajustes, distribuição e a gerência de todos os conteúdos para apoio aos processos de negócio de toda as empresa.

A habilidade de processar conteúdo durante todo o seu ciclo de vida, mantendo-o separado da apresentação.

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Criação, captura, entrega, adaptação, gerenciamento do conteúdo através da empresa.

É um novo produto com foco na automatização da entrega de todos os tipos de mídia a servidores web, a partir de repositórios empresariais.

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“Nova Tecnologia da Informação que possibilita acesso sistemático e rápido a todo o conteúdo existente em qualquer organização”

Conteúdo: dados, informações, estruturados ou não

Origem: textos, desenhos, e-mails, manuais, home-pages, planilhas eletrônicas, vídeos, músicas, sons, imagens, qualquer representação de autoria interna ou externa

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Nomenclaturas para o Enterprise Content

Management: Enterprise Content Management Enterprise Content Integration Enterprise Information Portal Enterprise Application Integration Enterprise Information Management Gerenciamento de Conteúdo Gerenciamento da Informação

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Por que implantar a gestão de conteúdo:

As empresas não sabem: que sabem, nem o que sabem; o que precisam saber (se uma

empresa não sabe o que precisa fazer é porque não sabe o que precisa saber);

o que seus parceiros sabem (B2B); o que seus clientes sabem (CRM); ...

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Por que implantar a gestão de conteúdo:

As empresas não sabem:

não desconfiam que existe todo esse conhecimento para ser urgentemente reconhecido!!!

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Eras das Tecnologias da Informação:

Era do papel

Era do suporte eletrônico

Era virtual

Era da internet

Era das tecnologias cognoscitivas

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Tecnologias Cognoscitivas

Tecnologias que têm capacidade de aprender com cada evento. As ações e decisões tomadas por tecnologias com tal capacidade serão fruto do reconhecimento do seu próprio saber!!!

Enterprise Content Management - ECM Gerenciamento do conteúdo da empresa

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A TIC se faz presente na vida cotidiana, seja pessoal ou profissional das pessoas.

O crescente desenvolvimento tecnológico influencia, diretamente, na competitividade e subsistência das empresas. ...

As empresas e as tecnologias da informação

e comunicação

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Os resultados obtidos pelas empresas sempre estão envolvidos com a TIC.

Produzem e disseminam conhecimento estratégico, tático, operacional e emocional ...

As empresas e as tecnologias da informação

e comunicação

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Profissionais lotados nas empresas ou instituições, vinculados a informação, necessitam de habilidades para serem gestores de informação utilizando a TIC.

A TIC, inserida em um processo sistematizado, auxilia no processo de comunicação. ...

As empresas e as tecnologias da informação e

comunicação

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Com o uso da TIC, a gestão da informação, pensada, projetada e operacionalizada se torna um elemento chave de sucesso.

As empresas e as tecnologias da informação e

comunicação

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A partir do reconhecimento da informação como insumo essencial e estratégico para pessoas, grupos e instituições, exige-se uma formação profissional voltada para o apoio e resolução de situações e problemas que envolvem a coleta, o tratamento, a distribuição e o uso da informação onde quer que ela exista e/ou seja necessária.

O Gestor da Informação

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A atuação é transdisciplinar, uma vez que trabalha junto a pessoas e grupos que necessitam de um correto e competente gerenciamento da informação para o desenvolvimento de suas atividades, advindas da diversidade.


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Se dá em toda e qualquer organização, na qual a informação é produzida, armazenada, localizada, distribuída e utilizada. Da informação se pretende um uso estratégico, consoante com os objetivos e missão de tal organização.

Pode também prestar serviços de consultoria para pessoas físicas e grupos independentes.

Inserção do Gestor da Informação no mercado

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Indústrias. Empresas públicas e privadas. Instituições educacionais. Editoras e livrarias. Agências de comunicação. ...

Campo de Trabalho do Gestor da Informação

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Empresas de informática. Organizações não

governamentais. Pessoas e grupos que

necessitem de informação para desenvolver suas atividades.

Entre outros.

Campo de Trabalho do Gestor da Informação

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Trabalhando em ambientes tradicionais ou virtuais por meio de TIC, principalmente, utilizando os Sistemas de Informação, com equipes multidisciplinares, o profissional atuará nos processos de dinamização dos recursos de informação, diagnosticando, propondo soluções e implementando ações para os problemas de informação.


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Deve desenvolver um posicionamento gerencial e crítico, perante o ciclo de produção, organização e consumo de informação como estrutura básica para os processos de tomada de decisão.

Profissional capaz de interagir e agregar valor aos processos de geração, transferência e uso da informação, em todo e qualquer ambiente, especialmente nos ambientes virtuais. ...


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Consciente da importância da gestão da informação para a atuação em empreendimentos, produtos e serviços de informação, demandados pelos seus clientes.


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Identificar e aplicar teorias e paradigmas relacionados à informação e ao uso de tecnologias.

Identificar, localizar e disponibilizar informação.

Diagnosticar e propor soluções para problemas de informação do cliente, definindo quando, como, e se a informação deve ser armazenada. ...

Habilidades do Gestor da Informação

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Identificar pessoas, processos e estoques de informação nas organizações.

Adicionar valor ao processo de coleta de informação.

Focar os parâmetros de qualidade do cliente. ...


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Antecipar-se às demandas de informação.

Avaliar a qualidade das fontes de informação, sob os seguintes parâmetros: exatidão, atualidade, abrangência, pertinência, relevância, formato(s) disponível(eis) e orientação à necessidade do cliente. ...


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Organizar e sistematizar a informação útil a cada cliente, utilizando-se dos processos de análise, interpretação e representação da informação.

Coletar e conectar informações dispersas de modo a originar nova informação e conhecimento. ...


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Explorar as redes de informação tradicionais e eletrônicas.

Utilizar softwares aplicativos para a gestão da informação e para a gestão do conhecimento. ...


91

Intercambiar informação entre sistemas existentes.

Identificar, localizar e analisar dados e informações não cobertos em sistemas de informação.


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Inserir-se no ambiente em que trabalha e estar atento aos contextos.

Coordenar atividades de equipe, inclusive multidisciplinares.

Comunicar-se de forma efetiva. ...

Habilidades Pessoais do Gestor da Informação

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Negociar e vender produtos e serviços de informação.

Orientar-se para clientes / usuários.

Assumir o papel de consultor para problemas de informação. ...


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Incitar a informação à permear as organizações.

Encorajar indivíduos a identificarem e a utilizarem os recursos de informação, instrumentalizados com a tecnologia.


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Na Europa e nos Estados Unidos, a Gestão da Informação se configura como área de estudos já consolidada, cujos conteúdos teóricos e operacionais tem se transformado com a utilização da tecnologia da informação, como ferramenta imprescindível para qualquer organização que necessite produzir, localizar, coletar, tratar, armazenar, distribuir e estimular o uso da informação.

A Tecnologia e a Gestão da Informação

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A Gestão da informação deve ser aplicada no armazenamento e recuperação da informação, e sua difusão nos bancos de dados e nas redes de computadores, adequadas aos diferentes sistemas de informação.

A Gestão da Informação tem perspectiva sócio-técnica.

Necessita de atualização, treinamento, gerência

A Tecnologia e a Gestão da Informação

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Sistemas de Informação Sistemas operacionais Linguagens de Programação Sistemas Gerenciadores de

Bancos de Dados ...

As Tecnologias e a Gestão da Informação e Conhecimento

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Data Warehouse e Data Mining Tecnologias OLAP – Online

Analytical Processing - Análises Cúbicas de dados

Bibliotecas Digitais Text Mining Geradores de Documentos Textuais

...


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Planilhas Eletrônicas Engenharia de software Inteligência Artificial e Sistemas

Especialistas Organizações em Rede – Serviços

de Comunicação de Dados Internet, intranet e extranet Hardwares ...


100

Software – Sistemas de Informação Portais Web Document Management Web Content Management Enterprise Report Management Engeneering Document Management ...


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Software – Sistemas de Informação GED – Gerenciamento Eletrônico de

Dados CRM - Customer Relationship

Manangement ERP – Enterprise Resource Planning E-Business e E-commerce ...


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Software – Sistemas de Informação ECR - Efficient Consumer Response

Serve para gerenciar eficientemente o consumo por meio de atualização em tempo real dos estoques existentes em todas as suas fases ...


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Software – Sistemas de Informação BI – Business Intelligence

Permite que os usuários possam sintetizar um grande volume de informações por meio de módulos pré-programados. Foco interno às organizações. ...


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Workflow Automatiza processos com papéis funcionais, regras de negócio, tratamento de exceções, tempo e rotas definidos de forma a permitir o controle do ambiente por parte da ferramenta. ...


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SCM Supply Chain Management SI que gerencia a cadeia de suprimentos. Operacionaliza o ambiente OLTP (online transactions processing). Tipicamente envolve compras, pedidos de clientes, gerenciamento de materiais, almoxarifado e distribuição. ...


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Rápido crescimento de ferramentas da família groupware - trabalho colaborativo - CSCW - Computer supported cooperative work

Tecnologias Cognoscitivas ...

Tecnologias da Gestão da Informação e Conhecimento

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ECM - Enterprise Content Management

KM - Knowledge Management – tecnologia criada para vender a idéia de que as empresas devem se organizarem e usufruirem do conhecimento nelas existentes.


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Linguagens de Programação Java

Java e J2EE EJB - Enterprise Java Beans JNDI - Java Naming and Directory Interface JMS - Java Massage Services Sevlets and JSP - Java server pages JOnAS - Java Open Application Server

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Tecnologias da Gestão da Informação e ConhecimentoLinguagens de Programação xml

XSL - Extensive Style Sheet DOM - Document Object Model Xlink Xpointer XAML

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Linguagens de Programação xml

HTML DHTML COM DCOM ASP/APS+ Active Serve Pages (+) ASPNET CGI PERL

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Tecnologias da Gestão da Informação e ConhecimentoLinguagens de Programação

xml Python PHP Cold Fusion Biz Talk Windows scripting host Delphi Power Buider

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Linguagens de Programação

lixml VB VBA Visual Basic for Application Visual C++ C# OLE CORBA

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Sistemas Operacionais

Microsoft NT com IS 2000 Unix - solaris, AIX, HPUX Linux OS

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Application Servers BEA WebLogic IBM WebSphere Oracle Application Server SUN/Netscape iPlanet Application Server

Java Open Appiction Server

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Flexibilidade - manutenibilidade Escalabilidade - crescimento Preço - Custo Rapidez na implementação Utilização na web Interoperabilidade Facilidades para uso multiusuário

Parâmetros para análise de um software de Gestão

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Qual conteúdo deve ser gerenciado?

Qual a necessidade de atualização deste conteúdo?

Qual ao periodicidade de atualização?

Necessita-se de atualização em real-time? ...

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Quem serão os autores dos conteúdos?

Os conteúdos serão revisados antes da publicação?

Quem serão os revisores? A autoria e a publicação serão via

web?

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Origens / Fontes e destinos dos conteúdos

Tipos de conhecimentos que serão gerados (estratégico, operacional e emocional)

Necessidade dos níveis organizacionais quanto ao tipo de conhecimento (estratégico, operacional e emocional)

Requisitos Técnicos (Sistemas operacionais, linguagens, bancos de dados, suporte a padrões)

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Requisitos: implantação (treinamento técnico e de desenvolvimento)

Requisitos: treinamento usuários / uso

Tempo estimado para implantação Facilidades para criação e

manutenção de conteúdo

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Facilidades para usuários não técnicos Possibilidade de coletar e liberar conteúdo

automaticamente Suporte multilinguagem Gerenciamento do conteúdo (autoria,

serviços de biblioteca e serviços de configuração)

Personalização para e-commerce, e-business, CRM, Workflow, BI, Data Warehouse.

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Componentes da Gestão da Informação

1)Comportamental

2)Informacional

3)Tecnológico

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1)ComportamentalAtitude ConvencimentoEngajamento TreinamentoVigilância GerênciaAtualização

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2)Tecnológico Hardware (scanners, cold -

computer output laser disk, mesas digitalizadoras, monitores de alta resolução)

...

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2)Tecnológico Software (document management,

web content management, enterprise report management, engeneering document management, workflow)

Atualização , Treinamento, Gerência

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3)Informacional Dados Informação Conhecimento Metodologia

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Um modelo possível

objetos com amplo espectro de acesso e integração

funcionalidades pré-programadas para uso em larga escala

modelos dinâmicos para atualização na web

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Um modelo possível

gerar e manter metadados; ler, atualizar, apagar e gravar dados e

informações de qualquer tipo; automatizar fluxos de trabalho; gerenciar temporalidade; uso bibliotecário; ampla utilização via web;

Elementos que facilitem a utilização do conteúdo do conhecimento para a cadeia fornecedor-empresa-cliente.

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Características: ferramentas generalistas - Gestão de

Conteúdo Criação ou authoring Edição ou editing Captura ou capture Encadeamento ou syndication Entrega ou delivery Publicação ou Publishing Atualização ou update

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Componentes das Ferramentas Generalistas para Gestão de

Conteúdo

1) Gerenciador de Conteúdo criar e manter repositórios de

dados; manter o ciclo de vida dos dados,

informações e conhecimento; distribuí-los em toda a empresa

por meio de portais, páginas, intranets e extranets.

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Conteúdo1)Características do Gerenciador de

Conteúdo: facilidade de uso; baixo custo de aquisição e

propriedade; contextualização do conteúdo; reutilização dinâmica do repositório;

...

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Conteúdo1)Características do Gerenciador

de Conteúdo: rapidez no desenvolvimento dos

conteúdos; funções para trabalho

colaborativo; gerenciamento de riscos.

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Componentes das Ferramentas Generalistas para Gestão de Conteúdo 2) Gerenciador de Portal

capacidade de integrar toda a organização e suas extensões como fornecedores e clientes;

ponto de acesso único; acesso personalizado; Segurança; ...

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Conteúdo 2) Gerenciador de Portal

ótimo desempenho; possibilidade de crescimento ilimitado;

implantação modular; baixo custo de aquisição e propriedade;

encadeamento de conteúdos internos e externos; ...

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Componentes das Ferramentas Generalistas para Gestão de Conteúdo

2) Gerenciador de Portal integração de sistemas legados; Gerenciador de pesquisas

(ferramentas inteligentes, indexação automática, segurança, amplo acesso a dados, informações e conhecimento, resultados rápidos, alta precisão dos elementos de busca).

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3) Gerenciador de Relacionamento

Gerenciam o relacionamento com clientes (internos e externos) a fim de garantir a sua lealdade com o conteúdo disponível no repositório;

Reação imediata às mudanças do mercado;

Entendimento seguro das preferências do cliente; ...

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3) Gerenciador de Relacionamento Personalização das preferências do

usuário; Capacidade de potencializar o

relacionamento com clientes; Racionalizar processos CRM; Suportar relacionamento

personalizado.

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4) Gerenciador de Documentos Documentos são fontes de dados e

informações e, dependendo do tipo, até mesmo de conhecimento;

Coletagens rápidas de dados e informações cruciais;

Eliminação de custos de guarda de arquivos físicos;

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4) Gerenciador de Documentos acesso uniforme a todo e qualquer

documento; gerenciamento a todos os tipos de

informações; racionalização do processo do negócio; disponibilização de documentos por

meio de soluções integradas;

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4) Gerenciador de Documentos rápido aprendizado; rapidez no acesso a qualquer

tipo de informação; gerenciamento de riscos

inerentes a guarda de documentos digitais.

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5) Captura de Documentos - Digitalização reduzir custos operacionais; capacidade de digitalizar

documentos/dia (100 a 1000); racionalizar custos dos equipamentos; simplificar procedimentos; eliminar o retrabalho; suportar comércio eletrônico.

141


6) Captura, geração e distribuição de relatórios

Captura de dados e informações nos bancos de dados para a distribuição eletrônica tanto para o pessoal da empresa quanto para fornecedores, parceiros e clientes, via web.

...

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6) Captura, geração e distribuição de relatórios redução de custos; Precisão; aumento da eficiência; aumento da produtividade; Disponibilidade; Atualidade.

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7) Gerenciador de Mídias

Media Asset Management: organizar o caos gerado pela quantidade de suportes existentes (nome, volumes, localização física ou eletrônica)

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8) Workflow

Assegura a racionalização e automação dos processos do negócio.

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9) Objetos ou API (Interface de programação de aplicação)

Possibilita a economia de tempo no desenvolvimento de aplicações que fazem conexão com a ferramenta de GC.

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10) Conectores

Interliga a ferramenta de GC a outras

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Ferramentas Especialistas para

Gestão de ConteúdoCumulus 5 da canto softwareiview da opticomworldraw da edge softwarePortais

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Infobia (medo da informação):

pessoas temem o potencial tecnológico;

causada pela quantidade de informação;

causada pela rapidez no surgimento da informação;

causada pela atualização dessa massa de dados.

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Estratégia para implantação da Gestão da Informação

Plano Estratégico:

É necessário desenvolver um plano estratégico para a implementação da gestão de conteúdo, pois pode minimizar a perda de recursos materiais, financeiros e humanos.

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Plano Estratégico - Dividido em Três Partes:

1)Objetivos da Gerência do Conteúdo para a Empresa; 2)Criar um cronograma de trabalho envolvendo todas as fases do projeto; 3)Criação da equipe responsável.

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Plano Estratégico - Questões que devem ser respondidas com cuidado:

Por que e para que a organização quer implantar uma GI?

Que tipo de informação a empresa tem hoje disponível para todos os empregados?

Onde e como está guardada a informação?

O que é conhecimento estratégico para nós? ...

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Qual é o conhecimento estratégico que temos hoje sobre mercado, clientes, fornecedores e concorrentes?

Baseados em que tomamos decisões estratégicas?

Como monitoramos o mercado? Como interagimos com os clientes? ...

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Como nos relacionamos com os nossos fornecedores? Como sabemos o que acontece com os nossos

concorrentes? Nossos processos de negócio são formalmente

documentados, ou não? ...

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Baseados em que nós tomamos decisões operacionais?

Todos nós temos o mesmo entendimento sobre o que sabemos?

O que nós sabemos? ...

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Plano Estratégico - A empresa precisa responder com segurança perguntas como:

Quais questões mais incomodam nossos executivos hoje?

Com quais delas eles estão permanentemente envolvidos?

Como o mercado nos vê? Como os nossos concorrentes nos vêem? Como os nossos clientes nos vêem? ...

156



Qual a nossa capacidade de criar novos negócios?

Como está a nossa eficiência operacional? Somos produtivos? Se sim, é possível

saber o quanto? Se não, por que não somos? ...

157



Sabemos como criar vantagem competitiva?

Temos criado e mantido vantagem competitiva em detrimento de nossos concorrentes?

158


Plano Estratégico - Definir o cronograma para implantação da GI que contemple:

Período de aprendizagem da equipe do projeto

É imprescindível que a equipe estude sobre

GI através de cursos, leituras, etc.Esta equipe não deve ser composta por empregados de um só departamento, principalmente se for só de TI.

...

159



Período para a definição dos dados, informações e conhecimentos que serão coletados, organizados e gerenciados pelo software de GI.

Período de levantamento das informações que serão gerenciadas.

Período de desenvolvimento do Projeto Piloto. ...

160



Período de desenvolvimento do primeiro produto no ambiente de GI.

Período de aprendizagem dos usuários.

161


Plano Estratégico - Em relação à Tecnologia da Informação - TI:

Qual é a infra-estrutura de TI atual? Qual a infra-estrutura de TI que necessitamos para

implantar a GI? Temos competência técnica? Temos conhecimento técnico? Nós já operamos alguma ferramenta via web? Qual tem sido o resultado? Positivo? Negativo...

162


Plano Estratégico - Em relação à Tecnologia da Informação - TI:

Todos os empregados têm acesso à Internet, Intranet e Extranet?

Quantos empregados têm um micro no local de trabalho? E em casa?

Que tipo de retorno temos tido sobre a utilização das aplicações via web existentes hoje?

163


Plano Estratégico - Em relação ao Orçamento para Implantação da Ferramenta:

Quanto podemos gastar? Quanto queremos gastar? Como vamos comprar? De quem vamos comprar?

164


Plano Operacional:1ª Fase: Escolha da Equipe de GI

Após ter criado a GI no plano estratégico, é necessário criá-la no plano operacional. A primeira providência é montar a equipe responsável pela sua implantação. Esta equipe deve, necessariamente, ser composta por pessoas de dentro da empresa, ainda que possa ter a participação de consultores externos.

165


Plano Operacional:2ª Fase: Criação dos Metadados para o

Conhecimento Estratégico, Operacional e EmocionalCriar a estrutura que suportará os dados, as informações e o conhecimento que serão coletados e guardados nos repositórios de conteúdos.

166


Plano Operacional:3ª Fase: Definição de Fontes

De onde virão os dados, as informações e o conhecimento que vão povoar o repositório?Existem dois tipos de fontes: Original e SecundáriaÉ necessário que as fontes originais sejam descobertas e sistematizadas nas rotinas de coleta.

167


Plano Operacional:4ªFase: Definição dos Autores de Conteúdos

Os autores de conteúdo são pessoas que editam documentos nos repositórios, por isso, é preciso definir quem serão os autores, quais os direitos de acesso que cada categoria de autor deverá ter e periodicidade de edição.

168


Plano Operacional:5ª Fase: Criação do Piloto

È chegada a hora de criar o piloto de testes e ajustes da GI. O pessoal da área de tecnologia da informação já deverá estar participando do projeto, nem que seja por intermédio de algum executivo, mas, agora necessitamos envolver o pessoal operacional, os técnicos.

169


Plano Operacional:

6ª Fase: Testes de ConformidadeEscolha de um pequeno grupo de usuários para descobrir como é que o piloto está se comportando. Faça todos os testes possíveis, incluindo os de segurança.

170


Plano Operacional:

7ª Fase: Treinamento aos Usuários

Treine o maior número de usuários, afinal, isto é uma nova política de compartilhamento de conhecimento. Um projeto dessa importância não pode ser difundido somente pelo conhecimento informal.

171


Workflow

Criar uma efetiva gerência de processo para poder usufruir dos benefícios da GC de forma consistente. Aprenda muito sobre workflow pois esta ferramenta é imprescindível para a GI.

172


Workflow Controla o Conteúdo com implicações

legais. Controla o Conteúdo que requer aderência

às normas da qualidade como a ISO. Automatizar e controla os processos de

negócios que geram informações que serão usadas por parceiros, clientes e fornecedores. ...

173


Workflow

Controla e automatiza o acesso a documento de uso restrito.

Controla as necessidades de clientes passadas à empresa por meio de um call center.

174

O Projeto de GI

Um projeto de GI pode levar, dependendo do tamanho da empresa, mais de um ano e meio de trabalho bem planejado, apenas para que o portal passe a existir.

Não espere e nem prometa resultados a curto prazo. ...

175

O Projeto de GI Leve em consideração que:

existem muitos vendedores de Softwares de GI no mercado, o que dificulta a escolha adequada da ferramenta;

nenhum vendedor tem a solução completa. Não compre a ferramenta somente pela sua marca;

cuidado para não investir em tecnologia imatura;

falta de um modelo conceitual para analisar as ferramentas.

176

O Projeto de GIE o mais importante:

A GI não poderá ser implantada sem que a empresa tenha criado ou adotado metodologia para coletar, capturar, organizar e publicar dados e informações.

Se a empresa ou organização for desorganizada, nem pense em implantar um Portal de Conhecimento!

177

A aderência ao Negócio

Como definir as necessidades para o Gerenciamento do conteúdo?As necessidades da organização são, obrigatoriamente, as necessidades do seu negócio, ou os fatores críticos de sucesso que permitem planejar, projetar, criar, desenvolver, organizar, operacionalizar e comercializar o bem ou serviço.

178


Necessidade de atualização do conteúdo:

Com qual periodicidade o conteúdo deverá ser atualizado?

O negócio da empresa necessita de atualizações em real-time?

Quem serão os autores desse conteúdo?

179


Necessidade de atualização do conteúdo:

Haverá uma política de revisão de conteúdo antes da sua publicação?

Quem serão os revisores? A autoria e a publicação necessitarão

ser via web?

180


Um planejamento deve definir um certo grau de precisão dos objetivos da Gestão da Informação. Por meio dele, qualquer organização poderá criar um portal que melhor ajudará a empresa a cumprir seus objetivos.

181


Algumas finalidades dos Portais:

espaço onde se poderá acessar todas as informações que puderem ser divulgadas com rapidez e segurança;

locais onde podemos fazer compras; locais onde podemos ensinar; locais onde podemos aprender; ...

182


Algumas finalidades dos Portais:

bibliotecas; janelas do Suply Chain Management

e Efficient Consumer Response; local onde o conhecimento pode ser

criado e distribuído; locais onde a socialização se dará

de forma mais efetiva.

183

PortalUm portal corporativo integra aplicações internas como e-mail, acesso a banco de dados e gestão de documentos com aplicações externas como serviços de notícias e web sites de consumo. É uma interface baseada na Web que permite ao usuário acessar todas estas aplicações por meio de uma tela no PC. O Portal já foi chamado de site, web Site, Home page e, agora, é chamado de Mega Portal. É por meio dos portais que qualquer conteúdo será disponibilizado. Por meio deles, os empregados, clientes, fornecedores, parceiros ou qualquer outra pessoa pode acessar o conhecimento. Os Portais são as portas de entrada e saída de uma organização na Internet.

184

Tipos de Portal

Generalista Vertical ou Vortal Portal de Conhecimento Portal de Negócios Portal Composto

185

Tipos de Portal

Generalista Também conhecido como Portal Horizontal Caracteriza-se por grandes volumes de

dados, informações, conhecimentos coletados de uma grande variedade de fontes

Sua finalidade é atender a um maior número possível de necessidades.

Exemplo: MSN, yahoo. Google, etc.

186

Tipos de Portal

Vertical ou Vortal Cria e disponibiliza cadeias produtivas

verticalizadas por tipo de indústrias Também especializados em bens ou serviços de

um único tipo. Pode conter informações sobre o sistemas de

produção, em seus diversos processos, desde a obtenção de matéria-prima até o produto final.

Ex: empresas em geral

187

Tipos de Portal

Portal de Conhecimento

Nele não existem dados nem informações, mas somente conhecimento, ou seja, nele os dados e informações já estão contextualizados.

188

Tipos de Portal

Portal de Negócios Este é específico para transações comerciais.

Pode conter apenas uma das pontas da cadeia produtiva, isto é, apenas a relação cliente-empresa, empresa-fornecedores, empresa-parceiros, ou pode contemplar a relação que vai dos fornecedores-parceiros-empresa aos acionistas, podendo ser vertical ou horizontal.

189

Tipos de Portal

Portal Composto

Este portal pode ter todos os tipos anteriores de seus domínios.

190

Tipos de Portal

Para cada tipo de Portal, existe um conjunto de ferramentas, softwares, módulos, linguagens de programação e sistemas que sustentarão as respectivas funcionalidades.

191

Precavendo-se contra Problemas

1) GargalosCom a ajuda de especialistas, crie um plano para que gargalos nunca venham a ocorrer. Eles devem ser resolvidos, de preferência, antes que seus efeitos sejam sentidos por todos que utilizam os serviços do portal.

192


2) Navegação Complexa ou TruncadaCrie um plano de testes para certificar-se que todos conseguirão navegar de forma simples e achar o que procuram. Nada conspira mais contra a GI que uma navegação mal programada.

193


3)As dificuldades dos “contribuintes”Ao implantar uma GC, o principal objetivo é de compartilhar conhecimento. Assim sendo, cuidado para que as funcionalidades programadas para facilitar a participação de todos não seja um fator de desestímulo ou de inibição.

194


4) Garantia do ConteúdoConteúdos desatualizados, imprecisos, contendo erros ou elementos que levam ao erro, redundantes, sem autorização, colocarão em descrédito a GI.

195


5) Portal InconsistenteCuidados com as inconsistências entre a forma e o conteúdo. Qualquer campo deve mostrar o conteúdo dinamicamente atualizado que corresponda à sua forma.

196


6) Falta de SegurançaEmbora seja impossível prometer segurança absoluta é preciso tomar alguns cuidados para que o conteúdo seja corretamente atualizado e acessado.

197


7)VersõesCuidado com o uso freqüente de republicação de versões. Deixar que o Webmaster volte à versão anterior só em casos extremos.

198


8) Associação da Imagem da OrganizaçãoNão permita que a imagem da organização seja associada a artigos ou outro documento qualquer sem a expressa autorização de quem possa responsabilizar-se por ela.

199


9) Controle de AcessoPlaneje cuidadosamente os direitos de acesso para cada uma das possibilidades: criação (authoring), edição (editing), captura(capture), encadeamento (syndication), entrega (delivery), publicação (publishing) e atualização (update).

200


10)VigilânciaEsteja vigilante para que a GI não seja apenas mais uma moda passageira. Lembre-se que os investimentos são significativos, mas que o retorno pode ser muito maior.

201

Sistema de Informação

O sucesso vem de uma perspectiva sócio-técnica, no qual pessoas, organizações e tecnologias da informação passam por um processo de ajuste e de descoberta mútua.

202

Referências Bibliográficas

CRUZ, Tadeu. Gerência do Conhecimento: enterprise content management. São Paulo: Cobra. 2002. 166p.

MCGEE, James; PRUSAK, Laurence. Gerenciamento Estratégico da Informação: aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como ferramenta estratégica. Rio de Janeiro: Campus. 1995. 244p.

NONAKA, Ikujiro; TAKEUCHI, Hirotaka. Criação do conhecimento na empresa: como as empresas japonesas geram a dinâmica da Inovação. Rio de Janeiro: campus. 1997. 358p.

STEWART, Thomas A. A riqueza do conhecimento: o capital intelectual e a organização do século XXI. Rio de Janeiro: Campus. 2001. 517p.

203

“Se você conhece o inimigo e conhece a si mesmo, não precisa temer o resultado de cem batalhas.

Se você se conhece, mas não conhece o inimigo, para cada vitória ganha sofrerá também uma derrota.

Se você não conhece nem o inimigo nem a si mesmo, perderá todas as batalhas...”Sun Tzu. A Arte da Guerra

A Gestão e Tecnologia da Informação

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1 Gestão da Informação e Conhecimento Curso: Pós-Graduação em Administração Pública Disciplina: Gestão da Informação Professora: Ms. Marilée Patta