1111 CURSO FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS CONFORME NBR ISO 19011:2002

1111

CURSOCURSO

FORMAÇÃO DE AUDITORES FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOSINTERNOSCONFORMECONFORME

NBR ISO NBR ISO 19011:200219011:2002

22

ObjetivoObjetivo

Capacitar auditores internos com Capacitar auditores internos com conhecimentos sobre os conhecimentos sobre os

princípios da auditoria, gestão de princípios da auditoria, gestão de programas de auditorias e programas de auditorias e realização de auditorias de realização de auditorias de

sistema de gestão da qualidade, sistema de gestão da qualidade, com base nos requisitos da norma com base nos requisitos da norma

NBR ISO 19011:2002.NBR ISO 19011:2002.

33

ConteúdoConteúdo

• Introdução.• Introdução a auditoria interna da qualidade.• Princípios da auditoria.• Gerenciamento do programa de auditoria interna.• Atividades de auditoria.• Competência e avaliação de auditores.

44

Introdução a Auditoria Introdução a Auditoria Interna da QualidadeInterna da Qualidade

CAPÍTULO 1CAPÍTULO 1

55

Definições de auditoriaDefinições de auditoria

AuditoriaAuditoria é um processo sistemático, documentado e independente, para obter evidências da auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria são atendidos.

Critérios da auditoriaCritérios da auditoria são um conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos. Eles são usados como uma referência contra a qual a evidência de auditoria é comparada.

Evidências da auditoriaEvidências da auditoria são registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios da auditoria e verificáveis.

Fonte: NBR ISO 19011:2002Fonte: NBR ISO 19011:2002

66

Definições de auditoriaDefinições de auditoria

Constatações da auditoriaConstatações da auditoria são os resultados da avaliação da evidência da auditoria coletada, comparada com os critérios da auditoria.

Plano de auditoriaPlano de auditoria é a descrição das atividades e arranjos para uma auditoria.

Programa de auditoriaPrograma de auditoria é um conjunto de uma ou mais auditorias planejadas para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico.

Fonte: NBR ISO 19011:2002Fonte: NBR ISO 19011:2002

77

Norma para auditoriaNorma para auditoria• NBR ISO 19011:NBR ISO 19011: Diretrizes para auditoria de sistemas de gestão da

qualidade e/ou ambiental.

Esta norma fornece orientação sobre: Esta norma fornece orientação sobre: • a gestão de programas de auditoria;a gestão de programas de auditoria;• a realização de auditorias internas ou externas de sistemas de a realização de auditorias internas ou externas de sistemas de

gestão da qualidade e/ou ambiental;gestão da qualidade e/ou ambiental;• a competência e a avaliação de auditores.a competência e a avaliação de auditores.

Pretende-se que a orientação desta Norma seja flexível, ou seja, o Pretende-se que a orientação desta Norma seja flexível, ou seja, o uso destas diretrizes pode diferir de acordo com o tamanho, natureza uso destas diretrizes pode diferir de acordo com o tamanho, natureza e complexidade das organizações a serem auditadas, como também e complexidade das organizações a serem auditadas, como também com os objetivos e escopos das auditorias a serem executadas.com os objetivos e escopos das auditorias a serem executadas.

88

Objetivo da auditoriaObjetivo da auditoria

• As auditorias da qualidade As auditorias da qualidade fornecem evidências objetivasfornecem evidências objetivas para a direção da organização que está sendo auditada para a direção da organização que está sendo auditada sobre a adequação, conformidade às exigências e eficácia sobre a adequação, conformidade às exigências e eficácia dos vários elementos (requisitos) componentes do sistema dos vários elementos (requisitos) componentes do sistema de gestão da qualidade.de gestão da qualidade.

• A auditoria da qualidade é uma A auditoria da qualidade é uma ferramenta gerencialferramenta gerencial para para determinar a determinar a eficáciaeficácia de um sistema de gestão da de um sistema de gestão da qualidade.qualidade.

• Seus resultados são analisados pela alta direção durante a Seus resultados são analisados pela alta direção durante a análise crítica do sistema da qualidade (análise crítica do sistema da qualidade (requisito 5.6 da requisito 5.6 da NBR ISO 9001:2008NBR ISO 9001:2008))

99

Tipos de auditoriaTipos de auditoria

SISTEMA: Avaliar se um sistema de garantia da qualidade está operando adequadamente.

PROCESSO: Verificar se o procedimento de trabalho é adequado e está sendo cumprido.Verificar se os operadores são qualificados e certificados para sua execução (quando necessário).

PRODUTO:Exame completo de uma pequena amostra de produto acabado.Indica a qualidade do que está indo para o cliente.Verifica o grau de satisfação do usuário (feita junto ao cliente).

1010

• PRIMEIRA PARTE: conduzida pela empresa nos seus próprios sistemas e procedimentos para assegurar a manutenção e o desenvolvimento do Sistema da Qualidade.

• SEGUNDA PARTE: realizada pela empresa nos seus fornecedores e subcontratados para determinar a adequação e avaliar o desempenho.

• TERCEIRA PARTE: conduzida por uma organização que é comercial e contratualmente independente da empresa, de seus fornecedores e de seus clientes.

Classificação das auditoriasClassificação das auditorias

1212

Exercício 1Exercício 1

ESTUDOS DE CENÁRIOS – ISO ESTUDOS DE CENÁRIOS – ISO 9001:20089001:2008São apresentadas a seguir várias situações ocorridas em São apresentadas a seguir várias situações ocorridas em empresas.empresas.

O grupo deve analisar cada uma das situações e responder O grupo deve analisar cada uma das situações e responder às seguintes perguntas para cada uma das situações:às seguintes perguntas para cada uma das situações:

1)1) Há não conformidade no cenário apresentado?Há não conformidade no cenário apresentado?2)2) Caso a resposta seja não, o grupo deve marcar um “X” na Caso a resposta seja não, o grupo deve marcar um “X” na

coluna C (Conformidade) e escrever o elemento da NBR ISO coluna C (Conformidade) e escrever o elemento da NBR ISO 9001:2008 que foi atendido.9001:2008 que foi atendido.

3)3) Caso seja constatada uma não-conformidade, o grupo deve Caso seja constatada uma não-conformidade, o grupo deve marcar um “X” na coluna NC (Não-Conformidade) e escrever marcar um “X” na coluna NC (Não-Conformidade) e escrever o elemento da NBR ISO 9001:2008 que não foi atendido.o elemento da NBR ISO 9001:2008 que não foi atendido.

Ao apontar o elemento ISO 9001:2008 que não foi atendido, o Ao apontar o elemento ISO 9001:2008 que não foi atendido, o grupo deve detalhá-lo até o sub-elemento, como por grupo deve detalhá-lo até o sub-elemento, como por exemplo, 5.5.2.b.exemplo, 5.5.2.b.

1313

PrincípiosPrincípiosda Auditoriada Auditoria


1414

Princípio da auditoria No. 1Princípio da auditoria No. 1

CONDUTA ÉTICACONDUTA ÉTICAO fundamento do profissionalismoO fundamento do profissionalismo

Confiança,Confiança,

integridade,integridade,

confidencialidadeconfidencialidade

e discriçãoe discrição

são essenciais para auditar.são essenciais para auditar.

1515


APRESENTAÇÃO JUSTAAPRESENTAÇÃO JUSTAA obrigação de reportar com veracidade e A obrigação de reportar com veracidade e exatidão.exatidão.

Constatações de auditoria, Constatações de auditoria, conclusões de auditoria e conclusões de auditoria e relatórios de auditoria relatórios de auditoria refletem refletem verdadeiramente e com precisãoverdadeiramente e com precisão as atividades da auditoria. as atividades da auditoria.

Obstáculos significantesObstáculos significantes encontrados durante a auditoria encontrados durante a auditoria e e opiniões divergentesopiniões divergentes não não resolvidas entre a equipe de resolvidas entre a equipe de auditoria e o auditado auditoria e o auditado são são relatadosrelatados..

1616


DEVIDO CUIDADO DEVIDO CUIDADO PROFISSIONALPROFISSIONALA aplicação de diligência e julgamento A aplicação de diligência e julgamento na auditoria.na auditoria.

Auditores praticam o cuidado Auditores praticam o cuidado necessário considerando a necessário considerando a importância da tarefa que eles importância da tarefa que eles executam e a executam e a confiançaconfiança colocada colocada neles pelos clientes de auditoria neles pelos clientes de auditoria e outras partes interessadas. e outras partes interessadas.

Ter a Ter a competênciacompetência necessária é necessária é um fator importante.um fator importante.

1717


INDEPENDÊNCIAINDEPENDÊNCIAA base para a imparcialidade da A base para a imparcialidade da auditoria e objetividade das conclusões auditoria e objetividade das conclusões de auditoria.de auditoria.

Auditores são Auditores são independentesindependentes da da atividade a ser auditada e são atividade a ser auditada e são livres de tendência e conflito de livres de tendência e conflito de interesse. Auditores mantém um interesse. Auditores mantém um estado de estado de mente abertamente aberta ao longo ao longo do processo de auditoria para do processo de auditoria para assegurar que as assegurar que as constatações e constatações e conclusões de auditoriaconclusões de auditoria serão serão baseadas somentebaseadas somente nas nas evidências de auditoriaevidências de auditoria..

1818


ABORDAGEM BASEADA EM ABORDAGEM BASEADA EM EVIDÊNCIAEVIDÊNCIAO método racional para alcançar conclusões de O método racional para alcançar conclusões de auditoria confiáveis e reproduzíveis em um auditoria confiáveis e reproduzíveis em um processo sistemático de auditoria.processo sistemático de auditoria.

Evidência de auditoria é verificávelEvidência de auditoria é verificável. É . É baseada em amostras das baseada em amostras das informações disponíveis, uma vez informações disponíveis, uma vez que uma auditoria é realizada durante que uma auditoria é realizada durante um período finito de tempo e com um período finito de tempo e com recursos finitos. O recursos finitos. O uso apropriado de uso apropriado de amostragemamostragem está intimamente está intimamente relacionado com a confiança que relacionado com a confiança que pode ser colocada nas conclusões de pode ser colocada nas conclusões de auditoria.auditoria.

1919


FATO OU INFERÊNCIA?FATO OU INFERÊNCIA?Leia atentamente o texto entregue pelo instrutor e procure Leia atentamente o texto entregue pelo instrutor e procure classificar cada uma das declarações como F (Fato) ou I classificar cada uma das declarações como F (Fato) ou I (Inferência), em função do seu entendimento sobre a afirmativa.(Inferência), em função do seu entendimento sobre a afirmativa.

Use como referência, as definições:Use como referência, as definições:

FATO: declaração que pode ser determinada na leitura do texto.FATO: declaração que pode ser determinada na leitura do texto.

INFERÊNCIA: declaração sobre algo desconhecido, baseado INFERÊNCIA: declaração sobre algo desconhecido, baseado naquilo que se conhece.naquilo que se conhece.

2020

• Mônica é uma engenheira projetista. ( F )• Mônica esperava encontrar o Sr. Artur ( I ).• A reunião para a qual Mônica se dirigia estava

marcada para 11:00 h. ( I )• O acidente ocorreu na TECNOSIS S.A. ( I )• Mônica foi levada ao hospital para fazer exames

de raios X. ( I )• Ninguém no hospital contatado por Artur sabia

sobre Mônica. ( I )• Artur contatou o hospital errado. ( I )

2121

Gerenciamento do Gerenciamento do Programa de AuditoriaPrograma de Auditoria


2222

Abordagem de processo na auditoriaAbordagem de processo na auditoria

2323

Dicas para auditar um processoDicas para auditar um processo

• Identificação e comunicação dos requisitos dos clientes.

• Identificação e comunicação dos requisitos regulamentares.

• Identificação dos objetivos do processo e sua relação com os objetivos da qualidade e política.

• Evidência de planejamento do processo.• Definição clara de responsabilidades e

autoridades.• Adequação do pessoal competente.• Conscientização do pessoal competente.

2424

Dicas para auditar um processoDicas para auditar um processo

• Adequação dos recursos e ambiente de trabalho.• Adequação e atualização da documentação

descrevendo os métodos operacionais.• Evidências de registros adequadamente

arquivados para o processo.• Monitoramento do desempenho do processo.• Monitoramento do resultado do processo (produto).• Controle de não-conformidades.• Aplicação de ações corretivas e preventivas.• Evidência de análise de dados.• Evidência de melhoria contínua.

2525


PROCESSO X REQUISITOSPROCESSO X REQUISITOSCom base no seu conhecimento dos requisitos da norma NBR Com base no seu conhecimento dos requisitos da norma NBR ISO 9001:2008 selecione dois processos da sua organização e ISO 9001:2008 selecione dois processos da sua organização e cite quais requisitos devem ser auditados nesses processos.cite quais requisitos devem ser auditados nesses processos.

2626

Processo de gestão do programa de auditoriaProcesso de gestão do programa de auditoria

Competência e avaliação de

AuditoresCapítulo 5

Atividades de AuditoriaCapítulo 4

Autoridade para o programa de auditoria

Estabelecendo o programa de auditoria• Objetivos e responsabilidades;• Recursos;• Procedimentos.

Implementando o programa de auditoria• Programando e avaliando;• Selecionando equipes de auditoria;• Dirigindo atividades de auditoria;• Mantendo registros de auditoria.

Monitorando e analisando criticamente o programa de auditoria• Monitorando e analisando;• Identificando ações corretivas/preventivas;• Identificando oportunidades de melhoria.

Melhorando o programa de

auditoria

Planejar(P)

Fazer(D)

Checar(C)

Agir(A)

2727

Estabelecendo o programa da auditoriaEstabelecendo o programa da auditoria

• Pode incluir uma ou mais auditorias, dependendo do tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada.

• Essas auditorias podem ter uma variedade de objetivos e podem incluir auditorias combinadas ou conjuntas.

• Inclui todas as atividades necessárias para planejar e organizar os tipos e números de auditorias para conduzi-las eficaz e eficientemente dentro do período de tempo especificado.

• Uma organização pode estabelecer mais de um programa de auditoria.

2929

Objetivos do programa da auditoriaObjetivos do programa da auditoria

Convém que sejam estabelecidos objetivos para um programa de auditoria, de modo a direcionar o planejamento e a realização das auditorias.

Estes objetivos podem ser baseados em:• Prioridades da direção;• Intenções comerciais;• Requisitos do sistema de gestão da qualidade;• Requisitos estatutários, regulamentares e contratuais;• Necessidade de avaliação de fornecedor;• Requisitos de clientes.

3030

Abrangência do programa da auditoriaAbrangência do programa da auditoria

A abrangência de um programa de auditoria pode variar e será influenciada pelo seguinte:

• Escopo, objetivo e duração de cada auditoria a ser realizada;• Freqüência das auditorias a serem realizadas;• Número, importância, complexidade, semelhança e localizações das atividades a serem auditadas;• Requisitos normativos, estatutários, regulamentares e contratuais e outros critérios de auditoria;• Conclusões de auditorias anteriores ou resultados de análise crítica de um programa de auditoria anterior.

3131

Responsabilidades do programa da auditoriaResponsabilidades do programa da auditoria

Deve ser designada a um ou mais indivíduos que tenham:

• um entendimento geral dos princípios de auditoria;• competência para realizar auditorias;• conhecimento da aplicação de técnicas de auditoria;• habilidades de gerenciamento;• compreensão técnica e empresarial pertinentes às atividades a serem auditadas.

3232

Responsabilidades do programa da auditoriaResponsabilidades do programa da auditoria

Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria:

• Estabeleçam os objetivos e abrangência do programa de auditoria;• Estabeleçam as responsabilidades e procedimentos, e assegurem que os recursos sejam fornecidos;• Assegurem a implementação do programa de auditoria;• Assegurem que registros apropriados do programa de auditoria sejam mantidos;• Monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria.

3333

Recursos do programa da auditoriaRecursos do programa da auditoria

Quando da identificação de recursos para o programa de auditoria, convém que seja dada consideração a:

a) Recursos financeiros necessários para desenvolver, implementar, gerenciar e aperfeiçoar as atividades de auditoria;

b) Técnicas de auditoria;c) Processos para alcançar e manter a competência de auditores,

e aperfeiçoar o desempenho do auditor;d) Disponibilidade de auditores e especialistas, com a

competência adequada aos objetivos particulares do programa de auditoria;

e) Abrangência do programa de auditoria;f) Tempo de viagem, acomodação e outras necessidades para

auditar.

3434

Procedimentos do programa da auditoriaProcedimentos do programa da auditoria

Convém que o procedimento de programa de auditoria contemple:

a) Planejamento e programação de auditorias;b) Competência necessária dos auditores e líderes de equipe de

auditoria;c) Seleção das equipes de auditoria apropriadas e designação de

suas funções e responsabilidades;d) Realização das auditorias;e) Realização das ações de acompanhamento de auditoria, se

aplicável;f) Manutenção dos registros do programa de auditoria;g) Monitoramento do desempenho e da eficácia do programa de

auditoria;h) Informação à Alta Direção das realizações globais do programa

de auditoria.

3535

Implementação do programa da auditoriaImplementação do programa da auditoria

Convém que a implementação de um programa de auditoria contemple:

a) Comunicação do programa de auditoria às partes pertinentes;b) Coordenação e programação de auditorias;c) Estabelecimento e manutenção de um processo para avaliação

dos auditores e seu desenvolvimento profissional contínuo;d) Fornecimento dos recursos necessários para a equipe de

auditoria;e) Garantia da realização de auditorias de acordo com o programa

de auditoria;f) Garantia do controle dos registros das atividades de auditoria;g) Garantia da análise crítica e aprovação dos relatórios de

auditoria e da sua distribuição aos auditados;h) Garantia das ações de acompanhamento de auditoria, se

aplicável.

3636

Registros do programa da auditoriaRegistros do programa da auditoria

Convém que os registros do programa de auditoria sejam mantidos e salvaguardados adequadamente.

Convém que sejam mantidos registros para demonstrar a implementação do programa de auditoria e convém que incluam o seguinte:

a) Registros relativos a auditorias individuais (planos de auditoria, relatórios de auditoria, relatórios de ação corretiva e preventiva);

b) Resultados de análise crítica do programa de auditoria;

c) Registros relativos a pessoal de auditoria (competência do auditor e avaliação de desempenho, seleção da equipe de auditoria, manutenção e aperfeiçoamento da competência.

3737

Monitoramento e análise crítica do programa da auditoriaMonitoramento e análise crítica do programa da auditoria

Convém que a implementação do programa de auditoria seja: Monitorada; Analisada criticamente, a intervalos apropriados, para avaliar

se seus objetivos foram alcançados e identificar oportunidades de melhoria.

Convém que os resultados sejam relatados à Alta Direção.

Resultados de análises críticas do programa de auditoria podem conduzir a ações corretivas e preventivas e à melhoria do programa de auditoria.

3838


PROGRAMA DE AUDITORIAPROGRAMA DE AUDITORIACom base nos dados apresentados pelo instrutor, prepare um Com base nos dados apresentados pelo instrutor, prepare um programa de auditoria que atenda às exigências do caso programa de auditoria que atenda às exigências do caso apresentado.apresentado.

3939

AtividadesAtividadesde Auditoriade Auditoria


4040

Visão geral das atividades típicas de auditoriaVisão geral das atividades típicas de auditoriaIniciando a auditoria• Designação do líder da equipe de auditoria;• Definição dos objetivos, escopo e critério;• Seleção da equipe de auditoria;• Contato inicial com o auditado.

Realizando análise crítica de documentos• Determinação da adequação de documentos e registros.

Preparando as atividades da auditoria no local• Preparação do plano de auditoria;• Designação do trabalho da equipe de auditoria;• Preparação de documentos de trabalho.

Relatório de auditoria• Preparação do relatório de auditoria;• Aprovação e distribuição do relatório de auditoria.

Concluindo a auditoria

Conduzindo ações de acompanhamento de auditoriaConduzindo atividades de auditoria no local• Reunião de abertura; • Coleta e verificação de informações;• Constatações de auditoria;• Conclusões de auditoria;• Reunião de encerramento.

4141

Líder da equipe da auditoriaLíder da equipe da auditoria

Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria escolham o líder da equipe de auditoria para uma auditoria específica.

4242

Objetivos, escopo e critérios da auditoriaObjetivos, escopo e critérios da auditoria

Convém que uma auditoria individual seja baseada em objetivos, escopo e critérios documentados.

Os objetivos da auditoria definem o que é para ser realizado pela auditoria e podem incluir:

a) Determinação da extensão da conformidade do sistema de gestão do auditado, ou partes dele, com o critério de auditoria;

b) Avaliação da capacidade do sistema de gestão para assegurar a concordância com os requisitos estatutários, regulamentares e contratuais;

c) Avaliação da eficácia do sistema de gestão em atingir seus objetivos especificados;

d) Identificação das áreas do sistema de gestão para potencial melhoria.

Convém que os objetivos da auditoria sejam definidos pelo cliente da auditoria.

4343

Objetivos, escopo e critérios da auditoriaObjetivos, escopo e critérios da auditoria

O escopo da auditoria descreve a abrangência e os limites da auditoria como localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos a serem auditados, bem como, o período de tempo coberto pela auditoria.

O critério de auditoria é usado como referência contra a qual a conformidade é determinada e pode incluir políticas aplicáveis, procedimentos, normas, leis e regulamentos, requisitos do sistema de gestão, requisitos contratuais ou código de conduta do setor industrial ou do negócio.

Convém que o escopo e o critério da auditoria sejam definidos entre o cliente da auditoria e o líder da equipe de auditoria, conforme o procedimento do programa de auditoria.

4444

Seleção da equipe da auditoriaSeleção da equipe da auditoria

Convém que uma equipe de auditoria seja selecionada levando-se em conta:

a) Conhecimento e habilidades necessárias para alcançar os objetivos da auditoria;

b) Habilidade dos membros da equipe de auditoria para interagir com o auditado e trabalhar em conjunto;

c) Competência global necessária da equipe da auditoria para alcançar os objetivos da auditoria;

d) Necessidade de se assegurar a independência da equipe de auditoria em relação às atividades a serem auditadas e evitar conflitos de interesse;

e) Objetivos, escopo e critério da auditoria e sua duração estimada para decidir o tamanho e composição da equipe de auditoria.

4545

Estabelecendo o contato inicial com o auditadoEstabelecendo o contato inicial com o auditado

Pode ser formal ou informal, mas convém que seja estabelecido pelo líder da equipe de auditoria. O seu propósito é:

a) Estabelecer canais de comunicação com o auditado;b) Confirmar a autoridade para conduzir a auditoria;c) Fornecer informações sobre a duração proposta para a

auditoria e a composição da equipe de auditoria;d) Solicitar acesso aos documentos e registros pertinentes;e) Definir as regras de segurança aplicáveis ao local;f) Fazer os arranjos para a auditoria;g) Concordar com participação de observadores ou guias para a

equipe de auditoria.

4646

Análise crítica da documentaçãoAnálise crítica da documentação

Convém que a documentação do auditado seja analisada criticamente para determinar a conformidade do sistema, como documentado, com o critério da auditoria.

A documentação pode incluir documentos e registros pertinentes do sistema de gestão e relatórios de auditoria anteriores.

Ela deve levar em conta o tamanho, natureza e complexidade da organização, e os objetivos e escopo da auditoria.

Se a documentação for considerada inadequada, convém que o líder da equipe de auditoria informe ao cliente da auditoria.

4747


DESK STUDYDESK STUDYNeste exercício seu grupo irá simular uma análise de documento Neste exercício seu grupo irá simular uma análise de documento (ou desk study) de um procedimento fornecido pelo instrutor.(ou desk study) de um procedimento fornecido pelo instrutor.

Leia atentamente o procedimento e o compare com o(s) Leia atentamente o procedimento e o compare com o(s) requisito(s) correspondente(s) na norma NBR ISO 9001:2000.requisito(s) correspondente(s) na norma NBR ISO 9001:2000.

Faça seus comentários em relação ao documento analisado, Faça seus comentários em relação ao documento analisado, destacando:destacando:

Possíveis inadequações (não-conformidades) em relação ao Possíveis inadequações (não-conformidades) em relação ao requisito normativo observado na norma de referência e no requisito normativo observado na norma de referência e no procedimento documentado.procedimento documentado.Possíveis dúvidas a serem esclarecidas posteriormente com o Possíveis dúvidas a serem esclarecidas posteriormente com o auditado (proprietário do procedimento) devido ao procedimento auditado (proprietário do procedimento) devido ao procedimento não informar claramente como o requisito normativo é atendido não informar claramente como o requisito normativo é atendido pela organização.pela organização.

4848

Preparação do plano de auditoriaPreparação do plano de auditoria

Convém que o plano de auditoria inclua:

a) Os objetivos da auditoria;b) O critério de auditoria e qualquer documento de referência;c) O escopo da auditoria, inclusive com identificação das

unidades organizacionais e funcionais e processos a serem auditados;

d) As datas e lugares onde as atividades de auditoria no local serão realizadas;

e) O tempo esperado e duração de atividades de auditoria no local (incluindo reuniões com a direção do auditado e da equipe de auditoria);

f) As funções e responsabilidades dos membros da equipe de auditoria e das pessoas acompanhantes;

g) Alocação de recursos apropriados para áreas críticas da auditoria.

4949

Preparação do plano de auditoriaPreparação do plano de auditoria

Convém que o plano de auditoria também inclua:

h) Identificação do representante do auditado na auditoria;i) Idioma de trabalho e do relatório de auditoria, quando aplicável;j) Arranjos de logística (viagem, hospedagem, etc), quando

aplicável;k) Assuntos relacionados a confidencialidade;l) Quaisquer assuntos de acompanhamento da auditoria.

Convém que o plano de auditoria seja analisado criticamente e aceito pelo cliente da auditoria e que seja apresentada ao auditado antes do início das atividades de auditoria no local.

Convém que quaisquer objeções do auditado ou revisões do plano de auditoria sejam resolvidos antes da continuação da auditoria.

5050


PLANO DE AUDITORIAPLANO DE AUDITORIACom base nos dados apresentados pelo instrutor, prepare um Com base nos dados apresentados pelo instrutor, prepare um plano de auditoria para uma auditoria específica que você plano de auditoria para uma auditoria específica que você programou no exercício 4 e que atenda às exigências do caso programou no exercício 4 e que atenda às exigências do caso apresentado.apresentado.

5151

Preparando documentos de trabalhoPreparando documentos de trabalho

Convém que os membros da equipe de auditoria analisem criticamente as informações pertinentes às suas tarefas de auditoria e preparem, se necessário, documentos de trabalho para referência e para registro dos progressos da auditoria.

Tais documentos podem incluir:

• Lista de verificação;• Formulários para registro de informações, tais como evidências de suporte, constatações de auditoria e registros de reuniões, onde aplicável.

Convém que os documentos de trabalho sejam retidos, no mínimo, até a conclusão da auditoria.

5252

Lista de verificaçãoLista de verificação• Serve para assegurar que os objetivos e o escopo da auditoria

serão atendidos.

• Serve como um guia para os auditores.

• Usada como documento de trabalho e como registro.

• Garante que todas as partes da auditoria foram completadas.

5353

Preparação da lista de verificaçãoPreparação da lista de verificação

Na preparação da Lista de Verificação, considerar:

Processos em execução.Procedimentos aplicáveis.Documentos e registros usados.Requisitos da norma.

Preparar questionários da Lista com perguntas fechadas (permitem respostas do tipo SIM ou NÃO).

Complexidade ou detalhamento da Lista depende da experiência do auditor.

5454


PREPARAÇÃO DE LISTA DE PREPARAÇÃO DE LISTA DE VERIFICAÇÃOVERIFICAÇÃOCom base no procedimento apresentado pelo instrutor, prepare Com base no procedimento apresentado pelo instrutor, prepare uma lista de verificação para a realização de uma auditoria uma lista de verificação para a realização de uma auditoria interna, utilizando a técnica de questionamento apresentada interna, utilizando a técnica de questionamento apresentada durante este curso.durante este curso.

5555

Reunião de aberturaReunião de abertura

Convém que uma reunião de abertura seja realizada com a direção do auditado ou com o responsável pelas funções ou processos a serem auditados.

O propósito da reunião de abertura é:

a) Confirmar o plano de auditoria;b) Fornecer um pequeno resumo de como as atividades da

auditoria serão realizadas;c) Confirmar canais de comunicação;d) Fornecer oportunidade para o auditado fazer perguntas.

5656

Pauta da reunião de aberturaPauta da reunião de abertura

Apresentação dos participantes; Confirmação dos objetivos, escopo e critério da auditoria; Confirmação do plano de auditoria; Métodos e procedimentos a serem usados para realizar a auditoria

(alerta sobre amostragem das auditorias); Confirmação dos canais de comunicação entre a equipe de

auditoria e o auditado; Confirmação de que o auditado será mantido informado do

progresso da auditoria durante sua realização; Confirmação de que os recursos e instalações necessárias à

equipe de auditoria estão disponíveis; Confirmação de assuntos relativos à confidencialidade; Método de relatar, incluindo classificação, as não-conformidades.

5757

Comunicação durante a auditoriaComunicação durante a auditoria

Convém que a equipe auditora se comunique periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria e redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria, conforme necessário.

Durante a auditoria, convém que o líder da equipe de auditoria comunique periodicamente o progresso da auditoria e qualquer preocupação ao auditado e ao cliente da auditoria.

As evidências coletadas durante a auditora que sugiram um risco imediato e significativo ao sistema de gestão devem ser relatadas, sem demora, ao auditado.

5858

Coleta e verificação de informaçõesColeta e verificação de informações

Convém que durante a auditoria as informações pertinentes aos objetivos, escopo e critério da auditoria, inclusive informações relativas às interfaces entre funções, atividades e processos, sejam coletadas por amostragem apropriada e sejam verificadas.

Somente as informações que são verificáveis podem ser evidência de auditoria.

Convém que as evidências de auditoria sejam registradas.

Métodos para coletar informações incluem:• Entrevistas;• Observação de atividades;• Análise crítica de documentos.

5959

O que o auditor procura?O que o auditor procura?

• O auditor deve procurar por evidências para ajudá-lo a decidir se existe ou não:

– Concordância com os requisitos;– Controle efetivo das atividades que

afetam a qualidade;– Documentação que assegure que o

gerenciamento do SGQ está funcionando;

– Se a atividade investigada está documentada, você deve verificar se o colaborador as conhece e se estão disponíveis.

6060

As pessoas trabalham segundo o sistemaAs pessoas trabalham segundo o sistema

O SISTEMA FUNCIONA: Se não há instruções escritas, você deve descobrir com o representante da gerência o que as pessoas devem fazer e se elas sabem o que fazer.

Você deve sempre procurar saber se as atividades estão controladas. Procure fatos e não suposições.

COMPROVE:

Tenha evidências objetivas de que o sistema funciona, não basta somente acreditar nas declarações.

PERGUNTAS:

Não faça perguntas que possam ser respondidas com um SIM ou NÃO. Faça perguntas abertas.

6161

Questionamento e evidênciasQuestionamento e evidências• Técnicas de questionamento

– COMO?– ONDE?– QUANDO?– MOSTRE-ME

• Exame de evidências– Documentos e registros (completos, assinados, critério de

aprovação, revisão).– Evidências físicas.– Condições ambientais (onde aplicável).

• POR QUE?• O QUE?• QUEM?

6262

Postura do auditorPostura do auditorAbordagem positiva, profissional e construtiva do auditor:

Reunir-se inicialmente com o responsável da área a ser auditada. Conversar com as pessoas que realizam as tarefas e explicar o

objetivo da visita. Agir com tranqüilidade, cortesia e demonstrar firmeza. Nunca fazer os outros se calarem e nem agir com ar de

superioridade. Falar de forma clara e cuidadosa. Usar bom senso e fazer perguntas abertas.

6363

O auditor não deve/não pode fazerO auditor não deve/não pode fazer

Desviar-se do seu objetivo.

Ser conduzido pelo auditado.

Ficar “atolado”.

Deixar o auditado impor o ritmo da auditoria.

Fazer suposições.

Irritar-se com o auditado durante a auditoria.

6464

O que o auditor deve fazerO que o auditor deve fazer

• O auditor deve:

– Estar preparado.– Ser pontual.– Insistir para que as pessoas questionadas respondam por si

próprias.– Falar o mínimo possível.– Evitar mal entendidos (avisando o auditado quando descobrir

uma deficiência).– Sempre escolher a sua própria amostragem.– Fazer perguntas de forma clara e concisa.– Ser calmo e polido.– Dar os cumprimentos.

6565

Agressividade do auditado.

Timidez do auditado.

Pessoal faltante.

Documentos faltantes.

Chantagem emocional.

Casos especiais.

Situações da auditoriaSituações da auditoria

6666

Gerando constatações da auditoriaGerando constatações da auditoria

As evidências da auditoria devem ser avaliadas de acordo com o critério de auditoria para gerar constatações da auditoria.

As constatações da auditoria podem indicar tanto conformidade quanto não-conformidade com o critério de auditoria. Elas podem indicar ainda oportunidades de melhoria.

Convém que a equipe de auditoria se reúna, em fases apropriadas durante a auditoria, para analisar criticamente as constatações da auditoria.

Convém que tanto as conformidades quanto as não-conformidades com o critério de auditoria sejam registradas, juntamente com as evidências que as suportam.

6767

Fontes de evidência de atendimento a requisitosFontes de evidência de atendimento a requisitos

– O que a norma requer no SGQ;

– O que o manual da qualidade, procedimentos e instruções de

trabalho definem sobre o que deve ser feito;

– O que um gerente de departamento ou alguém falando por

delegação da gerência da empresa diz ser a prática aprovada;

– Um requisito de contrato, uma referência a normas, códigos,

especificações, regulamentos e outros.

6868

Evidências objetivas:• Algo que você veja;• Algo que lhe é dito por representante da gerência como prática ou política da empresa.• Algo que lhe é dito por um funcionário como sua compreensão do que é prática da empresa.

“Ouvir dizer” não é evidência objetiva.

Declaração da não conformidadeDeclaração da não conformidade

6969

Evitando declarações de não-conformidades incorretasEvitando declarações de não-conformidades incorretas

• Apresente a evidência da não-conformidade para o representante da gerência e obtenha dele sua concordância aos fatos.

• Declare verbalmente à contraparte da gerência aquilo que você considera ser a natureza da não-conformidade.

• A contraparte o corrigirá se tiver obtido fatos errados ou tiver mal interpretado os requisitos.

• Faça registros adequados da não-conformidade e das evidências objetivas em suas anotações para redação final da declaração. NÃO CONFIE NA MEMÓRIA!

7070

• Informações básicas

– Requisito;– Evidência objetiva;– Natureza da não conformidade.

• Exemplo de declaração de não conformidade

– Foram encontrados 12 pedidos de empréstimos (de um total de 20 analisados), de Nos. 314 a 325, sem o visto do Diretor de Crédito, como determina o Manual da Qualidade (Rev. 2). Não há evidência de que os produtos são monitorados adequadamente, contrariando o item 8.2.4 da norma ISO 9001:2000.


7171

• Classificação das não conformidades

– MENOR:• Caracteriza um problema como localizado, não havendo

quebra do sistema.

– MAIOR:• Total ruptura de um procedimento ou instrução crítico à

qualidade do produto ou à operação do SGQ.• Ausência de procedimento requerido pela norma no SGQ

da empresa.• Certo número de pequenas falhas que, em conjunto,

sugerem falha ou ruptura importante.• Não conformidade resulta em dano imediato à qualidade

do produto ou serviço oferecido.


7272


ESCREVENDO DECLARAÇÕES DE ESCREVENDO DECLARAÇÕES DE NÃO-CONFORMIDADESNÃO-CONFORMIDADESCom base nos cenários estudados no Exercício 1, prepare as Com base nos cenários estudados no Exercício 1, prepare as declarações de não-conformidade para uma auditoria que declarações de não-conformidade para uma auditoria que atenda às exigências de cada caso apresentado, utilizando as atenda às exigências de cada caso apresentado, utilizando as técnicas estudadas neste treinamento.técnicas estudadas neste treinamento.

7373

Preparação das conclusões da auditoriaPreparação das conclusões da auditoria

Convém que a equipe de auditoria se comunique, anteriormente à reunião de encerramento, para:

a) Analisar criticamente as constatações da auditoria e quaisquer outras informações apropriadas coletadas durante a auditoria;

b) Revisão e conclusão do preenchimento da lista de verificação;c) Estudar e comparar as anotações das constatações da auditoria;d) Acordar quanto às conclusões da auditoria, levando em conta a

incerteza inerente ao processo de auditoria;e) Preparar a lista de constatações da auditoria;f) Preparar recomendações, se especificado pelos objetivos de auditoria;g) Discutir sobre ações de acompanhamento de auditoria, se incluído no

plano de auditoria.

7474

Reunião de fechamentoReunião de fechamento

Convém que seja realizada uma reunião de fechamento, presidida pelo líder da equipe de auditoria, para apresentar as constatações e conclusões da auditoria de modo que sejam compreendidas e reconhecidas pelo auditado.

A pauta pode incluir:

– Reafirmar o objetivo e escopo.– Apresentar as constatações da auditoria,

inclusive as oportunidades de melhoria.– Dar a conclusão.– Explicar o preenchimento do formulário de

ação corretiva.– Mencionar o relatório e explicar o

processo de acompanhamento.– Agradecer aos auditados.

7575

Preparação do relatório da auditoriaPreparação do relatório da auditoria

O líder da equipe de auditoria é o responsável pela preparação e conteúdo do relatório da auditoria.

O relatório da auditoria necessita fornecer um registro completo, preciso, conciso e claro da auditoria, e convém que inclua ou se refira ao seguinte:

a) Os objetivos da auditoria;b) O escopo da auditoria, processos ou unidades auditados e período

de tempo coberto;c) Identificação do cliente da auditoria;d) Identificação do líder e da equipe de auditoria;e) As datas e lugares onde a auditoria no local foi realizada;f) O critério da auditoria;g) As constatações da auditoria;h) As conclusões da auditoria.

7676

Preparação do relatório da auditoriaPreparação do relatório da auditoria

O relatório da auditoria também pode incluir ou se referir ao seguinte, se apropriado:

i) O plano de auditoria;j) Uma lista de representantes do auditado;k) Quaisquer áreas não cobertas, embora dentro do escopo da auditoria;l) Quaisquer opiniões divergentes e não resolvidas entre a equipe da

auditoria e o auditado;m) As recomendações para melhoria, se especificado nos objetivos da

auditoria;n) Uma declaração da natureza confidencial dos conteúdos;o) A lista de distribuição do relatório da auditoria.

7777

Aprovação e distribuição do relatório da auditoriaAprovação e distribuição do relatório da auditoria

O relatório de auditoria deveria:

Ser emitido dentro do período de tempo acordado com o cliente da auditoria;

Ser datado, analisado criticamente e aprovado conforme procedimentos do programa de auditoria;

Ser distribuído aos destinatários designados pelo cliente da auditoria;

A equipe da auditoria e todos os receptores do relatório devem respeitar e manter a confidencialidade do mesmo.

7878

Conclusão da auditoriaConclusão da auditoria

A auditoria está concluída quando todas as atividades descritas no plano de auditoria foram realizadas e o relatório da auditoria aprovado foi distribuído.

Se a revelação do conteúdo de um documento de auditoria for solicitada, convém que o cliente da auditoria e o auditado sejam informados o mais cedo possível.

7979

Ações de acompanhamento da auditoriaAções de acompanhamento da auditoria

As conclusões da auditoria podem indicar a necessidade de ações corretivas, preventivas ou de melhoria.

Estas ações são realizadas pelo auditado dentro de prazos acordados e não são consideradas como parte da auditoria.

A implementação e a eficácia destas ações devem ser verificadas. Esta verificação pode ser parte de uma auditoria subseqüente.

O programa de auditoria pode especificar o acompanhamento por membros da equipe da auditoria. Neste caso, tomar cuidado para manter a independência em atividades de auditoria subseqüentes.

8080

Competência e Avaliação Competência e Avaliação de Auditoresde Auditores


8181

Atributos pessoais desejáveis a um auditorAtributos pessoais desejáveis a um auditor

a) Ético, isto é, justo, verdadeiro, sincero, honesto e discreto;b) Mente aberta, isto é, disposto a considerar idéias ou pontos de vista

alternativos;c) Diplomático, isto é, com tato para lidar com pessoas;d) Observador, isto é, ativamente atento à circunvizinhança e às atividades

físicas;e) Perceptivo, isto é, instintivamente atento e capaz de entender

situações;f) Versátil, isto é, se ajuste prontamente a diferentes situações;g) Tenaz, isto é, persistente, focado em alcançar objetivos;h) Decisivo, isto é, chegue a conclusões oportunas baseado em razões

lógicas e análise;i) Autoconfiante, isto é, atue e funcione independentemente, enquanto

interage de forma eficaz com outros.

8282

Conhecimentos e habilidades genéricas de auditoresConhecimentos e habilidades genéricas de auditores

a) Princípios, procedimentos e técnicas de auditoria;b) Sistema de gestão e documentos de referência;c) Situações organizacionais, para compreender o contexto

operacional da organização;d) Leis, regulamentos e outros requisitos pertinentes à disciplina

aplicáveis à organização a ser auditada.

Convém que os líderes de equipe da auditoria tenham conhecimento e habilidades adicionais em liderança de auditoria para facilitar a conduta eficiente e eficaz da auditoria.

8383

Conhecimentos e habilidades específicas de auditoresConhecimentos e habilidades específicas de auditores

a) Métodos e técnicas relacionadas com qualidade: terminologia, princípios da gestão da qualidade, ferramentas da gestão da qualidade;

b) Processos e produtos (inclui serviços): terminologia específica do setor, características técnicas de processos e produtos, processos e práticas específicas do setor.

8484

Competência de auditoresCompetência de auditores

Convém que as organizações estabeleçam os níveis da educação, experiência profissional, treinamento em auditoria e experiência em auditoria com os quais um auditor precisa adquirir os conhecimentos e habilidades apropriados a um programa de auditoria, através dos passos 1 e 2 do processo de avaliação.

8585

Manutenção e melhoria da competência de auditoresManutenção e melhoria da competência de auditores

O desenvolvimento profissional contínuo se preocupa com:

a) Manutenção e melhoria do conhecimento;b) Habilidades;c) Atributos pessoais.

Isto pode ser alcançado através de:

a) Experiência profissional adicional;b) Treinamento;c) Estudo privado;d) Participação em reuniões, seminários e conferências.

Os auditores deveriam manter e demonstrar sua habilidade de auditar através da participação regular em auditorias de sistema de gestão.

8686

Processo de avaliação de auditoresProcesso de avaliação de auditores

Passo 1Identificar os atributos pessoais e o conhecimento e habilidades para atender às necessidades do programa de auditoria.Considerar: tamanho e natureza da organização a ser auditada, objetivos e abrangência do programa de auditoria, entre outras.Passo 2Estabelecer o critério de avaliaçãoQue pode ser quantitativo ou qualitativo.Passo 3Selecionar o método de avaliação apropriadoConvém que a avaliação seja realizada por uma pessoa ou uma bancada usando um ou mais dos métodos selecionados na Tabela 1 (a seguir).Passo 4Conduzir a avaliaçãoAtravés da comparação entre as informações coletadas e o critério estabelecido no passo 2. Quando uma pessoa não atender ao critério, treinamento adicional ou trabalho/ experiência em auditoria são requeridos, seguido de uma reavaliação.

8787

Métodos de avaliação de auditores (tabela 1)Métodos de avaliação de auditores (tabela 1)Método de Avaliação Objetivos Exemplos

Análise crítica de registros

Verificar a formação e experiência do auditor

Análise de registros de educação, treinamento, emprego e experiência em auditoria.

Realimentação positiva e negativa

Fornecer informações sobre como o desempenho do auditor é percebido

Pesquisas, questionários, referências pessoais, atestados, reclamações, avaliação de desempenho, análise crítica de seus pares.

Entrevista

Avaliar atributos pessoais e habilidades de comunicação para verificar informações e testar conhecimento e para coletar informações adicionais

Entrevistas presenciais e por telefone.

ObservaçãoAvaliar atributos pessoais e a capacidade para aplicar conhecimento e habilidades

Execução de funções, auditorias testemunhadas, desempenho no trabalho.

TesteAvaliar atributos pessoais, conhecimento e habilidades e sua aplicação

Exames orais e escritos.

Análise crítica após auditoria

Fornecer informações onde a observação direta pode não ser possível ou apropriada

Análise crítica do relatório de auditoria e discussão com o cliente da auditoria, auditado, colegas e com o auditor.

Documents

1111 CURSO FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS CONFORME NBR ISO 19011:2002