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São Rafael Sociedade de Previdência Privada
Regimento Interno
Livro I – Normas de Funcionamento
Aprovado pelo Conselho Deliberativo em 13 de agosto de 2013
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REGIMENTO INTERNO
LIVRO I
DAS ATRIBUIÇÕES DOS ÓRGÃOS ESTATUÁRIOS E MATÉRIAS AFINS
CONTEÚDO :
CAPÍTULO I – Dos Objetivos desse Regimento Interno ....................... art. 1º
CAPÍTULO II – Dos Documentos da Sociedade ............................ art. 2º
CAPÍTULO III – Do Quadro Social
Seção I - Das Patrocinadoras ............................ art. 3º
Seção II – Dos Participantes e Beneficiários ............................ art. 4º
CAPÍTULO IV – Dos Órgãos Estatutários
Seção I - Do Conselho Deliberativo
Subseção I – Da Composição e do Funcionamento .................... art. 5º
Subseção II – Das Reuniões do Conselho Deliberativo ... ............ art. 9º
Subseção III – Do Quorum para Instalação e Deliberação
das Reuniões do Conselho Deliberativo .............. art. 11
Subseção IV – Das Competências do Conselho Deliberativo ...... art. 14
Subseção V – Das Atribuições dos Membros do Conselho
Deliberativo
A – Do Presidente .................... art. 15
B – Dos Conselheiros ................... art. 16
C – Das Atividades de Apoio ....................... art. 18
Seção II – Do Conselho Fiscal
Subseção I – Da Composição e do Funcionamento .................. art. 19
Subseção II – Das Reuniões do Conselho Fiscal ..................... art. 22
Subseção III - Do Quorum para Instalação e Deliberação
das Reuniões do Conselho Fiscal ...................... art. 23
Subseção V – Do Relatório de Controles Internos.. .................... art. 24
Seção III – Da Diretoria Executiva
Subseção I – Da Composição e do Funcionamento.................... art. 25
Subseção II – Da Remuneração da Diretoria Executiva.............. art. 27
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Subseção III – Das Atribuições da Diretoria Executiva ............. art. 28
Subseção IV - Do Quorum para Instalação e Deliberação
das Reuniões da Diretoria Executiva ............. art. 29
Subseção V – Das Atividades e Atribuições dos Componentes
da Diretoria Executiva
A – Do Diretor-Superintendente .. ............. art. 30
B – Do Diretor Financeiro .................. art. 31
C – Do Diretor de Planejamento e Controle .............. art. 32
D – Do Diretor de Seguridade e Comunicação.......... art. 33
Seção IV – Do Comitê de Investimentos ............ art. 34
Subseção I – Do Funcionamento do Comitê de Investimentos ... art. 35
CAPÍTULO V – Das Remunerações
Seção I – Dos conselhos Deliberativo, Fiscal e do Comitê
De Investimentos ........... art. 38
Seção II – Da Diretoria Executiva ........... art. 44
CAPÍTULO VI – Das Normas para Correção de Erros Operacionais... art. 47
CAPÍTULO VII – Das Normas para Atualização Monetária
dos Reposicionamentos Salariais ... art. 51-A
CAPÍTULO VIII – Da Renúncia ........... art. 52
CAPÍTULO IX – Da Convocação das Reuniões ........... art. 54
CAPÍTULO X– Dos Recursos ........... art. 57
CAPÍTULO XI – Da Representação .... ...... art. 58
CAPÍTULO XII – Das Outras Disposições ... ...... art. 59
CAPÍTULO XIII – Disposições Transitórias
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LIVRO I
DAS ATRIBUIÇÕES DOS ÓRGÃOS ESTATUÁRIOS E MATÉRIAS AFINS
CAPÍTULO I
DOS OBJETIVOS DESTE REGIMENTO INTERNO
Art. 1º Este Regimento Interno proposto pela Diretoria-Executiva da São Rafael Sociedade de Previdência Privada (a Sociedade), tem como objetivo instituir políticas, normas e procedimentos operacionais que visem um funcionamento adequado da Sociedade quanto às atribuições e competências de seus órgãos estatutários, componentes administrativos e de seus integrantes, bem como as normas para eleição de membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal, além de quaisquer outras normas a serem observadas por todos aqueles, de alguma forma, vinculados à Sociedade.
CAPÍTULO II
DOS DOCUMENTOS DA SOCIEDADE
(Referência Capítulo I, art.1º do Estatuto Social)
Art. 2º Os documentos básicos que disciplinam a organização e o funcionamento da Sociedade, bem como os planos de Benefícios por ela assegurados, são os seguintes:
I - a legislação da previdência complementar e demais atos e instruções baixadas pelos respectivos órgãos normativos e fiscalizadores;
II - o Estatuto, que define a Sociedade, dispondo sobre sua estrutura, seus fins, os direitos e obrigações dos Patrocinadores, Participantes, Assistidos e respectivos Beneficiários, seu patrimônio e a forma de sua aplicação, seu exercício financeiro e seus órgãos estatutários;
III - o Regulamento do Plano de Benefícios, que disciplina e complementa o Estatuto no que concerne à concessão de Aposentadorias e demais Benefícios;
IV – a Política de Investimentos Anual, que define as diretrizes das aplicações financeiras do Plano de Benefícios da Sociedade;
V - o presente Regimento Interno, com os objetivos acima descritos no Capítulo I;
VI – o Código de Ética da Sociedade, que traça regras de conduta a serem, voluntariamente, observadas por todos aqueles, de alguma forma, vinculados à Sociedade;
VII – a Política de Delegação de Autoridade, que autoriza a realização de despesas, contratações e aquisições de bens ou serviços para a Sociedade;
VIII – a Política de Controle de Operações Financeiras, que tem como objetivo principal instituir normas e procedimentos operacionais que visem identificar, controlar e prevenir a ocorrência de operações financeiras suspeitas no âmbito da Sociedade;
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IX – o Regulamento do Programa de Gestão Administrativa (PGA), que define os critérios e limites para custeio das despesas administrativas, em conformidade com a legislação;
X - as normas complementares baixadas pelo Conselho Deliberativo.
CAPÍTULO III
DO QUADRO SOCIAL
(Referência Capítulo II, art.6º do Estatuto Social)
Seção I
Das Patrocinadoras
Art. 3º São Patrocinadoras da Sociedade, na data de vigência deste Regimento Interno:
I - Xerox Comércio e Indústria Ltda., na qualidade de Patrocinadora Principal, estando a ela vinculados, como Participantes da Sociedade, todos os que com ela mantenham vínculo empregatício e, como patrimônio, o total de contribuições que tenha aportado ao patrimônio da Sociedade;
II - São Rafael Sociedade de Previdência Privada, Patrocinadora a partir de 01 de julho de 2005, por força do Ofício nº 540/SPC/DETEC/CGAT, de 01 de agosto de 2005, sendo Participantes da Sociedade todos os que com ela mantenham vínculo empregatício e, como patrimônio, o total de contribuições vertido ao patrimônio da Sociedade.
Seção II
Dos Participantes e Beneficiários
Art. 4º São Associados da Sociedade, com direito a votar e serem votados: I - Participantes – pessoas físicas inscritas nos Planos de Benefícios
administrados pela Sociedade, nas condições previstas nos respectivos Regulamentos e enquanto mantiverem essa qualidade. Classificam-se em:
a) Participantes Ativos - todos os que, na qualidade de empregados das Patrocinadoras, estejam inscritos na condição de participantes do Plano de Benefícios administrado pela Sociedade;
b) Participantes Autopatrocinados – todos os que, após cessar o vínculo empregatício mantido para com qualquer das Patrocinadoras, optaram por permanecer com seus saldos financeiros na Sociedade, mas com o compromisso de efetuar contribuições mensais ao seu Plano de Benefícios, conforme previsto no Regulamento do Plano de Benefícios, Capítulo 6;
c) Participantes Vinculados – todos os que, após cessar o vínculo empregatício mantido para com qualquer das Patrocinadoras, optarem pelo benefício proporcional diferido e aguardarem pelo cumprimento dos requisitos
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necessários à participação nos Planos de Benefícios instituídos pela Sociedade. Para estes participantes não há necessidade de efetuar contribuições mensais no respectivo Plano, mas ainda assim poderão realizar contribuições eventuais ao longo do ano, consoante o previsto no item 6.1.8 do Regulamento do Plano de Benefícios;
d) Participantes Assistidos – todos os que, tendo sido empregados de qualquer das Patrocinadoras, recebem um benefício mensal de prestação continuada.
II – Beneficiários - aqueles que recebem, por determinação de Associados
já falecidos, um benefício mensal de prestação continuada.
CAPÍTULO IV
DOS ÓRGÃOS ESTATUTÁRIOS
(Referência Capítulo IV, art. 11 do Estatuto Social)
Seção I
Do Conselho Deliberativo
(Referência Capítulo V, art. 16 do Estatuto Social)
Subseção I
Da Composição e do Funcionamento
(Referência Capítulo V, art. 17 do Estatuto Social)
Art. 5º O Conselho Deliberativo compor-se-á de, no mínimo, 5 (cinco) e, no máximo, 8 (oito) membros, nas seguintes configurações, atendendo à repartição entre Conselheiros Indicados (aqueles designados pelas Patrocinadoras) e Conselheiros Eleitos por Participantes e Beneficiários:
Total de Membros Membros Indicados Membros Eleitos 8 5 3 7 4 3 6 4 2 5 3 2
§ 1º Os membros indicados pelas Patrocinadoras poderão ser livremente destituídos pela Patrocinadora que os indicou, aplicando-se, na destituição, o mesmo procedimento aplicável à indicação, ou seja, envio ao Presidente do
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Conselho Deliberativo, de uma via da ata que registrou a deliberação de destituir o Conselheiro, tomada pela administração da respectiva Patrocinadora. § 2º Se a composição do Conselho Deliberativo da Sociedade comportar 3 (três) membros eleitos por Participantes e Beneficiários, 2 (dois) deles o serão pelos Participantes Assistidos e os Beneficiários e o membro restante será escolhido pelos Participantes Ativos. § 3º Se a composição do Conselho Deliberativo da Sociedade comportar 2 (dois) membros eleitos por Participantes e Beneficiários, um deles será escolhido pelos Participantes Assistidos e os Beneficiários e o outro membro será escolhido pelos Participantes Ativos. Art. 6º Os membros indicados do Conselho Deliberativo serão livremente destituídos pela Patrocinadora que os tenham indicado.
Art. 7º Os membros do Conselho Deliberativo, eleitos ou indicados, terão mandato de três anos, permitida recondução, e serão investidos mediante as assinaturas do representante da Patrocinadora Principal e do Conselheiro investido no Termo de Posse, lavrado em livro próprio.
Parágrafo único. Os membros eleitos do Conselho Deliberativo, na ocorrência das hipóteses previstas no § 3º do art. 20 do Estatuto Social, perderão o cargo de Conselheiro após o registro da ata donde conste, devidamente fundamentada, a respectiva deliberação do Conselho Deliberativo.
Art. 8º Na hipótese de vacância definitiva dos membros do Conselho Deliberativo, o preenchimento das vagas se dará conforme: I - Se membro indicado – a respectiva Patrocinadora indicará o substituto, que cumprirá o mandato remanescente; II - Se membro eleito representante dos Participantes Ativos, Autopatrocinados e Participantes Vinculados ao Plano (Benefício Proporcional Diferido) – serão chamados sucessivamente os 2º (segundo) ou o 3º (terceiro) colocados (este último, apenas em caso de não se efetivar, ou não permanecer, a investidura do segundo colocado) na contagem do respectivo processo eleitoral, o qual cumprirá o mandato remanescente; III - Se membro eleito representante dos Participantes Assistidos e Beneficiários: a – se na composição do Conselho Deliberativo houver 3 (três) membros eleitos, será chamado o 3º (terceiro) colocado na contagem do respectivo processo eleitoral, que cumprirá o mandato remanescente; b - se na composição do Conselho Deliberativo houver 2 (dois) membros eleitos, serão chamados, sucessivamente, o 2º (segundo) ou o 3º (terceiro) colocados (este último, apenas em caso de não se efetivar, ou não permanecer, a investidura do segundo colocado,) na contagem do respectivo processo eleitoral, o qual cumprirá o mandato remanescente.
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Subseção II Das Reuniões do Conselho Deliberativo
(Referência, Capítulo V, art. 28 do Estatuto Social)
Art. 9º A convocação das reuniões do Conselho Deliberativo será efetuada por qualquer das pessoas nomeadas no art. 28 do Estatuto Social e será comunicada aos Conselheiros, normalmente com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, pelo Diretor-Superintendente da Sociedade.
Parágrafo único. A convocação será feita, normalmente, por meio de mensagem de correio eletrônico (“e-mail”), com pedido de confirmação de recepção.
Art. 10 Antes da abertura das reuniões do Conselho Deliberativo, os Conselheiros assinarão o Livro de Presença, nele apondo seus nomes.
Subseção III Do Quorum para Instalação e para Deliberação das Reuniões do Conselho
Deliberativo (Referência Capítulo V, art. 29 do Estatuto Social)
Art. 11 A instalação da reunião do Conselho Deliberativo se dará de acordo à sua composição com a presença mínima de: I – 5 (cinco) membros, caso a composição do Conselho seja de 8 (oito) membros; II – 4 (quatro) membros, caso a composição do Conselho seja de 7 (sete) ou de 6 (seis) membros; III – 3 (três) membros, caso a composição do Conselho seja de 5 (cinco) membros. Parágrafo único. A instalação da reunião do Conselho se dará, obrigatoriamente, com a presença de seu Presidente ou em sua ausência de seu substituto legal. Art. 12 As deliberações do Conselho serão tomadas pela maioria simples dos Conselheiros presentes, assegurado o voto de qualidade a seu Presidente. Parágrafo único: Excetuam-se da regra acima as deliberações que envolvam matéria tratada nos incisos II, XIII e XIV do art. 26 do Estatuto Social, devendo, nestes casos, ser atendido o quorum previsto no art. 29 e seu Parágrafo Único do mesmo Estatuto. Art. 13 Caberá ao Diretor Financeiro da Sociedade, com base nas presenças registradas no Livro de Presenças, efetuar quando for o caso, o ressarcimento das despesas de locomoção e estada dos Conselheiros presentes, de acordo com o disposto nos arts. 44 e 45 deste Regimento.
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Subseção IV Das Competências do Conselho Deliberativo
Art. 14 É também da competência do Conselho Deliberativo, além daquelas
nomeadas no Estatuto Social, Capítulo V, art. 26:
I – investir os membros da Diretoria-Executiva e do Comitê de Investimentos;
II – dispor sobre a forma de realização de eleições para os cargos de membros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal;
III – apreciar e deliberar, num prazo de 60 (sessenta) dias, sobre o relatório de Controles Internos emitido pelo Conselho Fiscal, conforme descrito na legislação vigente;
IV - decidir sobre outros assuntos de interesse da Sociedade, não situados na esfera de competência da Diretoria-Executiva;
V - deliberar sobre a alocação estratégica de recursos submetida pelo Comitê de Investimentos;
VI - aprovar o auditor responsável pelas Demonstrações Contábeis da Sociedade conforme parecer do Conselho Fiscal.
Subseção V Das Atribuições dos Membros do Conselho Deliberativo
A - Do Presidente
Art. 15 Cabe ao Presidente do Conselho Deliberativo:
I - presidir as reuniões, orientar os debates, tomar votos e votar;
II - apresentar, por ocasião da última reunião ordinária do ano, o calendário para as reuniões ordinárias do ano seguinte;
III - determinar ao Diretor Superintendente que expeça os atos de convocação e os convites para reuniões ordinárias e extraordinárias do Conselho Deliberativo;
IV - requisitar às informações que o Conselho Deliberativo necessitar;
V - solicitar estudos ou pareceres sobre matérias de interesse do Conselho Deliberativo, bem como requerer a constituição de comissão de assessoramento ou grupo técnico para tratar de assunto específico, quando julgar oportuno;
VI - conceder vista de matéria aos membros do Conselho Deliberativo;
VII - designar relator para apreciar recursos e outros assuntos sob exame do Conselho Deliberativo;
VIII - decidir, "ad referendum" do Conselho Deliberativo, sobre matéria urgente e inadiável, submetendo a decisão à homologação do Colegiado na primeira reunião subsequente ao ato;
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B - Dos Conselheiros
Art. 16 Cabe aos membros do Conselho Deliberativo:
I - zelar, em suas decisões, pelo fiel cumprimento e observância dos critérios e normas estabelecidos em lei, no Estatuto, nos Regulamentos dos Planos de Aposentadoria, no Regimento Interno, na Política de Investimentos, na Política de Delegação de Autoridade e no Código de Ética da Sociedade;
II - participar das reuniões, debatendo e votando as matérias em exame;
III - fornecer dados e informações de seu conhecimento referentes à Sociedade julgados importantes para as deliberações do Colegiado;
IV - elaborar, na qualidade de relatores designados pelo Presidente, votos sobre recursos e outros assuntos sob exame do Conselho Deliberativo.
Art. 17 Qualquer Conselheiro poderá apresentar ao Presidente da reunião pedido de vista de matéria posta em deliberação. Neste caso, a deliberação sobre o assunto questionado ficará em suspenso e entrará em pauta na reunião imediatamente a seguir.
C – Das atividades de apoio
Art. 18 São atividades do Diretor Superintendente, em apoio ao Conselho
Deliberativo:
I - levantar e sistematizar informações que permitam ao Conselho Deliberativo estabelecer as diretrizes que lhe competem;
II – expedir, por determinação do Presidente do Conselho Deliberativo, convocações e convites para participação nas reuniões do Conselho Deliberativo;
III - comunicar ao Conselheiro Presidente as decisões do Conselho Deliberativo, tomadas em sua ausência;
IV - prestar informações ao recorrente sobre processo de seu interesse;
V – preparar e encaminhar à Presidência do Conselho, os recursos apresentados por Participantes ou Beneficiários;
VI - providenciar para que os membros do Conselho Deliberativo recebam, por via eletrônica e com suficiente antecedência, a pauta da reunião e os documentos que subsidiam os assuntos a serem postos em deliberação.
Seção II
Do Conselho Fiscal
(Referência Capítulo VII, art. 39 do Estatuto Social)
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Subseção I
Da Composição e do Funcionamento
(Referência Capítulo VII, art. 40 do Estatuto Social)
Art. 19 O Conselho Fiscal compor-se-á de 3 (três) membros, sendo 2 (dois) indicados pelas Patrocinadoras e 1 (um) eleito por todos os Participantes e Beneficiários. § 1º Os membros indicados pelas Patrocinadoras poderão ser também livremente destituídos pela Patrocinadora que os indicou, aplicando-se, na destituição, o mesmo procedimento aplicável à indicação, ou seja, envio ao Presidente do Conselho Fiscal, de uma via da ata que registrou a deliberação de destituir o Conselheiro, tomada pela administração da respectiva Patrocinadora. § 2º Os membros eleitos do Conselho Fiscal, na ocorrência das hipóteses previstas no § 2º do art. 43 do Estatuto Social, perderão o cargo de Conselheiro após o registro da ata donde conste, devidamente fundamentada, a respectiva deliberação do Conselho Fiscal. Art. 20 Na hipótese de vacância definitiva dos membros do Conselho Fiscal, o preenchimento das vagas se dará conforme: I - Se membro indicado – a respectiva Patrocinadora indicará o substituto, que cumprirá o mandato remanescente; II - Se membro eleito representante dos Participantes e Beneficiários – serão chamados sucessivamente o 2º (segundo) ou o 3º (terceiro) colocado na contagem do respectivo processo eleitoral, (este último apenas em caso de não se efetivar, ou não permanecer, a investidura do 2º (segundo) colocado no respectivo processo eleitoral) que cumprirá o mandato remanescente. Art. 21 Quando da posse, os membros do Conselho Fiscal serão investidos pelo representante da Patrocinadora Principal mediante assinatura, deste e do Conselheiro investido, no Termo de Posse, lavrado em livro próprio.
Subseção II Das Reuniões do Conselho Fiscal
(Referência Capítulo VII, art. 48 do Estatuto Social)
Art. 22 A convocação das reuniões do Conselho Fiscal será efetuada por qualquer das pessoas nomeadas no art. 48 do Estatuto Social e será comunicada aos Conselheiros, normalmente com antecedência mínima de 5 (cinco) dias, pelo Diretor-Superintendente da Sociedade.
§ 1º A convocação será feita, normalmente, por meio de e-mail, com pedido de confirmação de recepção.
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§ 2º Antes da abertura das reuniões do Conselho Fiscal, os Conselheiros assinarão o Livro de Presença, nele apondo seus nomes.
§ 3º As despesas com locomoção e estadia para atendimento às reuniões do Conselho Fiscal, poderão, a exclusivo critério da Sociedade, ser reembolsadas.
Subseção III Do Quorum de Instalação e de Deliberação das Reuniões
(Referência Capítulo VII, art. 48, Parágrafo 1º do Estatuto Social)
Art. 23 O Conselho Fiscal reunir-se-á com a presença mínima de 2 (dois) de seus membros, sendo um deles, obrigatoriamente, o Presidente ou seu substituto legal, deliberando pelo voto da maioria dos presentes nas matérias constantes no art. 47 do Estatuto Social.
Subseção IV
Do Relatório de Controles Internos
Art. 24 Após o fechamento dos semestres civis do ano sob análise, o Conselho Fiscal deverá emitir o relatório de Controles Internos a respeito das conclusões, recomendações, análises e manifestações conforme descrito na legislação vigente, observado o prazo de 60 (sessenta) dias.
Seção III
Da Diretoria-Executiva
(Referência Capítulo VI, art. 32 do Estatuto Social)
Subseção I
Da Composição e do Funcionamento
(Referência Capítulo VI, art. 33 do Estatuto Social)
Art. 25 A Diretoria-Executiva é composta das seguintes Diretorias e de suas respectivas estruturas organizacionais, podendo o Diretor-Superintendente acumular a Superintendência com o exercício de quaisquer das outras Diretorias:
I - Diretor-Superintendente;
II – Diretor Financeiro;
III – Diretor de Planejamento e Controle;
IV – Diretor de Seguridade e Comunicação.
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Art. 26 Os membros da Diretoria-Executiva serão designados pelo Conselho Deliberativo sendo destituíveis "ad nutum".
§ 1º Os membros da Diretoria-Executiva serão investidos pelo Conselho Deliberativo, mediante assinatura do seu Presidente e do diretor investido no Termo de Posse, lavrado no livro próprio.
§ 2º O Diretor-Superintendente, nas suas ausências ou impedimentos, terá sua função acumulada por um diretor designado pelo Conselho Deliberativo, observada na ocasião, a conveniência ou a necessidade dos serviços.
§ 3º Os demais Diretores, nas suas ausências e impedimentos, terão suas funções acumuladas pelo Diretor-Superintendente ou por outro Diretor por ele indicado, observada na ocasião, a conveniência ou a necessidade dos serviços.
Subseção II
Da Remuneração da Diretoria-Executiva
Art. 27 O exercício do cargo na Diretoria-Executiva poderá, eventualmente, ser remunerado, na forma aprovada pelo Conselho Deliberativo. Caso os Diretores designados sejam também empregados de Patrocinadoras e exerçam as atribuições na Diretoria com dedicação exclusiva, poderão optar por manter, com anuência de sua empregadora, a remuneração e os benefícios nesta percebidos.
§ 1º Será devido a cada Diretor um reembolso mensal de combustível, desde que seja usuário de veículo automotor e tenha apresentado recibo mensal dos gastos efetuados.
§ 2º O Diretor-Superintendente terá direito à utilização de veículo fornecido pela Sociedade para uso exclusivo nas suas atividades, sendo que as despesas com manutenção deste serão reembolsadas pela Sociedade contra apresentação de recibo dos gastos efetuados.
§ 3º Os Diretores da Sociedade que tiverem a qualidade de empregado desta terão direito à participação no Programa de Participação de Resultados (PPR) instituído anualmente pela Sociedade e homologado pelo Sindicato da Categoria.
Subseção III
Das Atribuições da Diretoria-Executiva
(Referência Capítulo VI, art. 34 do Estatuto Social)
Art. 28 A Diretoria-Executiva, além das competências enumeradas no art. 34 do Estatuto Social, será responsável por apresentar ao Conselho Deliberativo:
I - propostas sobre modificação de cargos e funções;
II - normas complementares sobre administração financeira e orçamentária.
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Subseção IV
Do Quorum de Instalação e de Deliberação das Reuniões da Diretoria-Executiva
Art. 29 As deliberações da Diretoria-Executiva serão tomadas por maioria simples de voto, presentes no mínimo 2 (dois) diretores, em reuniões convocadas a qualquer tempo, pelo Diretor-Superintendente, observado ainda o disposto no art. 36 do Estatuto Social.
Subseção V
Das Atividades e Atribuições dos Componentes
A - Do Diretor-Superintendente
(Referência Capítulo VI, art. 35 do Estatuto Social)
Art. 30 É atribuição do Diretor-Superintendente, além das enumeradas no art. 35 do Estatuto Social, praticar atos de competência da Diretoria-Executiva “ad referendum”, cuja urgência recomende a solução imediata.
B - Do Diretor Financeiro
Art. 31 São atribuições do Diretor Financeiro:
I - Avaliar o desempenho das carteiras de investimentos; II - Conduzir o processo de negociação de taxas de administração, gestão e
custódia dos ativos financeiros da Sociedade; III - Conduzir o processo de seleção, contratação e destituição de gestores,
administradores e do custodiante dos ativos financeiros da Sociedade, de acordo com os parâmetros definidos pela Política de Investimentos;
IV - Elaborar orçamento anual da Sociedade.
C - Do Diretor de Planejamento e Controle
Art. 32 São atribuições do Diretor de Planejamento e Controle:
I – Assegurar que as informações legais sejam adequadamente providas aos órgãos governamentais;
II – Avaliar periodicamente os controles relativos aos principais ciclos operacionais da Sociedade;
D - Do Diretor de Seguridade e Comunicação
Art. 33 São atribuições do Diretor de Seguridade e Comunicação:
I - Disponibilizar informações aos participantes, conforme definido na regulamentação em vigor;
II – Administrar e processar as concessões e os pagamentos de benefícios e resgates;
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III – Administrar as cotas individuais dos participantes dos planos de Benefícios oferecidos pela Sociedade;
IV – Administrar a troca do perfil de investimentos dos participantes dos planos de Benefícios administrados pela Sociedade;
V – Contratar e coordenar os serviços de avaliação atuarial; VI – Monitorar as contribuições das Patrocinadoras e dos Participantes; VII – Executar a gestão dos Planos de Benefícios, bem como suas
alterações; VIII - Contratar e coordenar os serviços de comunicação; IX - Administrar e processar as concessões, amortizações e quitações da
carteira de empréstimos da Sociedade; X - Administrar o relacionamento com os Participantes; XI - Coordenar a estratégia de comunicação com os órgãos fiscalizadores e
reguladores, com outras entidades de previdência e com a Associação Brasileira de Entidades de Previdência (ABRAPP);
XII - Implantar estratégias de comunicação que atendam aos Participantes.
Seção IV
Do Comitê de Investimentos
(Referência Capítulo VIII, art. 50 do Estatuto Social)
Art.34 Os membros do Comitê de Investimentos serão indicados ou
destituídos por deliberação do Conselho Deliberativo, cuja respectiva ata será encaminhada ao Diretor-Superintendente, o qual, na qualidade de Presidente do Comitê de Investimentos, dará posse ou ciência da destituição ao interessado, fazendo arquivar no respectivo Livro os termos de posse ou de destituição. No mesmo Livro serão arquivadas as cartas de renúncia à participação no Comitê de Investimentos. Parágrafo Único. Quaisquer das movimentações tratadas no caput deste art. 34 (posse, destituição ou renúncia) deverão constar da ata da reunião do Comitê de Investimentos imediatamente posterior à ocorrência do fato.
Subseção I
Do Funcionamento do Comitê de Investimentos
(Referência Capítulo VIII, art. 52 do Estatuto Social)
Art. 35 O Diretor-Superintendente da Sociedade convocará os membros do Comitê de Investimentos para as reuniões ordinárias, que se realizarão trimestralmente, ou a qualquer tempo, em caso de reuniões extraordinárias. A convocação se fará por correio eletrônico, com confirmação de recebimento e os atendentes das reuniões registrarão suas presenças por meio de suas assinaturas no respectivo Livro de Presença.
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Art. 36 Na hipótese de haver membros do Comitê de Investimentos com direito a jetom e/ou a reembolso de despesas para atender à reunião convocada, o Diretor Financeiro da Sociedade, com base nos registros do Livro de Presença irá providenciar os respectivos pagamentos ao interessado.
Art. 37 A cada reunião do Comitê de Investimentos, as deliberações tomadas serão registradas através de atas de reunião, elaboradas por um Secretário, escolhido pelo Presidente dentre os membros presentes.
CAPÍTULO V
DAS REMUNERAÇÕES (Referência Capítulo XIV, art. 67 do Estatuto Social)
Seção I
Dos Conselhos Deliberativo, Fiscal e do Comitê de Investimentos
Art. 38 A Sociedade, por decisão do Conselho Deliberativo, poderá, atendendo ao disposto no art. 67 e seu Parágrafo Único, ambos do Estatuto Social, e condicionado à autorização da Patrocinadora Principal, determinar pagamentos aos Conselheiros dos Conselhos Deliberativo e Fiscal, assim como aos membros do Comitê de Investimentos, em retribuição ao comparecimento às respectivas reuniões havidas em cada exercício, bem como para ressarcimento de despesas com locomoção, alimentação e estada, porventura efetuadas para viabilizar esse comparecimento.
Art. 39. Em sua primeira reunião anual, o Conselho Deliberativo, com base na provisão total do ano, destinada para tais pagamentos e antecipadamente informada pelo Diretor-Superintendente, preparará proposta a ser submetida à aprovação da Patrocinadora Principal, para fixação da forma de pagamento e o valor a ser pago aos Conselheiros e membros do Comitê de Investimentos.
§1º Em caso de aprovação, sem ressalvas, da Patrocinadora Principal, a proposta será enviada ao Diretor-Superintendente, para que seja posta em execução;
§2º Caso não aceita pela Patrocinadora Principal, caberá ao Conselho Deliberativo reformar a proposta, retornando a submetê-la à Patrocinadora Principal, até seja aprovada.
Art. 40 A remuneração aos Conselheiros, face às características da função exercida, não terão qualquer relação ou equivalência com a remuneração aos membros do Comitê de Investimentos.
Art. 41 Salvo o ressarcimento de despesas por locomoção, alimentação e estada, não farão jus às remunerações pagas pela Sociedade:
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I - os Conselheiros e/ou membros do Comitê de Investimentos que forem, simultaneamente, empregados ou colaboradores, a qualquer título, de Patrocinadoras, destas percebendo remuneração;
II - os participantes ativos, assistidos, autopatrocinados e vinculados, bem como os beneficiários da Sociedade.
Art. 42 Os Conselheiros e/ou membros do Comitê de Investimentos poderão renunciar à remuneração devida pelo exercício de suas respectivas funções perante a Sociedade. Para tanto, encaminharão carta ao Presidente do respectivo órgão estatutário manifestando sua decisão, a qual se tornará imediatamente efetiva, perdurando por todo o mandato do renunciante.
Art. 43 As despesas de locomoção, alimentação e estada dos membros do Conselho e Comitê serão reembolsadas pela Sociedade contra apresentação dos respectivos comprovantes dos gastos efetuados.
Seção II Da Diretoria-Executiva
Art. 44 Os cargos da Diretoria-Executiva serão remunerados com base nos
valores usuais aplicados em sociedades ou fundações, de porte semelhante ao da Sociedade.
Art. 45 Aos diretores cujo exercício de suas funções não exija dedicação exclusiva, nem tempo integral, aplicar-se-ão as mesmas regras de remuneração dos integrantes dos conselhos da Sociedade.
Art. 46 Os diretores que forem também empregados de Patrocinadoras e exercerem suas funções na Sociedade com dedicação exclusiva poderão optar pela remuneração da Patrocinadora, aí incluídos salários e benefícios, pagos por ela.
CAPÍTULO VI DAS NORMAS PARA CORREÇÃO DE ERROS OPERACIONAIS
Art. 47 A revisão e a correção de diferenças causadas por erros
operacionais no cálculo de benefícios seguirão o previsto no item 12.9 do Regulamento Unificado do Plano de Aposentadoria das Patrocinadoras do Plano.
Art. 48 Benefícios derivados do Plano de Contribuição Definida, com pagamentos efetuados a maior, terão a diferença, corrigida pela variação da cota entre o mês de ocorrência do erro e o mês do efetivo ressarcimento à Sociedade, será deduzida, integral ou parceladamente dos benefícios vindouros, sempre respeitando o limite estabelecido no item 12.9 do Regulamento acima citado.
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Art. 49 Benefícios derivados do Plano de Renda Vitalícia, com pagamentos efetuados a maior, terão a diferença, corrigida pela variação do IPCA, ocorrida entre o mês do pagamento a maior e o mês do efetivo ressarcimento à Sociedade, mais 5% a.a. (cinco pontos percentuais ao ano) e será deduzida, integral ou parceladamente, dos benefícios vindouros, observado o limite estabelecido no item 12.9 do Regulamento acima citado.
Art. 50 Para benefícios pagos a menor, a Sociedade fará o pagamento da diferença junto com o pagamento do próximo benefício mensal a receber, aplicando os seguintes procedimentos para correção do valor devido:
I - se benefício decorrente de Plano de Contribuição Definida, a correção se fará pela variação da cota entre o mês de ocorrência do erro e o mês do efetivo pagamento ao beneficiado;
II - se benefício decorrente de Plano de Renda Vitalícia, a correção se fará pela aplicação da variação do IPCA, ocorrida entre o mês do pagamento a menor e o mês do efetivo pagamento ao beneficiado, mais 5% a.a. (cinco pontos percentuais ao ano).
Art. 51 No caso de pagamentos a maior efetuados a ex-Participantes ou a ex-Beneficiários a Sociedade ensejará negociação com o beneficiado, buscando o ressarcimento no menor prazo possível, cabendo-lhe, na hipótese de mostrar-se inviável a negociação, o recurso à via judicial, para cobrança do valor devido.
CAPÍTULO VII
DAS NORMAS PARA ATUALIZAÇÃO MONETÁRIA DOS REPOSICIONAMENTOS SALARIAIS
Art. 51-A Nos casos de pagamentos de reposição salarial dos empregados
das empresas que são Patrocinadoras do Plano Unificado de Aposentadoria em razão de sentença ou homologação judicial, a diferença das contribuições para o Plano de Aposentadoria não será considerada como atraso no pagamento destas, não havendo, portanto cobrança de multa. As contribuições serão calculadas com atualização monetária de 1% ao mês, capitalização composta, desde o período a que se refere a sentença ou homologação judicial até a data do pagamento.
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CAPÍTULO VIII DA RENÚNCIA
Art. 52 É facultado ao Conselheiro, de qualquer dos Conselhos, e ao integrante da Diretoria Executiva ou do Comitê de Investimentos apresentar, a qualquer tempo, comunicação de renúncia às suas funções por meio de carta enviada a quem o indicou ou, se membro eleito, ao Presidente do respectivo Conselho.
Parágrafo Único. A carta de renúncia será arquivada, pelo Diretor-Superintendente, no respectivo Livro dos Termos de Posse.
Art. 53 A renúncia é direito protestativo do renunciante, não podendo ser obstada e torna-se efetiva a partir da posse do membro ou do diretor que vier a substituir o renunciante, ou do transcurso do prazo de 15 (quinze) dias, após recepção da carta de renúncia, o que ocorrer primeiro.
CAPÍTULO IX
DA CONVOCAÇÃO DAS REUNIÕES
Art. 54 As convocação das reuniões, ordinárias ou extraordinárias dos Conselhos Deliberativo e Fiscal seguirão o seguinte procedimento:
I - A convocação se dará conforme estipulada no Estatuto Social nos artigos 28, para o Conselho Deliberativo, e 48, para o Conselho Fiscal. Os respectivos convocadores deverão requerer ao Diretor-Superintendente que dê ciência da convocação ao membros dos Conselhos, atendendo que será feita por meio de mensagem eletrônica (e-mail), enviada com antecedência mínima de 5 (cinco) dias e com solicitação de aviso de recebimento, informando a data, a hora, o local e a pauta dos assuntos em deliberação.
II – Sempre que julgado necessário ou conveniente será distribuído aos Conselheiros, com a mesma antecedência, material de pré-leitura sobre todos ou alguns dos assuntos da pauta;
III – Na mensagem de convocação da reunião, o Diretor-Superintendente fará constar o nome da ou das pessoas que a requereram.
Art. 55 A convocação das reuniões, ordinárias ou extraordinárias, do Comitê de Investimentos se procederá da seguinte forma, atendendo ao prescrito no artigo 52 do Estatuto Social:
I - A capacidade de convocar é do Diretor-Superintendente, por meio de mensagem eletrônica (e-mail), enviada com antecedência suficiente e com solicitação de aviso de recebimento, informando a data, a hora, o local e a pauta dos assuntos em deliberação;
II – Sempre que julgado necessário ou conveniente, será distribuído aos integrantes do Comitê de Investimentos, com a mesma antecedência, material de pré-leitura sobre todos ou alguns dos assuntos da pauta.
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Art. 56 As reuniões ordinárias da Diretoria Executiva serão convocadas por mensagem eletrônica com 24 (vinte e quatro) horas de antecedência e confirmação de recepção, informando hora, local e a pauta dos assuntos a tratar.
Parágrafo Único. As reuniões extraordinárias da Diretoria Executiva serão convocadas verbalmente por seu Diretor-Superintendente.
CAPÍTULO X
DOS RECURSOS
(Referência Capítulo X, art. 57 do Estatuto Social)
Art. 57 Das decisões da Diretoria Executiva caberá recurso devidamente fundamentado e no prazo de 30 (trinta) dias, contado da ocorrência do fato que ensejar o recurso, apresentado ao Presidente do Conselho Deliberativo que, em igual prazo, dará ou negará procedência ao ato.
§ 1º O recurso será apresentado por escrito e entregue, sob protocolo, a qualquer dos Diretores da Sociedade, que o fará subir, de imediato, para conhecimento e providências do Presidente do Conselho Deliberativo.
§ 2º Da decisão do Presidente do Conselho Deliberativo não caberá recurso.
CAPÍTULO XI
DA REPRESENTAÇÃO
(Referência Capítulo IX, art. 54 do Estatuto Social)
Art. 58 Todos os contratos, acordos, convênios, escrituras e demais documentos que importem em responsabilidade para a Sociedade serão obrigatoriamente da competência de dois Diretores.
§ 1º Será admitida a representação dos Diretores nos atos nomeados no caput deste artigo, por instrumento público de procuração, com poderes específicos e prazo de validade.
§ 2º Os demais atos serão tratados conforme dispuser a Política de Delegação de Autoridade da Sociedade.
CAPÍTULO XII
DAS OUTRAS DISPOSIÇÕES
Art. 59 As deliberações tomadas de conformidade com a lei e com os documentos emanados pelo Conselho Deliberativo vinculam todos os Conselheiros e Diretores, ainda que ausentes ou dissidentes.
Art. 60 Consoante previsão do art. 66 do Estatuto Social, os ocupantes ou ex-ocupantes de funções diretivas da Sociedade, exercidas, em qualquer tempo, no Conselho Deliberativo, no Conselho Fiscal e/ou na Diretoria Executiva quando réus de processos judiciais e/ou administrativos, tendo por causa atos regulares
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de gestão, praticados de boa-fé e isentos de dolo ou culpa grave, poderão requerer da sociedade o custeio ou a indenização de gastos efetivamente despendidos com suas defesas, abrangendo honorários advocatícios e custas processuais.
Parágrafo Único. O requerimento se fará por solicitação, por escrito, dirigida ao Presidente do Conselho Deliberativo, mencionando o tipo do processo, suas causas, as acusações sofridas e os riscos envolvidos. Será acompanhado de comprovações ou estimativas de despesas, incorridas ou a incorrer, propostas de honorários de advogados (se cabíveis) e demais gastos associados à ocorrência, ficando a critério do Conselho Deliberativo decidir se a cobertura dessas despesas se dará de forma integral ou parcial.
Art. 61 Os Participantes e Beneficiários da Sociedade obrigam-se pela acuracidade e pela atualização de suas informações cadastrais, podendo ser responsabilizados civilmente nos casos de dolo ou má-fé.
Art. 62 As informações requeridas formalmente à Sociedade pelo Participante ou pelo Beneficiário, para defesa de direitos e/ou esclarecimento de situações de interesse pessoal específico, deverão ser prestadas no prazo máximo de 30 (trinta) dias contados a partir da data de formalização do pedido.
CAPÍTULO XIII
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS
Art. 63 O pagamento de diferenças retroativas derivadas de Benefícios de Renda Vitalícia, serão corrigidos entre o mês do benefício retroativo e o mês do efetivo pagamento ao assistido pela meta atuarial.
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