2017 PLAN ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL ESTRATÉGICO FONDO DE PROTECCION... · PLAN ESTRATEGICO ORGANIZACIONAL 2017 - 2019 Código: PE-01 Vigencia: 02/06/2017 Versión: 1 Páginas:

2017

PLAN ESTRATÉGICO

ORGANIZACIONAL

2017 – 2019

FONDO DE PROTECCIÓN SOLIDARIA -

SOLDICOM

El presente documento nace de la inic iativa del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM por ofrecer a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo, y miembros de la organización el mejor portafolio de beneficios, enmarcados en una gestión cálida y respetuosa, desarrollada con los mayores estándares de calidad, para con ello garantizar el mejoramiento de los aspectos gremiales y la sostenibilidad Ambiental, Económica y Jurídica del sector.

PLAN ESTRATEGICO ORGANIZACIONAL

2017 - 2019

Código: PE-01

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2 Fondo de Protección Solidaria -Soldicom - Documento Final “Plan Estratégico Organizacional

”Soldicom” 2017 - 2019

FONDO DE PROTECCION SOLIDARIA - SOLDICOM


2017 – 2019

Consultores:

Ing. Yeraldinne Sánchez

Ing. Alexander García

Revisado y Analizado por:

Administrador Fondo

Aprobado por:

Bogotá D.C., mayo 2017


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CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................... 5

2. SINÓPSIS HISTÓRICA ................................................................................................................................... 6

3. MARCO JURÍDICO ....................................................................................................................................... 7

4. CULTURA ORGANIZACIONAL ...................................................................................................................... 8

5. FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL ..................................................................................................................... 9

• FONDO PARAFISCAL .............................................................................................................................. 9

• Control DEMOCRÁTICO de los miembros ........................................................................................... 10

• PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DE LOS MIEMBROS .............................................................................. 10

• AUTONOMÍA O INDEPENDENCIA ........................................................................................................ 10

• EDUCACIÓN, FORMACIÓN E INFORMACIÓN ....................................................................................... 10

• COMPROMISO CON LA COMUNIDAD ................................................................................................. 11

• VALORES SOLIDARIOS.......................................................................................................................... 11

6. VALORES CORPORATIVOS............................................................................................................................. 11

7. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO ............................................................................................................. 14

7.2. MISIÓN .................................................................................................................................................. 15

7.3. VISIÓN .................................................................................................................................................... 15

7.4. OBJETIVO CORPORATIVO GENERAL ...................................................................................................... 16

7.5. OBJETIVOS CORPORATIVOS ESPECÍFICOS.............................................................................................. 16

7.6. PRINCIPIOS CORPORATIVOS .................................................................................................................. 16

7.7. FACTORES CLAVES DEL ÉXITO ................................................................................................................ 17

7.8. POLÍTICA ................................................................................................................................................ 18

8. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO ........................................................................................................................ 18

8.1. ESTADO DEL ARTE .................................................................................................................................. 18

8.2. PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA ............................................................................................................ 20

RECURSO HUMANO .................................................................................................................................. 21

RECURSO FÍSICO ....................................................................................................................................... 22

RECURSO FINANCIERO Y PRESUPUESTAL ................................................................................................. 22

RECURSO TECNOLÓGICO .......................................................................................................................... 22


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RECURSO DE PROCESO GERENCIAL .......................................................................................................... 22

RECURSOS SUSTANTIVOS. ........................................................................................................................ 22

8.3. PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS EN EL MEDIO (POAM) ........................................................ 23

RECURSO ECONÓMICO – FINANCIERO ..................................................................................................... 25

RECURSO POLÍTICO – LEGAL ..................................................................................................................... 25

RECURSO TECNOLÓGICO .......................................................................................................................... 25

POSICIONAMIENTO .................................................................................................................................. 26

RECURSO ORGANIZACIONAL .................................................................................................................... 26

8.4. ANÁLISIS DOFA – ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD ................................................................................. 27

AMENAZAS ............................................................................................................................................... 27

DEBILIDADES ............................................................................................................................................. 27

OPORTUNIDADES ..................................................................................................................................... 28

FORTALEZAS ............................................................................................................................................. 28

9. PILARES ESTRATÉGICOS ................................................................................................................................ 29

10. FORMULACIÓN ESTRATÉGICA .................................................................................................................... 30

GESTIÓN ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL .................................................................................................. 30

BENEFICIOS A LOS APORTANTES .................................................................................................................. 31

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ................................................................................................................ 32

RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL.................................................................................................... 32

11. DIFUSIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................................................................. 33

12. INDICADORES DE GESTIÓN ......................................................................................................................... 34

13. DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES .......................................................................................................... 36

14. MONITORIA ESTRATÉGICA ......................................................................................................................... 38

ANEXO 1: ESTRATEGIAS PARA ATENDER EDS NO AGREMIADAS O DE DIFÍCIL ACCESO ................................... 40

ANEXO 2: ENCUESTAS CLIMA ORGANIZACIONAL Y CONSTRUCCIÓN MISIÓN Y VISIÓN .................................. 41

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................................... 46


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1. PRESENTACIÓN

El Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM es un ente de carácter privado sin ánimo de lucro creado con el fin de otorgar beneficios a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo en Colombia, a partir del artículo 5 de la Ley 26 de 1.989; la normativa ibidem igualmente dispone que presenta personería jurídica y que debe ser administrado por la Federación o Federaciones de distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo, que a nivel nacional agrupe(n) por lo menos el 30% de los mismos.

La planeación estratégica de una organización acorde al autor Sainz de Vicuña, se constituye como un plan maestro generado desde la alta dirección de una entidad en donde se compilan las decisiones corporativas actuales de la organización, aterrizándolas a un horizonte de generalmente dos años, que permita mejorar la competitividad y la satisfacción de los grupos de interés de la misma.

Como organización constituida y enfrentando los notorios y acelerados cambios globales, que requieren de una estructura organizacional específica y en línea con el cumplimiento de sus propios fines, el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, desde su alta dirección, realiza un planeamiento estratégico en donde se formulan acciones y métodos de medición de resultados a través de indicadores de gestión que pretenden la optimización de los recursos aportados al Fondo, así como la ejecución progresiva y continua de los proyectos en pro de los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo en el país y el cual es desarrollado en el presente documento. En este orden de ideas, este plan presenta una dimensión estratégica que define la misión, visión, objetivos y valores corporativos del Fondo, seguido de un análisis interno a través de metodologías para detección de amenazas, oportunidades, fortalezas y debilidades el cual genera la formulación de estrategias de mejoramiento cuyos resultados son medidos a través de indicadores de gestión de la organización.

Articulando la aplicación de las estrategias formuladas con una gestión eficiente y de calidad desde las distintas direcciones del Fondo, el fortalecimiento de la doctrina solidaria y un seguimiento efectivo de los indicadores de resultados se encamina la organización hacia el incremento de su capacidad de ejecución generando como consecuencia la optimización de los recursos aportados y el acrecentamiento del nivel de satisfacción de los beneficiarios por los servicios otorgados desde el Fondo.


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2. SINÓPSIS HISTÓRICA

… 28 Años al Servicio de los Distribuidores Minoristas de Combustibles

Líquidos Derivados del Petróleo

El Fondo de Protección Solidaria

SOLDICOM, es un ente de carácter

privado, sin ánimo de lucro que fue creado

mediante la ley 26 de febrero de 1989,

artículo 5°, “Crease el Fondo de Protección

Solidaria, “Soldicom”, en beneficio de los

distribuidores minoristas de los

combustibles líquidos derivados del

petróleo”.

Dentro de sus líneas de trabajo, Soldicom ofrece al sector, velar por la seguridad

física y social de cada uno de los miembros, además de esto realizar estudios

técnicos sobre el mercado, administración y rentabilidad de la distribución de los

derivados del petróleo en pro de garantizar un buen equilibrio económico para los

minoristas. El Fondo realiza programas sobre aseguramiento y prevención de

riesgos en la actividad de venta y distribución de los combustibles líquidos derivados

del petróleo, prestar asistencia financiera, educativa, técnica y administrativa en los

establecimientos, y por último es el ente encargado de dar apoyo en dotaciones y

adecuación de establecimientos a fin de que el consumidor final reciba un servicio

eficiente y profesional.

El Fondo ha crecido a través de estos años de la mano de los aportantes, quienes

han valorado la entrega y eficacia de los resultados obtenidos a cambio de su aporte

del 0.5 %, estipulado en el artículo 8° de la ley 26 de 1989, y el artículo 1° del decreto

3322 de 2006.

Los derechos adquiridos por los aportantes se han visto reflejados en los anteriores

28 años en el momento de recibir beneficios decretados por las asambleas, y

tenidos en cuenta a la hora de participar y ejercer los actos de decisión y elección

que se efectúen en la asamblea general.


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La historia permite acertar que cualquier aportante puede llegar a ser miembro de

junta directiva y a su vez fiscalizar la gestión administrativa, económica y financiera

del Fondo; así como también, cualquier miembro puede obtener información sobre

todos los actos ejecutados por los órganos de dirección y administración.

Los recursos del Fondo han sido

administrados por la federación

o federaciones de distribuidores

de combustibles líquidos

derivados del petróleo que

agrupen a nivel nacional por lo

menos el treinta por ciento

(30%) de ellos. Estos mismos administradores se han encargado a través de la

historia de utilizar los recursos del Fondo en desarrollo a las líneas de acción con

base a los principios de gestión fiscal tales como: la eficacia, la economía, la

equidad, la valoración de los costos ambientales, la transparencia, entre otros.

Hasta el día de hoy el Fondo SOLDICOM es un ente estable, con fuerte carácter

ético y eficiente para responder a sus aportantes en cabeza de su asamblea

general.

3. MARCO JURÍDICO

JURISPRUDENCIA ARTÍCULO SÍNTESIS

Ley 26 de 1989 5, 6, 7, 8 y 9

Por medio de los cuales se crea el Fondo de Protección Solidaria “SOLDICOM” en pro de los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo, se define su constitución y fines esenciales, la conformación de su patrimonio y los mecanismos de administración del mismo.

Resolución 91712 de 2012

2 y 4 Por la cual se determina la administración del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM suscribiendo el respectivo contrato de administración con la agremiación Fendipetróleo.

Resolución 91015 de 2013

Toda la resolución

Por la cual se aprueban los estatutos del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM.

Sentencia C-152 de 1997 de la corte constitucional

Toda la sentencia

La contribución parafiscal al fondo tendrá la destinación exclusiva para la que fue creada y dado que los recursos recaudados son fondos públicos, se aplica plenamente el


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JURISPRUDENCIA ARTÍCULO SÍNTESIS

régimen de control fiscal por parte de la Contraloría General de la República.


Toda la sentencia

Se aclara la naturaleza del fondo, estableciéndola como privada con recursos de origen mixto con un régimen presupuestal y fiscal acorde a la fuente de ingreso (pública o privada).


Toda la sentencia

Su administración, manejo recaudo y ejecución debe regirse por la ley.

Fallo del Consejo de Estado 2012

Todo el Fallo

Por la cual se le otorga la naturaleza jurídica y régimen de contribución fiscal del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM.


Toda la sentencia

Se declaran exequibles los artículos 5, 6, 8 y 9 de la Ley 26 de 1989.

Contrato GGC 079 de 2016

Todo el documento

Para la administración de los recursos parafiscales del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, suscrito entre el Ministerio de Minas y Energía y la Federación Nacional de Distribuidores de Combustibles y Energéticos –Fendipetróleo.

Contrato 9260 Todo el documento

Celebrado entre fiduciaria Bancolombia s.a. sociedad fiduciaria y la Federación Nacional de Distribuidores de Combustibles y Energéticos – Fendipetróleo Nacional en cumplimiento del contrato GGC 079 de 2016 para la administración de los recursos parafiscales del Fondo de Protección Solidaria Soldicom, suscrito entre el Ministerio de Minas y Energía y la Federación Nacional de Distribuidores de Combustibles y Energéticos – Fendipetróleo.

4. CULTURA ORGANIZACIONAL

El Fondo es consciente de que todo éxito logrado por una organización se encuentra

ligado a las estructuras bien formadas y direccionadas por un buen líder, es así

como se destaca que este ente se encuentre formado por un equipo

interdisciplinario de talento humano que labora bajo los más altos estándares de

calidad donde intervienen sus valores, formación profesional y ética demostrada a

la hora de cumplir con las tareas asignadas desde cada una de las áreas.

La suma de virtudes ligadas a la eficiencia del equipo de trabajo, permite fortalecer

las principales características de la cultura organizacional del Fondo SOLDICOM.


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Esta cultura de entrega y responsabilidad en la organización, ayuda a dar sentido y

propiedad de lo que se hace y cómo se hace, afectando positiva y decididamente el

modo de ver la cotidianidad y el actuar frente a la responsabilidad de la dirección

del Fondo de Protección solidaria SOLDICOM, convirtiéndose así en una de las

mayores fortalezas de la entidad.

Por último, pero no menos importante, apoyados en una fuerte doctrina de

cooperación y de relaciones interpersonales, se sigue un modelo de gestión

estratégico que, aunado al empoderamiento de cada uno de los integrantes de la

organización en sus roles como trabajadores, prestadores de servicios, directivos y

colaboradores, cimientan las bases necesarias para garantizar un crecimiento

constante del Fondo de Protección Solidaria – SOLDICOM.

5. FILOSOFÍA ORGANIZACIONAL

Se entiende al Fondo como un ente sin ánimo de lucro destinado a otorgar

beneficios a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del

petróleo; su organización se encuentra conformada por estos mismos distribuidores

los cuales con sus aportes, se han unido para hacer frente a sus necesidades y

aspiraciones a nivel empresarial y han controlado democráticamente el Fondo como

beneficio para el sector.

La Filosofía Organizacional permite definir con claridad el propósito estratégico del

Fondo a través de un marco conceptual, como el desarrollado a continuación y, se

materializa a través de los principios y valores éticos que guían el actuar de la

organización hacia el logro de los objetivos comúnmente resaltados por los

distribuidores, trabajando en unión y de manera coordinada por un líder para suplir

las necesidades del gremio.

• FONDO PARAFISCAL

Son aquellos que, por condiciones especiales y razones de

interés general, se establecen mediante la legislación para

apoyar el desarrollo de un determinado sector. Los recursos

obtenidos son de carácter público y en este caso se administran

de forma privada por el Administrador del Fondo SOLDICOM.


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• CONTROL DEMOCRÁTICO DE LOS MIEMBROS

Los Fondos son organizaciones democráticas, controladas por

miembros de la asamblea, quienes participan activamente en la

definición de las políticas y en la toma de decisiones. Todos los

miembros tienen igual derecho de voto (un miembro, un voto) y a

ser elegidos para representar a su organización.

• PARTICIPACIÓN ECONÓMICA DE LOS MIEMBROS

Los miembros contribuyen de manera equitativa (0.5%), y

controlan de manera democrática el capital del Fondo, los usos,

y destinación final del recurso económico.

• AUTONOMÍA O INDEPENDENCIA

Los Fondos son organizaciones autónomas, controladas por los miembros de asamblea (todos los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo [GMC y GME]). Con la opción de realizar convenios de cooperación interinstitucional con entidades públicas o privadas en términos que aseguren el control democrático por parte de sus miembros y mantengan la autonomía del fondo. No obstante mantienen la supervisión a través de los órganos de supervisión y control.

• EDUCACIÓN, FORMACIÓN E INFORMACIÓN

El fondo brinda capacitación, formación y entrenamiento en las

diferentes áreas de interés para los aportantes, los dirigentes

electos y colaboradores, de tal forma que contribuyan eficazmente

al desarrollo de la organización.


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• COMPROMISO CON LA COMUNIDAD

El fondo trabaja para el desarrollo sostenible del consumidor final como prestador de servicio público, por medio de políticas y actividades aceptadas por sus miembros en pro del medio ambiente, socioeconómico, legal y cultural.

• VALORES SOLIDARIOS

El fondo se basa primordialmente en la ética y en los valores de ayuda mutua,

responsabilidad, democracia, igualdad, equidad y solidaridad. Siguiendo la tradición

de la dirección y cuerpo de trabajo del Fondo

Soldicom, sus miembros creen en los valores éticos de

honestidad, transparencia, responsabilidad social y

preocupación por el entorno.

6. VALORES CORPORATIVOS

A partir de la elaboración de la siguiente matriz axiológica para la organización se determinan los valores corporativos del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM:

VALORES APORTANTES DIRECTIVOS FAMILIA COLABORADORES SOCIEDAD ESTADO

Solidaridad X X X X X X

Respeto X X X X X X

Honestidad X X X X X X

Franqueza X X

Competitividad X X

Igualdad X X X X X X

Sentido de Pertenencia

X X X X X

Responsabilidad X X X X X X

Responsabilidad social y ambiental

X X X X X X

Prudencia X X

Esfuerzo Propio X X

Transparencia X X X X X X


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a. SOLIDARIDAD:

El Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, está comprometido con la creación de relaciones humanas de mutuo apoyo en donde se otorguen beneficios y se coadyuve en la solución de problemáticas propias de todos los aportantes.

b. RESPETO:

Siendo conscientes de la importancia que presenta el recurso humano para cualquier organización, el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM realiza un reconocimiento continuo por la dignidad del ser humano a través de la creación de ambientes propicios que incentiven la cooperación y las adecuadas relaciones interpersonales.

c. TRANSPARENCIA:

Se entiende como el compromiso que establece el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM con sus aportantes, directivos, colaboradores y demás actores sociales para dar a conocer toda la información resultante de su gestión a través de escenarios de acceso a la información que permanecen disponibles para los fines que se consideren pertinentes; teniendo en

cuenta, el aprecio y cuidado por la correcta administración de los recursos aportados y por atender a las necesidades que se identifican en los aportantes

d. IGUALDAD:

El Fondo de Protección Solidaria Soldicom reconoce la diversidad de sus aportantes y es consciente de la importancia de la utilización de los recursos a través de mecanismos que sean garantes de la equidad, reconociendo que cada aportante tiene acceso a los mismos beneficios sin discriminación alguna.


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e. HONESTIDAD:

Todas las actividades desarrolladas por el Fondo de Protección Solidaria Soldicom incentivan este valor en los aportantes, directivos y colaboradores, para generar relaciones de transparencia a nivel interno y externo en la organización.

f. SENTIDO DE PERTENENCIA:

El grado de identidad y compromiso se manifiesta en el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM a través de la participación democrática de sus aportantes, del aprovechamiento y adecuada utilización de los recursos del Fondo y de los ambientes laborales adecuados que brindan a los colaboradores un sentido de vinculación con la organización.

g. RESPONSABILIDAD:

El Fondo de Protección Solidaria Soldicom encamina su gestión organizacional en el cumplimiento ético de los objetivos y fines para los que fue creado, brindando beneficios adecuados a las necesidades identificadas en los aportantes y realizando la rendición de cuentas respectiva por las decisiones tomadas frente a la disposición de los recursos.


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h. RESPONSABILIDAD SOCIAL Y AMBIENTAL:

El mejoramiento social, económico y ambiental del país es uno de los pilares fundamentales del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, que a través de la destinación correspondiente de los recursos aporta, a uno de los sectores económicos más influyentes, medios para un mejor desarrollo de las actividades siendo conscientes de los impactos ambientales de cada proceso y de la necesidad de mitigar los mismos por medio de acciones preventivas que generen un desarrollo sostenible no solo de la actividad sino de la sociedad en general.

7. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

A partir de la necesidad de generar soluciones de forma efectiva y asertiva considerando el constante dinamismo en los distintos componentes sociales, normativos y económicos, el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM encamina sus actuaciones hacia modelos operacionales resilientes y formula un direccionamiento estratégico como el instrumento para establecer los enfoques, metas, indicadores y seguimiento de los resultados de la gestión. En este contexto, se define la ruta de acción para el cumplimiento de los objetivos propuestos enmarcada en una revisión periódica que permita la mejora continua de la organización, empoderando a todos los actores involucrados para generar procesos eficientes bajo parámetros de calidad, optimizando los recursos y haciendo seguimiento y evaluación de las operaciones ejecutadas. En el siguiente diagrama se representa el enfoque de la gestión estratégica organizacional del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, el cual permite a la organización el reconocimiento del entorno, la optimización de los recursos, la resiliencia al cambio, la prevención de problemas, el incremento de la proactividad, el aprovechamiento de oportunidades y fortalezas y la minimización de amenazas y debilidades, así:


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Misión y Visión

Objetivos Corporativos

Factores Claves de

Éxito

Políticas Diagnóstico Organizacional

Pilares Estratégicos

Formulación Estratégica

Difusión Estratégica

Indicadores de Gestión

Monitoreo Estratégico

7.2. MISIÓN

El Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM es un ente sin ánimo de lucro que

vela por brindar a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados

del petróleo los beneficios otorgados por la Ley 26 de 1989; fundamentado en los

principios éticos y solidarios de cada uno de sus miembros para aportar de manera

eficaz a las necesidades del sector, que gracias a su constancia, credibilidad,

eficiencia y solidez ha permitido su crecimiento con bases éticas y profesionales.

7.3. VISIÓN

Para el año 2.020, el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, será reconocido a

nivel nacional como la organización más importante para el beneficio de los

distribuidores minoristas de combustibles líquidos del petróleo, enmarcada en altos

niveles de calidad, transparencia, respeto, honestidad, responsabilidad y servicio

que redundan en el beneficio de sus aportantes. Comprometido con el mejoramiento

continuo, distinguiéndose por su gestión participativa y de apoyo al sector, su

capacidad para adaptarse a los constantes cambios del mercado y por sus aportes

a nivel de la responsabilidad ambiental, jurídica, social y económica, haciendo con

todo ello una gran contribución al crecimiento y desarrollo progresivo de nuestro

país.


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7.4. OBJETIVO CORPORATIVO GENERAL

Brindar los beneficios a que se tiene derecho como aportante del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, a través del desarrollo de proyectos que generen soluciones a problemáticas relacionadas con su operación cotidiana como distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo.

7.5. OBJETIVOS CORPORATIVOS ESPECÍFICOS

• Dar a conocer a los aportantes los derechos y beneficios del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM.

• Fortalecer el portafolio de servicios ofrecido a los aportantes a través de la identificación de las necesidades del sector.

• Propiciar escenarios de formación y sensibilización continuos acorde a los cambios en el sector y en todos los componentes de desarrollo.

• Consolidar la participación democrática de todos los aportantes a través de la creación de espacios diseñados para tal fin, en donde se promueva la autogestión y se incentive el sentido de pertenencia por el Fondo.

• Fortalecer las estrategias comunicacionales a través de la dinamización de los canales y medios de comunicación para así mejorar el flujo de información y generar respuestas oportunas a las necesidades de los aportantes del Fondo.

• Sensibilizar al sector a través de campañas de difusión que den a conocer a todos los aportantes los beneficios ofrecidos por el Fondo.

• Establecer estrategias que faciliten la mejora del clima organizacional optimizando las relaciones entre directivos, colaboradores y administradores.

7.6. PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Como parte del código de ética del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM y del

empoderamiento de la organización hacia el buen gobierno corporativo, se

establecen los principios corporativos adoptados en el desarrollo de las diferentes

actividades del Fondo, así:

✓ El Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM fundamenta su actuación en el respeto a la vida y la libertad de las personas, la vigencia de los derechos humanos, la prevalencia del interés general sobre el


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particular, la responsabilidad social con el entorno, la protección del medio ambiente y el desarrollo humano sostenible.

✓ Mantenimiento de relaciones honestas, constructivas e idóneas con los Aportantes, trabajadores, proveedores, autoridades y la comunidad en general.

✓ Establecimiento como norma de conducta, en todos sus procesos y relaciones, de la transparencia, la eficiencia, eficacia, efectividad y la responsabilidad que se derive de sus decisiones.

✓ Compromiso –en el cumplimiento de sus finalidades- a brindar igualdad de oportunidades a sus aportantes, trabajadores, contratistas, proveedores y personas en general, independientemente de su condición social, nacionalidad, raza, e ideología política, así como a exigir de estos los más altos estándares de honestidad y ética.

✓ Rechazo y condena de las prácticas contrarias a la ética, la leal competencia y las buenas costumbres empresariales.

7.7. FACTORES CLAVES DEL ÉXITO

Los siguientes elementos permiten al Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM,

alcanzar los objetivos que se han trazado para ser una organización congruente, y

sobresalir a nivel del sector por su apoyo y eficiencia, creando ventajas para sus

aportantes en las distintas áreas que lo componen:

• Las necesidades del sector son el eje de la gestión organizacional del Fondo.

• Se brinda un trato humano, cálido y con actitud de servicio para la

satisfacción de las necesidades de todos sus aportantes.

• Se trabaja con oportunidad y prontitud en la atención de las necesidades y

requerimientos de todos sus aportantes.

• La Gestión Estratégica Organizacional está basada en la planeación

estratégica y se encuentra orientada por la alta dirección.

• El cuerpo directivo, administrativo y colaboradores, son profesionales

formados con valores éticos, responsabilidad y un profundo sentido de

pertenencia.

• Se cuenta con canales y medios técnicos, tecnológicos y humanos de

comunicación, tanto internos como externos, que permiten optimizar la

atención personalizada de las necesidades identificadas.

• Se trabaja en beneficio del sector y de sus aportantes.


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7.8. POLÍTICA

El Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM como entidad sin ánimo de lucro creada con el fin de beneficiar a los distribuidores minoristas de combustibles líquidos derivados del petróleo, desde la alta dirección establece los siguientes compromisos:

✓ Cumplir con los requisitos legales adscritos a la naturaleza de la organización manteniendo un proceso de identificación constante de los mismos.

✓ Realizar procesos bajo parámetros de calidad que permitan satisfacer las necesidades de sus aportantes.

✓ Desarrollar una gestión financiera ética y responsable de los recursos que ingresen al fondo.

✓ Realizar labores de acompañamiento y asesoría a todos los aportantes considerando los riesgos asociados a las actividades desarrolladas por los colaboradores y procurando la seguridad, salud y bienestar de los mismos.

✓ Enmarcar el desarrollo de todos sus procesos en un ámbito de prevención y cuidado por el ambiente.

✓ Generar continuamente escenarios de participación y formación para la actualización constante de los aportantes al Fondo.

8. DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO

Este diagnóstico le permite al Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM tener un punto de partida que refleje la situación actual de la organización dando a conocer las fortalezas y debilidades al interior de la misma, así como, las oportunidades y amenazas relacionadas con su entorno y así generar el perfil estratégico encaminado a configurar la forma y condiciones que le permitan mejorar su efectividad en cuanto al aprovechamiento de todos sus recursos.

8.1. ESTADO DEL ARTE

En Colombia, el desarrollo de la parafiscalidad, tuvo sus inicios mediante la Ley 76 de 1927 en donde se estableció un gravamen a la exportación del café destinado al fomento de la actividad cafetera, su tecnificación y comercialización; solo hasta la década de 1960 se inicia la utilización de la


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herramienta parafiscal en otros sectores productivos a través de los fondos nacionales arroceros, cacaoteros y cerealistas. El objetivo principal de los fondos parafiscales es buscar el financiamiento de programas de investigación, transferencia de tecnología, comercialización, apoyo a exportaciones y estabilización de precios en línea con los objetivos de los Planes de Desarrollo Nacionales.1

El sector agropecuario en Colombia ha visto un fuerte desarrollo en la temática de fondos parafiscales destinando los recursos obtenidos a la financiación del desarrollo sectorial, su constitución y regulación se reglamentó a través de la Ley 101 de 1993, y siendo primicia en la evolución de los fondos parafiscales se genera un marco de referencia para el desarrollo de símiles en distintos sectores productivos del país; es así como en el año de 1989, mediante la Ley 26, se crea el Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM en pro de uno de los sectores energéticos de mayor importancia en el país: la distribución minorista de combustibles líquidos derivados del petróleo. Éste fondo se consolida con pilares específicos y bajo los siguientes fines:

✓ Velar por la seguridad física y social de sus aportantes; ✓ Realizar estudios técnicos sobre el mercado, administración y

rentabilidad de la distribución de los derivados del petróleo; ✓ Realizar programas sobre aseguramiento y prevención de riesgos

de la actividad de distribución minorista; ✓ Prestar asistencia financiera, educativa, técnica y administrativa en

los establecimientos de distribución del petróleo y sus derivados; y, ✓ Dar apoyo a los aportantes para la dotación y adecuación de sus

establecimientos a fin de que cumplan con el servicio público de manera eficiente.

La legislación colombiana ha venido reglamentando el funcionamiento de los fondos parafiscales, así como su vigilancia y control la cual es realizada por la Contraloría General de la República ejerciendo su función de supervisión frente a la inversión y decisiones tomadas sobre los recursos de carácter público del Fondo. En el contexto histórico colombiano los fondos parafiscales han contribuido a la evolución progresiva de cada sector coadyuvando a los avances productivos y haciendo más competitivos los sectores frente a los continuos cambios globales, constituyéndose entonces como una herramienta de crecimiento regional.


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”Soldicom” 2017 - 2019

ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO

Profesionales área ambiental X X

Profesionales área HSE X X

Profesionales área jurídica X X

Profesionales área formación X X

Profesionales área económica X X

Competencia X X

Formación X X

Experiencia X X

Grado de motivación X X

Nivel de satisfacción X X

Sistema de remuneración X X

Compensación X X

Clima organizacional X X

Estabilidad laboral X X

Nivel de conflicto X X

Sistema de capacitación X X

Comunicación X X

Cantidad y calidad del espacio X X

Cantidad y calidad del mobiliario X X

Cantidad y calidad de los equipos X X

Mantenimiento X X

Seguridad X X

Limpieza X X

Sistema contable X X

Flexibilidad en el manejo de recursos X X

Estructura de costos y gastos X X

Distribución del ingreso X X

Material de aoyo X X

Formación para los colaboradores

(modalidades virtuales)X X

Equipos X X

Material audio visual X X

Toma de decisiones X X

Sistema de planeación X X

Sistema de evaluación y control X

Sistema de información X X

Grado de cumplimiento X X

Reputación X X

Calidad X X

Imagen X X

Satisfacción de los colaboradores X X

Físico

Financiero y Presupuestal

Tecnológico

Gerencial

Sustantivos

MATRIZ PCI

RECURSOS FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO

Humano

8.2. PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA

El diagnóstico estratégico del Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, requiere de un análisis interno en donde se puedan identificar las falencias y fortalezas principales de la organización, de tal forma que se permita potenciar y minimizar cada una de ellas respectivamente, a través de la formulación de estrategias. En la siguiente matriz, se identifican los recursos internos disponibles y se da una valoración cualitativa de alto, medio o bajo según corresponda cada recurso. Para llegar a los recursos relacionados en la matriz se aplicó, al equipo de profesionales nivel central del Fondo, una batería de encuestas las cuales se presentan en el Anexo 2 del presente documento.


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Competencia X X

Formación X X

Experiencia X X




Compensación X X





Comunicación X X




Mantenimiento X X

Seguridad X X

Limpieza X X








Equipos X X







Reputación X X

Calidad X X

Imagen X X


Físico


Tecnológico

Gerencial

Sustantivos

MATRIZ PCI


Humano







Competencia X X

Formación X X

Experiencia X X




Compensación X X





Comunicación X X




Mantenimiento X X

Seguridad X X

Limpieza X X








Equipos X X







Reputación X X

Calidad X X

Imagen X X


Físico


Tecnológico

Gerencial

Sustantivos

MATRIZ PCI


Humano

Fuente: Autores

CONCLUSIONES DEL PCI (PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA)

RECURSO HUMANO

Como resultado de las apreciaciones hechas al recurso humano se evidencia que

el Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM, cuenta con excelentes profesionales

en el área Ambiental, Jurídica, Económica, de Formación y el último creado de HSE

(Health, Safety and Environment), demostrando que tiene fortalezas en estos

campos y que el impacto sobre los aportantes es alto permitiendo un desarrollo

continuo y progresivo en línea con los cambios del sector.

Los aspectos por mejorar respecto del recurso humano son el grado de motivación,

el clima organizacional, la comunicación interna y los niveles de conflicto

detectándose como debilidades de la organización.


2017 - 2019

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”Soldicom” 2017 - 2019

RECURSO FÍSICO

En cuanto a este recurso la organización ha demostrado que la cantidad y calidad

de espacio es adecuada para brindar estabilidad ocupacional a sus trabajadores y

aportantes; que sus puestos de trabajo se valoran como una fortaleza alta y que el

orden y limpieza permiten generar un entorno adecuado laboralmente que como

consecuencia genera un impacto positivo sobre el recurso humano.

RECURSO FINANCIERO Y PRESUPUESTAL

El recurso financiero tiene grandes virtudes como lo es el sistema contable y

presupuestal, además se encuentran dentro de las fortalezas una estructura de

costos planificada, así como un sistema de ingresos constante generando un alto

impacto positivo sobre el Fondo.

RECURSO TECNOLÓGICO

Dentro de los recursos tecnológicos que tiene un impacto alto sobre la organización

encontramos, que cuentan con suficiente material de apoyo, y con los equipos

tecnológicos necesarios que permiten el desarrollo laboral adecuado por cada uno

de los miembros del equipo humano. La única debilidad encontrada frente al recurso

es la poca formación tecnológica para sus colaboradores.

RECURSO DE PROCESO GERENCIAL

La toma de decisiones, el sistema de planeación y el sistema de evaluación y control

representan una debilidad media que generan un alto impacto sobre la organización,

y que requieren medidas de mejora que permitan optimizar la eficiencia en la gestión

del Fondo. Sin embargo, se califica un alto grado de cumplimiento de actividades

constituyéndose esta variable como una fortaleza para la organización.

RECURSOS SUSTANTIVOS.

Los recursos sustantivos para el fondo son de gran importancia ya que, permite

tener una introspección de la organización, generando una perspectiva sobre cómo

está siendo reflejado actualmente el Fondo, es así, que se tiene como fortaleza en

un grado medio la imagen y reputación de la entidad pero, se presenta una debilidad

en la satisfacción general de los colaboradores frente al funcionamiento interno de

la misma.


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Presupuesto institucional X X

Determinación de prioridades del gasto X X

Sueldos y salarios X X

Saturación del mercado de las

estaciones de servicioX X

Destinación de los recursos X X

Consulta previa de las políticas en

materia de distribución minorista de

combustibles

X X

Convenios interinstitucionles X X

Disposiciones legales (desconocimiento

de la normatividad)X X

Actualización contiua en la normatividad

del sectorX X

Incertidumbre jurídica X X

Responsabilidades contractuales sobre

los distribuidores minoristasX X

Creación colectiva de normatividad para

el sectorX X

Cambios tecnológicos X X

Tecnología en el sector de la distribución

minoristaX X

Cambios en las regulaciones técnicas

para ingreso de tecnologías limpias

(mezclas de combustibles)

X X

Escenarios de participación de los

aportantesX X

Medios de comunicación asertiva con los

aportantesX X

Presentación de proyectos a través de

las asociaciones gremialesX X

Utilización de los recursos del Fondo por

parte de los aportantesX X

Desarrollo de negocios en áreas de

conveniencia de las estaciones de

servicio

X X

Diversificación en la oferta de productos

por las Estaciones de ServicioX X

Calidad en servicio X X

Estructura orgánica del Fondo X X

Liderazgo X X

Profesionales con conocimiento

especializado en el sectorX X

Servicios a los aportantes X X


Líneas de comunicación con los

aportantesX X

Sentido de pertenencia por los

aportantesX X

Cohesión y unidad gremial X X

Política - Legal

Tecnológico

Posicionamiento

Organizacional

OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO

MATRIZ POAM

RECURSOS

Económico y Financiero

8.3. PERFIL DE OPORTUNIDADES Y AMENAZAS EN EL MEDIO (POAM)

Con el fin de enfrentar de manera eficaz y eficiente la dinamización actual de los sectores productivos, los cambios en las regulaciones y en el funcionamiento interno propio de las organizaciones, el Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM a través de un análisis externo de oportunidades y amenazas identifica los elementos que pueden llegar a ser nocivos en su estructura, así como aquellos aprovechables para la mejora continua de la entidad.

• Metodología de Análisis:

A partir de la información obtenida de los resultados del censo de caracterización y de las encuestas de satisfacción presentes en las actas de servicio de los asesores regionales, se realiza una valoración cualitativa de los recursos externos compilada en la siguiente matriz que genera la identificación de oportunidades y amenazas de la organización:


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combustibles

X X





del sectorX X





el sectorX X



minoristaX X




X X


aportantesX X


aportantesX X







servicio

X X





Liderazgo X X






aportantesX X


aportantesX X


Política - Legal

Tecnológico

Posicionamiento

Organizacional


MATRIZ POAM

RECURSOS











combustibles

X X





del sectorX X





el sectorX X



minoristaX X




X X


aportantesX X


aportantesX X







servicio

X X





Liderazgo X X






aportantesX X


aportantesX X


Política - Legal

Tecnológico

Posicionamiento

Organizacional


MATRIZ POAM

RECURSOS


Fuente: Autores


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CONCLUSIONES DEL POAM

RECURSO ECONÓMICO – FINANCIERO

Dentro del análisis del Perfil de Oportunidades y Amenazas del Medio se concluye

que el Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM presenta una ventaja en la

obtención de los recursos ya que, permiten generar proyectos y estudios en pro del

beneficio de los distribuidores minoristas de combustibles en donde se puedan

reconocer las dinámicas del sector. Así mismo, la destinación de los recursos se

realiza de manera priorizada y acorde a las necesidades identificadas en el sector

de la distribución minorista buscando proyectos que generen la optimización de los

mismos realizando la designación a todos los beneficiarios del Fondo.

Como amenazas en este recurso se detectan procesos de competencia desleal que

conllevan a una desagregación del sector.

RECURSO POLÍTICO – LEGAL

La falta de articulación con las entidades estatales para la consolidación de políticas

que permitan acrecentar el sector de la distribución minorista ha generado un

desconocimiento en las actualizaciones normativas propias del sector dando como

consecuencia la aplicación de sanciones y multas pecuniarias e incluso cese de

actividades a algunos aportantes; adicionalmente, las responsabilidades

contractuales a las que se adscriben los distribuidores minoristas con sus empresas

mayoristas generan limitaciones comerciales que pueden desencadenar en menor

oportunidad de rentabilidad. Sin embargo, la posibilidad de suscribir convenios

comerciales con entidades de productos alineados al sector genera una oportunidad

para la diversificación y ampliación de la actividad en los mismos establecimientos

comerciales, así mismo, a pesar de la falta de comunicación con los entes estatales

la constante actualización legal llega a ser una oportunidad para generar mesas de

trabajo interinstitucionales que incentiven a los aportantes a participar de la

construcción de políticas y regulaciones del sector.

RECURSO TECNOLÓGICO

Los constantes cambios tecnológicos a nivel global permiten generar una

oportunidad a todos los sectores para obtener acceso a la información y generar

innovación en los procesos; en este contexto, el Fondo de Protección Solidaria -

SOLDICOM encuentra como una oportunidad el acceso a nuevas tecnología que


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”Soldicom” 2017 - 2019

faciliten los procesos para los distribuidores minoristas; sin embargo, la creciente

innovación en materia de mezclas con biocombustibles ha generado una amenaza

en cuanto a la incertidumbre en las regulaciones en esta materia así como por la

falta de estudios técnicos que garanticen la fiabilidad de los productos ofertados por

las estaciones de servicio generando desconfianza en los consumidores finales y

gastos operativos adicionales para la adopción de este tipo de elementos y de los

nuevos reglamentos técnicos aplicables al sector.

POSICIONAMIENTO

El Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM presenta como oportunidades

asertivas la creación de escenarios de participación para los aportantes en donde

se permita una actividad democrática para la elección de los respectivos

representantes del Fondo así como también para que se generen espacios en

donde se dé a conocer la utilización de los recursos y la ejecución de proyectos;

igualmente, la unificación de criterios en la presentación de proyectos permite que

se aproveche desde el Fondo la cohesión de las distintas agremiaciones quienes

aportan desde sus regiones las necesidades por satisfacer en el sector. En suma,

todos los elementos referidos al posicionamiento son para el Fondo oportunidades

de optimización de sus actividades en los servicios prestados a los aportantes, así

se destaca también el empoderar a los distribuidores minoristas en la prestación de

servicio de calidad en sus establecimientos, el desarrollo de negocios adicionales

para aprovechar sus espacios y la diversificación en la oferta de productos y

servicios en cada estación.

RECURSO ORGANIZACIONAL

En el análisis de este recurso en el Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM

arroja puntos de amenaza como lo son las líneas de comunicación con los

aportantes, el sentido de pertenencia de los mismos y la cohesión y unidad sectorial;

así mismo, se presentan oportunidades frente a la disponibilidad de profesionales

con conocimientos en el sector que como colaboradores permiten brindar los

servicios y beneficios a los aportantes en las distintas regiones del país a través de

un liderazgo óptimo y eficiente que generan decisiones asertivas para el Fondo.


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VARIABLES

Saturación del mercado de las Estaciones de Servicio

Falta de consulta previa para la construcción de regulaciones y normativas asociadas al sector

Desconocimiento de los requisitos legales aplicables

Incertidumbre jurídica frente a la interpretación de las normas

Responsabilidades contractuales unilaterales para el sector

Cambios en las regulaciones técnicas para el ingreso de nuevas tecnoogías (incremento de costos

operacionales)

Líneas de comunicación poco eficientes con los aportantes

Falta de sentido de pertenencia por el Fondo

Falta de cohesión gremial

8.4. ANÁLISIS DOFA – ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD

La matriz DOFA es una herramienta de análisis que permite examinar a partir de un

diagnóstico las amenazas y oportunidades generadas por el medio externo de la

organización, así como las fortalezas y debilidades que se presenten a nivel interno

de la entidad; se busca con este análisis generar las estrategias que permitan al

Fondo de Protección Solidaria -SOLDICOM potenciar sus fortalezas y

oportunidades y minimizar sus debilidades y amenazas.

AMENAZAS

DEBILIDADES

DEBILIDADES

VARIABLES

Mejora en los sistemas de capacitación para los colaboradores

Falencias en la comunicación interna

Debilidades en la toma de decisiones

Falencias en los sistemas de planeación

Falta de sistemas eficientes de evaluación y control interno

Reputación por malas administraciones pasadas


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VARIABLES

Presupuesto institucional permanente

Determinación de prioridades de gasto para optimización de recursos

Pagos de sueldos y salarios en medidas proporcional

Destinación adecuada de los recursos en función del beneficio de los aportantes

Posibles convenios interinstitucionales para obtener apoyo de entidades estatales y beneficios

comerciales

Creación colectiva de la normatividad sectorial

Tecnología para el sector de la distribución minorista

Escenarios de participación democrática de los aportantes

Medios de comunicación para con los aportantes

Presentación de proyectos a través de las asociaciones gremiales mediante unificación de criterios

e identificación de necesidades comunes

Desarrollo de negocios alternativos en los establecimientos de las estaciones de servicio

Diversificación en la oferta de productos y servicios de los distribuidores minoristas

Estructura orgánica jerárquica del Fondo

Disponibilidad de profesionales con conocimientos específicos en el sector

Toma de decisiones asertivas y eficientes

Liderazgo en la administración y utilización de los recursos así como en la ejecución de los

programas establecidos

VARIABLES

Áreas de dirección de cada uno de los departamentos

Competencias laborales

Formación profesional del recurso humano

Experiencia adquirida y fortalecida

Grado de motivación laboral

Alto nivel de satisfacción laboral

Buen sistema de remuneración laboral

Compensación a cambio de trabajo ético y responsable

Clima organizacional adecuado para llevar a cabo los objetivos

Empleo estable por la entrega y responsabilidad del recurso humano

Calidad y cantidad del espacio adecuado para el desempeño de las funciones por parte de los

colaboradores

Mantenimiento, limpieza y buena organización en el ámbito laboral

Adecuado sistema contable

Estructura de costos acertada y bien administrada

Buen manejo a la distribución de ingresos

Material de formación y de apoyo adecuado así como equipos tecnológicos afines

Sistemas de información adecuados

Optimización del grado de cumplimiento

Imagen y calidad del Fondo

Interés sobre la satisfacción y accesibilidad de los aportantes

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS


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MISIÓN

• Gestión Estratégica Organizacional

• Gestión Talento Humano

VISIÓN

• Beneficios para los aportantes

OBJETIVOS CORPORATIVOS

• Responsabilidad Social Empresarial

9. PILARES ESTRATÉGICOS

El lineamiento estratégico permite aunar todos los esfuerzos del Fondo de

Protección Solidaria SOLDICOM para lograr el cumplimiento de la misión y los

objetivos corporativos, guiando la organización hacia la visión proyectada en torno

a otorgar los beneficios a todos los aportantes del país siendo transversales a los

principios de ética y buen gobierno corporativo. En este contexto, se configuran los

siguientes pilares estratégicos los cuales se desarrollarán a través de programas y

se medirán sus resultados mediante los respectivos indicadores de gestión:

• Gestión Estratégica Organizacional

• Beneficios para los aportantes

• Gestión del Talento Humano

• Responsabilidad Social Empresarial


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10. FORMULACIÓN ESTRATÉGICA

GESTIÓN ESTRATÉGICA ORGANIZACIONAL

NOMBRE DE LA ESTRATEGIA RESPONSABLE

Elaborar proyectos de investigación y asesoría técnica ambiental.

Área Ambiental

Elaborar proyectos de formación para los aportantes en actualización jurídica, ambiental, económica y en cualquier temática de interés para el sector.

Área Formación

Elaborar proyectos de investigación técnica y económica para el sector.

Área Económica

Elaborar proyectos de investigación en seguridad y salud en el trabajo.

Área HSE

Elaborar proyectos de investigación y actualización jurídica.

Área Jurídica

Suscribir convenios interinstitucionales y alianzas estratégicas con entidades públicas, solidarias y comerciales en pro del beneficio de los distribuidores minoristas.

Junta Directiva y Administrador del

Fondo

Establecer un plan de medios institucional. Administrador del

Fondo

Diseño de un programa de bienestar laboral que incluya temas de salud, seguridad, clima organizacional acorde a la composición socio demográfica de los colaboradores.

Área HSE

Mantener el área HSE para la atención de asesorías en tópicos de seguridad industrial a los aportantes.

Junta Directiva – Administrador del

Fondo


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BENEFICIOS A LOS APORTANTES


Generar respuestas oportunas y eficientes a través de la formulación de procesos de gestión.

Áreas del Fondo

Utilizar todos los medios de difusión masiva disponibles para informar a los aportantes sobre los avances y proyectos del Fondo, aprovechando el acceso a recursos tecnológicos.

Administrador y Áreas del Fondo

Implementar estudios en conjunto con las asociaciones gremiales sobre las preferencias y necesidades de los aportantes.


Realizar campañas de publicidad y promoción de los proyectos y beneficios ofertados por el Fondo, a través de medios virtuales y personalizados.


Realizar continuamente los proyectos de formación para los distribuidores minoristas, procurando el llegar a toda la cobertura Nacional, siguiendo las estrategias formuladas en el anexo 1 del presente plan.

Área de Formación

Mantener la presencia de los asesores regionales para la atención de solicitudes de los distribuidores minoristas.

Área Ambiental

Generar proyectos de formación y actualización continua para directivos y colaboradores en sus áreas de conocimiento y en habilidades empresariales y gerenciales.

Junta Directiva


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GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO


Establecer indicadores de desempeño y gestión del talento humano.

Administrador del Fondo

Establecer una cultura organizacional proactiva a través de comités participativos, centros de calidad de procesos, mesas de trabajo, entre otros.


Medición del clima organizacional del Fondo y diseño de actividades para su mejoramiento.

Administrador del Fon y Supervisor HSE

RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL


Generación de políticas sobre responsabilidad social empresarial y valores agregados en la prestación de servicios.


Promover la participación en los escenarios de toma de decisiones y rendición de cuentas del Fondo. (Asambleas Generales).

Administrador del Fondo y Junta

Directiva

Implementar y mantener controles de cobertura, impacto y calidad desde cada una de las áreas.

Áreas del Fondo


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11. DIFUSIÓN ESTRATÉGICA

Previo a su ejecución, es fundamental que el Plan Estratégico Organizacional del

Fondo de Protección Solidaria SOLDICOM tenga impacto sobre las diferentes áreas

de la organización, que sea claro su conocimiento para realizar la socialización y

desarrollo del plan, y como estrategia de reconocimiento del Fondo, el cual tiene los

siguientes objetivos:

• Consolidar el proceso de comunicación interna del Fondo

• Estimular el compromiso de los miembros de asamblea, directivos,

colaboradores y aportantes.

• Facilitar y estimular el trabajo en equipo.

• Facilitar la medición de resultados con base en índices de gestión a partir del

conocimiento del Plan.

• Guiar un desempeño profesional y ético.

• Evaluar la retroalimentación y la monitoria del Plan.

Protegiendo igualmente la información confidencial, la organización debe conocer

su capacidad operativa para saber las dificultades y poder definir la profundidad de

la divulgación y el modo de hacerlo, así como la información que debe llegar a cada

nivel de la organización de forma suficiente y necesaria para el desempeño eficiente

y comprometido de sus responsables, que al final sea percibido por los aportantes

como una fuente de liderazgo y respaldo sectorial.

Por ello el Fondo de Protección Solidaria – SOLDICOM, ha determinado los

siguientes canales y medios para comunicar su Plan Estratégico Organizacional

2017-2019.

• Socialización de Plan ante los Órganos de Administración y Control.

• Presentación formal de Plan Estratégico a los delegados a la Asamblea.

• Socialización del Plan a las áreas del Fondo.

• Seguimiento y difusión de avances del Plan en Juntas Directivas mensual.

• Publicación del Plan Estratégico Organizacional como herramienta de

gestión.


2017 - 2019

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”Soldicom” 2017 - 2019

• Material documentado sobre el eje principal y Direccionamiento Estratégico

del Fondo.

• Difusión a través de la página web del Fondo y del Administrador.

• Socialización de información a través del correo corporativo a todos los

colaboradores.

• Publicación Anual del Balance de resultados del Plan.

12. INDICADORES DE GESTIÓN

Se define un indicador como la relación entre las variables cuantitativas o

cualitativas, que sirve como herramienta para el mejoramiento continuo permitiendo

observar las tendencias de cambio generadas en la gestión de toma de decisiones,

respecto de los objetivos y metas previstas e influencias esperadas.

Estos indicadores pueden ser valores, unidades, índices, series estadísticas, etc.

Indicadores de Eficiencia: La eficiencia es la maximización de los recursos

empleados para llevar a cabo un trabajo, relacionado con la capacidad, actitud y

destreza. Los objetivos de este tipo de indicador son:

• Establecer el nivel óptimo en la utilización de los recursos para el logro de

Objetivos previstos y antes planteados en la organización.

• Determinar si la cobertura alcanzada logró las metas planeadas al mínimo

Costo y en el tiempo adecuado.

Indicadores de Eficacia: La eficacia es la capacidad o acierto en la consecución

de objetivos para producir resultados que guarden relación con las metas en un

periodo determinado. Este tipo de indicador cumple con los siguientes objetivos:

• Verificar el cumplimiento y/o desviación de las metas, planes y programas

preestablecidos en el Fondo.

• Medir el grado de cumplimiento de los objetivos en el modelo de operación.

• Medir el grado de satisfacción de los aportantes.

• Mantenimiento del sistema interno y tiempo para adaptación.


2017 - 2019

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”Soldicom” 2017 - 2019

• Evaluar si las actividades previstas se realizaron oportunamente, cumpliendo

con el tiempo programado según cronograma.

• Cuantificar el grado de amplitud con el cual se cumplieron las metas.

• Evaluar la calidad de las metas versus lo conseguido por la organización.

Indicadores de Efectividad: Relaciona las características de los servicios

ofrecidos en términos de calidad y cumplimiento de acuerdo con la aceptación por

parte de los aportantes, evaluando la utilidad de los resultados en función de los

intereses de la organización.

Se clasifica de acuerdo a los sistemas de recepción de sugerencias, quejas o

reclamos. Se expresan como buena, regular o mala calidad, que permiten conocer

las fortalezas, debilidades y oportunidades frente al contenido de dichos sistemas

obteniendo resultados definidos que miden la calidad.

• Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador

• Umbral: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener

• Rango de Gestión: Es el espacio comprendido entre los valores mínimo y

Máximo que el indicador puede tomar.

Este proceso consiste en establecer medidores para cada indicador, un rango de

comportamiento que permita hacerle el seguimiento y evaluación, teniendo en

cuenta que es muy difícil que dos variables tengan el mismo comportamiento.


2017 - 2019

Código: PE-01


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”Soldicom” 2017 - 2019

13. DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES

TIPO DE INDICADOR

CÁLCULO COMPONENTES PERIODICIDAD RESPONSABLE

Cultura de la Calidad

# solicitudes resueltas / # solicitudes tramitadas

# de aportantes satisfechos / # de aportantes

encuestados

Informes de gestión

Sistema de encuestas

externo

Trimestral

Semestral

Áreas del Fondo

Gestión del Talento Humano

∑puntajes de desempeño / # de colaboradores

Horas de entrenamiento ejecutadas / Horas de

entrenamiento proyectadas

Evaluaciones de desempeño

Soportes de capacitaciones,

actualizaciones y formación al

personal

Anual

Semestral


Solidez Financiera

Patrimonio / Total Pasivo

Activo corriente / Pasivo corriente

Excedentes / Patrimonio

Balance contable

Estados de situación financiera

Mensual Área contable

Satisfacción de

necesidades

(# de asociados que participan en actividades / # de participantes potenciales)

* 100

Listados de asistencia

Anual Administrador del

Fondo

Gestión Área de

Formación

# Asistentes / # Asistentes proyectados (por acción de

formación o proyecto)

# EDS participantes / # EDS proyectadas (por acción de

formación o proyecto)

# acciones de formación ejecutadas/ # acciones de formación programadas

Listados de asistencia

Programas de acciones de formación

Mensual Subdirección de

Formación

Gestión Área Ambiental

# de visitas realizadas / # de visitas programadas

(# de seguimientos ejecutados / # seguimientos

planeados) * 100

Actas de servicio asesores

regionales Mensual

Subdirección Ambiental


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”Soldicom” 2017 - 2019

TIPO DE INDICADOR


(# de informes revisados / # de informes presentados) *

100

(# planes de visita revisados / # de planes presentados) *

100

Gestión Área Económica

Tiempo de ejecución del contratista de proyectos /

Tiempo de ejecución contractual

Requerimientos respondidos / requerimientos realizados

No de publicaciones realizadas

Avances de los proyectos del

área Mensual Área Económica

Gestión Área HSE

(# visitas realizadas / # visitas programadas) * 100

(# accidentes reportados / # trabajadores) * 100

(# hallazgos identificados en el cumplimiento de

estándares / # hallazgos cumplidos) * 100

(# planes de mejora realizados / # planes de

mejora programados) * 100

(# planes anuales formulados / # planes

anuales programados) * EDS * mes

Actas de servicio



Mensual

Anual

Área HSE

Gestión Área Jurídica

(# asesorías solicitadas / # asesorías realizadas) * 100

(# conceptos jurídicos emitidos/ # conceptos

jurídicos solicitados) * 100

(# derechos de petición respondidos / # derechos de

petición solicitados) * 100

(# contratos realizados / # contratos solicitados) * 100


Mensual Área Jurídica


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”Soldicom” 2017 - 2019

TIPO DE INDICADOR


Red Logística

# Convenios / # Convenios proyectados

Convenios interinstitucionale

s Semestral

Junta Directiva y Administrador del

Fondo

Divulgación Utilización medios de comunicación / Total de

medios

Medios de comunicación

Trimestral Administrador del

Fondo

Control de la Gestión

# de proyectos cumplidas / # proyectos propuestas

# total de indicadores que cumplieron la meta / total de

indicadores

Presupuesto ejecutado / Presupuesto aprobado

# políticas diseñadas / # políticas anteriores

Programas de acción

Análisis de indicadores

Presupuestos

Políticas

Anual

Mensual

Mensual

Anual


Responsabilidad Social

Empresarial

# reuniones realizadas con entes externos / # reuniones

programadas

# Proyectos viables / # proyectos totales

Acta de reunión

Formulación de proyectos

Mensual Administrador y Áreas del Fondo

Los indicadores propuestos en este capítulo tienen una meta de cumplimiento del

80%.

14. MONITORIA ESTRATÉGICA

Los objetivos fundamentales de un proceso de Planeación Estratégica son la creación y desarrollo de una manera de pensar alineada estratégicamente, el proceso de vigilar las actividades con el fin de asegurarse que se estén haciendo de acuerdo a los planes, además de conocer la importancia del sistema de control de la organización que facilite una gestión empresarial dinámica, innovadora, proactiva y anticipativa al entorno en que se desempeña el Fondo. La función de control incluye monitoria permanente en la ejecución de las acciones realizadas con la finalidad de garantizar que las operaciones reales concuerden con las operaciones planeadas, y que permita realizar un ajuste oportuno del Plan Estratégico Organizacional a medida que se alcanzan los objetivos u ocurren cambios que lo requieran actualizar. Por ello se presenta un sistema de seguimiento y monitoria que permita conocer las fallas del proceso, detectarlas a tiempo y que el proceso se corrija para eliminar


2017 - 2019

Código: PE-01


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errores con base en los índices de gestión, a su vez se debe medir periódicamente la ejecución del plan y anticipar los ajustes que este requiera, con el fin de adaptarse en forma oportuna y anticipada a los cambios y desafíos que le genera el entorno.

Niveles de monitoria del Fondo de Protección Solidaria – SOLDICOM.

• Monitoreo Estratégico: Actividad gerencial diseñada para dar Información continua, oportuna y de calidad, verificar el progreso en la provisión de servicios e Identificar problemas oportunamente, y sugerir posibles soluciones; se encuentra en manos de la junta directiva y del administrador del Fondo.

• Monitoreo Funcional: Este seguimiento estará a cargo de la junta directiva, y del administrador del Fondo, consistirá en evaluar que se estén llevando a cabo las estrategias en línea con los fines y principios de la organización.

• Monitoreo Operativo: Este deberá ser realizado por los encargados de cada proceso, según el área de pertenencia, cada responsable medirá los indicadores de sus actividades y presentará su gestión a través de los informes mensuales.

Requisitos para lograr los objetivos:

1. Programación previa de las reuniones. 2. Monitoria Estratégica semestralmente 3. Monitoria Funcional semestralmente 4. Monitoria Operativa mensualmente 5. Elaboración previa de documentos e informes. 6. Tener en cuenta los procedimientos documentados en manuales de políticas

y formas. 7. Análisis sobre hechos y datos vigentes y confiables. 8. Evaluación entorno del cumplimiento de los indicadores de gestión

determinados. 9. Motivación a la aplicación de disciplina, persistencia y constancia. 10. Determinación de las limitaciones de cumplimiento y las estrategias para

afrontarlas.

Se designa al Administrador del Fondo para hacer la respectiva implementación, monitoreo y seguimiento del plan estratégico y de sus indicadores, generando una compilación mensual de los resultados y haciendo las mediciones en las frecuencias establecidas para cada índice. Así mismo, será el encargado de elaborar un informe anual de resultados en donde se incluyan las evaluaciones y modificaciones realizadas a las estrategias del plan, el cual debe socializarse, publicarse y mantenerse disponible para la revisión de partes interesadas.


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ANEXO 1: ESTRATEGIAS PARA ATENDER EDS NO AGREMIADAS O DE DIFÍCIL ACCESO

ESTRATEGIAS GENERALES PARA ATENCIÓN POR PARTE DEL FONDO

SOLDICOM A ESTACIONES DE SERVICIOS NO AGREMIADAS O DE DIFICIL

ACCESO

1. Se deberá tener en cuenta en cualquier acción del fondo el principio fundamental de la solidaridad, en el cual todos los proyectos realizados por el fondo contemplan el mejoramiento de todas las estaciones de servicio sin discriminación por condición de agremiación o no, y como el mismo significado de la palabra solidaridad lo indica se establece la base fundamental de beneficiar a las regiones apartadas o EDS mayormente afectadas.

2. La subdirección Ambiental deberá fijar a partir del primero de enero del

año 2017 a los asesores ambientales en sus asesorías en el área de

influencia que deben contemplar por lo menos un 30 % de atención a

EDS no afiliadas a algún gremio.

Alcance: El procedimiento para llegar a las EDS no afiliadas será plasmado por

medio de los formatos e indicadores de gestión establecidos en el manual operativo

y las indicaciones que se den por medio de la subdirección.

3. La subdirección de Formación deberá implementar los documentos

necesarios para que las convocatorias en las diferentes acciones de

formación sean entregadas a estaciones de servicio no afiliadas a

gremio alguno.

Alcance: El procedimiento para llegar a las EDS no afiliadas será plasmado por

medio de los formatos e indicadores de gestión establecidos en el manual operativo

y las indicaciones que se den por medio de la subdirección.

4. El administrador del fondo deberá implementar una estrategia

comunicacional definida, la cual contemple la publicación de las

actividades, documentos y resultados de los proyectos ejecutados por

el fondo en medios electrónicos como la página Web del fondo y envío

de correos. Por otro lado, las convocatorias deberán ser presentadas

tanto en medios electrónicos, impresos y mensajería física.


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ANEXO 2: ENCUESTAS CLIMA ORGANIZACIONAL Y CONSTRUCCIÓN MISIÓN Y VISIÓN

FONDO DE PROTECCIÓN SOLIDARIA SOLDICOM

ENCUESTA PERFIL DE CAPACIDAD INTERNA

El objetivo de esta encuesta es encontrar áreas de mejora en el funcionamiento del Fondo de Protección Solidaria Soldicom y en la satisfacción de los profesionales que la componen.

* Este estudio es de carácter confidencial. La información recogida no será analizada de forma individual sino agregada, con fines estadísticos.

SECCIÓN I

Variable Nunca A veces Siempre

1 Existe un buen ambiente de trabajo

2 Cuento con la colaboración de mis compañeros de trabajo

3 Cuento con la colaboración de las personas de otras áreas

4 Existe comunicación con mis compañeros de trabajo

5 Existe comunicación fluida con la alta dirección

6 Tengo disponible la información sobre los proyectos del Fondo

7 Me alcanza el tiempo para completar mi trabajo

8 La Junta directiva se preocupa por mantener elevado el nivel de motivación del personal

9 La comunicación sobre los resultados y marcha del Fondo es clara y transparente

10 Recibo frecuentemente comunicados internos

11 Los comunicados internos contienen información útil

12 La comunicación interna en el Fondo es una actividad planificada

13 Siento apoyo de mis jefes cuando me encuentro en dificultades

14 Me siento respaldado por mis jefes directos


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15 El Fondo Soldicom cumple con las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo

16 Las condiciones de espacio me permiten desempeñar mi trabajo con normalidad

17 Las condiciones de ruido me permiten desempeñar mi trabajo con normalidad

18 Las condiciones de iluminación me permiten desempeñar mi trabajo con normalidad

19 Las condiciones de iluminación me permiten desempeñar mi trabajo con normalidad

20 Las áreas de trabajo y comunes permanecen limpias y en orden

21 Me brindan la retroalimentación necesaria para reforzar mis puntos débiles

22 La junta directiva reconocen y valoran mi trabajo

23 Tengo autonomía para llevar a cabo mi trabajo

24 Las promociones internas se realizan de manera justa

25 Recibo formación para actualizar los conocimientos de mi trabajo

26 La junta directiva hacen revisión de mis informes de gestión y planes de trabajo

27 Los directivos escuchan mis opiniones y me hacen partícipe de las decisiones

28 Existe un trato justo sin ningún favoritismo

29 Mantengo una buena relación con mis superiores

30 Hablo a familiares y amigos sobre las ventajas de prestar servicios en el Fondo Soldicom

31 Mi trabajo es reconocido y valorado

32 Mis compañeros de trabajo actúan con respeto y de manera ética

33 Mis superiores actúan con respeto y de manera ética

34 Recibo información sobre los elementos que componen mi salario


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SECCIÓN II

Variable SI NO

35 Actualmente estoy satisfecho con mi trabajo en el Fondo

36 Recomiendo el Fondo Soldicom como un lugar donde trabajar

37 Considero que el Fondo Soldicom me brinda estabilidad laboral

38 Si me ofrecieran otro empleo a igualdad de sueldo y condiciones me quedaría en el Fondo

39 Conozco el código de ética y buen gobierno corporativo

40 El Fondo cuenta con planes específicos destinados a mejorar mi trabajo

41 El Fondo otorga buenos y equitativos beneficios a los trabajadores

42 En la organización las funciones están claramente definidas

43 Las remuneraciones están al nivel de mis colegas en el mercado

44 Dispongo de materiales y recursos necesarios para realizar mi trabajo

45 Cuento con los equipos adecuados para realizar mis labores

46 Cuento con instalaciones sanitarias adecuadas

47 Me proporcionan información suficiente y adecuada para realizar bien mi trabajo

48 Creo que tengo la oportunidad de desarrollarme profesionalmente en el Fondo Soldicom

49 Tengo la posibilidad de promocionar dentro de la organización

50 En la organización se respetan las diferencias de cultura, sexo, religión…

51 La organización se preocupa por transmitir los valores, misión y objetivos


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0%

50%

100%

150%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21

No Pregunta

Encuesta Perfil Capacidad Interna Sección II

SI NO

52 El Fondo Soldicom me ofrece la oportunidad de trabajar en proyectos que suponen nuevos retos

53 Tengo claro cuáles son mis tareas y responsabilidades

54 Mi capacidad profesional está acorde a las tareas y responsabilidades asignadas

55 Estoy satisfecho con las actividades culturales, deportivas y recreativas que realiza el Fondo

GRÁFICAS Y TABULACIÓN DE RESULTADOS:

0%

0%

0%

1%

1%

1%

1%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34

NO. PREGUNTA

Encuesta Perfil Capacidad Interna Sección I

Nunca A veces Siempre


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No.

PreguntaSI NO

35 83% 17%

36 83% 17%

37 17% 83%

38 33% 67%

39 50% 50%

40 17% 83%

41 33% 67%

42 67% 33%

43 33% 67%

44 83% 17%

45 83% 17%

46 100% 0%

47 67% 33%

48 50% 50%

49 17% 83%

50 83% 17%

51 50% 50%

52 100% 0%

53 83% 17%

54 100% 0%

55 0% 100%

TABULACIÓN SECCIÓN II

No.

PreguntaNunca A veces Siempre

1 0% 33% 67%

2 0% 0% 100%

3 0% 17% 83%

4 0% 0% 100%

5 17% 50% 33%

6 0% 33% 67%

7 17% 33% 50%

8 50% 17% 33%

9 0% 67% 33%

10 17% 67% 17%

11 17% 17% 67%

12 17% 50% 33%

13 0% 67% 33%

14 33% 50% 17%

15 0% 50% 50%

16 0% 33% 67%

17 0% 17% 83%

18 0% 17% 83%

19 0% 33% 67%

20 0% 83% 17%

21 17% 33% 50%

22 33% 50% 17%

23 0% 67% 33%

24 67% 17% 17%

25 67% 17% 17%

26 0% 67% 33%

27 17% 67% 17%

28 0% 67% 33%

29 0% 50% 33%

30 17% 83% 0%

31 33% 50% 17%

32 0% 0% 100%

33 0% 50% 50%

34 0% 0% 0%

TABULACIÓN SECCIÓN I


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BIBLIOGRAFÍA

1. Sellamén G., Alexander (2013). Estado del arte sobre los fondos parafiscales

agropecuarios Criterio Libre, 11 (18), 73-112 ISSN 1900-0642.

2. Sainz de Vicuña, José María (2003). El plan estratégico en la práctica.

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2017 PLAN ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL ESTRATÉGICO FONDO DE PROTECCION... · PLAN ESTRATEGICO ORGANIZACIONAL 2017 - 2019 Código: PE-01 Vigencia: 02/06/2017 Versión: 1 Páginas: