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2º ENCONTRO DE GESTÃO ADMINISTRATIVA
COORDENADORIA DE ADMINISTRAÇÃO Centro de Gestão de Documentos
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
PARA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
NORMAS
DIRETRIZES
MÉTODOS
PROCEDIMENTOS FÁCIL ACESSO
PRESERVAÇÃO
GESTÃO
CADA
PROTOCOLO
ARQUIVO
SIC
INTEGRANTES:
POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS
INSTRUMENTOS DA GESTÃO DOCUMENTAL
22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
TABELA DE TEMPORALIDADE
SISTEMA INFORMATIZADO MANUAL DE
NORMAS E PROCEDIMENTOS
DOCUMENTOS PÚBLICOS
Centro de Gestão de Documentos
Quaisquer ações que impliquem em destruição, inutilização ou deterioração do patrimônio documental público são considerados crime contra o patrimônio cultural, com penas previstas na legislação.
Constituição Federal de 1988, artigo 216, §1º
Lei federal 9.605/1998, artigo 62, inciso II
Decreto federal 3.179/1999, artigo 49, inciso II
Código Penal, artigo 305
DECRETO Nº 60.334/2014
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS 22/10/2014
NORMAS E PROCEDIMENTOS
NORMAS São os requisitos a
serem observados no desempenho das
atividades (o que fazer?)
PROCEDIMENTOS São os atos a serem
praticados, as ações a serem implementadas para a execução das
atividades (como fazer?)
OBJETIVO DO MANUAL
PATRONIZAÇÃO DAS ROTINAS
UNIFORMIZAÇÃO DE CONCEITOS
INTEGRAÇÃO DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO
UNIFORMIZAÇÃO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL
CONTROLE DOS DOCUMENTOS
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES COM
ATRIBUIÇÃO DE PROTOCOLO
PRODUÇÃO DISTRIBUIÇÃO RECEPÇÃO
CONTROLE
DOCUMENTOS DE ARQUIVO
PRODUZIDOS
RECEBIDOS
ACUMULADOS
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS PÚBLICOS
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DOCUMENTOS PÚBLICOS SUPORTE
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
RECEBIMENTO PÚBLICO INTERNO
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
RECEBIMENTO PUBLICO EXTERNO
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
MENSAGEIROS CORREIOS
RECEBIMENTO ROTINA
ENCAMINHAR OS DOCUMENTOS (REGISTRO / DESTINATÁRIO)
RECEBER, RECUSAR OU DEVOLVER OS DOCUMENTOS
ABRIR OS DOCUMENTOS
IDENTIFICAR OS DOCUMENTOS SIGILOSOS
CONFERIR OS DOCUMENTOS E AS RELAÇÕES DE REMESSA
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
REGISTRO
É A INSERÇÃO SISTEMÁTICA E PADRONIZADA DOS DOCUMENTOS
PRODUZIDOS, RECEBIDOS OU ACUMULADOS EM SISTEMA
INFORMATIZADO.
COM O OBJETIVO DE INDICAR SUA EXISTÊNCIA OFICIAL, CONTROLAR O SEU TRÂMITE E A SUA LOCALIZAÇÃO, DESDE
A SUA PRODUÇÃO OU RECEBIMENTO ATÉ A SUA DESTINAÇÃO FINAL:
ELIMINAÇÃO OU GUARDA PERMANENTE
DOCUMENTOS PRODUZIDOS PARA SEREM JUNTADOS A DOCUMENTOS COMPOSTOS
(PROCESSO, EXPEDIENTE, DISSIÊS E
PRONTUÁRIOS) NÃO DEVERÃO RECEBER NÚMERO DE PROTOCOLO.
REGISTRO
REGISTRO
Centro de Gestão de Documentos
REGISTRO ROTINA
DISTRIBUIR OS DOCUMENTOS
ATRIBUIR NÚMERO DE REGISTRO AO DOCUMENTO
CADASTRAR O DOCUMENTO
PESQUISAR ANTECEDENTES
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
AUTUAÇÃO DE PROCESSO
Centro de Gestão de Documentos
PREVISTO NO PLANO DE
CLASSIFICAÇÃO
COMPETÊNCIA: UNIDADE COM
ATRIBUIÇÃO DE PROTOCOLO
COMPETÊNCIA: AUTORIDADES
ATÉ DIRETOR DE SERVIÇO
TRATAR DE UM ÚNICO ASSUNTO
AUTUAÇÃO
CLASSIFICAÇÃO DOCUMENTAL
22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
AUTUAÇÃO DE PROCESSO
Centro de Gestão de Documentos
AUTUAÇÃO DE DOCUMENTOS PARA
ACOMPANHAR PROCESSOS
REAUTUAÇÃO DE PROCESSOS
FORMAÇÃO DE MAIS DE UM PROCESSO SOBRE O MESMO
ASSUNTO E INTERESSADO
AUTUAÇÃO PROVISÓRIA
NÃO SERÃO PERMITIDOS
ENCAMINHAMENTO
DECISÃO
MANIFESTAÇÃO
PROCESSO
Centro de Gestão de Documentos
É UMA SEQUÊNCIA DE OPERAÇÕES TÉCNICAS QUE TEM POR FINALIDADE DAR FORMA PROCESSUAL AO CONJUNTO DE
DOCUMENTOS ACUMULADOS NO DECORRER DE UMA AÇÃO ADMINISTRATIVA
VISANDO:
TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
FOLHA LÍDER
Centro de Gestão de Documentos
NUMERAÇÃO DAS FOLHAS
Centro de Gestão de Documentos
ESPAÇOS EM BRANCO
Centro de Gestão de Documentos
CÓPIAS: autenticadas ou certificadas “Confere com o original” (Decreto nº 52.658/2008)
TRILHO PLÁSTICO - visando a preservação dos documentos (Instrução Normativa APE/SAESP nº 2/2010)
CAPA: Capa com visor não receberá numeração – A folha líder será considerada a folha nº 1.
AUTUAÇÃO DE PROCESSO
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES
Centro de Gestão de Documentos
É O PROCEDIMENTO DE DESDOBRAR DOCUMENTOS VOLUMOSOS, EM TANTOS VOLUMES QUANTOS
NECESSÁRIOS, COM O OBJETIVO DE FACILITAR O SEU MANUSEIO.
QUANTIDADE Limite de 200 folhas por volume
RESPONSABILIDADE Unidades com atribuição de protocolo
QUAIS: Documentos pertencentes ao próprio órgão/entidade
OBSERVAÇÃO OS VOLUMES DEVEM TRAMITAR JUNTOS
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES
Centro de Gestão de Documentos
TERMO DE ENCERRAMENTO DE
VOLUME FOLHA LIDER TERMO DE ABERTURA
DE VOLUME
Centro de Gestão de Documentos
ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES
TRAMITAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
TRAMITAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
COM CAPA OU FOLHA LÍDER DILACERADAS
FOLHAS SEM NUMERAÇÃO E RIBRICA
FOLHAS SEM INUTILIZAR OS ESPAÇO EM BRANCO
SEM ENCAMINHAMENTO (DESPACHO/INFORMAÇÃO)
VOLUMES COM MAIS DE 200 FOLHAS
DESACOMPANHADO DE TODOS OS SEUS VOLUME
SEM TRAMITAÇÃO
NÃO PODERÃO TRAMITAR, PROCESSOS:
TRAMITAÇÃO ROTINA
TRAMITAR O DOCUMENTO
EMITIR RELAÇÃO DE REMESSA
CONFERIR A NUMERAÇÃO DE FOLHAS E A INUTILIZAÇÃO DE
ESPAÇOS EM BRANCO
CONFERIR O DESPACHO / INSTRUÇÃO
ROTINA NA UNIDADE EMISSORA
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ATESTAR O RECEBIMENTO DO DOCUMENTO
CONFERIR O DOCUMENTO E SUA RESPECTIVA RELAÇÃO
DE REMESSA
ROTINA NA UNIDADE RECEPTORA
O RECEBIMENTO NO SISTEMA INFORMATIZADO DEVE SER
REALIZADO NO ATO DO RECEBIMENTO DO DOCUMENTO
EXPEDIÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
EXPEDIÇÃO
EXPEDIÇÃO ROTINA
EXPEDIR O DOCUMENTO
ACONDICIONAR O DOCUMENTO
EMITIR RELAÇÃO DE REMESSA
PROVIDENCIR CÓPIA DO DOCUMENTO
REGISTRAR A EXPEDIÇÃO
CONFERIR O REGISTRO DO DOCUMENTO
ROTINA NA UNIDADE EMISSORA
CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
DEVOLVER A RELAÇÃO DE REMESSA A UNIDADE EMISSORA
EXPEDIR O DOCUMENTO (MENSAGEIRO / CORREIOS)
ATESTAR O RECEBIMENTO DO DOCUMENTO EM TRÂNSITO
CONFERIR O REGISTRO DO DOCUMENTO
CONFERIR O REMETENTE E DESTINATÁRIO
ROTINA NA UNIDADE COM ATRIBUIÇÃO DE PROTOCOLO
JUNTADA
Centro de Gestão de Documentos
É O PROCEDIMENTO DE INSERÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSO EM DOCUMENTO COMPOSTO QUE DELE FARÁ PARTE INTEGRANTE.
JUNTADA
Centro de Gestão de Documentos
• Conferir a numeração das folhas • Inserir os documentos • Numerar as folhas • Inutilizar os espaços em branco • Registrar o procedimento: no
processo e no sistema informatizado
ROTINA:
JUNTADA
Centro de Gestão de Documentos
DESENTRANHAMENTO
Centro de Gestão de Documentos
É o procedimento que consiste na retirada de um ou mais documentos avulsos de um documentos composto.
Formar novo documento
Eliminar cópias juntadas em duplicidade
Retirar documentos juntados indevidamente
Devolver, para o interessado, via original de documento
DESENTRANHAMENTO
Centro de Gestão de Documentos
• Conferir a solicitação • Retirar os documentos solicitados • Formalizar o desentranhamento • Registrar o desentranhamento • Encaminhar os documentos
desentranhados
ROTINA:
DESENTRANHAMENTO
Centro de Gestão de Documentos
Centro de Gestão de Documentos
APENSAMENTO DESAPENSAMENTO
É o procedimento que consiste em unir documentos, em caráter temporário, quando as informações contidas em um servir de elemento elucidativo ou subsidiário para a instrução de outro ou com vistas à uniformização de tratamento em matérias semelhantes.
APENSAMENTO
Centro de Gestão de Documentos
Quando poderá ocorrer?
Centro de Gestão de Documentos
INCORPORAÇÃO
É o procedimento que consiste em unir, em caráter definitivo, documentos de um mesmo órgão/entidade quando tratarem do mesmo assunto e tiverem as mesmas partes interessadas.
INCORPORAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
Quando poderá ocorrer?
Centro de Gestão de Documentos
ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Centro de Gestão de Documentos
É o ato expresso por meio de despacho de autoridade competente, atestando que todas as decisões e providências esperadas em relação ao objeto do documento tenham sido tomadas e registradas
ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO
Centro de Gestão de Documentos
ROTINA
• Verificar o despacho • Verificar a
regularidade do documento
• Formalizar o encerramento
• Registrar o encerramento
• Cumprir prazos de guarda e destinação final
TABELA DE TEMPORALIDADE DECRETO 48.898/2004
22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
RECONSTITUIÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
É o procedimento administrativo de recompor, com a maior fidelidade possível, um documento extraviado ou deteriorada/danificado que não possa ser restaurado.
RECONSTITUIÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
RECONSTITUIÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
• Comunicar o extravio à autoridade de sua unidade
• Notificar a unidade produtora
• Promover a apuração preliminar
• Providenciar a reconstituição do documento
• Registro do extravio no sistema informatizado
• Providenciar cópias dos documentos extraviados
PROCEDIMENTO
RECONSTITUIÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
Centro de Gestão de Documentos
É o procedimento de corrigir ou atualizar informações cadastrais de um documento, sempre que houver necessidade.
DO INTERESSADO Alteração de nome
Alteração da razão
social
Alteração do nome do órgão/entidade
DA CLASSIFICAÇÃO Constatado erro na
definição da série documental
REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO
Centro de Gestão de Documentos
CONSULTA
PEDIDO DE VISTA
Centro de Gestão de Documentos
CONSULTA É o procedimento de dar acesso dos
documentos públicos aos seus gestores, dirigentes, servidores e cidadãos
PEDIDO DE VISTA É o procedimento de consulta a
documentos realizados pelo interessado ou por advogado legalmente constituído
CONSULTA
PEDIDO DE VISTA
Centro de Gestão de Documentos
PEDIDO DE VISTA
Centro de Gestão de Documentos
• Atestar o recebimento da solicitação de pedido de vista
• Localizar o documento • Encaminhar a solicitação à unidade de
posse do documento • Conceder vistas
- Informar - Acompanhar - Cobrar a reprodução - Providenciar Termo de empréstimo - Informar prazo para devolução
ROTINA
PEDIDO DE VISTA
Centro de Gestão de Documentos
COBRANÇA DE CÓPIAS
Resolução SF Nº 24 DE 26/03/2014
PROCESSO SMA 3901/2014 – NIS 1820511
PRAZOS
Artigo 8º - A instrução de processos relativos às atividades administrativas da Pasta deverá obedecer à legislação aplicável à espécie, em especial a licitatória e a Lei estadual nº 10.177, de 30 de dezembro de 1998, ficando destacados os seguintes prazos: I – para autuação, juntada aos autos de quaisquer elementos, publicação e outras providências de mero expediente: 2 (dois) dias; II – para expedição de notificação ou intimação pessoal: 6 (seis) dias; III – para elaboração e apresentação de informes sem caráter técnico ou jurídico: 7 (sete) dias; IV – para elaboração e apresentação de pareceres ou informes de caráter técnico ou jurídico: 20 (vinte) dias, prorrogáveis por 10 (dez) dias quando a diligência requerer o deslocamento do agente para localidade diversa daquela onde tem sua sede de exercício; V – para decisões no curso do procedimento: 7 (sete) dias; VI – para manifestações do particular ou providências a seu cargo: 7 (sete) dias; VII – para decisão final: 20 (vinte) dias; VIII – para outras providências da Administração: 5 (cinco) dias.
Resolução SMA nº 59, de 15/07/2013 Capítulo V: da Instrução Processual
REATIVAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
É a retomada da tramitação
de um processo ou expediente, para acolher novas instruções, manifestações ou decisões, quando surgirem novos fatos ou documentos.
RECOMENDAÇÕES DE CONSERVAÇÃO
Centro de Gestão de Documentos
Reproduzir e Imprimir documentos no modo frente e verso
Móveis de madeira, fórmica ou ferro não são recomendados
Não utilizar caixas ou pastas de papelão
Utilizar cola a base de água para colar os documentos
Utilizar cadarços de algodão para apensar
Utilizar trilhos, grampos ou clipes plásticos
Utilizar capas com visor e substituí-las sempre que necessário
A gestão de documento começa nos protocolos e é uma atividade INDISPENSÁVEL à eficácia da política de gestão documental, pois assegura o efetivo controle dos documentos, desde a sua origem até sua destinação final.
Ao registrar e controlar o trâmite dos documentos públicos, os PROTOCOLO cumprem uma FUNÇÃO ESSENCIAL para garantir a celeridade do PROCESSO DECISÓRIO, bem como para viabilizar a avaliação e controle interno e externo da Administração Pública
A gestão de documentos é uma atividade IMPRESCINDÍVEL para orientar a atuação do gestor público, além de promover a participação e o acesso a registros e informações.
Prof. Ieda Pimenta
Não existe atividade intelectual de sucesso, se não houver, no
mínimo, organização e disciplina
Ricardo Gomes Amorim
OBRIGADA Maria Geruseneide Silva de Jesus
Contatos: [email protected]
Fone: 3133-3965
apresentação e legislação disponível em: www.ambiente.sp.gov.br/ca
22/10/2014 CENTRO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS