DECRETO ESTADUAL Nº 54.276/2009 - …arquivos.ambiente.sp.gov.br/cadmin/2015/07/Material-utilizado-no... · Certidão de liquidação de tempo de serviço ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

Normas e Procedimentos de Protocolo

1

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO

TREINAMENTO PARA APLICAÇÃO DO

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO PARA A ADMINISTRAÇÃO

PÚBLICA DO ESTADO DE SÃO PAULO

Decreto nº 60.334/2014

Secretaria Estadual do Meio Ambiente

30/06/2015

Arquivo Públicodo Estado

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO

ATRIBUIÇÕES Formular e implementar a política de gestão e preservação

documental; Formular e implementar a política de acesso a documentos e

informações; Coordenar o Comitê Gestor do SPdoc; Coordenar os Serviços de Informações ao Cidadão – SIC.

DECRETO ESTADUAL Nº 54.276/2009

Arquivo Público do Estado

Departamento de Preservação e

Difusão do Acervo

Departamento de Gestão do

SAESP


DECRETO ESTADUAL Nº 54.276/2009


2

Fundações

Organizações Sociais

Entidades Entidades privadas

encarregadas de serviços

públicos

Sociedades de Economia

Mista

Empresas Públicas

Autarquias

Secretarias

Procuradoria Geral do Estado

Ministério Público

Municípios

Arquivo Público do

Estado

SAESPConjunto de Arquivos e Protocolosfuncionando de forma integrada, de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns

SISTEMA DE ARQUIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO - SAESP

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULODecreto Estadual nº 22.789/1984

Institui o Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP

CONSTITUIÇÃO DA REPÚBLICA FEDERATIVA DO BRASIL (1988)

Art. 23. É competência comum da União, dos Estados, do Distrito

Federal e dos Municípios:

III - proteger os documentos, (…);

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro (…):

IV – (…) os documentos (…)

MARCOS LEGAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL BRASILEIRA


LEI FEDERAL Nº 8.159/1991Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados

Art. 1º - É dever do Poder Público a gestão documental e aproteção especial a documentos de arquivos, como instrumento deapoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico ecomo elementos de prova e informação.(…)

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto deprocedimentos e operações técnicas referentes à sua produção,tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente eintermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento paraguarda permanente.

MARCOS LEGAIS DA GESTÃO DOCUMENTAL BRASILEIRA



3

DEPARTAMENTO DE GESTÃO DO SAESP - DGSAESP

Departamento de Gestão do

SAESP

Centro de Gestão

Documental

Centro de Assistência aos

Municípios

Centro de Arquivo

Administrativo

Centro de Coordenação

dos Protocolos Estaduais

APEARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO Decreto estadual nº 54.276/2009

CENTRO DE COORDENAÇÃO DOS PROTOCOLOS ESTADUAIS - CCPE

ATRIBUIÇÕES

Elaborar normas e procedimentos padronizados para os protocolos

estaduais;

Coordenar as atividades de desenvolvimento e implementação do

SPdoc ;

Orientar e promover a capacitação de servidores que atuam nas

Unidades de Protocolo e dos usuários do SPdoc.


Os atos da Administração Pública, no exercício de suas funções eatividades, são registrados nos documentos públicos.


POLÍTICA ESTADUAL DE ARQUIVOS E GESTÃO DE DOCUMENTOS

Para que o documento público possaservir de prova da realização de um atoadministrativo, ele precisa assumir umaforma que permita aferir o momentopreciso de sua realização, o agentecompetente que o realizou, a sua finalidadee motivação, bem como permitir a suapublicidade e fiscalização.

Constituição Federal/1988, artigo 37Lei Federal 9.784/1999

Lei Estadual 10.177/1998


4


LEI ESTADUAL 10.177/1998 (art. 12 e 13) e LEI FEDERAL 9.784/1999 (art. 22)

Regula o processo administrativo no âmbito da Administração Pública

Os atos administrativos deverão:

ser produzidos por escrito, em vernáculo;

ter suas páginas numeradas sequencialmente e rubricadas

ser numerados em séries próprias, com renovação anual;

ser identificandos pela sua denominação, seguida da sigla do

órgão ou entidade que os tenha expedido;

conter a data e o local de sua edição,

conter identificação nominal, funcional e a assinatura da

autoridade responsável.




1993




5


Oficializado pelo Decreto nº

60.334/2014


INSTRUMENTOS DAGESTÃO DOCUMENTAL

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

REQUISITOS PARA A UTILIZAÇÃO DE SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO

DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES


Relação de todos os documentosproduzidos pelo órgão/entidade noexercício de suas atividades (meio ou fim),classificados de acordo com o seucontexto de produção

Instrumento resultante da avaliaçãodocumental que define prazos de guarda edestinação (eliminação ou guardapermanente) para cada um dosdocumentos identificados no Plano deClassificação

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

TABELA DE TEMPORALIDADE




6



Pagamento de conta de água

USEProcesso de

pagamento de contas de utilidade públicaPagamento de

conta de luz

Compra decaixas arquivo USE

Processo de aquisição de material de

consumoCompra de canetas

Instrumento complementar que favorece arecuperação da informação indicando osdiversos nomes possíveis que um documentorecebe na Administração e a forma padronizadaque deve ser utilizada conforme os Planos deClassificação, devidamente oficializados

ÍNDICE REMISSIVO

PLANO DE CLASSIFICAÇÃOFunção 05 Gestão Orçamentárias e Financeira

Subfunção 05. 02 Execução orçamentárias e financeira

Atividades 05.02.08 Pagamento de Despesas Específicas

Documentos 005.02.08.009 Processo de pagamento de FGTS

Função 03 Gestão de Recursos Humanos

Subfunção 03 03 Expediente de pessoal

Atividades 03.03.06 Avaliação de desempenho e incentivo funcional

Documentos 003.03.06.006 Formulário de avaliação de desempenho

Função 02 Comunicação Institucional

Subfunção 02. 03 Promoção de eventos ou cerimônias oficiais

Atividades 02.03.01 Organização de eventos ou cerimônias oficiais

Documentos 002.03.01.007 Dossiê de evento



PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TABELA DE TEMPORALIDADE

DOCUMENTOS

PRAZO DE GUARDA(em anos)

DESTINAÇÃOUNIDADE

PRODUTORA

UNIDADE COM

ATRIBUIÇÕES DE ARQUIVO

005.02.08.009Processo de pagamento

de FGTS

Aprovação das contas 30 Guarda

permanente

003.03.06.006Formulário de avaliação

de desempenhoVigência 1 Eliminação

002.03.01.007Dossiê de evento 1 5 Guarda

permanente




7

Atividade que o órgão/entidade exercepara auxiliar e viabilizar o desempenho desuas atribuições específicas.

Os documentos gerados nessas atividadessão comuns a todos os órgãos e entidades.

ATIVIDADE - MEIO

ATIVIDADE DOCUMENTO

Aquisição de bens materiais e patrimoniais

004.01.04.002Processo de aquisição de material

de consumo

Controle de compromissos oficiais 001.03.01.002Ata de reunião



Disponível no site do Arquivo Públicodo Estado:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/publicacoes/tecnica

Oficializado pelo Decreto nº

48.898/2004



Atividade que o órgão/entidade exerce nodesempenho de suas atribuiçõesespecíficas.

Os documentos gerados nessas atividadessão específicos de cada órgão ou entidade.

ATIVIDADE - FIM

ÓRGÃO / ENTIDADE ATIVIDADE DOCUMENTO

Secretaria do Meio Ambiente

Regularização de atividades degradadoras do Meio

Ambiente

011.05.02.02Processo de

regularização ambiental

Secretaria do Meio Ambiente

Planejamento, controle e acompanhamento da situação

ambiental

011.01.05.001Inventário florestal




8

BENEFÍCIOS DA GESTÃO DOCUMENTAL

Transparência nas ações administrativas;

Agilidade no processo decisório;

Economia, eficiência e eficácia na administração pública;

Garantia do cumprimento de todas as fases do documento

e da preservação do patrimônio documental considerado de

guarda permanente.

Manual




CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS

3ª Idade – FASE PERMANENTE

Documento perde o valor primário ou administrativo, mas apresenta valorsecundário ou histórico.

2ª Idade – FASE INTERMEDIÁRIA

Documento cumpre prazos de prescrição e de precaução. São raramenteconsultados e aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente.

1ª Idade – FASE CORRENTE

Documento tem valor primário ou administrativo. É frequentementeconsultado.

PROTOCOLO



Disponível no site do Arquivo Públicodo Estado:

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/site/publicacoes/tecnica



9

DOCUMENTO DE ARQUIVO

São todos os registros de informação, em qualquer suporte,inclusive o magnético ou óptico, produzidos, recebidos ouacumulados por órgãos e entidades da Administração PúblicaEstadual, no exercício de suas funções e atividades.

Decreto estadual nº 48.897/2004, art. 3º e Decreto estadual nº 58.052/2012, art. 3º


Documento que acumula documentossimples de natureza diversa para umafinalidade específica.

Processo Expediente Prontuário Dossiê

SIMPLES OU AVULSO

COMPOSTO

Documentos formados por um único item.Ex.: ofício, memorando, relatório, relaçãode remessa etc.



PRONTUÁRIO FUNCIONAL

Reunião cumulativa de documentosavulsos que acompanham o desempenhodo servidor ao longo de sua vida funcional.

Ex.: Título de nomeação Ficha de assentamento individual Dispensa de ponto Designação para cargo ou função Atestado médico Apostila de alteração de nome ou RG Certidão de liquidação de tempo de

serviço




10



PROCESSO

unidade documental reúne documentos de natureza diversa tramita no decurso de uma ação administrativa caráter decisório

EXPEDIENTE unidade documental reúne documentos de natureza diversa tramita para informar e/ou acolher

manifestações

- Aquisição de material de consumo- Sindicância para apuração de falta

disciplinar

- Acompanhamento de ação judicial- Acompanhamento de reclamação

ou sugestão

Classificação dada ao conjunto dedocumentos de mesmo tipo documental,produzido por um mesmo órgão/entidadeem decorrência do exercício de umamesma atividade e que obedece à mesmatemporalidade e destinação.

SÉRIEDOCUMENTAL



003.03.01.008

O código é o “RG” dodocumento que o associaao seu contexto deprodução: órgão produtor,função, subfunção eatividade.


SÉRIE DOCUMENTAL

Prontuário Funcional

CÓDIGO NOME


Denominação padronizadade um tipo documental.


11

DOCUMENTO SIGILOSODocumento submetido temporariamente à restrição deacesso público em razão da sua imprescindibilidade para asegurança da sociedade e do Estado.

DOCUMENTO PESSOALDocumento relacionado à intimidade, à vida privada, à honraou à imagem da pessoa natural identificada ou identificável,bem como relacionado às suas liberdades e garantiasindividuais.


Decreto estadual nº 58.052/2012


REGISTRO

É a inserção sistemática e padronizada dos dados dos

documentos produzidos, recebidos ou acumulados em SIGAD.


DECRETO nº 60.334/2014

REGISTRO

OBJETIVOS DOS REGISTRO


Indicar a existência oficial do

documento;

Controlar o seu trâmite e a

sua localização;

Classificá-lo conforme os

Planos de Classificação.



12

DEVEM SER REGISTRADOS DEVEM CLASSIFICADOS

Todos os documentos,

internos e externos

Apenas os documentos

internos

IMPORTANTE!

Considera-se também comodocumento interno, o documentode origem externa que seráacumulado no órgão/entidade,onde cumprirá os seus prazos deguarda e aguardará a suadestinação final.


DECRETO nº 60.334/2014 REGISTRO

QUAIS DADOS DO DOCUMENTO DEVEM SER REGISTRADOS?

DOCUMENTO EXTERNO DOCUMENTO INTERNONúmero de Protocolo Número de Protocolo

Número e nome de origem do Processo ou Expediente Série Documental (Classificação)

Data do Documento (produção) Data do Documento (produção)Documento Inicial Documento Inicial

Interessado Interessado Solicitante Solicitante

Destinatário Destinatário Assunto AssuntoVolume Volume

--- Suporte


DECRETO nº 60.334/2014 REGISTRO

SOLICITANTEIndica a pessoa física ou jurídica, pública ou privada que está enviando o documento

INTERESSADOIndica a pessoa física ou jurídica, pública ou privada beneficiada ou diretamente ligada à atividade ou demanda veiculada no documento

DESTINATÁRIOIndica a unidade ou servidor a qual o documento está destinado

REGISTRO




13

Indica o documento avulso que dá início a um documento composto

SÉRIE DOCUMENTAL

Indica o conjunto documental a que pertence o documento

DOCUMENTO INICIAL

SUPORTEIndica o material sobre o qual as informações são registradas. Ex.: papel, disco óptico, fita magnética etc.

REGISTRO



REGISTRO

Indica a data da produção do documento.

DATA DO DOCUMENTO

Para os documentos avulsos, que tem o seu prazo de guarda naUnidade Produtora definido em anos, a contagem do prazo de guardase dará a partir da Data do Documento.

Documento

Prazos de Guarda(em anos)

Destinação

Unidade Produtora

Unidade comatribuiçõesde Arquivo

Eliminação Guarda Permanente

006.01.10.001 Memorando 2 - √

002.01.04.002Registro fotográfico 4 4 √



IMPORTANTE!

Antes de registrar o documento, deverá ser realizada a

pesquisa de antecedentes com o objetivo de encontrar

informações que possam ter conexão com o documento e

encaminhá-las para a unidade de destino.

REGISTRODECRETO nº 60.334/2014


14

TRAMITAÇÃOÉ a movimentação de documentos entre as

unidades.


TRAMITAÇÃO: RECEBIMENTO E EXPEDIÇÃO

EXPEDIÇÃOÉ a saída de

documentos das unidades.

RECEBIMENTOÉ a entrada de

documentos nas unidades.


RECEBIMENTO


PROCEDÊNCIA INTERNA PROCEDÊNCIA EXTERNA Unidades do próprio órgão/entidade

Outros órgãos/entidadesOutros Poderes (Legislativo e Judiciário)Outros entes da Federação Sociedade Civil Exterior

Recebidos pela Unidade de Protocolo

Recebidos diretamente pela unidade

de destino


ROTINA

RECEBIMENTO



ROTINA

Conferir os documentos

Conferir as relaçõesde remessa

Identificar os documentos

Oficial ostensivo Particular

Oficial sigilosoe pessoal


15

RECEBIMENTO



ROTINA

Atestar o recebimentono envelope

Encaminhar o documento para

registroNão receberAbrir os

documentos

Identificar os documentos

Oficial ostensivo

Particular Oficial sigilosoe pessoal

RECEBIMENTO



NÃO É PERMITIDO ABRIR!

Correspondência particular;

Documentos sigilosos ou pessoais (exceto por agentes

credenciados);

Documentos em trânsito destinados a unidades descentralizadas do

órgão/entidade.

ROTINA


RELAÇÃO DE REMESSA

Número/Ano:Data de emissão:Remetente:Destinatário:Endereço do destinatário:

Expedido porRecebido por

Data do recebimento

Nº item Documento Quantidade (volumes)

Situação

Recebido Recebido com ressalva

Recusado Devolvido

RECEBIMENTO

P. 23

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO(Nome do órgão ou entidade)



16


RELAÇÃO DE REMESSA

Nº item Motivo do recebimento com ressalva

Nº item Motivo da devolução

P. 24


DECRETO nº 60.334/2014 RECEBIMENTO

Abrir os documentos

Devolver o documento

O documento apresenta alguma irregularidade?

NãoSim

A irregularidade é passível de regularização?

SimSimNãoNão

Elaborar Termo de Elaborar Termo de indicação de

irregularidade

Atestar o Atestar o recebimento no

documentoARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO

RECEBIMENTODECRETO nº 60.334/2014

ROTINA

RECEBIMENTO



IMPORTANTE!

O termo serve apenas para indicar irregularidades sobre a

forma do documento, nunca sobre o conteúdo. Após a

inclusão do Termo de Indicação de Irregularidade não é

possível sanar a irregularidade nele descrita.


17

RECEBIMENTO

Nesta data, procedeu-se ao recebimento do documento (indicar a sigla, número e ano dodocumento), apresentando a(s) seguinte(s) irregularidade(s): (indicar a irregularidade).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o recebimento

TERMO DE INDICAÇÃO DE IRREGULARIDADE

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULOP. 25



Encaminhar os documentos

Para registro Para o destinatário

RECEBIMENTO



ROTINA


EXPEDIÇÃO

Conferir o despacho/instrução

Enviar o documento

Conferir a numeração das folhas

Conferir a inutilização dos espaços em branco

Registrar o encaminhamento

Emitir Relação de remessa

ROTINA



18

EXPEDIÇÃO


NãoNãoO documento será encaminhado

para unidade interna?

SimSim

A unidade de destino está situadas no mesmo

local?

Enviar diretamente para a unidade de

destino

NãoNãoSimSim

Por meio da Unidade de Protocolo ou de

Expedição

ENVIAR O DOCUMENTO

Por meio da Unidade de Protocolo ou de

Expedição

Enviar diretamente para a unidade de

destino



EXPEDIÇÃO

DOCUMENTO EM TRÂNSITO Conferir o remetente

e o destinatário

Devolver a relação de remessa

Conferir o registrodo documento no SIGAD

Atestar o recebimento do documento em trânsito

Expedir o documento

Secretaria da EducaçãoProtocolo Central

Diretoria de Ensino de SantosProtocolo Descentralizado

Escola Estadual Guarujá Escola Estadual Bertioga

Elaborar o romaneio


TRAMITAÇÃO

SECRETARIA DE GOVERNO

FOLHA LÍDER

003.01.01.001 Processo de estudo de política salarial

VOL 1

Documentos não devem

tramitar na contracapa.

Havendo a necessidade de

fazê-lo, é responsabilidade

da unidade que os inseriu

retirá-los ou juntá-los, antes

do encerramento.




19

QUANDO A RELAÇÃO DE REMESSA É OBRIGATÓRIA?

Expedição para outros órgãos/entidades da Administração Pública Estadual.

Expedição para unidades descentralizadas do órgão/entidade, quando as unidades não estiverem interligadas por SIGAD.


RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO E EXPEDIÇÃO

QUANDO A RELAÇÃO DE REMESSA É FACULTATIVA?

Tramitação para unidades do órgão/entidade, quando as unidades estiverem interligadas por SIGAD.


AUTUAÇÃO


É a sequência de operações técnicas que tem por finalidade

dar forma processual ao conjunto de documentos

acumulados em torno de uma ação administrativa .


AUTUAÇÃO


Vol. 1

004.01.04.002 Processo de aquisição de material de consumo

DOCUMENTO INICIAL


004.03.02.002Pedido de

aquisição de material

Prazo de Guarda(em anos) Destinação

UP UA

1 - Eliminação

004.01.04.002Processo de aquisição de material de consumo

Prazo de Guarda (em anos) Destinação

UP UA

Até a aprovação

das contas

12 Eliminação



20

Nesta data, solicito Unidade com atribuições de Protocolo a autuação do processo(classificação do processo em conformidade com o Plano de Classificação) , de interessede (interessado do documento inicial), referente a (assunto) que deverá ser encaminhadoa (unidade de destino do processo após a autuação).

Local e data

Nome, cargo e assinatura da autoridade competente que solicitou a autuação

TERMO DE SOLICITAÇÃO DE AUTUAÇÃO

AUTUAÇÃO

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOP. 47



Folha líder

Solicitação de autuação

Documento inicial2

3

1

AUTUAÇÃO



AUTUAÇÃO


18

ROTINA Numerar e rubricar as folhas nocanto superior direito.

Inutilizar com um traço transversal osespaços em branco (exceto os daúltima folha).



21

AUTUAÇÃO


19ROTINA

Colar os documentos pequenos,

pela margem esquerda ou superior,

em folha de papel A4.

Anotar no rodapé da folha as

informações do documento que foi

colado.Foi(ram) colado(s) nesta folha: mencionar o(s) documento(s)


NÃO É PERMITIDO AUTUAR!

Processo que não esteja indicado nos Planos de Classificação devidamente oficializados;

Processos de forma provisória;

Mais de um processo sobre o mesmo assunto e com o(s) mesmo(s) interessado(s) ;

Novamente um processo (reautuação).


AUTUAÇÃODECRETO nº 60.334/2014



DÚVIDA

PERGUNTA: Como devo proceder para receber processos deoutros órgãos/entidades transferidos em definitivo?

RESPOSTA:

1. Atribuir número de protocolo para controle interno e anotá-lo

na folha líder original.

2. Não deverão ser trocadas as capas dos processos e seus

respectivos volumes.

3. Em caso de encerramento e abertura de novo volume, este

receberá capa e folha líder atualizadas, lembrando que

número original do processo deverá ser mantido.

AUTUAÇÃO


22

IMPORTANTE!

No caso de autuação indevida, o processo deverá ser

encerrado e arquivado mediante justificativa da

autoridade competente que solicitou a autuação.

AUTUAÇÃO



ABERTURA DE EXPEDIENTE


IMPORTANTE!

Os procedimentos para a abertura de expedientes são

semelhantes ao da autuação de processos. Entretanto, os

expedientes poderão ser abertos por unidades sem

atribuições de Protocolo.


ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUME


É o procedimento de desdobrar documentos volumosos

em tantos volumes quantos necessários, com o objetivo

de facilitar o seu manuseio.



23


SECRETARIA DA CULTURASECRETARIA DA CULTURA

017.02.03.003 Processo de estudo de tombamento


SECRETARIA DA CULTURA


Vol.1




Vol.2


Quando o volume do documento atingir o limite de 200

folhas, novo volume deverá ser aberto.

Caso o manuseio do documento esteja prejudicado, o

volume do documento poderá ser encerrado com menos de

200 folhas.


SECRETARIA DA CULTURA



SECRETARIA DO MEIO AMBIENTESECRETARIA DO MEIO AMBIENTE

011.05.03.014 Processo de licença ambiental


SECRETARIA DO MEIO AMBIENTE


170 FOLHAS

IMPORTANTE!

Para não quebrar a unidade documental do documento

juntado, o volume pode ser encerrado com um pouco mais

ou um pouco menos de 200 folhas.

Parecertécnico

60 FOLHAS

Vol.1




TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o encerramento do volume), procedeu-se ao encerramento do volume nº(indicar o nº do volume) do documento (indicar a sigla, número e ano do documento),que se encerra com este Termo, numerado sequencialmente como folha nº (indicar o nºda folha).

Observação: nenhum despacho poderá ser acrescido e nenhum documento poderá serjuntado a este volume.

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o encerramento

P. 51




24



TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

Nesta data, procedeu-se a abertura encerramento do volume nº (indicar o nº do volume)do documento (indicar a sigla, número e ano do documento), que se inicia com a Folha,numerada sequencialmente como folha nº (indicar o nº da folha).

Local e data


P. 52





SECRETARIA DE GOVERNOSECRETARIA DE GOVERNO

VOLUME 1VOLUME 1

FOLHA LÍDERFOLHA LÍDER


VOLUME 1

FOLHA LÍDER

TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME

VOLUME 2VOLUME 2

FOLHA LÍDERFOLHA LÍDER

VOLUME 2

FOLHA LÍDER

TERMO DE ABERTURA DE VOLUME

1

201

202

203




IMPORTANTE!Os dados cadastrais da Folha líder do novo volume doprocesso ou expediente serão iguais aos do primeiro volumedo documento, exceto pela identificação do número dovolume a que se refere e da data de realização doprocedimento.


FOLHA LÍDER

Nº PROCESSOINTERESSADOASSUNTOLOCALIDADEDATA DO DOCUMENTOVOLUME

LOCAL E DATANOME, CARGO DO SERVIDOR



25



NÃO É PERMITIDO ENCERRAR E ABRIR VOLUME!

De documento pertencente a outro órgão/entidade;

De documento apensado a outro documento sem antes

desapensá-lo do documento principal.



ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMEDECRETO nº 60.334/2014

DÚVIDAPERGUNTA: O que eu devo fazer quando documento criado nominha unidade tramitou em outros órgãos/entidades e retornoucom número de folhas por volume acima de 200 folhas?RESPOSTA:1. Havendo dúvida se o desdobramento em novos volumes

comprometerá a recuperação da informação por quem forconsultá-la, deve-se consultar a autoridade competente daunidade produtora do documento para avaliar se éconveniente abrir novos volumes e qual melhor maneira defazê-lo;

2. Sendo processo, a autoridade competente deverá solicitar àunidade com atribuições de protoloco para desdobrá-lo nosvolumes necessários. Para os demais tipos documentais,havendo solicitação de autoridade compentente, poderá serfeito pela unidade que identificar essa necessidade.

JUNTADA


É a inserção de documento avulso em documento composto

que dele fará parte integrante.



26


JUNTADA

Documento pessoal do servidor INTEGRA

003.03.01.008Prontuário funcional

Certidão de contagem de

tempo de serviçoINTEGRA

003.03.04.006Processo

de aposentadoria

Atestado médico da criança INTEGRA

003.08.01.006Prontuárioda criança



JUNTADADECRETO nº 60.334/2014

IMPORTANTE!

A juntada deverá ser registrada no documento pela aposição

de carimbo específico ou anotação à caneta (azul ou preta),

na folha anterior às que serão juntadas, contendo as

seguintes informações:

- data da juntada;

- nome legível;

- assinatura;

- cargo e unidade do servidor que realizou a juntada.

DESENTRANHAMENTO


É o procedimento de retirar um ou mais documentos

avulsos de um documento composto.



27

DESENTRANHAMENTO


MOTIVOS PARA O DESENTRANHAMENTO

Formar novo processo

Eliminar cópia juntada em duplicidade

Retirar documento juntado indevidamente

Devolver via original do documento ao interessado


Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o desentranhamento), registrada à folha (indicar o nº da folha dodespacho/instrução) desentranhou-se deste documento (indicar a sigla, número e ano dodocumento), o(s) documentos(s) (indicar o(s) documento (s)) constante(s) à(s) folha(s) denúmero(s) (indicar nº ou intervalo de folhas).

Motivo do desentranhamento: (indicar o motivo)

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor que realizou o desentranhamento

TERMO DE DESENTRANHAMENTO

DESENTRANHAMENTO

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADOP. 67



DESENTRANHAMENTO


IMPORTANTE!

Em caso de desentranhamento para devolução ao

interessado de via original de documento, o requerimento do

interessado deverá ser juntado após a última folha do

documento composto, devidamente numerado.



28

DESENTRANHAMENTO


ONDE DEVE SER COLOCADO O TERMO DE DESENTRANHAMENTO?

O documento desentranhado será

substituído por cópia?

Sim Não

Inserir termo no local onde o documento

foi retiradoInserir termo ao final

do documento


INCORPORAÇÃO


É o procedimento de unir, em caráter definitivo, documentos

de um mesmo órgão/entidade, quando tratarem do mesmo

assunto e tiverem as mesmas partes interessadas.


INCORPORAÇÃO

IMPORTANTE!A incorporação

entre processos e de documento

avulso protocolado a processo deve ser

solicitado ao Protocolo

É PERMITIDO INCORPORAR!

processo a processo

expediente a expediente

prontuário a prontuário

dossiê a dossiê

de expediente a processo

documento avulso protocolado a

documento composto



NÃO EXISTE DESINCORPORAÇÃO!


29

INCORPORAÇÃO


Solicitante:Deputado

Luiz

Interessado:Zezinho


003.02.02.009 Processode concessão de bolsa deestudo




Interessado:Zezinho

Solicitante:Deputado

Jorge






INCORPORAÇÃO X JUNTADA



003.02.02.009Processo de concessãode bolsa de estudo







JUNTADAINCORPORAÇÃO

Documento avulso

protocolado

Documento avulso não

protocolado



INCORPORAÇÃO

IMPORTANTE!

Com a incorporação, prevalecerá o número de protocolo do

documento principal.

Para efeito de recuperação da informação, o número do

documento incorporado deverá ser registrado no Termo de

incorporação e no SIGAD.




30

INCORPORAÇÃO

DÚVIDAPERGUNTA: O que eu devo fazer com as capas de processosincorporados que contenham dados cadastrais?

RESPOSTA:1. Transcrever os dados cadastrais para uma Folha líder, que

precederá o conjunto documental incorporado;2. Eliminar as capas observando os critérios de eliminação

de documentos públicos, devidamente oficializados. Nocampo “observações” da Relação de eliminação dedocumentos deve constar que se tratam de capas deprocessos incorporados, cujos dados cadastrais foramtranscritos para uma Folha líder.



INCORPORAÇÃO

DÚVIDAPERGUNTA: O único critério para definir o documentoprincipal de incorporação é o da antiguidade?

RESPOSTA: Não, mas é o mais usual pois permite evidenciar otrâmite do documento.



INCORPORAÇÃO

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a incorporação), foi(ram) incorporado(s) ao documento (indicar a sigla,número e ano do processo principal), o(s) documento(s) (indicar a sigla, número e anodo(s) documento(s) incorporado(s)), a partir da folha de nº (indicar o nº da folha).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a incorporação

TERMO DE INCORPORAÇÃO





31

APENSAMENTO


É o procedimento de unir documentos, em caráter

temporário, quando as informações contidas em um servir

de elemento elucidativo ou subsidiário para a instrução de

outro ou com vistas à uniformização de tratamento em

matérias semelhantes.


APENSAMENTO

IMPORTANTE!O apensamento

que envolva processo deve ser

solicitado ao Protocolo

É PERMITIDO APENSAR!

processos

expedientes

processo a expediente

expediente a processo




VOLUME 1VOLUME 1

003.03.04.012 Processo de incorporação de décimos



VOLUME 1



VOLUME 1VOLUME 1




VOLUME 1



VOLUME 1VOLUME 1

003.03.04.012Processo de incorporação de décimos



VOLUME 1


APENSAMENTO

Quando o apensamento ocorrer para uniformização detratamento em matérias semelhantes, deverão ser reproduzidosno(s) apensado(s), os despachos e juntadas do documentoprincipal ou apenas a decisão final, conforme o caso.




32

Quando o apensamento ocorrer apenas para subsidiar a instrução do documento principal, não deverão ser reproduzidos no(s) apensado(s) os despachos e juntadas do documento principal.

20142014

004.05.02.003Processo de aquisiçãode veículo


2014



20152015




2015


Documento Principal


APENSAMENTO




20122012




2012


DOCUMENTO ENCERRADO

IMPORTANTE!

Documentos encerrados

não deverão ser apensados.

Havendo a necessidade de

instrução do documento

principal, deverá ser

solicitada a consulta ou o

empréstimo do documento

encerrado.

APENSAMENTO



APENSAMENTO

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o apensamento), foi(ram) apensado(s) ao processo ou expediente (indicar asigla, número e ano do processo principal), o(s) processo(s)/expediente(s) (indicar a sigla,número e ano do(s) processo(s)/expediente(s) apensado(s)).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o apensamento

TERMO DE APENSAMENTO





33

DESAPENSAMENTO


É o ato de separar um ou mais documentos apensados,

sempre que for solucionada a questão que justificou a sua

união temporária.


DESAPENSAMENTO

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o desapensamento), foi(ram) desapensado(s) do processo ou expediente(indicar a sigla, número e ano do processo principal), o(s) processo(s)/expediente(s)(indicar a sigla, número e ano do(s) processo(s)/expediente(s) desapensado(s)).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o desapensamento

TERMO DE DESAPENSAMENTO



IMPORTANTE!

Processos e expedientes deverão ser desapensados

antes de serem encerrados e arquivados.

Documentos externos apensados a documentos

internos deverão ser desapensados antes de retornar ao

órgão de origem.

DESAPENSAMENTO




34

CONSULTA E PEDIDO DE VISTA


CONSULTA

É o procedimento de dar acesso aos documentos

produzidos ou acumulados pelo órgão/entidade.

PEDIDO DE VISTA

É a solicitação de acesso a documento, realizada por

advogado, no interesse do seu representado.




SOLICITAÇÃO INTERNA SOLICITAÇÃO EXTERNA

Unidades do próprio

órgão/entidade

Unidade de outros

órgãos/entidades da

Administração Pública Estadual

Órgãos públicos de outros

poderes (Legislativo /Judiciário)

Outros entes da Federação

Cidadãos

Advogados PEDIDO DE VISTA




IMPORTANTE!

ESTATUTO DA ADVOCACIA E DA OAB

Lei nº 8.906, de 04 de julho de 1994

Art. 7º São direitos do advogado:

[...]

XV – ter vista dos processos judiciais ou administrativos de

qualquer natureza, em cartório ou repartição competente, ou

retirá-los pelos prazos legais.



35



SOLICITAÇÃO INTERNADeverá ser encaminhada, pela unidade solicitante,diretamente para a unidade que estiver de posse dodocumento.

SOLICITAÇÃO EXTERNAPoderá dar entrada no órgão/entidade por meio da Unidadecom atribuições de Protocolo ou pelo Serviço de Informaçãoao Cidadão - SIC, os quais se encarregarão de localizar aunidade de posse do documento e encaminhar a solicitação.




Nesta data, retiro da (indicar nome da unidade), pelo prazo de (indicar o prazo em dias), odocumento (indicar sigla, número e ano do documento).

Nome do solicitante:Nº OAB:Endereço:Telefone: Ramal:Quantidade de Volumes:Número de folhas:Prazo de devolução:

Local e data

Assinatura do solicitante

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou o empréstimo

TERMO DE EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTO PARA VISTA

P. 102





Verificar a solicitação de consulta

Registrar no SIGAD o atendimento da solicitação

Cadastrar a solicitaçãoem SIGAD

Atender a solicitação de consulta

Localizar o documento

ROTINA DA UNIDADE DE POSSE DO DOCUMENTO



36



Arquivar a solicitação de pedido de vista

separadamente

O documento está encerrado?

NãoNãoSimSim

Juntar a solicitação de pedido de vista ao final

do documento

ONDE DEVE SER COLOCADA A SOLICITAÇÃO?




IMPORTANTE!Decreto estadual nº 58.052/2012

Art. 16 – O serviço de busca e fornecimento da informação égratuito, salvo na hipótese de reprodução de documentospelo órgão ou entidade pública consultada, situação em quepoderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário aoressarcimento do custo dos serviços e dos materiaisutilizados, a ser fixado em ato normativo pelo Chefe doExecutivo.

Parágrafo único – Estará isento de ressarcir os custosprevistos nesta artigo todo aquele cuja situação econômicanão lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ouda família, nos termos da Lei federal nº 7.115/83.



DÚVIDA

PERGUNTA: Eu posso dar vista a documento de outro

órgão/entidade que esteja na minha posse?

RESPOSTA: Não. Estar apenas de posse do documento não

atribui competência para conceder vista de documento de

outro órgão/entidade: o pedido deve ser autorizado pela

unidade produtora do documento do órgão/entidade de

origem.



37

ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO


É o ato expresso por meio de despacho de autoridade

competente, atestando que todas as decisões e providências

esperadas em relação ao objeto do documento tenham sido

tomadas e registradas.


QUAIS DOCUMENTOS PRECISAM SER ENCERRADOS? Documentos compostos que, devido a sua natureza, dependam doencerramento para o início da contagem do prazo de guarda naUnidade Produtora.

Documento


Destinação

Unidade Produtora

Unidade com atribuições de

ArquivoEliminação Guarda

Permanente

04.05.06.01Processo de

transferência de veículo

1 5 √

O documento deverá se encerrado na data da conclusão

da transferência do veículo


DECRETO nº 60.334/2014 ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO

Documentos avulsos ou compostos que tenham o prazo de guardana Unidade Produtora definido como “Até a aprovação da contas”.

Documento


Destinação

Unidade Produtora

Unidade com atribuiçõesde Arquivo

Eliminação GuardaPermanente

004.01.04.002Processo de aquisição

de material permanente

Até a aprovaçãodas contas

12 √

O documento deverá ser encerrado na data da aprovação das contas

pelo Tribunal de Contas do Estado




38

Documentos avulsos ou compostos que tenham o prazo de guardana Unidade Produtora definido como “Vigência”.

Documento


Destinação

Unidade Produtora

Unidade com atribuições de

ArquivoEliminação Guarda

Permanente

03.03.01.08 Prontuário funcional

Vigência 60 anos √

O documento deverá ser encerrado na data do rompimento do vínculo do

servidor com o Estado (final da vigência)




Unidade Produtora Unidade com atribuiçõesde Arquivo

1 5

IMPORTANTE!Enquanto o documento não

cumprir o prazo de guarda na Unidade Produtora, não

poderá ser transferido para a Unidade de Arquivo

IMPORTANTE!Somente após o cumprimento do prazo guarda na Unidade

de Arquivo, o documento poderá ser eliminado ou

recolhido





ROTINA DE ENCERRAMENTO

1. Verificar: a existência do despacho de autoridade competentedeterminando o encerramento a ausência de documentos na contracapa a presença de todos os volumes a inutilização dos espaços em branco a classificação do documento a regular numeração das folhas a ausência de providências administrativas pendentes

2. Formalizar o procedimento por meio de Termo deEncerramento.

ENCERRAMENTO DE DOCUMENTO


39


IRREGULAR NUMERAÇÃO DAS FOLHAS

NãoA irregularidade foi cometida

na sua unidade?

Sim

CorrigirNão

A irregularidade foi cometida pela última unidade de posse do

documento?

Sim

Indicar a irregularidade no Termo de Encerramento

Não

A última unidade de posse do documento pertence ao mesmo órgão/entidade e

está situada no mesmo local?

Sim

Devolver para regularização pela última

unidade de posse


Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou o encerramento), registrada na folha de nº (indicar o nº da folha) , em(indicar a data do encerramento), encerrou-se o documento (indicar a sigla, número e anodo documento).

Observação: consta neste documento irregularidade na numeração da(s) folha(s) (indicar onº da folha ou o intervalo de folhas).

Somente poderão ser juntados documentos avulsos a este documento composto em casode sua reativação.

Local e data


TERMO DE ENCERRAMENTO

P. 82



IMPORTANTE!

Documento encerrado não poderá:

receber despachos

receber juntada de novos documentos

ter documentos desentranhados

ser incorporado

ser apensado

Havendo a necessidade de realizar qualquer um deste procedimentos, o documento deverá se reativado




40

REATIVAÇÃO


É a retomada da tramitação de um documento encerrado para

acolher novas instruções, manifestações ou decisões, quando

surgirem novos fatos ou documentos.

REATIVAÇÃO


IMPORTANTE!

Não deverão ser reativados documentos solicitadosapenas para consulta ou vista.

Com a reativação, a contagem dos prazos de guarda éinterrompida (anulada), iniciando-se nova contagemquando houver novo encerramento.


REATIVAÇÃO

TERMO DE REATIVAÇÃO

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a reativação), procedeu-se a reativação do documento (indicar sigla, númeroe ano do documento).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a reativação

P. 104ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO




41


RECONSTITUIÇÃO

É o procedimento administrativo de recompor, com a maior

fidelidade possível, um documento extraviado ou danificado que

não possa ser restaurado.


IMPORTANTE!

Documentos deteriorados ou danificados por ação

do fogo, água, infestação de cupins ou brocas,

incidência excessiva de radiação solar etc., quando

possível, deverão ser restaurados.


RECONSTITUIÇÃODECRETO nº 60.334/2014


IMPORTANTE!

Qualquer ação que implique em destruição, inutilização ou

deterioração do patrimônio documental público é

considerada crime contra o patrimônio cultural, com pena de

reclusão de 02 a 06 anos e multa.Constituição Federal, art.216, §1º

Lei Federal nº 9.605/88, art.62, inciso II

Decreto Federal nº 3.179/99, art.49, inciso II

Código Penal, art. 305



42



DÚVIDAPERGUNTA: Como proceder para reconstituir processo ouexpediente extraviado?

RESPOSTA:1. Entrar em contato com as unidades por onde o

documento tramitou e solicitar cópias ou segundas viasdos documentos juntados;

2. Ordenar as cópias ou segundas vias;3. Formalizar a reconstituição por meio de Termo de

Reconstituição;4. Anotar no campo observação da Folha Líder que se trata

de documento reconstituído.



IMPORTANTE!

O documento reconstituído deve apresentar os mesmos

dados cadastrais do documento original: número de

processo ou expediente, interessado, classificação,

descrição de assunto etc.

TERMO DE RECONSTITUIÇÃO

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a reconstituição), procedeu-se à reconstituição do documento extraviado(indicar a sigla, número e ano do documento extraviado), em (indicar a data do extravio).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a reconstituição





43

DÚVIDA

PERGUNTA: Como proceder no caso de localização do

documento original extraviado?

RESPOSTA:

1. Comparar o documento original com o reconstituído.

2. Eliminar os documentos do reconstituído que estejam em

duplicidade.

3. Juntar os demais documentos – que não estão em

duplicidade - ao documento original.

4. Formalizar o procedimento, por meio do Termo de

Localização de Documento Extraviado.


RECONSTITUIÇÃO

Nesta data, foi localizado o documento (indicar a sigla, número e ano do documento), quese encontrava extraviado.

Foi(ram) juntada(s) a(s) folha(s) de nº (indicar o intervalo de folhas), a(s) qual(is) foi(ram)retirada(s) do documento reconstituído.

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que registrou a localização

TERMO DE LOCALIZAÇÃO DE DOCUMENTO EXTRAVIADO

RECONSTITUIÇÃO




RECONSTITUIÇÃO

ETAPAS PARA A ELIMINAÇÃO DEDOCUMENTOS PÚBLICOS

Registro dos documentos a serem eliminados na Relação deEliminação de Documentos, informando no campo“observações”, de que se trata de cópia(s) de documentoextraviado que foi reconstituído e posteriormenterecuperado.

Publicação no Diário Oficial do Edital de Ciência deEliminação de Documentos.

Fragmentação manual ou mecânica dos documentos.

Registro das informações relativas à execução da eliminação,por meio do Termo de Eliminação de Documentos, e enviode uma cópia ao Arquivo Público do Estado.

Após 30 dias

Decreto nº 48.897/2004



44

REGULARIZAÇÃO DE CADASTRO


É o procedimento de corrigir ou atualizar as informações

cadastrais de um documento, sempre que houver

necessidade.


CLASSIFICAÇÃO INCORRETA

O documento é interno?

SimSimNãoNão

Devolver paraa Unidade Produtora

classificar

Registrar com a denominação de

origem

O documento permanecerá no órgão/entidade?

SimNão

Providenciar a correta classificação





INTERESSADO



SECRETARIA DE GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE

GESTÃO PÚBLICASECRETARIA DE

GESTÃO PÚBLICA

DOCUMENTO ATIVO








GESTÃO PÚBLICA

DOCUMENTO ENCERRADO




GESTÃO PÚBLICA



45



PRINCÍPIO DE RESPEITO AO FUNDO

Os arquivos originários de um órgão/entidade devem manter a sua

unicidade, não sendo misturados aos de origem diversas.

O respeito ao fundo permite contextualizar o momento de

produção do documento e dessa maneira, recuperar a memória da

instituição.

(Duchein, Michel. O Respeito de Fundos em Arquivo: princípios teóricos e problemas práticos. 1992)



SECRETARIA DO INTERIOR E INSTRUÇÃO PÚBLICALei nº 15/1891

SECRETARIA DO INTERIORDecreto nº 28/1892

SECRETARIA DO INTERIOR E DA JUSTIÇALei nº 778/1901

SECRETARIA DO INTERIORLei nº 974/1905

SECRETARIA DA EDUCAÇÃO E DA SAÚDE PÚBLICADecreto nº 4.917/1931

SECRETARIA DA SAÚDE PÚBLICA E DA ASSISTÊNCIA SOCIALDecreto Lei nº 17.339/1947SECRETARIA DA SAÚDE PÚBLICADecreto nº 49.165/1967

SECRETARIA DA SAÚDEDecreto nº 52.182/1969

TRANSFERÊNCIA DE ATRIBUIÇÃO



Nesta data, atendendo ao despacho de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a regularização), procedeu-se à alteração da denominação do interessado de(indicar o nome antigo) para (indicar o novo nome).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a regularização

TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE INTERESSADO






46

Nesta data, atendendo à solicitação de (indicar o nome, cargo e unidade da autoridadeque solicitou a regularização), procedeu-se à alteração da classificação do documento de(indicar a classificação antiga) para (indicar a nova classificação) em conformidade com(indicar o Plano de Classificação) oficializado (indicar o ato normativo que aprovou oPlano de Classificação).

Local e data

Nome, cargo e assinatura do servidor/funcionário que realizou a regularização

TERMO DE REGULARIZAÇÃO DE CLASSIFICAÇÃO





PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO



QUAIS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO POSSOREALIZAR EM DOCUMENTO QUE NÃO PERTENÇA AOMEU ÓRGÃO/ENTIDADE?

Indicar irregularidade por meio de termo

Realizar despachos

Realizar juntadas

Apensá-lo a documento do meu órgão/entidade e,

posteriormente, desapensá-lo

ATRIBUIÇÕES DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO

Receber documentos de procedência externa Expedir documentos para órgãos/entidades externos

e para unidades descentralizadas do próprioórgão/entidade que não estejam interligadas porSIGAD

Autuar processos Encerrar e abrir volume de processos Desentranhar documentos avulsos de processos Apensar e desapensar processos, expediente a

processo ou processo a expediente Incorporar processos, expediente a processo ou

documento avulso protocolado a processo Controlar a tramitação e possíveis empréstimos de

documentos correntes




47

Colaborar com a Comissão de

Avaliação de Documentos e

Acesso – CADA, instituídas pelo

Decreto estadual nº

29.838/1989.

Colaborar com o Serviço de

Informações ao Cidadão – SIC,

instituído pelo Decreto

58.052/2012), na busca e

fornecimento de informações.


OUTRAS ATRIBUIÇÕES DOS SERVIÇOS DE PROTOCOLO


CONSERVAÇÃO PREVENTIVA

Conjunto de ações que visam retardar a deterioração e

prevenir danos aos documentos de arquivo por meio da criação

de condições ideais para a sua preservação.

Utilizar capas com visor e substituí-las sempre que necessário,evitando-se tramitar documentos com capas sujas ou dilaceradas;


CONSERVAÇÃO PREVENTIVADECRETO nº 60.334/2014


48

Utilizar pastas e caixas plásticas para proteger os documentos.Caixas ou pastas de papelão não devem ser utilizadas;



Utilizar móveis de metal esmaltado. Móveis de madeira, fórmicaou ferro não são recomendados, pois podem atrair insetos epragas e/ou emitir produtos voláteis ácidos no ambiente;




Higienizar semanalmente as estantes, prateleiras e caixas dearquivo com uma solução de 50% água 50% álcool utilizando umpano bem torcido.




49

Utilizar cadarços de algodão para apensar os documentos;

Utilizar trilhos (tipo “Romeu e Julieta” ou “macho e fêmea”)grampos ou clipes plásticos, evitando-se o uso de materiaismetálicos que provocam manchas de ferrugem nos documentos;




Utilizar digitalização ou fotografia para reproduzir, se necessário,documentos com suporte fragilizado, evitando-se, nesses casos,realizar cópias reprográficas (xerox) que exigem manuseio constantedo documento contribuindo com sua degradação.



CONTATOS

Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais(11) [email protected]

Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc(11) [email protected]

Núcleo de Assistência aos Órgãos do Sistema /Centro de Gestão Documental(11) 2089-8137/[email protected]

Central de Atendimento ao Cidadão – CAC(11) 2089- [email protected]


Documents

DECRETO ESTADUAL Nº 54.276/2009 - …arquivos.ambiente.sp.gov.br/cadmin/2015/07/Material-utilizado-no... · Certidão de liquidação de tempo de serviço ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO