343o de dados pessoais no SAP Business One · A Gestão de proteção de dados pessoais funciona com dados existentes apenas no sistema produtivo do SAP Business One. Quaisquer dados

GUIA DO UTILIZADOR | PUBLIC (PÚBLICO)Versão do documento: SAP Business One 9.3 Patch Level 05 and Higher – 2018-07-13

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business One

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Conteúdo

1 Proteção de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2 Gestão de proteção de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62.1 Ativação da Gestão de proteção de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62.2 Gestão de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62.3 Assistente de gestão de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Determinação de pessoas físicas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8Reversão da determinação de pessoa física. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Relatórios de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10Limpeza de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11Bloqueio de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12Desbloqueio de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

2.4 Dados pessoais confidenciais, registo de acesso a dados pessoais confidenciais e assistente de pagamento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3 Autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173.1 Definição de autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183.2 Definição de autorizações para a proteção de dados pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193.3 Definição de grupos de utilizadores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203.4 Cópia de autorizações p/outros utilizadores ou grps.autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223.5 Modificação de autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233.6 Personalização do menu principal de acordo com as autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243.7 Autorizações para janelas e documentos específicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243.8 Acompanhamento de modificações em autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253.9 Janela Autorizações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263.10 Criar autorizações adicionais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283.11 Autorização para alterar As minhas definições pessoais. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

4 Propriedade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .324.1 Ativação da propriedade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 324.2 Janela Autorizações de propriedade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 334.3 Janela Opções de partilha de propriedade de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Opções de partilha de propriedade de dados: Gerir apenas por documento. . . . . . . . . . . . . . . . .35Opções de partilha de propriedade de dados: Gerir apenas por parceiro de negócios. . . . . . . . . . 36Opções de partilha de propriedade de dados: Gerir por parceiro de negócios e documento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

5 Janela Registo de modificações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2 P U B L I C ( P Ú B L I C O )Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business One

Conteúdo

5.1 Janela Diferenças. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415.2 Janela Limpeza de registos em log de alterações. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

6 Janela Registo de acesso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 436.1 Janela Detalhes do registo de acesso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

7 Assistente de arquivamento de dados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

8 Perguntas frequentes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneConteúdo P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 3

Histórico do documento

Versão Data Alteração

1.0 03-05-2018 Documento criado.

2.0 03-07-2018 Documento atualizado com as alterações publicadas no nível de patch 05 do SAP Business One.


Histórico do documento

1 Proteção de dados pessoais

O SAP Business One contém várias funções que podem ajudá-lo a gerir a proteção de dados pessoais.

Dados pessoais são quaisquer dados que identifiquem, ou possam ser utilizados para identificar, uma pessoa física individual. Os dados pessoais podem incluir "metadados", dados que fornecem uma ligação para outros dados; os metadados podem não identificar explicitamente uma pessoa, mas podem ser utilizados para identificar indiretamente uma pessoa. Os dados pessoais podem ser captados, processados, controlados e atualizados no SAP Business One.

A proteção de dados pessoais significa, mas não se limita, à proteção contra ações como a distribuição ou o acesso não autorizados, mas também pode incluir direitos como a possibilidade de as pessoas descobrirem que dados as empresas detêm sobre elas. A proteção de dados pessoais deve restringir a captação de dados pessoais a finalidades específicas que tenham sido consentidas e deve apagar os dados pessoais logo que a finalidade, o processo e as cronologias previstas na lei se extingam.

A proteção de dados pessoais está abrangida por diversas leis e diretivas vigentes em várias jurisdições em todo o mundo, como o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia, a Lei de Proteção de Informações Pessoais e Documentos Eletrónicos do Canadá ou a Lei de Proteção de Informações Pessoais da Coreia do Sul. O cumprimento das diferentes legislações é incentivado através de sanções financeiras substanciais e potenciais reclamações por danos.

Provavelmente, a sua empresa está obrigada a seguir e cumprir leis e diretivas sobre a proteção de dados pessoais, relevantes para as jurisdições em que desenvolve operações. Algumas funções do SAP Business One podem ajudá-lo a gerir as obrigações da sua empresa relativamente à proteção de dados pessoais, em conjunto com a política de proteção de dados pessoais que vigora na sua empresa.

As informações aqui contidas servem apenas para orientação geral e são fornecidas sob o entendimento de que a SAP não lida com a prestação de aconselhamento jurídico.

Por isso, estas informações não devem ser utilizadas como substituto de uma consulta jurídica qualificada. A SAP SE não aceita qualquer responsabilidade por medidas tomadas como resposta a este documento. É da responsabilidade do cliente a adoção de medidas que o cliente considere adequadas para o cumprimento das leis de proteção de dados.

Para obter informações sobre como utilizar as funções do SAP Business One para proteger dados pessoais, consulte as ligações que se seguem.

Informação relacionada

Autorizações [página 17]Assistente de arquivamento de dados [página 46]

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneProteção de dados pessoais P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 5

2 Gestão de proteção de dados pessoais

A Gestão de proteção de dados pessoais no SAP Business One permite-lhe:

● Determinar que dados são dados pessoais através da identificação de pessoas físicas.● Gerir que tipos de dados contêm dados pessoais na sua empresa.● Gerar relatórios sobre dados pessoais existentes no sistema.● Limpar e apagar dados pessoais existentes no sistema.● Bloquear, e subsequentemente desbloquear, o acesso a dados pessoais existentes no sistema.

A Gestão de proteção de dados pessoais funciona com dados existentes apenas no sistema produtivo do SAP Business One. Quaisquer dados pessoais que tenham sido exportados, impressos, enviados por e-mail, incluídos em cópias de segurança, arquivados ou que de outra forma tenham saído do sistema produtivo do SAP Business One, não podem ser geridos através da Gestão de proteção de dados pessoais.

2.1 Ativação da Gestão de proteção de dados pessoais

A Gestão de proteção de dados pessoais é ativada através da seleção de uma caixa de seleção na janela Detalhes da empresa do SAP Business One. Uma vez ativada, ficam disponíveis as Ferramentas de proteção de dados e a secção Proteção de dados pessoais, com o indicador Pessoa física e Status em dados mestre relevantes.

No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Inicialização do sistema Detalhes da empresa Parâmetros básicos (separador) para visualizar a caixa de seleção Ativar gestão de proteção de dados pessoais.

A Gestão de proteção de dados pessoais é ativada como predefinição para as versões localizadas do SAP Business One para países da União Europeia, para a Suíça e para a Noruega. Para todas as outras versões localizadas, a Gestão de proteção de dados pessoais fica disponível para ativação através da caixa de seleção Ativar gestão de proteção de dados pessoais. A Gestão de proteção de dados pessoais pode ser desativada se a funcionalidade relacionada não for utilizada.

2.2 Gestão de dados pessoais

A Gestão de dados pessoais permite-lhe identificar que tipos de dados contêm dados pessoais, para o ajudar a cumprir as suas obrigações de proteger dados pessoais. Os dados classificados como Pessoal ou Pessoal confidencial (dados sensíveis) são incluídos noutros processos de dados pessoais. Tem de classificar corretamente os diferentes dados, para permitir que as ferramentas de Gestão de proteção de dados pessoais funcionem eficazmente. Nem todos os dados podem ser classificados como dados pessoais; apenas os dados que estão disponíveis em Gestão de dados pessoais podem ser classificados como dados pessoais.


Gestão de proteção de dados pessoais

Quaisquer dados pessoais armazenados em objetos ou campos que não estejam incluídos na Gestão de dados pessoais não poderão ser geridos através de processos de Gestão de dados pessoais e esses dados terão de ser geridos e controlados manualmente.

O SAP Business One pode deter dados pessoais em diferentes áreas ou objetos do sistema. Os dados detidos nestes objetos previamente definidos podem ser atribuídos a categorias como Pessoal ou Não pessoal. Em alguns casos especiais, os dados podem ser atribuídos à categorias Pessoal confidencial (dados sensíveis). Exemplos de objetos relevantes incluem parceiros de negócios, empregados e documentos de marketing. Os objetos que não podem conter dados pessoais não aparecem em Gestão de dados pessoais.

No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Utilitários Ferramentas de proteção de dados Gestão de dados pessoais . Abre-se a janela Gestão de dados pessoais.

Todos os objetos de dados apresentados em Gestão de dados pessoais são inicialmente classificados, como predefinição, como Pessoal ou Pessoal confidencial, na coluna Classificação de dados. A Gestão de dados pessoais só apresenta dados de objetos que se destinam a dados pessoais, nem todos os objetos existentes são apresentados.

A Gestão de dados pessoais apresenta os tipos de dados e os campos específicos que podem conter dados pessoais. Campos definidos pelo utilizador (excluindo campos definidos pelo utilizador do tipo sistema) também são apresentados em Gestão de dados pessoais quando estão ligados a objetos de dados pessoais.

A coluna Classificação de dados pode ser corrigida para itens de dados individuais, de Pessoal para Não pessoal. A alteração da Classificação de dados para Não pessoal excluirá os dados de outros processos de Gestão de dados pessoais. A Classificação de dados pode ser novamente alterada de Não pessoal para Pessoal.

Apenas os dados classificados como Pessoal ou Pessoal confidencial (sensíveis), e que estejam ligados a pessoas físicas, são tratados como dados pessoais. Só é possível determinar pessoas físicas no Assistente de gestão de dados pessoais. A simples classificação dos tipos de dados como Pessoal ou Pessoal confidencial não significa que todos esses dados serão tratados como dados pessoais; os dados também têm de ser ligados a uma pessoa física.

A coluna Referência da base de dados indica a localização específica de uma tabela a localização geral de um grupo. Por exemplo, ODOC.Card.Name, em que a coluna Categoria é Vendas, representa todos os documentos de cliente.

Campos especiais que estejam classificados como Pessoal confidencial (dados sensíveis) podem ser alterados para Pessoal ou Não pessoal. Apenas os campos ID emitido pelas autoridades, Nº do passaporte, várias campos relacionados com contas bancárias e IBANs (Nº de conta bancária internacional) de parceiro de negócios e Conta bancária de empregados, podem ser classificados como Pessoal confidencial em todas as versões localizadas. Na versão localizada para a Alemanha, os campos Confissão religiosa, Confissão religiosa do parceiro e Nº do seguro de saúde também podem ser classificados como Pessoal confidencial. Os campos classificados como Pessoal confidencial são automaticamente encriptados e o acesso dos utilizadores é registado em log e restringido através de autorizações. A alteração da classificação de Pessoal confidencial para Pessoal ou Não pessoal remove a encriptação e as restrições de acesso relevantes.

RecomendaçãoVerifique quaisquer add-ons relacionados que utilizar, para saber como lidam com dados pessoais. Se tiver recebido add-ons de parceiros SAP, verifique se não serão afetados pela encriptação de dados. Para obter mais informações, consulte a Nota SAP 2633811 .

Através da opção Também pode, é possível alterar a Classificação de dados de todos os campos da janela. Clique com o botão direito do rato nos campos da janela, para ver opções como Repor predefinição para

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneGestão de proteção de dados pessoais P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 7

http://help.sap.com/disclaimer?site=https://launchpad.support.sap.com/#/notes/2633811

Classificação de dados e Remover ou Duplicar para linhas de campos definidos pelo utilizador. O acesso a dados Pessoal confidencial (sensíveis) é registado no Registo de acesso a dados pessoais confidenciais.

Utilize a opção de filtro na barra de ferramentas para visualizar categorias específicas de dados em Gestão de dados pessoais, como dados Pessoais confidenciais (sensíveis).

2.3 Assistente de gestão de dados pessoais

O Assistente de gestão de dados pessoais fornece seis opções diferentes para a realização de diversos processos de Gestão de proteção de dados pessoais:

● Determinar pessoas físicas● Reverter determinação de pessoa física● Relatórios de dados pessoais● Limpeza de dados pessoais● Bloqueio de dados pessoais● Desbloqueio de dados pessoais

No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Utilitários Ferramentas de proteção de dados Assistente de gestão de dados pessoais para iniciar o assistente. Abre-se o Assistente de gestão de dados pessoais.

O Assistente de gestão de dados pessoais funciona como outros assistentes do SAP Business One. O assistente orienta-o através dos diferentes processos disponíveis, numa série de etapas, ajudando-o a definir o que quer fazer e com que dados pretende trabalhar. É possível criar novas execuções do assistente ou carregar execuções guardadas do assistente, sendo depois atualizadas nos Resultados do relatório. A conclusão ou execução do assistente finaliza as alterações determinadas por si no assistente. Quando se executa o assistente, a Propriedade de dados é ignorada; se um utilizador tiver autorização para aceder a uma ação do assistente, poderá então aceder a todos os parceiros de negócios através do assistente.

Nem todos os objetos de dados podem ser geridos pelo Assistente de gestão de dados pessoais. Os objetos que se seguem têm de ser geridos manualmente, tal como os respetivos dados pessoais têm de ser removidos manualmente.

● Folhas de horas com o Tipo definido como Outro.● Grupos de destino contidos em Campanhas.● Anexos.● Vendedores/compradores que não estejam relacionados com Dados mestre do empregado.● Separador Observações em Dados mestre do parceiro de negócios.● Separador Conteúdo em Atividades.

2.3.1 Determinação de pessoas físicas

Selecione a ação do assistente Determinar pessoas físicas na etapa 2, Parâmetros gerais, para identificar pessoas físicas que sejam sujeitos de dados e existam no SAP Business One. O assistente é a única forma de



identificar e determinar pessoas físicas no SAP Business One. Uma vez determinadas as pessoas físicas, pode gerir corretamente os respetivos dados pessoais e executar outras ações do assistente para elas.

Pessoas físicas são seres humanos reais, distintos de entidades como corporações. Os registos de parceiro de negócios, empregado, utilizador e pessoa de contacto podem representar pessoas físicas, mas não necessariamente. Os dados pessoas só dizem respeito a pessoas físicas, pelo que a Gestão de proteção de dados pessoais só é relevante para pessoas físicas. O mesmo tipo de dados, como o número de telefone, pode ou não constituir dados pessoais. O número de telefone de uma pessoa física pode ser utilizado para a identificar, pelo que constitui dados pessoais. O número de telefone da receção de uma empresa não pode ser utilizado para identificar uma pessoa física, pelo que não constitui dados pessoais.

Utilizando a ação do assistente Determinar pessoas físicas, pode determinar corretamente que dados pertencem a pessoas físicas e quais não pertencem. O assistente funciona selecionando automaticamente a caixa de seleção Pessoa física na secção Proteção de dados pessoais das janelas de dados metre relacionadas. Não pode selecionar manualmente as caixas de seleção Pessoa física.

Quaisquer dados pessoais sensíveis de pessoas físicas são encriptados como predefinição e só ficam acessíveis para utilizadores autorizados.

RecomendaçãoVerifique quaisquer add-ons relacionados que utilizar, para saber como lidam com dados pessoais. Se tiver recebido add-ons de parceiros SAP, verifique se não serão afetados pela encriptação de dados. Para obter mais informações, consulte a Nota SAP 2633811 .

NotaO consentimento das pessoas físicas para armazenamento, utilização ou inclusão em relatórios de dados pessoais no SAP Business One, tem de ser obtido e gerido fora do SAP Business One. Para manter a integridade dos dados e dos relatórios, os parceiros de negócios determinados como pessoas físicas não podem ser duplicados.

Na etapa 3 do assistente, Critérios de seleção, pesquise o SAP Business One em busca de sujeitos de dados que sejam pessoas físicas. Os diferentes separadores do assistente permitem-lhe direcionar a sua pesquisa para as categorias Utilizadores, Empregados, Parceiros de negócios, Contactos do PN ou para uma pesquisa de texto específica. Limpe os critérios de pesquisa em todos os separadores, selecionando Limpar seleções no separador Pesquisar.

Os resultados de pesquisa são apresentados numa lista pop-up, onde pode selecionar vários registos para determinar como pessoas físicas. A seleção de Selecionar coloca os registos na grelha do assistente, onde as caixas de seleção da coluna Selecionar confirmam a seleção. É possível realizar várias pesquisas para diferentes categorias, cujos resultados podem ser adicionados à mesma grelha para uma execução individual do assistente. Quaisquer sujeitos de dados que já tenham sido determinados como pessoas físicas, ou que tenham sido apagados como parte de uma Limpeza de dados pessoais realizada por um assistente, não aparecem nas pesquisas.

Na etapa 4 do assistente, Resultados do relatório, pode ver que sujeitos de dados serão determinados como pessoas físicas através da execução do assistente.

Na etapa 5 do assistente, Opções de Guardar, pode optar por Guardar critérios de seleção e sair ou finalizar as determinações selecionando Executar.

Na etapa 6 do assistente, Relatório resumido, pode ver se o processo foi bem-sucedido para as diferentes pessoas físicas.



2.3.2 Reversão da determinação de pessoa física

Selecione a ação do assistente Reverter determinação de pessoa física na etapa 2, Parâmetros gerais, para reverter a identificação de pessoas físicas que foi anteriormente feita no SAP Business One. O assistente é a única forma de reverter a determinação de uma pessoa física no SAP Business One.

As etapas de pesquisa, guardar e resultados funcionam tal como em Determinar pessoas físicas.

Uma vez executado o assistente, quaisquer dados pessoais sensíveis de pessoas físicas serão desencriptados e, por isso, ficarão acessíveis a todos os utilizadores autorizados.

2.3.3 Relatórios de dados pessoais

Selecione a ação do assistente Relatório de dados pessoais na etapa 2, Parâmetros gerais, para elaborar relatórios sobre dados existentes sobre pessoas físicas registados no SAP Business One. O assistente é a única forma de elaborar relatórios sobre pessoas físicas no SAP Business One. Como pré-requisito, tem de ter instalado o tempo de execução do SAP Crystal Reports, antes de gerar Relatórios de dados pessoais.

Os Relatórios de dados pessoais fornecem uma função de recuperação que pode ser utilizada para informar os sujeitos de dados pessoas físicas sobre os dados pessoais armazenados sobre eles. Os relatórios incluem quaisquer dados pessoais da pessoa física existentes em dados mestre e transações relacionadas, que estejam armazenados no sistema. Tipicamente, os sujeitos de dados pessoas físicas têm o direito legal de solicitarem e receberem relatórios sobre si próprios.

Procure as pessoas físicas para as quais pretende elaborar relatórios na etapa 3 do assistente, Critérios de seleção. Pode procurar várias pessoas físicas; será produzido um relatório separado para cada pessoa. Selecione a caixa de seleção Incluir pessoas de contacto para alargar a sua pesquisa.

Na etapa 5 do assistente, Opções de Guardar, pode optar por Guardar critérios de seleção e sair ou finalizar o relatório através da impressão ou da produção de uma pré-visualização da impressão. É possível exportar

relatórios selecionando o ícone Exportar relatório .

RecomendaçãoFora do SAP Business One, verifique se os sujeitos de dados pessoas físicas consentiram na produção de Relatórios de dados pessoais sobre si próprios.

AtençãoQuando imprimir um Relatório de dados pessoais, o relatório será guardado numa pasta temporária do seu computador. Uma vez concluída a impressão, o relatório é eliminado e surge uma notificação a informar que o relatório foi eliminado. Se não receber essa notificação, o relatório terá de ser eliminado manualmente.



2.3.4 Limpeza de dados pessoais

Selecione a ação do assistente Limpeza de dados pessoais na etapa 2, Parâmetros gerais, para apagar os dados de pessoas físicas que existem no SAP Business One.

De acordo com diversos regulamentos em vigor em todo o mundo, o registo e a retenção de dados pessoais devem ter finalidades e processos específicos; uma vez expiradas as finalidades e terminados os processos, os dados pessoais devem ser eliminados. Adicionalmente, as pessoas físicas podem solicitar o apagamento dos seus próprios dados pessoais.

Pode utilizar a ação do assistente Limpeza de dados pessoais para gerir a obrigação da sua empresa de apagar os dados pessoais de pessoas físicas existentes no SAP Business One. A Limpeza de dados pessoais funciona das seguintes maneiras:

● Os dados pessoais são apagados de todas as áreas em que aparecem no SAP Business One produtivo.● Os dados pessoais são apagados e, por isso, removidos, de áreas como os dados mestre e as transações,

mas as entradas continuarão a existir sem os dados pessoais.● O apagamento de dados pessoais não pode ser revertido.● Os dados pessoais apagados são substituídos por asteriscos.● O Status na secção Proteção de dados pessoais nas janelas de dados mestre relacionadas das pessoas

físicas é atualizado para Apagado.● Quando se limpam parceiros de negócios externos em campanhas, o campo Status de proteção de dados

na linha da campanha é atualizado para Apagado. Quando o status é Apagado, a linha pode ser eliminada mas não atualizada.

● Nos casos em que a pessoa física é um empregado, parceiro de negócios ou pessoa de contacto, o registo é desativado nos dados mestre; os registos de utilizador são bloqueados. Quaisquer atividades de empregado são encerradas.

● Nos casos em que os empregados são proprietários de parceiros de negócios (propriedade de dados gerida por parceiro de negócios) e em que o Status de proteção de dados do parceiro de negócios não é Apagado, Bloqueado ou Desbloqueado, o empregado tem de ser desassociado do parceiro de negócios antes da limpeza do empregado.

● Não é possível criar novas transações para pessoas físicas apagadas.● Os dados mestre das pessoas físicas não podem ser atualizados depois de serem apagados.● Qualquer transferência personalizada de dados pessoais para lançamentos no diário não é afetada pela

Limpeza de dados pessoais.● Os documentos em rascunho não são incluídos na Limpeza de dados pessoais, pelo que têm de ser

removidos ou eliminados separadamente. Se a remoção falhar, é provável que isso se deva a um processo que tem de ser concluído ou cancelado.

● As Limpezas de dados pessoais só afetam a base de dados produtiva do SAP Business One; quaisquer cópias de segurança relacionadas ou outros armazenamentos de dados têm de ser geridos separadamente.

● O campo Vendedor não é afetado pela Limpeza de dados pessoais porque é uma Chave de dados. Quaisquer dados pessoais existentes num Vendedor relacionados com a configuração de vendedor e comprador, têm de ser geridos manualmente.

● Nos documentos em aberto, o sistema verifica se as Encomendas e documentos de marketing "superiores" estão encerrados quanto aos dados pessoais que pretende limpar. Documentos em aberto "inferiores", como Cotações de compra, não são verificados.

Na etapa 3 do assistente, Critérios de seleção, pode procurar pessoas físicas que queira limpar a apagar. Pode procurar várias pessoas físicas e adicioná-las à mesma execução do assistente, tal como nas outras ações do


assistente. Utilize o campo Nenhuma transação desde, no separador Parceiros de negócios, para gerir as cronologias de retenção de dados da sua empresa e encontrar parceiros de negócios inativos; as transações incluem documentos de marketing, lançamentos no diário e pagamentos. A caixa de seleção Incluir pessoas de contacto é automaticamente selecionada e não pode ser desmarcada no separador Parceiros de negócios.

Na etapa 5 do assistente, Opções de Guardar, pode optar por Guardar critérios de seleção e sair ou finalizar a limpeza selecionando Executar. O sucesso ou insucesso do processo é detalhado na etapa 6 do assistente, Relatório de resumo.

Se posteriormente for preciso restabelecer a pessoa física no sistema, será necessário um novo registo.

RecomendaçãoRemova os dados logo que deixem de ser necessários, o que pode ser feito manualmente sem precisar de recorrer à Limpeza de dados pessoais. Gira de perto as suas atividades, oportunidades de negócio e campanhas, para cumprir as suas obrigações relativamente à proteção de dados pessoais.

2.3.5 Bloqueio de dados pessoais

Selecione a ação do assistente Bloqueio de dados pessoais na etapa 2, Parâmetros gerais, para bloquear o acesso aos dados de pessoas físicas que existem no SAP Business One.

De acordo com diversos regulamentos em vigor em todo o mundo, o registo e a retenção de dados pessoais devem ter finalidades e processos específicos; uma vez expiradas as finalidades e terminados os processos, os dados pessoais devem ser eliminados. No entanto, uma vez expirados os períodos de retenção de dados pessoais, podem ser concedidas prorrogações ou anulações como exigido por lei. O acesso a dados pessoais pode ser bloqueado, mas os dados podem ser retidos sempre que isso seja necessário.

Pode utilizar a ação do assistente Bloqueio de dados pessoais para gerir a obrigação da sua empresa de bloquear o acesso aos dados pessoais de pessoas físicas existentes no SAP Business One.

● Uma vez bloqueados, os dados pessoais são retidos mas ficam inacessíveis e invisíveis, a menos que sejam desbloqueados.

● Registos de pessoas físicas bloqueados, ou subsequentemente desbloqueados, não podem ser utilizados em documentos de marketing futuros nem noutros processos empresariais.

● O bloqueio de dados pessoais de pessoas físicas selecionadas encripta os registos da base de dados e anonimiza os dados na interface do utilizador.

● Quando os dados bloqueados já não são necessários, os dados pessoais podem ser submetidos a limpeza, depois de desbloqueados.

● Os parceiros de negócios que têm documentos de marketing em aberto ficam excluídos e os seus dados pessoais não podem ser bloqueados.

Na etapa 3 do assistente, Critérios de seleção, pode procurar pessoas físicas às quais queira bloquear o acesso. Pode procurar várias pessoas físicas e adicioná-las à mesma execução do assistente, tal como nas outras ações do assistente.

Na etapa 5 do assistente, Opções de Guardar, pode optar por Guardar critérios de seleção e sair ou finalizar o bloqueio selecionando Executar. O sucesso ou insucesso do processo é detalhado na etapa 6 do assistente, Relatório de resumo.

Se posteriormente for preciso restabelecer a pessoa física no sistema, será necessário um novo registo.



2.3.6 Desbloqueio de dados pessoais

Selecione a ação do assistente Desbloqueio de dados pessoais na etapa 2, Parâmetros gerais, para desbloquear o acesso aos dados de pessoas físicas que tenham sido bloqueados anteriormente. O assistente é a única forma de reverter um bloqueio aplicado ao acesso a dados pessoais no SAP Business One.

As etapas de pesquisa, guardar e resultados funcionam tal como no Bloqueio de dados pessoais, no entanto, um bloqueio anterior significa que apenas será apresentado o Código de pessoa física.

O desbloqueio de dados pessoais de pessoas físicas selecionadas desencripta os registos da base de dados e disponibiliza os dados na interface do utilizador. Uma vez desbloqueados, os dados pessoais ficam acessíveis a todos os utilizadores autorizados, mas os registos da pessoa física não podem ser utilizados em documentos de marketing futuros nem noutros processos empresariais.

Os dados pessoais podem ser novamente bloqueados ou, se já não forem necessários, podem ser submetidos a um processo de limpeza. Se posteriormente for preciso restabelecer a pessoa física no sistema, será necessário um novo registo.

2.3.7 Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos

Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos (clientes ocasionais), ou simplesmente "clientes predefinidos", são parceiros de negócios que se utilizam para gerar documentos de vendas, habitualmente faturas e pagamentos, para clientes ocasionais. Uma vez que os dados mestre de parceiro de negócios são utilizados para vários clientes ocasionais, normalmente não são armazenados dados pessoais de parceiros de negócios que são clientes ocasionais. No entanto, é possível deter dados pessoais das muitas transações de clientes predefinidos; as opções de gestão de dados pessoais são obrigatórias para os documentos criados que incluem dados pessoais.

Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos (clientes ocasionais) são determinados em Determinação da conta do Razão (siga o caminho Administração Configuração FinanceiraDeterminação da conta do Razão Determinação da conta do Razão ). É possível estabelecer diversos clientes predefinidos para vários períodos financeiros.

As opções para Parceiros de negócios ou Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos estão disponíveis no separador Parceiros de negócios da etapa 3 Critérios de seleção para os seguintes tipos de ações do assistente:

● Determinar pessoas físicas● Reverter determinação de pessoa física● Limpeza de dados pessoais

A opção Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos não é selecionável para as ações do assistente Bloqueio de dados pessoais, Desbloqueio de dados pessoais e Relatório de dados pessoais.

A opção Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos permite a pesquisa de clientes predefinidos e transações relacionadas, para aplicação de processos de gestão de proteção de dados pessoais a documentos, utilizando esses clientes predefinidos. A opção Parceiros de negócios permite a pesquisa de parceiros de negócio regulares.


Determinar pessoas físicas

Quando selecionar o tipo de execução do assistente Determinar pessoas físicas e Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos, poderá selecionar os clientes predefinidos cujas transações incluem dados pessoais.

É possível estabelecer diversos clientes predefinidos para vários períodos financeiros para que sejam possíveis resultados de vários clientes predefinidos.

Ao executar o assistente, os dados pessoais são encriptados em dados mestre e transações de clientes predefinidos.

Limpeza de dados pessoais

Quando se determinam clientes predefinidos como pessoas físicas, apenas as respetivas transações relacionadas são consideradas como dados pessoais. Isto é diferente do que acontece com os parceiros de negócios regulares, em que os dados mestre e as transações de parceiros de dados são considerados como dados pessoais. Isto porque os clientes predefinidos são muitas vezes utilizados para gerar documentos para vários clientes ocasionais.

Para o tipo de execução do assistente Limpeza de dados pessoais, está disponível a opção adicional Transações lançadas em ou antes de, para limitar resultados de pesquisa por data, quando se seleciona Clientes predefinidos para Faturas de cliente e pagamentos. É obrigatório selecionar uma data em Transações lançadas em ou antes de. Se um documento não tiver data de lançamento, será então analisada a data de criação. Só é possível incluir na pesquisa os documentos de marketing encerrados.

Uma vez procurados, é possível selecionar ou desmarcar, para limpeza de dados pessoais, os clientes predefinidos que são determinados como pessoas físicas, bem como as suas transações. É possível estabelecer diversos clientes predefinidos para vários períodos financeiros para que sejam possíveis resultados de vários clientes predefinidos.

Se um cliente ocasional solicitar a remoção de dados pessoais, então a limpeza será possível como parte de uma limpeza geral de transações cujo período de retenção tenha expirado.

2.4 Dados pessoais confidenciais, registo de acesso a dados pessoais confidenciais e assistente de pagamento

Existem dados em todas as versões localizadas do SAP Business One que podem ser classificados como Pessoal confidencial (dados sensíveis):

● ID emitido pelas autoridades● Nº do passaporte● Dados relativos a contas bancárias de parceiro de negócios● Dados relativos a IBANs (Nº de conta bancária internacional) de parceiro de negócios● Conta bancária de empregados.

Dados de conta bancária e IBAN são classificados como dados confidenciais pelos padrões da SAP, mas não necessariamente por todas as jurisdições.



Existem mais dados na versão do SAP Business One localizada para a Alemanha, que podem ser classificados como Pessoal confidencial:

● Confissão religiosa● Confissão religiosa do parceiro● Nº do seguro de saúde

Os dados pessoais sensíveis (confidenciais) de uma pessoa física são encriptados como predefinição e ocultos da vista de todos os utilizadores, logo que seja determinada uma pessoa física. Apenas os utilizadores autorizados podem visualizar os dados, clicando com o botão do direito do rato nos campos em questão e optando por visualizar os dados sensíveis. A ação do clique direito nos dados é registada em log no Registo de acesso a dados pessoais confidenciais. Quando se acede a dados sensíveis, é possível corrigi-los.

Os dados de conta bancária de parceiro de negócios, ao contrário de outros dados sensíveis, são encriptados, com exceção dos últimos 4 dígitos. Se os dados da conta bancária de parceiro de negócios só tiverem 4 dígitos, todos os dígitos serão encriptados. Os dados de conta bancária e IBAN de parceiro de negócios são encriptados nos Dados mestre do parceiro de negócios e em quaisquer formulários ou documentos relacionados que apresentam os dados, tais como recebimentos, depósitos, letras de câmbio, o assistente de pagamento e tabelas de resultados de pagamento.

Registo de acesso a dados pessoais confidenciais

O Registo de acesso a dados pessoais confidenciais permite-lhe monitorizar quem acedeu a dados pessoais confidenciais no SAP Business One. Quando se visualizam dados pessoais sensíveis através do Assistente de gestão de dados pessoais, ação Relatórios de dados pessoais, o acesso é registado no Registo de acesso a dados pessoais confidenciais. Quando se acede a dados pessoais sensíveis através da DI API ou do Assistente de pagamento, o acesso é registado no Registo de acesso a dados pessoais confidenciais. Quando dados pessoais sensíveis são exportados numa consulta ou numa folha de cálculo, esses dados são encriptados e, por isso, nenhum acesso é registado.

No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Utilitários Ferramentas de proteção de dados Registo de acesso a dados pessoais confidenciais . Abre-se a janela Registo de acesso a dados pessoais confidenciais.

Selecionando utilizadores individuais no registo, pode ver que objetos foram acedidos, para que sujeitos de dados, a que hora e por que método.

Criação de ficheiros bancários no assistente de pagamento com dados pessoais sensíveis

No Menu principal do SAP Business One, selecione Bancos e pagamentos Assistente de pagamento para aceder ao Assistente de pagamento.

O processo de geração do ficheiro bancário através do Assistente de pagamento é afetado quando se trabalha com dados bancários de cariz pessoal e sensível pertencentes a pessoas físicas. Quando se atualiza a Conta bancária da entidade recebedora do pagamento e o IBAN da conta bancária da entidade recebedora do pagamento (categoria Tipo de dados Tabela de resultados de pagamento ou a tabela OPEX), os dados são


encriptados antes de serem introduzidos. Quando se geram ficheiros bancários através do Assistente de pagamento, os dados da conta bancária e do IBAN do parceiro de negócios são levados para o ficheiro bancário após a desencriptação.

A criação de ficheiros bancários é registada em log como uma ação de acesso a dados pessoais sensíveis.

Quando se criam ficheiros bancários, o Assistente de pagamento desencripta os dados bancários relevantes, para que o ficheiro bancário possa ser subsequentemente utilizado para efetuar pagamentos, desde que seja selecionado um único Tipo de formato de ficheiro bancário.

Para criar ficheiros bancários com dados desencriptados, só pode ser selecionada uma categoria de Tipo de formato de ficheiro bancário na etapa 6 do assistente. Existem dois Tipo de formato de ficheiro bancário, EFM e DLL; a seleção de linhas com EFM e DLL na mesma execução, criará um ficheiro bancário no formato EFM, com dados encriptados que não podem ser processados pelos bancos. Aparece uma mensagem de aviso quando uma execução do assistente envolver os formatos EFM e DLL.

Quando o Tipo de formato de ficheiro bancário for DLL, então a desencriptação dos dados será processada pelo serviço DI (mais informações disponíveis na Nota SAP 2633811 ). Este serviço é chamado pelo add-on de pagamento. O add-on de pagamento identifica os campos a serem desencriptados, com base na configuração estabelecida em Gestão de dados pessoais.




3 Autorizações

As autorizações permitem a utilizadores específicos do SAP Business One visualizarem, criarem e atualizarem partes do sistema a que foram atribuídos, cumprindo as definições da propriedade de dados. Como predefinição, os novos utilizadores não possuem autorizações. Cada utilizador só pode ter um gerente que atribui permissões.

Controlando quem tem autorização para aceder a diferentes partes do sistema, é possível controlar o acesso aos dados no sistema. Através de autorizações, pode controlar o acesso e, assim, proteger dados pessoais.

Tal como para outras áreas doSAP Business One, o acesso a ferramentas de proteção de dados pessoais, como o Assistente de gestão de dados pessoais, e a visualização de dados sensíveis, podem ser controlados em Autorizações. A visualização apenas de dados pessoais em diferentes objetos não pode ser controlada por Autorizações; os utilizadores conseguem ver tudo com dados pessoais, ou absolutamente nada.

Pode definir utilizadores como utilizadores normais ou superutilizadores.

● Utilizadores normais:○ Podem realizar determinadas ações, por exemplo, conceder descontos, modificar preços ou aceder a

contas confidenciais, com as autorizações adequada.○ Não podem atribuir autorizações a outros utilizadores.

● Superutilizadores:○ Têm autorização total e sem restrições para acederem a utilizadores no sistema, além dos seus

próprios dados de início de sessão.○ Têm automaticamente autorização total para acederem a todas as funções no sistema.○ Podem definir autorizações e permissões para outros utilizadores.

Defina autorizações na janela Autorizações. No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Autorizações gerais .

Os utilizadores podem receber autorização para acederem a módulos individuais, como Vendas, e às diferentes áreas de cada módulo. As autorizações são afetadas por combinações de definições. Se, por exemplo, um utilizador tiver permissão para visualizar dados mestre de parceiro de negócios, mas não tiver permissão para ver saldos de contas de parceiros de negócios, o sistema não apresentará os saldos de conta na janela Dados mestre do parceiro de negócios.

Os utilizadores que não têm permissão para alterarem autorizações não possuem a pasta Autorizações na sua visão do módulo Administração.

Pré-requisitos

Definiu os utilizadores no sistema e indicou quais são superutilizadores.

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneAutorizações P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 17

Características

Pode conceder aos utilizadores autorização apenas para visualizar informações, ou excluir utilizadores totalmente de uma função. Pode limitar o acesso de um utilizador a documentos. Por exemplo, pode limitar o acesso a cotações de vendas de apenas uma determinada série de números, a cotações de outra série ou pode até negar o acesso completamente.

Pode ignorar as autorizações em circunstâncias específicas. Por exemplo, se um utilizador não tiver permissão para criar um determinado documento de vendas, mas tentar fazê-lo, então o sistema pedirá ao utilizador que solicite a um utilizador autorizado que aprove e introduza o seu nome de utilizador e palavra-passe. Isto permite ao utilizador sem autorização guardar o documento apenas para essa circunstância específica.

Pode definir processos de aprovação para as transações de compras e vendas no sistema, que substituem as permissões padrão. Se, por exemplo, um utilizador estiver autorizado a adicionar uma fatura, mesmo que exceda o limite de crédito do cliente, poderá ativar um procedimento de autorização de saída adicional, sempre que o limite de crédito seja excedido num montante específico.

3.1 Definição de autorizações

Pré-requisitos

● Você é um superutilizador.● Criou utilizadores normais no sistema.● Atribuiu utilizadores a grupos de autorizações adequados.

Contexto

O SAP Business One está equipado com uma capacidade abrangente de autorizações que pode ser adaptada a cada utilizador. Durante a fase de implementação, o administrador do sistema deve conceber uma política de autorizações para evitar o acesso não autorizado à base de dados. Ao atribuir as autorizações corretas, é possível restringir as alterações aos campos de documentos.

Deverão ser tomadas precauções para garantir que o acesso aos dados seja monitorizado. No Razão, os utilizadores que não tenham autorização para aceder ao diário de documentos, mas tenham autorização para lançamentos no diário, poderão utilizar os botões de ação do registo de dados para se deslocarem pela base de dados e visualizarem os documentos. Desta forma, poderão visualizar outras entradas, mesmo que não estejam autorizados a visualizar listas, por exemplo, no diário de documentos.

Deve conceder autorizações a cada utilizador de acordo com as funções e responsabilidades do utilizador. O SAP Business One fornece as seguintes opções de autorização:

● Autorização total: os utilizadores podem visualizar e modificar dados para essa função.● Apenas leitura: os utilizadores só podem visualizar os dados mas não podem modificá-los.

Esta opção só diz respeito a dados, pelo que não está disponível para funções que exigem operações de utilizador (por exemplo, a remoção de parceiros de negócios).


Autorizações

● Sem autorização: os utilizadores não têm acesso a essa função.

NotaOs superutilizadores têm autorizações totais para todas as funções e essas autorizações não podem ser modificadas.

As autorizações de cada utilizador são apresentadas na janela Autorizações. Diversas autorizações são apresentadas para módulos com autorizações mistas, como seja autorização total para alguns submódulos e apenas de leitura para outros.

Procedimento

1. No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Inicialização do sistemaAutorizações Autorizações gerais . Abre-se a janela Autorizações.

2. No separador Grupos de autorizações da janela Autorizações, defina autorizações para cada grupo de autorizações.

As autorizações de cada grupo de autorizações são automaticamente aplicadas a todos os utilizadores do grupo.

3. No separador Utilizadores, apure as autorizações de cada utilizador, para garantir que todos os itens de permissão têm as autorizações efetivas adequadas.

4. Selecione o botão Atualizar para guardar as alterações na janela Autorizações.

NotaSe conceder autorização total ou apenas de leitura a um utilizador para uma determinada função, certifique-se de que atribuiu uma licença adequada ao utilizador. Caso contrário, a definição de autorização não será eficaz.

3.2 Definição de autorizações para a proteção de dados pessoais

O acesso a ferramentas de proteção de dados pessoais como o Assistente de gestão de dados pessoais e a visualização de dados sensíveis podem ser controlados em Autorizações.

No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Inicialização do sistema AutorizaçõesAutorizações gerais . Na grelha principal de Autorizações, selecione Administração Utilitários

Ferramentas de proteção de dados para utilizadores individuais.

Quando se executa o Assistente de gestão de dados pessoais, Propriedade de dados é ignorado; se um utilizador tiver autorização para aceder a uma ação do assistente, poderá então aceder a todos os parceiros de negócios através do assistente. Para os utilizadores autorizados a realizar ações do assistente, a propriedade


de dados não se aplica à seleção de parceiros de negócios, ao acesso a parceiros de negócios ou documentos para gerar relatórios de dados pessoais ou para executar limpezas de dados pessoais.

3.3 Definição de grupos de utilizadores

Pré-requisitos

Você é um superutilizador.

Contexto

Os empregados de uma empresa podem ser agrupados de acordo com as respetivas funções (por exemplo, vendedores, contabilistas e gerentes, etc.). De um modo geral, diferentes funções exigem definições diferentes para as respetivas funções, funcionalidades e dados do SAP Business One. Pode atribuir utilizadores do SAP Business One a diferentes grupos de utilizadores, com base nas reais funções dos utilizadores.

O SAP Business One é compatível com os seguintes tipos de grupos de utilizadores:

● Autorização: De acordo com as diferentes funções dos utilizadores, pode atribuí-las aos grupos de autorizações adequados. As autorizações de um grupo de autorizações são automaticamente aplicadas a todos os utilizadores deste grupo.

● Definições de formulário: Com um grupo de definições de formulário, pode copiar as definições de formulário de um utilizador para um grupo. Isso ajuda-o a poupar tempo ao adicionar novos utilizadores ou durante a alteração das colunas de tabela a serem visualizadas por um grupo de utilizadores.

● Cruzar todos os tipos: As definições de cada um dos tipos de grupos acima são automaticamente aplicadas a todos grupos desse tipo. Se tencionar criar os grupos contendo os mesmos utilizadores de cada um dos tipos acima, é recomendável criar apenas um grupo em Cruzar todos os tipos.

Depois de atribuir utilizadores a grupos de definições específicos (por exemplo, grupos de autorizações), pode conceder as definições ao nível do grupo e depois apurar as definições de cada utilizador individual.

Tal como na vida real, cada utilizador do SAP Business One pode pertencer a mais o que um grupo. Estes grupos encontram-se no mesmo tipo em tipos diferentes. Por exemplo, um gestor de contabilidade pode desempenhar as funções de contabilistas e de gestor. Os grupos Contabilista e Gestor podem estar ambos no tipo Autorização, ou o grupo Contabilista pode pertencer ao tipo Autorização e o grupo Gestor pode pertencer ao tipo Definições de formulário.

NotaO nome de um grupo é único dentro de todos os tipos de grupos.


Autorizações

Procedimento

1. Para abrir a janela Grupos de utilizadores, no Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Configuração Geral Grupos de utilizadores .

Aparece a janela Grupos de utilizadores. No painel do lado esquerdo, pode selecionar os tipos de grupos e as correspondentes visualizações de grupos existentes. Pode selecionar cada grupo para editar o nome e o tipo do grupo, adicionar utilizadores a esse grupo, e assim por diante.

NotaUma vez alterado o tipo de um grupo específico, esse grupo perderá todas as propriedades do antigo tipo de grupo.

2. Para definir um novo grupo, na janela Grupos de utilizadores, selecione o botão Criar grupo. O botão OK muda para Adicionar.

3. Introduza um nome, uma descrição opcional e um tipo para o grupo.4. Selecione utilizadores adequados para este grupo.5. Selecione o botão Adicionar.

É criado um novo grupo.

Resultados

Quando criar um grupo de autorizações, poderá definir um intervalo de datas de vencimento para o grupo. Além disso, também pode indicar um intervalo de datas de vencimento para qualquer utilizador específico deste grupo.

Definição de um intervalo de datas ativo para um grupo de autorizações:● Indique um intervalo de datas (Ativo desde…Até…) no cabeçalho de um grupo de utilizadores.● A entrada do intervalo de datas aplica-se a todos os utilizadores do grupo.● • Uma vez que o período de validade deste grupo expire, todos os utilizadores do grupo perderão as

autorizações correspondentes deste grupo. Os utilizadores manterão as suas autorizações (se tiverem sido concedidas) concedidas noutros grupos.

Definição de um intervalo de datas ativo para um utilizador específico:● Indique um intervalo de datas (Ativo desde…Até…) nas linhas dos utilizadores.● A entrada do intervalo de datas só se aplica ao utilizador selecionado.● • Uma vez que o período de validade deste utilizador expire, este utilizador perderá as autorizações

correspondentes deste grupo. Este utilizador manterá as suas autorizações (se tiverem sido concedidas) concedidas noutros grupos. Neste momento, se o intervalo de datas do grupo ainda for válido, os outros utilizadores do grupo mantêm as autorizações deste grupo até que as suas próprias datas ativas expirem.

O intervalo de datas ativo tem de se enquadrar no intervalo de datas ativo do grupo correspondente.

ExemploCriou um grupo de autorizações com o nome Vendas, atribuindo a Sara e o João ao grupo.


● O intervalo de datas ativo do grupo Vendas foi definido como entre 01.01.2017 e 31.12.2017.● O intervalo de datas ativo da utilizadora Sara foi definido como entre 01.02.2017 e 30.06.2017.● O intervalo de datas ativo do utilizador João foi definido como entre 20.01.2017 e 30.09.2017.

3.4 Cópia de autorizações p/outros utilizadores ou grps.autorizações

Contexto

Pode copiar autorizações entre grupo e entre utilizadores. Esta função é especialmente útil nas seguintes situações:

● Entre grupos de autorizações:○ Os membros de dois grupos de autorizações desempenham funções semelhantes na empresa mas

estão divididos em dois grupos porque pertencem a unidades empresariais ou filiais diferentes.○ Existe uma sobreposição considerável entre dois grupos de autorizações em termos de membros.

Por exemplo, o Grupo A está incluído no Grupo B. Ambos os grupos exigem as mesmas autorizações para quase todos os itens de permissão, com a exceção de que o Grupo A exige autorizações superiores para alguns itens de permissão. Como resultado, pode definir primeiro autorizações para o Grupo B, depois copiar o perfil de autorizações do Grupo B para o grupo A e, por fim, apurar as autorizações do Grupo A.

● Entre utilizadores:○ Dois utilizadores desempenham a mesma função e têm exatamente as mesmas responsabilidades.

Portanto, podem ter o mesmo perfil de autorizações.○ As responsabilidades de dois utilizadores são muito semelhantes, divergindo apenas em alguns

aspetos.

NotaNão pode copiar o perfil de autorizações de um superutilizador para utilizadores normais. Embora possa conceder autorização total a um utilizador normal através do sistema, apenas os superutilizadores podem desempenhar certas funções (como, por exemplo, atribuição de autorizações, propriedade de dados e licenças).

Procedimento

NotaSe quiser copiar autorizações apenas entre dois utilizadores ou entre dois grupos de autorizações, pode utilizar o método alternativo de arrastar-e-soltar. Pode, por exemplo, arrastar o nome de um utilizador para


Autorizações

o nome de outro utilizador e depois soltar o botão do rato. Isto também pode aplicar as autorizações de do primeiro utilizador ao segundo utilizador, após a sua confirmação.

1. No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Inicialização do sistemaAutorizações Autorizações gerais .

É apresentada a janela Autorizações.2. Selecione o utilizador ou o grupo de autorizações cujo perfil de autorizações vai ser copiado.3. Selecione o botão Copiar autorizações.4. Na janela Copiar autorizações, selecione utilizadores ou grupos de autorizações adequados e depois

selecione o botão OK.5. Para guardar as alterações, selecione o botão Atualizar na janela Autorizações.

3.5 Modificação de autorizações

Contexto

Quando se concede uma autorização para um módulo ou uma função superior, a autorização é automaticamente copiada para todas as funções inferiores. Por exemplo, se definir Sem autorização para o módulo Vendas, o utilizador não tem qualquer tipo de autorização para nenhuma das funções deste módulo.

Só os superutilizadores podem definir permissões para outros utilizadores. No entanto, os superutilizadores não podem modificar as suas próprias autorizações.

Para definir ou limitar diferentes autorizações a funções individuais de uma aplicação:

Procedimento

1. Selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Autorizações gerais . Aparece a janela Autorizações.

2. Selecione o nome de utilizador na coluna da esquerda.

3. Clique no ícone à esquerda de uma aplicação ou a função na lista, para expandir para o próximo nível de autorizações. Para visualizar ou ocultar de uma só vez todas as funções de uma aplicação, selecione respetivamente Expandir ou Comprimir.

4. Para alterar a autorização de um utilizador para uma função ou para a totalidade de um módulo, clique uma vez na autorização, na lista da direita. Aparece uma lista pendente com as autorizações possíveis para a função ou aplicação. Selecione uma entrada da lista.

5. Depois de ter selecionado um utilizador, visualize e modifique as autorizações correspondentes, como pretender. Os superutilizadores aparecem a cinzento na lista, uma vez que as suas permissões não podem ser modificadas.


3.6 Personalização do menu principal de acordo com as autorizações

Contexto

Dependendo das autorizações de utilizador para funções do sistema, os utilizadores podem ser impedidos de abrir algumas janelas no SAP Business OneMenu principal. Os utilizadores continuam a poder ver, mas podem ocultar, as entradas de menu que não estão acessíveis.

O Menu principal não é automaticamente atualizado de acordo com as autorizações de cada utilizador. Para visualizar ou ocultar entradas de menu de acordo com as autorizações do utilizador, faça o seguinte:

Procedimento

1. Inicie sessão no SAP Business One como, por exemplo, o utilizador A, e certifique-se de que o Menu principal está ativo.

2. Na barra de ferramentas, clique em .3. Na janela Definições de formulário - Menu principal, selecione o botão Aplicar autorização.4. Para guardar as alterações, selecione o botão Atualizar.

3.7 Autorizações para janelas e documentos específicos

Pré-requisitos

Para visualizar janelas que o utilizador pode não ter autorização para ver, selecione o ícone Menu principal - Definições na barra de ferramentas e torne Visíveis todas as opções pretendidas.

Contexto

As autorizações podem ser ultrapassadas em circunstâncias específicas. Por exemplo, se um gerente se encontra fora do escritório, pode permitir a um elemento do seu pessoal que adicione um documento numa situação pontual. Além disso, esta função permite a quem não tem autorizações visualizar os relatórios e outras janelas às quais poderia não ter acesso de outro modo. Ao utilizador que não tenha permissões, são sempre pedidas as permissões que lhe permitem ultrapassar essa situação.


Autorizações

Procedimento

1. Abra o documento pretendido. Surge uma mensagem de sistema dizendo que o utilizador não tem permissão para realizar esta ação.

2. Selecione Autorização por outro utilizador.3. Introduza o nome de utilizador (código) e palavra-passe do gerente ou utilizador com as permissões

exigidas.4. A transação é então concluída como se pretende.

3.8 Acompanhamento de modificações em autorizações

Pré-requisitos

Para visualizar alterações em autorizações, é necessário possuir autorização total para a opção Registo de modificações, em Geral. Os superutilizadores no sistema têm automaticamente autorização total.

Cada vez que um utilizador atualiza a janela Autorizações, o sistema cria uma nova instância da janela Autorizações e guarda-a na janela Registo de modificações, juntamente com a data e o nome do utilizador que efetuou a atualização.

Contexto

É possível acompanhar todas as modificações nas autorizações, feitas em qualquer categoria por qualquer utilizador. Estas incluem uma lista detalhada das modificações, quem as fez e quando. Além disso, é possível visualizar a janela Autorização como esta se encontrava numa data específica ou após uma atualização específica.

Procedimento

1. Abra a janela Autorizações a partir de Administração Inicialização do sistema AutorizaçõesAutorizações gerais .

2. Selecione o utilizador cujas alterações pretende acompanhar.3. A partir do menu Ferramentas, selecione Registo de modificações. Aparece a janela Registo de

modificações.4. Na janela Registo de modificações, faça clique duplo numa linha para visualizar a instância pretendida da

janela Autorizações. A instância fornece uma visão da janela Autorizações, tal como ficou depois da atualização.


5. Selecione o botão Ver diferenças para visualizar uma lista detalhada das modificações feitas na instância selecionada.

3.9 Janela Autorizações

Utilize a janela Autorizações para atribuir permissões a cada utilizador. Os superutilizadores têm permissões totais que não podem ser modificadas. Os utilizadores normais podem ter permissões totais ou parciais, para cada módulo e submódulo.

Para aceder à janela Autorizações, selecione Administração Inicialização do sistema AutorizaçõesAutorizações gerais .

NotaDefiniu os seus utilizadores como utilizadores normais ou superutilizadores.

Campos da janela Autorizações

Utilizadores Este separador apresenta as autorizações de cada utilizador do SAP Business One. Recomendamos vivamente que siga as etapas abaixo para definir autorizações para utilizadores individuais:

1. Atribua cada utilizador a grupos de autorizações adequados, com base na função do utilizador (por exemplo, vendedor, gestor).

2. Defina primeiro autorizações para cada grupo de autorizações. As autorizações de cada grupo de autorizações são automaticamente aplicadas aos utilizadores de cada grupo.

3. Apure as autorizações de cada utilizador para conceder as autorizações efetivas adequadas.

Grupos de autorizações

Este separador apresenta as autorizações de cada grupo de autorizações. As autorizações de cada grupo de autorizações são automaticamente aplicadas a todos os utilizadores deste grupo.

Autorização efetiva

A autorização resultante que um utilizador tem para um objeto ou operação.

Podem ser aplicados diversos níveis de autorização a um utilizador, ao nível do utilizador e ao nível do grupo de autorizações. A autorização efetiva é o nível mais elevado de autorização que é aplicado ao utilizador.


Autorizações

ExemploO Utilizador U001 está atribuído ao Grupo A e ao Grupo B. Para um item de permissão específico:

● Autorização do U001 = Apenas leitura● Autorização do Grupo A = Total● Autorização do Grupo B = Nenhuma

Como resultado, a autorização efetiva = máx{Apenas leitura, Total, Nenhuma} = Total.

Desconto máximo – Vendas

Indique o desconto máximo que o utilizador tem autorização para introduzir em documentos comerciais de vendas. Se introduzir 0, o utilizador não poderá introduzir montantes para os quais tenha sido definido arredondamento automático, porque o arredondamento automático representa um desconto.

Desconto máximo – Compras

Indique o desconto máximo que o utilizador tem autorização para introduzir em documentos comerciais de compras. Se introduzir 0, o utilizador não poderá introduzir montantes para os quais tenha sido definido arredondamento automático, porque o arredondamento automático representa um desconto.

Desconto máximo – Geral

Indique o desconto máximo que o utilizador tem autorização para introduzir em:

● Dados mestre do parceiro de negócios● Condições de pagamento● Saída de mercadoria, entrada de mercadoria e transferência de inventário● Preços especiais

Se introduzir 0, o utilizador não poderá introduzir montantes para os quais tenha sido definido arredondamento automático, porque o arredondamento automático representa um desconto.

Total máximo em dinheiro para pagamentos recebidos

Selecione e introduza o montante máximo em dinheiro que o utilizador normal está autorizado a introduzir num recebimento (janela Meio de pagamento, separador Dinheiro). Isto pode ser ultrapassado para documentos específicos com a permissão de um supervisor.

Esta opção não se encontra ativa para superutilizadores.

Autorização total Selecione para conceder autorização total para todas as funções, em todas as aplicações.

Apenas leitura Selecione para conceder autorização apenas de leitura para todas as funções, em todas as aplicações. O utilizador poderá visualizar todos os dados, mas não poderá fazer quaisquer alterações.

Sem autorização Selecione para não conceder qualquer autorização para qualquer função, em qualquer uma das aplicações. O utilizador não poderá visualizar nem alterar quaisquer dados.


Aplicar autorização a back-end

NotaEsta função só fica disponível se:

● Está a utilizar o SAP Business One, versão para SAP HANA.● Ou está a utilizar a versão para MS SQL do SAP Business One e tem instalado o SAP

Business One com funções analíticas baseadas em SAP HANA.

Efetuou definições de autorização de camadas semânticas e seleciona este botão para as aplicar ao servidor SAP HANA.

● Se o servidor Analytics Tomcat do SAP Business One estiver ligado, na janela Autorizações, selecione o botão Atualizar para aplicar as definições de autorização da camada semântica de todos os utilizadores ao servidor SAP HANA.

● Se o servidor Analytics Tomcat do SAP Business One estiver desligado, na janela Autorizações, selecione o botão Atualizar para guardar temporariamente as definições de autorização da camada semântica. Quando o servidor Analytics Tomcat do SAP Business One está ligado, na janela Autorizações, selecione o botão Aplicar autorização a back-end para aplicar as definições de autorização da camada semântica de todos os utilizador ao servidor SAP HANA.

3.10 Criar autorizações adicionais

Utilize esta janela para criar e adicionar um novo objecto de permissões para formulários criados pelo utilizador.

Criar autorizações adicionais

ID, Nome da autorização Indique uma identificação e um nome exclusivos para a autorização adicional.

Opção Define opções de permissão para a nova autorização:

● Total/Leitura/Nenhuma● Total/Nenhuma

Item Indica se a autorização é do tipo Item ou Formulário

As permissões definidas para um formulário aplicam-se a todos os respectivos subordinados. As permissões definidas para um item não se aplicam ao formulário superior.

Nível Define o nível hierárquico do objecto.

ID superior Selecciona um item superior quando se adiciona um objecto subordinado.


Autorizações

Ordem de visualização Selecciona a localização de um objecto subordinado ou equivalente dentro da hierarquia da autorização.

ID formulários-Editar Abre a janela Autorizações de utilizador - ID formulários.

Atribui o objecto de autorização a um formulário de utilizador à sua escolha, introduzindo o ID do formulário.

Adicionar elemento equivalente

Seleccione para definir novas autorizações adicionais com nível igual ao nível da autorização seleccionada.

Adicionar elemento inferior

Seleccione para definir novas autorizações adicionais com nível inferior ao nível da autorização seleccionada. As autorizações subordinadas podem ser criadas para autorizações adicionais entre os níveis 1 e 4.

3.11 Autorização para alterar As minhas definições pessoais

Utilize a janela Autorização para atribuir permissões a cada utilizador para alterar todos ou alguns dos seus próprios atributos.

Para aceder a Autorização - Alterar As minhas definições pessoais, no Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Inicialização do sistema Autorizações Autorizações gerais , e depois introduza Alterar As minhas definições pessoais na caixa Procurar.

Pode alterar a autorização de Alterar As minhas definições pessoais selecionando as seguintes opções:

● Autorização total (Esta opção está selecionada como predefinição.)● Apenas leitura● Sem autorização

A tabela que se segue explica as dependências entre a autorização de Utilizadores e a autorização de Alterar As minhas definições pessoais:

Autorização de UtilizadoresAutorização de Alterar As minhas definições pessoais Comportamento

Autorização total Autorização total O utilizador pode aceder e alterar todos os atributos ativos na janela Utilizadores - Configuração para o utilizador atual e outros utilizadores.



Apenas leitura Autorização total O utilizador pode aceder à janela Utilizadores - Configuração, navegar e visualizar detalhes de todos os utilizadores, mas pode alterar:

● Apenas os seguintes detalhes do utilizador atual: E-mail, Telemóvel, ID dispositivo móvel, Fax, Predefinições

● Os valores nos separadores Serviços e Visualizar.

Sem autorização Autorização total O utilizador pode aceder à janela Utilizadores - Configuração, visualizar e alterar:

● Apenas os seguintes detalhes do utilizador atual:

● As seguintes definições: E-mail, Telemóvel, ID dispositivo móvel, Fax, Predefinições

● Os valores nos separadores Serviços e Visualizar.

Autorização total Apenas leitura O mesmo comportamento de quando um utilizador tem Autorização total em Utilizadores.

Apenas leitura Apenas leitura O utilizador pode aceder à janela Utilizadores - Configuração, navegar e visualizar os detalhes de todos os utilizadores, mas não pode fazer qualquer atualização.

Sem autorização Apenas leitura O utilizador pode aceder à janela Utilizadores - Configuração, apenas visualizar os detalhes do utilizador atual e não pode fazer qualquer atualização.

Autorização total Sem autorização O mesmo comportamento de quando um utilizador tem Autorização total em Utilizadores.


Autorizações


Apenas leitura Sem autorização O utilizador pode aceder à janela Utilizadores - Configuração, navegar e apenas visualizar os detalhes de todos os utilizadores, mas não pode fazer qualquer atualização.

Sem autorização Sem autorização O utilizador não tem acesso à janela Utilizadores - Configuração.


4 Propriedade de dados

A propriedade de dados permite-lhe controlar quem detém dados no SAP Business One. Com a função de proprietário de dados, pode definir o proprietário de dados e informações. Portanto, os dados da sua empresa e os dados pessoais podem ficar seguros e protegidos através de autorizações previamente definidas. Informações e dados só podem ser acedidos por funções e utilizadores permitidos.

Para ativar funções de propriedade de dados, no SAP Business OneMenu principal, selecione AdministraçãoInicialização do sistema Definições gerais . No separador PN, selecione a caixa de seleção Ativar

propriedade de dados.

Para configurar a propriedade de dados, faça o seguinte:

● Para definir autorizações para dados, no SAP Business OneMenu principal, selecione AdministraçãoInicialização do sistema Autorizações Propriedade de dados Autorizações de propriedade de dados .

● Para definir as regras de partilha da propriedade dos documentos e parceiros de negócios, no SAP Business OneMenu principal, selecione Administração Inicialização do sistema AutorizaçõesPropriedade de dados Opções de partilha de propriedade de dados .

NotaQuando se executa o Assistente de gestão de dados pessoais, Propriedade de dados é ignorado; se um utilizador tiver autorização para aceder a uma ação do assistente, poderá então aceder a todos os parceiros de negócios através do assistente. Para os utilizadores com autorização para ações do assistente, a propriedade de dados não se aplica à seleção de parceiros de negócios, ao acesso a parceiros de negócios ou documentos para gerar relatórios de dados pessoais ou para executar limpezas de dados pessoais.

4.1 Ativação da propriedade de dados

No SAP Business OneMenu principal, selecione Administração Inicialização do sistema Definições geraisPN , e depois selecione a opção Ativar propriedade de dados para ativar a função de gestão da propriedade

dos dados.

Gerir propriedade de dados por

Este campo só fica disponível se tiver selecionado a caixa de seleção Ativar propriedade de dados.

Pode gerir a propriedade de dados através dos seguintes métodos:

● Apenas documento


Propriedade de dados

Gira a propriedade de dados por documento. Ou seja, os proprietários são definidos diretamente para diferentes tipos de documentos. A autorização de propriedade é determinada pelo proprietário do documento.

● Apenas parceiro de negóciosGira a propriedade de dados por parceiro de negócios. Ou seja, os proprietários são definidos para parceiros de negócios. A autorização de propriedade para os documentos é determinada pelo proprietário do parceiro de negócios para o qual os documentos são criados.

● Parceiro de negócios e documentoQuando o parceiro de negócios tem um proprietário, a autorização de propriedade para o documento é determinada pelo proprietário do parceiro de negócios utilizado nesse documento;Quando o parceiro de negócios não tem proprietário, a autorização de propriedade para o documento é determinada pelo proprietário do documento.

● FilialGira a propriedade de dados por filial. Ou seja, o acesso dos utilizadores a informações de documento de marketing, parceiro de negócios, relatórios e contas é autorizado através da atribuição da filial. Por exemplo, um utilizador só pode aceder a um parceiro de negócios se o utilizador e o parceiro de negócios estiverem atribuídos à filial correta. A propriedade de dados por filial não se aplica a Superutilizadores nem a outros utilizadores para os quais Ignorar propriedade de dados esteja ativo.Veja mais informações abaixo para saber como trabalhar com filiais.

Nota● Para solicitações de compra, a propriedade de dados é determinada diretamente

pelo proprietário do documento● Para um acordo básico, a propriedade de dados não é determinada pelo

proprietário definido na mesma, mas pelo proprietário do parceiro de negócios para quem o acordo básico é criado.

Permitir PN sem um proprietário

Este campo só aparecerá quando tiver selecionado a opção Apenas parceiro de negócios na lista pendente Gerir propriedade de dados por.

Selecione esta opção para permitir que existam parceiros de negócios sem proprietários.

4.2 Janela Autorizações de propriedade de dados

Esta janela apresenta cada empregado com cada uma das suas permissões, por objeto. Apenas os empregados ligados a utilizadores na janela Dados mestre do empregado podem ver esta janela e todas as outras janelas na pasta Autorizações.

As autorizações podem ser concedidas por utilizador, para que o utilizador tenha as mesmas permissões em todo o sistema. As autorizações também podem ser individualizadas, para que cada utilizador tenha permissões diferentes para diferentes objetos.

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OnePropriedade de dados P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 33

Uma vez que as autorizações dos superutilizadores não podem ser modificadas, as permissões de utilizador são apresentadas a cinzento. Os empregados ligados a superutilizadores têm permissão total. Como predefinição, todos os outros utilizadores não têm qualquer permissão.

A propriedade de dados é controlada pelo campo do proprietário em parceiros de negócios, oportunidades de negócio e em documentos de cliente e de fornecedor. O proprietário só pode ser um empregado ativo que esteja associado a um utilizador. A propriedade de dados pode ser ativada ou desativada em todo o sistema ou por objeto, ou até mesmo por janela ou relatório individual. Um utilizador pode aceder ao parceiro de negócios, à oportunidade de negócio e ao documento de cliente ou fornecedor, desde que tenha uma relação definida com o proprietário e tenha recebido permissão de Apenas leitura ou Total para a propriedade de dados, para essa relação.

As relações incluem:

● Par: o utilizador e o proprietário partilham o mesmo gerente nos seus registos de empregado● Gerente: o proprietário é o gerente do utilizador, como consta no campo Gerente do registo de empregado

do utilizador● Subordinado: o utilizador é o gerente do proprietário, como consta no campo Gerente do registo de

empregado do proprietário● Filial: o utilizador e o proprietário são membros da mesma filial. A filial é lida a partir dos registos de

empregado correspondentes.● Departamento: o utilizador e o proprietário são membros do mesmo departamento. O departamento é lido

a partir dos registos de empregado correspondentes.● Equipa: o utilizador e o proprietário são membros da mesma equipa. A filiação na equipa é definida nos

registos de empregado correspondentes● Empresa: O utilizador pode definir a propriedade ao nível da empresa.

Para cada uma destas relações, o utilizador pode receber autorização Total, Apenas leitura ou Sem autorização.

No caso de existir mais de uma relação entre o utilizador e o proprietário, é concedida a autorização mais tolerante. Por exemplo, o utilizador e o proprietário pertencem à mesma filial e ao mesmo departamento. Se o utilizador tiver a autorização Apenas leitura para a filial, mas tiver autorização Total para o departamento, é-lhe concedida autorização Total para a oportunidade de negócio ou documento de vendas ou compras em questão.

Na situação em que são concedidas autorizações diferentes para o mesmo objeto, prevalece a autorização mais permissiva. Por exemplo, se o utilizador tiver a autorização Apenas leitura para Par, mas tiver autorização Total para Empresa, o utilizador recebe autorização Total para o objeto em toda a empresa.

Para visualizar esta janela, selecione Administração Inicialização do sistema AutorizaçõesAutorizações de propriedade de dados .

NotaDe acordo com o método que selecionar para gerir a propriedade de dados, serão apresentados diferentes objetos neste janela. Pode gerir a propriedade de dados através dos seguintes métodos:

● Apenas documento - apresenta documentos de vendas e de compras● Apenas parceiro de negócios - apresenta parceiro de negócios e solicitação de compra● Parceiro de negócios e documento - apresenta parceiro de negócios e documentos de vendas e de

compras



4.3 Janela Opções de partilha de propriedade de dados

Nesta janela, defina que objetos podem ser visualizados, total ou parcialmente, ou se apenas aparece o nome do documento num relatório, não podendo ser visualizado o documento em si.

Se um documento ou oportunidade de negócio não tiver proprietário, então qualquer utilizador pode aceder-lhe, uma vez que não existe propriedade de dados. Qualquer utilizador pode atribuir um proprietário a um documento ou oportunidade de negócio que não tenha proprietário. Depois de atribuído um proprietário, apenas o gerente do proprietário ou um superutilizador pode alterar o proprietário.

Defina proprietários de objetos de acordo com os seguintes métodos de gestão de propriedade de dados:

4.3.1 Opções de partilha de propriedade de dados: Gerir apenas por documento

Separador Documentos

Defina proprietários de dados para os documentos que constam neste separador. Pode definir proprietários de documentos com as seguintes opções:

● Sem restriçãoA função de propriedade de dados é ignorada para o documento.

● Proprietário do cabeçalhoO proprietário é definido como o proprietário indicado no cabeçalho do documento.Os documentos são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação.

● Proprietário do cabeçalho e da linhaO proprietário é definido como o proprietário definido no cabeçalho do documento e como o proprietário definido nas linhas do documento ou nos níveis da oportunidade.Os documentos são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação

Separador Janelas

Defina os proprietários de dados para as janelas que constam neste separador. Pode definir proprietários de objetos com as seguintes opções:



Para um documento, se a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento for inconsistente com a opção de proprietário que selecionou para relatórios no separador atual, e se os relatórios utilizarem este documento como fonte de dados, acontecerá o seguinte:

● Quando a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento for Sem restrição, a função de propriedade de dados para este documento será ignorada.


Pode visualizar todos os registos do documento ignorado em relatórios relacionados (para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual), com autorização Total.

● Quando a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento for diferente de Sem restrição, acontece o seguinte:○ O proprietário definido no separador atual é Sem restrição:

Nos relatórios relacionados para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual, poderá visualizar todos os registos deste documento com a autorização Apenas leitura.

○ O proprietário definido no separador atual é Proprietário do cabeçalho:Nos relatórios relacionados para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual, só poderá visualizar os registos para os quais tenha definido uma relação com o proprietário do cabeçalho e tenha a permissão necessária para essa relação específica.

4.3.2 Opções de partilha de propriedade de dados: Gerir apenas por parceiro de negócios


Defina propriedades de dados para solicitações de compra. Não existem parceiros de negócios em solicitações de compra. Portanto, o proprietário de uma solicitação de compra é definido diretamente.

Pode definir o proprietário com as seguintes opções:

● Sem restriçãoA função de propriedade de dados é ignorada para a solicitação de compra.

● Proprietário do cabeçalhoO proprietário é definido como o proprietário definido no cabeçalho da solicitação de compra.As solicitações de compra são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação.

● Proprietário do cabeçalho e da linhaO proprietário é definido como o proprietário definido no cabeçalho da solicitação de compra e como o proprietário definido nas linhas da solicitação de compra.Os documentos são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação.

Separador Parceiro de negócios

Defina proprietários de dados para parceiros de negócios. O proprietário de dados dos documentos que constam no separador é determinado pelo proprietário do parceiro de negócios para o qual os documentos são criados.

Pode definir o proprietário do objeto com as seguintes opções:

● Sem restriçãoA função de propriedade de dados é ignorada para os documentos.

● Proprietário do parceiro de negóciosO proprietário é definido como o proprietário do parceiro de negócios para o qual os documentos são criados.Os documentos são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação.



NotaA propriedade de dados dos acordos básico é determinada apenas pelo proprietário do parceiro de negócios, como se segue:

● O proprietário indicado por si no separador Geral da janela Acordo básico de vendas ou da janela Acordo básico de compras não tem efeito na gestão da propriedade de dados.

● Quando um parceiro de negócios tem um proprietário, a propriedade de dados dos acordos básicos de vendas ou de compras criados para esse PN é determinada pelo proprietário desse parceiro de negócios.

● Quando um parceiro de negócios não tem proprietário, a propriedade de dados dos acordos básicos de vendas ou de compras criados para esse PN é ignorada.

Separador Janelas




Para um documento, se a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento ou no separador Parceiro de negócios for inconsistente com a opção de proprietário que selecionou para os relatórios no separador atual, e se os relatórios utilizarem este documento como fonte de dados, acontecerá o seguinte:

● Quando a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento ou no separador Parceiro de negócios for Sem restrição, a função de propriedade de dados para este documento será ignorada.Pode visualizar todos os registos do documento ignorado em relatórios relacionados (para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual), com autorização Total.

● Quando a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento ou no separador Parceiro de negócios for diferente de Sem restrição, acontece o seguinte:○ O proprietário definido no separador atual é Sem restrição:

Nos relatórios relacionados para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual, poderá visualizar todos os registos do objeto com a autorização Apenas leitura.


4.3.3 Opções de partilha de propriedade de dados: Gerir por parceiro de negócios e documento


Quando o parceiro de negócios para o qual os objetos da lista são criados não tem um proprietário de dados, o proprietário dos dados dos objetos da lista é determinado pela opção definida neste separador.


Defina proprietários de dados para os documentos que constam neste separador. Pode definir proprietários de documentos com as seguintes opções:



● Proprietário do cabeçalho e da linhaO proprietário é definido como o proprietário definido no cabeçalho do documento e como o proprietário definido nas linhas do documento ou nos níveis da oportunidade de negócio.Os documentos são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação

Separador Parceiro de negócios

Quando o parceiro de negócios para o qual os objetos da lista são criados tem um proprietário de dados, o proprietário dos dados dos objetos da lista é determinado pela opção definida neste separador.

Pode definir o proprietário do objeto com as seguintes opções:

● Sem restriçãoA função de propriedade de dados é ignorada para os documentos.

● Proprietário do parceiro de negóciosO proprietário é definido como o proprietário do parceiro de negócios para o qual os documentos são criados.Os documentos são visíveis para o proprietário e para todos os utilizadores que têm uma relação definida com o proprietário e que têm a permissão necessária para essa mesma relação.

NotaA propriedade de dados de um acordo básico é determinada apenas pelo proprietário do parceiro de negócios, como se segue:

● O proprietário indicado por si no separador Geral da janela Acordo básico de vendas ou da janela Acordo básico de compras não tem efeito na gestão da propriedade de dados.

● Quando um parceiro de negócios tem um proprietário, a propriedade de dados dos acordos básicos de vendas ou de compras criados para esse PN é determinada pelo proprietário desse parceiro de negócios.

● Quando um parceiro de negócios não tem proprietário, a propriedade de dados dos acordos básicos de vendas ou de compras criados para esse PN é ignorada.

Separador Janelas


● Sem restriçãoA função de propriedade de dados é ignorada no documento.




Para um documento, se a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento ou no separador Parceiro de negócios for inconsistente com a opção de proprietário que selecionou para os relatórios no separador atual, e se os relatórios utilizarem este documento como fonte de dados, acontecerá o seguinte:

● Quando a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento ou no separador Parceiro de negócios for Sem restrição, a função de propriedade de dados para este documento será ignorada.Pode visualizar todos os registos do documento ignorado em relatórios relacionados (para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual), com autorização Total.

● Quando a opção de proprietário selecionada por si no separador Documento ou no separador Parceiro de negócios for diferente de Sem restrição, acontece o seguinte:○ O proprietário definido no separador atual é Sem restrição:

Nos relatórios relacionados para os quais tenha definido um proprietário diferente no separador atual, poderá visualizar todos os registos do documento com a autorização Apenas leitura.



5 Janela Registo de modificações

Utilize o registo de modificações para obter uma visão geral das alterações feitas em muitas janelas do SAP Business One. Através do acompanhamento do registo de modificações, conseguirá verificar e auditar mais facilmente as alterações dos dados. O acesso aos registos de modificações depende das credenciais do utilizador.

Sempre que atualizar, por exemplo, a gestão de dados pessoais, grupos de imposto, imposto retido na fonte, bancos da casa, frete, cartão de crédito, autorizações, dados mestre de empregados, vendas, documentos de compras, ordens de produção ou planos de contas, a aplicação regista a alteração e pode mostrá-la, conforme seja necessário, na janela Registo de modificações.

Para aceder ao registo de modificações, abra a janela no SAP Business One, faça as alterações necessárias, e depois (com a janela ainda aberta) selecione Ferramentas Registo de modificações... .

Para visualizar o registo de uma determinada instância de modificação, faça clique duplo na linha dessa instância na janela Registo de modificações. Aparece a janela ... Instância # do histórico.... A janela apresenta os detalhes apenas de leitura da instância de modificação.

NotaAs atualizações na determinação de Pessoa física feitas no Assistente de gestão de dados pessoais não são registadas no Registo de modificações. Apenas as alterações manuais são registadas no Registo de modificações.

Campos de Registo de modificações

Instância O número sequencial da alteração feita. 1 é atribuído à primeira alteração, 2 é atribuído à segunda alteração, e assim por diante.

Código do objeto

Mostra o código único do registo modificado.

ExemploSe tiver atualizado uma conta na janela Plano de contas, o código da conta do Razão atualizada aparece neste campo.

Atualizado Apresenta a data em que o elemento foi atualizado

Nome do utilizador Apresenta o nome do utilizador que atualizou o elemento

Ver diferenças Abre a janela Diferenças para a instância selecionada.

A janela fornece informações detalhadas sobre as alterações que foram feitas.


Janela Registo de modificações

5.1 Janela Diferenças

Utilize esta janela para rever as informações detalhadas na instância de documento selecionada.

Para abrir esta janela:

1. Na barra de menus do SAP Business One, selecione Ferramentas Registo de modificações... Ver diferenças .

2. Na janela Registo de modificações..., selecione o botão Ver diferenças.

Campos da janela Diferenças

Data A data em que a alteração foi realizada.

Campo alterado O campo que foi alterado.

Valor anterior O valor do campo antes da alteração.

Novo valor O valor do campo depois da alteração.

Nome do utilizador Nome do utilizador que fez esta alteração.

5.2 Janela Limpeza de registos em log de alterações

Utilize este utilitário para eliminar as entradas do registo em log de alterações de diversos documentos e dados mestre até à data pretendida. Isto ajuda a libertar espaço na base de dados da sua empresa.

RecomendaçãoA eliminação das entradas do registo em log de alterações é irreversível. Faça uma cópia de segurança de todos os dados antes de executar uma limpeza.

Campos da área Geral

Limpeza de registos em log de alterações

Selecione se pretende iniciar uma nova limpeza de acordo com parâmetros definidos ou carregar e visualizar os resultados da última limpeza executada.

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneJanela Registo de modificações P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 41

Cenário de limpeza Introduza um nome para indicar o cenário da limpeza atual.

Data da limpeza Visualize a data do sistema em que a limpeza será executada.

Limpeza de registos em log até

Indique a data até à qual pretende que as entradas do registo em log sejam eliminadas. Tem de ser anterior à Data da limpeza.

Observações Se necessário, introduza comentários sobre a limpeza.

Campos da área da tabela

Selecionar Selecione os documentos e dados mestres cujas entradas de registo em log pretende que sejam eliminadas.

Módulo Visualize os módulos que são compatíveis com a função de limpeza de registos em log de alterações.

Nome do documento Visualize os nomes dos documentos e dados mestre cujos registos em log de alterações podem ser eliminados.

Tamanho atual (MB) Apresenta o tamanho atual dos ficheiros de registo em log de alterações para o documento e dados mestre.

Status Apresenta o status ou os resultados da limpeza para cada documento e dados mestre selecionados.

Total Apresenta o seguinte conteúdo:

● O total do tamanho atual de todos os documentos e dados mestre selecionados.● O número total de entradas de registo em log de alterações que foram eliminadas com sucesso.

Executar Selecione este botão para iniciar a limpeza, de acordo com parâmetros definidos.

Cancelar, Concluir Selecione este botão para sair da janela.

● O botão Cancelar fica disponível enquanto a limpeza não tiver início.● O botão Concluir fica disponível após a conclusão da limpeza.


Janela Registo de modificações

6 Janela Registo de acesso

A janela Registo de acesso apresenta os detalhes de acesso de utilizadores do SAP Business One que iniciaram e encerraram sessão com um dos seguintes:

● Cliente SAP Business One● DI API

NotaA janela Registo de acesso não apresenta os detalhes de acesso de utilizadores que iniciaram e encerraram sessão com um dos seguintes:

● Plataforma de integração do SAP Business One● Ferramentas da Web● SAP HANA (se estiver a utilizar a versão para MS SQL do SAP Business One)● Microsoft SQL Server (se estiver a utilizar o SAP Business One, versão para SAP HANA)

Para abrir a janela Registo de acesso, na barra de menus do SAP Business One, selecione FerramentasRegisto de acesso .

Campos de Registo de acesso

Data de, até

Indique um intervalo de datas para visualizar resultados detalhados para o utilizador selecionado.

NotaSe não indicar um intervalo de datas, a janela Detalhes do registo de acesso não apresentará quaisquer resultados para o utilizador selecionado.

Superutilizador Apresenta uma das seguintes opções:

● SimSim, o utilizador é um superutilizador.

● NãoNão, o utilizador não é um superutilizador.

Bloqueado Mostra o status atual de bloqueio de cada utilizador, como se segue:

● SimSim, o utilizador está bloqueado.

● NãoNão, o utilizador não está bloqueado.

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneJanela Registo de acesso P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 43

NotaPara obter mais informações sobre como utilizadores e bloqueios, consulte o tópico Janela Utilizadores - Configuração da ajuda online.

Início de sessão mais recente

Apresenta a data e a hora do início de sessão mais recente para cada utilizador. Se o utilizador tiver atualmente uma sessão iniciada no SAP Business One, a linha desse utilizador estará destacada.

Status do início de sessão mais recente

Apresenta um dos seguintes status para o início de sessão anterior de cada utilizador:

● Com sucessoIndica que o início de sessão anterior do utilizador foi bem-sucedido.

● FalhadoIndica que o início de sessão anterior do utilizador falhou.

Fim de sessão mais recente Apresenta a data e a hora do fim de sessão mais recente para cada utilizador.

Última modificação de palavra-passe

Mostra a data e a hora em que a palavra-passe foi alterada pela última vez. Além disso, indica que utilizador realizou a alteração.

Nº de tentativas falhadas de acesso

Apresenta o número de tentativas de acesso falhadas desde o último início de sessão bem-sucedido para cada utilizador, caso a última tentativa de acesso tenha falhado.

6.1 Janela Detalhes do registo de acesso

A janela Detalhes do registo de acesso apresenta uma lista de ações e detalhes relativos à atividade de acesso de um utilizador específico no SAP Business One.

Para abrir a janela Detalhes do registo de acesso, na janela Registo de acesso, faça clique duplo na linha da tabela de um utilizador cujas informações pretenda visualizar.

Campos de Detalhes do registo de acesso

Ação Apresenta uma das seguintes ações para cada utilizador:

● Início de sessão com êxitoIndica que a tentativa anterior de início de sessão foi bem sucedida.

● Início de sessão falhadoIndica que a tentativa anterior de início de sessão falhou.

● Terminar sessão● Criado

Indica que foi criado um novo código de utilizador.● Superutilizador selecionado


Janela Registo de acesso

Indica que o status do utilizador foi alterado para superutilizador.● Superutilizador desmarcado

Indica que o status de superutilizador do utilizador foi removido.● Bloqueado● Desbloqueado● Palavra-passe modificada

Indica que a palavra-passe do utilizador foi alterada desde o início de sessão anterior.● Falhou desbloqueio do ecrã

O ecrã da aplicação SAP Business One é bloqueado após um certo tempo de inatividade e o utilizador tem de iniciar sessão novamente através da introdução das credenciais de utilizador. O status Falhou desbloqueio do ecrã indica que a tentativa de iniciar sessão novamente através do desbloqueio do SAP Business One falhou.

Ação por Apresenta o ID de utilizador do utilizador que realizou a ação indicada na coluna Ação.

IP do cliente Apresenta os endereços IP do computador cliente do SAP Business One que está a ser utilizado pelo utilizador apresentado na coluna Ação por.

Nome do cliente Apresenta o nome do computador cliente do SAP Business One que está a ser utilizado pelo utilizador apresentado na coluna Ação por.

Data e hora Apresenta a data e a hora da ação indicada na coluna Ação.

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OneJanela Registo de acesso P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 45

7 Assistente de arquivamento de dados

O Assistente de arquivo de dados permite-lhe remover permanentemente dados de transações da base de dados do seu SAP Business One e arquivar os dados removidos.

No Menu principal do SAP Business One, selecione Administração Utilitários Assistente de arquivo de dados para iniciar o Assistente de arquivo de dados.

As empresas que trabalharam com o SAP Business One durante mais de dois anos, podem utilizar o assistente para removerem dados transacionais encerrados, relativos a períodos financeiros anteriores que foram encerrados. Os dados transacionais encerrados podem incluir documentos de vendas e de compras encerrados e lançamentos no diário reconciliados.

Com o assistente de arquivamento de dados, pode:

● Simular uma execução do assistente de arquivamento de dados – a simulação proporciona-lhe uma pré-visualização dos resultados esperados da execução do assistente. A pré-visualização mostra:○ Que dados serão removidos.○ A redução esperada no tamanho da base de dados.

● Iniciar uma execução do assistente de arquivamento de dados– quando a execução terminar, alguns dados serão permanentemente eliminados da base de dados. Esta ação é irreversível.

NotaO SAP Business One faz automaticamente uma cópia de segurança, ou arquiva, a base de dados, antes da remoção de quaisquer dados. Se necessário, pode restaurar o ficheiro de cópia de segurança, rever a base de dados, gerar relatórios e imprimir documentos. A base de dados restaurada por si encontra-se apenas em modo de leitura, pelo que não poderá modificá-la nem adicionar-lhe dados.

Os dados que são eliminados dependem do tamanho da base de dado e dos preparativos levados a cabo antes do início da execução do assistente de arquivo de dados.

● Carregar uma execução guardada do assistente de arquivamento de dados – se for necessário, pode verificar se um documento específico foi arquivado.

AtençãoO assistente de arquivamento de dados pode demorar muito tempo a ser executado na totalidade, dependendo do tamanho da base de dados e, durante esse tempo, o SAP Business One não estará disponível para outras tarefas. Os resultados do assistente são irreversíveis. Estão disponíveis mais informações na ajuda online e no guia de procedimentos sobre o arquivamento de dados. Pode visualizar esse documento no SAP Help Portal.


Assistente de arquivamento de dados

https://help.sap.com/viewer/p/SAP_BUSINESS_ONE_PRODUCT_LINE

8 Perguntas frequentes

Por que se dá atualmente tanta importância à proteção de dados pessoais?

Resposta: Novos regulamentos de elevado perfil, como o RGPD na União Europeia, estão a aumentar as obrigações legais de proteger os dados pessoais e de introduzir novas e rigorosas sanções. À medida que a digitalização e o big data afetam mais e mais pessoas, a proteção de dados pessoais está a tornar-se cada vez mais relevante para todos. As violações de dados que afetam as grandes e pequenas empresas estão frequentemente nas notícias, afetando as respetivas reputações e valores.

Por que motivo se eliminariam os dados em vez de os anonimizar dentro do registo de modificações?

Resposta: As entradas com dados pessoais não são descartadas. Apenas os dados pessoais de qualquer entrada relacionada com pessoas físicas (no objeto principal e no registo de modificações) são substituídos por asteriscos. Os campos previamente definidos do sistema que foram determinados como pessoais, são campos através dos quais é possível identificar uma pessoa física. É por isso que esses dados devem ser removidos (a substituição por asteriscos serve para indicar que o campo foi submetido a uma limpeza de dados pessoais).

A ativação da funcionalidade de proteção de dados pessoais vai exigir uma ação futura imediata para se continuar a trabalhar com o sistema (imediatamente após uma atualização) ou um utilizador pode atualizar e depois começar gradualmente a definir a funcionalidade de proteção de dados pessoais?

Resposta: A ativação da funcionalidade de proteção de dados pessoais (em Detalhes da empresa) não exige mais qualquer ação imediata. Os utilizadores podem atualizar e depois, gradualmente, podem começar a definir a funcionalidade de proteção de dados pessoais.

Todas as funções apresentadas serão compatíveis com SAP Cloud (CDS) e com SAP HANA?

Resposta: Sim.

Como gerir a proteção de dados pessoais no SAP Business OnePerguntas frequentes P U B L I C ( P Ú B L I C O ) 47

É possível anonimizar os dados no sistema. Para as empresas que querem manter o registo de modificações, é possível apenas anonimizar os dados dos utilizadores que precisam de ser anonimizados?

Resposta: Quando uma pessoa física solicita a remoção dos seus dados pessoais ou quando a finalidade da detenção desses dados já não existe, os dados não ficaram acessíveis a ninguém (não a partir do objeto principal, nem a partir do registo de modificações relacionado).

É possível proteger anexos, que podem conter muitas informações pessoais?

Resposta: Não, atualmente isso não é possível.

Quanto aos dados pessoais que foram apagados e que são apresentados como asteriscos ("*"). Como funcionará a pesquisa de dados com asteriscos?

Resposta: Não ocorrerá qualquer impacto na pesquisa. A pesquisa com "*" obterá todos os resultados, incluindo os casos em que o campo de pesquisa incluir "*".

Como funciona a filtragem de asteriscos quando se exportam empregados, parceiros de negócios, contactos e utilizadores para o Microsoft Excel?

Resposta: Utilize aspas e um asterisco como forma de contornar o problema.

É possível assinalar a caixa de seleção de pessoa física ao mesmo tempo que se cria um novo parceiro de negócios?

Resposta: Não. Os parceiros de negócios têm de ser estabelecidos em primeiro lugar; depois, as determinações de pessoa física podem ser definidas através da ação Determinação de pessoa física, no Assistente de gestão de dados pessoais.


Perguntas frequentes

Também é possível determinar tabelas definidas pelo utilizador e objetos definidos pelo utilizador como dados pessoais, para que os dados possam ser apagados quando for necessário?

Resposta: Não, isso não é possível.

É possível identificar campos definidos pelo utilizador como dados pessoais?

Resposta: Os campos definidos pelo utilizador para objetos de dados pessoais (objetos incluídos na gestão de dados pessoais, como dados mestre do PN, dados mestre do empregado, utilizadores, contactos, documentos de marketing, documentos de serviço) podem ser adicionados à gestão de dados pessoais e determinados como dados pessoais.

É possível adicionar campos padrão à janela de configuração da gestão de dados pessoais, ou isso aplica-se apenas a campos definidos pelo utilizador?

Resposta: Não, não é possível adicionar campos padrão do sistema. Apenas os campos definidos pelo utilizador ligados a objetos de dados pessoais podem ser geridos através da janela de configuração da gestão de dados pessoais.

Os endereços nos dados mestre do PN podem ter campos definidos pelo utilizador; estes serão suportados?

Resposta: Sim. Adição de campos definidos pelo utilizador é possível para qualquer objeto ou subobjeto de proteção de dados pessoais, que esteja incluído na gestão de dados pessoais e para o qual possam ser definidos campos definidos pelo utilizador.

Quando se adiciona um novo campo definido pelo utilizador a dados mestre do PN, precisamos de executar novamente o assistente de dados pessoais para todos os dados?

Resposta: Se tenciona armazenar dados pessoais no campo definido pelo utilizador recém-definido e se tiver PNs que foram determinados como pessoas físicas, ou se tenciona determinar certos PNs como pessoas físicas, então deve adicionar o campo definido pelo utilizador à gestão de dados pessoais. Apenas então, quando executar o relatório de dados pessoais ou a limpeza de dados pessoais, será o novo campo definido pelo utilizador considerado como dados pessoais.


Como se ativam as opções relevantes para a Alemanha: é através da localização da base de dados?

Resposta: Os dados mestre de empregado de cariz pessoal e sensível serão automaticamente encriptados logo que o empregado seja determinado como pessoa física através da ação do assistente Determinação de pessoa física. Alguns dados só estão disponíveis na versão localizada para a Alemanha.

Determinados campos que incluem dados pessoais sensíveis só podem ser vistos quando se tem autorizações especiais. É possível definir outros campos da mesma forma?

Resposta: Não. Os dados pessoais sensíveis só são suportados em determinados campos especiais; esses campos são atribuídos a categorias em Gestão de dados pessoais.

Como são apresentados os dados encriptados em documentos de marketing? Asteriscos em nomes de cartões, por exemplo.

Resposta: Os asteriscos substituem quaisquer dados pessoais em dados mestre e em transações, incluindo nomes de cartões, endereços e números de telefone.

Um cliente ou um utilizador pode definir a sua própria frase de acesso para encriptação?

Resposta: Não. A encriptação é executada apenas pelo sistema. Os campos de dados pessoais sensíveis são automaticamente encriptados quando um sujeito de dados é determinado como uma pessoa física.

E quanto às consultas? A ocultação de dados pessoais ocorre apenas ao nível da interface do utilizador (IU) ou também se aplica a consultas definidas pelo utilizador?

Resposta: Os dados pessoais normais não são ocultados. Apenas os dados sensíveis são ocultados. Apenas alguns dados são definidos como dados pessoais sensíveis. Estes campos de dados sensíveis são encriptados como predefinição e podem ser visualizados na IU por utilizadores que estão autorizados a ver dados sensíveis. Quando se consultam esses campos, o valor obtido está encriptado. Relativamente ao acesso através de DI API, existe um serviço de Data Interface desenvolvido especialmente que permite a desencriptação dos dados (para leitura ou atualização dos dados).



É possível exportar relatórios de dados pessoais?

Resposta: Sim, através da opção de exportação.

Existe uma solução para ler dados encriptados quando se utilizam relatórios do SAP Crystal Reports ou uma consulta SQL simples?

Resposta: Não. Só é possível obter valores através da IU ou da DI.

Como são obtidos os dados encriptados nos relatórios do SAP Crystal Reports?

Resposta: Não é possível obter dados no SAP Crystal Reports, isso não é suportado.

Se os dados estiverem abrangidos pelo RGPD na SAP, as restrições da encriptação só ocorrerão através do front-end da aplicação ou serão aplicáveis através de outras formas de dados consumidos, como ferramentas de relatório?

Resposta: Os campos encriptados só são acessíveis através da interface do utilizador ou da Data Interface.

Podemos verificar que dados pessoais foram extraídos através de consultas?

Resposta: Não.

Os add-ons serão afetados pela encriptação de dados pessoais sensíveis, da religião e da religião do parceiro na versão localizada para a Alemanha?

Resposta: Os add-ons fornecidos pela SAP não serão afetados pela encriptação de dados pessoais sensíveis. Consulte o seu parceiro SAP para saber se algum add-on fornecido por ele será afetado pela encriptação de dados pessoais sensíveis. Para obter mais informações, consulte a Nota SAP 2633811 .



É possível que dados removidos pela ação do assistente Limpeza de dados pessoais continuem a existir em cópias de segurança ou noutro local?

Resposta: Sim, a ação do assistente Limpeza de dados pessoais só afeta a base de dados existente do SAP Business One produtivo. A sua empresa é responsável pela proteção de dados pessoais, onde quer que existam, pelo que é necessário gerir corretamente as cópias de segurança e outros registos. Após uma Limpeza de dados pessoais realizada pelo assistente, é recomendável eliminar quaisquer cópias de segurança relevantes e fazer uma nova cópia de segurança.

Quando se executa a ação do assistente Limpeza de dados pessoais, o sistema verifica se existem ligações em aberto e isso exige o modo de utilizador único?

Resposta: Não, o modo de utilizador único não é necessário.

Posso restringir ou autorizar apenas a visualização de dados pessoais para que os utilizadores possam ver informações relacionadas sem os dados pessoais?

Resposta: Não, isso não é possível. As autorizações pode restringir o acesso a secções do SAP Business One, incluindo as ferramentas de proteção de dados. A propriedade de dados pode restringir o acesso a determinados parceiros de negócios. Nem as autorizações nem a propriedade de dados pode restringir o acesso apenas aos dados pessoais das áreas controladas.

O acesso a dados pessoais fica registado?

Resposta: Não, apenas é registado o acesso a dados pessoais sensíveis.

O conteúdo dos campos de tradução em vários idiomas é considerado como dados pessoais?

Resposta: Quando se gerem as traduções de um campo de dados pessoais, as traduções do campo são consideradas como dados pessoais. Como resultado, as ações do assistente para relatórios, limpeza, bloqueio e desbloqueio aplicam-se às traduções. Quando existem traduções de campos de dados sensíveis, o campo e as respetivas traduções são encriptados e só ficam acessíveis para utilizadores autorizados.



Como posso gerir as cronologias de retenção de dados pessoais da minha empresa?

Resposta: Na etapa 3 Critérios de seleção da ação do assistente Limpeza de dados pessoais, pode procurar pessoas físicas que queira limpar a apagar. Utilize o campo Nenhuma transação desde, no separador Parceiros de negócios, para gerir as cronologias de retenção de dados da sua empresa e encontrar parceiros de negócios inativos; as transações incluem documentos de marketing, lançamentos no diário e pagamentos (o módulo de serviço fica excluído).

Como serão processados os dados pessoais sensíveis no Quick Copy ( Administração Inicialização do sistema Centro de implementação Tarefas de implementação separador Gestão de dados opção Copiar dados entre empresas ) quando se movem dados de uma base de dados para outra?

Resposta: Durante a criação ou atualização de um objeto numa base de dados de destino:

● A caixa de seleção Pessoa física de quaisquer sujeitos de dados (empregados, PNs, pessoas de contacto, utilizadores) fica automaticamente desmarcada, independentemente de a opção Ativar gestão de proteção de dados pessoais estar ou não selecionada na base de dados destino.

● Se o campo de origem contiver dados pessoais sensíveis, o sistema transfere um valor de dados fictício para a base de dados de destino. Não ocorre a encriptação dos valores de origem e o valor de destino pode ser substituído.

● Se o campo de origem tiver sido incluído numa Limpeza de dados pessoais, o asterisco é copiado para o campo de destino, mas o status Apagado não é transferido.

● O valor fictício ou o asterisco tem de ser um valor válido para o campo de destino, ou a cópia falhará. Por exemplo, asteriscos não são valores válidos para o campo Religião nos Dados mestre do empregado da versão do SAP Business One localizada para a Alemanha.

● Tenha em conta a política de proteção de dados pessoais da sua empresa quando transferir dados pessoais.

Durante a seleção das ações do assistente Relatório de dados pessoais ou Limpeza de dados pessoais, por que motivo é que está em branco a lista de seleção do sujeito de dados selecionado ou não são incluídos alguns sujeitos de dados?

Resposta: Possivelmente, nenhum sujeito de dados foi determinado como pessoa física, ou existem pessoas físicas, mas o status de pessoa física foi apagado.


Por que está em branco a lista de seleção do PN ou alguns PNs são excluídos durante a seleção na Limpeza de dados pessoais?

Resposta: As listas de seleção só incluem parceiros de negócios que são pessoas físicas para os quais não existem documentos de marketing em aberto.

Posso duplicar parceiros de negócios determinados como pessoas físicas?

Resposta: Não. Para manter a integridade dos dados e dos relatórios, os parceiros de negócios determinados como pessoas físicas não podem ser duplicados.

Por que falha a execução do Assistente de gestão de dados pessoais, ainda que existam autorizações para as ações do assistente?

Resposta: Os utilizadores precisam de ter autorização para visualizarem dados sensíveis.

Como posso gerar um relatório de dados pessoais ou executar uma limpeza para uma pessoa física com o Status de proteção de dados pessoais Bloqueado?

Resposta: Primeiro, é necessário desbloquear a pessoa física que está bloqueada. Subsequentemente, durante a seleção das ações Relatório de dados pessoais ou Limpeza de dados pessoais, é necessário que estejam selecionadas as diversas opções de pesquisa de Incluir desbloqueado…, como Incluir utilizadores desbloqueados ou Incluir empregados desbloqueados.

Tenho de bloquear novamente uma pessoa física depois de a desbloquear?

Resposta: O desbloqueio deve ser executado de acordo com requisitos legais e deve basear-se em aconselhamento jurídico.

Como posso gerir, no SAP Business One, o consentimento para armazenamento, utilização ou inclusão em relatórios de dados pessoais?

Resposta: O consentimento tem de ser obtido e gerido fora do SAP Business One.



Como posso identificar transações que foram sujeitas a uma limpeza de dados pessoais?

Resposta: Os documentos podem ser identificados pelo indicador interno Status de proteção de dados. O valor predefinido é "N"; após a eliminação, o valor é alterado para "D".

Em patches anteriores do SAP Business One, antes de o sistema fazer a distinção entre parceiros de negócios regulares e clientes predefinidos, era possível bloquear os dados pessoais de um cliente predefinido. Após a aplicação do novo patch, já não é possível bloquear clientes predefinidos. Como posso desbloquear os dados pessoais do cliente predefinido?

Resposta: Remova o cliente predefinido de Determinação da conta do Razão. Uma vez que o parceiro de negócios é agora um parceiro de negócios regular, poderá desbloquear os dados ou aplicar qualquer ação que seja suportada para parceiros de negócios regulares.


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