MÓDULO II

COMPRAS OU SUPRIMENTOS

2: 1 Compras, Organização estrutural

Os requisitos ou necessidades de insumos , matérias primas ou itens gerados pelo Controle de Estoques , como parte do Almoxarifado , são enviados a um departamentos ou área da empresa que vai ser responsável pela entrega dos mesmos dentro dos melhores níveis de Pontualidade , Qualidade , e ao melhor custo alcançável. Este departamento é Chamado de COMPRAS ou SUPRIMENTOS .

Além de atender à entrega de itens com o objetivo de manter a produção abastecida , Ele tem outras funções vitais como por exemplo : desafiar continuamente as condições que os itens estão sendo fornecidos; procurar novas fontes de suprimento; desenvolver estratégias para reduzir o volume de material armazenado; identificar alternativas para o desenvolvimento de projetos globais de compra de Serviços , entre muitas outras...

Exatamente por isto, as empresas e organizações de vanguarda , compreendendo a magnitude e a responsabilidade e volume financeiro que pode estar potencialmente sob a tutela e influência da área de Compras , coloca dentro de seu organograma posição de destaque, e dentre as maiores , o CPO ( Chief Purchasing Officer ) ou o “ chefão “ da área de compras tem ligação direta com o Presidente ou Vice Presidente da Organização.

Em linhas Gerais , se considerarmos 60 a 70% da incidência do custo de produção dentro do preço final ( sem impostos ) , chegaremos à conclusão que os insumos prestam papel relevante e por isto mesmo, qualquer estratégia de otimização vai fatalmente passar pela participação de compras que vai engajar os fornecedores detentores das mais diversas tecnologias. Ou seja, parte da solução e da melhoria está fora de casa e por isto mesmo depende para ser implementada das habilidades de profissionais cujas características de negociação e relacionamento com estes fabricantes possam estender a eles o espírito Ganhar – ganhar, ou Parceria.

Para podermos melhor entender a organização vamos tratar separadamente aquela que presta suporte à compra , desenvolvimento de itens produtivos e a que presta suporte de compra , desenvolvimento e contratação de Serviços e Itens não Produtivos. Ambas se reportam ao mesmo Gestor , podem utilizar metodologia similar , mas em função da natureza e centralização dos clientes internos utilizam organizações separadas.

Portanto , podemos assumir o seguinte organograma de funções básico:

ORGANIZAÇÃO GLOBAL DE COMPRAS.

Uma vez , no entanto que as linhas de reporte variam de empresa para empresa , estaremos tratando da função e não da posição relativa. Vale salientar que o fato da organização de Compras estar ligada a um executivo da Alta Direção , faz com que esta possa agir independentemente e portanto produzir mais resultados do que se sua subordinação for direta a ou departamento específico. Ou seja, se Produção , os objetivos estarão na manutenção do fluxo de produtos , se Finanças , redução dos custos , e assim por diante. É imprescindível para melhores resultados,que o funcionário de compras possa agir com total liberdade na tomada de decisão , independente do interlocutor ser de nível hierárquico maior ou o resultado acabará sendo influenciado.

Em função da diversidade de abordagem dentro das empresas , no entanto, podemos encontrar organizações com as mais diversas estruturas como por exemplo, por cliente Interno ou unidade de negócios :

PRESIDENTE OU VICE PRESIDENTE DE UNIDADE

CFO OU CHIEF FINANCE OFFICCER OU DIRETOR

FINANCEIRO

CPO OU CHIEF PURCHASING OFFICER OU DIRETOR DE

COMPRAS

DIRETOR DE RECURSOS HUMANOS E ORGANIZAÇÃO

GESTOR COMPRAS PRODUTIVOS

GESTOR COMPRAS NÃO PRODUTIVOS

Administração e Infraestrutura

Compras – Compradores de Analistas

Qualidade – Engenheiros

Custos – Analistas e Engenheiros de suporte

Administração e Infraestrutura

Compras – Especialistas de Negócios

Qualidade – Suporte na Gestão do Negócio/ Serviço

Custos – Especialistas de análise de programas

Estaremos durante este os próximos blocos , abordando tanto as práticas usuais e rotineiras dentro da área de Compras , mas também as praticas diferenciadas utilizadas por organizações fortemente focadas em Suprimentos e nos benefícios de estabelecer em sua corrente com fornecedores um relacionamento de excelência.

VISÃO E MISSÃO Acreditamos que se inicia aqui o diferencial entre as mais diversas organizações de Compras. Aplicável a qualquer tipo de empresa, as Visões e Missões definem o objetivo e direcionamento dos profissionais da área , que podem ir desde um enfoque puramente operacional até um enfoque essencialmente estratégico. Podemos ter portanto Visões do tipo:

“ A área de compras irá atender os requerimentos dos Clientes internos dentro das melhores condições de qualidade , custo e pontualidade “ , definindo uma abordagem operacional, ou

DIRETOR DE MANUFATURA DE OPERAÇÕES

GESTOR UNIDADE A

GESTOR UNIDADE B

GESTOR UNIDADE C

GESTOR COMPRAS PRODUTIVOS

Administração e Infraestrutura

Compras – Compradores de Analistas

Qualidade – Engenheiros

Custos – Analistas e Engenheiros de suporte

GESTOR COMPRAS PRODUTIVOS

Compras – Compradores de

Analistas

Qualidade – Engenheiros

Custos – Analistas e Engenheiros de

suporte

Custos – Analistas e Engenheiros de

suporte

“ A área de Compras vai participar em todos as atividades e estratégias que possam envolver contatos e programas com fornecedores externos em qualquer etapa ou área da empresa , da fabricação à entrega do produto, Entrega de Serviços ou desenvolvimento de oportunidades de novos negócios “ Mostrando uma abordagem estratégica .

E nesta linha , toda a organização se estrutura para suprir atividades do tipo : Definição de Make or Buy; Compras locais ou Importação ; Melhores estruturas de compras ; Participação em Negociações com clientes potenciais para vendas de soluções ; Estruturação de fornecimento de Serviços globalmente ( como por exemplo Transporte , Passagens ; Hotelaria ;TI ; Call centers ; eventos; etc... ) ; Desenvolvimento de oportunidades de exportação capitalizando ganhos de escala ; implementação de programas de certificação de Fornecedores etc... além da atividade básica ( mas também vital ) de manter a linha de produção rodando.