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Noes de Arquivo
NOES DE ARQUIVO
De um modo geral, arquivo aquele local que utilizamos para
guardar documentos. No entanto, preciso destacar alguns detalhes
que servem para complementar este conceito. Podemos afirmar, de
forma mais precisa, que:
Arquivo o conjunto organizado de documentos acumulados
por uma pessoa ou instituio ao longo de suas atividades.
Note que o arquivo pode ser pessoal ou
institucional, e formado a partir da necessidade que
essas pessoas (fsicas ou jurdicas) tm de guardar
documentos que comprovem as atividades que
desenvolveram ao longo da vida. O conjunto de
documentos mantidos sob a guarda de um arquivo denominado
acervo.
Veja os significados mais utilizados em provas:
- Arquivo o conjunto de documentos criados ou recebidos por uma instituio, no decorrer de suas atividades, preservados
para garantir a consecuo de seus objetivos.
- Arquivo a denominao dada ao mvel que se dedica guarda de documentos.
- Arquivo o local fsico (prdio, edifcio) onde o acervo de documentos encontra-se conservado.
- Arquivo o nome dado instituio cujo objetivo seja o de guardar e conservar os documentos.
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Noes de Arquivo
DEFINIO LEGAL LEI 8159
Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de
carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de
atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o
suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Apesar de trabalharem com o mesmo objeto (organizao e
disponibilizao da informao), arquivo e biblioteca possuem
caractersticas distintas que os diferenciam: Enquanto o arquivo guarda
e organiza os documentos com objetivos funcionais (atender a
administrao a sua principal finalidade), a biblioteca organiza a
informao para fins culturais.
Ao organizar os documentos, o arquivo atende,
fundamentalmente, a duas finalidades distintas: a administrao e
histria.
Finalidade administrativa: Num primeiro momento, as
informaes contidas nos arquivos servem de base ao dia-a-dia da
empresa, onde os usurios seriam, basicamente, os funcionrios, os
clientes, os administradores e quaisquer outros indivduos que busquem
informaes relativas s atividades da instituio.
Finalidade histrica: Num segundo momento, o arquivo pode
tambm preservar, atravs de sua documentao, aspectos histricos
relativos instituio a que est inserido e mesmo sociedade em
geral. Neste momento, o usurio passa ser o pesquisador, o historiador
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Noes de Arquivo
ou qualquer pessoa interessada em conhecer o passado refletido nos
documentos ali depositados.
Veja como isso cobrado em provas.
1) A principal finalidade dos arquivos :
a) a conservao de documentos para a histria.
b) servir administrao.
c) manter os documentos de valor secundrio.
d) organizar conjuntos de peas e objetos de valor para a memria.
e) preservar os documentos de valor patrimonial.
Comentrio
No precisa falar mais nada n?. Mas falo mesmo assim: o
arquivo existe com um propsito utilitrio. Ponha isso na sua
cabea, ningum monta um arquivo porque bonitinho. Quem
faz isto, o faz porque precisa preservar as informaes que
esto neles contidas, a fim de que estas informaes sejam
teis e estejam disponveis aos membros da instituio.
Letra B
CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS
QUANTO ENTIDADE QUE O MANTM
De acordo com a entidade mantenedora, a bibliografia
arquivstica divide os arquivos em pblicos ou privados .Arquivos
pblicos so aqueles mantidos pelos rgos pblicos em todas as suas
esferas (federal, estadual e municipal) em todos os poderes (executivo,
legislativo e judicirio). So ainda considerados arquivos pblicos
aqueles mantidos por entidades privadas encarregadas da gesto de
servios pblicos.
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Noes de Arquivo
Arquivos privados so aqueles mantidos por entidades privadas
(pessoas fsicas ou jurdicas).
QUANTO NATUREZA DOS DOCUMENTOS QUE GUARDA
Considerando as caractersticas dos documentos mantidos em um
arquivo, podemos classific-los em especiais ou especializados. So
arquivos especiais aqueles que mantm sob sua guarda documentos de
formas fsicas diferenciadas e que, por isso, requerem medidas
especiais quanto ao seu armazenamento, guarda e conservao. Em
resumo, so aqueles arquivos que guardam documentos que, se no
forem conservados de maneira especial, tero sua conservao
seriamente comprometidas em virtude de suas caractersticas fsicas.
So exemplos de arquivos especiais:
- arquivo de fotografias;
- arquivo de CDs;
- arquivo de disquetes;
- arquivo de microfilmes; e
- arquivo de fitas de vdeo
O termo arquivo especializado utilizado para designar os
arquivos que mantm sob sua guarda documentos de reas especficas
do conhecimento, ou seja, aqueles que no misturam assuntos diversos
em seu acervo.
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Noes de Arquivo
So exemplos de arquivos especializados:
- arquivos de engenharia;
- arquivos mdicos;
- arquivos de imprensa;
- arquivos de arquitetura.
QUANTO EXTENSO DE SUA LOCALIZAO
Esta classificao utilizada para diferenciar os arquivos com
relao ao local em que so instalados. Em geral, o arquivo pode ser
instalado nos prprios setores que utilizam os documentos no dia-a-dia,
quando so chamados de arquivos setoriais ou, quando conveniente
para a instituio, pode ser instalado em um nico local, recebendo os
documentos provenientes dos diversos setores da instituio, quando
chamado de arquivo central/geral, por funcionar de forma centralizada.
Nos dois casos (setorial ou central), dever existir uma unidade de
controle/coordenao centralizada, de forma que as atividades de
arquivo (normas, procedimentos e operaes) sejam realizadas de
maneira padronizada.
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Noes de Arquivo
QUANTO AO ESTGIO DE EVOLUO DE SEUS DOCUMENTOS
Quanto ao estgio de evoluo dos documentos (ciclo de vida)os
arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade),
intermedirios (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos
de terceira idade).
Em geral, os documentos mais novos e mais utilizados sero
conservados nos arquivos correntes, os documentos menos utilizados e
que ainda no prescreveram sero armazenados nos arquivos
intermedirios e aqueles que, j tendo cumprido sua funo
administrativa, mas que devam ser conservados para preservar a
memria (histria) da instituio, sero armazenados no arquivo
permanente.
CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS
ELEMENTOS CARACTERSTICOS DOS DOCUMENTOS
Na anlise dos documentos de arquivo, podemos identificar em
cada documento diversos elementos que o caracterizam, a saber:
suporte, forma, formato, gnero, espcie e tipo/tipologia.
Suporte
Entende-se por suporte o material fsico empregado para
confeccionar o documento, ou seja, o meio no qual o documento foi
escrito/impresso. Hoje, o suporte mais comum utilizado na confeco
dos documentos o papel, mas nem sempre foi assim. Antes da
inveno do papel o homem se utilizou de diversos outros suportes
como o papiro, o pergaminho e at mesmo pedra ou argila.
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Noes de Arquivo
Hoje, com o advento dos meios digitais de armazenamento de
informaes, comum a utilizao de suportes eletrnicos, como
disquete, CD-ROM, HD, pen-drive, DVD, fita magntica, disco tico etc.
Note que o arquivo est habilitado a guardar documentos de diversos
tipos de suportes, sendo que em alguns casos os mesmos necessitam
de cuidados especiais em sua guarda e conservao (arquivos
especiais, vistos anteriormente).
Gnero
O gnero de um documento determinado considerando
aspectos relativos ao suporte ou forma como as informaes foram
registradas. Os gneros mais comuns so:
Textuais: So os documentos cuja informao se apresenta em
formato de texto (documentos escritos) como ofcios,
memorandos, relatrios, certides, atas, atestados etc.
Iconogrficos: So documentos que apresentam como informao
imagens estticas, como fotografias, negativos, diapositivos (slides),
desenhos e gravuras, por exemplo.
Cartogrficos: Documentos que apresentam, de forma reduzida,
imagens representando reas maiores. Os exemplos mais comuns so
mapas e plantas.
Microgrficos: Documentos resultantes do processo de
microfilmagem. Podem se apresentar em formato de microfilme ou
microficha.
Sonoros: Documentos cuja informao esteja registrada em
forma de som.
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Noes de Arquivo
Filmogrficos: Documentos que contenham filmagens, vdeos.
Informticos ou Digitais: Documentos registrados em suporte
eletrnico.
CLASSIFICAO QUANTO AO GRAU DE SIGILO
Se considerarmos as informaes contidas em um documento,
podemos classificar os documentos em ostensivos ou sigilosos.
Entende-se por documentos ostensivos aqueles que contm
informaes comuns, cuja divulgao no comprometa a segurana ou
o bom andamento das atividades rotineiras da instituio e que, por
isso, no exijam medidas especiais de segurana e guarda no que se
refere sua divulgao. J os documentos sigilosos so aqueles que,
tendo em seu contedo informaes de carter restrito, requerem
medidas especiais de segurana no que se refere sua guarda e
conservao. Segundo Marilena Leite Paes, os documentos sigilos so
classificados em quatro graus de sigilo, a saber:
Ultra-secretos: So classificados como ultra-secretos os
documentos que requeiram excepcional grau de segurana e cujo teor
ou caracterstica s devam ser do conhecimento de pessoas
intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio;
Secretos: So classificados como secretos documentos que
requeiram alto grau de segurana que s podem ser do conhecimento
de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio, sejam autorizadas a dele tomar conhecimento,
funcionalmente.
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Noes de Arquivo
Confidenciais: So classificados como confidenciais a assuntos,
que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento
por pessoa no-autorizada pode ser prejudicial a um indivduo ou criar
embaraos administrativos.
Reservados: So assuntos que no devam ser do conhecimento
do pblico em geral.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
Em tpico anterior, classificamos os arquivos, quanto ao estgio
de evoluo de seus documentos, em correntes, intermedirios ou
permanentes. Esta classificao conhecida como ciclo vital dos
documentos ou ainda teoria das trs idades.
VALOR DOS DOCUMENTOS DE ARQUIVO
Na distribuio dos documentos nos arquivos de 1, 2 e 3
idades (corrente, intermedirio e permanente) h que se observar, em
primeira anlise, a importncia que este documento apresenta e que
justifica a sua preservao e guarda em um arquivo. o chamado valor
do documento, que pode se apresentar de duas formas: primrio ou
secundrio.
Valor Primrio
Entende-se por documento de valor primrio aquele que atende
s necessidades da instituio no seu dia-a-dia, ou seja, o documento
que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurdicos e que
pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma
pendncia funcional.
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Noes de Arquivo
Valor Secundrio
Alguns documentos, mesmo depois de prescritos para fins
administrativos, so conservados pela instituio por serem
considerados importantes para preservar a memria ou histria da
empresa ou da sociedade. So os chamados documentos de valor
secundrio ou histrico.
ARQUIVO CORRENTE
O arquivo corrente, tambm chamado de arquivo de 1 idade,
assim definido por Marilena Leite Paes: o arquivo constitudo de
documentos em curso ou consultados frequentemente, localizados nos
prprios setores que os receberam ou produziram ou em dependncias
prximas e de fcil acesso.
ARQUIVO INTERMEDIRIO
O arquivo intermedirio, por sua vez, aquele que guarda os
documentos que, mesmo no sendo de uso frequente pelos setores que
os produziram, podem ainda ser solicitados para tratar de assuntos que
guardam relao com seu contedo.
ARQUIVO PERMANENTE
No arquivo de terceira idade ou permanente so preservados os
documentos que, j tendo cumprido a sua funo administrativa, so
conservados pelo valor secundrio ou histrico que apresentam para a
instituio.
AVALIAO DE DOCUMENTOS
Para que os documentos cumpram o seu ciclo de vida,
necessria uma anlise de suas caractersticas, de forma a identificar os
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Noes de Arquivo
prazos que cada tipo de documento levar para cumprir sua finalidade
administrativa (valor primrio), bem como sua importncia histrica
(valor secundrio). Esta anlise chamada tecnicamente de avaliao
de documentos e ser desenvolvida por uma comisso formada por
pessoas que conheam bem a estrutura e o funcionamento da
instituio avaliada.
Esta avaliao resultar na elaborao de um instrumento, que
regular o prazo de guarda e a destinao final de cada documento da
instituio. a chamada tabela de temporalidade, que, uma vez criada,
dever ser aprovada por uma autoridade competente do rgo, para
que possa ser aplicada na instituio.
Cada instituio dever possuir sua prpria tabela de
temporalidade, uma vez que os documentos variam de empresa para
empresa, de acordo com as atividades especficas de cada uma.
De acordo com a tabela de temporalidade, todos os documentos
devero, necessariamente, possuir um prazo de guarda para a fase
corrente, uma vez que ali que o mesmo tem sua origem.
A fase intermediria no obrigatria na vida do documento,
sendo que alguns podem, inclusive, serem eliminados ainda na fase
corrente e outros, ainda, podero ser recolhidos da fase corrente
diretamente para a permanente.
As passagens dos documentos para as fases intermediria e
permanente recebem os nomes de transferncia e recolhimento,
respectivamente.
Transferncia o envio de documentos da fase corrente para a
fase intermediria.
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Noes de Arquivo
Recolhimento o envio de documentos da fase corrente ou
intermediria para a fase permanente.
PROTOCOLO
Como visto anteriormente, durante a fase corrente, os
documentos se caracterizam por sua grande frequncia de consulta e
por sua movimentao (tramitao) constante. necessrio, portanto,
que a instituio adote mecanismos capazes de controlar esta
tramitao, de forma a permitir a localizao de um documento,
quando necessrio. Esta atividade de controle conhecida como
protocolo, que constitudo pelas seguintes tarefas:
- Recebimento da correspondncia que chega na instituio;
- Separao da correspondncia particular da correspondncia
oficial (da instituio);
- Distribuio da correspondncia particular para os destinatrios;
- Separao da correspondncia de carter ostensivo da
correspondncia sigilosa;
- Encaminhar a correspondncia sigilosa aos respectivos
destinatrios;
- Abrir a correspondncia ostensiva;
- Classificar o documento de acordo com seu assunto, buscando
identificar o destinatrio (setor competente);
- Efetivar o registro (cadastro dos dados bsicos do documento
em um sistema de controle ou ficha de protocolo);
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Noes de Arquivo
- Efetivar a autuao dos processos (insero de capa, onde
sero registrados os dados bsicos do processo);
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinatrios
internos (distribuio) ou externos (expedio);
- Controle da tramitao ou Movimentao, feita normalmente
atravs de sistema informatizado ou livros de protocolo.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Mtodos de Arquivamento so as diferentes maneiras utilizadas
para colocar documentos em ordem em um arquivo. Os mtodos mais
comuns e mais utilizados so: alfabtico, geogrfico, numrico e
ideogrfico. Cada mtodo tem suas particularidades, a saber:
Mtodo Alfabtico
No mtodo alfabtico, o principal elemento a ser considerado
para a organizao dos documentos e a sua posterior localizao o
nome. Este mtodo muito utilizado nas organizaes, e apresenta
como vantagens ser um mtodo fcil e rpido. No entanto, ao
armazenar um grande volume de informaes, comum a ocorrncia
de erros, devido ao cansao visual por parte do funcionrio e grande
variedade de grafia dos nomes.
A fim de tornar mais rpida a localizao e guarda dos
documentos, o mtodo alfabtico pode ser combinado com cores, para
identificar a letra procurada. Este mtodo denominado Variadex.
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Noes de Arquivo
Portanto, o mtodo variadex utiliza cores como elementos
auxiliares para facilitar a localizao e a recuperao dos documentos, e
uma variao do mtodo alfabtico.
Regras de alfabetao
No arquivamento de documentos por nome, existem algumas
regras, chamadas de regras de alfabetao, que devem ser
consideradas. So elas:
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa,
ou seja, primeiramente o ltimo nome, depois os prenomes na ordem
em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a
ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo
2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz,
La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se
escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante
do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
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Noes de Arquivo
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ligados
ou no por hfen, no so separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou
no, no so considerados na ordenao alfabtica.
Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observao: Os graus de parentesco s sero considerados na
alfabetao quando servirem de elemento de distino.
Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os ttulos honorficos, pronomes de tratamento e artigos so
colocados entre parnteses depois do nome e no so considerados na
alfabetao.
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Noes de Arquivo
Exemplos:
Arajo, Paulo (General)
Pinto, Antnio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo nome, que
corresponde ao da famlia do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, Jos
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, rabes etc. so
registrados na ordem em que se apresentam.
Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Ts Tung
9. Os nomes ligados por apstrofo devem ser lidos e arquivados
como uma s palavra.
Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, l-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais grficos, como crase, til, cedilha etc., no so
considerados na alfabetao.
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Noes de Arquivo
Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanh, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se
apresentam.
Exemplos:
lvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos
12. As expresses usadas no comrcio, como Sociedade,
Companhia, Empresa etc., devem ser consideradas na alfabetao.
Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Esprita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituies que usam siglas, com
ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o
conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Exemplos:
CEEE
UFRGS
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Noes de Arquivo
PRESERVAO DE DOCUMENTOS
Preservao de documentos o conjunto de medidas adotadas
visando proteger, conservar ou restaurar os documentos armazenados
em um arquivo.
Principais ameaas
O desequilbrio da temperatura e da umidade relativa provoca
no acervo uma dinmica de contrao e alongamento dos
elementos que compem o papel, alm de favorecer a proliferao de
agentes biolgicos, tais como: fungos, bactrias, insetos e roedores. A
umidade tambm afeta seriamente o papel: se muito elevada, apressa
a degradao cida e se for muito baixa, facilita o ataque de agentes
biolgicos. Recomenda-se, portanto, um controle de umidade e
temperatura de acordo com os documentos ali depositados.
Agora vamos praticar!!!
Com exerccios conseguiremos memorizar os conceitos mais
importantes para a nossa prova.
Arquivo a guarda sistemtica de informaes que serviro de
base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que se
seguem.
1. Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio,
a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso
de documentos consultados frequentemente, a guarda deve estar sob
responsabilidade do arquivo intermedirio.
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Noes de Arquivo
No caso de documentos consultados frequentemente, a guarda
deve estar sob responsabilidade do arquivo corrente. Questo errada.
2. A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela
manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades
de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao
e normativas.
O controle, a coordenao, orientao e normativas ocorrem de
maneira centralizada. Questo errada.
3. Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo
especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas
variadas e que necessitam de armazenamento, registro,
acondicionamento e conservao sob condies especiais.
Questo correta.
4. Considere que, em cada um dos itens apresentada uma lista
com nomes de autores de documentos a serem arquivados.
Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de
documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista
apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das
referidas regras.
Jnior, Thiago Pereira de Moura
Lima, Pedro Augusto Morais
Neto, Alfonso Henrique Bernardes
Oliveira, Manoel Carlos de
Ribeiro, Gustavo Silva
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Noes de Arquivo
Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho,
Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo
sobrenome, mas no considerados na ordenao alfabtica. Quando
existirem devem ser transpostos juntos para o inicio. Ex: Thiago Pereira
de Moura Junior Arquiva-se: Moura Junior, Thiago Pereira de. Questo
errada.
5. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus
Fagundes, Demstenes Farias
Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira
Hansen, Pedro Henrique de Almeida
Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza
Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados
aps o nome completo, entre parnteses. Questo errada.
As questes 6, 7, 8, 9 estaro em nossos simulados.
Questes propostas
10. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a
unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento
desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no
envelope externo.
11. Desclassificao o ato pelo qual a autoridade competente
estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
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Noes de Arquivo
(DFTRANS/2008) A funo bsica do arquivo tornar disponveis
as informaes mantidas sob sua guarda, no acervo documental. A
esse respeito, julgue os itens a seguir.
12. A unidade de arquivo destinada a receber documentos do
arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio
classificada como arquivo setorial.
13. Quando a unidade de arquivo distribui os documentos
recebidos para guarda em seqncia alfanumrica, diz-se que, nesse
caso, foi realizada uma atividade de arranjo ou classificao.
14. No arquivo corrente, o arquivamento do tipo horizontal o
mais adequado, por facilitar a localizao dos documentos.
15. Considere-se que uma unidade de arquivo apresente a
seguinte organizao de seu acervo.
PESSOAL CEILNDIA: de Abrao at Fagundes / de Gonalves at
Lima / de Miranda at Oliveira
GAMA: de Abreu at Ferreira / de Garcia at Maciel
VECULOS MATERIAL PERMANENTE
Com base nessa organizao, correto afirmar que o mtodo
principal de arquivamento utilizado foi o mtodo por assunto,
tendo sido empregados, como mtodos secundrios, o geogrfico
e o alfabtico.
16. Ofcios impressos, plantas de quadras residenciais e
fotografias de pistas de circulao de veculos so classificados, quanto
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Noes de Arquivo
ao gnero, como documentos textuais, cartogrficos e filmogrficos,
respectivamente.
17. No arquivamento de documentos cujo principal elemento seja
a procedncia, correta a seguinte ordenao.
MINAS GERAIS: Belo Horizonte / Ouro Preto / Uberlndia
PARAN: Curitiba / Londrina / Paranagu
(STJ/2008/CESPE) Acerca das tcnicas de arquivamento e dos
procedimentos administrativos, julgue os itens a seguir.
18. A disposio alfabtica de pastas de documentos de um
arquivo a partir das regras de alfabetao exclusiva para nomes de
pessoas.
19. A disposio abaixo est correta, pois foi feita de palavra por
palavra, podendo, tambm, ser feita de letra por letra.
Morro Alegre
Morro Branco
Morro Maior
Morro Santo
Monteiro
Montenegro
20. Os arquivos correntes de um rgo so formados pelas
correspondncias recebidas e expedidas, diferentemente do arquivo
intermedirio, que responsvel pela guarda de processos
administrativos.
23
Noes de Arquivo
21. Os documentos dos arquivos correntes representam um
ponto de partida para a tomada de decises no rgo/instituio.
22. A organizao e a classificao dos documentos de uma
organizao devem ser feitas por tipo documental.
23. As atividades de registro, expedio, distribuio e
movimentao so tpicas do protocolo, apesar de esta ltima ter uma
participao importante dos setores de trabalho do rgo/instituio.
24. Quando entra no rgo/instituio, o documento deve ser
registrado, o que significa identific-lo em um formulrio prprio ou em
um sistema informatizado que deve conter a origem, a espcie, o
destino, o nmero e a data do documento, entre outros elementos.
25. Os documentos consultados com pouca frequncia fazem
parte do arquivo corrente.
26. O protocolo deve separar as correspondncias oficiais das
particulares e a correspondncia oficial de carter ostensivo da de
carter sigiloso.
27. O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do
nome da cidade ou de um estado conhecido como Duplex.
28. Processo o termo geralmente usado na administrao
pblica para designar o conjunto de documentos reunidos em capa
especial, e que vo sendo organicamente acumulados no decurso de
uma ao administrativa ou judiciria.
29. As folhas de um processo devem ser numeradas e rubricadas
exclusivamente pelos funcionrios do protocolo.
24
Noes de Arquivo
GABARITO
10 E
11 E
12 E
13 C
14 E
15 C
16 E
17 C
18 E
19 C
20 E
21 C
22 E
23 C
24 C
25 E
26 C
27 E
28 C
29 E
COMENTRIOS (algumas questes esto sem comentrios porque
so fceis)
10. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a
unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento
25
Noes de Arquivo
desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no
envelope interno.
11. Classificao o ato pelo qual a autoridade competente
estabelece o grau de sigilo de determinado documento.
12. A unidade de arquivo destinada a receber documentos do
arquivo corrente de diversas unidades vinculadas mesma instituio
classificada como arquivo central.
14. O mais adequado para arquivos correntes o tipo vertical,
pois, os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros,
permitindo sua rpida consulta.
16. Fotografias de pistas de circulao de veculos so
classificadas como documento iconogrfico ou fotogrfico.
18. A disposio alfabtica de pastas de documentos de um
arquivo a partir das regras de alfabetao no exclusiva para nomes
de pessoas podendo ser usado tambm em assuntos. Locais, nomes de
firmas instituies, eventos em geral.
20. Os arquivos administrativos, ou seja, correntes e
intermedirios so responsveis pela guarda de qualquer documento
independentemente do suporte, tipo ou assunto.
22. Os documentos so classificados pelo gnero e natureza do
assunto.
25. Os documentos consultados com pouca freqncia fazem
parte do arquivo intermedirio.
27. O mtodo de ordenao dos documentos a partir do uso do
nome da cidade ou de um estado conhecido como geogrfico.
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Noes de Arquivo
29. Devem ser rubricadas por pessoas autorizadas.
AGORA VAMOS MEMORIZAR OS PRICIPAIS CONCEITOS COM
AJUDA DOS MAPAS MENTAIS.
Este mapa vir como anexo para melhor visualizao na pasta
correspondente ao tpico.
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Noes de Arquivo
Como a banca exigiu apenas noes de arquivo, fizemos um
resumo da disciplina. Espero ter ajudado e boa prova.