5W1H aula_modulo3

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Reprodução parcial ou total apenas sob autorização da AgriPoint Consultoria Ltda.

Curso Online

Gerenciamento Aplicado em Empresas Produtoras de Carne

Módulo 3

Plano de Ação e Padrões

Gustavo Moglia DutraEngenheiro AgrônomoMsc. Produção Vegetal

Assessoria Agropecuária Marcon S/C Ltda.


Objetivos do Plano de Ação

Objetivos do Plano de Ação...

Organização de Tarefas;

Determinação de responsáveis;

Determinação de prazos;

Elaboração de estratégia;

Determinação do Local;

Acompanhamento das tarefas;

Determinação dos Objetivos;

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Ferramenta 5W1H...

Esta ferramenta de qualidade é bastante prática e muito utilizada para execução de tarefas. Deve ser utilizada sempre que for precisomontar um plano de ação com seus objetivos, prazos, responsáveis, etc...

O que significa 5W1H?

WW

WW

WW

WW

WW

HH

WhatWhat??

WhyWhy??

WhoWho??

WhenWhen??

WhereWhere??

HowHow??

O que?O que?

Por que?Por que?

Quem?Quem?

Quando?Quando?

Onde?Onde?

Como?Como?




Determinação de Tarefas;

Como devemos proceder com as informações coletadas de um brainstorming ou de uma reunião com funcionários, sócios ou colaboradores? Dentre várias reuniões que acontecem durante a gestão de um negócio, seja ele rural ou urbano, várias idéias são lançadas e dentre essas idéias algumas são boas e algumas são ruins. Cabe aos participantes da reunião decidirem. O importante é trabalhar com as boas idéias e é nessa parte em que grandes idéias de perdem ou são esquecidas no meio do caminho. Um bom plano de ação faz com que essas idéias sejam fixadas e bem planejadas. Essa idéia égravada no primeiro quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 1º “W” (What – O Quê)

Aqui você coloca as contramedidas provenientes do "brainstorming"

ATIVIDADE (O QUE)

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Determinação dos Objetivos;

Depois de determinada a tarefa a ser trabalhada devemos ter certeza de que essa idéia é válida e necessária. Podemos fazer exercício trabalhando com a nossa curiosidade e capacidade de questionamento fazendo a pergunta “Por quê”. Por exemplo: “Por quê necessitamos desta atividade ou tarefa?”, “Terá melhoria para empresa ou algum setor?” Por quê, por quê, por quê... Esse objetivo é gravada no segundo quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 2º “W” (Why – Por Quê).


ATIVIDADE (O QUE)

Deve-se deixar claro aqui o objetivo de se

fazer. As pessoas querem saber porque

fazer cada coisa.

OBJETIVO (POR QUE)




Determinação dos Responsáveis;

Já determinamos que atividade que vamos desenvolver e porque ela é necessária. Não podemos esquecer que, conforme o módulo 1, pessoas de ação sempre terminam aquilo que começam, portanto devemos colocar um responsável pela realização da atividade e de preferência uma pessoa pró-ativa, isso não quer dizer que ela tem que realizar a tarefa do início ao fim, é possível determinar que a sua equipe tenha uma boa participação mas a responsabilidade é única e exclusivamente dela. O nome do responsável égravado no terceiro quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 3º “W” (Who –Quem).


ATIVIDADE (O QUE)



fazer cada coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só se coloca o nome e não um grupo

ou uma sigla. O responsável deve ser

uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

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Determinação de Prazos;

Todo e qualquer objetivo deve ter um prazo bem determinado. Issose faz necessário para podermos eleger prioridades de atividade por prazo de encerramento e também para que possamos cobrar e ser cobrados de maneira adequada. É importante que a determinação dos prazos sejam determinadas em conjunto. É possível que um funcionário participa de mais de uma atividade ou tarefa então devemos ter o cuidado para eleger os responsáveis e ao prazos. O prazo é gravado no quarto quadrante do plano 5W1H e é utilizado o 4º “W”(When –Quando).


ATIVIDADE (O QUE)



fazer cada coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só se coloca o nome e não um grupo ou uma

sigla. O responsável deve ser uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui só se coloca a data de término da tarefa ou atividade

PRAZO (QUANDO)




Elaboração de estratégia;

Como temos certeza de que a nossa tarefa terá um bom desfecho? O que me garante que eu estou no caminha certo? E que diretrizes eu vou usar? Esse é o momento em que eu determino como fazer as coisas. A estratégia éusada para determinar os passos que o responsável vai seguir. Se o responsável dividir sua tarefa com a equipe, as estratégias devem ser montadas com o grupo. Isso facilita a comunicação e a divisão de responsabilidades. A estratégia é gravado no quinto quadrante do plano 5W1H e é utilizado o “H” (How –Como).

Aqui você coloca as

contramedidas provenientes do "brainstorming"

ATIVIDADE (O QUE)

Deve-se deixar claro aqui o

objetivo de se fazer. As pessoas

querem saber porque fazer cada

coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só se coloca o nome e não um

grupo ou uma sigla. O responsável deve

ser uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui colocamos a

data de término da tarefa ou atividade

PRAZO (QUANDO)

Colocamos passo a passo a

metodologia que

resolveremos a tarefa

ESTRATÉGIA (COMO)

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Objetivos do Plano de AçãoObjetivos do Plano de Ação

Determinação do Local;

Nem todas as atividades ou tarefas determinadas que devem ser desenvolvidas precisam ser realizadas dentro da empresa, principalmente se, para a realização é necessário a compra de matéria-prima, insumos, etc. Devemos especificar onde será realizada a tarefa para que o responsável saiba como está o andamento das atividades e onde estão as fontes necessárias para a sua realização. O Local é gravado no sexto quadrante do plano 5W1H e éutilizado o 5º “W” (Where –Onde).

Aqui você coloca as contrame-

didasprovenientes

do "brainstor-

ming"

ATIVIDADE (O QUE)

Deve-se deixar claro aqui o

objetivo de se fazer. As pessoas

querem saber porque fazer cada

coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só se coloca o nome e não um

grupo ou uma sigla. O

responsável deve ser uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui colocamos a

data de término da tarefa ou atividade

PRAZO (QUANDO)


metodologia que


ESTRATÉGIA (COMO)

Colocamos o local de busca e

realização de

atividades

LOCAL (ONDE)


Objetivos do Plano de AçãoObjetivos do Plano de Ação

Acompanhamento das tarefas;O acompanhamento não faz parte do 5W1H, ele foi colocado, como

um processo de melhoria, para que os responsáveis pela atividade e os responsáveis pela equipe, controle o desenvolvimento da atividade. Serve como um guia. Os responsáveis não se preocupam com todas as atividades simultaneamente, e sim com as atividades que apresentarem seu acompanhamento na coloração vermelha. Como mostra a figura abaixo:


contramedidas

provenientes do

"brainstorming"

ATIVIDADE (O QUE)

Deve-se deixar claro

aqui o objetivo de se

fazer. As pessoas

querem saber porque fazer cada coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só se coloca o

nome e não um grupo ou uma sigla. O responsável

deve ser uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui colocamos a data

de término

da tarefa ou

atividade

PRAZO (QUANDO)


metodologia que


ESTRATÉ-GIA (COMO)

Coloca-mos o

local de busca e

realização de

atividades

LOCAL (ONDE)

Acompanha-mento

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Plano de Ação e PDCA

Como proceder com prazos não cumpridos?

Embora não seja agradável nem é o objetivo de um colaborador dentro de uma empresa, o não cumprimento de prazos podem vir a ocorrer e devemos saber como contornar a situação utilizando a ferramenta 5W1H. Para isso colocaremos no quarto quadrante (Prazo) uma nova data que serádiscutida em conjunto com o responsável pela tarefa e no quadrante acompanhamento pintaremos de vermelho, indicando que a tarefa não foi concluída.


contramedidas

provenientes do

"brainstorming"

ATIVIDADE (O QUE)


aqui o objetivo de se

fazer. As pessoas

querem saber porque fazer cada coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só se coloca o

nome e não um grupo ou uma sigla. O responsável

deve ser uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui colocamos a data

de término

da tarefa ou

atividade

PRAZO (QUANDO


metodologia que


ESTRATÉGIA (COMO)

Colocamos o local de busca e realização de ativida

des

LOCAL (ONDE)

Acompa-nhamento


Objetivos do Plano de AçãoSimilaridade entre Plano de Ação e PDCA

Aqui você coloca as contramed

idas provenient

es do "brainstor

ming"

ATIVIDADE (O QUE)


aqui o objetivo de se fazer. As

pessoas querem saber

porque fazer cada

coisa.

OBJETIVO (POR QUE)

Aqui só secoloca o nome e não um

grupo ou uma sigla.

O responsável deve ser

uma pessoa

RESPONSÁVEL (QUEM)

Aqui colocam

os a data de término

da tarefa

ou atividad

e

PRAZO (QUAND

O)


metodologia que


ESTRATÉGIA (COMO)

Colocamos o

local de busca e realização de atividad

es

LOCAL (ONDE)

Acompanhamento

Como podemos perceber os Planos de Ação são bastante similares aos PDCA´s. podemos fazer com que uma ferramenta auxilie a outra, por exemplo: Rodar o PDCA nada mais é do que repassar toda a estratégia utilizando uma metodologia de controle.

P

DC

A

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Exemplo de Plano de Ação 5W1H

Adubação de

pasta-gens de inverno

ATIVIDADE (O QUE)

Aumentar produção

de matéria seca.

OBJETIVO (POR QUE)

João Alcindo

RESPONSÁVEL

(QUEM)

30 / 04 / 06

30 dias após

semea-dura

PRAZO (QUAND

O)

Aplicar 150 kg /

ha de Map

ESTRATÉGIA

(COMO)

Potreiro 1

Potreiro 6

Potreiro 9

LOCAL (ONDE)

Acompanhamento

Abaixo segue um exemplo prático de 1 item de um plano de ação.


Curso Online

Padrões

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Padronização de Processos

Objetivos

- Assegurar o resultado das operações repetitivas

- Levar ao operador as necessidades dos clientes

- Diminuir a ocorrência de falhas e ou retrabalho


Antes de falar em padrão precisamos entender o que são processos e para que eles servem. Isso nos ajudará na futura explicacão de padrão queserá apresentada nesse módulo.

Na propriedade rural, um trabalho ou um determinado serviço que se obteve sucesso, pouco valerá se não pudermos repeti-la sempre com o mesmo êxito. Da mesma forma, não será possivel trabalhar para a suamelhoria, sem conhecermos a sua fórmula e todos os procedimentos necessários para a sua reprodução.

Por isso, a normatização / padronização de métodos e procedimentos impera hoje nas empresas e nas propriedades rurais. Constitui, no conjunto de conhecimentos, a garantia de que aquele determinado trabalho ou serviço observará características e padrões bem definidos e uniformes. Um valioso patrimônio, portanto, a ser preservado e aperfeiçoado.

Uma visão geral do módulo

Fonte: programa de qualidadetotal rural – fruticultura irrigada.


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O controle de processos é a essência do gerenciamento em todos os níveshierárquicos na propriedade rural, desde o dono da propriedade até o capataz. O primeiro passo do entendimento de controle de processo é a compreensão do relacionamento causa / efeito.

Sempre que algo ocorre (efeito, fim, resultado) existe um conjunto de causas (meios) que pode ter influenciado. Observando a importância daseparaçao das causas de seus efeitos no gerenciamento e como nos temos a tendência de confundi-los os japones criaram a “diagrama de causa e efeito”. Este diagrama, tambem conhecido como “Espinha de peixe”, foi criado para que todas as pessoas da empresa pudessemexercitar a separacao dos fins de seus meios.

Conceito de processo

Fonte: TQC controle da qualidadetotal (no estilo Japones –Vincente Falconi Campos)

Relacionamento de causa / efeito




BOI GORDO

Matéria-Prima Máquina Medida

MeioAmbiente

Mão-de-Obra Método

CausasFatores de QualidadeItens de verificação

Produtor Terneiro

Produção Própria

Trator

Implementos

Balança

Clima

Solo

Colaboradores

Terceiros

Consultoria

Informações

Característica da qualidade

Item de Controle

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Processo é um conjunto de causas (que provoca um ou mais efeitos). Uma propriedade rural é um processo e dentro dela existem váriosprocessos que devem ser padronizados.

Definição de Processo

Conceito de processo

Fonte: TQC controle da qualidadetotal (no estilo Japones –Vincente Falconi Campos)



O padrão é o instrumento básico do gerenciamento da rotina e este é o instrumento que indica a meta (fim) e os procedimentos (meios) para execução dos trabalhos, de tal maneira que cada uma tenha condições de assumir a responsabilidade pelos resultados de seu trabalho.

O padrão é o próprio planejamento do trabalho a ser executado pelo indivíduo ou pela organização e não esquecendo que não existe Gerenciamento sem Padronização

Porque Padronizar?


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O que são Padrões operacionais

Padrões operacionais são descrições que especificam os métodos, procedimentos e condições de trabalho de tal forma que ao serem adotados, a qualidade requerida do resultado do trabalho possa ser obtida.Ao mesmo tempo, tais padrões devem garantir a execução das tarefas de forma fácil, correta e segura, sem riscos e num ambiente relaxado.Padrões operacionais não descrevem apenas seqüências de tarefas ou ações, mas devem especificar também os recursos necessários para sua execução. Isto se torna relevante pois, a partir do conhecimento disto, o executante pode controlar a eficiência do seu trabalho em termos de facilidade de execução, qualidade do resultado e segurança nas ações.



Processos na empresa rural

Dentro de um processo, as pessoas que dele participaram ora são fornecedores, ora são clientes. Por exemplo: o capataz que preparou as vacas para o inseminador é um fornecedor de serviços para quem vai insemiar (que é o cliente, no caso). Por sua vez, quem insemina passa a ser um fornecedor de quem vai dar os tratos culturais (o cliente), por exemplo. E, assim, por diante.Um controle de plantas daninhas bem feito contribuirá para umacolheita mais fácil ou mais limpa; o contrário também é verdadeiro.



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Macrofluxo ou lista de processos

Processoanterior

ProcessoPosterior

Ponto de partida

AtividadeInicial

AtividadeFinal

Ponto deentrega


ProcessoParição

Gestação

Lactação

Nascimento1º Terneiro

RegistroCaderneta

ControleSanitário

NascimentoÚltimo

Terneiro


Padronização de processos

Padronizar é criar hábitos, normas (procedimentos) e requisitos a seremcumpridos, especificações que desejamos atingir, ou seja, é atuarseguindo o como fazer em cada tarefa (nas causas) para que tenhamosos resultados (efeitos), que são as nossas metas.Contudo padronizar não significa apenas repetir ou simplesmenteacomodar-se. É preciso analisar melhorias que possam ser acrescentadas a cada safra ou a cada ciclo de criação. Para conquistar a padronização dos processos, é necessário registrar os procedimentos, ou seja, o passo-a-passo para executarcada tarefa. A representação gráfica do passo-a-passo das tarefasdenominamos “fluxograma”. A obediência aos procedimentos elimina as variações na Qualidade, desde que observados por todas as pessoasque estarão trabalhando em cada tarefa, quer familiares, quertrabalhadores fixos ou temporários.Se queremos garantia da Qualidade, devemos verificar se os procedimentos, requisitos ou especificaçõesestão sendo plenamente cumpridos.



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Para melhor visualizarmos melhor a ferramenta utilizaremos como exemplouma revisão de cercas elétricas.

1

6

3

5

Revisão cerca elétrica Número / Revisão: PP 01 Ver. 02

Medir choque

Está abaixo de 4?

Revisar a cerca

Possível Arrumar?

Arrumar

Relatar anomalias

4

2

Com voltímertro, todos fios, no fim da cerca

Recorrer, buscando achar contatos com terra, fio interrompido, trama ou isolador quebrado.

•Trama quebrada: substituir•Isolador quebrador: anotar•Fio interrompido: desligar a cerca, emendar, cuidadopara que o contato fique firme•Contatos com terra: Remover, cuidando para que se atue na causa do problema

Consertos não feitos ou provisórios;Contato excessivo com a vegetação



Os padrões operacionais podem ser classificados em três categorias:

PO Padrão do Operador;

PI Padrão de Instrução;

RO Registro Operacional


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Tipos de Padrão

Padrão de Operação

PO

Fica com o operador

Ele é necessário durante a execução do trabalho:

- Não consegue memorizar;

- Não deve memorizar.

Considera o que o operador sabe.

Deve estar acessível!

Padrão de Instrução

PI

Fica com o Supervisor

Contem o que o operador deve ter na memória.

Considera o que o supervisor sabe

Considera o que o operador sabe.

Deve estar acessível!

RO

Serve para o operador fazer registros:

-Para colher dados;

-Para mantê-lo atento


Colocar exemplo de PI – PO - RO

Tipos de Padrão

Padrão de Operação

PO

Padrão de recorrida

Padrão de Inseminação

Padrão de Pesagem

Padrão de Embarque

Padrão de Instrução

PI

Caderneta de Campo

Planilha de Pesagem

RO

Ficha de InseminaçãoFicha de Lotação

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1) O padrão precisa ser feito levando em conta a ____________ deentendimento do operador real.

2) O padrão operacional leva ao operador as necessidades dos _________.

Exercício de Fixação 1


1) Planilha de Pesagem PO

2) Desmame de Terneiros

3) Orientações e Treinamentos

PI

RO

Exercício de Fixação 2

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Até o próximo módulo:ORÇAMENTO

Para assegurar que as pessoas façam corretamente suas tarefas você precisa explica-las uma vez e passar o resto dos seus dias verificando se elas estão procedendo como combinado

E não podemos esquecer que a ação é definida após o registro da evidência do fato e da análise das causas da anomalia.

Façam os planos de ações de sua propriedade, leiam o material complementar e tirem suas dúvidas com o instrutor.

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