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7 Hábitos de um projeto eficaz7 Hábitos de um projeto eficaz7 Hábitos de um projeto eficaz7 Hábitos de um projeto eficaz
J L i R i iJ L i R i iJorge Luis RossiniJorge Luis RossiniDiretor de Verano Diretor de Verano EngenhariaEngenhariagg
F d d 1982Fundada: 1982Representantes desde: 1989Clientes:400 empresasUsuários: 3.500Usuários: 3.500
Soluções que representamosSoluções que representamos
Contract Management
“Full Service Provider”Primavera Risk Analysis
• Venda de Produto• Capacitação
Enterprise Reporting Databases Capacitação
• Consultoria de Implantação• Help Desk e Suporte• Integração / Desenvolvimento
Certificações Técnicas
Maior representante na América Latina dos ProdutosMaior representante na América Latina dos Produtos da família Primavera
Representantes da Primavera para Representantes da Primavera para América do SulAmérica do Sul
ColômbiaVerano Colombia
BogotáBogotá
EquadorT d i S ATecnoadmin S.A.
Guayaquil
PeruBie Group S.A.C
Lima
ChileInsucomp
ArgentinaNET CDS
Antofagasta - Santiago
NET CDSRosario – Pcia de Santa Fe
Principais Clientes no exterior
Apurimac Ferrump
Os projetos hojeOs projetos hojeForecast Curve
Os projetos hoje..Os projetos hoje..Término final
100%
120%
80%
100%
ete
Plan
Forecast
60%
Perc
ent C
ompl
e
P b bilid d d i
20%
40%
Sem alerta antecipada
Probabilidade de risco
0%January February March April May June July August September October November December January
Project DurationProject DurationSource: Construction Industry Institute
Os caminhos a seguirOs caminhos a seguirOs caminhos a seguirOs caminhos a seguir
Chega dentro doChega dentro docronogramacronograma Chega tardeChega tardegg
• Mudança de alcance• Incrementar turnos
• Pagar penalidade• Cliente insatisfeito
• Cortar alcance • Problema judicial• Reclamação de Sub-contratistasç
Por que é complicado gerenciar projetos?
As pessoas estão separadas por silos de informação:
General Manager
silos de informação:• Diferentes organizações,• Usando diferentes tecnologias
Project Manager
• Processos diferentes
ProjectControls
Project Engineers
Subs
Por que é complicado gerenciar projetos?
Obt i f ã
q p g p j
General Manager
Obter informação atualizada dos projetos e
inibida pelos silos de Project
Manager
inibida pelos silos de informação
ProjectControls
Project Engineers
Subs
Por que é complicado gerenciar projetos?
E i tâ i
q p g p j
General Manager
Em circunstâncias normais, obter
informação atualizada Project
Manager
informação atualizada dos projetos toma muito
tempo
ProjectControls
p
Project Engineers
Subs
De qualquer modo não é simples
Por que e complicado gerenciar projetos?
De qualquer modo não é simples• Informação em papel• Correr atrás da informação
General Manager
f ç• Diferentes ferramentas• Informação incompleta
Project Manager
ProjectControls
Project Engineers
Subs
Por que e complicado gerenciar projetos?
No mundo real as coisas pendentes demoram de 2 – 4 semanas para
General Manager
pidentificar• Investigação adicional e requerida
Project Manager
ProjectControls
Project Engineers PendênciasPendências
Subs
Por que é complicado gerenciar projetos?RFTodo mundo se surpreende…• GM se reúne com PM
??
!!• PM com lideres de disciplina• Lideres com Sub - contratistasT li d
General Manager
Client
Project Manager
General Manager
Tempo passa e cliente aguarda....!!
!!ProjectControlsProject
Manager
!!
Project Engineers
ProjectControls PendênciaPendência
SubsProject
Engineers
!!
Os projetos hoje,...Os projetos hoje,...
Processo deAtualizaçãoProcesso deAtualização
Toma 2-4 SemanasToma 2-4 Semanas
SemAlertaSem
AlertaReativoem lugarReativoem lugar
RiscoAtraso não
RiscoAtraso nãoAtualização
ManualAtualização
Manual
• Atualização verbal
SemanasSemanas
• Cronogramas Vs
AlertaAntecipado
AlertaAntecipado
• Sem visibilidade
em lugarde
Proativo
em lugarde
Proativo
Atraso nãoPlanificado
.
Atraso nãoPlanificado
.• Redução de lucro• Atualização verbal
• Informação com dúvidas• Oportunidade
comprometida
• Cronogramas Vs• Informe Manual• Sistemas diferentes
• Sem visibilidade• Informes Papel• Sem alertas• Sem orçamento
• Surpresas• Decisão pouco
Uniforme
• Redução de lucro• Re trabalho• Custo recorrente• Reclamos
Você não esta sozinho…Informações dos problemas recebido com 2 a 4 semanas de atrasoFonte: Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE)Fonte: Association for the Advancement of Cost Engineering (AACE)
Aproximadamente 30% do tempo de um PM é gasto procurando informaçãoFuente: Aberdeen Group
85% do tempo de um PM é gasto em comunicação85% do tempo de um PM é gasto em comunicaçãoFuente: Project Management Body of Knowledge (PMBOK), PMI
Parece familiar?Parece familiar?22
1111
33
SoSo eu?eu?
Alguma coisaestá errada ?está errada ?
Boas notícias e mais boas notíciasBoas notícias e mais boas notíciasBoas notícias e mais boas notíciasBoas notícias e mais boas notícias
De alguma forma…Edifícios continuam sendo
t ídconstruídosAlgumas empresas até conseguem ganharconseguem ganhar dinheiro
P ?Por que?q
Eles tem bons hábitos de gerenciamento de projetosEles tem bons hábitos de gerenciamento de projetos
Hábitos nos projetos é Conhecimento áb tos os p ojetos équando você:
Combina Standard Operating
ConhecimentoProcedimentos
Standard(O quê por que) Procedure (SOP)
Com Capacitação,Com desejo de êxito
(O quê, por que)
Com desejo de êxito
Hábitos Sua ferramentaSua ferramentaHabilidade
Capacitação(como)
Desejo(querer)
de Gerenciamentode Gerenciamentode Projetos deveriade Projetos deveria
(como) ter tudo isso!ter tudo isso!
Source: The 7 Habits of Highly Effective People, Stephen R. Covey
Os sete hábitos de um projeto eficazOs sete hábitos de um projeto eficaz
1. Seja Pró-ativo
2. Tendência para fechamento
3 Priorize Caminho Crítico3. Priorize Caminho Crítico
4. Colabore
5. Comunicação constante
6 Controle e seja controlado6. Controle e seja controlado
Os sete hábitos de um projeto eficazOs sete hábitos de um projeto eficaz
1. Seja Pró-ativo
2. Tendência para fechamento
3 Priorize Caminho Crítico3. Priorize Caminho Crítico
4. Colabore
Como atecnologia
5. Comunicação constante
6 Controle e seja controlado tecnologia ajuda
6. Controle e seja controlado
Os sete hábitos de um projeto eficazOs sete hábitos de um projeto eficaz
1. Seja Pró-ativo
Em vez de ser reativo aos problemas em projetos e mudanças seja próem projetos e mudanças, seja pró-ativo adiantando o planejamento e
colocando indicadores de tendência
Como atecnologia
antecipados.
tecnologia ajuda
SoluçãoSoluçãoSoluçãoSolução
Q l é t ?Qual é a resposta?
C ll b ti P j t M t (CPM)C ll b ti P j t M t (CPM)Collaborative Project Management (CPM)Collaborative Project Management (CPM)
Sistema de planejamento flexívelGerenciamento de custo integradogColaboração integradaIndicadores de alerta em tempo realIndicadores de alerta em tempo real
SoluçãoSolução
Hoje:
CollaborativeCollaborative Project ManagementProject ManagementHoje:• Sistema de Planejamento flexível• Permite Standard Operating Procedure• Importa cronogramas em formatos múltiplosp g p• Suporta os dois principais usuários
ProjectControls
Reports
Critical Path Resources
S h d lPlanning &
Project Manager
Reports
Work PackagesCost Changes
Scheduleg
Scheduling
SoluçãoSoluçãoCollaborativeCollaborative Project ManagementProject Management
Acesso estendido a:U á i di i i
j gj g
• Usuários adicionais• Roles principais• Colaboração• Gerenciamento e controle em TRGeneral • Gerenciamento e controle em TR
ProjectControls
Manager
Client
Reports
Critical Path Resources
S h d lPlanning &Reports
Work PackagesCost Changes
Scheduleg
Scheduling
SubsProject Manager
Project Engineers
Flexible Access
SoluçãoSoluçãoCollaborativeCollaborative Project ManagementProject Management
Indicadores de alerta antecipados:• Reportes precisos• Reportes precisos• Alertas automáticos• Indicadores de performance (KPIs)• Ação imediata e para todosGeneral
Early Warning IndicatorsProject
Controls
Manager
Client
Early Warning Indicators
Reports
Critical Path Resources
SchedulePlanning &
SubsProject Manager
Reports
Work PackagesCost Changes
ScheduleScheduling
Project Engineers
Flexible Access
SoluçãoSoluçãoCollaborativeCollaborative Project ManagementProject Management
Solução completa:• Informação centralizada
E i d j t i t d• Equipe do projeto integrado• Processo padrão para todos• Melhora contínua.
General
Early Warning IndicatorsProject
Controls
Manager
Client
Early Warning Indicators
Reports
Critical Path Resources
S h d lPlanning &Collaborative ProjectCollaborative ProjectReports
Work PackagesCost Changes
Scheduleg
SchedulingCollaborative ProjectCollaborative ProjectManagementManagement SubsProject
Manager
Project Engineers
Flexible Access
IntegratedIntegrated ProgramProgram ManagementManagementgg gg gg
Planejamento Colaborativo &Gerenciamento Central
GerenciamentoRecursos
GerenciamentoContratos
$$$$Gerenciamento
Custos
RelatoriosGerenciamento
RiscosGerenciamento Central
Colaboração
TempoDinheiroRecursosDocumentosColaboraçãoVisibilidadeRiscoInteroperabilidade
Contabilidade, ERP, Estimação, Desenho, Gerenciamento de Conteudo
2. Tendência para fechamento
Começar com o fim do projeto no pensamento Sempre olhando a
Como atecnologia
pensamento. Sempre olhando a tendência para fechar o projeto
assegurando que a tendência esteja tecnologia ajuda
assegurando que a tendência esteja posicionada na direção certa.
Painel de controle de projetos em ambiente WebPainel de controle de projetos em ambiente Web
Clara tendência de orçamento e planejamentoClara tendência de orçamento e planejamento
Localizar problemas para soluções rápidasLocalizar problemas para soluções rápidas
Registro de pendências assegura uma rápida Registro de pendências assegura uma rápida resposta da equipe do projetoresposta da equipe do projeto
3 Priorize Caminho Crítico3. Priorize Caminho Crítico
Trabalhar nas atividades maisTrabalhar nas atividades mais importantes e não deixar dormir.
Dominar quais atividades podem ser
Como atecnologia
q padiadas e quais tem que ter atenção
imediata.tecnologia
ajuda
Padrões hoje em planejamentoPadrões hoje em planejamento
WorkgroupCollaboration
Planejamento:Planejamento:•• Caminhos CríticosCaminhos Críticos•• Mensurar progressosMensurar progressos•• Logística de materiaisLogística de materiais
AccountabilityManagement
ResourceManagement
CostManagement
og st ca de ate a sog st ca de ate a s••Mudanças e Mudanças e whatwhat ifif analysisanalysis
Management
Planning & Scheduling
Management
Project M
General M
Client
StandardsManagement
Reporting &Analysis
ContingencyManagement
ManagerManager
ManagementProject
EngineersProject
ControlsSubs
PlanificaçãoPlanificaçãoDefiniçãoDefinição
O processo de desenvolver a suficienteinformação estratégica para minimizar riscosinformação estratégica para minimizar riscose maximizar as chances de ter sucesso no
j t lh d t lprojeto, melhorando o controle.Maiores necessidades:
Repositório central para a informaçãoMétodo claro de planejamento de Caminho CríticoMétodo claro de planejamento de Caminho CríticoSistema de mensuração de fácil execuçãoS üê i d t d t i lSeqüência de entrega de material
Source: Construction Industry Institute, Project Control for Construction
PlanificaçãoPlanificaçãoP d fi ?P d fi ?Por que um desafio?Por que um desafio?
Repositório Central de informaçãoRepositório Central de informaçãoInformação está espalhada e desorganizadaT d d b i f ã d dif t fTodo mundo busca a informação de diferentes formasSomente uma pessoa é dona do cronograma
Cronogramas com Caminho CríticoCronogramas com Caminho CríticoDificuldade de criar e consumo de tempoOlhando o futuro e atualizando o presenteOlhando o futuro e atualizando o presenteIntegração com outros cronogramas
PlanificaçãoPlanificaçãoP d fi ?P d fi ?
Mensuração fácil do avanço do trabalho
Por que um desafio?Por que um desafio?Mensuração fácil do avanço do trabalho
Coletando informação no campoQ tifi d t dQuantificando porcentagem de avanço Quantificando progresso para pagos
Seqüência de entrega de materialCronograma de fretes e poder de mudar críticosCronograma de fretes e poder de mudar críticosDeterminar lead timesDepartamento de compras notificado o envolto noDepartamento de compras notificado o envolto no planejamento
PlanificaçãoPlanificaçãoO iO iO que preciso………..O que preciso………..
Base de dados centralBase de dados centralPainel de Controle personalizadoGEDTemplates de CronogramaTemplates de CronogramaColeta de informação no campoImportação de cronogramasAlertas de mudançasAlertas de mudanças
Nã t bl itNão estableça prazos muito curtos.curtos.
¡Prazo e prazo !¡Prazo, e prazo !
4. Colabore
Colaborar efetivamente. Saber que o processo de fluir informação
Como atecnologia
o processo de fluir informação entrando e saindo é primordial.
tecnologia ajuda
A estruturaA estruturaA estrutura A estrutura hierárquica hierárquica
tradicional sótradicional sótradicional, só tradicional, só prejudicaprejudica
5 Comunicação constante5. Comunicação constante
Comunicar-se assiduamente e em diversas formas, não só
Como atecnologia
em diversas formas, não só pelo e-mail para intentar que as
coisas aconteçam.tecnologia
ajuda
Projeto Master y Sub- projetos interligados
EmpreendimentoEmpreendimento
GerenciamentoGerenciamento
Sub Sub SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor Subcontractor
SubcontractorSubcontractor
SubSubSubcontractorSubcontractor SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor
SubSubSubcontractorSubcontractor SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor
Projeto Projeto MasterMasterIntegraçãoIntegração
MasterMasterWBS
SubprojetosSubprojetosPlanificação das subcontratadas
Sub Sub SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor Subcontractor
SubcontractorSubcontractor
SubSubSubcontractorSubcontractor SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor
SubSubSubcontractorSubcontractor SubcontractorSubcontractorSubcontractorSubcontractor
Reflection ProcessReflection Process
LiField
of Project
Live Version
of Projectof
P j t
Live Version
of P j t
BaselineProjectsProjectProjectProjectProject
Contractor
Active P j t
Contractor
Project
CoworkerCoworker
Experiencia en simulacionesExperiencia en simulacionespuede ser de utilidad.puede ser de utilidad.
¿Alguém aqui sabe jogar li h i l d i fFlight Simulator da Microsoft?
6 Controle e seja controlado6. Controle e seja controlado
Controlar todo mundo no projeto. Saber o que pode ou não pode ser investigado e o
Como atecnologia
que não existe.
tecnologia ajuda
O que faz a padronização para nós?O que faz a padronização para nós?
P r o je c t 1
P r o je c ts P r o je c t In p u ts & O u tp u ts
A c o u n t in g S y s te m
M a n a g e m e n t R e p o r t in g
P r o je c t 2
R e p o r t
P r o je c t 3
P r o je c t 4
S y s te m X Y Z R e p o r t
P r o je c t 4
P r o je c t 5
R e p o r t
P r o je c t 6
Por que los ejecutivos tienen que traducir información de la obra?
Otimize e depois automatizeOtimize e depois automatize
P ro je c t 1
P ro je c ts P ro je c t In p u ts & O u tp u ts
A c o u n t in g S y s te m
M a n a g e m e n t R e p o r t in g
P ro je c t 1
P ro je c t 2
P ro je c t 3
S y s te m X Y Z
R e p o rt
R e p o r t
P ro je c t 4
P ro je c t 5
R e p o rt
P ro je c t 5
P ro je c t 6
A oportunidade de redução de tempoConsidere qualquer processo criação de um documento
1 2 3 4 5 6 7 8
Considere qualquer processo, criação de um documento, circulação etc
Todo processo tem múltiplos passos
Em cada passo tem um ciclo de vida
Eliminar redundância nos passos não é necessário
1 2 3 54 6
Reduze o ciclo de vida
Resultado: reduza o ciclo de vida dos projetos e diminui o custo.
AcostumeAcostume se a trabalhar baixo pressãose a trabalhar baixo pressãoAcostumeAcostume--se a trabalhar baixo pressãose a trabalhar baixo pressão
Compromete-se a melhora contínua
Como atecnologia
pdos 6 primeiros hábitos. Tratar de
mensurar as atividades de forma de t di t tecnologia
ajudaencontrar procedimentos para
fazer-lo melhor no futuro.
Melhora contínua
P j t
1 2 3 4 5 6
Planejamento
EstratégicoProjeto
C it l
Projeto básico
Estratégia
Projeto detalhado
Start-up
Engenharia
Construçãomontagem
Controle
Post -Estratégico Conceitual Estratégia
de compras Compras OperaçãoCapacitação Implantação
Pontosde Controle
SGS 1SGS 1
Redução do tempo de desenho e construção com base em projetos estruturadosSGS 2
SGS 3 planificados e estandardizados.
Estratégia de Compras
Logística de entregaTestar
eProcura
e Logística de entrega eReceber
eCompra
Pontosde Controle
Fases do processo de procura de comprap p p
Itens deControle
Fim deEspec.
Técnica
Fim deelab.
Pliego
Recib.das
prop.
Térm.Análisestécnica
Térm.Análisescomerc.
Conclusãoda
negociação
AprovaçãoEdital
Elaboraçãode
Edital
Especif.
TécnicaQuotização
Análise
Técnica
Análise
Comercial Contratação
Aprovaçãodo
Edital
PONTOS DE CONTROLEESQUEMA DETRABALHO PONTOS DE CONTROLETRABALHO
• ATIVIDADES CUMPRIDAS? • DENTRO DO PRAZO?• DENTRO DO PRAZO? • TEM ESTRATÉGIAS PARA RECUPERAÇÃO DE TEMPO?QUAIS SÃO OS CAMINHOS CRÍTICOS?CADA
SEGMENTO• QUAIS SÃO OS CAMINHOS CRÍTICOS?• TEM SOLUÇÕES ALTERNATIVAS?• TEM PLANO DE CONTINGÊNCIAS?
Õ POSIÇÃO DO ORÇAMENTO?• COMO ESTA A TENDÊNCIA PARA FECHAR?• ESTRATÉGIAS QUANDO A TENDÊNCIA EATRASAR O PRAZO OU INCREMENTAR CUSTO
G i m t C p ti d P j t sGerenciamento Corporativo de Projetos
Ferramenta PROCESSOMETODOLÓGICO
Metodologia de
METODOLÓGICO
Metodologia de Planificação
Metodologia de GerenciamentoMetodologia de Gerenciamentode Projetos
• Uso de soluçoesçtecnologicas e invevitavel...
• Escolha a ferramenta mais adequada para cada • Escolha a ferramenta mais adequada para cada situação
Mapear os riscos do projeto eanalisar medidas mitigadoras e umaanalisar medidas mitigadoras e uma realidade que os profissionais tem que
enfrentar
Metodologia do PMIMetodologia do PMIMetodologia do PMIMetodologia do PMI
Tipos de riscosTipos de riscosTipos de riscosTipos de riscos
Incerteza
?Duração/Custo
Quanto tempo leva para chegar ate...........Quanto tempo leva para chegar ate...........
Tipos de riscosTipos de riscosTipos de riscosTipos de riscos
Tarefas existentes
??
Falta de mão de obra……..Falta de mão de obra……..
Tipos de riscosTipos de riscos
Opções
Tipos de riscosTipos de riscos
OpçõesProbabilístico e condicional
Outcome AOutcome A
? Outcome B
Outcome C
?20% terceiriza serviço.20% terceiriza serviço.
5% fura normal mais precisa de especialista para acompanhar
75 % fura normal
5% fura normal mais precisa de especialista para acompanhar
75 % fura normal
Com software o semCom software o semCom software o semCom software o semTer sempre um plano b para cada tipo de riscop p p pTrabalhar com registrador de riscosTer templates de risco para cada tipo de projetop p p p j
Risk Histogram Risk Tornado
RESUMO
NENHUM PROJETO ESTA ISOLADO DA ORGANIZAÇÃO
CADA PROJETO INTERLIGA RECURSOS E ATIVIDADESCOM OUTROS E A INFORMAÇÃO DEVE ESTAR DISPONÍVEL,PARA TODOS OS PARTICIPANTES.
COM MÚLTIPLOS PROJETOS SENDO REALIZADOS AOMESMO TEMPO, A COORDENAÇÃO É A CHAVEPARA ALCANÇAR OS OBJETIVOS DA COMPANHIA.
RESUMO
CULTURA
CONSOLIDAÇÃO
RESPONSABILIDADE
ENTENDIMENTO
COMPROMETIMENTO
PAPÉIS
RESPONSABILIDADES
Acredite emAcredite emAcredite em Acredite em você. Tenha você. Tenha
confiançaconfiançaconfiançaconfiança
Ir ate o fim......Ir ate o fim......
¡ LUTE !¡ LUTE !
P & RP & R
