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MATERIAL DE ESTUDO LOGÍSTICA
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UNIVERSIDADE DO PLANALTO CATARINENSE
CURSO DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO
FERNANDO DIEGO DOS SANTOS OLIVO
GESTÃO DE ESTOQUES: ANÁLISE DA ACURÁCIA NO ESTOQUE DE PEÇAS
DE UMA CONCESSIONARIA.
LAGES (SC)
ANO 2013
FERNANDO DIEGO DOS SANTOS OLIVO
GESTÃO DE ESTOQUES: ANÁLISE DA ACURÁCIA NO ESTOQUE DE PEÇAS
DE UMA CONCESSIONARIA.
Relatório de Estagio supervisionado
submetido à Universidade do Planalto
Catarinense.
Orientação: Prof. Rafael Peletti, Esp.
Conceito:___________
LAGES (SC)
ANO 2013
RESUMO
A gestão de estoque é uma atividade de grande relevância para que as
organizações possam atingir suas metas de lucratividade. É requisito para o bom
desenvolvimento das atividades exercidas. A acurácia dos produtos dentro do
estoque é de suma importância, uma vez que essa mede a confiabilidade das
informações e é uma ferramenta gerencial que pode ser usada para encontrar
divergências, uma vez que um estoque acurado é gerador de indicadores com
precisão, caso contrário podem gerar efeitos indesejáveis nos diversos ambientes
organizacionais. Este trabalho visa ressaltar a importância da manutenção de
estoques, o quanto as organização deve se dedicar para elevar seus níveis de
acurácia. Os métodos para regularizar a acurácia são amplos e distintos. Entretanto,
a realização de inventários é uma ferramenta que pode ser usada para que se possa
conhecer qual a real situação que o estoque se encontra. Aproveitar os dados que
os inventários apresentam e utilizá-los para aplicação da classificação ABC também
facilita, pois essa pode ser utilizada para medir quais itens precisam de uma atenção
especial, não deixando de lado os demais. A falta de acurácia pode impactar no
baixo desempenho das atividades relacionadas ao estoque, na insatisfação dos
clientes, contribuindo mesmo que de forma involuntária para níveis elevados dos
custos. A necessidade em controlar e gerir estoques é eminente, um dos grandes
desafios desta atividade é a aplicação da teoria na prática, para que seja possível
demonstrar o que falta em campo, o que pode ser melhorado e aplicado viabilizando
as atividades operacionais de acordo com a necessidade da organização.
Palavras-chave: Gestão de estoques; Acurácia; Inventários físicos;
Classificação ABC.
ABSTRACT
The inventory management is an activity of great importance for organizations to achieve their goals of profitability. It is requisite for the proper development of the activities performed. The accuracy of the products within the inventory is of paramount importance, since this measures the reliability of information and is a management tool that can be used to find discrepancies, correct them and prevent them from recurring, since an accurate stock generates accurated indicators accurately, otherwise may cause undesirable effects in different organizational environments. This paper aims to highlight how important is maintain reliable inventory, how organizations should devote to raise their levels of accuracy. The methods to regularize the accuracy are large and distinct. However the realization of inventories is a tool that can be used to know what the real stock. Leverage data show inventories and use them for application to the ABC classification facilitates to understand wick need special attention, leaving aside the other. The lack of accuracy can impact poor performance of activities related to the stock, in customer dissatisfaction, high level of obsolescence even contributing involuntarily to high levels of costs. The need to control and manage inventories is imminent, and one of the great challenges of this activity is to make up the theory it can be shown that the opportunities in practice, which can be improved and implemented enabling the operational activities according to the needs of each organization.
Keywords: Inventory management; accuracy; physical inventories, ABC
classification
LISTA DE FIGURAS
Figura 1– Sistema de localização....................................................................35
LISTA QUADROS
Quadro 1 – Caracteristica da criticidade XYZ ................................................. 25
Quadro 2 – Comparação entre inventário geral e rotativo ............................. 26
Quadro 3 – Calculo de acurácia ..................................................................... 28
Quadro 4 – Intervalos de tolerância para diferente itens................................. 29
Quadro 5 – Fatores que influenciam na falta de precisão dos registros de
estoque ............................................................................................................ 31
Quadro 6 – Possíveis causas de divergências ................................................ 33
Quadro 7 – Cronograma do relatório de estágio ............................................. 45
Quadro 8 – Inventário geral.............................................................................47
Quadro 9 – Resumo ABC do estoque.............................................................48
Quadro 10 – Análise da acurácia na classificação ABC.................................49
SUMÁRIO
1 DEFINICÃO DE UM PROBLEMA OU OPORTUNIDADE..............................11
1.1 Caracterização da organização e do ambiente.........................................................11
1.2 Descrição do problema............................................................................................12
1.2.1 Limites do projeto.................................................................................................12
1.3 Objetivos..................................................................................................................12
1.3.1 Geral.....................................................................................................................12
1.3.2 Específicos............................................................................................................13
1.4 Justificativa..............................................................................................................13
1.4.1 Oportunidade do projeto......................................................................................13
1.4.2 Viabilidade do projeto..........................................................................................14
1.4.3 Importância do projeto.........................................................................................14
2 REVISÃO DA LITERATURA................................................................................15
2.1 Gestão de estoques...................................................................................................15
2.2 Classificação ABC...................................................................................................16
2.3 Compras...................................................................................................................19
2.4 Demanda..................................................................................................................20
2.5 Inventário físico.......................................................................................................21
2.6 Acurácia...................................................................................................................27
2.7 Localização do estoque............................................................................................34
2.7.1 Sistema de estocagem fixo....................................................................................35
2.7.2 Sistema de estocagem livre...................................................................................36
2.8 Codificação de materiais..........................................................................................36
2.9 Satisfação do clientes...............................................................................................38
3 METODOLOGIA....................................................................................................41
3.1 Plano de pesquisa....................................................................................................41
3.1.1 Pesquisa qualitativa..............................................................................................42
3.1.2 Estudo de caso......................................................................................................42
3.2 Definição da área de estudo.....................................................................................44
3.3 Instrumento de coleta de dados...............................................................................44
3.4 Cronograma.............................................................................................................44
4 ANÁLISE..................................................................................................................46
4.1 Descrição dos dados coletados................................................................................46
4.2 Análise dos dados coletados....................................................................................46
4.2.1 A empresa.............................................................................................................46
4.2.2Realização do inventário geral.............................................................................47
5 CONCLUSÕES, PROPOSTAS E SUGESTÕES..................................................50
5.1 Sugestões.................................................................................................................50
5.2 Validade do estudo..................................................................................................51
6 REFERÊNCIAS.......................................................................................................52
11
1 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA OU OPURTUNIDADE
Neste estudo será realizada a análise da acurácia em um estoque de
peças para reposição de uma concessionaria de veículos comerciais, com a
intenção de dimensionar e classificar os itens de estoque, conhecendo a real
situação que o mesmo se encontra, e qual o nível de acurácia das informações
entre estoque físico e contábil (sistema).
1.1 Caracterizações da organização e do ambiente
O presente trabalho procura analisar e ajustar a situação atual do
estoque de peças de uma concessionaria de veículos que através da
implantação de ferramentas da gestão de estoque busca conhecer seu
estoque, saber qual a acurácia nas informações. A empresa hoje possui 18
distribuidores e filiais, atuando fortemente na região sul do Brasil, onde estão
instaladas suas revendas, no ano de 2007 atingiu a liderança de mercado nas
áreas em que atua. Faz parte das suas concessões o atendimento em vendas
de veículos comerciais, caminhões leves, médios e pesados, assim como o
pós-venda, colocando a disposição dos clientes os serviços de oficina e vendas
de peças de reposição. A unidade em questão está instalada na cidade de
Lages SC, possui 17 colaboradores, atuando na área de vendas e pós-vendas.
12
Dentro do estoque de peças estão envolvidos dois colaboradores, as peças
estão alocadas em prateleiras e alguns paletes, o atendimento aos clientes se
dá pelo balcão de peças, que fica direcionado no showroom da concessionaria,
e pelo balcão da oficina, onde os mecânicos requisitam peças, e realizam
orçamentos. Devido à exigência de sigilo total da empresa toda vez que se
referir a ela se dará como “Empresa X”.
1.2 Descrição do problema
1.2.1 Limites do projeto
Para que este projeto possa obter êxito é necessário maior espaço de
tempo, e que essa oportunidade seja estendida e adaptada ao cotidiano da
organização e dos colaboradores, para que a analise continue, já que uma vez
que o setor de peças de reposição tem variáveis como a baixa incorreta dos
itens vendidos ou aplicados em veículos que estão na oficina através da ordem
de serviço, como a sua alocação no local correto.
1.3 Objetivos
1.3.1 Geral
O objetivo de toda e qualquer empresa é maximizar o lucro sobre o
capital investido, o estoque que antes da década de 80 não era preocupação
empresarial, tornou-se valorizado quando empresários admitiram sua parcela
de contribuição na redução de custos e enormes riscos caso não valorizassem
13
esta grande parcela de capital que pode tornar-se obsoleta ou gerar muitos
ganhos para a organização. O estoque é necessário para que todo o processo
de vendas e pós-vendas opere com um número mínimo de preocupações e
desníveis. É preciso melhorar o nível de satisfação do cliente e da própria
empresa no que tange a acurácia do estoque, é preciso um acompanhamento
do processo, identificar o que está gerando a falta de acuracidade dos
produtos.
1.3.2 Específicos
Enfatizar a importância da realização do inventário geral, para que
se possa conhecer a real situação do estoque;
Aplicar classificação ABC, a fim de identificar e conhecer os itens
que agregam maior valor monetário;
Identificar o grau de acurácia.
1.4 Justificativa
1.4.1 Oportunidade do projeto
Ser a melhor filial em revenda de peças da empresa X. A empresa
recebe auditoria da marca que é revendedora, desde a limpeza do local até o
atendimento dos clientes, existem reclamações por falta de peças para
atendimento rápido dos veículos. Com um mapeamento das peças será
possível diminuir o número de divergências entre estoque físico e contábil,
resultando em uma maior confiabilidade das atividades desenvolvidas pelos
14
colaboradores e em um melhor atendimento, resultando em clientes mais fieis
e satisfeitos.
1.4.2 Viabilidade do projeto
É de grande valia para a empresa a utilização de meios que
aperfeiçoem seus processos para a efetivação dos negócios, uma vez que
estamos tratando de uma filial nova e que possui um amplo mercado. Para isso
utilizaremos a gestão de estoques.
1.4.3 Importância do projeto
A empresa X possui uma avaliação que é realizada pela marca a qual
representa o chamado programa PESO (Programa de Excelência e Suporte
Operacional) consiste num sistema de avaliação que atribui notas aos
distribuidores de acordo com o seu desempenho em diversos itens, como
instalações, operação de serviços, peças, vendas, treinamento e satisfação dos
clientes. É importante saber qual o nível de acurácia do estoque, medir a sua
confiabilidade, se o nível está alto ou baixo e o que está acontecendo para que
se possa analisar os dados obtidos e rever procedimentos e conceitos.
Portanto este projeto possui grande importância tanto para o estagiário
quanto para a empresa. Além disso, dependendo dos resultados obtidos será
possível utilizar este estudo como material de apoio para situações
semelhantes em outras filias ou até mesmo organizações.
15
2 REVISÃO DE LITERATURA
2.1 Gestão de Estoques
O estoque é a existência de mercadorias, produtos, ou outros
elementos que possuam valor econômico, são utilizados para suprir
necessidades próprias ou de terceiros, tanto no ramo empresarial como na vida
cotidiana das pessoas. O controle ou gestão de estoques é a união de todas as
atividades exercidas com o objetivo de garantir a qualidade das técnicas e
procedimentos adotados para cada item que componha a cadeia produtiva,
esteja fora ou dentro das organizações, refletindo assim em eficiência do
mesmo. (CASTIGLIONI, 2011).
Para Viana (2011, p. 144): “Os estoques são recursos ociosos que
possuem valor econômico, os quais representam um investimento destinado a
incrementar as atividades de produção e servir clientes”.
A importância do estoque é mensurada conforme corrobora de
Iudicibus, Martins e Gelbcke:
Os estoques representam um dos ativos mais importantes do capital circulante e da posição financeira da maioria das companhias industriais e comerciais. Sua correta determinação no início e no fim do período contábil é essencial para uma apuração adequada do lucro líquido do exercício. Os estoques estão intimamente ligados às principais áreas de operação dessas companhias e envolvem problemas de administração, controle, contabilização e principalmente de avaliação.
O estoque pode ser um gerador de lucros ou um “incômodo” para o
proprietário, uma vez que é parte do ativo das empresas. É preciso disciplinar e
criar um elo entre os recursos e objetivos das organizações, e para tal se
16
propõe a chamada gestão de estoque. Segundo Martins e Alt (2009, p.198): “a
gestão de estoques constitui uma série de ações que permitem ao
administrador verificar se os estoques estão sendo bem utilizados, bem
localizados em relação aos setores que deles se utilizam, bem manuseados e
controlados”. Para Castiglioni (2011, p.17): “O controle ou gestão de estoques
engloba todas as atividades, procedimentos, e técnicas que permitem garantir
a qualidade correta, no tempo certo, de cada item ao longo da cadeia
produtiva”.
De acordo com Bertaglia (2009, p. 330): “a maneira como uma
organização administra os seus estoques influencia a sua lucratividade e a
forma como compete no mercado”. É de suma importância para as
organizações o serviço de vendas e pós-vendas, e a gestão do estoque é parte
de grande valor nesse requisito, pois um estoque bem administrado, atualizado
e com informações corretas pode trazer grandes benefícios em um todo para a
empresa, um cliente satisfeito com o atendimento tem grandes chances de ser
fidelizado não só pela marca, mas também pelo seu atendimento, e essa tarefa
é cada vez mais difícil no mundo globalizado. O estoque é a existência de
mercadorias, produtos, ou outros elementos que possuam valor econômico,
são utilizados para suprir necessidades próprias ou de terceiros, tanto no ramo
empresarial como na vida cotidiana das pessoas. Para Viana (2011, p. 144):
“Os estoques são recursos ociosos que possuem valor econômico, os quais
representam um investimento destinado a incrementar as atividades de
produção e servir clientes”.
2.2 Classificação ABC
A classificação ABC é um modelo matemático utilizado para analise de
dados de produção, vendas, avaliações de estoques, salários, entre outros.
Foi elaborada por Vilfredo Pareto, na Itália, no fim do século passado, quando por volta de 1897 elaborava um estudo de distribuição de
17
renda e riqueza da população local. Pareto notou que grande porcentagem da renda total concentrava-se nas mãos de uma pequena parcela da população, numa proporção de aproximadamente 80% e 20% respectivamente, ou seja, que 80% da riqueza local estava concentrada com 20% da população. (POZO, 2004, p.92).
Mais tarde nos EUA os engenheiros da General Elétrica (GE)
realizaram estudos como o de Pareto na administração de materiais, e
concluíram que em certos casos pequena porcentagem de itens em estoque
representavam um maior valor monetário em relação as demais itens.
A classificação ABC é um importante instrumento para as
organizações identificarem quais itens justificam maior atenção e tratamento
adequados quanto à sua administração, que pode ser realizada através da
ordenação dos itens conforme sua importância relativa. Slack, Chamber,
Harland, Harrison e Johnston (1999, p.297) citam: “os itens com movimentação
de valor particularmente alta demandam controle cuidadoso, enquanto aqueles
com baixa movimentação de valor não precisam ser controlados tão
rigorosamente”.
A curva ABC é utilizada como um instrumento que permite identificar
aqueles itens que justificam atenção e tratamento adequado quanto a sua
administração. Segundo Jacobsen (2009, p. 21): “É um método de ordenação
dos itens de estoque de uma empresa e classificação dos grupos ou classes de
itens, sob o ponto de vista econômico-financeiro, de acordo com suas
importâncias relativas”.
A classificação ABC pode ser baseada em percentuais sobre valores
que os itens representam no custo total do estoque, porem também pode ser
utilizada para outros critérios (Arnold, 1999). Reduzir itens de alto valor,
aumentar a atenção quanto a acurácia destes podem ser ferramentas
importantes atribuídas pelo controle na classificação, conhecer quais itens tem
maior giro no estoque para não desapontar clientes ou produção com a falta de
itens “básicos” ou discriminar itens que apresentam um maior valor e saber que
níveis altos de estoque destes podem ser desnecessários, também são
18
recursos de utilização desta ferramenta. Itens de estoque mais importantes
pela visão ótica do valor ou da quantidade, é feita pela denominação da classe
A, itens intermediários classe B, e os menos importantes classe C.
De acordo com Rodrigues (2010), Curva ABC é ordenar os itens de
estoque conforme sua importância relativa. Multiplicam-se o valor unitário de
cada item por sua demanda (consumo) em um espaço de tempo
predeterminado (normalmente um ano), obtendo-se um valor percentual sobre
o total das despesas com estoque. Em seguida, ordenam-se os itens de forma
decrescentes, para então reagrupá-los em três conjuntos, que serão
denominados A, B e C, de acordo com a importância relativa de cada grupo.
Não existe um critério definido que determine qual a porcentagem dos
itens ABC, mas para uma boa classificação pode se aproximar de algo como:
Classe A algo entre 5% e 10% do total de itens, os quais devem
representar um valor monetário oscilando entre 70% e 75%;
Classe B algo entre 25% e 30% do total de itens representando um valor
monetário oscilando entre 20% e 25%;
Classe C algo entre 60% e 70% do total dos itens, representando um
valor monetário entre 5% e 10%;
A utilização sistemática deste modelo permite para as organizações:
Determinar seu desempenho comercial;
Indicar a participação do item no total do faturamento permitindo
identificar:
a) Os itens mais importantes no total do faturamento;
b) A participação de cada item no faturamento total de peças;
c) Se há estoque suficiente desses itens relevantes, uma vez que estes
não podem faltar;
19
d) Atenção nos itens de maior valor;
e) Verificar a acuracidade dos itens que agregam maior valor a fim de
verificar se os mesmo recebem maior atenção.
Segundo Ayres e Sucupira (2008) as aplicações da Curva ABC
envolvem o objetivo que salienta a organização física do armazém, frequência
de contagem, transformação do estoque em dinheiro livre no caixa da empresa,
e o tipo de classificação que é baseada no volume de vendas e consumo, no
giro de estoque e participação do item no saldo total do estoque em valor.
2.3 Compras
Muitas empresas vêm optando por contratar engenheiros de produção
para esta área pelo fato de ter conhecimentos em logística, contábil, estatística,
análise de custos e processos, esses assuntos que se enquadram na grade do
curso. Para Viana (2011, p. 42): “A atividade compras tem por finalidade suprir
as necessidades da empresa mediante a aquisição de matérias e/ou serviços,
emanadas das solicitações, dos usuários, objetivando identificar no mercado as
melhores condições comerciais e técnicas”.
É um setor que deve ser observado criteriosamente, resultados
positivos podem ser alcançados com compras bem concretizadas e sucedidas,
o custo final do produto vai ser baseado pela boa compra, não só no que preza
a valor, mas também na qualidade.
Em todo sistema empresarial para se obter um volume de vendas e
um perfil competitivo no mercado e, consequentemente, gerar lucros
satisfatórios, a minimização de custos deve ser perseguida e alcançada,
principalmente os que se referem aos materiais utilizados, já que representam
uma parcela por demais considerável na estrutura de custo total. (Dias, 1995).
20
2.4 Demanda
A gestão do negocio de peças ou produtos de reposição está
totalmente baseada na demanda de cada item, portanto, se faz necessário o
entendimento, registro e armazenamento correto de cada item. Para Viana
(2011, p. 112): “A demanda caracteriza intenção de consumo e tem o objetivo
básico de fazer previsões”. O estoque eficiente é aquele com a menor sobra
possível da demanda passada e com a provisão mais exata para atender a
demanda futura, um exemplo é o mercado de peças reposição que possui
variações como a venda de um filtro separador de água para o inverno ou para
o verão, o sinistro de um veículo batido que pode demandar peças inexistentes
no estoque, porém necessárias para este caso especifico. A demanda em um
volume maior do que o previsto pode prejudicar o processo das organizações,
uma vez que nem todos os fornecedores podem estar prontos para atender as
necessidades do cliente, por outro lado uma demanda baixa pode inflar o
estoque de produtos, uma vez que a previsão for feita, e as compras forem
acionadas o produto será fabricado e enviado pelo fornecedor e com a
demanda baixa o estoque acaba tendo que segurar os produtos.
A demanda é um termômetro que deve ser utilizado pelas
organizações a fim de planejar a produção, a venda, o serviço e as finanças, e
através dela desenvolver estratégias para as atividades empresariais,
mapeando o rumo de seus negócios (Castiglioni, 2011). Estoques com pouca
acurácia influenciam em erros de demanda, uma vez que ela pode contar com
itens que só existem contabilmente no estoque e não fisicamente, acarretando
assim em uma falta “inesperada” de algum item para venda ou para o processo
de produção. Da mesma forma como um item que fisicamente existe porem
contabilmente não se vê o mesmo no estoque, gerando assim uma ordem de
compra desnecessária.
21
2.5 Inventários
É de suma importância para as organizações que se efetue uma
contagem física dos seus itens de estoque, para uma analise e comparação
dos itens que se tem em dados contábeis e o que realmente existe no físico, e
para apuração total do valor que se tem em estoque. A atividade inventário
físico visa estabelecer auditorias permanentes de estoques em posse do
almoxarifado, objetivando garantir uma plena confiabilidade e exatidão de
registros contábeis e físicos (Viana, 2011). Sistemas informatizados são
utilizados para o funcionamento dos estoques, entrada e saída de peças,
consultas, análises e outras atividades, que apesar da facilidade, comodidade,
e eficiência são passíveis a erros, que geralmente são humanos.
Segundo Castiglioni (2011, p. 55) “O inventário físico refere-se à
contagem de materiais de um determinado grupo ou mesmo todos os itens em
estoque para confronto com a contabilidade”.
O inventário é um método que deve ser adotado conforme o nível de
estoque da empresa, porem quanto mais vezes for realizado maior será a
chance de elevar o nível de acurácia, cada organização deve adequá-lo a sua
necessidade, pois também é importante que o mesmo tenha efeito e que os
erros que geram a falta de acurácia sejam resolvidos.
Segundo Dias (1995) contagens físicas devem ser efetuadas para
verificar:
a) Discrepâncias em valor, entre o estoque físico e o estoque contábil.
b) Discrepâncias entre registros e o físico (quantidade real na
prateleira).
c) Apuração do valor total do estoque (contábil) para efeito de
balanços ou balancetes. Neste caso o inventário deve ser realizado
próximo ao encerramento do ano fiscal.
22
Conforme Martins e Alt (2009) o inventário físico consiste na contagem
física dos itens de estoque. Caso haja diferenças entre o inventário físico e os
registros do controle de estoques, devem ser feitos os ajustes conforme
recomendações contábeis e tributárias. O não acerto das diferenças vai anular
o motivo da realização do inventário, uma vez que o mesmo também tem
objetivo de esclarecer divergências entre físico e contábil.
Para Pozo (2010, p. 85): “O inventário é muito importante para a
apuração do valor total de estoques para efeito de balanço do ano fiscal e seu
imposto de renda”. Este inventário deve ser realizado no mínimo uma vez ao
ano, mais nada impede que a organização realize mais inventários.
Segundo Castiglioni (2011) é possível classificar o inventário por sua
amplitude quanto:
Geral: onde o inventário considera todos os itens do estoque,
armazenados por um período.
Parcial: quando se escolhe à contagem de alguns itens em
estoque.
Específicos: é a execução para um item em especifico, realizado
quando é constatada a divergência entre físico-contábeis, e
necessitam acerto imediato.
Também quanto a sua frequência:
Periódico: é um procedimento de contagem de itens em estoque
em períodos específicos determinados conforme a filosofia da
empresa.
Rotativo ou cíclico: acontece em períodos de tempo definido
para grupos de itens escolhidos aleatoriamente. É uma maneira
de realizar o inventário de forma que no final de um período
todos os itens que estão no estoque sejam contados.
O inventário pode ser geral ou rotativo.
23
Na visão de Sucupira e Pedreira (2009) as empresas que se
preocupam somente com inventários gerais, aqueles de final de ano e visam
somente os custos dos produtos, possuem uma visão patrimonialista e não de
perfeição nas atividades, esse tipo de levantamento acaba mascarando os
erros de sobras e faltas, pois essas quantidades acabam sumindo quando
contabilizadas, ou seja, a falta de uma peça é coberta pela sobra de outra, e
assim os erros de saldos não são identificados.
Segundo Pozo (2010, p. 85): “O inventário geral é elaborado no fim de
cada exercício fiscal de cada empresa, abrangendo a contagem física, de todos
os itens de uma só vez, incluindo-se almoxarifado de recebimento,
intermediário, peças em processos e produtos acabados”. Não é possível saber
quantos dias se leva para fazer o inventário geral, por que cada empresa
possui um tamanho diferente de estoque. É preciso que todo setor de peças ou
produtos esteja parado só para a contagem, com uma data pré-definida para
que tudo seja organizado com antecedência, como o fechamento de ordens de
serviços, ordens de produção que contenham peças requisitadas, para que não
sejam contabilizadas como erro.
Na visão de Sucupira e Pedreira (2009) as empresas que se
preocupam somente com inventários gerais, aqueles de final de ano e visam
somente os custos dos produtos, possuem uma visão patrimonialista e não de
perfeição nas atividades, esse tipo de levantamento acaba mascarando os
erros de sobras e faltas, pois essas quantidades acabam sumindo quando
contabilizadas, ou seja, a falta de uma peça é coberta pela sobra de outra, e
assim os erros de saldos não são identificados.
Ainda segundo Pozo (2010, p. 85): “O inventário rotativo é feito no
decorrer do ano fiscal da empresa, sem qualquer tipo de parada do processo
operacional, concentrando-se em cada grupo de itens em determinados
períodos, que podem ser semana ou meses”. Este se faz por uma
programação de trabalho que seja contato pelo menos uma vez durante o ano
24
fiscal, porém para uma melhor acurácia dos itens quantos mais vezes se fazer
melhor, além de ser economicamente mais vantajoso, pois não é preciso uma
paralisação do estoque, nem de muitas pessoas envolvidas.
Para Martins e Alt (2009, p. 200): “O inventário rotativo é quando
permanentemente se contam os itens em estoque. Nesse caso faz-se um
programa de trabalho de tal forma que todos os itens sejam contatos pelo
menos uma vez dentro do período fiscal”. Pode ser utilizada como critério usual
a contagem a cada três meses em cima da classificação ABC dos itens, sendo
100% da classe A que são entre 5% e 10% do total de itens e representam de
70% a 75% do valor monetário total do estoque , 50% dos itens da classe B
que compõem 25% e 30% dos itens em estoque e representam de 20% a 25%
do valor em estoque e 5% dos itens da classe C que representam 60% e 70%
do total dos itens e um valor monetário entre 5% e 10%. (MARTINS, 2003).
O inventário rotativo também pode ser programado e realizado
segundo a criticidade XYZ, e qualifica o estoque através da importância física
que os itens representam na operação dia a dia. Criticidade é a avaliação dos
itens quanto ao impacto que sua falta causará na operação da empresa, na
imagem da empresa perante os clientes, na facilidade de substituição do item
por outro e na velocidade de obsolescência. (MARTINS, 2001, p. 165).
25
Quadro 1: Características da criticidade XYZ
Classe Característica
X
Baixa criticidade
Faltas não acarretam paralisações, nem riscos a segurança pessoal, ambiental e patrimonial.
Elevada possibilidade de usar materiais equivalentes.
Grande facilidade de obtenção.
Y
Criticidade média.
Faltas podem provocar paradas e colocar em risco as pessoas, o ambiente e o patrimônio da organização.
Podem ser substituídos por outro com relativa facilidade.
Z
Máxima criticidade; imprescindíveis.
Faltas podem provocar paradas e colocar em risco as pessoas e patrimônio da organização.
Não podem ser substituídos por outros equivalentes ou seus equivalentes são difíceis de obter.
Fonte: Peletti, 2010.
Analisando o quadro 1 podemos percebem que itens que possuem uma
maior criticidade devem receber maior atenção e ser contados mais vezes, afim de
que a acurácia da informação entre estoque físico e sistema sejam a mais elevada
para que a organização não venha a deixar faltar um item de criticidade Z e deixar
suas atividades paralisadas por eventuais divergências.
Viana (2002) aponta que deve-se dedicar atenção especial as funções de
procedimentos, recebimento dos materiais, localização dos materiais e conferencia
de embarque, pois um perfeito funcionamento destas atividades acarretará em uma
propicia exatidão de informações, garantindo a eficiência do sistema de inventario
utilizado.
26
Quadro 2: Comparação entre inventário geral e rotativo
Geral/anual/periódico Cíclico/rotativo
POUCAS VEZES – CONTA TUDO
MUITAS VEZES – CONTA POUCO
Custo concentrado de realização Custo diluído de realização
Grandes ajustes de estoques de uma só vez, os ajustes podem ser comprometedores
Pequenos ajustes de estoques ao longo do ano, dificilmente comprometedores
Tendência a desorganizar o estoque, passado o inventário
Necessidade de manutenção contínua da organização dos estoques
Envolve pessoas de áreas não ligadas à administração dos estoques
O inventário é feito por pessoas ligadas à administração dos estoques
Não há necessidade de equipes permanentes de inventariantes
Necessidade de equipe permanente de inventariantes
Necessidade de interromper as atividades produtivas da empresa
Não há necessidade de interromper as atividades produtivas da empresa
Cultura por controle de estoques só é lembrada em épocas de inventário
A cultura por controle de estoques é lembrada todos os dias
Atribui o mesmo grau de importância na contagem para todos os itens
Atribui critérios diferenciados de contagem de acordo com a classificação ABC do item
Fonte: Peletti, 2010.
Quanto menos eficaz é o controle interno, mais importante é a execução da
atividade do inventário. Empresas que possuem estoques com altos níveis de
acurácia não necessitam de inventários rotativos, porém a chance de ao longo dos
dias aumentarem os números das divergências é continua, portanto é preciso
adaptar a rotina da organização a essa contagem para não sofrer surpresas futuras
com problemas de não conformidades.
27
2.6 Acuracidade
A acuracidade provém do termo em inglês accuracy e traz em seu
significado a idéia de precisão. De acordo com Sheldon (2004) a acuracidade
de estoque pode ser definida como a relação entre o saldo identificado
fisicamente no estoque com o saldo registrado no sistema de controle de
estoque.
Segundo Corrêa, Gianesi e Caon (2001), a falta de acurácia dos dados
de estoques impacta diretamente e principalmente no planejamento de
produção, considerando o raciocínio lógico utilizado para fazer esse
planejamento.
“Imaginemos se o registro lógico do sistema considerar, por exemplo,
que determinada quantidade de um material encontra-se disponível em
estoque, sendo que, na verdade, fisicamente aquela quantidade não existe”.
“[...] o planejador, sem qualquer tempo para remediar a situação, notará que a
produção ou a entrega são impossíveis” (CORRÊA, GIANESI, CAON, 2001, p.
112).
Por outro lado os autores ainda exemplificam que ocorrendo o
contrario, havendo mais material fisicamente e não contabilmente implicará em
uma necessidade de compra que ocasionará em uma elevação do nível de
estoque.
Após terminar o inventário é possível calcular qual o nível de acurácia
do estoque, saber qual a porcentagem de itens corretos na relação entre
estoque contábil e estoque físico, tanto qual a quantidade quanto ao valor,
conforme mostra Martins e Alt (2009, p.201) sendo:
Acurácia = Nº de itens corretos
Nº total de itens
28
ou:
Utilizando a fórmula acima, sugerida por Martins (2003), o quadro 3,
abaixo, demonstra o modelo, bem como o resultado da acurácia.
Quadro 3: Cálculo de acurácia
Classe Itens contados
% Itens com divergência
Acurácia (%)
A 4.910 29,03 268 94,54
B 9.125 53,95 438 95,20
C 2.880 17,02 55 98,09
Total 16.915 100 761 95,50
Fonte: adaptado de Martins, 2003.
Acurácia é poder confiar plenamente nas informações do sistema, ter
contabilmente o mesmo número de peças disponíveis fisicamente, a falta de
acurácia é a discordância entre o sistema contábil e o estoque físico.
Pfaff (1999) propõe um índice de acurácia de 99% como forma de
manter um bom nível de acurácia para garantir um desenvolvimento adequado
das atividades de planejamento de materiais. Assim, para garantir e manter tal
meta, o autor propõe ainda a realização de quatro elementos:
Determinar a forma de medir a acurácia considerando cada item
que está no estoque.
Implementar um inventário rotativo.
Criar uma equipe de trabalho com metas a serem alcançadas e
procedimentos claros de como deve ser exercida as atividades no
Acurácia = Valor de itens com registros corretos
Valor total de itens
29
local.
Identificar e eliminar os motivos que provocam erros de acurácia
de estoques.
Algumas organizações adotam a classificação ABC para determinar a
tolerância de acurácia de seus produtos.
Quadro 4: Intervalos de tolerâncias para diferentes itens.
Classificação Acuracidade aceitável
A 100%
B +/- 98%
C +/- 95%
Fonte: Adaptado de Corrêa, 2001.
Cada organização dever escolher ou adaptar-se a um nível que seja
aceito e que os envolvidos desse processo busquem atingir o objetivo
proposto.
Existem maneiras e métodos que podem auxiliar um nível alto de
acurácia, vários motivos podem levar a um erro de estoque, ou seja, uma
inconfiabilidade de informações, desde a conferência até a quantidade correta
descrita na etiqueta do produto. Ritzman e Krajewski (2004) descrevem alguns
procedimentos para manter o inventário dos estoques confiável eliminando
algumas possibilidades que podem gerar a diferença entre matérias-primas,
como: manter os estoques em área restrita, atribuir responsabilidades aos
funcionários específicos por entregar e receber materiais, fazer contagens
físicas diárias e comparar com os sistemas informatizados de entrada e saída
de materiais.
Para Drohomeretski e Mânica (2006) “os processos que influenciam o
resultado da acuracidade das informações de estoque são: a solicitação de
30
pedidos para o fornecedor, recebimento de material, registro de produção,
armazenagem de materiais, devolução de materiais e as movimentações
realizadas”.
É importante destacar que a falta da acurácia entre produtos pode
gerar prejuízos pela falta ou pelo excesso. Bowersox e Closs (2001), também
falam de problemas causados por excesso de estoque, pois aumenta os custos
e reduz a lucratividade em razão de armazenagem mais longa, imobilização de
capital de giro, deterioração, custos de seguro e obsolência.
Vários fatores podem influenciar a falta de acurácia: locais com fácil
acesso de pessoas que não fazem parte do almoxarifado ou do estoque de
produtos; cadastro de produtos, lançamentos imprecisos, falta de planejamento
de procedimentos; pessoas sem treinamento; funcionários desmotivados e não
realizados na empresa; falta de auditorias; por exemplo.
Para Arnold (1999) o quadro 5 representa algumas causas de erros no
registro de estoques.
31
Quadro 5: Fatores que influenciam na falta de precisão dos registros de estoque
Fatores Ação
Material retirado sem permissão Retirada de material sem a devida documentação, roubo, extravios
Falta de segurança Circulação de pessoas não autorizadas, falta de
monitoramento
Treinamento Inadequado, descontínuo
Registros imprecisos Erros de contagem, erros de lançamentos no sistema,
identificação incorreta de materiais
Ineficiência do sistema de registro Sujeitos à falhas humanas, incapazes de correções
automaticamente
Auditorias Falta de capacitação para as contagens
Fonte: Adaptado de Arnold, 1999.
Ainda segundo Arnold (1999), a imprecisão dos registros de estoque
pode gerar uma série de efeitos indesejáveis para as organizações, dentre eles
o autor destaca:
a) Baixa produtividade;
b) Baixo nível de serviço;
c) Expedição excessiva: envios emergenciais com frequência;
d) Excesso de estoque;
e) Falta de material e programas com frequentes alterações;
f) Perda de vendas.
A falta de precisão nas informações ocasiona em divergências de
32
estoque, como por exemplo, um recebimento de mercadoria, aonde na nota
fiscal consta 10 itens de determinado produto, porém fisicamente foram
entregues apenas 8 itens, isso vai gerar uma divergência é se não comunicada
e repassada para ser tomado as devidas providencias ocasionará em um erro
de estoque.
Para procurar melhorar a acuracidade de cada item do estoque é
interessante medir o grau do desvio relativo entre o dado físico e o dado
sistêmico, expressando-o como uma percentagem:
A origem das divergências pode prover principalmente de:
Procedimentos, como cadastro e lançamentos de notas fiscais,
demora para dar entrada da nota fiscal no sistema, inventários,
entre outros fatores;
Recebimento, conferências erradas, falta de atenção na
contagem dos itens e dos volumes recebidos, avarias,
desorganização do local de recebimento.
Localização, falta de atenção na hora de guardar algum produto
colocando o mesmo em um local errado, falta de codificação dos
produtos, cuidados quanto a natureza do produto para não ficar
exposto a fatores climáticos, entre outros.
Expedição, separação correta dos itens a serem enviados ou
vendidos, verificação se a quantidade entre nota fiscal é igual a
quantidade física expedida, cuidados para que não sejam
enviadas mercadorias mais do que uma vez, ou que seja
deixado de enviar.
Divergência= Quantidade física – Quantidade no sistema x
100
Quantidade no sistema
33
Perdas, por que quebra, por furtos, por desvio, por vencimentos,
por qualidade.
De acordo com Gasnier, 2002, as possíveis causas de divergências se
dão devido à problemas com material, mão de obra, métodos, máquina,
medidas e meio ambiente, conforme demonstrado no quadro 6.
Quadro 6: Possíveis causas de divergências
Problemas Causas
1. Material Deterioração do produto, mudança de versão do
produto.
2. Mão de obra
Erro na contagem, erro de leitura, caligrafia ilegível, negligência do funcionário, falta de treinamento,
esquecimento, pressa, falha proposital.
3. Método Improvisação (jeitinhos) falta de conferência,
armazenamento disperso, extravios de documentos, erro de comunicação.
4. Máquina Erro de processamento, erro de digitação, falta de
integração dos dados, erros durante a conversão do sistema.
5. Medidas
Confusão com unidades de medida, erro na documentação, erro na estrutura do produto.
Fonte: adaptado de Gasnier, 2002.
Analisado as causas de divergências é possível melhorar o nível de
acurácia dos estoques das organizações, porém se faz necessário ter uma
equipe de controle que tenha um envolvimento de responsabilidade, que
analise os dados às causas e efeitos que divergências podem atingir.
Os custos por falta de acurácia além de poder reduzir receitas, podem
acarretar em aumento dos custos, o desempenho operacional influenciado pela
dificuldade de planejar materiais e programar produção ou compras de
produtos, pois a incerteza do saldo correto pode afetar linhas de produção,
volume de vendas, credibilidade com clientes, entre outros fatores que são
34
prejudiciais as empresas.
Como principais efeitos da baixa acuracidade de estoque, Shain
(2004) apresenta: a ineficiência na operação, ou seja, atrasos nos processos;
movimentações desnecessárias; custos extras com transporte; perda dos
produtos no armazém, possibilitando a obsolescência do mesmo; custos
adicionais relacionados ao estoque e com outros custos com impactos indiretos
como uma possível interferência na qualidade da previsão de demanda; além
de efeitos intangíveis, como a perda de crédito junto aos clientes gerada pelo
atraso na entrega ou falta de itens em virtude da informação incorreta do
estoque.
2.7 Localização do estoque
É preciso ter acurácia na quantidade de itens de estoque, é preciso ter
um estoque organizado, de acordo com precisão de cada item, facilitar o
atendimento ao cliente, e essa tarefa se torna difícil e em alguns casos até
impossível em meio a grande quantidade e diversidade de peças e produtos
armazenados no estoque, assim se torna necessário que tudo esteja em um
local definido, onde todos os envolvidos com o almoxarifado possam encontrar
as peças e produtos requisitados.
A localização dos estoques é uma forma de endereçamento dos itens
estoques para que eles possam ser facilmente localizados. Com a
automatização dos almoxarifados, a definição de um critério de endereçamento
é imprescindível. (Martins e Alt, 2009, p. 210).
35
Figura 1: Sistema de localização
Fonte: Adaptado de Dias de 1995.
O objetivo é que cada item possua um endereço de armazenagem,
uma representação por meio de um conjunto de símbolos alfabéticos ou
numéricos, como forma de garantir a qualidade das atividades exercidas no
almoxarifado (Dias, 1995)
O objetivo primordial do armazenamento é utilizar o espaço em três
dimensões, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém
devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o
recebimento até a expedição. (Viana, 2011, p. 308).
Normalmente são usados dois critérios de localização de material:
a) Sistema de estocagem fixo;
b) Sistema de estocagem livre.
2.7.1 Sistema de estocagem fixo
36
É uma fixação do local de armazenagem onde ficará fixado que
determinado material só poderá ser alocado nesta área. Para Dias (1995, p.
176): “Como o próprio nome diz, neste sistema é determinado um numero de
áreas de estocagem para um tipo de material, definindo-se, assim, que
somente material deste tipo poderá ser estocado nos locais marcados”.
Um grande problema pode gerar a armazenagem fixa de determinados
materiais, uma vez que se possua grande quantidade do mesmo e não haja
mais espaço para armazenamento o mesmo terá que ficar em corredores ou
outras áreas mesmo havendo locais vazios para armazenagem do mesmo.
2.7.2 Sistema de estocagem livre
É um sistema que mais maleável que o fixo, uma vez que não existe
uma regra para armazenagem do material no sentido de que só pode ser
alocado em um mesmo lugar. Para Dias (1995, p. 176): “Os materiais vão
ocupar os espaços vazios disponíveis dentro do deposito”. Porém é preciso ter
atenção para que não haja produtos “perdidos” no estoque, de forma que quem
está guardando a mercadoria informe corretamente por meio de sistema ou
ficha de controle o local correto aonde foi armazenado o produto.
2.8 Codificação de materiais
A codificação é uma forma interna de administrar os produtos que
estão estocados nos armazéns, depósitos ou almoxarifados, controlando assim
o armazenamento do mesmo, de forma que sirva para identificar o item para
que não haja duplicidades de registros, para sejam diferenciados conforme
suas especificações e aplicações (Castiglioni, 2011).
37
Para Rosa (2003, p. 141): “A codificação de material resulta
basicamente da sua especificação e/ou da sua destinação”. Alguns dos
objetivos da codificação dos materiais são:
a) Facilitar a comunicação interna na empresa no que se refere a
materiais e compras;
b) Evitar a duplicidade de itens no estoque;
c) Permitir as atividades de gestão de estoques e compras;
d) Facilitar o controle contábil e físico dos estoques;
e) Melhorar a acurácia das informações.
Diversas são as formas de codificações, Dias (2010) cita que os
sistemas de codificação geralmente usados são: o alfabético, alfanumérico e o
numérico (decimal).
No sistema alfabético o material codificado por letras, sendo utilizado
um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do
material. Por exemplo:
P – Pregos
P/AA - Prego 14 x 18 - 1 1/2" x 14
P/AB - Prego 16 x 24 - 2 1/4" x 12
P/AC - Prego 30 x 38 - 3 1/4" x 8
O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números que
permite um numero de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Por
exemplo existe determinado produto assim codificado: A 01 B13 1401, sendo:
A = corredor de localização;
01 = prateleira;
B13= módulo;
1401= código do produto (sequencial).
38
E no sistema decimal que é o mais utilizado pelas empresas, pela sua
simplicidade e possibilidade de itens em estoque e informações
incomensuráveis. Por exemplo, determinado material é codificado:
64.48.21.08.40, sendo:
64 = centro de custo “manutenção”;
48 = subclasse do centro de custo “mecânica”;
21 = classe do produto “parafuso allen”;
08 = característica do produto “especificação do parafuso”;
40 = comprimento do parafuso.
Codificar produtos é uma forma de aumentar o nível de acurácia uma
vez que a partir da codificação o estoque não poderá ter duplicidade de
produtos, a localização dos itens se torna mais fácil, os riscos de compra ou
venda errada são menores, a praticidade de manuseio por meio de quem
trabalha com os itens é maior.
2.9 Satisfação do Cliente
Atender as necessidades dos clientes é um serviço considerado
somatório para a satisfação e fidelização dos mesmos, atingir as expectativas
ajuda a criar valores e a atrair a clientela. Ouvir o cliente passou a ser pratica
comum entre as organizações. Segundo Bertaglia (2009, p. 20): “O consumidor
tem se tornado cada vez mais exigente, obrigando as organizações a
preocupar-se principalmente com o preço, qualidade e nível de serviço”. São
tantas as empresas e os produtos no mundo global, que muitas vezes se você
não atende o cliente uma vez ou oferece um produto de baixa qualidade, o
mesmo possa não retornar. E apenas as empresas cujos produtos e serviços
39
sejam de confiança, com preço e qualidade poderão continuar no mercado. Na
ótica dos autores os clientes tem diferentes anseios, ou seja, modos diferentes,
gostos desiguais e as organizações bem sucedidas são capazes de ajudar a
satisfazer suas necessidades. Conforme Zemke e Schaaf (1991, p. 35): “Ouvir
os clientes é algo que deve ser feito por todos. Com a maioria dos concorrentes
movendo-se cada vez mais depressa a corrida será vencida por aqueles que
ouvem (e respondem) com maior atenção”.
A comunicação com o cliente é um dos fatores principais na conquista
dele em longo prazo, quando eficaz as duas partes ganham, tanto o
consumidor, quanto a empresa, é através do dialogo que as relações são
construídas e os produtos são concebidos, adaptados e aceitos. O processo da
comunicação fica mais direto, e as empresas de acordo com sua memoria
organizacional, compreendem sua importância. (TOFFLER, 1992).
Cliente satisfeito é empresa satisfeita, mas para isso é preciso um
processo rigoroso e sem falhas, cada cliente com sua peculiaridade, é preciso
ressaltar que cada um possui uma especificação, cada cliente tem seu ramo de
trabalho, desde o momento da venda tudo tem que ser bem claro, para que a
peça ou o produto seja apropriado para sua necessidade que será utilizado, é
preciso conhecer cada comprador, cada cliente, e ouvir suas necessidades.
É importante ouvir os clientes, para descobrir quais são suas
verdadeiras opiniões e quão bem elas estão sendo gerenciadas – como o
cliente classifica o desempenho da organização em cada uma dessas horas da
verdade. Uma das maiores tentações é acreditar que, devido aos anos de
experiência no ramo, seja ele qual for, nós sabemos aquilo que o cliente deseja
e necessita melhor que ele próprio. (ZEMKE; SCHAAF, 1991, p. 23).
A acurácia é item fundamental na satisfação dos clientes, existem
muitos casos de atendimento por telefone, por email, e consultar uma peça ou
produto e passar para o cliente, confiando que o item realmente está no
40
estoque é fundamental, o transtorno de enviar uma peça errada ou de um
cliente vir buscar somente a peça ou até mesmo trazer o veículo até a oficina e
depois disso saber que a peça não está no estoque, pode gerar um
aborrecimento e insatisfação, e isso vai marcar a imagem da empresa, é um
dano praticamente irreversível, a chance de o cliente retornar são poucas e se
houver um próximo atendimento o mesmo não terá a mesma confiança,
perdendo assim a credibilidade adquirida ou talvez nem seja alcançada a
conquista desejada, ou em uma linha de produção, aonde a ordem de
fabricação é gerada e a produção conta como se o item estivesse em estoque,
e na hora de produzir o mesmo não está pronto para atender a necessidade.
41
3 METODOLOGIA
3.1 Plano de pesquisa
O presente trabalho visa propor métodos que influenciem a acurácia
nas organizações, a pesquisa é um ato que visa sanar dúvidas e responder
perguntas às quais nos deparamos diariamente.
Um método é um conjunto de processos pelos quais se torna possível
conhecer uma determinada realidade, produzir determinado objeto ou
desenvolver certos procedimentos ou comportamentos (OLIVEIRA, 1999).
Segundo Gil (1996) a metodologia é um conjunto de métodos, técnicas
e instrumentos utilizados em cada etapa do desenvolvimento do trabalho. A
metodologia da pesquisa é de suma importância, pois ela define quais são os
métodos e procedimentos adotados.
Este estudo possui um enfoque Qualitativo e Pesquisa Bibliográfica
que serão abordados neste capitulo. O presente estudo é uma proposta que se
encaixa em organizações que possuem estoques, com o objetivo de apresentar
ferramentas que possam aprimorar e auxiliar diariamente as melhores formas
de manter a acurácia nas informações, para tal se faz necessário um
conhecimento teórico, o qual instiga a pesquisa bibliográfica para aplicar junto
a prática do dia a dia. É importante que as contribuições atinjam e se tornem
parte da rotina dos profissionais envolvidos. Está pesquisa tem como objetivo
42
gerar novos conhecimentos ou aprimorar o conhecimento já existente, não só
para quem realiza, mas também para quem participa indiretamente, como
neste caso quem possa vir a conhecer este material.
3.1.1 Pesquisa qualitativa
Segundo MINAYO (1993), “a abordagem qualitativa só pode ser
empregada para a compreensão de fenômenos específicos e delimitáveis mais
pelo seu grau de complexidade interna do que pela sua expressão
quantitativa”.
Pesquisa Qualitativa: considera que há uma relação dinâmica entre o mundo real e o sujeito, isto é, um vínculo indissociável entre o mundo objetivo e a subjetividade do sujeito que não pode ser traduzido em números. A interpretação dos fenômenos e a atribuição de significados são básicas no processo de pesquisa qualitativa. Não requer o uso de métodos e técnicas estatísticas. O ambiente natural é a fonte direta para coleta de dados e o pesquisador é o instrumento chave. É descritiva. Os pesquisadores tendem a analisar seus dados indutivamente. O processo e seu significado são os focos principais de abordagem. (GIL, 1996. p.159).
Utilizando a pesquisa qualitativa é possível descrever determinadas
situações e considerar seu grau de complexidade buscando uma analise
profunda das variáveis estudadas. Neste trabalho condições que podem levar a
falta de acurácia no estoque. Para contribuir e complementar com a pesquisa
será adotado o estudo de caso.
3.1.2 Estudo de caso
O estudo de caso tem origem na pesquisa médica e na pesquisa
psicológica, com a análise de modo mais detalhado de um caso individual que
43
explica a dinâmica e a patologia de uma doença dada. (VENTURA, 2007).
É um dos métodos mais completos no que se refere quando o
pesquisador visa entender e aprofundar seus conhecimentos no fenômeno
estudado. É um procedimento metodológico que enfatiza entendimentos
contextuais, sem esquecer-se da representatividade. (LLEWELLYN;
NORTHCOTT, 2007).
O método de estudo de caso visa o aprofundamento no nível de
analise, conforme o interessado vai se aprofundando e conhecendo questões
teóricas que possam servir de base para uma inter-relação entre o tema ou
temas abordados. As questões teóricas foram abordadas no decorrer do curso,
porém é importante que aqui sejam aprofundadas para que se possa embasar
a pesquisa. O estudo de caso se objetiva em retratar a realidade de uma forma
completa e profunda, a descoberta de problemas, de soluções, buscando
respostas e indagações no desenvolvimento do trabalho.
Os estudos de caso mais comuns são os que focalizam apenas uma unidade: um indivíduo (como os “casos clínicos” descritos por Freud), um pequeno grupo (como o estudo de Paul Willis sobre um grupo de rapazes da classe trabalhadora inglesa), uma instituição (como uma escola, um hospital), um programa (como o Bolsa Família), ou um evento (a eleição do diretor de uma escola). Podemos ter também estudos de casos múltiplos, nos quais vários estudos são conduzidos simultaneamente: vários indivíduos (como, por exemplo, professores alfabetizadores bem-sucedidos), várias instituições (diferentes escolas que estão desenvolvendo um mesmo projeto), por exemplo. (MAZZOTTI, 2006. P 640).
Os estudos de casos mais comuns são aqueles que apresentam uma
unidade ou individuo, ou um estudo múltiplo onde são conduzidos
simultaneamente em várias organizações ou indivíduos.
44
A partir deste ponto pode-se classificar o trabalho que iremos estudar
com o foco em um individuo, não descartando que o mesmo possa vir a servir
mais indivíduos ou organizações, já que a Empresa X possui mais que uma
unidade de trabalho.
3.2 Definição da área do estudo
De acordo com o plano-piloto elaborado pelo estagiário o estudo será
realizado no setor de peças, já que o mesmo é de utilização desta área da
corporação.
3.3 Instrumento de coleta de dados
Será utilizada uma planilha para controle e observação dos dados
coletados além de um inventário físico, para saber qual o nível de acurácia das
peças em estoque.
3.4 Cronograma
O cronograma de execução está representado conforme o Quadro 7.
45
Quadro 7 - Cronograma do Relatório de Estágio
Tarefas 2013
Mar. Abr. Mai.
PROJETO DO RELATÓRIO DE ESTÁGIO
Etapa 1: X
Identificação de problemas/ e ou oportunidades X
Projeto do estágio X
Etapa 2: X
Aplicação das atividades sugeridas X
Etapa 3: X
Elaboração do projeto de estágio X
Etapa 4: X
Relatório final do projeto de estágio X
46
4 ANÁLISE
4.1 Descrição dos dados coletados
Os dados foram coletados a partir da realização de um inventário
geral, onde se buscou conhecer a real situação do estoque.
4.2 Análise dos dados coletados
4.2.1 A empresa
De modo mais abrangente, a empresa é uma concessionária de
veículos comerciais, sendo um mercado que possui demanda e oferta alta,
onde a concorrência é forte.
Um diferencial na hora de vender é oferecer um pós-vendas bem
estabilizado, onde o cliente possa confiar nos serviços realizados e saber que a
empresa possui uma estrutura de produtos de reposição que atenda suas
necessidades em quaisquer circunstâncias.
A concorrência no mercado de reposição exige que a empresa
conheça qual a real situação de seu estoque, se os produtos existentes
atendem as necessidades atuais, e principalmente, se existe acurácia nas
47
informações entre estoque físico e contábil (sistema), assim é possível
encontrar métodos que possam aumentar seu nível de acurácia.
4.1.2 Realização do inventário geral
Realizado juntamente com a equipe que a empresa dispõe para
inventários, onde todos os itens em estoque foram verificados, fazendo uma
contagem minuciosa para identificar quais itens possuem divergências nas
informações. Seguindo assim o cronograma que a empresa possui de efetuar a
contagem de todos os itens duas vezes ao ano. Através do inventário geral foi
possível obter as informações do quadro 8:
Quadro 8: Inventário geral
INVENTÁRIO GERAL
TOTAL DE ITENS CONTADOS 3.063 100%
TOTAL DE ITENS CORRETOS 2.623 85,63%
TOTAL DE ITENS COM DIVERGÊNCIA 440 14,37%
Fonte: Elaborado pelo autor
Também se identificou que o valor total em estoque era de R$
942.710,70.
Após a contagem foi possível identificar qual o grau de acurácia do
estoque. A acurácia é uma medida de exatidão entre registros (sistema) e
contagens (físico). Martins e Alt (2006, p. 424) definem acurácia como a
“relação entre os itens que não apresentam incorreções e o número total de
itens contados após a realização de um inventário”. A formula para calcular o
grau de acurácia é:
Acurácia = (nº de itens corretos/ nº total de itens)*100
Utilizando os dados obtidos então: (2.623/3.063)*100 = 85,63%
Ou seja, dos 3.063 produtos em estoque 2.623 não possuem
divergência, portanto, o grau de acurácia geral é de 85,63%. A cada 100 itens,
48
86 estão com saldos corretos entre o físico e o sistema.
Depois de realizado o inventário geral é possível aplicar a classificação
ABC. É importante que seja feito depois do inventário geral porque desta forma
o estoque terá acurácia e as informações que serão retiradas da classificação
ABC podem auxiliar na identificação dos itens que agregam maior valor
monetário, uma vez que a aplicação deste método é determinada por pontos
merecedores de atenção. Castiglioni (2011) enfatiza que uma análise
pormenorizada do investimento em materiais estocados revela que a maior
parcela do valor total corresponde a uma pequena quantidade de itens,
inversamente um volume menor de dinheiro é investido na maior parte dos
itens em estoques. Aplicando a classificação ABC, pode-se conhecer quais
itens possuem um maior valor monetário agregado.
Quadro 9: Resumo da ABC do estoque
CLASSIFICAÇÃO ABC DO ESTOQUE
CLASSE VALOR % DO VALOR
TOTAL QUANTIDADE ITENS % DE ITENS
A R$ 659.803,33 69,99% 494 16,13%
B R$ 235.644,05 25,00% 1.161 37,90%
C R$ 47.263,32 5,01% 1.408 45,97%
TOTAL R$ 942.710,70 100% 3.063 100%
Fonte: Autor, 2013
Realizada a contagem de todos os itens em estoque, a partir da
classificação ABC torna-se possível identificar o grau de acurácia dos principais
itens, os que representam a classe A, os itens da classe B e quantos itens da
classe C, demonstrando também qual o valor da acurácia e das divergências, o
quadro 10 representa de forma objetiva.
49
Quadro 10: Análise da acurácia na classificação ABC
Incorretos Corretos
Classe ITENS % Qtde R$ % Qtde R$ % acurácia
A 494 16,13 56 31.659,50 80,94 438 628.143,83 88,66
B 1.161 37,90 169 5.847,28 14,95 992 229.796,77 85,44
C 1.408 45,97 215 1.605,60 4,11 1.193 45.657,72 84,73
TOTAL 3.063 100 440 39.112,38 100 2.623 903.598,32
Fonte: Autor, 2013
Desta forma tornou-se visível que os itens da classe A que
representam aproximadamente 12,76% dos itens que possuem divergência
entre estoque físico e contábil representam 80% do valor monetário das
divergências, tornando assim preocupante, e demostrando que a aplicação da
classificação ABC é de suma importância. É viável reconhecer de maneira
diferenciada cada classe e verificar de maneira ativa e rígida os itens da classe
A, seguidos de uma cobrança mais leve dos itens da classe B e de forma
superficial a classe C. Para Dias (2008, p. 77) “A curva ABC tem sido usada
para a administração de estoques, para a definição de uma política de vendas,
estabelecimento de prioridades para a programação da produção”.
O elevado valor de itens com divergência na classe A deve ser
analisado, e consequentemente deve se averiguar esses itens, com o objetivo
de descobrir o que está gerando tais divergências e elevar o grau de acurácia
dos mesmo.
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5 CONCLUSÕES, PROPOSTAS E SUGESTÕES
5.1 Sugestões
A acurácia é um indicador gerencial, e deve ser buscada por qualquer
organização, não só como uma forma de diminuir divergências, mas também
para que se obtenham outros sucessos como índices elevados de serviços, ou
ganhos em vendas.
O inventário geral é o primeiro passo para se identificar a situação da
acurácia no estoque. Elevar o índice de informações corretas entre estoque
físico e contábil (sistema) exige cuidados maiores, a utilização do inventário
rotativo como ferramenta de trabalho é uma maneira de se aproximar dos
100% de acuracidade. Através do inventário é possível ver o que está certo ou
errado, e “acertar” o estoque, porém se nada for feito para solucionar os
problemas altos indicies de acurácia nunca serão alcançados, é preciso
inventariar não apenas para demonstrar e apresentar boas porcentagens para
a alta direção. Quando se corrige as causas dos erros, o processo de
inventário ficará melhor, elevando a acuracidade e reduzindo a quantidade de
inventários.
O treinamento dos envolvidos nas áreas para que não apenas
encontrem os motivos que estão ocasionando divergências é uma forma de
aprimorar ainda mais as auditorias, que devem ser realizadas por profissionais
51
qualificados para que em uma contagem não se gere ainda mais problemas,
por erros uma vez que além do objetivo de conhecer a real situação do estoque
é preciso sanar as divergências, e não aumentar este número.
O fato de realizar inventários gerais no mínimo duas vezes ao ano
mostra a preocupação que a organização possui pela acurácia, porém é um
período longo que pode gerar muitas divergências, dando assim margem para
erros que podem ser minimizados com frequências maiores de contagens
(inventário rotativo). É importante ressaltar que ferramentas como Ishikawa,
PDCA, 5W2H e 5S podem ajudar a organização atingir os 100% de
acuracidade.
5.2 Validade do estudo
Este trabalho trouxe uma nova perspectiva de trabalho à empresa, e
um aprendizado de grande valia ao estagiário. A acurácia pode proporcionar
vantagens à organização não apenas em valores monetários, mas também na
satisfação dos clientes, caso a empresa não monitore a satisfação de seus
clientes com estratégias de pós-venda, ela perde a chance de entender como
ela pode melhorar seus processos e perde a chance de recuperar um cliente
insatisfeito, como exemplo pela falta da acurácia das informações.
Outro fator é quanto a qualidade do trabalho prestado pelos
colaboradores, uma vez que as atividades desenvolvidas pelos mesmo podem
refletir na acuracidade do estoque.
Ao estagiário a observação e participação das ações efetuadas
elevam seu nível trabalho em equipe e conhecimento técnico sendo de grande
importância à sua experiência profissional.
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