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ENSAÌOSHISTóRICOS
A conservação de bíblívtecas e arquívose seus admínístradvres
Leopold RUdés
Aanotações documentando
acontecimentos bélicos parlamentos diplomáticos ou
comprovando transações comerciaisempréstimos financeiros liquidação dedívidas ou de tributos sendo manus
critas em folhas de papel eram melhor conservadas com as folhas man
tidas unidas mediante uma costura
lateral formando conjuntas protegidospor uma encadernação adequada Estesconjuntos denominados fófios ou livros de registro foram os elementosque iniciaram os primeiros arquivosParalelamente ao juntar ao lado dosseus próprios escritos diversos registros das histórias sobre os seus ante
passados narradas em família pelosvelhos do lugar o homem iniciou nacoleção ele registros escritos umaprimitiva biblioteca Aquele conjuntode documentos ele pergaminhos enrolados de folhas de papel protegidaspelas respectivas encadernações guardadas dentro de um baú fechado ou
dispostos erra prateleiras superpostasnum armário foi iniciando o longocaminho evolutivo que levou até asmodernas bibliotecas
Desde que o homem aprendeu a registrar seus pensamentos mediantesignos gráficas sobre superfícies adequadas estes registras foram tratadoscomo valiosas informações a seremguardadas para uso futuro e portantomerecedoras de cuidados especiais paraevitar sua deterioração pelos usuáriosou pelo simples passar do tempo
A história nos conta que houvefreqüentes encavalamentos funcionaisentre arquivos e bibliotecas situação
que propiciou um melhor conhecimento de ambas as ferramentas permitindo visualizar claramente a com
plementação mútua das suas respectivascontribuições na sustentação dos bancosde datos que alimentam os centros deinformação enodemos
Problemas crônicos no
administração de arquivas ebibliotecas
Entre as pequenas e incipientes bibliotecas individuais e as grandes bibliotecas que caracterizam os centrosculturais de hoje existe uma õbvia diferença quantitativa nas respectivas escalas operacionais No entanto os problemas qualitativos isto é aqueles problemas diretamente ligados à administração da eficiência e eficácia de umconjunto de livros e documentos nocontexto de seu objetiva de transmitirinformações e conhecimentas aos lei
tares continuam sendo os mesmos in
dependentemente da escala operacionalOs problemas que podem ser de
tectados em maior ou menor grau emqualquer biblioteca são originados pordesencontros entre as expectativas sobre os serviços de informação oferecidos e sua realidade objetiva Estesdesencontros recomendam
conservar adequadamente o material que melhor atenda às expectativas dos usuários
determinar no acervo o pontode equilíbrio entre especialização eabrangência
otimizar a distribuição dos recursos disponíveis entre preservaçãoe restauração
atender às reclamações dos usuários por insatisfações causadas por
demora na execução dos levantamentos bibliográficos
qualidade das informações recebidas
32 0 PapelNovembro 7996
moa
Forma de artltjivamentu em prateleiras suIxrpostas
preço excessivo cobrado pelosserviços recebidos
As manifestações de insatisfação devem ser consideradas normais sempreque venham compensadas porexpressõesde satisfação com uma freqüência e intensidade equivalentes Em se tratandode contribuições dos usuários mais diretamente interessados no bom andamento
dos serviços estas manïfestaações devemser analisadas cuidadosamente visando
detectar as causas passíveis de correçãoË evidente que a biblioteca ligada a
um centro de informações não pode serconsiderada corno algo fechado completo Ela deve ser visual izada num processo de complementação contínuapermanentemente repensando suas realidades seus recursos seus fatores limi
tantes e principalmente suas possibilidades e seu potencial para melhorar aeficiência e a eficácia dos serviços e domaterial disponível para leitura
Tanto uma biblioteca como um
arquivo são organizações cujas administrações apresentam paralelamenteo objetivo de conservar registros estampados em livros e documentos preservando tanto quanto possível suaestabilidade material Esta situação
O PapelNovembro 1996
demanda um cuidadoso
estudo dos meios e recur
sos disponíveis para facilitar aos leitores o livre aces
so ás coleções do acervo
sem que esta facilidadepossa ser desobrigada decuidados e providênciaspara evitar os danos causados por um manuseiodescuidado Isto demanda
o estabelecimento de crité
rios para escolher as abrasa serem mantidas em espaços de livre acesso parasua consulta ou em áreasde acesso restrito aos lei
tores especialmente credenciados para entrar emcontato com o material
bibliográfico mais propenso a urna desestabilizaçãoTambém demanda um
esforço para difundir oconhecimento dos problemas ligados ã conservaçãodos livros e documentos
entre usuários e leitores visando conse
guir sua colaboração para minimizar oimpacto negativo destes problemas Osusuários dos acervos mantidos em
bibliotecas e arquivos devem ser também conscientizados dos problemasrelativos â distribuição dos espaços destinados ao armazenamento de livros
das áreas para acomodar os leitores pesquisadores elou simples visitantes dabiblioteca e aqueles destinados a abrigaraos administradores dos serviços oferecidos
Atividades operacionais a seremadministradas
As atividades administrativas em
bibliotecas e arquivos dizem respeitoàs suas finalidades institucionais quena maioria dos casos consistem nos
serviços informativos oferecidos combase aos respectivos acervos isto demandando o suporte de diversos serviços auxiliares caracterizados porum nível elevado de especialização
Os principais serviços informativosconsistem na pesquisa bibliográfica realizada por encomenda permanenteperiódica ou esporádica no apoio áprocura independente ou auto serviçopelo leitor empréstimos de material
do acervo próprio ou de procedênciainterinstitucional circulação controladade revistas obedecendo roteiros preestabelecidos e serviços de tradução ereprografia de textos entre outros serviços diversificados
Os serviços auxiliares são os que comandam uma grande parte das despesasflixaLs da operação porquanto da qualidadedestes serviços depende a manutençãoda estabilidade no equilíbrio necessário àsobrevivência do acervo institucional
parte essencial e imprescindível dos serviços informativos oferecidos A capacitação especializada do pessoal da manutenção responsável pela arrumação higiene e limpeza do material do acervoexige obedecer uns procedimentosoperacionais muito rigorosos nos seuscuidados preventivos e possuir uma agudeza de percepção que permita observare registrar as mínimas manifestações deinstabilidade do acervo para providenciar oportunamente as medidas corretivas mais indicadas
Ao lado dos serviços de manutenção material cabe mencionar a importante função dos serviços de manutenção patrimonial responsáveis pelasprovidências cabíveis na instalação desensores em pontos estrategicamentesituados para transmitir sinaisindicando a necessidade de mobilizar
os serviços da guarda patrimonial
As tecnologias de ponta abremnovas possibilidades
Diversas ciências e técnicas especializadas vêm auxiliando os admi
nistradores dos acervos nos seus tra
balhos de prevenção e conservaçãodos livros e documentos cuja integridade está sob sua responsabilidadeAs medidas acauteladoras neste sen
tido são muito necessárias para minimizar os impactos negativos decorrentes do uso e abuso dos livros e
documentos depositados nas biblíotecas públicas elou privadas Em livros ou documentos que são verdadeiras obras de arte ê lamentavelmen
te necessário com excessiva freqüência concertar danos causados por umadespreocupação generalizada dosleitores pelas conseqüências irreversíveis dos impactos resultantes decomportamentos irresponsáveis
Continua na p3R 35
33
Muitos materiais são guardados em folhas costuradas
f
Arquivos ajudam a trilhar caminhos da administração
Os contínuos progressos técnicosna eletrônica e nas suas aplicaçõesno campo da teleinformática caracterizam os primeiros anos do séculoque estamos terminando Eles propiciaram uma série de mudanças nocampo da comunicação social relativamente pequenas cada uma delasmais que em sua crescente freqüência e o no caráter cumulativo dos
seus efeitos propiciaram neste campo modificações que no seu conjuntosuperam às de qualquer das grandesrevoluções sociais que a história dahumanidade registra
Estes progressos tornaram possívelo estabelecimento de interações coordenadas entre bibliotecas e arquivosvisando uma complementação mútuados respectivos acervos e recursosassim viabilizando a maneira mais
efetiva e rápida de direcionar esforçosde várias instituições afins no encalço de uma especialização funcionalconjuntamente integrada num centrode informações moderno acessívelatravés da infra estrutura de cada
instituição participante
Administração de bibliotecasarquivos e centros de informação edocumentação
A administração de um centro deinformação segue basicamente oscaminhos trilhados pelos arquivos ebibliotecas  primeira vista o administrador gestor gerente ou curadorencontra na sua frente diversas alter
nativas para cuidar do acervo e melhorar os serviços a serem oferecidosaos usuários tradicionais ou em potencial
A arte de ir destrinchando metodi
camente os melhores caminhos entre
as possibilidades compatíveis com osrecursos materiais financeiros e hu
manos disponíveis é denominada deplanejamento estratégico
Antigamente o planejamento estratégico era principalmente utilizadopara operações bélicas Mais recentemente porém a sua metodologiaganhou um prestigio adicional pelosucesso da sua aplicação nas modernas guerras mercadológicas Assimos conhecimentos de uma antiga arte
bélica se transformaram numa poderosa ferramenta administrativa des
mitificada pela eliminação das conotações de segurança nacional e segredo de Estado Besta maneira ficouuma atividade chie basicamente consiste em aplicar o bom senso numraciocínio dedutivo que leva a umaseqüência de atividades especificasCom base á experiência bemsucedida em modernos exercícios de planejamento estratégico e no caso dasua aplicação num sistema de informações incluídos arquivos e bibliotecas o planejamento estratégico poderia considerar as seguintes etapas
Definição aclara cios objetivosExemplo Conservar disponível a
capacidade de atender satisfatoriamente as solicitações de informaçãotanto pela relevância do materialfornecido como pelo seu custo
Situação presenteExemplo Fazer o inventário e
perfis do acervo próprio e dos acervos acessíveis Levantar o perfil dasnecessidades de informação
Situação previstadesejadaExemplo Estimar a evolução do
perfil num horizonte de 10 anos
Fatores internos
Pontos furtesExemplo Quantfficar a capaci
a PapelNovembro 1996 35
Alguns materiais são guardados em caixas de arquivo
desde de complementar um perfil especializado do acervo próprio
Pontos fracosExemplo Acervo próprio desa
tualizado na sua especializaçãoinsuficientemente atrativo para atrairconsultas de outras instituições
Fatores externos
OportunidadesExemplo Verificaro potencial de lide
rança na integração cooperativa de informações esparsas visandofacilitar seuacessopelospotencialmente interessados
AmeaçasExemplo Rivalidades e malen
tendidos institucionais
Planejamentoeé9koA elaboração de uma matriz cru
Desde a sua fundação em 1967colocar uma biblioteca especializada à disposição dos seusassociados foi um objetivo prioritário da ABTCP Passados quase30 anos e sob a denominação deCentro de Informações e Documentação CID a A13TCP mantém um acervo de livros e do
cumentos especializado em informações técnicas sobre as operaçõesindustriais nas áreas de celulose
papel e produtos afins atuandoneste setor através de permutascomplementadoras ou doaçõescom bibliotecas pertencentes a
instituições de ensino a associaçõescongêneres nacionais e internacionais ou ainda situadas em em
presas privadasasoeiadasou não0 CID ocupa hoje uma área de 80
m2 onde estão abrigados o acervoos recursos materiais e humanos
0 acervo do CID é compostopor livros periódicos anaismateriais de eventos da ABTCP e
de outras instituições trabalhos
zando os fatores internos com os ex
ternos ambos previamente ordenados pelas suas prioridades deverápropiciar a identificação das linhasde ação a serem integradas num programa estratégico contemplado paraum período de tempo freqüentementeplurianual Este programa é desdobrado em ações específicas que determinam o planejamento operacionalque vai demandar o estabelecimentode cronogramas executivos com designação de metas e responsáveis pela sua consecução
Gerenciamento administrativo
As linhas de ação definidas peloplanejamento estratégico vão demandar uma gestão administrativa modema para cuidar do acompanhamento supervisão e monitoramento dastendências evolutivas nos perfis de
avulsos folhetos e catálogos totalizando uns 3000 títulos Isto perrnite levantar informações bibliográficas sobre assuntos específicospara satisfazer solicitações detécnicos das empresas do setor assim como dar atendimento aos pedidos de outras bibliotecas não
especializadas 0 acervo do CID écomplementado convenientementepelos acervos de outras bibliotecasdo setor principalmente daquelasque participam do Grupo deTrabalho em Documentação doSetor de Celulose e Papel e AfinsGT20 da ANFPC
Os pedidos ao CID são formulados pelo telefone 80 por carta15 ou no próprio local Os materiais mais consultados no Centro
são as publicações dos eventos organizados pela própria ABTCPcursos seminários palestrasworkshops e congressos a revista0 Papel publicada pela própriaassociação e as principais revistasinternacionais do setor papeleiro
expectativas dos usuários dos serviços de informação da adequação dasdisponibilidades financeiras para atender tanto os investimentos necessários
para a continuada atualização do acervo e do instrumental de informática
como cobrir as despesas fixas do pessoal especializado e sustentar a capacidade de se manter alerta para poderatender convenientemente evoluçõeseventuais no campo da informáticaque possam ser incorporadas operacionalmente em benefício dos usuá
rios do centro de informaçõesA seguir apresentamos uma des
crição resumida do Centro de Informações e Documentação CID daABTCP caso que convida a visualizar a trajetória de sua evoluçãohistórica e seu direcionamento estra
tégico para entrar com o pé direitono próximo milênio A
0 CID recebe anualmente umas
500 solicitações telefônicas quedemandam uns 100 levantamentos
bibliográficos com cerca de 24000folhas reproduzidas
Os equipamentos disponíveispara o CID são telefone fax computador impressora copiadoraprojetor de slides retroprojetorgravador amplificador videocassete e aparelho de TV Visandoagilizar seus serviços de atendimento aos interessados o CID jáiniciou 50 já completado oprocesso da automatízação do seuacervo utilizando um programadesenvolvido pela Unesco e distribuído no Brasil pelo IBICT Estesqftware permite a recuperação deregistros a partir do seu conteúdo eexibilos total ou parcialmente deacordo com a conveniência do
usuário
A gestão dos serviços de informação oferecidos ficam sob aresponsabilidade da coordenadorado CID Ana Paula Marcondes A
36 0 PapelNovembro 1996