A Função de Apoio das UAG - ACSS · Gestão de recursos humanos: Administração de ... Decisão de compra; Compra efectiva quando o material não está disponível através dos

Consolação, 6 Março de 2009

A Função de Apoio das UAG

Reunião Nacional de Directores Executivos dos ACES

GANEC - Gabinete de Análise Económica

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1. Enquadramento

2. Competências da UAG

3. Composição e perfil de liderança

4. Repartição de Actividades entre UAG e Serviços Centralizados

3

Porquê os ACES

� Optimização da utilização de recursos;

� Introdução da Governação Clínica;

� Integração das actividades das unidades funcionais;

� Gestão das actividades transversais às unidades funcionais;

� Identificação das necessidades das populações e definição de programas

de actuação de acordo com estas necessidades.

UAG

UAG

UAG

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Pilares da Autonomia Gestionária

� Responsabilidade de planear a actividade e investimentos em novos

recursos

� A aprovação pelo CA da ARS do plano de actividades, investimentos,

contratação de pessoal e compras, e materializado em termos

financeiros num orçamento programa detalhado

Planeamento

� Contratualização da prestação com a ARS e com as unidades

funcionais

� Torna efectiva a disponibilização de capacidade, promovendo e

monitorizando a sua eficiência e eficácia.

Contratualização

� Competências efectivamente delegadas pelo CA da ARS que atribui ao

Director do ACES responsabilidade na cadeia hierárquica de decisão

� Capacidade de de tomar decisões nos domínios estratégico, funcional,

administrativo, financeiro e organizacional, no quadro dos seus

projectos e em função das competências e dos meios que lhe estão

consignados

Delegação de

competências

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Competências dos directores das ACES :

Gestão de recursos humanos:

� Administração de pessoal em matéria de escalas, prestação de trabalho extraordinário, férias, assiduidade, mobilidade dentro do respectiva ACES.

� Autorizar a abertura de concursos e celebração de contratos individuais de trabalho dentro do quadro de pessoal aprovado;

� Elaborar e executar o plano de formação em função dos objectivos fixados no plano de actividade;

� Empossar o pessoal dentro do ACES;

Gestão orçamental:

� Constituição de fundos de maneio;

� Autorização de despesas em assuntos de gestão corrente, os pagamentos efectivos serão feitos sempre que possível por uma unidade de serviços partilhados;

� Autorização da prestação de serviços ou aquisição de bens até montantes predeterminados

(serviços negociados centralmente tais como segurança, limpeza e higiene serão autorizados

pelo CD da ARS);

� Autorizar despesas com empreitadas dentro do quadro fixado pelo plano de investimentos

acordado com o CD da ARS;

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Princípios da Delegação

� Confiança

� Aceitação

� Monitorização

� Feedback

7

Fonte: MSCP

Contratualização:

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1. Enquadramento




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Competências da UAG

Funções de planeamento e controlo de gestão

Funções Administrativas e interface com serviços partilhados

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Funções de

planeamento

e controlo de

gestão


� Planeamento

� Monitorização

� Informação, Comunicação e Reporte

� Qualidade, Riscos e Melhoria Continua;

� Desenvolvimento dos Recursos Humanos;

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Funções de

planeamento

e controlo de

gestão


� Assessoria técnica nas actividades de planeamento e contratualização

(produção, compras, contratação de pessoal, investimentos);

� Gestão orçamental do ACES

�Elaboração do orçamento económico e financeiro;

�Cabimento de despesas e actualização das dotações orçamentais;

�Controlo da execução orçamental;

�Análise económico-financeira dos projectos de investimento;

�Apoio à elaboração e avaliação do orçamento-programa das USF.

� Produção e análise da informação de gestão;

� Estudos sobre melhoria da estrutura, procedimentos e sistemas;

� Apoio técnico na acreditação de qualidade e ao desenvolvimento

organizacional das ACES;

� Apoio na definição e promoção de políticas de desenvolvimento dos

Recursos Humanos, satisfação dos profissionais;

� Gestão do sistema de distribuição de incentivos e prémios

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Administrativas

e interface com

serviços

partilhados


� Aprovisionamento

� Gestão de Stocks

� Gestão Administrativa de Pessoal

� Contratação

� Processamento de Vencimentos

� Tesouraria

� Expediente e Serviço Geral

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Processos de suporte à actividade dos ACES

Instalações e Equipamentos

Sistemas de Informaçãoç

Assessoria Jurídica

Gestão Financeira

Gestão de Recursos Humanos

Aprovisionamento/Compras

Serviços de Apoio Geral

Serviços de Saúde

Critérios de Decisão

Activid

ades

Gestionário vs

Transaccional

Proximidade à

actividade

assistencial

Potencial de obtenção de

economias de escala

Ganhos de produtividade

por via da especialização

ACES Centralizado

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Administrativas

e interface com

serviços

partilhados


Aprovisionamento

� Identificação de necessidades, planeamento e especificação;

� Decisão de compra;

� Compra efectiva quando o material não está disponível através dos

serviços de apoio ou central de compras do estado.

Gestão de Stocks

� Previsão de necessidades;

� Requisição de material;

� Gestão dos Stock dos produtos requisitados.

� Registo dos consumos.

Gestão Administrativa de Pessoal

� Envio de informação e documentação para processamento;

� Iniciar processos no âmbito desta área;

� Mobilidades dentro do ACES;

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Administrativas

e interface com

serviços

partilhados


Contratação

� Identificação das necessidades de pessoal;

� Critérios de selecção e recrutamento de pessoal em articulação com ARS;

� Participação no júri de concursos com voto de qualidade.

Processamento de Vencimentos

� Registo de Assiduidade;

� Registo de horas extraordinárias;

� Preparação de informação relativa a reembolsos.

Tesouraria

� Cobrança de taxas moderadoras (unidades funcionais);

Expediente e Serviço Geral

� Pedido de obras em instalações;

� Reporte de avarias em equipamento;

� Controlo da qualidade dos serviços prestados.

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1. Enquadramento

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� Coordenador;

� Conjunto de técnicos que constituem o apoio à gestão

(15-20 conforme dimensão);

Composição daUAG

� Deverá ter primariamente características de gestor;

� Formação académica graduada ou pós-graduada na

área de Gestão/Economia;

� Experiência profissional em funções de planeamento e

organização. Preferencialmente experiência na área da

prestação de cuidados de saúde.

Perfil do Coordenador

da UAG

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1. Enquadramento

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ACES Centralizado

� Identificação de necessidades, planeamento

e especificação;

� Decisão de compra;

� Compra efectiva quando o material não está

disponível através dos serviços de apoio ou

para materiais de consumo disponíveis

através da central de compras do estado.

� Prospecção de mercado;

� Manutenção de um catálogo de produtos:

� Negociação e aquisição de bens e serviços,

cumprindo o plano de compras;

� Controlo da satisfação das encomendas e

avaliação dos fornecedores;

� Conferência das facturas dos fornecedores

de bens e serviços. Envio dos documentos

para processamento contabilístico;

� Desenvolvimento dos procedimentos

administrativos e legais;

Compras

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ACES Centralizado

� Previsão de necessidades;

� Requisição de material;

� Gestão dos Stock dos produtos requisitados.

� Definição do plano anual de compras em

articulação com o serviço de Compras;

� Avaliação dos consumos e do perfil dos

utilizadores;

� Inventário anual;

� Registo da saída dos produtos por centro

de custo;

� Análise de necessidades e de consumos

por centro de custo;

� Registo de entradas dos produtos em

armazém.

Gestão de Stocks

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ACES Centralizado

� Envio de informação e documentação para

processamento;

� Iniciar processos no âmbito desta área;

� Mobilidades dentro do ACES e comunicação

aos serviços partilhados para tratamento

administrativo;.

� Organização, informação e

desenvolvimento dos processos: alguns

exemplos - mobilidades, aposentação,

reclassificação profissional, ADSE,

Segurança Social, Cofre de Previdência,

abono de família, acidentes em serviço,

juntas médicas;

� Análise de indicadores de gestão de

recursos humanos:

Gestão Administrativa de Pessoal

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ACES Centralizado

� Identificação das necessidades de pessoal;

� Definição dos critérios de selecção e

recrutamento de pessoal em articulação com

a tutela;

� Participação no júri de concursos com voto

de qualidade.

� Organização e desenvolvimento dos

procedimentos de selecção e recrutamento

de pessoal;

� Desenvolvimento dos procedimentos

concursais;

� Apoio e supervisão aos júris dos concursos

relativamente aos actos por si praticados

naquele âmbito;

� Análise, informação e preparação da

pronúncia em situações de recurso

hierárquico.

Contratação

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ACES Centralizado

� Identificação de necessidades de

formação;

� Elaboração, acompanhamento, controlo

de execução do plano anual de formação

anual;

� Avaliação da formação.

� Informação e controlo de prazos dos

processos de dispensa e ou redução de

horário para formação em serviço, com

informação aos serviço de gestão de pessoal;

� Instrução dos pedidos de comissão gratuita de

serviço e de equiparação a bolseiro;

� Instrução dos processos de formação externa

com e sem custos;

� Registo de formação dos profissionais

� Elaboração das candidaturas aos programas

operacionais.

Formação

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ACES Centralizado

� Registo de Assiduidade;

� Registo de horas extra-ordinárias;

� Preparação de informação relativa a

reembolsos devidos aos colaboradores do

ACES.

� Processamento de remunerações, abonos e descontos;

� Manutenção dos ficheiros de pessoal no aplicativo de gestão de RH

(actualmente RHV);

� Processamento de trabalho extraordinário;

� Geração de listas de antiguidade;

� Verificação de ausências para efeito de progressão;

� Envio de ficheiros à ARS para consolidação dos ficheiros da Caixa

Geral de Aposentações (mensal);

� Envio do ficheiro de IRS à ARS para consolidação (anual);

� Envio de ficheiro referente à relação de descontos para a Segurança

Social, via internet, à Segurança Social (mensal);

� Envio à contabilidade do ficheiro para pagamento dos vencimentos,

ficheiro para a DGT (Direcção-Geral do Tesouro);

� Emissão das guias de vencimento;

� Codificação e pagamento dos reembolsos da ADSE;

� Elaboração do ficheiro da BDAP (Base de dados da Administração

Pública);

� ………

Processamento de Vencimentos

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ACES Centralizado

� Elaboração do orçamento económico e financeiro;

� Cabimento de despesas e actualização das dotações

orçamentais;

� Elaboração periódica de documentos de análise da

situação económico-financeira;

� Controlo e conferência de custos e proveitos das

unidades funcionais/operacionais;

� Controlo da execução orçamental;

� Análise económico-financeira dos projectos de

investimento;

� Apoio à elaboração e avaliação dos orçamentos-

programa das USF.

� Monitorização

Planeamento e Controlo

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ACES Centralizado

� . � Emissão de facturas e cobrança de receitas próprias;

� Controlo de dívidas de clientes;

� Imputação dos proveitos por centros de responsabilidade.

� Processamento de despesas;

� Emissão dos meios de pagamento;

� Controlo de notas de encomenda não facturadas;

� Conferência e controlo das contas correntes;

� Imputação dos custos por centros de custo.

� Conferência, processamento de despesas e receitas, emissão dos meios de pagamento, recebimento das

operações com pessoal e dos encargos sobre remunerações;

� Imputação de custos por centro de custo;

� Conferência dos extractos bancários;

� Elaboração mensal das reconciliações bancárias;

� Controlo das ordens permanentes de pagamento.

� Envio dos mapas de IRC/IRS/Imposto de Selo todos os meses para a ARS;

� Envio de mapas de valores processados e retidos de IRS, todos os meses para a ARS.

� Mapas de Gestão;

Contabilidade

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ACES Centralizado

� Cobrança de taxas moderadoras (unidades

funcionais);

� Gestão do fundo de maneio.

� Pagamentos;

� Recolha de valores;

� Elaboração da folha de caixa.

Tesouraria

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ACES Centralizado

� Identificação das necessidades de

investimento;

� Apoio na definição dos termos das propostas

submetidas PIDDAC.

� Codificação e registo de aquisição dos bens e

respectiva afectação aos centros de custo;

� Registo das transferências efectuadas;

� Registo e controlo de reparações;

� Elaboração de autos de abate e seu registo;

� Cálculo de amortizações e imputação por centros

de custo;

� Reavaliação dos bens totalmente reintegrados;

� Contagem física dos bens e a regularização do

inventário;

� Envio de mapa mensal à DGP com dados das

viaturas da Sede e CS;

� Registo e manutenção de imóveis no SITES.

Patrimonial

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ACES Centralizado

� Pedido de obras em instalações;

� Reporte de avarias em equipamento;

� Controlo da qualidade dos serviços

prestados.

� Elaboração de estudos técnicos para remodelação e

reestruturação de edifícios do ACES;

� Acompanhamento de empreitadas (edifícios novos)

financiados através do PIDDAC;

� Análise das obras solicitadas pelas unidades de saúde,

execução dos estudos necessários (cadernos de encargo)

elaboração dos procedimentos legais e acompanhamento

da sua execução;

� Gestão do serviço de manutenção – negociação e controlo

da qualidade;

� Elaboração de Planos Globais de aquisição de

equipamentos com base na análise das necessidades e

solicitações das unidades de saúde CS – nas áreas

administrativas, médico-cirúrgicas, imagiologia, mobiliário

hospitalar, laboratório, desinfecção e esterilização e

hotelaria; e respectivas propostas de aquisição.

Instalações e Equipamento

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ACES Centralizado

� Apoio básico a nível de suporte a problemas

de hardware

� Gestão dos sistemas de informação e

comunicação dos ACES

� Avaliação de necessidades em termos de

hardware e software e respectivas

propostas de aquisição (integrado num

Plano Director de Informação).

� Apoio aos utilizadores (HelpDesk).

� Planeamento, organização e

implementação, de novos projectos

informáticos nacionais e regionais (ex:

SINUS, SAM, USFs e Alert P1).

Informática

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ACES Centralizado

� Coordenar o trabalho das assistentes sociais

localizadas nas unidades de saúde;

� Organizar e distribuir informação;

� Garantir a articulação com autarquias e

outras entidades da segurança social.

� Gabinete do cidadão

� Esterilização, hotelaria (lavandaria e

transportes), reprografia e audiovisuais.

� Externamente todas as actividades de,

Serviços Farmacêuticos, Comissão de

Controlo de Infecções e o Serviço de

Prestações Indirectas e Diferenciadas.

Serviços Gerais

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Financeiro

Processo ClínicoProcessos Internos e

Aprendizagem

Utentes/Comunidade

Ganhos em Saúde

Painel de Indicadores ACES

Documents

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