A prevenção de perdas é um conjunto de medidas cujo objetivo é impedir ou minimizar os prejuízos que uma empresa pode sofrer ao longo de suas operações administrativas e produtivas, bem como reduzir a freqüência destas ocorrências e abrandar os efeitos dos danos causados. Não importa o tamanho da empresa, a perda sempre estará presente.

Causas das Perdas:

- ineficiência nos processos de gestão, permitindo desde fraudes até furto de mercadorias

- erros administrativos

- extravios e

- falhas operacionais

 

TIPOS DE PERDAS:

 

1. Perdas Identificadas

Avarias sobre as mercadorias identificadas ao longo dos processos de negócio.

É possível identificar a causa do problema.

2. Perdas Não Identificadas

Diferença entre o estoque físico e lógico.

Não é possível identificar para onde a mercadoria foi extraviada.

Segundo André Hori, sócio-diretor da Preventis, consultoria especializada em prevenção de perdas, a prevenção de perdas não é somente a redução de prejuízos operacionais, financeiros ou comerciais, é também uma forma de aumentar a competitividade e diminuir custos através da otimização de processos.

No Brasil, somente 21% das empresas têm um plano de prevenção de perdas, dessas 82% são grandes, 35% médias e 3% pequenas.

A implementação de um plano organizado, racional e eficiente para prevenção de perdas não é uma tarefa simples, pois envolve levantamentos profundos e precisos sobre a organização e a estrutura das empresas, analisando-se os diversos fatores de desperdício, tais como avarias, defeitos, compras improdutivas, descontrole de estoque, ociosidade de pessoal e de equipamentos, promoções inadequadas e inoportunas, entre outros.

Trata-se de uma sistemática que não se restringe apenas ao combate dos efeitos, mas também das causas dos prejuízos operacionais, financeiros ou comerciais, contemplando o aumento da competitividade e a redução de despesas desnecessárias por meio do controle eficiente e confiável, desde o armazenamento de produtos e suprimentos até a otimização de processos. Profissionais especializados, competentes e treinados, processos definidos e normalizados, alinhados a tecnologias inteligentes geram as ações e informações vitais para que o negócio seja lucrativo.

DICAS PARA REDUZIR AS PERDAS:

 

Segundo Luis Alberto Lobrigatti, Sebrae:

Organização (evitar bagunça)

Acompanhamento (dos consumos e das compras)

Controle (das compras e do consumo)

Planejamento

Treinamento (melhorar a qualificação dos funcionários)

Divulgação (das ocorrências de perdas e mostrar como devem ser evitadas)

Armazenamento (condições apropriadas)

Abastecimento (levando em consideração o consumo)

 

O uso de circuitos internos também auxilia no controle das perdas.

 

INVENTÁRIO

É a relação de itens mantidos em estoque por uma instituição.

É uma forma de identificar as quantidades de produtos ou materiais disponíveis nas dependências da instituição

OBJETIVO:

Verificar se as quantidades existentes nos pontos de estocagem correspondem aos saldos existentes nos relatórios contábeis.

FINALIDADES:

- determinar os valores dos itens em estoque para avaliação financeira de investimentos, pagamento de impostos.

- avaliar se as informações controladas estão de acordo com as quantidades físicas.

- revisar as condições das embalagens e identificações dos produtos

Para efeito contábil, o inventário geral pode ser realizado uma vez por ano na época do encerramento do balanço patrimonial.

Inventário rotativo: contagem contínua, na qual os itens são contados com uma freqüência planejada de acordo com algum critério (ex. mensalmente são contados a duodécima parte dos itens em estoque, aleatoriamente, de forma que, ao término do ano todos os itens foram contados, pelo menos, uma vez).

- Identificação mais rápida de discrepâncias entre estoque físico e contábil

- mais confiabilidade na base de dados

- procura identificar as causas das divergências, possibilitando a tomada de ações para que os mesmos erros não ocorram novamente

- possibilita a aplicação do conceito de melhoria contínua.

Inventário rotativo

Principais Vantagens:

* A ÁREA DE ARMAZENAGEM A SER INVENTARIADA NÃO RECEBE NEM ENTREGA / DISPENSA NENHUM

MATERIAL NA DATA DO INVENTÁRIO*

ETAPAS PARA REALIZAÇÃO DO INVENTÁRIO

 1. estabelecer data para a realização do inventário

2. comunicar e convocar todos os funcionários do departamento logístico

3. comunicar todas os departamentos e setores do hospital

4. abastecer os Postos de Enfermagem do Pronto Socorro, Centro Cirúrgico / Centro Obstétrico e outro(s) que julgar(em) importante(s), que servirão de apoio para os departamentos do hospital

5. organizar os estoques

  6. emitir os relatórios para contagem

7. distribuir os relatórios

8. identificar os locais contados

9. lançar os dados no sistema (caso haja divergência nos dados, deverá ser feita nova contagem com equipe distinta da inicial) e se após a 3ª contagem houver divergência fazer os ajustes necessários

10. emitir relatórios finais

ACURÁCIA DE ESTOQUE:

ACURACIDADE DE ESTOQUE:

É um indicador gerado à partir de inventários realizados nos estoques, onde para cada item é comparado o saldo do sistema (informatizado ou não); e o saldo físico (contado).

ACURÁCIA DE ESTOQUE:

ACURACIDADE DE ESTOQUE:

Acurácia: nº itens corretos

nº total de itens

Acurácia: $ itens corretos

$ total de itens

Melhores Práticas:(grupo de estudos de logística da UFSC)

Brasil 95 %

Japão 99,95 %

EUA 99,75 a 99,95%

É um conjunto de condições que eliminam ou reduzem os eventos

adversos ao mínimo possível, com o objetivo de melhorar a qualidade da

assistência, a segurança do paciente e a eliminação ou redução de custos

desnecessários.

Falhas existem:

- Por desconhecimento ou

- Omissão do conhecimento?

Existe a devida ação dos profissionais e seus conhecimentos em todas as etapas

do procedimento?

A maioria dos RISCOS não nasce do acaso.

Nasce do descaso.(Bastos e Feldeman)

A maioria dos RISCOS não nasce do acaso.

Nasce do descaso.(Bastos e Feldeman)

CAUSA EFEITO

- aumento de consumo - sazonalidade - pendência do fornecedor

- não atendimento da prescrição médica / setores - falta do produto em estoque

Itens hospitalares commaior rotatividade -estoque igual a zero

1. Análise física e sistema do estoque2. Acompanhamento do ponto de pedido, estoque mínimo

1. Solicita compra de urgência2. Solicita empréstimo

- Falha na avaliação do fornecedor no momento da entrega do produto

Aquisição com fornecedor desqualificado

Avaliação do fornecedor - Orientação e reorientação do processo de avaliação

- Desomologar o fornecedor

Colar a etiqueta na Prescrição médica,

Troca de etiquetas de pacientes

Grampear a etiqueta de paciente na prescrição médica

Comunicar médico responsável

AÇÕES DE PREVENÇÃO AÇÕES DE CONTENÇÃORISCO INDICADOR MONITORAMENTO