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Veículo: Correio Braziliense - Caderno: Trabalho e formação profissional - Seção:Não Especificado - Assunto: Trabalho - Página: 6,7 - Publicação: 17/05/20URL Original:

Adapte-se às reuniões virtuaisAdapte-se às reuniões virtuais Videoconferências, transmissões, aulas on-line, lives, encontros virtuais e outras atividades que exigem a exibição da própriaimagem por meio da internet se tornam parte da rotina, substituindo muito do que era feito cara a cara antes da pandemia decovid-19. Do mesmo modo que a maior parte das pessoas não estava acostumada com o home office, em geral, a maioria nãoera habituada a precisar gravar ou transmitir vídeos no dia a dia do trabalho. Estes são momentos de adaptação, e gafes acabam acontecendo, seja do erro básico de esquecer o microfone ligado quandonão está falando, enchendo a conversa on-line de ruídos desnecessários, seja usar uma roupa inadequada, colocar a câmeranum ângulo que não favorece, por exemplo, de baixo para cima ou cortando parte do rosto… Algumas das confusões atéviralizaram nas redes sociais de tão cômicas, como o caso da moça que esqueceu que o vídeo estava ligado e usou o banheirodurante uma conferência. Também virou motivo de piada na internet o senhor que, a pedido de uma colega, se afastou da câmera do celular, mas acaboucaindo da cadeira. Além disso, trabalhando em casa, há mais chances de ser interrompido (por animais de estimação, filhos ououtras pessoas) ou de acontecerem problemas técnicos, como queda de energia, conexão de internet ruim ou computadortravando. Todas questões que podem prejudicar a sua imagem ou atrapalhar sua reunião em vídeo. Problema técnico No caso da nutricionista Rebeca Ramos Sousa, 27 anos, a baixa velocidade da internet tem sido um problema do home office.“Preciso participar de videoconferências, mas tem sido muito difícil por causa da internet lenta. É complicado conectar e,quando consigo, a qualidade da imagem é ruim e trava bastante”, relata ela, que trabalha numa clínica. “O trabalho é afetado: não consigo manter o mesmo nível de produtividade de uma reunião presencial”, percebe. No entanto,ela compreende que as videoconferências são a melhor alternativa. Para esses momentos, sempre toma o cuidado de vestirroupas sociais. Rebeca participa de encontros on-line com chefes e pacientes. Quando a conexão não colabora, precisa tentarem outros dias. A nutricionista também conta que não há como garantir que não seja interrompida em casa durante aschamadas. Quando interrupções atrapalham Alanah Ahmed Lopes, 22 anos, é graduada em direito, mora em Planaltina (DF) e trabalha como atendente de call center numaeditora. Atualmente, está em home office. A jovem também enfrenta desafios técnicos durante reuniões virtuais. “A maiordificuldade que eu vejo nas videoconferências é quando a câmera trava ou o som falha e a informação não chegacompletamente. Nesses momentos, precisamos intervir e solicitar que quem estava falando repita o que disse”, comenta. “Essa intervenção costuma causar um pouco de caos na reunião, pois todos começam a falar ao mesmo tempo, e isso resultaem um grande ruído para entendermos o que estava sendo dito”, diz a atendente. Alanah precisa das reuniões para receberorientações de supervisores, além de manter contato com colegas de trabalho. Para lidar com os problemas de ruído, ela e osoutros membros da reunião precisam esperar ou solicitar silêncio para que a videoconferência possa prosseguir de maneiraordenada. Já no caso de erros na conexão de internet, o jeito é esperar que a rede se normalize e pedir para quem estava com a palavrarepetir o que havia sido dito. Para as reuniões virtuais, tanto ela quanto os outros participantes procuram ficar centralizados nacâmera. O dress code já era mais relaxado mesmo quando trabalhava presencialmente. Então, a jovem pode ficar à vontadecom relação à vestimenta.

Tendência veio para ficar Apesar das dificuldades de adaptação enfrentadas por muitos trabalhadores, o home office pode acabar se tornando maisfrequente e utilizado pelas empresas após o período de isolamento que está imposto atualmente. Se o teletrabalho se tornamais comum, o mesmo ocorrerá com as videoconferências. É no que acredita Erika Linhares, 43 anos, pedagoga e executivacom experiência em comportamento e cultura organizacional.

“Sem dúvidas, as empresas mudarão após a pandemia. O home office é bastante promissor na questão de custo benefício. Oprofissional tem uma qualidade de vida melhor em casa, fica mais descansado e confortável, por isso, pode conseguir rendermais para a empresa”, defende a sócia e gestora de carreira na consultoria B-Have. “Mas é preciso haver um balanceamento,intercalando trabalho presencial e a distância. A rotina comum poderá ser, por exemplo, de dois dias em home office e três noescritório, ou vice-versa”, sugere.

Distrações existem tanto na firma (como telefone tocando, colegas chamando, cafezinho…) quanto em casa (animais deestimação, televisão, conversas com familiares…), mas, no próprio lar, elas podem ficar mais evidentes se forem vistas poroutros colaboradores. Para lidar com a perda do foco, o jeito é se acostumar e procurar alternativas. Claro, isso não vem do diapara a noite. “As pessoas não estavam preparadas para trabalhar em casa, foi algo que aconteceu de repente. Então, paraconseguir evitar o problema da distração, é importante ter acordos familiares para não ser interrompido”, diz.

“Para quem não tem uma companhia em casa, pode ser mais fácil manter a concentração, mas também é preciso regular ohorário de trabalho. Caso a pessoa trabalhe demais, pode ficar sobrecarregada e estressada, e assim não irá render o máximo”,aponta Erika. Para ter uma reunião virtual produtiva, não é preciso de muito, e o planejamento pode ajudar. “Tudo se resume àpreparação: os tópicos que serão abordados precisam ser definidos e enviados para os participantes com antecedência, tudoprecisa ser bem pragmático, e o mediador tem que manter a reunião no rumo certo e não deixar ela se estender mais do que onecessário”, destaca. (CJ) Mandamentos para destacar sua participação Para além dos aspectos técnicos da transmissão em vídeo e da organização da reunião, Tathiane Deândhela, CEO de institutoque leva o sobrenome dela, tem dicas para quem deseja passar uma impressão positiva e se destacar em encontros virtuais. Aespecialista em marketing pela Fundação Getulio Vargas (FGV), em negociação pela Universidade Harvard e em liderança pelasUniversidades de Atlanta e Ohio pondera que, mesmo sendo a saída mais prática para um período de quarentena, reuniõesvirtuais podem ser menos eficientes do que as presenciais, mas há maneiras de impedir que isso aconteça. Agora, é o momentode se adaptar. “Algumas pessoas começaram a utilizar o recurso de reuniões virtuais somente depois do início da quarentena”,diz. “Esta é uma experiência interativa totalmente nova, que requer adaptação de perspectivas, hábitos e táticas, mas que,indiscutivelmente, veio para ficar”, analisa. Para ajudar a potencializar a presença virtual em uma reunião, siga essas oito ações: 1. Olhe para a câmera e não para os outros participantes: o contato visual direto é uma forma de reforçar seu argumento. Emuma videoconferência, isso passa a impressão de que você está olhando para os olhos das pessoas. “No começo pode parecerestranho você falar e ouvir olhando para um buraquinho, mas desta forma você aumenta o impacto dos seus argumentos”,afirma.

2. Mantenha uma voz forte: usar uma voz firme e clara transmite autoridade, credibilidade e confiança. É um recurso utilizadonas apresentações presenciais que deve ser explorado também nas reuniões virtuais. “Manter a voz firme, com pausaspensadas, como se estivesse em uma grande sala de conferências, ajuda a não falar rápido demais e transmite mais veracidadeno discurso”,explica a especialista.

3. Atente-se ao enquadramento da câmera: o enquadramento diante da câmera é extremamente importante na forma deapresentação em uma reunião virtual. “Quanto mais distante ou mais escuro você parecer, menos atraente será. Em umavideoconferência, sua cabeça e a parte superior dos ombros devem dominar a tela e a iluminação do ambiente deve ser clara”,alerta Tathiane.

4. O “cenário” de fundo é muito importante: ambientes desorganizados fazem com que os comunicadores pareçamdesorganizados também. “É muito importante encontrar um espaço em que o plano de fundo seja condizente com a imagemque você quer passar, refletindo seu profissionalismo. Opte porlugares claros e frescos, preferencialmente isolados. Mantenha o ambiente sempre organizado e limpo: mesmo estando emcasa, reuniões emergenciais podem acontecer a qualquer momento”, diz.

5. Esteja presente, atento e mantenha a formalidade: nas reuniões presenciais, todos costumam ter muita atenção ao grupo,principalmente em quem está falando. Nas reuniões virtuais, é fácil perder o foco e se distrair com outras coisas, perdendoinformações importantes. “É importante estar ciente de quanto tempo e com que frequência você fala, se interrompe outraspessoas. O importante é considerar que você está no trabalho, apesar de estar em casa”, lembra.

6. Não desvie a atenção checandoe-mails e mensagens no celular: a tentação é grande, principalmente quando a reunião se estende e você fica grande parte dotempo sendo um ouvinte. “Tentar ser multitarefa é perigoso porque você pode ser pego despreparado se fizer uma perguntaque já foi respondida ou se for solicitado a dar opinião sobre o assunto discutido, por exemplo. Portanto, tente atenção total nareunião e, para isso, feche outras janelas do computador, vire o telefone de cabeça para baixo e lembre-se de que você estásempre em evidência em frente à câmera”, alerta a especialista.

7. Distrações espontâneas: em uma reunião presencial, não existe a preocupação de interferências de crianças, animais deestimação ou campainha, armadilhas comuns das reuniões virtuais e que podem sabotar rapidamente a sua concentração. “Secriançasou animais aparecerem repentinamente durante a reunião, tenha a certeza de que os colegas vão achar graça. Portanto, não sepreocupe ou fique constrangido com distrações espontâneas, mas vale lembrar que, se for uma reunião importante, organizealguém que os supervisione em outra sala, longe da tentação de sua presença ou, pelo menos, crie uma atividade interessantepara eles”, sugere.

8. Use a janela de bate-papo como aliada: a janela de mensagens é uma plataforma de discussão, mas também um recursoexcelente para reuniões de apresentação. “A ferramenta é muito útil para compartilhar referências, planilhas, relatórios ouestudos durante a reunião, além de ser uma forma educada de fazer perguntas ou fazer comentários quando outras pessoasestiverem falando, demonstrando que você está totalmente presente”, afirma. 7 passos importantes Veja dicas para reuniões virtuais produtivasde Erika Linhares, pedagoga e sócia da consultoria B-Have: 1. Faça reuniões diárias rápidas. Por causado distanciamento físico em tempos de coronavírus, é importante que exista presença virtual, mas não é preciso se alongar.Faça reuniões objetivas de 30 minutos a uma hora; de preferência, pela manhã, para passar a limpo com a equipe o que foi feitoe o que ainda será feito. Avalie bem antes quais pessoas devem realmente participar para que a reunião não fique improdutivacom muita gente falandoao mesmo tempo.

2. Prepare a reunião antes de marcá-la. Pense nos tópicos que deverão ser discutidos e mande a todos um material “pré-reunião” explicando qual será a pauta para que todos possam se preparar e chegar com ideias e possíveis soluções.

3. Defina a duração. Uma reunião produtiva deve durar, no máximo, uma hora. Estabeleça o horário de início e de término. Claroque não há problema se passar um pouco do previsto, mas é preciso tomar cuidado para não extrapolar demais. Quanto maistempo envolvido, menos as pessoas conseguem se manter 100% concentradas.

4. O mediador deve chegar com antecedência.O organizador deve entrar na sala virtual de reunião alguns minutos antes do horário previsto para o início, colocar aapresentação e checar se todos estão entrando. Quem convocou a reunião não pode chegar atrasado. O ideal é que a reuniãocomece sempre no horário marcado ainda que faltem pessoas para evitar que acabe atrasada e atrapalhe a rotina das pessoasenvolvidas.

5. Concentre-se no tema pré-estabelecido.O mediador precisa ter pulso firme e fazer com que a reunião seja pragmática e objetiva. É preciso garantir que o tema principalseja discutido e que não haja distrações, desabafos nem mudança de foco da reunião. O mediador tem que saber conduzir aconversa do início ao fim e interromper pessoas, se necessário.

6. Escolha as pessoas certas. Convoque aquelas que são realmente necessárias para discutir determinado assunto e quepossam tomar decisões. O objetivo deve ser reunir pessoas que entendem do tema para achar soluções.

7. Toda reunião deve ter fechamento. É preciso sair da reunião com plano de ação definido: quem vai fazer, quais tarefas, qual a

data de entrega e quem vai acompanhar para cobrar. Depois, é necessário enviar a ata. As decisões têm de estar documentadaspara não surgir dúvida. A ata deve ser objetiva e citar as ações que ficaram combinadas e os responsáveis de cada uma. Videoconferências tornam-se comuns durante o trabalho na quarentenaFaça bonito na videochamada » Nas últimas semanas, por causa do distanciamento social, reuniões corporativas têm sido feitas a distância, assim comotreinamentos e entrevistas de emprego e televisão. Com experiência na produção de vídeos, a jornalista Maria Tereza Gomes,CEO da Jabuticaba Conteúdo, sabe que a imagem não é tudo: um conteúdo excelente sobrevive a uma estética ruim, mas umaexcelente estética não salva um conteúdo ruim. Quando conteúdo e estética atuam em parceria,aí, sim, há um produto vencedor.

» “Tenho visto muitos especialistas com ótimo conteúdo, mas sem domínio da estética de gravação. Em videochamadas, a faltade cuidado com alguns detalhes pode impactar a reputação dos profissionais no mercado”, diz. Um vídeo corporativo em homeoffice deve refletir a mesma imagem profissional que você transmite no contato presencial, dentro do escritório. Em outraspalavras, o fato de um profissional estar na sala de casa não significa que poderá sentar-se de qualquer jeito ou que podeimprovisar na reunião. » “Não precisa colocar terno e gravata, mas é importante vestir-se e comportar-se como se o seu chefe estivesse sentado nasua frente”, complementa. Para ajudar profissionais, independentemente da área de atuação, a fazer bonito tanto na reunião daempresa quanto numa eventual entrevista por Skype, Zoom, Hangouts ou outro aplicativo, Tereza primeiro dá uma notatranquilizadora: não é necessário investir em equipamentos caros. Você pode continuar tranquilamente se comunicando a partirdo seu celular, tablet ou notebook. Veja alguns cuidados importantes a adotar nesse tipo de contato: Passo 1 — Iluminação» Quanto mais iluminação, melhor, mas cuidado com excessos: a superexposição de luz diminui a sensibilidade dos sensores dacâmera e prejudica a definição da imagem.Dê preferência à luz natural, pois é sempre mais simples e adequada do que a artificial (lustres e abajures). Mas tenha umcuidado especial com sombras. Fique sempre de frente para a luz. Quando a luz está posicionada atrás de uma pessoa, há umasituação chamada “contraluz”. É um efeito que faz com que o sensor da câmera do celular se ajuste à claridade e faça com quea pessoa fique escurecida. Ou seja, nunca fiquede costas para a janela. Passo 2 — Som» Um som ruim é capaz de estragar uma videochamada. Além de ser desagradável para quem assiste, a qualidade do áudio émais importante do que a da imagem, já que ele é o portador principal de conteúdo. Fuja de ambientes barulhentos, comovento, música ou animais domésticos. Feche portas e vidros de janelas. Avise que você não poderá ser interrompido. Desativenotificações de mensagens e aplicativos. Se for um vídeo gravado de um celular, coloque-oem modo avião.

» Procure um ambiente que tenha pouco eco (retorno de som). Em geral, espaços maiores e com sofás, cortinas, almofadas etapetes tendem a absorver melhor ondas sonoras.Já reparou que estúdios de gravação têm paredes forradas de materiais especiais?É por essa razão. Evite o microfone do celular ou computador (built-in), pois ele capta o som de todo o ambiente, não apenas asua voz.

Se possível, recorra a um microfone externo.O ideal é usar um direcional, sendo o de “lapela” o mais comum e discreto. Fones de ouvido também podem ser usados, emboratirem o ar profissional do vídeo. Passo 3 — A imagem» No caso de celular, coloque-o sempre na horizontal. Na vertical, a imagem ficará com tarjas pretas nas laterais quando alguémassiste ao vídeo em aparelho posicionado na horizontal (formato 16:9 ou widescreen).

É importante, também, apoiá-lo em um local firme ou usar um tripé para que a imagem não fique trêmula. Um erro muitocomum, tanto em fotos, quanto em vídeos, é as pessoas olharem para o centro do celular e não para a câmera. Para evitar isso,

posicione a lente da câmera na altura dos seus olhos, assim seu rosto sairá sem testas ou com papadasem primeiro plano.

» A inclinação da câmera também é importante. Alinhe-a em paralelo ao seu corpo, para que apenas o que estiver atrás de vocêsaia na imagem. Para saber se está correta, certifique-se que tetos e pisos não constam na imagem. Teste seu celular ounotebook antes de iniciar um vídeo, assim você dispensa o clássico “estão me ouvindo?” e “estão me vendo?”que só fazem todos os envolvidos perderem tempo. Pode parecer que não, mas esse é um cuidado que impacta sua imagemcorporativa. Passo 4 — Visual» Evite ambientes que possam distrair sua audiência. Na dúvida, escolha uma parede fosca de cor neutra, com poucasinformações. É bom o fundo usado ter conexão com a mensagem que se deseja transmitir. Se é um vídeo corporativo, o ideal éevitar ambientes informais, como parques públicos com pessoas correndo atrás. Note, por exemplo, que jornalistas de televisãoque estão entrando ao vivo de suas casas dão preferência a fundos com livros.

» Lembre-se: o cenário também passa informação sobre você. Agora vamos à estrela principal: você. Sente-se em uma posiçãocômoda e escolha peças de roupa que não tenham o mesmo tom da parede. É importante que você se sinta confortável duranteo vídeo e evite se movimentar sem necessidade. Para as mulheres, cuidado especial para que bijuterias não fiquem batendo nomicrofone. *Estagiário sob a supervisão da subeditora Ana Paula Lisboa