Administração Contratual 2013. 1ª Etapa Procedimentos Coorporativos para Contratações Processo de Gestão Contratual na Parada

Administração Contratual

2013

1ª Etapa

Procedimentos Coorporativos para Contratações

Processo de Gestão Contratual na Parada


Atividades

Setor

Prazos


Atividades Setor PrazoIdentificação da Necessidade do Serviço Operação – Equipe Técnica e RCR Inicio 60 dias antes da Mobilização

Elaboração da Especificação do Serviço/MD, contendo claramente e detalhadamente o que se precisa contratar (Qtde

necessárias, período, condições de fornecimento, etc...)

Operação – Equipe Técnica e RCR LogísticaAlmoxarifado

Administração Contratual

Inicio 60 dias antes da Mobilização

Abertura da SM (tendo como anexo o MD e demais documentos)

Logística / Almoxarifado / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo

Emissão dos Convites e recebimento das cotações (mínimo 3) Suprimentos e Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo

Análise das Cotações e definição dos vencedores Suprimentos / Administração Contratual / RCR 30 dias antes da necessidade no campo

Análise e Aprovação das Minutas de Contrato RCR / Suprimento / Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo

Assinatura dos Contratos Suprimentos /Administração Contratual / RCR 30 dias antes da necessidade no campo

Abertura do CT/PC no sistema Suprimentos e Administração Contratual 30 dias antes da necessidade no campo

Mobilização dos Fornecedores RCR Administração Contratual

Pelo menos uma semana antes da data de início do serviço no campo.

Acompanhamento, controle e geração medição dos contratos Logística/Almoxarifado/Administração Contratual Time da Operação – Equipe Técnica

Durante a execução do serviço

Controle de Contas da Parada - Previsto x Realizado RCR Administração Contratual

Durante a execução do serviço

Encerramento dos Contratos e Pedidos de Compras no Sistema e Nada Consta com Fornecedores

Administração Contratual Suprimentos / Logística / Almoxarifado

Após a finalização do Serviço


Vale Lembrar!

• NENHUM SERVIÇO OU FORNECIMENTO PODE SER CONTRATADO / AUTORIZADO sem que os procedimentos corporativos tenham sido atendidos


Apoio...

Administrador de Contratos

2ª Etapa


Atuar junto á área operacional na elaboração do MD e da SM objetivando introduzir ou compatibilizar, nos mesmos, as exigências da área operacional com as necessidades de medição e controle dos

itens que serão contratados.

Participação no processo de cotação e contratação dos serviços.

Administração dos contratos no sistema quanto a elaboração dos aditivos, saldos, datas de

vigência

Efetuar a interface entre as áreas de operação e suprimentos visando identificar, tratar e corrigir

qualquer dificuldade de entendimento ou comunicação.

Participação da área de administração contratual


Processo de análise e emissão do Parecer Técnico junto à área de operações.

Apoio à área de suprimentos nos trâmites necessários à assinatura do contrato junto ao

fornecedor.

Coordenação durante todo o processo de implantação, execução, acompanhamento,

controle e medição, faturamento, pagamento e encerramento do contrato em apoio a área de

operações e realizando a interface com as áreas de suprimento, financeiro e com o fornecedor.

Participação da área de administração contratual


A Administração Contratual deve assessorar permanentemente o RCR no acompanhamento dos contratos e dos

custos da Parada atuando sempre PREVENTIVAMENTE e

PROATIVAMENTE no sentido de EVITAR FATOS CONSUMADOS

Reforçando...


Nenhuma contratação de serviços com terceiros poderá ser iniciada sem a emissão do respectivo MD.

Qualquer SM emitida para contratação de serviços com terceiros que não estiver com o MD anexado será

cancelada ou devolvida.

Todas as SM´S emitidas deverão ser dimensionadas visando o atendimento a necessidade do evento como

um todo, porém identificando de modo claro a necessidade de entregas parciais.

Atenção!


Não serão aceitos fatos consumados, ou seja, a necessidade de Aditivos não previamente justificados,

pagamentos via PA, atraso nas medições dos serviços, etc..(As medições deverão ser enviadas)

Respeitar o prazo de antecedência de abertura de uma SM de serviço, para possibilitar a implantação da

sistemática de emissão de carta convite aos fornecedores nos processos de cotação com

separação das Propostas em Técnica e Comercial.

Atenção!


.

Exemplo de uma SM ideal para Contratação de Serviço


.

Exemplo de um MD (Memorial Descritivo) a ser anexado a uma SM

• Neste documento o solicitante escreve detalhadamente o que se precisa contratar e procedimentos a serem seguidos na condução do contrato

• Os modelos desses MD´S podem ser encontrados na intranet


.

Exemplo de uma PP (Planilha de Preços e Quantidades) a ser anexado a uma SM

• Neste documento o solicitante lista quantidades e ÍTENS DE MEDIÇÃO do contrato. Esta planilha deverá ser enviada junto com o MD sem os preços unitários.

• Depois de negociado o contrato o COMPRADOR especialista define os CÓDIGOS / DESCRIÇÕES e UNIDADES adequadas , bem como coloca os preços unitários negociados.

ITEM DESCRIÇÃO DO SERVIÇO U NQTDE. ESTIM.

VALOR UNITÁRIO

VALOR TOTAL

-

A PROPONENTE DEVERÁ PREENCHER SOMENTE OS CAMPOS EM AMARELO

Valor Total da Proponente

NOTAS GERAIS E ORIENTAÇÕES

-R$ -

0 -R$ -

Planilha de Preços

MD 000.00.00

Desjejum1.1

Obra:

1.3 Lanche 6 itens U N

1.4 Jantar U N 0

Serviço Ofertado:

1.2 Almoço U N 0 -R$ -

- 1 Fornecimento de Serviço de Alimentação -- -- ---

Proponente:

Fornecimento de Alimentação

OBSERVAÇÕES

0U N

-R$ -


.3ª Etapa

Sistema de Gestão Contratual


.“Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato

entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua

relação de negócio”.


.

Conceito...Empresa Fornecedora Empresa Cliente

Produtos e serviços

Valor da compra e aluguel

Valor da compra e aluguel

MCE

Sistema de Gestão

Produtos e serviços

Gestão de Contratos


.

Ações e Benefícios....• Esta prática nos desobriga de informar mensalmente

os custos com terceiros através de BM´S manuais como vínhamos fazendo. Temos que nos adequar IMEDIATAMENTE a esta situação e treinar as pessoas necessárias para tal.

• A partir desse sistema, teremos que gerar mensalmente em modo eletrônico o Boletim de Medição, informado ao fornecedor para emissão da NF.


.• Acompanhamento dos controles das medições

dos contratos, tendo uma melhor análise dos seus custos;

• Atendimento ao Regime e demais regras contábeis dentro do mês competente;

• Análise e geração do fluxo de caixa para setor Financeiro e Contábil

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