Administração do tempo

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Só podemos esquecer o tempo servindo-nos dele. Baudelaire

[email protected](11) 98727-2005

Prof. Ms. Valdec Romero Castelo Branco

T&D Treinamento e Desenvolvimento Humano e Profissional

https://sites.google.com/site/profvaldec

TEMPO“ MOMENTO OU OCASIÃO APROPRIADAPARA QUE ALGO SE REALIZE” Dicionário Aurélio

”

Esta apresentação é uma compilação de várias fontes identificadasno último slide.

NÃO TENHO TEMPO!

ESTOU PERDENDO TEMPO!

PRECISO DE MAIS TEMPO!

NÃO CONSIGO CONTROLAR O TEMPO!

LADRÕES DO TEMPO

� TELEFONEMAS

� TRABALHOS INACABADOS

� INDEFINIÇÃO DE PRAZOS

� DESORDEM

� COMUNICAÇÃO INEFICAZ

ORGANIZAÇÃO E RACIONALIZAÇÃO DE UM TRABALHO

PLANEJAR PROGRAMAR

O QUE É PLANEJAR ?

FAZER UM PLANO PARA ATINGIR UM DETERMINADO OBJETIVO

ELABORAÇÃO POR ETAPAS DE UM PROJETO

É SABER ONDE SE ESTÁ, O QUE SE QUER E COMO CHEGAR LÁ

POR QUÊ PLANEJAMOS ?

PARA TERMOS UM ROTEIRO DEFINIDO E LÓGICODO TRABALHO (RACIONALIZAÇÃO)

PARA TERMOS UMA VISÃO DO QUE QUEREMOS E DASAÇÕES NECESSÁRIAS PARA ATINGIRMOS O OBJETIVO( ORGANIZAÇÃO )

POR QUE NÃO PLANEJAMOS

� POR IMPACIÊNCIA.

� POR PREGUIÇA.

� PORQUE CAÍMOS NA ROTINA.

� POR DESCONHECIMENTO, POR NÃO SABER FAZER.

INSTRUMENTOS PARA UM PLANEJAMENTO

CRONOGRAMAS - ROTEIRO DE DATAS DAS ATIVIDADES

FLUXOGRAMA - SEQUÊNCIA DAS ATIVIDADES

CHECK LIST - LISTA COM PONTOS A SEREM OBSERVADOS

GRÁFICOS - DEMONSTRAÇÃO DE DADOS

PROGRAMAÇÃO O QUE É ?

É O CONJUNTO DE TAREFAS OU EVENTOS QUETEREMOS QUE DESEMPENHAR NO DIA.

É A SEQUÊNCIA DE ATIVIDADES PARA ATINGIRUM DETERMINADO OBJETIVO.

O QUE VAMOS PROGRAMAR ?

A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS HUMANOS.

A UTILIZAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS.

A UTILIZAÇÃO DO TEMPO.

ESTABELECENDO:

QUEM VAI FAZER?QUANDO VAI FAZER?QUE EQUIPAMENTO IRÁ SER UTILIZADO?QUAIS PRODUTOS VAI USAR?

QUAL É A IMPORTÂNCIA DE SE PROGRAMAR ?

TER UM ROTEIRO DAS ATIVIDADESE DOS SEUS PRAZOS PARA EFETUARUM ACOMPANHAMENTO

APROVEITAR MELHOR OSRECURSOS E O TEMPO

TIPOS DE PROGRAMAÇÃO

HORÁRIA DIÁRIA

1

TIPOS DE PROGRAMAÇÃO

SEMANAL

MENSAL ANUAL

ALGUMAS DICAS

ESSENCIAL

AQUILO QUE DEVO FAZER EM 1° LUGAR:“ IMEDIATAMENTE, JÁ ”

IMPORTANTE

AQUILO QUE EU DEVO FAZER, DEPOIS DE TERFEITO O QUE CONSIDEREI “ESSENCIAL”

ACIDENTAL

AQUILO QUE DEVO FAZER, DEPOIS DE TERFEITO O QUE CONSIDEREI “ESSENCIAL” E“IMPORTANTE”

FAÇA AS PAZES COM O RELÓGIO

� PLANEJE SEU DIA

� CONCLUA AS TAREFAS

�AJA IMEDIATAMENTE

� SAIBA USAR O TELEFONE

� DIMINUA AS INTERRUPÇÕES

� ORGANIZE-SE

� PRIORIZE

“NÃO DEIXE PARA A TARDE O QUEVOCÊ PODE FAZER PELA MANHÃ”

Administração do Tempo

Então podemos dizer que o tempo é umdos recursos maispreciosos e como podemos administrá-lo para obter melhoresresultados e produtividade. Nas discussões sobreplanejamento, a falta de tempo fica claramente aparente nasreuniões. Considere sempre que todos nós temos o mesmoproblema, mas podemos fazer algo a respeito.

O que é tão singular (especial) no que diz respeito ao tempo?

Podemos enumerar cinco características sobre o tempo:

A oferta é totalmente inelástica (que não se pode esticar): nãoimporta o tamanho da demanda (necessidade, procura), a ofertanunca aumenta.

Ele é totalmente não restituível: o momento de ontemse foi parasempre.

Ele é totalmente perecível: não pode ser armazenado.

Você não pode alugá-lo ou comprá-lo.

Ele está sempre emfalta.

Portanto o conselho padrão dado às pessoas que queremmelhorar seu uso do tempo é que planejemseu trabalho. Issoparece bastante razoável, mas poucas vezes são postos emprática. Geralmente o plano sempre permanece no papel ecom frequência recorre-se ao uso das agendas de papel oueletrônicas.Gostaria que você pensasse por alguns minutos sobre ondeseu tempo é gasto. Tente pensar emtermos de tipos deatividades na quais você gasta seu tempo, e registre essasinformações, estime a porcentagemde tempo que você gastaem cada tipo de atividade durante a semana. Umdospropósitos desse exercício é fornecer uma base paracomparação: onde você pensa que gasta seu tempo versusonde você realmente gasta seu tempo.

Geralmente pessoas bem-sucedidas, competentes e que são revestidas das qualidades “ser eficiente” e “ser eficaz” no trabalho:

Sabem o que fazer (fazer a coisa certa ou ser eficaz)

Fazem da melhor maneira (fazer as coisas da maneira certa ou ser eficiente)

O escritor Charles Dickens disse certa vez:“Eu nunca poderia ter feito o que fiz sem os hábitos da pontualidade, ordem e aplicação, sem a determinação de me concentrar em um assunto por vez.”

Você sempre acha que falta tempo?

Você acha que tem coisas demais para fazer?

Você se sente pressionado por tudo que enfrenta na empresa?

Você está enterrado em montanhas de papel na maior parte do tempo?

Você gostaria de Ter mais tempo para fazer o que quer?

Você gostaria de melhores resultados pelo tempo e esforço investidos no trabalho?

Você gostaria de relaxar ou tirar férias com mais freqüência?

Quando lhe são feitas essas perguntas, as pessoas em geral responde com um sonoro “SIM”.

Por que isso acontece?

Grande parte das pessoas não tem idéia de como se organizar ou processar o seu trabalho da melhor maneira.Sabemos que poderíamos ser mais eficientes e eficazes no trabalho, só não sabemos como e não nos esforçamos para isso.

Como você pode mudar o seu comportamento com êxito?

Como você pode se tornar mais eficiente e eficaz no trabalho?

Primeira e a mais importantes delas:

Mudar seus hábitos, seus costumes, seu modo de trabalho.As indústrias investiram muito tempo e dinheiro analisando eaperfeiçoando cada etapa do processo de fabricação,principalmente depois dessa transformação concorrencial emque estamos passando, levando a umaumento considerável naprodutividade e na qualidade, porém não se traduziu namesma intensidade no processo do trabalho pessoal.

As pessoas que tem uma carga de trabalho muito grande devem ser expostas a um programa pessoal de reeducação para o trabalho visando:

Obter mais controle do seu trabalho

Tornar o trabalho mais fácil

Economizar tempo

Definir o que é importante para você

Conseguir fazer o que é importante para você

Uma outra coisa importante:

AGORA!

É o que você mais ouve dos seus superiores. Não é.

Use isso como aliado.Não basta fazer uma lista de prioridades nemsempre vocêconsegue cumprir ou terminar a lista estabelecida.Geralmente as atividades “menos importantes” sãoarquivadas para dar lugar às atividades “mais importantes”ou aquelas emque o chefe manda fazer “para ontem”.

Experimente mudar o seus hábitos, troque por“ Faça Agora”Exemplo, não mude a pilha de papel de sua mesa apenas, ouseja, ao chegar de manhã geralmente as pessoas lêemos papéis ecomeçam a separar por importância criando novas pilhas“urgente”, “importante”, “sem importância”, “pendente”,“deixa para depois”, “arquivo” etc.

O que a pessoa faz depois? Lê tudo de novo. Ou esquece metadedo ia fazer. Ou não a devida atenção as coisas realmenteimportantes.Recebeu umrecado retorne a ligação imediatamente.Recebeu uma carta de reclamação de umcliente respondaimediatamente.Um cliente ligou entre emcontato agora.

Supere os seus hábitos de adiamento profissionais.(isto é importantíssimo)

Geralmente as pessoas criamverdadeira engenharia doadiamento, criamdesculpas tais como:Não tenho tempo. Depois eu ligo para o cliente. Não é tãoimportante. O mundo não foi feito emum dia.Tenho coisa mais importante para fazer.

Seja tão esperto para concluir as coisas quanto é para adiá-las.

O adiamento emsi, emgeral é apenas umhábito ruim .

“Quando deixamos de agir comrapidez que deveríamos, emgeral isso ocorre não porque a tarefa em questão éextremamente difícil, mas porque adquirimos o hábito deadiar sempre que possível. O adiamento raramente está ligadoa um único problema. Ele, em geral, é um padrão decomportamento arraigado.”Edwin Bliss

Praticamente todos nós temos a tendência a adiar as tarefas desagradáveis.

Deixe-me assinalar que nem sempre é possível ou desejável fazer tudoimediatamente. No entanto na maioria das vezes as pessoas não conseguem fazeras coisas porque simplesmente não se dispõem a fazê-las. Na verdade, asprioridades são a melhor desculpa que uma pessoa tem para nãofazer algo.

Eliminando a Desordem:

A desordem é a bagunça que você enfrenta todo dia quando entrano trabalho.A desordem é o excesso de bagunça que você não precisa Ter no seu ambiente detrabalho.O primeiro culpado qual é? O Papel.Pergunto o que aconteceu com a noção de uma empresa sem papéis?O excesso de informações que chegam ao escritório é uma outrafonte dedesordem.

É só verificarmos a quantidade de e-mails que os funcionáriosrecebeme enviamdiariamente, semfalar no bate papo na rede,troca de receita, beijos do namorado, cartão de boas festas, de teamo doçura, besteirol como o pensamento do dia, 1000 dicas decomo enlouquecer os homens e vice-versa, teste de inteligência,entre outros. Tira-se cópia de tudo, manda-se para todos.

Se quiser operar de maneira eficaz, precisa manter suas coisasde forma operacional e organizada. É mais fácil trabalhar emum ambiente limpo e arrumado.

“O que caracteriza uma pessoa equilibrada não são basicamenteos seus hábitos particulares, mas sima habilidade com que osmodifica ou reage às mudanças circunstanciais. Ela está abertaà mudança, ao contrário do que ocorre comuma pessoa maisrígida, dogmática e defensiva, que está propensa a continuartendo a mesma postura.”Wendel Johnson

Portanto, tudo começa coma adoção de umnovo hábito, ouseja, o de tomar uma atitude.O “mau hábito” não é necessariamente o de “serdesorganizado”. O hábito ruim pode ser o de negligenciar acorreção de umhábito – nunca fazer nada a respeito. Quebreesse ciclo e tome uma atitude agora, emvez de adiá-la.

“Administração do tempo” é na verdade umtermo errôneo – odesafio não é administrar o tempo, mas administrar a nósmesmos.” Stephen R. Covey – reflexões diárias para pessoasmuito eficazes – editora Best Seller.

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

OBJETIVOS GERAIS

Fonte: Adaptado Jesus Veiga.

OBJETIVOS GERAIS

Esta ação de formação visa colocar à disposiçãodos participantes os princípios chave para ummelhor desempenho pessoal e profissional.Ficarão aptos a identificar as principais fontes dedesperdício do tempo e a dominar as técnicas queintroduzemmaior eficácia na gestão do tempo edas prioridades.

COMPREENSÃO DO TEMPO

• O tempo é considerado o recurso mais escasso evalioso à face da Terra.

• O tempo, mais do que nunca na história dahumanidade, é dinheiro.

O vencedor é sempre o mais rápido e quem realiza os objetivos no prazo mais curto possível. A vida é

cronometrada ao milésimo de segundo!


• Ao analisarmos o uso do tempo podemoscompreender as maneiras mais eficazes de o usar, nolocal de trabalho ou fora dele.

•As atitudes das pessoas em relação ao tempo sãocomplexas e variáveis.

Para usar o tempo eficazmente, para fazer tudo notrabalho e em casa, tem que ver quais os hábitoscomuns e as atitudes que moldam o seu uso do tempo.


As nossas atitudes em relação ao tempo estãosempre a mudar.

� muitas dessas mudanças devem-se ao aparecimentode nova tecnologia, que afecta o nosso trabalho, viagense comunicações

� a Internet, o e-mail e o modem tornaram a troca deinformação quase instantânea

� viajar a grandes distâncias tornou-se mais rápido eacessível


� o aumento das opções disponíveis possibilita-nos fazermais coisas num dia, mas também aumenta a pressão donosso tempo

• Tudo isto faz com que seja muito importante gerir otempo de modo eficiente e produtivo.

•De fato, todos temos bastante consciência do uso dotempo.


Departamentos e pessoas são responsáveis pelo seuuso de tempo; os objectivos são definidos com clarezae a consequência de atrasos nos prazos são “multas”.

Mas atenção! Muitas horas de trabalho contínuo

diminuem a eficiência e a produtividade!

USO DO TEMPO

• Poucos admitimos, porém, que grande parte donosso dia (de trabalho) foi inútil...

• ...a única maneira de gerir melhor o tempo é analisara forma como o usa, e estudar maneiras de o distribuirde um modo mais eficaz

Pense no seu dia quando vai para o trabalho!

USO DO TEMPO

� Avaliação Do Seu Dia

Há sempre exigências no seu tempo. É fácil gastarmuito tempo com coisas rotineiras, prejudicandotarefas mais produtivas e de maior prioridade.

� Como divide o seu dia?...

� Dá prioridade ao seu trabalho de modo a debruçar- -sesobre os assuntos mais urgentes?...

USO DO TEMPO

� ... Ou concentra-se a terminar primeiro as tarefas maisagradáveis?...

� ... Distrai-se com as chamadas telefónicas ou tem umsistema de as resolver?...

� ... Desperdiça muito tempo?

Delegue sempre as tarefas que não tenham para si

uma relação tempo-eficiência!

USO DO TEMPO

� Custos Do Tempo

• Calcule exactamente o custo do seu tempo ecompreenda depois quanto tempo não está a serusado eficientemente.

• Utilize a fórmula apresentada de seguida paradescobrir quanto custa – por hora e por minuto –, oseu tempo no trabalho...

USO DO TEMPO

• ... e use esses cálculos para analisar o custo relativode algumas actividades típicas do seu dia a dia, taiscomo preparar uma reunião em vez de pedir àsecretária que o faça!...

1,5 × Salário anual

Horas de trabalho por ano= Custo por hora

USO DO TEMPO

Custos por hora

60 (minutos)= Custo por minuto

� Para descobrir o custo de cada minuto do seu tempo,multiplique o seu salário anual por 1,5 – para incluirdespesas gerais – e divida pelo número de horas detrabalho anual (as horas de trabalho semanais vezes asde trabalho por ano); divida por 60.

USO DO TEMPO

� Diário Do Tempo

• Registar diariamente quanto tempo passa comdeterminadas actividades é fundamental paraconseguir gerir o seu tempo eficientemente.

• Pode surpreender-se ao ver a quantidade de tempoque desperdiça a conversar, e o pouco tempo queestá, realmente, a trabalhar e a planear.

USO DO TEMPO

• O seu diário do tempo dá-lhe um ponto de partidapara avaliar as áreas a melhorar.

• O tempo que deverá mantê-lo dependerá danatureza do trabalho que realizar.

Divida o seu tempo em partes de 30 minutos cada!

USO DO TEMPO

� Elabore um diário do seu tempo, dividindo o dia em

partes de 30 minutos e registando com exactidão como

passou o seu tempo.

� Isto ajudá-lo-á a perceber quanto tempo gasta com as

tarefas úteis e com as desnecessárias.

USO DO TEMPO

� Revisão Do Diário Do Tempo

• Para analisar o seu diário do tempo, distribua todas

as partes de 30 minutos que registou, em categorias,

de acordo com a natureza de cada tarefa, e calcule a

quantidade de tempo gasto em cada tipo de tarefa,

tais como reuniões, entrevistas, leitura, resposta a

correio, ajuda a colegas, telefonemas.

USO DO TEMPO

• Calcule, então, a percentagem de tempo gasto comcada tarefa.

• Isto dar-lhe-á a perceber como poderá distribuirmelhor o seu tempo.

Com o seu diário do tempo pode avaliar a eficiência

do seu trabalho!

USO DO TEMPO

� Divisão de Tarefas

• Observe as categorias pelas quais distribuiu as suastarefas e divida-as em grupos:

� tarefas de rotina

� projectos em decurso

� tarefas que desenvolvem mais o seu trabalho

• Depois, descubra a percentagem de tempo passadacom cada grupo.

USO DO TEMPO

� Distribuição Ideal do Tempo � Distribuição Real do Tempo

� Tarefas de rotina:

� Projectos em decurso:

� Planeamento:

15 % 60 %

25 % 25 %

60 % 15 %

USO DO TEMPO

� Modelos

• Depois de ter verificado a distribuição do seu tempo,veja se a divisão vai de encontro às expectativas doseu dia de trabalho.

• Observe a distribuição destas tarefas pelo seu dia detrabalho e, se necessário, proceda a umareorganização do seu diário do tempo.

USO DO TEMPO

Atualize o seu diário do tempo – a memória pode falhar!

� Questões para perguntar a si próprio:

� Faz tarefas que deveriam ser feitas por outra pessoa?

� Há assuntos que se repetem no diário?

� As tarefas demoram quase sempre mais tempo do queestava planeado / pensado?

� Tem tempo suficiente para ser criativo e inovador?

USO DO TEMPO

� Avaliação da Eficiência

• Quão perto está o seu modelo de trabalho dadistribuição ideal 60:25:15?

• Será que reúne capacidades de gerir o tempo?

Programe um dia de trabalho, partindo de uma situação hipotética. Dispõe de 15 minutos !!!

Planeamento para o Sucesso

• A gestão do tempo é o cerne do planeamento dasua vida e da sua gestão do stress.

• O seu alcance é maior do que o das listas “tenhoque fazer: ...” e diz respeito ao que pretende da vida ea como planeia atingi-lo.

• Para muitas pessoas, o primeiro desafio é “O que éque eu pretendo da vida?”...


• É uma profunda mas importante questão, se desejarsentir-se preenchido! Gaste, por isso, uns minutos areflectir sobre isto e, depois, tente estabelecer para simesmo objectivos específicos .

� Estabeleça Prioridades

� Estabeleça Prioridades


• Muitas pessoas baseiam as prioridades na urgência,o que significa que, muitas vezes, as coisas fáceis erápidas são atingidas em detrimento das tarefasmaiores e mais difíceis que realmente alteram asnossas vidas...

• A prioridade deve, então, ser determinada tantopela urgência como pela importância , assim comopela duração da execução de uma tarefa.

� Faça uma Lista


• Mantenha sempre uma lista dos “afazeres” ecertifique-se de que atribui uma prioridade a cada umadas tarefas, usando um sistema simples:

� elevada

� média

� baixa

� Lista dos Afazeres – exemplo


Tarefa

Prioridade

Início

Fim do prazo

� Preparar a reunião de sexta-feira à tarde

� Média

� Amanhã às 09:00 horas

� Sexta-feira de manhã



Tarefa

Prioridade

Início

Fim do prazo

� Enviar o relatório para o cliente por correio

� Elevada

� Imediatamente

� Amanhã de manhã



Tarefa

Prioridade

Início

Fim do prazo

� Verificar o economato

� Baixa

� Última semana do mês

� Fim do mês


• A sua lista ajudá-lo-á a concentrar-se nas áreas maisimportantes do seu trabalho.

� Se não atribuir prioridades aos seus objetivos e tarefas,terá tendência, como já vimos, a fazer as coisas de quemais gosta ou as que podem ser feitas maisrapidamente!...

� As tarefas que levam mais tempo e dão mais trabalhoficarão adiadas para o fim do dia ou para o dia seguinte!...

� Comprometa-se com um início


• Após ter atribuído prioridades, fixe a altura em que

vai começar.

• Muitas pessoas concentram-se em prazos; se é esse

o seu caso, irá deixar as coisas até ao último

minuto!...


• Os prazos atuam como ímans que o irão arrastar...

� se o prazo termina na 6.ª feira,

passará toda a semana a pensar:

«Não preciso de me preocupar até 6.ª

feira; vou começar amanhã!»

• ... E, de repente, é 6.ª feira e já não tem tempo!!!

� Urgência e importância


• Observe o quadro que se segue. Muitas pessoasprendem-se às atividades que ficam na zona M1(muita importância e muita urgência) e P1 (poucaimportância e muita urgência)...

• ... raramente encontrando tempo para as M2 (muitaimportância mas pouca urgência)!...


M1• Pagar as contas

• Marcar bilhetes p/ teatro

• Ida ao hospital

• Ir às compras

P1• Atender o telefone

• Pânico de reacções repentinas

• Interrupções

P2• Gestão de pessoal

• Sociabilização

M2• Evolução na carreira

• Evolução pessoal

• Visitar os amigos

• Exercício físico

URGÊNCIA

IMP

OR

TÂ

NC

IA

Muita Pouca

Muita

Pouca


• Isto pode aplicar-se tanto ao dia-a-dia, como àsalterações na vida.

� Pergunte a si mesmo: «Qual a

percentagem de tempo que é gasta nas

actividades M1 e P1, juntas?»

• Para evoluir e poder desfrutar de uma vidarealmente preenchida, qual seria a percentagem doseu tempo que gostaria de gastar com cada uma?


• Gasta tempo suficiente com as atividades do tipoM2?

� Estas são as que, raramente,

contribuirão para alterar a sua vida...

Como conseguir o equilíbrio?...

Muitas pessoas não planeiam falhar – falham no planeamento !!!

EXERCÍCIO – I

• Formar duas equipes, a Equipe A e a Equipe B

� «O Dilema do Cozinheiro»

• A partir da receita apresentada, estabelecer ocaminho ideal a ser seguido para obter um prato dequalidade superior e... muito saboroso!?...

• Equipe A


� Esta equipe tem como objectivo estabelecer oslimites do tempo mínimo necessário para execuçãodas diversas tarefas, de modo a ter a refeição prontaàs 12:00h.

� Têm 20 minutos para preparar a solução eapresentá-la ao formador.

• Equipe B


� Esta equipe tem como tarefa classificar os esforçosda Equipa A; terá que estabelecer os critérios deavaliação e, obviamente, deverá ter a capacidade deoferecer uma solução perfeita para o problema dotempo.

� Têm 20 minutos para realizar esta atividade.

Evite Adiamentos

• A prorrogação é a arte de se convencer que podedeixar para amanhã o que deveria fazer hoje.

• O exemplo clássico de prorrogação é estar sentadoà secretária, a olhar para um trabalho que tem que serfeito...

• ...e pensar: “A última coisa que me apetece fazeragora é isto!”

Evite Adiamentos

Identifique as áreas em que faz adiantamentos e

actue de imediato, para reduzir o”pânico e o stress

• ... então, faz outra coisa qualquer, passando oproblema a estar no regressar à secretária!...

Evite a Prorrogação

• Exija a si mesmo e INICIE JÁ o que lhe desagrada

• Quando se confrontar com um prazo limite, fixe, com base nele, o INÍCIO do trabalho e

mantenha-o


• Reparta os grandes projetos em setores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez

• Tenha uma ideia clara sobre as prioridades e comece por fazer as coisas de maior produtividade

(tarefas mais agradáveis e urgentes / tarefas de maior prioridade)


• A prorrogação é o “ladrão do tempo”.

� Aproxima-se “sorrateiramente” de si, especialmentequando se confronta com o seguinte:

� Pessoas difíceis / telefonemas

� Contactos públicos

� Trabalho arriscado / fora do comum

� Tarefas fastidiosas

� Grandes projetos

Planifique o seu tempo

• Após ter fixado os seus objectivos e prioridades, umbom planeamento ajudá-lo-á a atingi-los

� O planeamento deve ser criativo – porque está aplanear no futuro e no desconhecido...

� e deve, também, ser flexível para podermosadaptarmo-nos às possíveis alterações...


• Quando tiver uma ideia clara dos seus objetivos, teráque resolver dois aspectos:

� Quanto tempo está ao seu dispor?

� Com que antecedência pode planear?


• Para que possa atingir os seus objectivos deveráplanear...

� a longo prazo

� a médio prazo

� a curto prazo

� Curto prazo

• O curto prazo, para a maioria de nós, é formado

pelos dias imediatamente a seguir; é o aqui e o

agora, assim como o culminar de todos os outros

planeamentos.


� Planeamento a Curto Prazo

– Obtenha o máximo de cada dia –

� Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia. Se

tem melhor desempenho de manhã, não as desperdice com

tarefas de pouca prioridade;

� Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço

para os imponderáveis;

� Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no

início de cada dia;



� Faça uma lista do que tem que fazer. Atribua prioridades a

estas tarefas e fixe um começo;

� Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um

período destinado ao “telefone”;

� Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual

ajudá-lo-á a planear de modo mais eficiente;



� Se no seu trabalho tiver que ler, conceda a si mesmo

períodos regulares para leituras;

� Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva;

Não se torne escravo do seu plano diário!

Ele é apenas um guia e pode ter que ser alterado ao

longo do dia!

� Médio prazo

• O médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por

isso que é importante ter uma ideia do seu tempo

efectivo para planeamento.


� Planeamento a Médio e Longo Prazo

• Identifique os seus objectivos a longo prazo, o quelhe dará um sentido de fim em vista, e uma direcção(para prosseguir).


• Reparta os grandes objetivos por sectores e utilize asua imaginação para avaliar todas as possibilidades ealternativas

• Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual.

� Planeamento a Médio e Longo Prazo

• Reveja o seu desempenho regularmente e modifiqueos seus planos em conformidade.

• Mantenha-se flexível no seu planeamento e nãotente responsabilizar-se em demasia.

A Gestão do Tempo

• Existem três perspectivas diferentes relativamente àgestão do tempo:

� Aumentar a quantidade de tempo disponível

� Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

� Realizar somente as tarefas importantes durante o tempo

disponível

A Gestão do Tempo

� Aumentar a quantidade de tempo disponível

� Esta perspectiva sugere que o chefe “alargue” as suas

horas de trabalho até onde for possível. Isso poderia

trazer como consequência uma grave depressão,

esgotamento e falta de eficiência.

A Gestão do Tempo

� Realizar mais trabalho durante o tempo disponível

� Esta perspectiva está virada para o trabalho e para osmétodos. Requer uma mente orientada de formamecânica. Não existe absolutamente nenhum limite paraeste tipo de treino. Em caso extremo, poderia converter-seo chefe num perito em eficiência e em gestor de métodos,em vez de melhorar a sua tomada de decisão,relacionamento interpessoal e qualidades de chefia.

A Gestão do Tempo

� Realizar somente as tarefas importantes durante o

tempo disponível

� Esta perspectiva sugere que se estabeleça uma escalade prioridades na gestão do tempo. Propõe umcompromisso exclusivo com as questões essenciais econceptuais, em vez de se entreter com os detalhesmassivos da natureza operativa, os quais deverão serdelegados para outras pessoas. Exige uma estratégiaorientada para a acção. Requer preparação, treino, e, emgeral, um clima organizativo adequado.

Leis e Princípios da Gestão do Tempo

� Lei de Pareto ou Lei dos 20/80

� O essencial leva pouco tempo; o acessório leva muito

tempo.

� Devemos concentrar-nos no essencial.

� 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.


� Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho

� Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará

mais tempo do que se for executado de modo contínuo.

� Evitar interrupções.


� Lei de Parkinson

� O tempo investido num trabalho varia em função do

tempo disponível (e não do necessário).

� Pensar em função do tempo necessário e não em

função do tempo disponível.


� Lei da Contra-Produtividade do Tempo para Além

de Certo Limite

� Para além de um certo limite horário, a produtividade do

tempo investido decresce e torna-se negativa.

� Princípio do equilíbrio: saiba parar para fazer outra

coisa.


� Lei da Alternância

� Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa.

� Princípio da oportunidade: não faça mais do que uma

coisa de cada vez, e faça-a bem!


� Lei dos Ritmos Biológicos

� Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos

biológicos.

� Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do

tempo ao longo do dia.


� Lei da Dimensão Subjectiva do Tempo

� O tempo tem uma dimensão objetiva e outra dimensão

subjectiva que é função do interesse pela actividade

exercida.

� Ter em consideração a dimensão subjectiva do tempo.

Os 7 Princípios do Bom Gestor do Tempo

• Definir claramente os objectivos prioritários a atingir,

a função a desempenhar na empresa e os resultados

a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade

a realizar.

• Ter uma boa agenda, onde são escritas todas as

tarefas a realizar e os compromissos, de modo a

libertar memória para assuntos da vida (pessoal).


• Saber gerir os outros, para controlar as interrupções

e minimizá-las. Se trabalha num gabinete, feche a

porta e isole-se; se desenvolver actividade em open-

space, a solução poderá passar, se possível, por

mudar-se para outra sala. Caso contrário, coloque um

sinal na sua secretária a indicar que não quer ser

incomodado.


Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam

reencaminhados para um colega; saiba dizer “não”

com amabilidade.

• Saiba delegar tarefas. Além de ficar com muito mais

tempo e de se preocupar menos com as questões

operacionais, aumenta as competências das pessoas

que o rodeiam.


• Defina as prioridades; distinga entre o essencial e o

acessório, entre o urgente e o importante.

• As reuniões deverão ser curtas, eficazes e bem

preparadas.

• É imprescindível muita auto-disciplina.

� ... de Exercício Físico

• O exercício físico é muito importante para libertar aadrenalina acumulada ao longo do dia.

• Como actualmente a maior parte do trabalhorealizado é de natureza sedentária, passamos a maiorparte do tempo na mesma posição (sentada).

• Inscreva-se num ginásio, corra ao final do dia oupratique um desporto que lhe dê prazer.

Não se Esqueça...

� ... de uma Alimentação saudável

• Pense naquilo que come, e a que horas o faz.

• O ideal é começar o dia com fruta fresca, cereais ou

pão, e acabá-lo com uma refeição leve.

• Comida muito pesada à noite pode provocar-lhe

insónias, fadiga ou irritabilidade.

Não se Esqueça...

� ... de prevenir o Stress

• Se tiver uma gestão do tempo muito rígida e inflexível, issopoderá transformar-se numa fonte de stress.

• Adapte-se às mudanças com naturalidade.

• Reserve tempo para programar as próximas horas de formaprodutiva.

• Planear as actividade é bom a nível psicológico, pois permite-lhe comandar o tempo.

• Não “vire as costas” às situações que parecem não estar sobo seu controlo

Planear é positivo e ajuda a reduzir o stress!

Não se Esqueça...

BENEFÍCIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Raquel Gomes Fernandes [email protected]

O que é o tempo

Sucessão de épocas, anos, meses, dias, horas,minutos, segundos que envolve a noção dopresente passado e futuro.

Estações do ano, condições meteorológicas;

Partes em diferentes andamentos em que sedivide em certas peças: teatro; sonata, futebol.

“O tempo manda no mundo, dele depende omomento ou a ocasião apropriada para queuma determinada coisa se realize”.

Tempo na concepção Contemporânea :

Fenômeno democrático, todos temosa mesma quantidade de horas disponíveis = 24 horas

Divide-se em:

Tempo medido (tempo cronológico)

E tempo vivido (experiências vivenciadas presentes/passado /futuro)

Tempo vivido X problema

“Vivemos a sociedade da informação onde astransformações ocorrem de forma rápida,assustadoras e estamos sempre em débito comalgumas atividades que deveriam ocupar uma partedo tempo de nosso cotidiano: o trabalho, à família,o lazer, desenvolvimento pessoal, relaxamento, edescanso.”

Administração do tempo, técnica ou comportamento?

“Administrar o tempo e adquirir o hábito de organizar -se para o dia-a-dia, portanto é comportamento”.

Administração urgência,Prazo para iniciar e executar uma tarefa

Administração importânciaquais as contribuições das tarefas após realizada na vida pessoal ou profissional

Administração de prioridadeCombinação entre urgência e importância

são aquelas que não exigem urgências mais são importantes, a sua não execução pode trazer graves danos

sem urgência sem importância:tarefas que muitas vezes fazemos por ordem superiores, mas se não fossem feitas

naquele exato momento, não fariam diferença

Sequência do tempo

Passado: experiências passadas que são referências para o presente e futuro.

Presente : o que está acontecendo hoje, projeção para o futuro.

Futuro: experiência projetadas através das referências do

passado e vivências do presente.

Planejamento do tempo

Organizar asatividades diárias deforma lidar coma disposição dashoras para cumprimento de prazospreestabelecidosobjetivando atingirresultadospositivos

Funções de uma agenda

Elencar o que precisa ser feito curto e médio elongo prazo, interligando o passado o presentee o futuro, conciliando de forma equilibrada avida pessoal e profissional.

“Inicialmente construímos um passado eprecisamos gerenciar o presente paratemos uma perspectiva de futuro”

Estabelecimento de prioridades no local de trabalho :

Ø Novidades dos finais de semana para os horários do almoço/lanche ou

final de expediente;

Ø Telefones inoportunos - utilize de franqueza, dizendo que retornará mais

tarde;

Ø Empresário importante – estabeleça ao logo do dia 1 hora para

atendimentos não agendados;

Ø Interrupção por colega que tenta transferir-lhe atividade trabalhista.

Diga que infelizmente está ocupado e em outro momento poderá lhe dar atenção

caso ele ainda não tenha executado a tarefa.

Controle Benéfico do tempo

Mal uso do tempoFatores que influenciamnegativamente na utilização produtiva do tempo:

Ausência de objetividade( reuniões longas sem pauta/desvio de foco).

Ausência de concentração:bate papo, risos exagerados, mensagem fora de

hora,

Ausência de planejamento: desenvolvimento de tarefas sem ordem de

prioridade.

Acomodação:Permanência em um estado por longo período.

Postergamento: Adiamento de atividades que poderiam se desenvolvidas no

mesmo dia (acúmulo de trabalho/projetos mal geridos.

Celular mania: Uso inadequado do aparelho.

E-mail: checagem a todo momento, envio de mensagens e piadas inúteis

Tempo ZenPaz interior/ paz social/paz ambiental

Redução do estresse =

melhor administração do tempoAlternativas:

Caminhadas, Yoga, massagens relaxantes, ouvir música, terapia corporal, sexo, medicina ortomolecular, contato com a natureza, dança,

florais de Bach, canalização.

CaminhadasMelhora o padrão respiratório, circulação, musculatura, apreciação física.

YogaHarmonia física, mental espiritual, a busca da paz interior para manter o equilíbrio

com o mundo”.

FloraisMisturas de essências florais, criadas pôr Eduard Bach, complemento natural de

medicação tradicional devolve a virtude, repostas em duas semanas.

OrtomolecularOrienta o hábito de uma alimentação balanceada, fornecendo ao organismo nutrientes que influenciarão diretamente em seu bem estar.

Canalização: Colocar o corpo em contato com a natureza e verbalizar tudo que vem a

mente.

Tempo vivido X benefícios

“Conciliação do desenvolvimento pessoal, família, trabalho, lazer, relaxamento e descanso.”

Bibliografia

BLANCHARD, Kenneth et al. O gerente-minuto e a administração do tempo. Rio deJaneiro : Record, 2000.

CASTELO BRANCO, Valdec Romero. Administração do tempo. Faculdade Anchieta,2008.

ESTEVES, Álvaro. Uma questão de tempo. Rio de Janeiro : Objetiva, 1996.

FERNANDES, Raquel Gomes. Benefícios da administração do tempo. Disponível

em: < www.inesul.edu.br/downloads/palestra.ppt >. Acesso em: 12/05/2011.

MATOS, Sueli T. Tempo: ter ou não ter? Disponível em: <http://www.rh.com.br>.Acesso em: 18/04/2008.

VEIGA, Jesus. Gestão do tempo. Disponível em:<http://pt.slideshare.net/makisdellys/gestao-tempo>. Acesso em: 25/08/2010.

Professor universitário há 25 anos, formado em administração de

empresas; mestre em administração de empresas; mestre em

educação, administração e comunicação (multidisciplinar); pós-

graduação Lato Sensu em Docência do Ensino Superior.

Leciona disciplinas, na graduação e pós-graduação, ligadas as

áreas de economia e administração: Introdução à Economia,

Economia Brasileira, Gerência e Liderança / RH Estratégico /

Consultoria Empresarial / Gestão Estratégica / Gestão do

Conhecimento / Gestão de Pessoas e Cultura Organizacional /

Educação Empresarial ou Corporativa, entre outras. Ministra,

desde 1995, palestras, cursos, treinamentos, seminários,

workshops, cursos in company etc. Ex-sócio da Lume Recursos

Humanos, empresas especializada em mão de obra temporária e

efetiva, terceirização, cursos, palestras etc.

Autor dos livros: Inteligência de Mercado (no prelo) /

Aprendizagem organizacional: da pedagogia a gestão estratégica

de recursos humanos / Rumo ao Sucesso: aprenda como

transformar sua vida profissional em uma carreira de sucesso /

Comida, Sexo & Administração (ensaios sobre liderança) /

Emprego, educação e família no Brasil: os efeitos da globalização

na economia brasileira / O Brasil do Desemprego.

https://sites.google.com/site/profvaldec

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Administração do tempo