Administração

Contábil e FinanceiraIntrodução aos conceitos, métodos e aplicações

Administração Contábil e Financeira

Módulo I

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Sumário

Administração Contábil e Financeira ........................................................................2

O que é Finanças? ...................................................................................................4

Relacionamentos da Administração Financeira .......................................................4

Atividades do Administrador Financeiro ...................................................................5

A visão do Administrador Financeiro ........................................................................7

Administração Financeira, Economia e Contabilidade .............................................9

Macroeconomia ........................................................................................................9

Microeconomia ........................................................................................................10

A Contabilidade Doméstica .....................................................................................14

Noções de Contabilidade ........................................................................................17

Onde aplicar a Contabilidade ..................................................................................18

O que é o Fluxo de Caixa .......................................................................................24

O Planejamento do Fluxo de Caixa ........................................................................25

Plano de Vendas .....................................................................................................26

Plano de Gastos ......................................................................................................27

Montando um Fluxo de Caixa .................................................................................28

Análise de Fluxo de Caixa .......................................................................................30

Enfoque Analítico ....................................................................................................32

Exercícios ................................................................................................................34

Como melhorar o fluxo de caixa da empresa ..........................................................36

O papel da Contabilidade na Administração Financeira .........................................38

Tratamento de Fundos ............................................................................................38

A Função Financeira ...............................................................................................41

O papel da Administração Financeira na empresa .................................................41

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O que é Finanças ?

Finanças pode ser considerada como a arte e ciência de administrar fundos, afetando a vida de qualquer pessoa e/ou organização. As principais oportunidades em serviços financeiros ocorrem nas áreas de bancos e instituições correlatas, planejamento das finanças pessoais, investimentos, bens imóveis e seguros. A administração financeira, que trata das responsabilidades do administrador financeiro em uma empresa, oferece numerosas oportunidades de carreira, entre elas, analista financeiro e analista/gerente de caixa.

Tendo em vista que a maioria das decisões na empresa são tomadas com base financeira, o papel da administração financeira dentro da empresa é extremamente importante. Há uma grande necessidade de todas as áreas da empresa de interagirem com a área de finanças, como produção, marketing, pesquisas, contabilidade, recursos humanos. Tais áreas dependem da alocação de recursos do setor financeiro, tanto para seu funcionamento como para seu desempenho.

Cargos das pessoas que trabalham na área de finanças e suas principais funções desempenhadas:

Tesoureiro: funcionário responsável pelas atividades financeiras da empresa, tais como planejamento financeiro, obtenção de fundos, decisões sobre investimentos de capital, administração de caixa, das atividades de crédito e do fundo de pensão.

Controller: funcionário responsável pelas atividades contábeis da empresa, tais como administração tributária, informática, contabilidade de custos e financeira.

Gerente de câmbio: profissional responsável por monitorar e administrar a exposição da empresa às perdas decorrentes das flutuações de moedas estrangeiras.

“A administração financeira relaciona-se estreitamente com Economia e Contabilidade, mas difere bastante dessas áreas”.

Relacionamentos da Administração Financeira

A administração financeira está relacionada com todas as áreas da empresa e da mesma forma ela também está relacionada com diversos outros campos do conhecimento:

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Economia: Considerando que as empresas desempenham o seu trabalho dentro de uma economia, o administrador financeiro deve entender muito bem o seu funcionamento. Quase todas as decisões financeiras são tomadas com base na avaliação dos benefícios marginais contra os custos marginais, que é um conhecimento básico da economia (Análise Marginal).

Contabilidade: A administração financeira e a contabilidade nem sempre se distinguem com facilidade por atuarem sempre juntas. A principal função do contador de uma empresa é fornecer dados para medir o desempenho da empresa, avaliar a sua posição financeira e pagar impostos. Já o administrador financeiro enfatiza o fluxo de caixa, ou seja, as entradas e saídas de caixa para garantir que a empresa tenha fluidez no tempo certo para cumprir com todas as suas obrigações. Uma outra grande diferença entre a contabilidade e a administração financeira é a tomada de decisões: enquanto o contador está preocupado com a coleta de informações, o administrador financeiro analisa os demonstrativos contábeis, desenvolve dados adicionais e toma decisões baseando-se em suas avaliações acerca dos riscos inerentes.

Atividades do Administrador Financeiro

Análise e planejamento financeiro Transformação dos dados financeiros de forma que possam ser utilizados

para monitorar a situação financeira da empresa Avaliação da necessidade de se aumentar ou diminuir a capacidade

produtiva Determinação de aumentos ou reduções dos financiamentos requeridos Decisões de investimentos Determinação da combinação e do tipo de ativos constantes do balanço

patrimonial da empresa Decisões de financiamentos Combinação entre financiamentos a curto e longo prazo Fontes individualizadas de financiamento Administração da qualidade total Esforços contínuos para a melhoria das operações e aperfeiçoamento

dos processos, com a finalidade de atingir uma maior eficiência e atender os clientes internos e externos.

O objetivo do administrador financeiro

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O administrador financeiro deve visar, principalmente, a maximização da riqueza dos proprietários, representada pelo preço das ações. Para a garantia de seu objetivo, o administrador precisa analisar três fatores principais:

Retorno: quanto mais cedo são recebidos os retornos, maiores são seus rendimentos no futuro ao serem reinvestidos;

Fluxo de caixa: é disponibilizado aos acionistas por meio do pagamento de dividendos e pela venda de ações;

Risco: os acionistas são geralmente avessos ao risco, eles devem ser melhor recompensados quanto maior for o risco.

Atualmente, algumas empresas estão focando também os interesses dos stakeholders, que são grupos possuidores de ligação econômica direta com a empresa, tais como fornecedores, credores, clientes, etc. Mantendo um relacionamento positivo com os stakeholders, a empresa evita medidas que possam prejudicá-la, ou seja, mais raras serão as práticas que afetam a riqueza do proprietário. Esse enfoque faz parte da chamada responsabilidade social da empresa.

Quando um administrador coloca seus objetivos pessoais à frente dos objetivos da empresa, estamos diante de um problema. No entanto, os administradores evitam isso, pois seus empregos dependem da escolha dos acionistas – que procuram boa representação. Há que se levar em conta também o fato de que as novas aquisições podem substituir gestões pouco eficientes.

Os acionistas se utilizam de medidas para a prevenção do problema em questão, porém tais medidas inferem em custos de gerenciamento. Tais medidas podem ser:

Despesas de monitoramento: auditorias e medidas de controle das ações dos administradores para que somente atendam aos melhores interesses dos proprietários;

Despesas com cobertura de seguros: protegem a empresa contra danos causados por atos desonestos dos administradores;

Custos de oportunidade: devido à perda de oportunidades lucrativas. Ilustrando a inabilidade de algumas administrações;

Despesas de estruturação: incentivam os administradores a atuarem em prol da empresa. Podem existir por meio de planos de incentivo, que compensam de acordo com o preço das ações. Há também planos de

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desempenho, que concedem ações a eficientes administrações ou pagam em dinheiro.

Outro ponto importante para os administradores se refere à ética (padrão de conduta). Sua prática dá para a empresa o espírito das leis e da moral. Uma empresa ética tem a confiança de todos e, assim, o fluxo de caixa se valoriza e é reforçado.

Ao longo do 1º módulo deste curso, ainda estudaremos mais sobre o papel e as metas do Administrador Financeiro.

A visão do Administrador Financeiro

Além da parte intelectual de pesquisador do administrador financeiro, há a parte de análise das tendências do mercado, pois é por elas que esse profissional consegue enxergar a lucratividade ou o prejuízo a médio e longo prazo, pois a variação do mercado é constante.

A função do administrador financeiro frente às expectativas positivas ou negativas do mercado é conhecer a estrutura econômica do país em relação aos investidores internos e externos, ou seja, o administrador deve estar ciente das taxas cambiais, taxas dos juros, taxas de juros básicas, juros do tomador final (consumidores que buscam financiamento, empresas que necessitam de empréstimos, entre outros), tais conceitos do sistema financeiro nacional e internacional devem fazer parte do vocabulário e do cotidiano do administrador financeiro.

Logo após o conhecimento da atuação da empresa no mercado e suas possibilidades, o administrador deve fazer um planejamento, haja vista que a empresa não pode dar nenhum “passe em falso”. Daí, o planejamento estratégico torna-se uma ferramenta da administração, que permite desencadear mecanismos de participação em diversos níveis de decisão e direcionar a aplicação dos recursos disponíveis objetivando a execução de objetivos a curto, médio e longo prazos, permitindo que seja estabelecida ma rota comum com o conhecimento das dificuldades e facilidades do ambiente, ou seja, uma maneira de ajudar uma empresa a desempenhar sua missão de maneira mais eficiente.

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O administrador financeiro tem o mesmo domínio que o economista nesse caso, todavia, a atuação do administrador financeiro é dentro da empresa, enquanto que o economista exerce sua função fora da empresa, visto que a responsabilidade dele é a manutenção da ordem no sistema.

As tendências do mercado são vistas pelo administrador financeiro como um panorama de oportunidades para investimentos, pois a empresa não pode ficar inerte em relação ao constante e ligeiro movimento da “roda” comercial. O administrador financeiro é o personagem da ação, em relação aos momentos que lhe convier mais convenientes, cujo valor monetário de retorno seja compensador; ele nunca “joga” sem pensar, a função de administrador é uma posição de reflexão e alto nível de percepção de vantagens.

Atualmente as empresas estão focando os interesses dos stakeholders, os quais são grupos que possuem alguma ligação econômica direta com a empresa, como fornecedores, credores, clientes, etc. De forma que, mantendo um relacionamento positivo com os stakeholders, a empresa evita medidas que possam prejudicá-la, ou seja, mais raras serão as práticas que afetam a riqueza do proprietário. Assim, deverão ser implementadas atividades que propiciem no curto e no longo prazo, o aumento do valor esperado da ação da empresa. As principais atividades do gestor financeiro são decisões de investimento e de financiamento, as quais versam sobre a correta e eficiente obtenção e utilização dos recursos da empresa.

Em face dessas estratégias atuais das empresas, cabe lembrar que o administrador financeiro é responsável por fazer a empresa atingir a perpetuação, por meio da perspectiva de longo prazo, daí a necessidade de se investir em tecnologia, novos produtos, os quais poderão sacrificar a rentabilidade atual em troca de maiores benefícios no futuro.

Em se tratando de futuro, a visão do administrador financeiro deve estar voltada para o valor do dinheiro no tempo, pois os projetos de investimentos envolvem fluxos de desembolsos e de entradas de caixa. Considerando o valor do dinheiro no tempo, a seleção dos projetos a serem implementados visará aumentar, ou, pelos menos, manter o valor de mercado da empresa.

A premissa da atividade do administrador financeiro acerca do futuro chama-se “risco”, porque o retorno deve ser compatível com o risco assumido. Maior risco implica em expectativa de maior retorno.

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Administração Financeira, Economia e Contabilidade

A Administração Financeira está ligada à Economia e Contabilidade, ela pode ser vista como uma forma de economia aplicada que se baseia amplamente em conceitos econômicos. A Administração Financeira também aproveita certos dados da Contabilidade, outra área da Economia aplicada. Nesta seção discutiremos a relação entre a Administração Financeira e Economia, bem como entre a Administração Financeira e a Contabilidade. Embora estas disciplinas estejam relacionadas, há diferenças marcantes entre elas.

Administração Financeira e Economia

A importância da Economia para o desenvolvimento do ambiente financeiro e teoria financeira, pode ser melhor descrita em função de suas duas áreas mais amplas – Macroeconomia e Microeconomia. A Macroeconomia estuda o ambiente global, institucional e internacional em que a empresa precisa operar, enquanto que a Microeconomia trata da determinação de estratégias operacionais ótimas para empresas e indivíduos. Cada uma dessas áreas será discutida brevemente.

Macroeconomia

A Macroeconomia estuda a estrutura institucional do sistema bancário, intermediários financeiros, o Tesouro Nacional e as políticas econômicas de que o Governo Federal dispõe para controlar satisfatoriamente o nível de atividade econômica dentro da economia. Deve ficar claro que a teoria e a política macroeconômica não conhecem limites geográficos; antes, elas visam estabelecer uma estrutura internacional segundo a qual os recursos fluam livremente entre instituições e nações, a atividade econômica seja estabilizada e o desemprego possa ser controlado.

Uma vez que a empresa deve operar no âmbito macroeconômico, é importante que o Administrador Financeiro esteja ciente de sua estrutura institucional. Precisa também estar alerta para as conseqüências de diferentes níveis de atividade econômica e mudanças na política econômica que afetam seu próprio ambiente de decisão. Sem compreender o funcionamento do amplo ambiente econômico, o Administrador Financeiro não pode esperar obter sucesso financeiro para a

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empresa. Deve perceber as conseqüências de uma política monetária mais restritiva sobre a capacidade da empresa obter recursos e gerar receitas. Precisa ainda conhecer as várias instituições financeiras e saber como estas operam para poder avaliar os canais potenciais de investimento e financiamento.

Um conceito fundamental à macroeconomia é o de sistema econômico, ou seja, uma organização que envolva recursos produtivos. A estrutura macroeconômica se compõe de cinco mercados:

Mercado de Bens e Serviços: Determina o nível de produção agregada bem como o nível de preços.

Mercado de Trabalho: Admite a existência de um tipo de mão-de-obra independente de características, determinando a taxa de salários e o nível de emprego.

Mercado Monetário: Analisa a demanda da moeda e a oferta da mesma pelo Banco Central que determina a taxa de juros.

Mercado de Títulos: Analisa os agentes econômicos superavitários que possuem um nível de gastos inferior a sua renda e deficitários que possuem gastos superiores ao seu nível de renda.

Mercado de Divisas: Depende das exportações e de entradas de capitais financeiros determinada pelo volume de importações e saída de capital financeiro.

Microeconomia

Microeconomia é o ramo da ciência econômica voltado ao estudo do comportamento das unidades de consumo (indivíduos e famílias); ao estudo das empresas e ao estudo da produção de preços dos diversos bens, serviços e fatores produtivos.

Teoria elementar do funcionamento do mercado

Costuma-se definir a procura, ou demanda individual, como a quantidade de um determinado bem ou serviço que o consumidor estaria disposta a consumir em determinado período de tempo. É importante notar, nesse ponto, que a demanda é um desejo de consumir, e não sua realização. Demanda é o desejo de comprar.

A Teoria da Demanda é derivada da hipótese sobre a escolha do consumidor entre diversos bens que seu orçamento permite adquirir. Essa procura individual

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seria determinada pelo preço do bem; o preço de outros bens; a renda do consumidor e seu gosto ou preferência.

A Demanda é uma relação que demonstra a quantidade de um bem ou serviço que os compradores estariam dispostos a adquirir a diferentes preços de mercado. Assim, a Função Procura representa a relação entre o preço de um bem e a quantidade procurada, mantendo-se todos os outros fatores constantes.

Quase todas as mercadorias obedecem à lei da procura decrescente, segundo a qual a quantidade procurada diminui quando o preço aumenta. Isto se deve ao fato de os indivíduos estarem, geralmente, mais dispostos a comprar quando os preços estão mais baixos, conforme exemplo:

Relação de demanda para maçãs:

Consumidores Preço ($ por unidade) Quantidade demandada (milhões/semana)

A 10,00 50

B 08,00 100

C 06,00 200

D 04,00 400

Assim se torna fácil a observação de que as relações preço – quantidade são inversas.

Enquanto a relação da demanda descreve o comportamento dos compradores, a relação da oferta descreve o comportamento dos vendedores, evidenciando o quanto estariam dispostos a vender, a um determinado preço.

Os vendedores possuem uma atitude diferente dos compradores, frente aos preços altos. Se estes desalentam os consumidores, estimulam os vendedores a produzirem e venderem mais. Portanto quanto maior o preço maior a quantidade ofertada.

A Função Oferta nos dá a relação entre a quantidade de um bem que os produtores desejam vender e o preço desse bem, mantendo-se o restante constante.

Relação de oferta de maçãs:

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Fornecedor Preço ($ por unidade)Quantidade ofertada

(milhões por semana)

A 10,00 260

B 08,00 240

C 06,00 200

D 04,00 150

Pela tabela é possível perceber que as quantidades ofertadas aumentam à medida que os preços aumentam. São diretas as relações preço – quantidade.

O equilíbrio da oferta e da procura num mercado concorrencial é atingido com um preço que faz igualar as forças da oferta e da procura. O preço de equilíbrio é aquele com o qual a quantidade procurada é precisamente igual a quantidade oferecida.

Como se disse, a quantidade de um produto que os compradores desejam adquirir depende do preço. Porém a quantidade que as pessoas desejam comprar depende também de outros fatores.

Relação entre as quantidades demandadas e o preço dos bens: levando-se em conta apenas o preço do bem, observa-se quando a demanda aumenta, ocorre uma diminuição no preço; quando ele diminui é um resultado de um aumento do preço.

Relação entre a procura de um bem e o preço de outros bens:

a. Aumento no preço do bem Y acarreta em aumento na demanda do bem X: isso significa que os bens X e Y são substitutos ou concorrentes. Um exemplo é a relação entre o chá e o café;

b. Aumento do preço do bem Y ocasiona a queda da demanda do bem X: os bens em questão, nesse caso, são complementares. São bens consumidos conjuntamente, como o café o e o açúcar.

Relação entre a procura de um bem e a renda do consumidor:a. Bem Normal: São aqueles cuja quantidade demandada aumenta quando

aumenta-se a renda;b. Bem de luxo: Ao se aumentar a renda, a quantidade demandada aumenta

em maior Proporção;

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c. Bem de primeira necessidade: Ao seu aumentar a renda a quantidade demandada se mantém inalterada pois, ao se tratar de algo de primeira necessidade já fazia parte das antigas aquisições do indivíduo;

d. Bem inferior: São aqueles cuja quantidade demandada diminui quando a renda aumenta. Geralmente são bens para os quais há alternativas de melhor qualidade.

Até agora se viu como os deslocamentos da demanda e oferta afetam os preços.

O conceito de elasticidade – preço nos permite uma maior compreensão do sistema de preços e das reações observadas no mercado.

A elasticidade é a relação entre as diferentes quantidades de oferta e procura de certas mercadorias em função das alterações verificadas em seus respectivos preços.

Seguindo-se esse conceito, as mercadorias podem ser classificadas em bens de demanda elástica ou inelástica.

Os bens de demanda inelástica são os de primeira necessidade, indispensáveis à subsistência do consumidor.

Os bens de demanda elástica são aqueles que não são indispensáveis à subsistência do consumidor. Assim são, geralmente, os bens de luxo.

Alguns fatores que influenciam a elasticidade da demanda seriam a existência de substitutos ao bem, a variedade de usos desse bem, o seu preço em relação ao uso global dos consumidores e o preço do bem em relação à renda dos consumidores.

Para um vendedor, faz realmente muita diferença o fato de ser elástica ou não a demanda com a qual ele se defronta. Se a demanda for elástica e ele reduzir o preço, obterá mais receita. Por outro lado, se a demanda for inelástica e ele redzir o preço, obterá menos receita.

A Contabilidade Doméstica

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Se você deseja fazer uma contabilidade doméstica, é imprescindível o uso de uma planilha como esta:

Orçamento MensalMês:

Ano:

Gastos Previstos Gastos Realizados

Aluguel

Prestação da Casa Própria

Financiamento

Alimentação (Supermercado e Mercearia)

Verduras e frutas

Água

Luz

Gás

Telefone

Condomínio

Padaria

Transporte

Combustível

Prestações

Mensalidades (escola, clube, convênios, etc.)

Vestuário

Saúde (médico, farmácia, dentista)

Lazer

Outras despesas

Total

Saldo (positivo ou negativo)

Entenda melhor o orçamento

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A renda familiar líquida é o salário ou os rendimentos, ganhos de todos os membros da família que contribuem com o pagamento das despesas.

Em um planejamento do orçamento doméstico é importante que você saiba exatamente onde é gasto o dinheiro. Para isso, coloque todas as possíveis despesas no papel. Depois, ao lado de cada uma das despesas, coloque quanto você pretende gastar no mês.

A coluna dos gastos realizados é onde você deve escrever exatamente quanto desembolsou para pagar cada uma das despesas.

No final, some gastos que efetivamente aconteceram e subtraia-os da coluna dos gastos previstos. Se o saldo for positivo, muito bom. Mas se for negativo, você terá que decidir, sem pena, quais despesas serão cortadas no mês seguinte.

Fique atento: apesar de o orçamento ser mensal, nada impede que você e sua família façam um controle diário ou semanal das despesas.

Assim, se perceber que os gastos estão acima do que pode ser desembolsado, você poderá rapidamente conseguir o equilíbrio das contas – antes que o mês acabe.

Gerenciando os gastos

Ao fazer suas compras é importante lembrar que o comércio disponibiliza diferentes formas de pagamento. Evite comprometer o seu orçamento, analise a necessidade da compra.

À vista – opte por esta forma de pagamento. Você pode obter bons descontos.

A prazo – fique atento às taxas de juros cobradas no financiamento, compare o preço à vista com o total das parcelas e lembre-se que:

o Mesmo no parcelamento “sem acréscimo” geralmente estão

embutidos altos juros.o Atrasos no pagamento da prestação de financiamento

implicam multa de até 2%.o É assegurada ao consumidor a liquidação antecipada dos

débitos, total ou parcialmente, mediante a redução proporcional dos juros e demais acréscimos.

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Gerenciando os investimentos

Os investimentos devem ter objetivos definidos: fundo de emergência, férias, previdência, compra de automóvel, etc.

Qual o objetivo ao fazer este investimento? Qual é a expectativa de rentabilidade? Quanto tenho disponível para investir? Quando vou precisar desse dinheiro? Tenho todas as informações sobre este tipo de investimento? A diversificação da minha carteira é consistente com meu perfil de risco? Acompanhe a performance do(s) seu(s) investimento(s).

Os meios de pagamento

Cheque / cartão de débito – é uma ordem de pagamento à vista. Ao emiti-lo, lembre-se de que ele será descontado imediatamente.

Cheque pré-datado – é um acordo informal entre fornecedor e consumidor. Se você for utilizá-lo como forma de pagamento, faça constar do pedido, da nota fiscal ou do orçamento os números dos cheques e as datas previstas para os descontos. Esta é a sua única garantia caso o fornecedor venha a depositá-los antes do combinado.

Cheque especial – evite entrar no limite do cheque especial, já que as taxas de juros costumam ser muito elevadas; não faça desse limite um segundo salário.

Cartão de crédito / parcelado no cartão – o controle das despesas realizadas com cartão exige cuidados. Verifique a conveniência de ter mais de um cartão, não se esquecendo de incluir em seu orçamento, as anuidades do(s) cartão(ões). Pague a fatura integralmente na data do vencimento. Além de multa de até 2% por atraso no pagamento, os juros cobrados no parcelamento do saldo devedor são muito altos. Em situação de inadimplência, seu cartão poderá ser cancelado.

Importante: A prosperidade começa com o controle do fluxo de caixa, seja para as Pessoas, as Empresas ou os Governos.

Noções de Contabilidade

A Contabilidade é uma ciência que permite, através de suas técnicas, manter um controle permanente do Patrimônio da empresa.

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A principal finalidade da Contabilidade é fornecer informações sobre o Patrimônio, informações essas de ordem econômica e financeira, que facilitam assim as tomadas de decisões, tanto por parte dos administradores ou proprietários, como também por parte daqueles que pretendem investir na empresa.

Para fornecer tais informações, a Contabilidade precisa registrar a movimentação do Patrimônio.

Registrar de que maneira?

Suponha que você seja o contador de uma empresa. Você vai iniciar a contabilização dessa empresa.

E agora? Por onde começar?

Responderemos que o primeiro passo é a escrituração.

A escrituração é uma das técnicas da Contabilidade que consiste em registrar, nos livros próprios, os fatos que provocam modificações no Patrimônio da empresa.

A escrituração começa pelo livro Diário, no qual todos os registros são efetuados mediante documentos que comprovem a ocorrência do fato. Os documentos mais comuns são: Notas Fiscais, Recibos de Aluguéis, Contas de Água, Contas de Luz e Duplicatas.

Veja um exemplo:

Ocorreu na empresa o seguinte fato: venda de uma máquina de escrever.

Para comprovar essa venda foi extraída uma Nota Fiscal. Mediante essa Nota Fiscal, o contador providenciará o registro do fato (venda da máquina) no livro Diário. Inicia-se aí o processo de contabilização.

NOTA:

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Não se pode escriturar nada nos livros contábeis sem que documentos idôneos comprovem que aquilo que está sendo registrado é verdadeiro.

Onde aplicar a Contabilidade

Uma pergunta comum entre principiantes no estudo da Contabilidade é: Onde aplicar a Contabilidade?

O campo de aplicação da Contabilidade abrange todas as entidades econômico-administrativas, até mesmo as pessoas de direito público, como a União, os Estados, os Municípios, as Autarquias, etc.

Patrimônio

O Patrimônio é um conjunto de Bens, Direitos e Obrigações de uma pessoa, avaliados em moeda.

Sendo assim, podemos imaginar o Patrimônio da seguinte maneira:

Vamos, então, estudar cada um desses elementos que compõem o Patrimônio.

Bens

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BENS

DIREITOS

OBRIGAÇÕESPATRIMÔNIO =

São coisas capazes de satisfazer as necessidades humanas e suscetíveis de avaliação econômica.

Quando você entra em um supermercado, por exemplo, encontra inúmeros objetos, como balcão, vitrinas, prateleiras, máquinas registradoras e uma infinidade de mercadorias para venda. Todos esses objetos são os Bens que o supermercado possui.

Sob o ponto de vista contábil, pode-se definir como Bem tudo aquilo que uma empresa possui, seja para uso, troca ou consumo. Para exemplificar esse conceito, tomemos a nossa empresa comercial, que compra e vende calçados. Suponhamos, ainda, que essa empresa possua somente os seguintes Bens: balcão, prateleira, vitrina, caixa registradora, espelho, calçados para venda (mercadorias), papel para embrulho, material para limpeza da loja e meio quilo de pó de café. Neste caso, temos:

Bens de uso

Balcão

Prateleira

Vitrina

Caixa registradora

Espelho

Os bens podem ser classificados segundo o modo como são considerados. A classificação que nos interessa é aquela que os divide em:

Bens materiais; Bens imateriais.

Os Bens materiais, como o próprio nome diz, são aqueles que possuem corpo, matéria. Por sua vez, dividem-se em:

Bens móveis: os que podem ser removidos do seu lugar. Exemplos: mesas, veículos, máquinas de escrever, dinheiro, mercadorias, etc.;

Bens imóveis: os que não podem ser deslocados do seu lugar natural. Exemplos: casas, terrenos, edifícios, etc.

Os Bens imateriais são aqueles que, embora considerados Bens, não possuem corpo, não tem matéria. São determinados gastos que a empresa faz, os quais, por sua natureza, devem ser considerados parte do seu Patrimônio. Não existe muita variedade. Os mais comuns são:

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Bens de troca

Calçados para venda

Bens de consumo

Papel para embrulho

Material para limpeza

Meio quilo de pó de café

Benfeitorias em Imóveis de Terceiros: Suponhamos que a nossa empresa tenha construído um depósito de 80m² de área, nas dependências da empresa, ligado à loja. Como o imóvel onde a nossa empresa está instalada é alugado, o valor do gasto na construção do depósito será contabilizado no Patrimônio de nossa empresa como bem imaterial, com o título de Benfeitorias em Imóveis de Terceiros, já que o referido gasto constitui uma benfeitoria em imóvel que não é de propriedade da nossa empresa.

Fundo de Comércio: Suponhamos, por exemplo, que José tenha uma loja. Todos os moradores da região estão acostumados a comprar na sua loja, já que existe há vários anos. Reinaldo, também interessado em comércio, pretende comprar a loja de José. José faz um levantamento de tudo o que possui e chega a conclusão, que somando os valores dos seus Bens, Direitos e Obrigações, o Patrimônio da sua empresa vale R$50.000. Porém, José cobra de Reinaldo R$70.000. A diferença de R$20.000, cobrada a mais, corresponde ao preço pelo qual José avaliou o seu ponto (local de trabalho, clientela, fama da sua loja, o tempo em que trabalhou ali). Na contabilidade de Reinaldo, que está comprando, esse valor de R$20.000 será registrado como Bem imaterial, com o título de Fundo de Comércio.

Patentes: Se, porventura, uma empresa inventa algum produto, deve registrar a patente desse invento. A importância gasta com esse registro, somada a todas as despesas de pesquisas necessárias à obtenção do invento, será registrada, na Contabilidade, como Bem imaterial.

Direitos

É comum as empresas efetuarem vendas a prazo. Quando isso ocorre, a empresa não recebe no ato o dinheiro correspondente à venda; receberá futuramente, porque a venda foi a prazo, não é mesmo? Sendo assim, a empresa fica com o direito de receber o valor da venda no prazo determinado.

Constituem Direitos para a empresa todos os valores que ela tem a receber de terceiros (Terceiros, no caso, são os clientes, os fregueses da empresa).

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Esses Direitos geralmente aparecem com os nomes dos elementos seguidos da expressão a Receber.

Exemplos:

Elementos Expressão

Duplicatas A Receber

Promissórias A Receber

Aluguéis A Receber

Obrigações

É comum, também, as empresas efetuarem compras a prazo. Quando isso ocorre, a empresa não paga a compra no ato; deverá pagar futuramente, porque a compra foi a prazo, não é mesmo? Nesse caso, a empresa fica com a obrigação de pagar o valor da compra no prazo determinado.

Essas Obrigações geralmente aparecem com os nomes dos elementos seguidos da expressão a Pagar.

Elementos Expressão

Duplicatas A PagarPromissórias A PagarAluguéis A PagarSalários A PagarImpostos A Pagar

Aspectos de Patrimônio

Vimos que o Patrimônio é um conjunto de Bens, Direitos e Obrigações.

Mas, seu eu disser que o Patrimônio da minha empresa é

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Constituem Obrigações para a empresa todos os valores que ela tiver a pagar para terceiros (terceiros, neste caso, são os fornecedores, isto é, as pessoas que vendam a empresa).

Somente com essas informações será possível avaliar o tamanho desse Patrimônio?

É evidente que não.

Então, há necessidade de ressaltar dois aspectos que a Contabilidade leva em conta para representar adequadamente os elementos que compõem o Patrimônio: o qualitativo e o quantitativo.

Aspecto qualitativo

Esse aspecto consiste em qualificar os Bens, Direitos e Obrigações. Assim:

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PATRIMÔNIO

BENS

DIREITOS

Bens:

Dinheiro

Veículos

Máquinas

Direitos:

Duplicatas a Receber

Promissórias a Receber

Obrigações:

Duplicatas a Pagar

PATRIMÔNIO =

Com esse aspecto, já melhorou a idéia que se pode ter do Patrimônio da minha empresa. Mas ainda não basta, pois: Quanto de dinheiro possuo? Quanto de veículos tenho? Daí a necessidade do segundo aspecto.

Aspecto quantitativo

Este aspecto consiste em dar a esses Bens, Direitos e Obrigações seus respectivos valores, levando-nos a conhecer o valor do Patrimônio da minha empresa. Assim:

Agora, com estas informações, é possível fazer uma idéia do tamanho do Patrimônio da minha empresa, pois ficou esclarecido o que e quanto a empresa tem em Bens, Direitos e Obrigações.

O que é Fluxo de Caixa

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Bens:

Dinheiro ................... R$ 5.000

Veículos ................... R$ 50.000

Máquinas ................. R$ 10.000

Direitos:

Duplicatas a Receber ...... R$ 3.000

Promissórias a Receber... R$ 2.000

Obrigações:

Duplicatas a Pagar ........... R$ 8.000

Impostos a Pagar ............. R$ 500

PATRIMÔNIO =

É a previsão de entradas e saídas de recursos monetários, por um determinado período. Essa previsão deve ser feita com base nos dados levantados nas projeções econômico-financeiras atuais da empresa. O principal objetivo dessa previsão é fornecer informações para a tomada de decisões, tais como: prognosticar as necessidades de captação de recursos; aplicar os excedentes de caixa nas alternativas mais rentáveis para a empresa, sem comprometer a liquidez.

Resumidamente, podemos afirmar que o Fluxo de Caixa é a demonstração visual das receitas e despesas distribuídas pela linha do tempo futuro.

Para a montagem da projeção do fluxo de caixa devemos considerar os seguintes dados:

Entradas

a) Contas a receberb) Empréstimosc) Dinheiro dos sócios

Saídas

a) Contas a pagarb) Despesas gerais de administração (custos fixos)c) Pagamento de empréstimosd) Compras a vista

O fluxo de caixa é considerado um dos principais instrumentos de análise e avaliação de uma empresa, proporcionando ao administrador uma visão futura dos recursos financeiros da empresa, integrando o caixa central, as contas correntes em bancos, contas de aplicações, receitas, despesas e as previsões. As decisões relacionadas com compra, venda, investimentos, aportes de capital pelos sócios captação ou pagamento de empréstimos e desinvestimentos, constituem um fluxo contínuo entre as fontes geradoras e as utilizadoras de recursos. Deve e pode ser utilizado por empresas de qualquer porte dada a sua importância e simplicidade.

A projeção do fluxo de caixa permite a avaliação da capacidade de uma empresa gerar recursos para suprir o aumento das necessidades de capital de giro geradas pelo nível de atividades, remunerar os proprietários da empresa, efetuar pagamento de impostos e reembolsar fundos oriundos de terceiros.

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Na projeção do fluxo de caixa, indicamos não apenas o valor dos financiamentos que a empresa necessitará para desenvolver as suas atividades, mas também quando ele será utilizado. Perceberemos até agora que o fluxo de caixa olha para o futuro retratando a situação real do caixa na empresa, não podendo ser confundido com os registros contábeis que se ocuparam do passado e incorporam categorias relacionadas ao patrimônio físico da empresa.

A projeção pode ser realizada mensalmente, trimestralmente, anualmente ou até mesmo em bases diárias.

Além de permitir analisar a forma como uma empresa desenvolve sua política de captação e aplicação de recursos, o acompanhamento entre o fluxo projetado e o efetivamente realizado permite identificar as variações ocorridas e as causas dessas variações.

O Planejamento do Fluxo de Caixa

É por meio de fluxo de caixa que o administrador consegue planejar as necessidades de caixa da sua empresa. De maneira geral, é recomendável estabelecer uma necessidade mínima de caixa, para garantir a manutenção das atividades operacionais da empresa.

O montante exato que deve ser deixado em caixa varia de acordo com a empresas, sua área de atuação e estratégia do empresário, sendo que o objetivo é preservar uma liquidez mínima para a empresa, já que somente valores acima desta quantia serão efetivamente considerados como excedentes de caixa.

Caixa Mínimo

Se uma empresa estabeleceu, por exemplo, uma necessidade mínima de R$ 2 mil, e fechou o mês com R$ 3 mil, isso significa que apenas R$ 1 mil podem ser considerados como excedentes, e serem efetivamente aplicados ou investidos. Por outro lado se, no final do mês, a empresa fechou com o caixa negativo em R$ 3 mil, isso significa que, no cálculo de quanto precisa levantar em financiamentos, deve considerar R$ 5 mil, o que reflete a necessidade mínima de caixa.

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Quando se fala em planejamento de caixa, em geral tem-se em mente o prazo de um ano, embora o mesmo possa ser elaborado para prazos mais longos, sendo que este período é depois subdividido em intervalos de um mês. Porém, como ilustraremos mais adiante, muitas vezes o planejamento mensal não é suficiente para garantir que uma empresa tenha os recursos necessários para pagar suas contas em dia, sendo necessário um acompanhamento diário.

Plano de Vendas

O primeiro passo na elaboração do fluxo de caixa da sua empresa é, sem dúvida, estabelecer um plano de vendas. Este plano deve ser elaborado pela área de vendas da empresa, sendo que, para tanto, podem ser usados dados internos e externos.

Dados internos: São consideradas as previsões de vendas de cada vendedor da empresa (ou canal de venda). Não se deve apenas se concentrar nas receitas, mas também no tipo de produto e quantidade prevista de venda. É importante reforçar aos vendedores que suas projeções serão usadas no estabelecimento de metas, o que deve coibir o excesso de otimismo.

Dados externos: Além das previsões dos vendedores, é preciso levar em consideração outros aspectos, como as expectativas com relação ao setor e à economia como um todo, etc. O mais recomendável é usar esses dados para validar a possibilidade das metas projetadas serem efetivamente alcançadas. Por exemplo, se você está projetando um crescimento de 10% nas vendas, mas as previsões para o setor são de crescimento de apenas 4%, é preciso ajustar os números.

Mais adiante, na montagem do fluxo de caixa, iremos discutir a importância de se determinar o prazo de recebimento destas vendas.

Plano de Gastos

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De maneira semelhante ao plano de vendas, o objetivo aqui é prever os gastos em que a empresa irá incorrer no período em análise. Um erro comum entre as empresas é não dedicar o mesmo esforço à projeção dos gastos, o que acaba subestimando as saídas de caixa, e prejudicando todo o planejamento de caixa.

Dentre os itens que devem ser incluídos no plano de gastos, podemos citar: compra de materiais, máquinas e equipamentos, aluguel, condomínio, salários (aqui é importante analisar se vale à pena montar reserva para pagamento de férias, décimo terceiro, etc.), outros encargos trabalhistas, pagamento de duplicatas, pagamento de juros de empréstimos, recolhimento de impostos, distribuição de dividendos aos sócios, o pagamento de pró-labore, etc. Enquanto alguns encargos são fixos, como aluguel e condomínio, outros variam de acordo com o volume de vendas (ex. compra de materiais, gastos com impostos, etc.).

Exatamente por isso é importante que, na elaboração do plano de gastos, seja considerado o plano de vendas, de forma que os dois sejam consistentes entre si. Uma projeção de forte aumento de vendas deve acarretar necessidade de investimentos adicionais, seja em termos de funcionários, ou de máquinas, e isso deve ser levado em consideração no plano de gastos.

Para cada mês, o fluxo líquido de caixa será determinado com base na diferença entre o resultado projetado para as vendas e para os gastos. Para se projetar o saldo de caixa da empresa, no final do mês, deve-se somar o saldo inicial ao valor do fluxo líquido de caixa. A este valor deve-se subtrair a necessidade mínima de caixa como discutimos anteriormente, para então se estimar o total de caixa excedente, ou a necessidade de financiamento da empresa.

Montando um Fluxo de Caixa

Agora que você já está mais familiarizado com os conceitos envolvidos na elaboração de um fluxo de caixa, que tal arregaçar as mangas e elaborar um para a sua empresa? Para ajudá-lo neste exercício vamos assumir uma Empresa X, cujas vendas e compras seguem as seguintes hipóteses:

Do total de vendas: 10% são à vista e 90% a prazo.

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Nas vendas a prazo: 3 parcelas iguais, sendo a primeira em 30 dias. Compra de materiais: equivale a 40% do valor das vendas. Pagamento das compras: em 3 parcelas. A 1ª, de 50%, é paga no ato

da compra, e as outras duas, de 25% do valor, são pagas em 30 e 60 dias.

Aluguel: mensal e fixo em R$ 2.000,00. Salários e encargos: gastos iniciais com salários de R$ 1,5 mil, que

crescem em linha com as vendas. Para cada R$ 1,00 em gastos com salário são pagos outros R$ 0,40 em encargos.

Receita financeira: caso haja excesso de caixa, estes recursos são aplicados na poupança a uma taxa de 0,65% ao mês.

Despesa financeira: caso a empresa tenha déficit em caixa, ela levanta recursos através da linha de um banco a uma taxa de 2,25% ao mês.

Impostos: pagamento à vista com alíquota de 5% sobre vendas.

Recebimentos Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4

Unidades no mês 1.500 1.575 1.650 1.725

Var% - 5,0% 4,8% 4,5%

Preço (R$) 5,00 5,00 5,00 5,00

Vendas (R$) 7.500,00 7.875,00 8.250,00 8.625,00

A Vista 750,00 787,50 825,00 862,50

A prazo (mês 1) - 2.250,00 2.250,00 2.250,00

A prazo (mês 2) - - 2.362,50 2.362,50

A prazo (mês 3) - - - 2.475,00

Subtotal (a vista e a prazo) 750,00 3.037,00 5.437,50 7.950,00

Receitas Financeiras 0,00 0,00 0,00 0,00

Total (1) 750,00 3.037,00 5.437,50 7.950,00

Pagamentos Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4

a) Material 3.000,00 4.725,00 4.950,00 5.175,00

% Vendas 40,0% 40,0% 40,0% 40,0%

Pagamento de material

À Vista 1.500,00 2.362,50 2.475,00 2.587,50

A prazo (mês 1) - 750,00 750,00 -

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A prazo (mês 2) - - 1.181,30 1.181,30

A prazo (mês 3) - - - 1.237,50

b) Aluguel 2.000,00 2.000,00 2.000,00 2.000,00

c) Salários 1.500,00 1.575,00 1.650,00 1.725,00

Encargos 450,00 472,50 495,00 517,50

Subtotal 1.950,00 2.047,50 2.145,00 2.242,50

d) Encargos financeiros 0,00 - 35,40 - 136,30 - 212,60

e) Impostos 375,00 393,80 412,50 431,30

Total (2) 5.825,50 7.518,60 8.827,70 9.467,40

Fluxo Líquido (1-2) - 5.075,50 - 4.481,10 - 3.390,20 - 1.517,40

(*) Vale lembrar que Vendas e Materiais são pagos a prazo, portanto só influenciando no cálculo do fluxo de caixa quando o pagamento é efetivado.Na tabela abaixo verificamos, com base no fluxo estimado acima, qual a posição de caixa da empresa no início e final de cada mês, assumindo como hipótese que o objetivo é ter, no mínimo em caixa o equivalente a R$ 1.500,00.

É possível visualizar na planilha acima que a empresa apresentou fluxo de caixa negativo nos 4 meses analisados.

Agora será feita uma soma do Fluxo de Caixa dos meses. Lembre-se que o objetivo é ter no mínimo o valor de R$ 1.500,00 no caixa, portanto temos:

Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4

Fluxo líquido - 5.075,50 - 4.481,10 - 3.390,20 - 1.517,40

Caixa inicial 5.000,00 - 75,50 - 4.556,60 - 7.946,80

Caixa final - 75,50 - 4.556,60 - 7.946,80 - 9.464,20

Caixa mínimo 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00

Excesso/ (Necessidade) - 1.575,50 - 6.056,60 - 9.446,80 - 10.964,20

Receitas/ (Despesas) - 35,40 - 136,30 - 212,60 - 246,70

Note que o Caixa Final do mês 1 passa a ser o Caixa Inicial do mês 2, assim como o Final do mês 2 passa a ser o Inicial do mês 3.

Como fica evidente pela análise da evolução acima, quando o saldo final do caixa é maior do que o caixa mínimo necessário para a empresa ocorre um excesso de caixa que pode ser aplicado e gera no mês seguinte uma receita financeira. Em contrapartida, caso o caixa final seja menor do que o mínimo

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necessário, então será preciso levantar recursos no mercado, o que acarretará o pagamento de despesas financeiras no mês seguinte.

Fluxo de Caixa Dentro do Mês

Entretanto, os dados acima acabam não sendo suficientes para assegurar que a empresa em questão não irá atrasar seus pagamentos, pois não passa de uma fotografia de como o caixa irá fechar o mês, com base nos fluxos mensais previstos.

Para garantir que no decorrer do mês a empresa terá, TODOS OS DIAS, recursos suficientes para efetuar os pagamentos devidos, é preciso acompanhar a evolução do fluxo de caixa dia a dia. Na tabela acima colocamos um exemplo de evolução de fluxo de caixa diário da Empresa X no qual fica evidente que, em alguns dias do mês, a empresa terá dificuldades para efetuar seus pagamentos.

Assim sendo, mesmo que durante o mês as entradas de caixa superem as saídas isso não é, em absoluto, garantia de que a empresa terá como atender suas necessidades diárias de caixa. Diante disso fica fácil entender que para garantir a solvência de uma empresa, o empresário precisa analisar o fluxo de caixa em uma freqüência maior do que mensal: preferencialmente em uma base diária.

Análise de Fluxo de Caixa

Agora que você já sabe como deve proceder para montar o fluxo de caixa da sua empresa está na hora de aprender algumas técnicas de avaliação deste fluxo, que irão ajudá-lo a melhorar a gestão de caixa da sua empresa.

Antes de mais nada, vamos enquadrar o fluxo de caixa elaborado anteriormente dentro de uma estrutura geral.

O fluxo de caixa de uma empresa deve ser dividido em quatro grandes grupos: Operacional, Permanente, Acionista e Financeiro.

Estrutura do Fluxo de Caixa

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No tópico anterior discutimos, exclusivamente, os fluxos relacionados às atividades operacionais da empresa, deixando de lado completamente as entradas e saídas de caixa relacionadas a compra (ou venda) de máquinas, ou equipamentos, e a injeção de novos recursos por parte dos acionistas, ou, inversamente, a distribuição de dividendos.

Operacional: Em termos de entradas, inclui os recursos obtidos com a venda dos produtos ou serviços que a empresa produz o presta, enquanto as saídas são compostas de gastos com a produção e venda destes mesmos produtos e/ou serviços (ex. matéria prima, salários, etc.)

Permanente: Está relacionado com os bens móveis e imóveis da empresa, como máquinas, equipamentos, fábricas, etc. As entradas refletem recursos recebidos com a venda dos itens que ficaram obsoletos, ou então precisam ser renovados. Por sua vez, as saídas, em geral mais freqüentes, incluem gastos com a compra, renovação ou manutenção destes bens.

Acionista: Em termos de entradas, inclui todos os aportes de capital efetuados pelos acionistas na empresa, já as saídas representam pagamentos efetuados em favor dos acionistas pela empresa, como pagamento de dividendos, etc.

Financeiro: Equivale ao resumo dos três grupos acima, e é calculado como sendo a diferença entre a soma de todas as saídas. Caso este fluxo seja positivo, pode-se dizer que a empresa tem excesso de caixa e pode investir estes recursos, enquanto, se for negativo, indica necessidades de recursos adicionais. Também estão incluídos neste grupo os pagamentos e recebimentos de juros oriundos das necessidades de financiamento, ou excesso de caixa.

Algumas questões importantes relacionadas à gestão da empresa podem ser constatadas por meio da análise dos quatro componentes do fluxo de caixa de uma empresa. Por exemplo, a análise detalhada dos fluxos operacionais da empresa permite que o empresário entenda se a necessidade de caixa apresentada decorre de algum problema com a própria estrutura do negócio, que deve, portanto, ser revista.

A segmentação dos vários fluxos de entrada e saída de caixa de uma empresa, de acordo com as origens, também ajuda na otimização dos resultados da empresa, ao contribuir para uma gestão mais eficiente. Sem essa separação de

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fluxos fica difícil para o empresário, por exemplo, entender se as necessidades de caixa da empresa têm natureza ocasional ou permanente.

Enfoque Analítico

Um erro comum entre as empresas é dedicar muito empenho e esforço ao processo técnico de elaboração do fluxo de caixa, e dedicar pouca atenção à análise das informações que são usadas na elaboração deste documento.

Como qualquer modelo ou ferramenta de análise, a máxima: “entra lixo sai lixo”, ainda vale. Em outras palavras, de nada adianta investir apenas nos modelos de controle e projeção de caixa, se a qualidade da informação usada nestes processos é ruim.

Exatamente por isso que é grande a importância de se investir tempo na análise das informações antes de se tomar uma decisão com base nos resultados do fluxo de caixa. Abaixo discutimos três das abordagens de análise das informações obtidas no fluxo de caixa de uma empresa.

Análise de Consistência: Sua maior preocupação é com as informações e se estão sendo corretamente utilizadas e interpretadas. Como o próprio nome sugere, nesta abordagem o objetivo é assegurar que existe consistência entre as informações usadas e os resultados alcançados. Dentre os cuidados que devem ser tomados para garantir a qualidade e a consistência das informações, podemos citar: adoção de um plano de contas detalhado e comparação dos resultados de vários períodos, assim como do resultado alcançado como projetado. Neste tipo de abordagem são comuns os seguintes questionamentos: Foram consideradas todas as informações relevantes? Estas informações estão sendo atualizadas de maneira uniforme? Existe equilíbrio na ordem de grandeza dos vários itens?

Análise Comparativa: O objetivo deste tipo de análise é entender a evolução do fluxo de caixa entre períodos, e se o mesmo está melhorando ou piorando com o passar do tempo. Através deste tipo de análise o administrador pode, eventualmente, identificar problemas na gestão da empresa que exijam revisão. Dentre as comparações recomendadas estão a com o mês anterior, com o mesmo período do ano

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anterior, e com o planejado. Historicamente as empresas brasileiras tinham certa dificuldade em efetuar esse tipo de comparação devido à inflação. Para tanto, eram efetuados ajustes nas informações de forma a representá-las de maneira comparável, seja através da conversão em moeda forte (ex. dólar), seja pelo ajuste pela inflação dos valores dos respectivos componentes do fluxo de caixa.

Análise de Otimização: Somente depois que o empresário estiver satisfeito que, através da análise comparativa entre vários períodos, existe consistência no fluxo de caixa elaborado, é que se pode falar em análise de otimização. O objetivo deste tipo de análise é estabelecer alternativas que permitam que a empresa alcance os melhores resultados possíveis em termos de geração de caixa. Dentre os questionamentos feitos neste tipo de análise podemos cita: É possível melhorar o fluxo operacional adiando alguns pagamentos, ou antecipando receitas? Existem alternativas de investimento mais atrativas, em termos de taxa de juro paga, para serem consideradas? O prazo dos empréstimos pode ser aumentado? É possível efetuar aos poucos os investimentos necessários? Não vale mais a pena reinventar lucros do que levantar empréstimos adicionais?

Antes de concluir se a capacidade de geração de caixa da empresa é boa ou ruim, é preciso estabelecer critérios de avaliação do que é bom ou ruim. Estes critérios devem ser analisados em conjunto, de forma a permitir uma análise adequada sobre a capacidade de uma empresa continuar gerando caixa no longo prazo. Assim, como administrador financeiro, estabeleça uma meta de variação do fluxo de caixa em relação ao previsto. Se sua intenção é analisar a projeção diária dos fluxos de caixa, então é recomendável estabelecer um patamar pequeno de variação, de até 2%. É possível determinar percentuais mais altos de oscilação entre o projetado e o efetivo mas, neste caso, é preciso levar em consideração os valores envolvidos. Por exemplo: uma flutuação de 70% em fluxo estimado de saída de R$ 10.000 é bem menos traumática, do ponto de vista de gestão operacional da empresa, do que uma variação de 5% sobre uma entrada de R$ 5.000.000,00. Ao concluir o processo de elaboração e aprovação do fluxo de caixa de uma empresa, os profissionais responsáveis devem ser capazes de entender; quais as contas que sofrem maior sazonalidade, e que exigem acompanhamento mais próximo; quais as contas mais relevantes em termos de saída de recursos; que tipo de controle de comparações devem ser efetuados para assegurar que a tendência de geração de caixa projetada está correta. Finalmente, em caso de excesso ou necessidade significativa de caixa, é preciso saber como proceder

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Exercícios

1. Uma empresa fechou o mês com vendas de R$ 5 mil, das quais recebeu à vista 60%. Considerando que as despesas do mês foram pagas à vista e ficaram em R$ 2 mil, e que o caixa mínimo previsto é de R$ 1 mil. Qual a situação da empresa ao final do mês?

a) Não pode sacar recursos, mas também não precisa de financiamentos.b) Teve excesso de caixa de R$ 3mil.c) Teve excesso de caixa de R$ 1 mil.d) Teve necessidade de caixa de R$ 2 mil.

2. O saldo final do caixa no mês deve ser calculado como sendo:a) O saldo inicial menos as saídas e mais as entradas de caixa do mês.b) O saldo inicial mais as entradas de caixa no mês e menos o caixa mínimo.c) O saldo inicial mais as entradas e menos as saídas de caixa e o caixa

mínimo.d) O saldo inicial menos as entradas e mais as saídas e mais o caixa mínimo.

3. Dentre os objetivos do empresário ao planejar o caixa deve estar:a) Minimizar a incerteza dos resultadosb) A única preocupação deve ser com a maximização das entradas de caixa.c) Sobretudo, com a redução dos gastos.d) Nenhuma das alternativas.

4. Quais são os grupos em que pode ser dividido o fluxo de caixa de uma empresa?a) Operacional e Permanente.b) Permanente e Financeiro.c) Operacional, Permanente e Acionista.d) Operacional, Permanente, Acionista e Financeiro.

5. Qual grupo do fluxo de caixa inclui informações sobre os bens móveis e imóveis da empresa?

a) Operacional

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b) Permanentec) Acionistad) Financeiro

6. Qual grupo de fluxo de caixa é resultado da soma dos outros?a) Financeirob) Acionistac) Permanented) Operacional

7. Por que é importante segmentar o fluxo de caixa em grupos?a) Só assim é possível entender quanto os acionistas estão tirando da

empresa.b) Reduz os custos associados com a gestão de caixa da empresa.c) Facilita entendimento se necessidade de caixa é temporária ou

permanente.d) Agiliza aprovação do fluxo, já que permite alocar responsabilidade por

grupo.

8. Qual o objetivo da análise de consistência do fluxo de caixa?a) Estabelecer prioridade com a relação à coleta de informações.b) Assegurar aprovação, por todos os profissionais, das informações

usadas.c) Definir metas de resultados para o planejamento de caixa.d) Garantir relação correta entre as informações utilizadas e os resultados

obtidos.

9. Qual o objetivo da análise comparativa do fluxo de caixa?a) Entender como os concorrentes da empresa estão se saindo.b) Entender a evolução no tempo da geração de caixa da empresa.c) Entender a origem das entradas de caixa da empresa.d) Entender a origem das saídas de caixa da empresa.

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Respostas:

Como melhorar o fluxo de caixa da empresa

Um dos desafios do dia-a-dia da pequena empresa é lidar com o paradoxo abundância-escassez. E não me refiro apenas ao fluxo de negócios, mas também ao fluxo de caixa da empresa. Veja algumas idéias para melhorar o fluxo de caixa da empresa:

Fature prontamente

Você fica tão ocupado em tocar a empresa e cumprir prazos que não consegue encontrar tempo para faturar os clientes regularmente? Acredite, você não é o único. Um empresário conhecido meu às vezes adia o envio de faturas de pequenos serviços de reformas residenciais até chegar próximo ao prazo do pagamento dos tributos mensais da empresa, e é nessa hora que ele percebe não ter dinheiro suficiente para cobrir suas obrigações.

Se você ainda não implantou um sistema, comece (ou atribua um funcionário para começar) a faturar projetos regularmente. Ao aceitar projetos longos, negocie antecipadamente pagamentos regulares em vez de deixar o montante devido se acumular até a conclusão do contrato.

Crie incentivos para que o cliente pague mais rápido

Algumas pequenas empresas podem reduzir significativamente o tempo de espera do pagamento oferecendo desconto para pagamento antecipado. Existem faturas de fornecedores que oferecem descontos de 1% ou 2% para pagamentos em 10 dias. Bom para seus objetivos de negócios, bom para o fluxo de caixa também.

Evite desde logo clientes que demoram a pagar ou que não pagam

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1.a ; 2.c ; 3.a ; 4.d ; 5.b ; 6.a ; 7.c ; 8.d ; 9.b

A melhor forma de evitar problemas de fluxo de caixa pela falta de recebimento de pagamento é nem fazer negócio com o tipo de cliente que não paga ou que demora a pagar. Assim, se você tiver algum grande cliente à vista, faça seu trabalho de casa antes. Peça referências de crédito e não esqueça de conferi-las. Entre em contato com outras empresas que trabalham com aquele cliente. Também é uma boa idéia contratar serviços de verificação de crédito de organizações como a CheckExpress que pode ter seus serviços acessados diretamente dos aplicativos do Office.

Prefira permuta a dinheiro

É possível reduzir o impacto no caixa imediato se você precisar de produtos ou serviços de alguém e conseguir permutar por seus próprios produtos o serviços. Obs.: Esta não é uma forma de redução de obrigações tributárias – ainda é necessário relatar o valor da transação de permuta na declaração de imposto.

Organize seu estoque

Tudo bem, você não consegue implantar o sistema de gerenciamento de estoque ‘just-in-time’ que muitas indústrias adotaram. Que tal tentar um ‘just-in-time júnior’? Dinheiro gasto em estoque é dinheiro que não está produzindo juros nem dividendos para você.

Muitas vezes, reduzir o estoque pode ser muito simples. Alguns restaurantes optam por diminuir o tamanho de suas adegas, concentrando-se na qualidade dos vinhos de algumas poucas regiões em vez de tentar agradar todos os comensais com vários tipos de bebida. Se o cliente ainda tiver boas opções na carta de vinhos, talvez nem perceba que há menos variedades que antes.

Considere consolidar seus empréstimos

Sei que quase sempre é difícil para a pequena empresa pedir dinheiro emprestado. Mas fico surpreso com a quantidade de pretextos usados pelos empresários para tomar um empréstimo. Conheço um pequeno empresário que tem apenas um funcionário mas possui quatro empréstimos diferentes relacionados à empresa: um para equipamento, outro para o carro, uma linha de crédito empresarial e um cartão de crédito empresarial.

Se você também tem vários empréstimos atrelados ao seu negócio, reveja as taxas e termos de cada um deles. Talvez você consiga consolidar dois ou mais empréstimos em uma conta a juros mais baixos e assim melhore seu fluxo de caixa. Não sou fã da dilatação do prazo de empréstimos, se você estiver pensando em conversar com o financiador para tentar consolidar os empréstimos existentes em um novo

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empréstimo, pode ser uma boa idéia escolher um prazo mais longo em troca de prestações mensais menores.

O papel da Contabilidade na Administração Financeira

Muitos consideram a função financeira e a contábil dentro de uma empresa como sendo virtualmente a mesma. Embora haja uma relação íntima entre essas funções, exatamente como há um vínculo estreito entre a Administração Financeira e Economia, a função contábil é melhor visualizada como um insumo necessário à função financeira – isto é, como uma subfunção da Administração Financeira. Esta visão está de acordo com a organização tradicional das atividades de uma empresa em três áreas básicas – produção, finanças e mercadologia. Em geral considera-se que a função contábil deve ser controlada pelo vice-presidente financeiro. Contudo, há duas diferenças básicas de perspectiva entre a Administração Financeira e a Contabilidade – uma se refere ao tratamento de fundos e a outra à tomada de decisão.

Tratamento de Fundos

O Contador, cuja função básica é desenvolver e fornecer dados para avaliar o desempenho da empresa, apurar sua situação financeira e pagar impostos, difere do Administrador Financeiro da maneira como vê os fundos da empresa. O Contador, usando certos princípios padronizados e geralmente aceitos, prepara as demonstrações financeiras com base na premissa de que as receitas devem ser reconhecidas por ocasião das vendas e as despesas quando incorridas. Este método contábil é geralmente chamado de Regime de Competência dos exercícios contábeis. As receitas oriundas da venda de mercadorias por crédito,pela qual não se tem recebido ainda o pagamento efetivo de caixa, aparecem nas demonstrações financeiras da empresa como contas a receber, um ativo temporário. As despesas são tratadas de modo semelhante – isto é, certos passivos são criados para representar bens ou serviços que foram recebidos, mas ainda devem ser pagos. Esses itens são normalmente listados no Balanço como contas a pagar.

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O Administrador Financeiro está mais preocupado em manter a solvência da empresa, proporcionando os fluxos de caixa necessários para honrar as suas obrigações e adquirir e financiar os ativos circulantes e fixos, necessários para atingir as metas da empresa. Ao invés de reconhecer receitas no ponto de vendas e despesas quando incorridas, reconhece receitas e despesas somente com respeito às entradas e saídas de caixa.

Uma analogia simples ajudará a esclarecer as diferenças básicas de perspectiva entre o Contador e o Administrador Financeiro. Se considerássemos o corpo humano como uma empresa, cada pulsação do coração representasse uma nova venda, o Contador iria ocupar-se de cada uma dessas pulsações e daria entrada nestas vendas como receitas. O Administrador Financeiro iria verificar o fluxo resultante de sangue através das artérias teria atingido as células certas, conservando os vários órgãos do corpo em funcionamento. É possível que o coração seja forte e. no entanto, pare de funcionar, devido ao desenvolvimento de obstruções e coágulos no sistema circulatório. Da mesma forma, uma empresa pode conservar os níveis de vendas crescentes, mas falir por causa de entradas insuficientes de caixa para saldar suas obrigações no vencimento.

Exemplo: A Companhia Thomas, no ano em que findou, realizou uma venda no montante de $100.000 de mercadorias adquiridas durante o ano por $80.000. Embora a companhia tenha pago integralmente pelas mercadorias durante o ano, ainda tem a receber do cliente ao qual a venda foi feita, no fim do ano. A perspectiva contábil baseada na competência dos exercícios e a perspectiva financeira baseada no fluxo de caixa para o desempenho da empresa durante o ano são representadas pelas Demonstrações do Resultado e do Fluxo de Caixa, respectivamente.

Perspectiva Contábil Perspectiva Financeira

Companhia Thomas Companhia Thomas

Demonstração do Resultado para o ano findo em 31/12

Demonstração do Fluxo de Caixa para o ano findo em 31/12

(+) Receitas de Vendas

$ 100.000(+) Entrada de caixa

$ 0.000

(-) Despesas $ 80.000 (-) Saída de caixa $ 80.000

(=) Lucro Líquido$ 20.000 (=) Fluxo Líquido de

caixa$ (80.000)

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Decisão

Conhecimento

Informação

Dados

Ação

Curiosidade

Comparando as duas demonstrações financeiras, pode-se perceber que, enquanto sob o ponto de vista contábil a empresa é bastante lucrativa, de acordo com a ótica financeira é um fracasso. Sem entradas adequadas de caixa para saldar suas obrigações, a empresa sobreviverá a despeita do seu nível de lucros.

A lição do exemplo acima é que os dados contábeis não descrevem inteiramente as circunstâncias de uma empresa. O Administrador Financeiro precisa olhar além das demonstrações financeiras da sua companhia para perceber problemas que estão surgindo ou existem. A falta de fluxo de caixa para a Companhia Thomas originou-se da conta a receber não cobrada. O Administrador Financeiro, centrando a atenção no fluxo de caixa, deveria ser capaz de evitar a insolvência e alcançar os objetivos financeiros da empresa.

Tomada de Decisão

Os deveres do executivo financeiro diferem dos do Contador, pois este dedica-se basicamente, a coleta

e apresentação de dados financeiros. O executivo financeiro avalia as demonstrações do Contador, desenvolve

dados adicionais e toma decisões com base em análises subseqüentes. O

papel do Contador é prover dados que sejam desenvolvidos e interpretados com facilidade, sobre operações passadas, presentes e

futuras da empresa. O Administrador Financeiro usa estes dados, seja em sua forma bruta, seja depois de fazer certos ajustes e análises, como um importante insumo ao processo de tomada de decisão financeira. Obviamente, isto não quer dizer que os Contadores jamais tomem decisões e que os Administradores Financeiros jamais coletem dados; a ênfase básica da Contabilidade e Administração Financeira é sobre as funções que indicamos.

A Função Financeira

Já que a maioria das decisões tomadas dentro da empresa é medida em termos financeiros, não surpreende que o administrador financeiro desempenhe um papel-

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chave na operação da empresa. É importante que os executivos responsáveis por decisões em todas as áreas – contabilidade, produção, mercadologia, pessoal, pesquisa, etc. – tenham uma compreensão básica da função financeira. Durante os últimos dez anos, registrou-se a tendência de um número cada vez maior de executivos de cúpula surgirem da área financeira. Em resposta a esta tendência, a maioria das universidades tem experimentado um número crescente de matrículas no programa financeiro, tanto em nível de graduação quanto de pós-graduação.

Para obter a necessária compreensão da função financeira é preciso examinar detalhadamente o seu papel dentro da empresa, as funções chaves do administrador financeiro e do seu objetivo global.

O papel da Administração Financeira na empresa

A extensão e a importância da função financeira dependem, em grande parte, do tamanho da empresa. Em empresas pequenas, a função financeira é geralmente realizada pelo departamento de Contabilidade. Conforme a empresa cresce, a importância da função financeira leva à criação de um Departamento Financeiro separado – uma unidade organizacional autônoma, ligada diretamente ao Presidente da companhia, por meio de um Vice-Presidente de Finanças. A figura abaixo mostra um organograma, destacando a estrutura da atividade financeira dentro da empresa. Reportando ao Vice-Presidente de Finanças estão o Tesoureiro e o Controller. O Tesoureiro geralmente é responsável por conduzir atividades financeiras, tais como a administração de atividades de crédito e a administração da carteira de investimentos. O Controller geralmente conduz as atividades contábeis relacionadas com os impostos, processamento de dados, contabilidade de custos e contabilidade financeira. Como se poderia esperar, daremos ênfase às atividades do Tesoureiro ou Administrador Financeiro neste texto.

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Presidente

Vice-Presidente de Produção

Vice- Presidente de Finanças

Vice-Presidente de Marketing

Tesoureiro Controller