ADMINISTRAÇÃO: FUNÇÃO CONTROLAR

Professora: Me. Laura Umbelina Santi.

CONTROLAR

É uma das funções de um Gestor de Meios de Hospedagem e/ou de Alimentação.

Deve-se buscar verificar se os objetivos ou as metas foram atingidas,

Avaliar a forma e o desempenho com que isso foi conseguido,

Oferecer feedback para os proprietários/ investidores e também para a equipe.

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Se as metas não foram atingidas: verificar as razões, estabelecer novos processos, reavaliar, dar os feedbacks necessários.

CONTROLAR

Avaliar é portanto uma etapa do Processo de Controle.

Só é passível de avaliação ou controle o que foi planejado, definido anteriormente: objetivos e metas; o que pode ser medido, sob alguma forma de

desempenho.

CONTROLAR O controle visa garantir o uso eficiente e eficaz dos

recursos. financeiros, físicos, humanos, tecnológicos, materiais; insumos e o tempo (o timing para se fazer / realizar as tarefas).

O recurso humano é sempre o mais crítico na área de serviços.

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O Controle Gerencial estabelece os padrões de desempenho de

acordo com cada responsabilidade atribuída, considera os projetos, formas ou meios

estabelecidos para a sua consecução, controla datas intermediárias e final.

Já o Controle Operacional descerá ao nível do processo e suas etapas ou sub-etapas estabelecidas.

CONTROLAR

Administração por Resultado define metas, atribui responsabilidades, desenvolve os padrões de desempenho e, avalia o desempenho alcançado, sem esquecer de dar feedback.

CONTROLAR

A Contabilidade de Custos tem por objetivo a determinação e a análise dos dados necessários para a tomada de uma decisão

segura e fundamentada.

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Um meio de hospedagem e/ou alimentação tem controle de seus custos ou despesas quando conhece todos os números relevantes ao controle, verificando se estão dentro do esperado, analisando as divergências e tomando medidas para que se consiga obter o

controle.

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Há gestores que preferem aumentar os preços para cobrir os gastos,

assim como aqueles que preferem dar descontos para aumentar as vendas.

Controlar os custos, reduzi-los ao máximo e evitar os que são desnecessários

é que é a chave para o sucesso.

CONTROLAR É necessária a identificação de cada custo

por área, departamento ou setor (pode ser utilizado o SUCH para todo o hotel inclusive),

Estabelecer o comportamento de cada item de custo,

Observar as suas causa e repercussões, Diagnosticar aqueles que devem ser mais

bem controlados, evitados e melhor empregados.

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Manter um padrão de qualidade e desempenho: procurar saber o desempenho presente e

compará-lo com o passado, observar sempre a qualidade da prestação de

serviços ou do produto resultado no processo,

considerar a performance dos segmentos, saber quanto cada um gasta e que receita

geram;

CONTROLAR Manter rentabilidade:

o superávit financeiro é a meta, por isso avaliar a gestão dos fatores é tão importante;

Salvaguardar os Ativos dos meios de hospedagem e/ou alimentação: exercer um controle interno manter os ativos e aplicações feitas na

empresa, tornando-a eficaz e pouco vulnerável a riscos

e desperdícios;

CONTROLAR Medir desempenho operacional:

verificar sempre se a operação é viável de acordo com os recursos investidos nela,

medindo-a por meio de análises comparativas;

Facilitar o planejamento: sem planejamento os objetivos anteriores

não podem ser atingidos, no entanto os controles facilitam o

planejamento.

CONTROLAR

O processo de controle não resolve problemas,

apenas os aponta, daí ser tão necessária uma supervisão

gerencial. Os processos de controle não exercem

uma função de “polícia” da empresa, apenas são um meio de se obter melhor

desempenho na gestão.

CONTROLAR O processo de controle deve ser sempre

fundamentado em Relatórios, considerando: as maneiras, as pessoas, o tempo, os gastos,

por meio dos quais as ações foram desenvolvidas, e, por fim, os resultados alcançados.

CONTROLAR

Os Relatórios devem ser: Oportunos

devem ser apropriados para o que se deseja avaliar e disponíveis sempre que necessários;

Precisos devem ser breves e exatos;

Relevantes devem ser pertinentes e informativos;

Exatos devem mostrar a realidade com exatidão;

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Os Relatórios devem ser: Compreensíveis

devem ser de fácil entendimento e demonstração;

Uniformes devem ser passível de comparação com outros,

ter um padrão; Completos

devem conter todas as informações necessárias à tomada de decisões.

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ANÁLISE DE ÍNDICES Os índices estabelecem relações entre

valores e momentos. Permitem compreender as características

operacionais e financeiras da empresa, por meio de dados, informações e estatísticas.

CONTROLAR

ANÁLISE DE ÍNDICES As análises externas são realizadas por

empresas de contabilidade ou auditoria, checam a veracidade das informações e

seus resultados, visam atender à confiança dos investidores

e da sociedade.

CONTROLAR

ANÁLISE DE ÍNDICES As análises internas se prestam a

determinar os pontos fortes e fracos da gestão e da operação dos meios de hospedagem e/ou alimentação,

verificam o alcance de objetivos e metas, a performance de cada departamento ou

setor da empresa.

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Os índices servem para analisar o desempenho do hotel ou do restaurante, principalmente em três áreas:

(1) Desempenho Operacional (2) Lucratividade do empreendimento

(3) Desempenho financeiro

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(1) Desempenho Operacional envolve o monitoramento do desenvolvimento

da operação diária do empreendimento, facilita a medição da eficiência e/ou eficácia

operacional dos departamentos ou setores da empresa, tais como hospedagem, alimentos, bebidas,

eventos... Restaurante, cozinha, bar da piscina...

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(2) Lucratividade do empreendimento analisa o sucesso do hotel ou do restaurante

em tornar a receita em lucro e a relação entre o volume da venda e o ativo

utilizado para gerá-lo;

De quanto dinheiro entrou no caixa, quanto ficou na forma de lucro?

Avaliar quanto dinheiro foi gasto para edificar o restaurante e quanto ele gera em vendas.

CONTROLAR (3) Desempenho financeiro

retrata a relação entre o que empresa possui e o quanto ela deve,

o objetivo é monitorar o endividamento da empresa,

para que ele não fuja do controle e saber se ele alavanca ou gera mais valores

para o hotel ou o restaurante.

CONTROLAR É preciso fazer comparações de índices com

critérios para se poder determinar as variações no desempenho, por meio de quatro fontes, pelo menos: (1) Períodos anteriores – dados históricos; (2) Médias da companhia; (3) Médias da indústria ou do setor; (4) Metas estabelecidas

CONTROLAR (1) Períodos anteriores – dados históricos

comparar os resultados presentes com os do passado,

isolar os resultados discrepantes, de razões conhecidas, traduzindo paridade no processo de comparação.

Isso poderá informar discrepâncias, novas tendências, problemas no futuro...

CONTROLAR (2) Médias da companhia

comparar os resultados dentro da cadeia ou rede de hotéis e/ou restaurantes a que pertence;

(3) Médias da indústria comparar com os empreendimentos

similares, de mercado, deve haver confiança nos índices utilizados; deve-se participar de pesquisas realizadas

por fontes sérias e fidedignas prestar informações corretas nessas

ocasiões;

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(4) Metas estabelecidas comparar os resultados alcançados com os

que foram traçados por ocasião do planejamento da empresa,

observando o desempenho do hotel e/ou do restaurante.

CONTROLAR Jamais se deve avaliar o que quer que seja

por meio de um único índice, optar sempre por alguma média histórica, observar sempre que possível, três períodos. Procurar associar nesta análise mais de um

tipo de índice antes de chegar a qualquer conclusão,

observando sempre se está disponível algum índice-padrão para comparação.

CONTROLAR Os índices podem ser expressos sob três

formas básicas: (1) Porcentagem

por exemplo taxa de ocupação, margem de descontos, custos em relação ao preço de venda...

(2) Giro ou Rotatividade média de couverts ou rotatividade de sala (número de

clientes por assento do restaurante), giro do estoque (quanto é gasto por mês em relação ao que

fica no estoque do hotel ou do restaurante)...

(3) Valor Unitário comparação entre diferentes referências, gasto médio por comensal em um restaurante (couvert

médio), número de funcionários por UH...

CONTROLAR (1) Índices de atividade

avaliam a eficiência da utilização do patrimônio disponível à administração,

demonstram a capacidade de vendas do empreendimento, exemplos: Taxa de ocupação; Taxa de cortesia, manutenção, uso da empresa; Média de hóspedes; Taxa de ocupação múltipla; Índice de desempenho; Média de couverts – rotatividade de sala; Giro de estoque...

CONTROLAR (2) Índices Operacionais

analisam a eficiência da operação em maximizar as receitas e manter os gastos baixos, exemplos: Composição de vendas;

Diária média;

Receita média;

Produtividade Operacional;

Diária média por hóspede;

Couvert médio;

Custo da mercadoria vendida;

Custo da mão-de-obra;

Média de funcionário por UH...

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(3) Índices de Lucratividade mensuram a eficácia da administração

em criar lucro para o empreendimento, dividem-se em duas categorias

(1) lucro em relação a receita:

(2) lucro em relação ao ativo:

CONTROLAR

(3) Índices de Lucratividade (1) lucro em relação a receita:

Margem de lucro líquido;

Margem de lucro operacional ou índice de eficiência;

Margem de lucro bruto;

Avaliação de lucratividade...

CONTROLAR (3) Índices de Lucratividade

(2) lucro em relação ao ativo: Retorno de capital; Retorno de investimento (proprietários); Retorno do investimento (empresa); Retorno líquido do ativo; Retorno de ativo; Giro do ativo permanente ou produtividade

financeira; Giro do ativo; Avaliação de lucratividade...

CONTROLAR (4) Índices de liquidez

medem a capacidade da empresa em saldar as suas obrigações de curto prazo,

se o ativo for maior do que o passivo, a empresa tem liquidez e tem capital de giro

positivo: Índice de liquidez corrente ou liquidez comum;

Análise de liquidez corrente; Índice de liquidez seca; Índice de liquidez imediata; Giro de contas a receber; Prazo médio de recebimento; Giro de contas a pagar...

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(5) Índices de solvência medem a capacidade da empresa de saldar as

suas obrigações a longo prazo, comparam a dívida acumulada com os bens da

empresa e com o potencial de lucro: Liquidez geral ou solvência; Endividamento; Garantia de capital próprio ao capital de terceiros; Composição do endividamento; Capitalização...

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(6) Outros índices importantes: Valor patrimonial da ação; Lucro líquido por ação; Índice lucro/preço; Dividendos por ação do capital social; Imobilização do patrimônio líquido...

CONTROLAR QUESTÕES (1) O processo de controle também acarreta em

custos, quer pelo uso de pessoas, processos e mesmo tecnologias, por isso deve-se tomar cuidado com a forma com que os processos de controle devem ser exercidos. Considerando que essa afirmação está correta, explique o que você faria para exercer controles eficientes e eficazes em um meio de alimentação, que critérios criaria/utilizaria?

CONTROLAR QUESTÕES (2) Dê exemplos de Relatórios (informações) que

os meios de alimentação precisariam ter disponíveis para a sua gestão e em que periodicidade (diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente) eles deveriam ser disponibilizados? (construa uma planilha ou tabela para responder a esta questão).

CONTROLAR QUESTÕES (3) Faça uma pesquisa para melhor compreender

os tipos de índices citados, explicando como eles poderiam ser levantados ou calculados.

(4) Acrescente alguns índices à listagem dada, de acordo com a tipologia que você julgar mais apropriada, explicando-os.