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1
CURSO ONLINE
ADMINISTRAÇÃO
DO TEMPO
ESSE CURSO FOI CRIADO E É
PROMOVIDO PELA INSTITUIÇÃO
2Todos os Direitos Reservados ®
3
_Como Administrar o Tempo Dentro da Empresa
_Os Princípios da Administração do Tempo
Bem Vindo ao Curso!
Administração do Tempo nas Empresas
1-
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INTRODUÇÃO
A Administração do Tempo é uma ferramenta gerencial, que tanto
pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo
a organização de metas pessoais e profissionais com menor
dispêndio de energia física e mental.
A boa administração de tempo é, provavelmente, o fator mais
importante na administração de si mesmo e do trabalho executado.
5
INTRODUÇÃO
Fica claro nos dias de hoje que o tempo é um dos ativos mais
importantes e valiosos que uma pessoa possui, pois vivemos
numa era de excessos: de informação, de demandas,
de complexidade e de apetite: queremos atender a
tudo e aproveitar todas as oportunidades.
E a tendência não é melhorar!
6
INTRODUÇÃO
Não dá para dar conta de tudo.
Um jeito é aceitar o que a vida dá, porém, administrando-se
melhor o tempo que nos é proporcionado.
Por isso, se a pessoa não conseguir gerir o tempo da melhor forma
possível terá grandes problemas em sua vida, tanto pessoal
quanto profissional. Administração do tempo é tudo! Afinal, ele é
um bem que precisa ser gasto com planejamento e cautela.
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COMO ADMINISTRAÇÃO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
Para gerenciar o tempo dentro de uma empresa é
necessário saber exatamente o que tem que ser feito
(reuniões, conferências, manutenções, encontros de
negócios, entrega de novos projetos, etc.), e também os
prazos pré-estabelecidos para a realização de cada tarefa
(um dia, uma semana, um mês, etc.).
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COMO ADMINISTRAÇÃO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
Para isto, as empresas precisam ter profissionais capacitados para
fazer a gestão do tempo de seus setores e funcionários,
controlando as atividades a serem desenvolvidas, os métodos
utilizados e as pessoas que irão desempenhá-las.
Perceba que, de certo modo, ganhamos tempo quando não
o desperdiçamos com coisas improdutivas.
Ou seja, quando o administramos.
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COMO ADMINISTRAÇÃO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
Desta forma, é preciso que o responsável pelo gerenciamento das
atividades desenvolva um método de trabalho que maximize o
desempenho das atividades diminuindo o tempo gasto.
Quando você faz algo de forma demorada, as cobranças
aparecem, sua equipe se perde, o estresse é gerado e muito
tempo é perdido desnecessariamente.
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COMO ADMINISTRAÇÃO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
O sucesso de suas atividades será muito maior se houver uma
administração do tempo eficaz. Mas sempre tendo em mente que
nada disto é mágica, tudo se faz com muito planejamento.
Desta forma, priorize o importante, planeje e obterá sucesso.
Para melhorar seu planejamento, entenda os
princípios da administração do tempo.
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Entender a tríade das tarefas, ou seja, descobrir, refletir
e analisar seus relacionamentos, missão e
formas de equilibrar sua vida.
Este princípio pode ser implementado na
Sua empresa, ou onde você trabalha.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
1. IDENTIDADE
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OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
1. IDENTIDADE
É necessário, para isso, compreender a forma como sua equipe
trabalha, descobrir a melhor maneira de realizar tal tarefa e
saber em quanto tempo ela pode ou deve ser realizada.
A compreensão do cenário é fundamental.
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Para entender sobre a identidade do que se passa dentro
da empresa, se dá a importância de conhecer dois
principais conceitos referentes à qualidade do serviço:
Eficiência e Eficácia das Tarefas
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
14
Uma pessoa eficaz é aquela que faz aquilo que deve ser feito,
que cumpre com suas metas, que realiza o que foi proposto.
A eficiência diz respeito a como fazer e está relacionada às
ações a serem realizadas. É uma questão de custo-benefício,
onde buscamos ter o mínimo de perdas e/ou desperdício. Uma
relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
15
EXEMPLO 1:
Cláudio vendeu sua quota de produtos.
Eliza também. Porém Eliza gastou 30%
de gasolina a menos. Neste caso, se a
meta era vender a quota, ambos foram
eficazes, mas Eliza foi mais
eficiente do que Cláudio.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
16
EXEMPLO 2:
Se toda a sua equipe entregou o relatório na
data prevista, logo, foram eficazes. Mas
César, que era um dos membros da equipe,
conseguiu fazê-lo e ainda sobrou tempo para
realizar a próxima tarefa do dia, ou mesmo
para aproveitar o resto do dia e ir ao cinema.
Logo César foi mais eficiente que os demais.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
17
Executar tarefas de forma eficiente e eficaz é fator
de sucesso, tanto para a pessoa, tanto para a empresa.
Em âmbito pessoal, significa dar abertura para novas
oportunidades de promoções, para tarefas mais desafiadoras e
mais estimulantes, e para âmbito profissional, significa melhor
uso do tempo do diário de serviço, oferecendo assim, maior
produção, e consequentemente, maior lucro.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
18
Para se ter eficiência, assegure-se que você entendeu
claramente a tarefa que lhe foi designada.
Certifique-se ter compreendido até onde vai a sua
responsabilidade e sua autoridade. Negocie com seu chefe quais
as tarefas que você pode executar sem precisar consultá-lo, pois
isso economiza tempo. Pergunte ao seu chefe quem pode tomar
as decisões na ausência dele. Cada segundo é importante.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / IDENTIDADE
EFICIÊNCIA E EFICÁCIA
19
No âmbito profissional, lembre-se que você e sua equipe
também precisam de metas claras. É preciso estabelecer um
tempo limite para a realização destas atividades, de
preferência um dia ou dois antes do prazo final de entrega.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
2. METAS
Desta forma, você ganha uma
margem de manobra para lidar com
os imprevistos que sempre aparecem.
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Seja comprometido!
Quando assumir uma tarefa, faça sua parte e ajude seus colegas
a realizar as deles. Se você não estiver satisfeito com as atitudes
de seu chefe ou de seus colegas, fale com eles, não sobre eles.
Resoluções de conflitos é mais uma das diversas variáveis que
demandam tempo, além de comprometer totalmente o
ambiente de trabalho no que se refere ao clima organizacional.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
2. METAS
21
Entenda quais os resultados que devem ser atingidos e não se
esqueça que há impactos se a tarefa não for concluída no prazo.
Verifique as datas de entrega e os recursos que você tem a sua
disposição. Não aceite prazos irreais. Cumpra os prazos que
você negociou. Cumprindo com todas as metas propostas, com
certeza você estará um passo mais perto dos seus objetivos.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
2. METAS
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Para alcançar nossas metas é necessário planejar. Como sempre,
a importância do planejamento não pode ser descartada.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
3. PLANEJAMENTO
Planejar o tempo significa saber o que
se quer fazer e ordenar as ações para a
realização da maior quantidade de
atividades no menor prazo para se
atingir seus objetivos.
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A etapa do planejamento é decisiva
para o sucesso de sua tarefa.
Uma vez que se sabe o que fazer e pra quando fazer, é possível
planejar como isto será feito. O responsável pela equipe pode
determinar, por exemplo, as pessoas que irão desempenhar
determinada função, o método que será utilizado e as
ferramentas mais adequadas para finalizar o projeto.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
3. PLANEJAMENTO
24
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o hábito de manter
uma agenda diária. Sugestivamente, faça da seguinte maneira:
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO
AGENDA DIÁRIA
No começo do dia, escreva uma lista de
tudo o que quer realizar. Faça desta sua
primeira atividade do dia. No final do dia,
veja tudo o que conseguiu fazer e transfira
para o dia seguinte o que não foi feito.
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É importante saber dar prioridade às ações que serão inseridas na
agenda diária. Há alguns fatores que influenciam as prioridades:
• PRAZO:
A primeira coisa a se levar em conta é a data de entrega de uma
tarefa. Como já abordamos, uma boa sugestão é programar a
conclusão da tarefa para pelo menos dois dias antes da data final,
evitando assim, futuros contratempos.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO
IDENTIFICANDO PRIORIDADES
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• RESULTADOS.
É interessante para o profissional dar prioridade àquelas
atividades que trarão o maior resultado. A “Regra de Pareto”
diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados,
enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de
resultados. Analise os 20% que lhe trarão mais resultados.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO
IDENTIFICANDO PRIORIDADES
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• RESULTADOS.
Pense nisto: às vezes é mais interessante contratar alguém para
resolver o que não traz tanto benefício, mas que igualmente
precisa ser feito. Exemplo: Ir ao banco, ao correio, etc.
Quanto, em dinheiro, vale cada hora de seu dia?
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO
IDENTIFICANDO PRIORIDADES
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• FACILIDADE:
O terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade que
determinada o tipo de dificuldade apresentada.
É comum irmos cumprindo determinadas tarefas pouco a pouco,
dia-a-dia. Cada pequena parte resolvida é uma parte do todo,
assim, quase sem querer grandes obstáculos são ultrapassados.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO
IDENTIFICANDO PRIORIDADES
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• FACILIDADE:
Entretanto, o perigo é ir deixando coisas mais complexas para
depois e acontecer imprevistos, como o esquecimento, o
aparecimento de novas tarefas importantes e etc.
Categorize as tarefas como: fácil, médio, difícil, muito difícil.
Fazendo isso, você atribui mais características às suas tarefas,
facilitando a identificação e escolha das mesmas.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / PLANEJAMENTO
IDENTIFICANDO PRIORIDADES
30
Para ganhar tempo é preciso organizar seus papéis,
informações, arquivos e e-mails. É um processo
simples, mas que traz grandes benefícios.
Para que o planejamento seja
posto em prática com sucesso é
necessário que você se organize.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
4. ORGANIZAÇÃO
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Todos sabem a correria que é trabalhar em uma empresa, com
isto, acabamos por deixar algumas atividades de lado como
organizar pastas, arquivos, agendas e até a própria mesa.
Este “deixar de lado” pode comprometer o andamento de
suas atividades no futuro, por isto organize-se.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
4. ORGANIZAÇÃO
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Uma lista-mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você
organiza sua agenda diária com os dados de seu planejamento,
no qual aprendemos anteriormente.
É a base da sua administração do seu tempo.
Para criar uma lista-mestra, você pode utilizar uma folha de papel
ou criar uma planilha virtual e fazer como o seguinte modelo:
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO
LISTA-MESTRA
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OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO
LISTA-MESTRA
Atividade Prazo Facilidade Prioridade Finalização
“Atividade 1” 05/08/20xx Médio Urgente Finalizado
“Atividade 2” 09/09/20xx Fácil Médio X
“Atividade 3” 01/10/20xx Difícil Baixa Finalizado
“Atividade 4” 21/11/20xx Muito Difícil Alta X
“Atividade 5” 15/12/20xx Fácil Baixa Finalizado
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O significado de cada coluna:
• ATIVIDADE - O que deve ser feito;
• PRAZO - A data de entrega. Se não há data fixa, defina uma;
• FACILIDADE - Dê um nível de facilidade para sua tarefa. Pode
ser fácil, médio, difícil, muito difícil ou 1,2,3,4,5. Enfim, você
adapta sua lista-mestra de acordo com sua necessidade;
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO
LISTA-MESTRA
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• PRIORIDADE - Com base nas outras colunas você pode definir a
prioridade de cada ação. Pode ser baixa, média, alta, urgente, etc;
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO
LISTA-MESTRA
• FINALIZAÇÃO - Nesta coluna você pode
informar que a tarefa está finalizada/não
finalizada, colocar um “OK”/”X” ou até
mesmo “tickar” em cada atividade
concluída caso a lista esteja no papel.
Faça de acordo com sua preferência.
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Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e
atualiza sua listra mestra. No final do dia, repete a ação,
organizando sua lista e planejando o dia seguinte.
É importante que você construa sua lista-mestra manejando
também sua agenda diária. A lista-mestre serve como visão
geral das tarefas e a agenda como uma visão
específica daquele dia, semana ou mês.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO
LISTA-MESTRA
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Em poucos dias, você irá acabar sendo conquistado por esta
forma de trabalhar. Em pouco tempo, verá como fica fácil
trabalhar assim e como você vai ficar orgulhoso c
om os resultados que vai alcançar.
Você vai estar se colocando a desafios e ultrapassando cada um
deles, organizando e controlando seu tempo e sua vida.
OS PRINCÍPIOS DA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO / ORGANIZAÇÃO
LISTA-MESTRA
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_Benefícios Obtidos com o Tempo Ganho
_Principais Reflexões
_Os Principais Desperdiçadores de Tempo
_Texto Reflexivo
O que Fazer com o Tempo Ganho???2-
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INTRODUÇÃO
Seja trabalhando em casa ou no escritório, todos nós devemos
prezar por breves momentos de pausa, aproveitando o tempo
ganho para recarregar nossa concentração e foco.
Tais momentos podem ser desde o download de um arquivo
grande, na qual você deve aguardar alguns minutos, o intervalo
entre duas reuniões intensas, etc.
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INTRODUÇÃO
A verdade é que esses curtos intervalos de poucos minutos
podem ser preenchidos com atividades agradáveis e produtivas
ao mesmo tempo, como, por exemplo, olhar os feeds de notícias
de sites e blogs no que diz respeito a sua área de atuação, até
mesmo ver se encontra alguma informação interessante nas
redes sociais, algo engraçado que melhore seu ânimo mesmo que
por poucos minutos. Mesmo com a correria do dia-a-dia, manter-
se informado e sorridente é algo de extrema importância.
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INTRODUÇÃO
Checar a previsão do tempo diariamente pode até parecer
estranho pra alguns, ou simples demais, mas se você mora ou
trabalha em grandes centros urbanos ou lugares onde o clima
pode mudar em questão de horas, então uma visita a sites de
previsões meteorológicas pode lhe ajudar a planejar uma
atividade adequada e agradável, faça chuva ou faça sol.
Outro bom exemplo é pensar no que
fazer no fim de semana.
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O QUE FAZER COM O
TEMPO GANHO
Exemplos como o anteriormente citado são recomendações
simples, mas úteis. Acima de tudo, são sugestões para
transformar a espera em produtividade e eliminar
os desperdícios de tempo.
Ninguém melhor que você mesmo para determinar o que fazer
com seu próprio tempo, uma vez que isso é algo subjetivo e
pessoal. Entretanto, veremos adiante algumas sugestões para o
bom uso do tempo que podem ser de grande utilidade para você.
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O QUE FAZER COM O
TEMPO GANHO
• Leia aqueles artigos importantes que estão se
acumulando em sua mesa;
• Pare e repense o seu departamento de entrada
de dados, a utilização de pacotes, as novas
admissões;
• Redescubra-se como profissional e como pessoa;
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O QUE FAZER COM O
TEMPO GANHO
• Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
• Pense na qualidade dos serviços prestados e
como melhorá-las;
• Reveja os planos de desenvolvimento dos
técnicos e administrativos da área frente às novas
tecnologias;
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O QUE FAZER COM O
TEMPO GANHO
O melhor presente é o tempo, e, por isso, é preciso aproveitá-lo
bem. Há uma ciência para utilizar o tempo. Não se trata de fazer
as coisas correndo, mas de não desperdiçá-lo com coisas sem
sentido. Para viver bem é preciso saber usar o tempo. É nele
que construímos a nossa vida. O tempo pode ainda nos oferecer
diversos benefícios, nos quais falaremos a seguir.
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BENEFÍCIOS OBTIDOS
COM O TEMPO GANHO
• Permite aproveitar mais a vida;
• Desenvolve uma perspectiva real do que a vida
oferece e como pode ser vivida;
•Possibilita maior domínio e controle do
trabalho;
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BENEFÍCIOS OBTIDOS
COM O TEMPO GANHO
• Evita pressão interna e pressões externas;
• Segurança, objetividade e aumento na
produção no trabalho;
• Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal,
familiar e profissional.
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BENEFÍCIOS OBTIDOS
COM O TEMPO GANHO
Mas e se a pessoa não administra bem o seu tempo?
Dentre os motivos mais comuns, estão:
• Passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º
lugar, sem um planejamento anterior;
•Recomeça o trabalho interrompido por diversos motivos;
• Reclama o dia inteiro que não teve tempo para nada.
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PRINCIPAIS REFLEXÕES
Existem fatores a serem observados que contribuem para
modificarmos algumas atitudes através de nossa própria
conscientização, fazendo com que administremos melhor o
nosso tempo disponível - ou que ganhemos tempo
melhorando ou desenvolvendo algum processo ou
tarefa no dia-a-dia que nos permita isso.
A seguir, algumas das reflexões que nos levam a esses fatos.
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PRINCIPAIS REFLEXÕES
• Estou dando o tempo certo às coisas
realmente importantes?
• Estou mantendo o equilíbrio adequado entre
minhas atividades de rotina e as de inovação à
longo prazo?
• Minhas atividades de combate ao fogo
(atividades de emergência) estão reduzidas?
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PRINCIPAIS REFLEXÕES
• As interrupções desnecessárias estão sendo
permitidas?
• Estou realizando tarefas desnecessárias?
• Estou pulando de tarefa em tarefa sem
concluí-las?
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PRINCIPAIS REFLEXÕES
Refletindo sobre isso, temos um perfil de nosso
comportamento diante do tempo. O que e como devemos
mudar, está em cada um de nós.
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OS PRINCIPAIS
DESPERDIÇADORES DO TEMPO
• Não definição / Classificação das metas;
• Não fazer plano diário;
• Prioridades não claras/ falta priorização;
• Alteração constantes de ordens e de
prioridades;
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OS PRINCIPAIS
DESPERDIÇADORES DO TEMPO
• Não antecipar prováveis acontecimentos
futuros e não se preparar para eles;
• Não se prevenir contra problemas
rotineiros;
• Sobrecarga de trabalho;
• Atrasos;
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OS PRINCIPAIS
DESPERDIÇADORES DO TEMPO
• Barulho;
• Desorganização pessoal;
• Arquivos desorganizados;
• Responsabilidade e autoridades
confusas;
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OS PRINCIPAIS
DESPERDIÇADORES DO TEMPO
• Não se ajustar a mudanças;
• Treinamento deficiente;
• Excesso de controle e Reuniões
improdutivas;
• Fazer eu próprio / não delegar;
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OS PRINCIPAIS
DESPERDIÇADORES DO TEMPO
• Excesso de material para ler;
• Excesso de comunicação;
• Falta de comunicação e;
• Inexistência de padrões / critérios/
diretrizes.
58
TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)
Imagine que há um banco no planeta terra e toda manhã
uma pessoa especial e bondosa autoriza um depósito na
conta corrente de todos os seus habitantes, no valor de
86.400. As condições são as seguintes: os correntistas não
podem transferir este valor para outra pessoa e à
meia-noite o saldo da conta é zerado.
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TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)
Quem gastou, gastou e o saldo por ventura existente não pode
ser acumulado para o dia seguinte. E assim acontecem todos os
dias. Você sabe como se chama este banco? – Isso mesmo,
tempo! Após a meia-noite, você recebe 86.400 segundos. Com
este investimento você precisa viver no presente, cujos
rendimentos mais conhecidos são felicidade, saúde, sucesso,
capacidade de fazer o bem às pessoas e muito mais.
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TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)
- Para entender o valor de um ano,
pergunte ao estudante que foi reprovado;
- Para entender o valor de um mês,
pergunte à mãe que teve um bebê prematuro;
- Para entender o valor de uma semana,
pergunte ao editor de um jornal semanal;
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TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)
- Para entender o valor de uma hora,
pergunte aos amantes que estão esperando para se encontrar;
- Para entender o valor de um minuto,
pergunte a alguém que perdeu o trem;
- Para entender o valor de um segundo,
pergunte ao sobrevivente de um acidente;
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TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)
- Para entender o valor de um milésimo de segundo, pergunte a
alguém que ganhou a medalha de prata nos Jogos Olímpicos;
O ontem é história. O amanhã é mistério. O hoje é uma dádiva.
Por isso é chamado presente. Valorize cada momento que você
tem! Valorize mais ainda porque você o compartilhou com
alguém especial, especial o suficiente para dividir o seu tempo.
“LEMBRE-SE DE QUE O TEMPO NÃO VOLTA”.
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O Tempo é um recurso precioso, que não pode ser recuperado,
ou expandido, portanto saiba usá-lo, pois ele proporciona
oportunidades iguais para todos.
Aprenda a fazer de seu tempo seu maior parceiro.
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Parabéns!
Você concluiu o curso de
Administração do Tempo