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Texto de apoio sobre o ajuste ddireto
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Direção-Geral da Administração da Justiça
Missão Administrativa da(o) Secretária(o) de Justiça
Aquisição de bens e serviços
pelos tribunais de 1ª instância e
serviços do Ministério Público
CFFJ - 2012
2
Aquisição de bens e serviços pelos tribunais de 1ª instância e serviços do
Ministério Público.
As secretarias judiciais e os serviços do Ministério Público, para o cabal
desempenho da sua atividade, carecem de realizar despesas com a aquisição de bens
ou serviços relacionadas com o seu funcionamento. Estas despesas serão realizadas em
obediência às normas do regime jurídico de despesas públicas e da contratação
pública1.
O presente documento visa apoiar a(o)s secretária(o)s de justiça ou quem
legalmente a(o) substitua na concretização dessa necessidade tendo em conta os tipos
de procedimentos definidos para a formação de contratos públicos adequados.
Podemos dizer que tais desideratos são normalmente atingidos através da
sequência duma série de 3 fases que designamos por: Levantamento de necessidades,
Contratação Pública e Execução do Contrato.
Levantamento e
verificação de
necessidades
Contratação Pública
(procedimentos pré-
contratuais)
Execução do Contrato
Ilustração 1: As fases da aquisição de bens e serviços.
O Levantamento de Necessidades pode decorrer por iniciativa da(o)
secretária(o) de justiça resultante da identificação de alguma necessidade específica
por parte dos serviços ou decorrer tendo por base um processo de planeamento de
1 E não se confunda com despesas no âmbito do apoio judiciário e/ou processuais que, nos termos do RCP, serão assumidas no âmbito do respetivo processo e pagas pelo IGFPJ (salvo em caso de urgência que poderão ser pagas pelo fundo de maneio do tribunal – Vd. Manual do Fundo de Maneio)
3
necessidades2. A atividade de planeamento de necessidades é extremamente
importante para os serviços uma vez que, se não for bem realizada, pode ocasionar
deficiências no aprovisionamento de alguns bens e serviços.
A fase de Execução do Contrato, apresenta especificidades próprias dependendo
do tipo de contrato que é celebrado. Se tem por base a compra de um bem, é
necessário efetuar a receção deste, verificar e aprovar a fatura ou documento
equivalente correspondente, e realizar o seu pagamento. No caso de o contrato
celebrado ter por base a prestação de um serviço, dependendo do tipo de serviço em
causa, é necessário efetuar o controlo e aprovação dos serviços executados. Caso
esteja abrangido por um contrato de assistência técnica, deve ser efetuado o seu
controlo de acordo com as normas definidas pelo adjudicatário e/ou acordadas.
Entre as duas situa-se a fase da Contratação Pública da qual, pela importância e
contexto, apenas nos debruçaremos nas próximas linhas pormenorizadamente sobre o
procedimento de ajuste direto.
No decorrer das três fases serão executadas inúmeras tarefas de controlo
operacional e administrativo visando assegurar, não só o correto cumprimento dos
procedimentos legais em vigor, mas também a qualidade do serviço ou entrega
efetuada.
Deixaremos para a parte final deste documento uma breve explicação sobre a
aquisição de bens através da UCMJ bem como sobre a especificidade do regime do
parecer prévio vinculativo necessário à celebração ou renovação de contratos de
aquisição de serviços3.
2 Cujo processo se desenrola ao longo do último trimestre ou de acordo com a data definida pela UCMJ ou pela DGAJ (Vd. Manual de Boas Práticas/Cronograma da atividade da(o) secretária(o) de justiça) com vista a definir o plano de aquisições para o ano seguinte. 3 Com vista à prossecução do controlo nas contratações públicas de aquisições de serviços com o objetivo global de redução da despesa
4
Conceitos prévios:
1. A despesa a considerar é a do custo total da aquisição de bens ou serviços
incluindo as renovações contratuais, tendo em conta as previsíveis
necessidades anuais dado que se mantém a proibição de fracionamento da
despesa com a intenção de a subtrair ao regime previsto no diploma (art.º
16.º, n.ºs 1 e 2 do Dec. Lei n.º 197/99, de 8 de junho mantido em vigor pela
al. f) do n.º 1 do art.º 14.º do Dec. Lei n.º 18/2008 de 29 de janeiro).
2. Para assunção de compromissos, nos termos do art.º 13.º do Dec. Lei n.º
155/92, de 28 de julho4, deve a(o) secretária(o) de justiça adotar um registo
de cabimento prévio do qual constem os encargos prováveis previstos na
escolha prévia do tipo de procedimento adotado, isto é, antes de autorizar a
realização da despesa (e a escolha de um determinado tipo de
procedimento), deve efetuar o registo do cabimento prévio, sem o qual
nenhum procedimento pode prosseguir, nomeadamente em consultas ao
mercado e restantes procedimentos previstos na lei.
Trata-se da comprovação real de que, na dotação orçamental prevista no
orçamento de delegação do tribunal, existe verba disponível e que esta fica
provisoriamente cativa com vista à satisfação da realização daquela despesa
após despacho de autorização da realização da despesa.
A informação de cabimento, necessária à verificação da cobertura
orçamental da despesa resultante do ato ou contrato, deve constar do
procedimento (vd. art.º 9.º da Resolução n.º 14/2011, de 16 de agosto do
Tribunal de Contas).
Reafirma-se que a informação de cabimento será prestada com base no valor
total da despesa no respetivo ano, incluindo-se, neste caso, o montante
correspondente ao IVA, num contrato de prestação de serviços a declaração
de cabimento deverá também incluir as respetivas renovações se for o caso.
3. Nos termos do art.º 10.º do Dec. Lei n.º 155/92, de 28 de Julho, a
contabilidade de compromisso ou encargos assumidos consiste no
4 Que aprovou o Regime da Administração Financeira do Estado
5
lançamento das obrigações constituídas com a indicação da respetiva rubrica
de classificação económica de despesas.
No decurso da gestão orçamental, o valor dos encargos que podem ser
assumidos será alterado em função dos reforços e/ou anulações das dotações
orçamentais bem como das variações dos compromissos.
Assim, antes de exarar o despacho que aprova a adjudicação e por
conseguinte autoriza a respetiva despesa, a(o) secretária(o) de justiça deve
proceder ao registo do compromisso tendo por base o valor assente no
orçamento apresentado em proposta e não num valor estimado como
aconteceu anteriormente no cabimento prévio.
Nenhum compromisso pode ser assumido sem que tenham sido cumpridas as
seguintes condições:
a) Verificada a conformidade legal da despesa, nos termos da lei;
b) Registado no sistema informático de apoio à execução orçamental;
c) Emitido um número de compromisso válido e sequencial que é refletido na
ordem de compra, nota de encomenda ou documento equivalente.
4. No âmbito dos pagamentos efetuados pelos tribunais, é aplicável a
confirmação da situação tributária e contributiva do beneficiário do
pagamento, estabelecido no art.º 31º-A do Dec. Lei n.º 155/92, de 28 de
julho. Para o efeito, e sempre que a despesa seja realizada na esfera do
procedimento por ajuste direto regime geral, a(o) secretária(o) de justiça
efetua a consulta da situação tributária e contributiva do beneficiário do
pagamento quando este a autorize nos termos legais, em substituição da
entrega das respetivas certidões comprovativas.
Nota importante:
Nas ilustrações deste texto são apresentados alguns esquemas com os
quais se pretende tão-somente realçar certos pormenores do desenrolar da
atividade procedimental associada às compras públicas.
6
O procedimento por ajuste direto.
O procedimento por ajuste direto carateriza-se por ser um procedimento pré-
contratual em que a(o) secretária(o) de justiça, ou quem legalmente a(o) substitua,
convida diretamente uma ou várias entidades à sua escolha a presentar proposta
podendo com elas negociar aspetos da execução do contrato a celebrar.
No Código dos Contratos Públicos (doravante apenas CCP), aprovado pelo
Dec.Lei n.º 18/2008, de 29 de janeiro, não existe regra que, em qualquer tipo de
situação, obrigue à consulta de mais do que uma entidade. Ficou assim consagrada
uma ampla liberdade neste aspeto, sendo certo que tal decisão terá reflexos na maior
ou menor complexidade administrativa do procedimento adotado, cuja opção está
diretamente relacionada com o valor, segurança contratual e beneficio financeiro
espectável com a aquisição do bem/serviço. Quando a(o) secretária(o) de justiça toma
a decisão de convidar duas ou mais entidades, podendo optar por abrir uma fase da
negociação, fica, dessa forma, patente a sua vontade em escolher, dentre elas, a
melhor proposta.
Levantamento de
Necessidades de
bens e/ou serviços
Categorias de bens
disponíveis na UCMJ
Aquisição através
da UCMJ
Outro tipo de bens
e serviços
Elaboração das
peças do
procedimento
Ajuste direto:
-regime geral
-regime simplificado
Receção dos
bens e serviços
Receção da
fatura
Pagamento da
fatura
Ilustração 2: A aquisição centralizada de bens e serviços na UCMJ vs restante tipo de bens e
serviços.
7
O procedimento por ajuste direto pode ser usado para a formação de contratos
de locação ou de aquisição de bens móveis e de aquisição de serviços, até ao valor
máximo de € 75.000,00. Porém, este valor encontra-se condicionado pela
disponibilidade orçamental e ainda pelo despacho de delegação de competências5
atribuído à(o) secretária(o) de justiça.
Importa destacar que por determinadas razões materiais, expressamente
previstas no CCP, nomeadamente, em casos de urgência imperiosa resultante de
acontecimentos imprevisíveis6 pela(o) secretária(o) de justiça e na medida do
estritamente necessário, é também possível o recurso ao procedimento de ajuste
direto independentemente do seu valor (cfr. art.º 24.º, n.º 1, al. c) do CCP). Se tal se
verificar, a escolha pelo ajuste direto deverá ser fundamentada (al. c) do n.º 1 do art.º
115.º do CCP) e seguirá o regime geral7 com tramitação prevista no art.º 114.º e segs.
do CCP.
Nos tribunais, este tipo de procedimento (ajuste direto por urgência imperiosa)
acontece maioritariamente quando a DGAJ, em situação extraordinária, autoriza, de
modo expresso, a(o) secretária(o) de justiça a adquirir bens cuja aquisição é
centralizada8, fora da UCMJ, na medida do estritamente necessário ao consumo
mensal (aconselhando-se aquisições mensais), por forma a fazer face unicamente às
necessidades urgentes. Voltaremos novamente a este assunto mais à frente.
5 O despacho de delegação de competências deve ser sempre expressamente referido nos documentos do procedimento aquisitivo (art.º 38. do CPA). Nos casos de substituição a que se refere o art.º 41.º do CPA também deverá ser expressamente mencionada essa circunstância. 6 Normalmente associada ao fato de o contrato de fornecimento de bens da competência da UCMJ se ter esgotado prematuramente. 7 Nestes casos, não é possível seguir o regime simplificado porque, como se infere do n.º 2 do art.º 128.º este está condicionado apenas ao critério do valor do contrato previsto na al. a), n.º 1 do art.º 20.º, devendo por isso seguir-se o regime regra, ou seja, a tramitação prevista no art.º 114.º e segs. do CPP. 8 Exemplos deste tipo de bens: papel de fotocópia, contracapas para processos, material de escritório, etc. (bens que só podem ser requisitados através da plataforma Tradeforum).
8
Levantamento e
verificação de
necessidades
Bens ou
serviços
disponíveis na
UCMJ ?
Aquisição
através da UCMJ
Avaliação do valor
da aquisição
Superior a
5.000 € ?
Ajuste direto:
-regime geral
-regime simplificado
Ajuste direto
regime geral
não não
sim sim
Está
esgotado ?não sim
Ilustração 3: A aquisição de bens ou serviços consoante estarem disponíveis na UCMJ e, em caso
contrário, o respetivo valor.
Em qualquer regime de ajuste direto – geral ou simplificado - (com exceção do
ajuste direto fundamentado na urgência imperiosa), deverá ter-se em consideração
que existe um limite para os convites. O n.º 2 do art.º 113.º do CCP, dispõe que não
poderão ser convidadas entidades a quem tenham sido adjudicados, no ano económico
em curso e nos dois anteriores, desde que as prestações sejam do mesmo tipo ou
idênticas, e o preço contratual acumulado seja igual ou superior aos limiares do ajuste
direto, ou seja, aos € 75.000,00.
Marcha do procedimento de ajuste direto
Na sequência do levantamento de necessidades e previamente à decisão de
contratar e ao envio do convite deverá ser sondado o mercado com os seguintes
objetivos:
Verificar a disponibilidade orçamental para assumir a despesa e para
realizar o respetivo cabimento;
Para documentar o caderno de encargos permitindo, nomeadamente,
estabelecer o preço máximo por forma a possibilitar, à(o) secretária(o)
de justiça (no caso de existir apenas uma proposta) ou ao júri (no caso
9
de mais do que uma proposta), a análise, por exemplo, da existência de
um preço anormalmente baixo (art.ºs 47.º, 57.º e 70.º do CCP).
Depois de sondado o mercado e realizado o cabimento pelo montante necessário
à despesa é efetuado o convite que, no ajuste direto nos termos do art.º 114.º do CCP,
deverá ser formulado por escrito e acompanhado do Caderno de Encargos. Poderá ser
utilizado qualquer meio de comunicação para esse efeito, onde se inclui o correio
eletrónico ou outro meio de transmissão eletrónico de dados9.
Levantamento e
verificação de
necessidades
Verificação da
inscrição da despesa
na rubrica prevista
no orçamento
Tem
cabimento?
Ajustar necessidades ou
alterar dotação da rubrica
fazendo pedido de
alteração orçamental à
DGAJ
Registo do
cabimento
Procedimento
aquisitivosim
não
Ilustração 4: A fase do cabimento prévio obrigatório.
Nos casos em que haja conveniência em consultar mais do que um fornecedor,
impõe-se a necessidade da(o) secretária(o) de justiça constituir um júri para
acompanhar o procedimento, o qual será formado por um mínimo de três membros
efetivos, um dos quais será o presidente, e ainda por mais dois membros suplentes10.
O júri entrará em funções no dia útil subsequente ao do envio dos convites aos
fornecedores e conduzirá o procedimento até ao momento da adjudicação11 porque
esta é da competência exclusiva da(o) secretária(o) de justiça.
9 As notificações e as comunicações devem ser efetuadas através de correio eletrónico ou de outro meios de transmissão escrita e eletrónica de dados (art.º 467.º e n.º 1 do art.º 468.º do CCP). 10 Dá-se nota que no caso de constituição de júri a(o) secretária(o) de justiça não deverá participar no seu elenco, na medida em que a sua participação o impedirá depois de proferir o despacho de adjudicação, nos termos da al. d), n.º 1 do art.º 44.º do CPA. 11 A adjudicação é o ato administrativo pelo qual a(o) secretária(o) de justiça escolhe uma proposta, decidindo e culminando assim o processo aquisitivo
10
O procedimento por ajuste direto – regime geral
Se for convidada apenas uma entidade, do convite devem constar os seguintes
elementos:
- A identificação da entidade adjudicante;
- O órgão que tomou a decisão de contratar;
- O fundamento da escolha do ajuste direto sempre que a escolha tenha
recaído em critérios materiais a que se refere o art.º 24.º do CCP;
- Os documentos que contenham os termos e as condições relativos a aspetos
da execução do contrato aos quais a entidade adjudicante pretende que o
concorrente se vincule se for o caso;
- Os documentos que constituem a proposta, designadamente a necessidade
da apresentação da declaração constante do anexo I ao CCP devidamente
preenchida e assinada;
- O prazo e o modo de apresentação da proposta;
Quando for convidado mais do que uma entidade, o convite deverá ser enviado
em simultâneo e, além dos itens anteriores, deverá ainda indicar:
- O valor e o modo de prestação da caução ou os termos em que a mesma não
é exigida;
- Se as propostas apresentadas serão alvo de negociação; e
- Qual o critério de adjudicação.
Ato posterior à apresentação de propostas, caso tenha sido apresentada mais do
que uma, abre-se, se assim tiver sido decidido, a fase de negociação (cfr. art.º 118.º
do CCP) conduzida pelo júri. Concluída a fase de negociação o júri elabora o relatório
preliminar que é notificado, no âmbito de audiência prévia, a todos os que
apresentaram propostas. Concluída a fase da audiência prévia o júri elabora o
relatório final. Só após a remessa do relatório final a(o) secretária(o) de justiça ficará
em condições de adjudicar o fornecimento.
11
Procedimento
de aquisição
por ajuste direto
regime geral
Envio de convite
com caderno de
encargos aos
convidados
Eventual
esclarecimento de
dúvidas/erros e
omissões do CE
Receção das
propostas
Mais do que
uma
proposta ?
Envio das
propostas para o
júri
Há
negociação ?
Júri conduz
sessão de
negociação
Elaboração da
ata
Apresentação
propostas finais
Registo de
compromisso/
Adjudicação
Elaboração do
relatório preliminar
Elaboração do
relatório finalAudiência prévia
não
sim
sim
não
Eventual convite
para a melhoria
das propostas
Ilustração 5: No convite a mais do que uma entidade haver uma ou mais do que uma proposta.
No procedimento de ajuste direto regime geral é exigido, aquando da
notificação da adjudicação, que o adjudicatário apresente, no prazo razoável que lhe
tiver sido fixado (art.ºs 126.º, n.ºs 2 e 4 conjugado com a al. i) do art.º 55.º do CCP),
documento comprovativo da não condenação por certos crimes (organização
criminosa, corrupção, fraude e branqueamento de capitais).
Por uma questão de economia de tempo e recursos pode ser aproveitada esta
notificação para solicitar ao adjudicatário o comprovativo da sua situação tributária e
contributiva12.
Resta acrescentar que, nos termos do art.º 127.º do CCP, a eficácia do contrato
celebrado neste tipo de procedimento aquisitivo depende da publicitação de ficha
(Cfr. Anexo III ao CCP) contendo os elementos essenciais do contrato no portal único
da Internet dedicado aos contratos públicos (www.base.gov.pt), o qual, antes disso,
não poderá ser executado ou pago.
12 Vidé ponto 4 dos “Conceitos prévios” (pg. 4).
12
Levantamento e
verificação de
necessidades
Ajuste direto
Ajuste direto
regime geral
Publicitação da
ficha no portal
www.base.gov.pt
Ajuste direto
regime simplificado
Ilustração 6: A publicitação da ficha na internet.
I – Resumo da tramitação procedimental por ajuste direto – regime geral, com consulta a
uma entidade.
Assim, no ajuste direto para aquisição de bens e serviços, com consulta a
apenas uma entidade, poderá ter esquematicamente as seguintes fases (art.ºs 112.º a
127.º do CCP).
- Verificação da necessidade;
- Sondagem do mercado;
- Cabimentação prévia da despesa previsível;
- Despacho para início de procedimento – decisão de contratar, autorização da
despesa e escolha de procedimento (art.ºs 18.º, 20.º e 36.º);
- Remessa do convite com caderno de encargos (art.º 115.º) com indicação da
hora e data limites para apresentação da proposta;
o Eventual pedido de esclarecimentos da entidade convidada à entidade
adjudicante (art.º 50.º);
- Entrega pelo convidado da sua proposta que deve ser acompanhada da
declaração cujo modelo é o Anexo I ao CCP;
o Possibilidade de convidar a entidade consultada a melhorar a proposta
(n.º 2 do art.º 125.º);
13
- Registo do compromisso para indicação ao adjudicatário do respetivo número
de compromisso SIC (doravante, apenas NC-SIC);
- Decisão de adjudicação (n.º 1 do art.º 125.º);
- Publicitação da ficha no portal da internet (art.º 127.º).
- Notificação da adjudicação com exigência dos documentos de habilitação à
entidade adjudicada (art.ºs 81.º e 126.º) – Vd. fig. 7; e
- Envio de requisição com indicação do NC-SIC (a requisição poderá ser
substituída, pela notificação da adjudicação);
- Receção dos bens ou serviços;
- Verificação da regularidade do fornecimento;
- Verificação da regularidade da fatura ou documento equivalente (donde
deve constar o NC-SIC);
- Confirmação da situação tributária e contributiva do beneficiário do
pagamento;
- Lançamento da fatura e pagamento.
- Receção do respetivo recibo
II – Resumo da tramitação procedimental por ajuste direto – regime geral, com consulta a,
pelo menos, duas entidades.
- Verificação da necessidade;
- Sondagem do mercado;
- Cabimentação prévia da despesa previsível;
- Despacho para início de procedimento - decisão de contratar, autorização da
despesa e escolha de procedimento com designação da constituição do júri –
não devendo o secretário de justiça participar na composição do júri ver
nota de rodapé n.º 10 (art.ºs 18.º, 20.º, 36.º e 67.º) ;
- Remessa do convite simultaneamente às entidades convidadas com caderno
de encargos e indicação sobre se as propostas serão objeto de negociação
(art.º 115.º) bem como indicação da hora e data limites para apresentação
das propostas;
14
o Eventual pedido de esclarecimentos à entidade adjudicante (art.º
50.º);
- Entrega pelos concorrentes das suas propostas que devem ser acompanhadas
da declaração cujo modelo é o Anexo I ao CCP;
- Se do convite constar que as propostas a apresentar serão objeto de
negociação o júri marca data para a negociação com uma antecedência
mínima de três dias úteis (art.ºs 115.º, 118.º e 120.º);
o Eventual sessão de negociação e concessão, pelo júri, de prazo para a
apresentação das versões finais das propostas alteradas por via da
negociação com a elaboração da respetiva ata (art.ºs 118.º a 121.º);
o Eventual apresentação da versão final das propostas (art.º 121.º);
- Elaboração pelo júri de um relatório preliminar que analisa as versões
iniciais (e/ou finais) das propostas e a aplicação do critério de adjudicação e
onde propõe a ordenação das mesmas;
- Notificação, por parte do júri, do relatório preliminar a todos os
concorrentes, no âmbito da audiência prévia, fixando-lhes um prazo não
inferior a cinco dias úteis para se pronunciarem por escrito (art.º 123.º);
- Recebidas as resposta ou decorrido o prazo fixado, o júri elabora um
relatório final que poderá manter ou modificar o teor do relatório preliminar
(art.º 124.º);
- Registo do compromisso para indicação ao adjudicatário do respetivo NC-SIC;
- Decisão de adjudicação (n.º 1 do art.º 125.º);
- Publicitação da ficha no portal da internet (art.º 127.º);
- Notificação da adjudicação a todos os concorrentes e exigência dos
documentos de habilitação apenas à entidade adjudicatária (art.ºs 81.º e
126.º) – Vd. fig. 7; e
- Envio de requisição com indicação do NC-SIC (a requisição poderá ser
substituída, pela notificação da adjudicação);
- Receção dos bens ou serviços;
- Verificação da regularidade do fornecimento;
15
- Verificação da regularidade da fatura ou documento equivalente donde
conste o NC-SIC;
- Confirmação da situação tributária e contributiva do beneficiário do
pagamento;
- Lançamento da fatura e pagamento.
- Receção do respetivo recibo.
Procedimento de
aquisição de bens
ou serviços - ajuste
direto regime geral
Notificação da
adjudicação aos
concorrentes
Pedido de
documentos de
habilitação ao
adjudicatário
Notificação aos
concorrentes
Há contrato
escrito ?
Envio da requisição
ao adjudicatário
Elaboração e
celebração do
contrato com o
adjudicatário
sim
Publicitação do
procedimento no
portal www.base.gov
Receção dos bens
ou serviço
Apresentação e
análise dos
documentos de
habilitação
Documentos
corretos ?
sim
Pedido ao
concorrente
seguinte na lista
(caso haja)
não
não
Ilustração 7: Ajuste direto - os documentos de habilitação.
16
Procedimento de
aquisição de bens
ou serviços - ajuste
direto regime geral
Notificação da
adjudicação aos
concorrentes
Há contrato
escrito ?
Envio da minuta do
contrato ao
adjudicatário para
aceitação
Há
ajustamentos
ao contrato ?
Notificação aos
concorrentes
Envio da requisição
ao adjudicatário
sim
sim
Elaboração e
celebração do
contrato com o
adjudicatário
Publicitação do
procedimento no
www.base.gov.pt
Receção dos bens
ou serviço
não
não
Ilustração 8: A existência ou não de contrato escrito.
O procedimento por ajuste direto – regime simplificado
O art.º 128.º do CCP prevê o procedimento de ajuste direto em regime
simplificado destinado à aquisição ou locação de bens móveis ou de aquisição de
serviços cujo preço contratual não seja superior a € 5.000,00 e cujo prazo de vigência
não seja superior a um ano nem prorrogável. Neste tipo de procedimento não há
intervenção do júri e o preço não é passível de revisão.
É um procedimento que dispensa qualquer tipo de formalidades uma vez que a
adjudicação pode ser feita diretamente sobre a fatura ou documento equivalente
apresentado pela entidade adjudicatária13 pelo que é dispensada a publicitação do
contrato na internet.
Trata-se de um tipo de procedimento que visa operacionalizar as compras do dia
a dia através de uma tramitação quase totalmente desformalizada.
13 Vd. art.º 36.º do CIVA. Talões de caixa, talões de balcão ou outros semelhantes não preenchem os requisitos legais.
17
Todavia, como sabemos, toda a realização de despesas públicas,
independentemente de o valor da mesma ser reduzido, está sujeita ao regime jurídico
constante do CCP bem como das regras de execução orçamental.
A autorização de despesas implica a observância dos requisitos de conformidade
legal, regularidade financeira e de economia, eficiência e eficácia.
No âmbito do tipo de procedimento que estamos aqui a tratar – o regime
simplificado -, a lei não estipula uma formalidade específica para a consulta ao
mercado, podendo a mesma ser feita por qualquer meio escrito, oral, ou mesmo pela
simples constatação do preço exposto no produto.
A lei também não impõe forma específica para o convite ao fornecedor, pelo
que o mesmo considera-se formulado se forem utilizados os expedientes acima
descritos.
Já no que respeita à proposta apresentada pelo fornecedor, rege o art.º 56.º,
que se trata de uma declaração pela qual manifesta a sua vontade de contratar.
Porém, tem sido entendimento do CFFJ que, em bens de valor reduzido, atento
o princípio da proporcionalidade, tal proposta pode não revestir a forma de documento
escrito sendo aceitável a comunicação oral ou a exposição do preço no produto a
adquirir.
Contudo parece ao CFFJ que, independentemente disso, haverá sempre lugar à
elaboração de um despacho, por parte da(o) secretária(o) de justiça, onde fiquem
consignadas as decisões de contratar e de autorização da despesa bem como sobre a
escolha do procedimento e de adjudicação14.
Procedimento de
aquisição por
ajuste direto
regime simplificado
Contacto por
qualquer meio com
o fornecedor
Registo de
cabimento,
compromisso e
adjudicação
Requisição do bem
ou serviço com
indicação do NC-SIC
Receção do bem
ou serviço
Ilustração 9: O ajuste direto no regime simplificado.
14 Vd. Modelo disponibilizado na plataforma e-learning.
18
Procedimento de
aquisição por
fundo de maneio -
ajuste direto
regime simplificado
Contacto por
qualquer meio com
o fornecedor
Registo da despesa
no programa de
gestão orçamental -
Requisição do bem
ou serviço
Receção do bem
ou serviço
Remessa da fatura
ou documento
equivalente à
DGAJ
Ilustração 10: Ajuste direto simplificado pago pelo Fundo de Maneio.
I – Resumo da tramitação procedimental por ajuste direto – regime simplificado.
Para o regime de ajuste direto simplificado, consulta-se, em termos formais, um
fornecedor, que terá as seguintes fases procedimentais que podem ocorrer (quase)
simultaneamente (artigo 113.º, 128.º e 129.º):
- Levantamento da necessidade;
- Sondagem do mercado;
- Cabimentação prévia da despesa previsível.
- Despacho para início de procedimento e adjudicação na qual está subjacente
a decisão de contratar e a decisão da escolha de ajuste direto (artigos 18.º,
20.º e 36.º);
- Registo do compromisso para indicação ao fornecedor do respetivo NC-SIC;
o Para o caso de aquisição efetuada com o fundo de maneio o NC-SIC
será atribuído centralizadamente pela DGAJ aquando da receção do
original da fatura ou documento equivalente;
- Receção do bem ou serviço;
- Verificação da regularidade do fornecimento;
- Apresentação de fatura ou documento equivalente;
- Verificação da regularidade da fatura ou documento equivalente;
- Lançamento da fatura ou documento equivalente e pagamento
- Receção do respetivo recibo15.
15 Nos casos de pagamento a dinheiro, a fatura for simultaneamente recibo este documento já não é exigível.
19
A aquisição de bens através da UCMJ
Os contratos referentes à aquisição de algumas espécies de bens e serviços são
da exclusiva competência da ANCP16. A “Unidade de Compras do Ministério da Justiça”
é uma das entidades que, juntamente com a ANCP e a DGAJ, formam o Sistema
Nacional de Compras Públicas. A aquisição desse elenco de bens ou serviços17 só pode
ser realizada através desta entidade para o que será utilizado, para o efeito, a
plataforma de requisição de bens “Tradeforum”, cuja transação, por parte dos
tribunais, é uma mera comunicação de aprovisionamento público.
A aquisição de
bens ou serviços
da competência da
UCMJ
Registo de
cabimento e
compromisso
Requisição
eletrónica pelo portal
Tradeforum
Adjudicatário aceita
encomenda
Receção do bem
ou serviço
Ilustração 11: A requisição de bens disponíveis na UCMJ.
Regime de celebração ou renovação de contratos de aquisição de serviços
O artigo 26.º, n.º 4, da LOE 2012 vem estabelecer a necessidade de um parecer
prévio vinculativo, a emitir pelo membro do Governo responsável pela área das
finanças, para a celebração ou renovação de contratos de aquisição de serviços por
órgãos e serviços abrangidos pelo âmbito de aplicação da Lei n.º 12-A/2008, de 27 de
Fevereiro, na sua redação atual, cujos termos e tramitação são regulados pela Portaria
n.º 9/2012, de 10 de janeiro. Note-se que o parecer prévio vinculativo é exigido tanto
para a renovação de contratos de prestação de serviços, como para a celebração de
novos contratos com ou sem contraparte e objeto idênticos.
16 Agência Nacional de Compras Públicas, EPE, a quem foram atribuídas parte das competências da entretanto extinta Direcção-Geral do Património (DGP), nomeadamente no domínio da Gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e do Parque de Veículos de Estado (PVE). 17 Atualmente a lista de bens consta da Portaria n.º 103/2011, de 14 de Março.
20
São nulos os contratos de aquisição de serviços celebrados ou renovados sem o
parecer acima mencionado (cfr. art.º 26.º, n.º 10, da LOE 2012).
Nos termos da referida Portaria n.º 9/2012, encontra-se, no entanto, concedido
parecer genérico favorável à celebração de contratos de prestação de serviços desde
que não seja ultrapassado o montante anual de 5.000,00 € (sem IVA) a contratar com a
mesma contraparte e o trabalho a executar se enquadre na situação prevista na al. b)
do n.º 1 artigo 4.º da referida portaria – a sua execução se conclua no prazo de 20 dias
a contar da notificação da adjudicação.
Encontra-se igualmente concedido parecer genérico favorável à celebração ou
renovação de contratos de prestação de serviços de manutenção ou assistência a
máquinas, equipamentos ou instalações, pelo prazo máximo de um ano e desde que
não seja ultrapassado o montante anual de 5.000€ (sem IVA) a contratar com a mesma
contraparte.
Em qualquer uma destas situações deverão ser cumpridas as obrigações de
comunicação e registo previstas no n.º 3 do mesmo artigo.
Contudo, não carece de parecer prévio a prestação de serviço que assuma um
caráter acessório da disponibilização do bem (al. a), do n.º 6 do art.º 26.º da Lei 64-
B/2011, de 30 d dezembro)18.
A(O)s secretária(o) de justiça que contratem ao abrigo do “parecer genérico
favorável” acima referido devem comunicar, através do endereço eletrónico a indicar
pela DGAJ, até ao final do mês seguinte àquele em que foram adjudicados, os
contratos celebrados, juntando os elementos previstos no n.º 2 do artigo 3.º da
Portaria n.º 9/201219.
18 Nos tribunais o assumir de despesa está também condicionado às orientações constantes da alínea D) da informação n.º 40/2011 da DGAJ/DSGF ainda em vigor, o documento referido pode ser consultado na área do acesso reservado na página da DGAJ. 19 Oportunamente serão prestados mais esclarecimentos sobre o assunto.
21
Esquema elucidativo sobre a fase da receção do bem adquirido:
Adjudicação do
fornecimento de
bens
Receção do bem
Controlo da guia
de remessa ou
fatura
Conforme ?
Devolução ao
adjudicatário
Registo da entrada
do bem/bem segue
para armazém
Aprovação e
registo da fatura
Retificação da
entrega pelo
adjudicatário
sim
não
Esquema elucidativo sobre a prestação de um serviço/assistência técnica:
Execução do
serviço pelo
adjudicatário
Certificação da
execução
Há lugar a
faturação ?
Fim do
processo
Folha de assistência
técnica é assinada
Aprovação e
registo da faturasim
não
A elaboração do presente documento usufruiu da colaboração atenta e prestimosa de
alguns colegas. Comentários, correções e alterações são fatores de progresso e melhoria
contínua. Por isso, agradecemos muito a todos os que possam continuar a contribuir para
a melhoria deste projeto.
22
Índice
Conceitos prévios .......................................................................................................................................... 4
O procedimento por ajuste direto ................................................................................................................ 6
Marcha do procedimento de ajuste direto ................................................................................................... 8
O procedimento de ajuste direto – regime geral ........................................................................................ 10
I – Resumo da tramitação procedimental por ajuste direto – consulta a uma entidade ........................... 12
II – Resumo da tramitação procidimental por ajuste direto – consulta, a pelo menos, duas entidades ... 13
O procedimento por ajuste direto – regime simplificado ........................................................................... 16
I – Resumo da tramitação procedimental por ajuste direto – regime simplificado ................................... 18
A aquisição de bens através da UCMJ ......................................................................................................... 19
Regime de celebração ou renovação de contratos de aquisição de serviços ............................................. 19
Índice das ilustrações
(Ilustração 1) As fases das aquisições de bens e serviços ............................................................................. 2
(Ilustração 2) A aquisição centralizada vs a aquisição através de um procedimento ................................... 6
(Ilustração 3) A aquisição de bens ou serviços consoante estarem disponíveis na UCMJ e, em caso contrário, o respetivo valor ........................................................................................................................... 8
(Ilustração 4) A fase do cabimento prévio obrigatório ................................................................................. 9
(Ilustração 5) No convite a mais do que uma entidade haver uma ou mais do que uma proposta ........... 11
(Ilustração 6) A publicitação da ficha na internet ....................................................................................... 12
(Ilustração 7) Ajuste direto – os documentos de habilitação ..................................................................... 15
(Ilustração 8) a existência ou não de contrato escrito ............................................................................... 16
(Ilustração 9) O ajuste direto no regime simplificado ................................................................................ 17
(Ilustração 10) Ajuste direto simplificado pago pelo fundo de maneio ..................................................... 18
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(Ilustração 11) A requisição de bens disponíveis na UCMJ ......................................................................... 19
Esquema sobre a fase da receção do bem adquirido ................................................................................. 20
Esquema sobre a prestação de um serviço/assistência técnica ................................................................. 21
Coleção “Missão Administrativa da(o) secretária(o) de
justiça”
Autor:
Centro de Formação de Funcionários de Justiça
Titulo:
“Aquisição de bens e serviços pelos tribunais de 1ª instância e
serviços do Ministério Público”
Coordenação técnico-pedagógica:
José Cabido
Colaboração:
João Campos
Coleção pedagógica:
Centro de Formação de Funcionários de Justiça
1.ª edição
Junho de 2012
