DESBUROCRATIZE

Profa. Dra. Teresa Dib Zambon Atvars

Profa. Dra. Milena Pavan Serafim

Eloisa Caldeira Durães

UNICAMP

Unicamp | CGU

08.06.2020

UNIVERSIDADE DIGITAL

MISSÃO:

Criar e disseminar o conhecimento científico, tecnológico, cultural e artístico em todos os campos do saber por meio do ensino, da pesquisa e da extensão. Formar

profissionais capazes de inovar e buscar soluções aos desafios da sociedade contemporânea com vistas ao exercício pleno da cidadania

MAPA ESTRATÉGICO VISÃO

A Unicamp é uma universidade pública de liderança e referência internacional em todas as áreas do conhecimento, promotora do desenvolvimento sustentável e

comprometida com os anseios da sociedade

Difundir o conhecimento produzido para a sociedade

3

OBJETIVOS DE RESULTADO PARA A

SOCIEDADE

Aprimorar o acesso, permanência e desenvolvimento acadêmico, profissional e pessoal como mecanismo de

promoção de igualdade e diversidade

Aprimorar os métodos educacionais para torná-lo flexível, contemporâneo e de aprendizagem centrada

no estudante

Atualizar a infraestrutura física e tecnológica da área acadêmica

Ampliar a internacionalização com docentes, discentes, pesquisadores e funcionários

OBJETIVOS PARA EXCELÊNCIA NO

ENSINO, NA PESQUISA E NA EXTENSÃO

OBJETIVOS PARA EXCELÊNCIA NA

GESTÃO

Aperfeiçoar a governança corporativa para a promoção da transparência e accountability

Posicionar-se como protagonista no relacionamento com a esfera pública e a privada

Garantir a sustentabilidade orçamentária e financeira Aumentar a eficiência dos processos de trabalho com

o suporte tecnológico

Compatibilizar a disponibilidade de pessoal às necessidades dos processos e serviços

Aumentar o impacto nacional e internacional da pesquisa

Intensificar parcerias com diferentes setores da sociedade

Favorecer a trajetória de desenvolvimento pessoal e profissional

Otimizar a infraestrutura, os serviços e o uso dos espaços dos campi para garantia de um ambiente

saudável, verde, seguro e acessível

Promover a inserção de inovação e empreendedorismo na instituição extensivo à

sociedade

SUSTENTABILIDADE GESTÃO POR PROCESSOS TRANSPARÊNCIA

1

14

2 3

5

4

8

7

10

6

11

9

12 13

15

Concepção e fases

Equipes e produtos

Linha do tempo

UNICAMP

Anexo I: canal simplifica

Anexo II: redes sociais

Convergência com o LAB. GESTA

A grande alteração a fazer no confronto à burocracia transcende e antecede ao campo técnico, situando-se no PLANO CULTURAL e INSTITUCIONAL, onde estão enraizadas as causas fundamentais do emperramento e da ineficiência.*

UNICAMP

* Hélio Beltrão, 1985

UNICAMP

Lançado em maio de 2019, o programa recebeu 60 inscritos, sendo 40 da equipe presencial e 20 da equipe virtual.

• 64% Unidade de ensino e pesquisa• 17% Administração central• 17% Colégio técnico• 2% Centro e núcleo

|1ª FASE: BOAS-VINDAS E CAPACITAÇÃO

Apresentar os projetos dereforma/modernização da GESTÃO PÚBLICA,alinhados aos condicionantes históricos deformação da Administração Pública Brasileira;

Propor um novo olhar sobre a burocracia, DESMISTIFICAR O CONCEITO DE BUROCRACIACOMO ALGO RUIM.O que é ruim é denominadopelos autores como disfunções burocráticas.

Agosto

|2ª FASE: LEVANTAMENTO DE INQUIETAÇÕES BUROCRÁTICASENTRE OS INSCRITOS

Recebemos 48 formulários com as inquietações burocráticas, cada formulário teve em média 4 itens, então tivemos quase

200 itens!

Posteriormente, cada respondente recebeu um retorno.

Os itens foram analisados pela equipe presencial e realizamos a priorização usando a matriz GUT(gravidade, urgência e tendência);

em seguida, realizamos um AGRUPAMENTO para estabelecer as frentes de trabalho.

CULTURA E INSTITUCIONALIZAÇÃO DA PREOCUPAÇÃO COM OS EXCESSOS DE BUROCRACIAEsta equipe vai atuar na elaboração de mecanismos para instituir meios que incentivem o senso crítico e liberdade paraquestionamentos. A referência inicial será as boas práticas estabelecidas pelo Governo Federal, como: Simplifique, Decreto9094/2017, Lei nº 13.726 e Guia D Simplificação.O produto esperado é um plano de ação para impulsionar a mudança cultural.

EQUIPE CULTURA

NORMAS E PROCEDIMENTOS (EPE e Gestão)Esta equipe vai atuar na proposição de alterações em normas e procedimentos internos das quais interferem em sua rotina.

O produto esperado é um pacote de alterações à Administração Central para análise de viabilidade e efetividade.

EQUIPE NORMATIVOS

TRAMITAÇÃO INTRA E INTER ÓRGÃOS, UNIDADES E CÂMARASEsta equipe vai identificar processos de suporte da Unicamp que impactam nas atividades-fim e passam por diversasaprovações, ciências e pareceres.

O produto esperado é identificar papéis duplicados e propor a supressão ou alteração de etapas.

EQUIPE TRAMITAÇÕES

NOVAS ROTINAS, NOVOS MÉTODOS DE TRABALHO, NOVAS FERRAMENTAS E VELHOS QUESTIONAMENTOSEsta equipe vai atuar em um estudo e análise de viabilidade de práticas já abordadas em outros órgãos públicos que temgerado resultados para então, propor mudanças à Unicamp.

O produto esperado é um plano de convencimento dos itens levantados as áreas responsáveis.

EQUIPE INOVAÇÃO(Por que não?)EI

XO T

RA

NSV

ERSA

L: M

ELH

OR

IAS

PO

NTU

AIS

Propor ações que visem melhorias pontuais e localizadas, que possuem efeitos rápidos e positivos na rotina de trabalho, facilitando não apenas o desenvolvimento do mesmo, mas também desconstruindo a percepção dos envolvidos de que tudo é “burocrático”.

|RESULTADO DO AGRUPAMENTO:

|3ª FASE: DEFINIÇÃO DA METODOLOGIA

Após estudos e benchmarking com o Governo Federal, optamos por DESIGN THINKING e com o apoio da Educorp, nos meses de Setembro e Outubro, capacitamos todos os 40 profissionais da equipe presencial.

|DESIGN THINKING

EMPATIA(insights)

DEFINIÇÃO(foco)

IDEALIZAR(brainstorm)

PROTOTIPAR(construir)

TESTAR(entregar)

É um modelo mental, uma abordagem prática para solucionar problemas complexos por meio de um olhar humano.

IDEO, Human Centered Design Toolkit. London: IDEO. Available online from:http://www.ideo.com/work/human-centered-design-toolkit/

CONHEÇA AS EQUIPES

|EQUIPE CULTURA

Propor e viabilizar ações à comunidade interna da Unicamp que objetivem o enfrentamento aos excessos de burocracia.

EQUIPE:Matheus Marchetti (Educorp) – líderEnzo Gomes Beato - FCA Giovana Vergínia de Souza - FEF Ione Pereira de Souza - COTUCA Luciano Mucini - FENewton Prado - DGA Rafaela Basso - SIARQ

PRODUTOS:

• Agenda positiva - você sabia?Status: vigente desde março.

• Canal institucional de excessos de burocracia (simplifica) - ver slide 29 (ANEXO I)Status: piloto lançado em maio.

• Guia SimplificaStatus: em andamento

Peça lançada em abril Peça lançada em maio

No período de março até maio, lançamos 9 peças.

|EQUIPE NORMATIVOS EPE

Propor alterações em normas e procedimentos com vistas à simplificação, atualização e agilidade na execução de processos de trabalho com ênfase ao ensino, pesquisa e extensão.

EQUIPE:Ana Paula Montagner (PRDU) - líder Ana Claúdia Ceccato (FOP) Bruna Mara Wargas (PRG) Guilherme Capovila (FENF)Luciana Rodrigues (FE) Newton Prado (DGA) Marcelo Eduardo Caruso (FEF) Érika da Silva Campos (IB)

PRODUTOS:

• Proposta de SIMPLIFICAÇÃO DE NORMATIVOS:

• PPPD e Professor Colaborador;Status: na PG.

• Regulamentação de reuniões virtuais;Status: em andamento.

• Concurso de livre docente e promoção por mérito;Status: programado.

|EQUIPE NORMATIVOS DE GESTÃO

Propor alterações em normas e procedimentos com vistas à aplicabilidade e flexibilidade na execução de processos de trabalho com ênfase à gestão.

EQUIPE:Gesiel Santos (DGRH) – Líder em transiçãoAldo Mário Mangili Júnior (CEB) Flávio Cezar Geraldo (IQ) Grazieli de Souza Lima (COTIL) Mário de Gobbi (IFCH) Tania Gomes Felipe (FEF) Camila Graziela Vanni (FEF)

PRODUTO:

• Nova deliberação CAD: institui dispositivos permanentes sobre a simplificação de processos e procedimentos administrativos.

Status: após aparecer da PG está em alteração para encaminhamento à CAD.

|EQUIPE TRAMITAÇÃO

Levantar, questionar e propor reduções nas tramitações intra e inter unidades e órgãos da adm. central.

EQUIPE:André Camargo (IQ) - líder Daniela Menali (SG) Evandro Pereira Ferrero (FCA) Wilson Bachin Balbino (DAC) Jane Válery Benazzi (COTIL) Emerson Teodorico Lopes (FEF)Lívia Salvador Basso (COTIL) Rita Matsubara Karasawa (IG)

PRODUTO:

• Proposição para retirar/alterar as “travas em sistemas” de gestão da Universidade, para evitar sobrecarga também aos diretores, com etapas simples que podem ser executadas pelas seções responsáveis pelo processo;

|EQUIPE INOVAÇÃO

Propor e efetivar melhorias simples que reflitam em impactos positivos à Universidade.

EQUIPE:Rafael Reatti (FCF) – líderAline Serpeloni Ferreira (COTIL)André Pedroso (DGRH)Lívia Verzenhassi Toledo (FCA)Newton Prado (DGA)Maria José Frungillo (FEA)Priscila Garcia Gomes (CCUEC)Angela Rosa de Godoy (COTIL)Bruno Gomes Ximenes (IB)

PRODUTOS:

• Disseminação de reuniões virtuaisStatus: concluído em abril e maio. O treinamento foi viabilizado pela Educorp e contemplou mais de 100 servidores.

• Adesão ao InovaGovStatus: concluído em maio.

• Redes sociais: ver slide 34 (ANEXO II)Status: piloto desde abril.

• Disseminação de streamingStatus: em andamento

2ªQ Outubro –1ªQ Dezembro

Formatação e execução de mapas de entregas

Junho/Julho 1ªQ Agosto 2ªQ Agosto

2ªQ Setembro e 1ªQ Outubro

Capacitação em Design Thinking

1ªQ Setembro

2020

Boas-vindas;

Apresentação do programa;

Debate sobre Trajetória do Estado

brasileiro e os projetos de reforma

administrativa.

60 inscrições recebidas Levantamento de inquietações

burocráticas e priorizações (GUT)

Recebemos 48 formulários com as

inquietações burocráticas, cada

formulário teve em média 4 itens,

então temos quase 200 itens!

Definição das equipes de trabalhoe delimitação de escopo

Aplicação das etapas de Design Thinking para os

produtos atuais e planejamento de novos produtos.

Empatia > definição > ideação > prototipagem > teste

Próximos passos planejados (até Setembro/2020)

|LINHA DO TEMPO

UNICAMP

LAB. GESTA

Unicamp | CGU

Profa. Dra. Teresa Dib Zambon Atvars | Profa. Dra. Milena Pavan Serafim | Eloisa Durães

Laboratório de inovação em gestão pública da Unicamp: modelo de operação, desafios e definições

UNICAMP

O programa inovou em pautar abertamente à comunidade interna, um problema multifacetado, como a desburocratização, proporcionando aos atores envolvidos repensarem o sistema público.

Não há soluções prontas para replicabilidade e as etapas do processo exploratório objetivaram desenvolver o hábito nos atores, para além de identificar as disfunções burocráticas, sentirem-se empoderados para propor mudanças.

O programa evidenciou que, por meio de um processo estruturado e coordenado pela alta administração dentro do viés de colaboração, é possível integrar equipes, equilibrar as demandas de trabalho e implantar mudanças.

A repetição de novos ciclos tende a tornar este processo um hábito e hábitos transformam uma cultura organizacional.

O LAB. GESTA surge para fortalecer novos hábitos.

|CONCEPÇÃO

LAB. GESTA é um espaço institucional de excelência para criar e executar condições favoráveis à inovação,

gerando produtos, serviços e transformando processos, por meio de melhorias incrementais e disruptivas.

Novas soluções serão pensadas por ângulos diferentes e testadas com protótipos de baixo custo. O

usuário final estará no centro de todo o processo exploratório.

Agimos, não apenas por resultados imediatos, mas por um horizonte com

inovações sustentáveis.

UNICAMP

|NOSSOS OBJETIVOS SÃO:

Promover e viabilizar ferramentas, metodologias e soluções inovadoras para a gestão universitária

a. HUB da Gestão: coordenar projetos inovativos e mobilizadores, agregando as diferentes expertises e atores envolvidos com a temática a ser tratada e "solucionada"; Processar e propor soluções que se alinhem às tendências informacionais e digitais, com segurança institucional. Novos projetos serão alavancados, a partir da estratégia/demanda definida pela alta administração, e projetos já testados poderão ganhar escala e ser disseminados e replicados em outros ambientes.

b. Escritório central de processos e projetos: disseminar conhecimento aos escritórios locais de processos/projetos; Oferecer suporte técnico e metodológico às ideias e aos projetos identificados nos diversos ambientes, buscando coordenar e compor arranjos específicos (recursos humanos, materiais, metodológicos, etc.) para dar o apoio necessário ao desenvolvimento de cada iniciativa;

c. Estruturar plataforma de talentos para identificar potenciais parceiros dentre os servidores para as atividades do laboratório (como uma espécie de currículo de talentos);

d. Repositório de conhecimento: criar repositório e dar visibilidade ao conjunto de métodos e abordagens utilizadas nos projetos.

Criar ambiente propício à inovação e ao fomento da cultura de gestão criativa;

a. Adesão à Rede Federal de Inovação no Setor Público (Rede InovaGov), possibilitando a participação da Unicamp nas atividades desenvolvidos no âmbito dessa Rede, tais como:

i. Desenvolvimento de estudos, pesquisas, projetos e trabalhos conjuntos para solução de desafios e problemas de interesse comum, que envolvam a aplicação ou o desenvolvimento de práticas inovadoras no âmbito do setor público;

ii. Compartilhamento de práticas, conhecimentos, informações, estudos e pesquisas referentes a inovação no setor público;

iii. Realização de eventos e ações de divulgação;

iv. Participação de servidores da Unicamp nas ações de capacitação e desenvolvimento profissional, bem como em seminários, simpósios, encontros, dentre outros;

v. Promoção de atividades conjuntas de educação corporativa.

b. Propor eventos informais nos quais serão tratados temas relacionados à inovação e gestão pública, trazendo convidados externos;

c. Reconhecer resultados concretos de projetos inovadores;

d. Estabelecer parceria com a Educorp.

UNICAMP

Desdobramento de estratégia para inovação

Disseminar a cultura de inovação

Prospectar iniciativas inovativas

Aplicar funil de inovação

Recrutar e capacitar equipes

Gerir soluçõesAvaliar

resultados

Soluções inovadoras para gestão universitáriaCultura de inovação e criatividade

Empatia

Definição

Ideação

Prototipagem

Teste

• Parceria como InovaGov

• Plataforma de talentos

• Participação em eventos

• Capacitação emtrilha de inovação

Implementação

Imp

acto

Abrangência

• Gerir projetos• Melhorar processos

TALENTOS

TECNOLOGIATRANSFORMAÇÃO

• Repositório de

conhecimento

• Reconhecer resultados

• Hub da Gestão

|NOSSO MODELO DE OPERAÇÃO:

DESIGN THINKING BPM SCRUM PMP LEAN SIX SIGMA GAMIFICAÇÃO STORYTELLING GESTÃO DE MUDANÇA PITCH

UNICAMP

Nossa composição será:

• Docente;

• Coordenador;

• Comitê Acadêmico e Executivo;

• Equipes de trabalho interdisciplinares;

O LAB. GESTA será uma célula de trabalho, alocada junto à Coordenadoria Geral da Universidade (CGU), e organizado a partir da estruturação de um Comitê Acadêmico e Executivo.

|NOSSA ESTRUTURA:UNICAMP

Fonte: baseado na curva de difusão de inovação de Everett Rogers

O fato é que a maioria da comunidade interna não abraçará a inovação de imediato.Ações de engajamento de acordo com cada público-alvo serão necessárias para identificar e recrutar os potenciais inovadores, assim como o resistentes.

INOVADORES PRIMEIROS ADEPTOS MAIORIA INICIAL MAIORIA TARDIA RETARDATÁRIOS

|DESAFIOS:

1. Mudança de comportamento e de processos de trabalho;

2. Incorporação de TIC na automação de processos;

3. Engajamento das pessoas

UNICAMP

Funil de inovação

|COMO VAMOS SELECIONAR PROJETOS?

PLANES

AV. INSTITUCIONAL

DEMANDAS ALTA ADMINISTRAÇÃO

DEMANDAS EXTERNAS

SIMPLIFICA

ENTRADA ------------------------------- PROCESSAMENTO ------------------------------------------ SAÍDA

Entendimento da demanda

Parecer positivo do

comitêPriorização

D1D2

D4

D3

D5

D6D7

D3

D7

D1

D3

D5

D7

D7

D3

UNICAMP

|COMO VAMOS RECRUTAR E DESENVOLVER TALENTOS?

D7

D3

Consultar plataforma de talentos

Entender os perfis técnicos necessários para cada projeto

Selecionar e recrutar equipes

Como funcionará esta plataforma?

1

2

3

Inscrição aberta à comunidade interna UnicampHaverá um período para inscrições virtuais

Capacitação em trilha de inovaçãoA trilha será dividida em três módulos. O primeiro módulo contempla os temas:Da desburocratização à inovação no setor público; gestão de mudanças e design thinking.

Seleção de perfis desejadosProfissionais com visão de futuro, desapegados de respostas como “porque sempre foi assim”, com disposição a aprender e muita iniciativa.

Equipe D3

Equipe D7

UNICAMP

Dúvidas?Escreva para desburocratize@unicamp.br

UNICAMP

DESBUROCRATIZE:Piloto canal Simplifica

UNICAMP

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|PRODUTO DO DESBUROCRATIZE

O Programa Desburocratize tem o intuito de atuar na cultura organizacional, inserindo o tema das disfunções burocráticas e da

modernização da gestão como pauta permanente na Universidade; na construção de diálogos entre o mundo acadêmico e o

mundo administrativo; e na melhoria e otimização do processos de trabalho, incorporando a máxima simplificação dos trâmites e

dos processos. Saiba mais em: www.cgu.unicamp.br/desburocratize

Para promover a preocupação permanente e compartilhada da desburocratização, surgiu então, o canal Simplifica.

|CANAL SIMPLIFICA

Quem ao utilizar algum serviço da universidade, nunca se deparou com

exigências que acabam por complicar o que esperava ser simples e

rápido?

A partir de agora, sempre que você estiver nesta situação, basta

acessar: www.cgu.unicamp.br/simplifica

O piloto foi lançado em 7 de maio deste ano e até o

dia 31/05, recebeu 16 solicitações de

desburocratização.

Os temas estão distribuídos em: digitalização de

documentos, pedidos de afastamento, edital de

contratação docente em inglês, SIPEX, Férias, PRS,

compras, Professor colaborador e PPPD, fretados e

licença maternidade e paternidade.

Todas as solicitações foram respondidas e o status é:

• Em triagem: 3

• Em análise da área responsável: 2

• Aguardando solicitante: 3

• Fora de escopo: 5

• Integrado e encerrado: 3

|FLUXO DE CONDUÇÃO APÓS ANÁLISE DO PILOTO

• REGISTRO DE SOLICITAÇÃO

1ª etapa

• TRIAGEM

2ª etapa

• ATENDIMENTO NÍVEL 1

3ª etapa

• ATENDIMENTO NÍVEL 2 (ÁREA RESPONSÁVEL)

4ª etapa

• RESPOSTA AO SOLICITANTE

5ª etapa

As solicitações são recebidas via canal simplifica ou e-mail desburocratize@unicamp.br

Verificar se a solicitação está contemplada no escopo do canal.Se não, responder e arquivar.

Escopo: ok

Verificar se:• o assunto está contemplado em outra frente de

trabalho. Se sim, integrar.

• o assunto já foi resolvido em alguma ação/projeto recente. Se sim, informar.

• O assunto necessita de mais informações ou exemplos. Se sim, solicitar.

Se não para todas as verificações

Protocolar ofício CGU ao órgão responsável para análise e resposta dentro de 10 dias.

Análise efetuada

Possibilidades:• Retorno positivo com previsão de

implementação;

• Retorno positivo mas solicitação de apoio para implementação;

• Retorno negativo e justificativa;

Obs: o fluxo será informatizado até dez/21 com o apoio de alunos do ICVoltar

DESBUROCRATIZE:Piloto redes sociais

UNICAMP

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|PRODUTO DO DESBUROCRATIZE

O Programa Desburocratize estabelece mecanismos de comunicação

que versam o programa em duas categorias: a primeira, referente as

divulgações da agenda positiva via e-mails periódicos à comunidade

interna; e a segunda é uma proposta de veiculação externa das

informações e resultados do programa, para esta última, formatamos

nossas redes sociais.

As redes sociais são canais de comunicação bastante populares e acessíveis.

Respeitando suas peculiaridades e garantindo conteúdos periódicos e de qualidade é possível obter um público qualificado.

• Mídia social mais visual;

• O ponto forte da plataforma é um conteúdo mais humano, a fim de aproximar os temas de seus seguidores;

• Faixa etária: 25 a 34 anos;

• Nesta plataforma as pessoas costumam consumir mais notícias e artigos;

• Faixa etária: acima de 55 anos

|REDES SOCIAIS

|REDES SOCIAIS

Além de mostrar ao cidadão que a universidade está preocupada com

a economicidade dos recursos financeiros e que atua de forma proativa

e estruturada em seus problemas internos, também insere pílulas de

conhecimento para reflexão sobre a desburocratização aos servidores-

seguidores das páginas (facebook e instagram).

O piloto foi testado nos meses de Abril e Maio e acumulou em média

de 60 seguidores para cada página e o dobro deste número em

visitantes.

Próximos passos:

• Elaborar plano de comunicação condizente com a

desburocratização, inovação;

• Divulgar as redes sociais à comunidade interna;

• Intensificar a produção de conteúdos;

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Obrigada

Dúvidas e sugestões, escreva para: desburocratize@unicamp.br