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Aladas
Compras
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Aladas
2 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
Sumrio
Sumrio
..................................................................................................................................................
2
1 Conceitos Bsicos
........................................................................................................................
3
1.1 Objetivos Instrucionais
................................................................................................................
3
2 Aladas
........................................................................................................................................
3
3 Fluxo de Aladas
..........................................................................................................................
4
4 Parmetros
..................................................................................................................................
5
5 Solicitantes
..................................................................................................................................
5
6 Compradores
...............................................................................................................................
6
7 Aprovadores
................................................................................................................................
6
8 Grupos de Compras
.....................................................................................................................
7
9 Grupos de Aprovao
..................................................................................................................
7
10 Liberao de Documentos
...........................................................................................................
9
5. Concluso
....................................................................................................................................
23
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Aladas
3 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
1 Conceitos Bsicos
Ol! Seja bem-vindo ao treinamento de Aladas do ambiente de
Compras.
1.1 Objetivos Instrucionais
Ao trmino do treinamento voc ter conhecido um pouco mais sobre:
Parametrizao. Cadastros de Aladas. Liberao de documentos.
2 Aladas
O fluxo de aladas do ambiente de Compras tem como principais
objetivos restringir a manuteno dos documentos de compras emitidos
pela empresa aos usurios que possuem permisso para tais aes e a
submisso dos processos de compra realizados pela empresa sujeitos
anlise e aprovao dos usurios com alada de aprovao.
A implantao do controle de aladas nos processos de compras de
uma empresa, em geral, objetiva evitar erros na emisso de
documentos e gerencia os gastos em compras realizadas pela empresa
por meio do fluxo de aprovao de documentos.
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Aladas
4 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
3 Fluxo de Aladas
O objeto de anlise do controle de aladas do ambiente de Compras
o valor total do documento de compra. Por este motivo a
aprovao realizada sempre por documento, nunca por item.
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Aladas
5 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
4 Parmetros
Os parmetros de sistema que tratam da restrio aos documentos de
compra so:
MV_RESTSOL: Indica se restringe a solicitao de compra de
produtos restritos aos usurios cadastrados como solicitantes.
MV_RESTCOM: Indica se restringe a manipulao das solicitaes de
compra aos compradores do grupo de compras responsvel
pelo solicitante.
MV_RESTPED: Indica se a manuteno dos pedidos de compra est
restrita aos compradores que fazem parte do mesmo grupo
de compras.
MV_RESTINC: Indica se restringe a incluso de pedidos de compra
sem solicitao de compra vinculada aos usurios
compradores.
MV_RESTNFE: Indica se bloqueia a utilizao de pedidos de
compra/autorizaes de entrega bloqueados no documento de
entrada.
Os parmetros de sistema que tratam da aprovao dos documentos de
compra so:
MV_PCAPROV: Informe o cdigo do grupo de aprovao padro para
aprovao de pedidos de compra de usurios no
relacionados a grupos de aprovao.
MV_AEAPROV: Informe o cdigo do grupo de aprovao padro para
autorizaes de entrega de usurios no relacionados aos
grupos de aprovao.
MV_CPAPROV: Informe o cdigo do grupo de aprovao padro para
aprovao de contratos de parceria de usurios no
relacionados a grupos de aprovao.
MV_NFAPROV: Informe o cdigo do grupo de aprovao responsvel pela
aprovao de documentos de entrada com
divergncia.
M
5 Solicitantes
O cadastro de solicitantes define quais usurios do sistema tero
permisso para solicitar a compra dos produtos restritos
(Restrio no produto igual a Sim).
Alm da definio de quais usurios tero permisso para solicitar a
compra dos itens restritos, a permisso pode ser dada por
produto, grupo de produtos e/ou quantidade solicitada.
neste cadastro tambm que se estabelece a relao entre o usurio
solicitante e os compradores responsveis pelo
atendimento de suas solicitaes de compra, por meio do
relacionamento deste usurio ao grupo de compra responsvel.
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Aladas
6 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
6 Compradores
O Cadastro de Compradores define quais usurios do sistema podero
gerar processos de compra, como gerar cotaes para
solicitaes de compra e pedidos de compra. Define-se tambm a qual
grupo de compras o comprador pertence. Alm desta definio por meio
desse cadastro que se
estabelece a relao entre os compradores e os aprovadores
responsveis pelos documentos mantidos por ele, por meio da definio
dos grupos de aprovao para pedidos de compra e contratos de
parceria.
Para incluir um comprador acesse: Atualizaes/ Adm. Compras/
Compradores 1. Acione a opo Incluir. 2. Na interface de incluso,
preencha os principais campos da rotina.
Fone: Preencha com o telefone de contato do comprador. Fax:
Preencha com o nmero de fax de contato do comprador. E-mail:
Preencha com o e-mail de contato do comprador. Grupo Aprov.:
Preencha com o cdigo do grupo de aprovaes que ser responsvel pela
aprovao dos pedidos de compra e autorizaes de entrega deste
comprador. Ped. sem SC: Preencha com o indica se o comprador pode
gerar pedidos de compra sem solicitao de compra vinculada. Grupo
Padro: Preencha com o cdigo do grupo de compradores ao qual o
comprador pertence. Grp. Aprov. CP: Preencha com o cdigo do grupo
de aprovaes que ser responsvel pela aprovao dos contratos de
parceria deste comprador.
3. Confirme.
7 Aprovadores
O cadastro de aprovadores define quais usurios do sistema sero
responsveis pela aprovao dos diversos documentos de
compras que forem submetidos ao fluxo de aladas. Neste cadastro
so definidos os valores e limites de aprovao do aprovador, como:
valor mnimo de aprovao, valor mximo de
aprovao, aprovador superior (que pode substituir a aprovao do
aprovador, quando necessrio), limite que ser atribudo ao aprovador
de acordo com seu tipo (verba) e tipo de limite (dirio, semanal ou
mensal).
O superior informado neste cadastro pode aprovar ou bloquear
pedidos de compras, caso o limite do aprovador principal tenha se
excedido ou, ainda, quando este aprovador estiver ausente da
empresa, possibilitando assim a continuidade do processo de
compras.
Para incluir um aprovador acesse: Atualizaes/ Adm. Compras/
Aprovadores 1. Acione a opo Incluir. 2. Na interface de incluso
preencha os principais campos da rotina.
Cdigo: Preencha com o cdigo de identificao do aprovador. Cd.
Usurio: Preencha com o cdigo do usurio do sistema relacionado ao
cadastro de aprovador. Val. Mnimo: Preencha com o valor mnimo de
aprovao deste aprovador. Define que o aprovador aprova documentos
de valor maior ou igual ao valor definido neste campo. Val. Mximo:
Preencha com o valor mximo de aprovao deste aprovador. Define que o
aprovador aprova documentos de valor menor ou igual ao valor
definido neste campo. Superior: Preencha com o cdigo do aprovador
superior do aprovador. O aprovador superior ter permisso para
aprovar documentos pendentes do aprovador em questo. Moeda: Indica
em qual moeda esto definidos os valores de limite do cadastro do
aprovador. Limite: Indica qual o limite de valor de aprovaes
(montante) do aprovador no perodo de tempo definido no campo Tipo
Limite. Tipo Limite: Indica qual perodo de tempo de controle de
limite do montante de aprovaes do aprovador.
3. Confirme.
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Aladas
7 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
8 Grupos de Compras
O Grupo de Compras o cadastro que agrupa os compradores,
geralmente pela categoria de materiais que estes so
responsveis pela compra, com o objetivo de definir qual conjunto
de compradores ou comprador poder manipular as cotaes,
pedidos de compra e autorizaes de entrega.
O Grupo de Compras ser associado ao cadastro de solicitantes, e
a partir disso as solicitaes de compra sero direcionadas aos
grupos de compras responsveis, sendo os compradores destes
grupos responsveis pela continuidade do processo de compra
iniciado
pela solicitao de compra.
Para incluir um grupo de compra acesse:
Atualizaes/ Adm. Compras/ Grupos de Compra
1. Acione a opo Incluir.
2. Na interface de incluso preencha os principais campos da
rotina.
Cabealho
Cdigo Grupo: Preencha com o cdigo de identificao do Grupo de
Compras.
Itens
Cd. Usurio: Preencha com o cdigo do usurio do sistema que faz
parte do grupo de compras.
An. Cotao: Identifica se o usurio ter permisso para realizar a
anlise de cotaes neste grupo de compras.
9 Grupos de Aprovao
No cadastro de Grupos de Aprovao, os aprovadores so associados
em grupos, conforme a hierarquia de aprovao definida
pela empresa.
O objetivo desse cadastro fornecer a rvore de aprovao para os
documentos de compra.
O nvel de aprovao dos usurios dentro do grupo de aprovao define
a hierarquia de aprovao do grupo. Quando gerado o
fluxo de aprovao, o sistema passa somente ao prximo nvel quando
o atual estiver aprovado (e assim at todos os nveis aprovarem o
documento). H ainda a possibilidade de configurao de diferentes
tipos de aprovao por meio do campo Tipo de Liberao.
O exemplo um, representa um grupo com quatro aprovadores, no
mesmo nvel de hierarquia e que cada um pode liberar
diretamente os documentos, cujos valores estejam entre os
limites mnimo e mximo definidos para o seu usurio no Cadastro
de
Aprovadores.
O exemplo dois, representa um grupo com trs aprovadores. Os
compradores esto no mesmo nvel de hierarquia e podem
liberar os documentos, cujos valores estejam entre os limites
mnimo e mximo de aprovao, porm aps a liberao por um dos
compradores, o documento tambm deve ser liberado pelo gerente.
Neste caso, o gerente apenas vista o pedido, ou seja, o valor
aprovado na senha do gerente no atualiza seu saldo de
aprovao.
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Aladas
8 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
No exemplo trs, o documento ser liberado somente quando for
aprovado pelos dois gerentes, pois o tipo de liberao por
usurio.
O exemplo quatro, representa um grupo de dois aprovadores. Os
compradores esto no mesmo nvel de hierarquia e podem
liberar os documentos, cujos valores estejam entre os limites
mnimo e mximo de aprovao, porm se os compradores tiverem acesso
ao mesmo documento (pelo valor), o comprador pleno tem autonomia
para liberar todo o nvel, independente da aprovao do
comprador jnior.
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9 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
Para incluir um grupo de aprovao acesse:
Atualizaes/ Adm. Compras/ Grupos de Aprovao
1. Acione a opo Incluir.
2. Na interface de incluso preencha os principais campos da
rotina.
Cabealho:
Nmero: Preencha com o cdigo de identificao do Grupo de
Aprovao.
Descrio: Preencha com a descrio para identificao do grupo de
aprovao.
Itens:
Aprovador: Preencha com o cdigo do aprovador participante do
grupo de aprovao.
Nvel: Preencha com o nvel do aprovador dentro da hierarquia do
grupo de aprovao. Quanto maior o nvel, maior a
posio hierrquica.
Tipo Aprov.: Identifica o tipo de aprovao do aprovador em
questo. Pode assumir os seguintes valores:
Visto: no consome o valor do documento analisado do saldo do
aprovador.
Aprovador: consome o valor do documento analisado do saldo do
aprovado.
Limite Auto: Indica se considera os valores definidos como
limite mnimo e limite mximo no cadastro do aprovador. Se
sim, dispensa a aprovao de documentos com valor fora dos limites
definidos.
Tipo Lib.: Identifica o tipo de liberao que ser executada pelo
aprovador em questo. Pode assumir os seguintes
valores:
Usurio: realiza a liberao apenas do aprovador em questo. Os
demais aprovadores do grupo, inclusive de mesmo
nvel devero proceder com as respectivas aprovaes.
Nvel: realiza a liberao de todo o nvel ao qual o aprovador
pertence no grupo de aprovao, disponibilizando o
documento para anlise do nvel seguinte.
Pedido: realiza a liberao de todo o grupo de aprovao,
atualizando o status do documento analisado para liberado
e encerrando o fluxo de aladas.
10 Liberao de Documentos
Quando implementado controle de aladas no fluxo de compras da
empresa, os pedidos de compra, contratos de parceria,
autorizaes de entrega e documentos de entrada com divergncia,
gerados durante os processos de compra sero automaticamente
encaminhados para aprovao pelos aprovadores responsveis, conforme
cadastros do grupo de aprovao pertinente ao tipo de documento.
O processo de liberao de documentos realizado com o objetivo de
controlar e gerenciar os gastos da empresa e eventuais problemas
durante o processo de compra.
A transao de liberao somente estar disponvel aos usurios
cadastrados como aprovadores e que sejam responsveis pela aprovao
do pedido, conforme fluxo determinado pelos cadastros de
aladas.
Importante!
O documento de compra ser liberado para seguir seu fluxo somente
quando todos os nveis de aprovao forem executados para o documento
correspondente.
Para incluir uma liberao de documentos acesse: Atualizaes/
Liberao/ Liberao de Documentos 1. Configure os parmetros da rotina.
2. Exibir documentos: Indica se filtra os documentos a serem
exibidos de acordo com o status de aprovao. 3. Em seguida,
posicione o cursor no documento desejado e acione a opo
Liberar.
4. Confirme.Tipos de A rotina de Liberao de Documentos, alm de
permitir a liberao dos documentos bloqueados, tambm dispe das
seguintes
funcionalidades:
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Aladas
10 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
Consulta docto: possvel visualizar o documento posicionado na
interface de liberao de documentos, permitindo assim a anlise do
documento a liberar. Consulta saldos: Permite a consulta ao saldo
de aprovao do aprovador logado no sistema. Superior: Esta opo
permite realizar a liberao de documentos por meio da senha do
aprovador superior (quando houver), em casos onde o limite do
aprovador logado tenha se esgotado, por exemplo. Ao acionar esta
opo ser aberta a interface de liberao do documento posicionado e
para liber-lo ser necessrio informar a senha do aprovador superior.
Transf. Superior: Realiza a transferncia da aprovao do documento
posicionado para o aprovador superior, caso este exista. Ausncia
Tempor.: Essa opo utilizada para que, na ausncia de um aprovador
com documentos pendentes, o seu superior tenha acesso aos
documentos e realize as liberaes, dando continuidade ao processo de
liberao, sem a necessidade de usar a senha do aprovador ausente.
Para isso, o seu superior, por meio do boto Ausncia Temporria, ter
acesso a todas as
liberaes dos usurios aprovadores, que esto sob sua superviso. A
Aprovao de documento em um Pedido de Compra
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Verso 1.0
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23 TOTVS Aladas - Compras
Verso 1.0
5. Concluso
Assim, voc terminou o treinamento de Aladas do ambiente Compras.
Neste treinamento voc conheceu um pouco mais sobre:
Parametrizao. Cadastros de Aladas. Liberao de documentos.
